REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MOF Unidad de Gestión del Programa de Desarrollo Alternativo en Satipo ~ 1 ~
TITULO I DISPOSICIONES GENERALES Artículo 1º.- Naturaleza Jurídica El Programa de Desarrollo Alternativo en Satipo es un Organismo Público Ejecutor del Pliego Comisión Nacional para el Desarrollo y Vida sin Drogas DEVIDA quien pertenece al sector Presidencia del Consejo de Ministros. Artículo 2º.- Jurisdicción. Ámbito de intervención del Programa: El Programa será ejecutado principalmente en la Provincia de Satipo (Distritos de Satipo, Mazamari, Río Tambo y San Martin de Pangoa) y algunas actividades puntuales en la zona del Palcazu. Ubicación de la sede: La sede del Programa estará ubicada en las oficinas del Programa en la provincia de Satipo, departamento de Junín, Perú, con una oficina de enlace en DEVIDA en la ciudad de Lima. Localización en la que tendrán su base el equipo del Programa y los expertos: El director del Programa conjuntamente con el equipo de asistencia técnica (EAT) tendrá su sede laboral en las oficinas del Programa en Satipo. Artículo 3º.- Objetivos, Resultados y Actividades de la Unidad de Gestión del Programa Objetivo General: Contribuir a la reducción de pobreza, a la promoción de la integración social y a la prevención de actividades relacionadas al cultivo ilegal de la coca. Objetivo Específico: Promover un modelo de desarrollo integral y sostenible en áreas rurales, empoderando a las comunidades locales, vía programas que promuevan el manejo sostenible y la conservación de los recursos naturales. ~ 2 ~
Resultados y Actividades previstas: R.1: La producción lícita manejada por productores agrícolas y comunidades nativas, liderados por organizaciones fortalecidas, incluyendo los grupos menos favorecidos y vulnerables, es mejorada mediante servicios y tecnologías de producción, transformación y comercialización adecuadas. (Relacionados con los problemas agro-económicos) Actividades para el logro del R.1: A1.1: Asistencia Técnica y servicios para mejorar la producción y la productividad de los productos con vocación de mercado (café, cacao, frutas, artesanía, productos maderables certificados, etc.) para hombres y mujeres. Mediante acciones de capacitación y asistencia técnica, con enfoque de género, se difundirán técnicas para las buenas prácticas agrícolas (BPA), el manejo integrado de plagas (MIP), técnicas de cosecha y post cosecha para propiciar la diversificación productiva e incrementar los ingresos de los productores agrícolas. Se buscará mejorar la infraestructura vial como medio para reducir los costos y tiempos de transporte de la producción a los mercados. A1.2: Fortalecimiento de las organizaciones para que brinden mejores servicios a sus socios y se posicionen mejor en el mercado. Mediante la capacitación y asistencia técnica se buscará mejorar la gestión comercial y asociatividad de las organizaciones de productores, con el objetivo de mejorar la competitividad de los agricultores dentro de la cadena productiva. R.2: El saneamiento legal de las tierras con colonos y comunidades indígenas ha sido efectuado (relacionado con los problemas agro-económicos) Actividades para el logro del R.2: A2.1: Apoyo a la titulación de las tierras colectivas e individuales para hombres y mujeres. Concluir el proceso de titulación de predios rurales individuales y de comunidades nativas de la provincia para propiciar el derecho de propiedad y promover la capitalización de los predios. A2.2: Fortalecimiento de las actividades de catastro a nivel provincial. Apoyar a los gobiernos locales en el manejo del catastro urbano y rural como instrumentos para la planificación del desarrollo local, el ordenamiento del territorio y propiciar el respeto a la propiedad pública y privada. ~ 3 ~
R.3: El manejo sostenible de los recursos naturales se ha fortalecido a través de una clara delimitación de las áreas de producción y el control de la expansión de la frontera agrícola (relacionado con los problemas ambientales) Actividades para el logro del R.3: A3.1: Capacitación de las instituciones locales públicas y privadas en gestión de recursos naturales y en el tema de la Zonificación Económica Ecológica (ZEE) Mejorando las capacidades técnicas de las instituciones públicas y privadas para la adecuada gestión ambiental y el aprovechamiento sostenible de los recursos naturales, propiciando el empleo de los estudios de Zonificación Económica Ecológica (ZEE) y la implementación de Planes de Ordenamiento Territorial (POT) A3.2: Fomento de acciones vinculadas a la forestaría y agro-forestaría. Promoviendo la conservación o recuperación de tierras mediante la promoción de la forestaría y agro-forestaría con fines económicos para garantizar el uso y aprovechamiento sostenible de los recursos naturales y como medio de diversificar las actividades económicas de la población. A3.3: Acciones vinculados a la gestión, el uso y la conservación de los recursos naturales. Realizando campañas comunicacionales orientadas a generar conciencia ambiental en la población y sus autoridades, que garanticen el uso sostenible de los recursos naturales y la conservación del medio ambiente. R.4: Las capacidades de la sociedad civil y de los Gobiernos Locales han sido fortalecidas en el contexto de la Descentralización y el Desarrollo Alternativo (relacionado con los problemas políticos y sociales) Actividades para el logro del R.4: A4.1: Provisión a las instituciones públicas y privadas de instrumentos y equipos que fortalezcan su capacidad de gestión. Fortaleciendo la capacidad de gestión de las instituciones públicas y de la sociedad civil organizada orientada a promover el desarrollo económico y social de la población que afiance la gobernabilidad y promueva la participación ciudadana con equidad de género. A4.2: Acciones que faciliten la capacidad de coordinación entre los Gobiernos Locales, Sector Público nacional y Regional y las organizaciones privadas. ~ 4 ~
Promoviendo la concertación entre los diferentes niveles de gobierno que posibilite la construcción de agendas conjuntas entre las autoridades y de estas con las organizaciones de la sociedad civil. A4.3: Acciones que faciliten la elaboración de planes de desarrollo locales respetando los principios de equidad de género. Promoviendo la participación de toda la población, con equidad de género, en los mecanismos participativos establecidos por ley para la planificación del desarrollo local (Planes Concertados de Desarrollo, Presupuestos Participativos, Rendiciones de Cuenta, entre otros), que contribuya a mejorar el capital social en beneficio de la gobernabilidad y la legitimización de las autoridades. A4.4: Acciones que faciliten campañas sociales de lucha contra las drogas en el ámbito del Programa. Mediante acciones comunicacionales generar conciencia sobre los efectos nocivos de la producción, tráfico y consumo de drogas en la población y en sus autoridades. R.5: La capacidad de gestión de la Autoridad Nacional responsable de implementar la Estrategia Nacional de Lucha Contra las Drogas ha mejorado (relacionado con los problemas políticos) Actividades para el logro del R.5: A5.1: Mejoramiento de la capacidad de gestión de DEVIDA a nivel local y nacional para el seguimiento y coordinación de la implementación de la ENLCD. Mejorar la capacidad de gestión de DEVIDA respecto a las funciones sustantivas señaladas en su ley de creación, capacitando a su personal y brindando asistencia técnica en la formulación de sus documentos y herramientas de gestión. A5.2: Fortalecimiento de la coordinación de donantes (del sector) Fortalecer la capacidad de DEVIDA en la coordinación con los donantes para una mejor gestión de recursos, brindándole asistencia técnica en las diferentes etapas de negociación con la cooperación internacional y en la aplicación de los recursos obtenidos. A5.3: Intercambio y difusión de experiencias de desarrollo alternativo con instituciones relevantes (públicas y privadas) en base a las experiencias sistematizadas. ~ 5 ~
Sistematizar las experiencias adquiridas en la materia que permita su adecuada difusión y posibilite el apropiado intercambio de experiencias con las entidades públicas nacionales e internacionales y el sector privado. Artículo 4º.- Base Legal a) Convenio de Financiación DCI-ALA/2010/022-032 firmado entre el Gobierno Peruano y la Unión Europea. b) Decreto Legislativo N 824 Ley de Lucha Contra el Tráfico Ilícito de Drogas, que constituye la COMISION DE LUCHA CONTRA EL CONSUMO DE DROGAS CONTRADROGAS como ente rector encargado de diseñar, coordinar y ejecutar de manera integral las acciones de prevención contra el consumo de drogas. c) Ley N 27629 Ley que modifica el Decreto Legislativo N 824 ampliando el ámbito de acción de CONTRADROGAS, dándole, entre otras funciones, la de diseñar y conducir la Política Nacional de Lucha Contra el Tráfico Ilícito de Drogas y el Consumo Ilegal de Drogas Tóxicas, promoviendo el desarrollo integral y sostenible de las zonas de cultivos ilegales del país. Autoriza el cambio de denominación de CONTRADROGAS, el mismo que es cambiado por la denominación actual de DEVIDA por medio del Decreto Supremo N 032-2002-PCM. d) Ley N 28003 Ley que modifica el Decreto Legislativo N 824 y que establece que la formulación y actualización de la Estrategia Nacional de Lucha Contra las Drogas pertenece al Consejo Directivo de DEVIDA y su aprobación al Consejo de Ministros. e) Decreto Legislativo Nº 1057, que regula el Régimen Especial de Contratación Administrativa de Servicios, Reglamentación y modificación D.S. Nº.075-2008- PCM, D. S. Nº 065-2011-PCM. f) Ley N 29849 Ley que establece la eliminación progresiva del Régimen Especial del D.L. N 1057 y otorga derechos laborales. g) Ley N 27209- Ley de Gestión Presupuestaria del Estado. h) Ley N 27444 - Ley de Procedimiento Administrativo General. i) Ley Nº 27658- Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado. j) Ley Nº 27785- Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General. k) Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG- Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público y modificatorias. ~ 6 ~
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TITULO II DE LA ESTRUCTURA ORGANICA Artículo 5º.- De la Estructura Orgánica La Estructura Orgánica y Funcional es la siguiente: I. ORGANOS DE DIRECCION 1.1 Comité de Dirección 1.2 Dirección del Programa II. ORGANOS DE ASESORIA 2.1. Monitoreo III. ORGANOS DE APOYO 3.1 Administrador(a) de Anticipos 3.2 Contable de Anticipos 3.3 Comunicación. Visibilidad e Información IV. ORGANOS DE LINEA 4.1 Desarrollo Económico y Social. 4.2 Gobernabilidad 4.3 Gestión Medio Ambiental. I. ORGANOS DE DIRECCION 1.1 COMITÉ DE DIRECCION Artículo 6º.- El Comité de Dirección está compuesto por: 1) un representante de DEVIDA. 2) un representante de la Agencia Peruana de Cooperación Internacional 3) un representante del Gobierno Regional de Junín ~ 8 ~
4) un representante de la Municipalidad Provincial de Satipo y 5) un representante de la Delegación de la Unión Europea en calidad de observador. Cada institución deberá designar a su representante y presentarlo formalmente ante DEVIDA, la designación se efectuará de acuerdo con la normatividad legal vigente de cada institución. El Comité de Dirección del Programa se reunirá dos veces al año como mínimo previa convocatoria de la Presidencia del Comité. Dicha convocatoria se realizará con una anticipación no menor de quince días a la fecha de la sesión, indicando el lugar, el día y la hora de la misma, adjuntando la información relativa a los temas de la agenda. Las sesiones se llevarán a cabo contando como mínimo con la presencia de tres miembros del Comité El Comité también podrá invitar a sus reuniones en calidad de observadores a representantes de instituciones públicas según lo requiera. Los acuerdos se tomarán por mayoría simple. El Presidente del Comité de Dirección vota y en caso de empate tiene voto dirimente. Tanto el Director como el Administrador (a) y Contable de Anticipos participarán en las reuniones del Comité de Dirección. Los acuerdos adoptados en sesión del Comité de Dirección constarán en acta que indicará el lugar, día y hora de su realización, nombre de los miembros asistentes y acuerdos adoptados. El acta aprobada será firmada por todos los asistentes. El Comité Director no podrá intervenir, de ninguna manera, en la ejecución financiera de los presupuestos-programa. Artículo 7.- Sus funciones específicas son: a) Elaborar y aprobar su reglamento de funcionamiento; b) Apoyar la orientación y ejecución de los presupuestos programas; c) Supervisar y validar la dirección y políticas generales del Programa; d) Comprobar y aprobar las propuestas de programación anual de los presupuestos programas de su competencia, así como sus respectivos apéndices. Para las modificatorias a que se refiere el punto 3.5.3 de la Guía Práctica de Presupuesto Programa que no conllevan a un apéndice sólo es necesaria la comunicación de carácter informativo y no necesitan de la aprobación del Comité,; e) Comprobar las propuestas de presupuestos-programa en el contexto de estos. ~ 9 ~
f) Analizar los informes de ejecución de los presupuestos programas, así como los informes de seguimiento del control de las actividades; g) Ejercer los necesarios arbitrajes y decidir posibles reorientaciones. 1.2 DIRECCION DEL PROGRAMA Artículo 8.- La Dirección del Programa es la máxima autoridad ejecutiva, ejerce funciones gerenciales, ejecutivas y de representación de la institución Artículo 9.- Ejercerá sus funciones en el marco de las disposiciones de la Unión Europea y el Gobierno Peruano aplicables al Convenio de Financiación. Sus funciones y/o atribuciones son las siguientes: a) Dirigir, coordinar, conducir y supervisar el adecuado funcionamiento de la institución, definiendo las políticas de dirección y supervisión para la marcha de la institución y representarla en la firma de todos los compromisos institucionales, pudiendo delegar esta atribución. Salvedad: Los contratos financiados con fondos de la Unión Europea en el Régimen de Gestión Administrativa son de responsabilidad del Administrador (a) de Anticipos. b) Suscribir y resolver las contrataciones del personal del Programa. En el caso de los contratos del Administrador de Anticipos y del Contable de Anticipos su resolución contractual será justificada y coordinada previamente con la Alta Dirección de DEVIDA, visto que esta última ha delegado parte de su responsabilidad de la ejecución del Convenio de Financiación en los profesionales que ejercer estos dos cargos, los mismos que han sido ratificados por la Delegación de la Unión Europea en el Perú. c) Informar periódicamente al Comité de Dirección, a la Alta Dirección de DEVIDA y Delegación de la Unión Europea en el Perú sobre la implementación del Programa, así como sobre la evolución del contexto en la zona de intervención, a fin de revisar las políticas vigentes y su adecuación a los cambios de contexto y coyuntura en el ámbito del Desarrollo Alternativo. d) Apoyar en la convocatoria a sesión del Comité de Dirección, cautelando la elaboración y aprobación de las actas correspondientes y supervisar la implementación de los acuerdos. e) Proponer al Comité de Dirección las políticas y la estrategia de intervención del Programa de Desarrollo Alternativo Satipo -. ~ 10 ~
f) Aprobar los planes institucionales y el Presupuesto Anual de la entidad, así como las evaluaciones que establezca la normatividad vigente. g) Proponer a las Instancias correspondientes la aprobación de los Presupuestos Programas y/o Planes Operativos anuales y sus respectivos apéndices. h) Comunicar al Comité de Dirección respecto a las modificaciones que no conllevan a un apéndice según el numeral 3.5.3 de la Guía Práctica de Presupuesto Programa. i) Decidir los viajes al exterior de los funcionarios del Programa en concordancia con las normas que rijan para las autorizaciones de viaje al exterior para servidores y funcionarios del Estado. j) Establecer e implementar las estrategias de comunicación de la entidad. k) Emitir Resoluciones y Directivas vinculadas a la conducción de la institución. l) Realizar el seguimiento de la ejecución de los presupuestos programas. Recibir los informes de avance periódicos y, en caso de haber desviaciones, realizar las recomendaciones necesarias para su corrección. m) Otras funciones que se le asigne por ley o disposición legal expresa o que le sea encargada por la Alta Dirección de DEVIDA. II. ORGANOS DE ASESORIA 2.1 MONITOREO Y EVALUACION Artículo 10.- El Área de monitoreo es el órgano de asesoramiento técnico que depende de la Dirección del Programa, responsable de planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar el sistema de monitoreo y evaluación, de todo el desarrollo de las acciones, componentes y objetivos, en función de los indicadores definidos en el marco lógico. Artículo 11.- Son sus funciones las siguientes: a) Diseñar e implementar un sistema de monitoreo y evaluación, con indicadores que midan los rendimientos técnicos a nivel de las sub actividades, actividades, resultados y objetivos según el marco lógico del Programa. b) Diseñar herramientas de monitoreo, incluyendo metodologías participativas y registros de informaciones estratégicas para el personal del proyecto, socios y actores clave, además de los actores a nivel comunitario, involucrados en el proyecto. ~ 11 ~
c) Diseñar una metodología específica para el seguimiento, evaluación y monitoreo del avance de ejecución de metas físicas y financieras contrastando con lo programado en los Planes Operativos de las Actividades y proyectos que se le asigne en concordancia con las normas institucionales vigentes. d) Incorporar el Plan Operativo Anual al sistema de evaluación y seguimiento, incorporando actividades planificadas por año y una herramienta práctica de medición periódica de los indicadores establecidos en el documento del proyecto, los cuales formaran parte de la estructura del sistema monitoreo y evaluación del proyecto. e) El especialista en monitoreo y evaluación, será responsable de Coordinar acciones con los especialistas de desarrollo económico, gobernabilidad y gestión ambiental, a fin de instrumentar los mecanismos de seguimiento y evaluación de la gestión del proyecto, y de operar el acopio y registro de información para la toma de decisiones que reportará directamente a la Dirección del, a través de la información de resultados esperados, indicadores e impactos. f) Responsable de apoyar a la Dirección del en la integración de los informes y reportes regionales de todas las actividades financiadas con recursos del proyecto o por contrapartes, así como el registro en el sistema de monitoreo y evaluación, previamente diseñado. g) Apoyar en la elaboración del plan operativo anual. Será el responsable directo de elaborar los reportes e informes de resultados de las actividades del proyecto. h) Diseñar una Ficha de evaluación de avance mensual físico y financiero de actividades. i) Dar seguimiento al sistema de monitoreo de los avances de ejecución de metas físicas y financieras contrastando con lo programado en los Planes Operativos de las Actividades y proyectos que se le asigne. j) Ejecutar las coordinaciones con los responsables de las entidades ejecutoras para que dispongan acciones preventivas o correctivas, según corresponda, referidas al cumplimiento de metas de los proyectos o actividades programadas por el, y verificar selectivamente su implementación. k) Preparar los informes respectivos de Monitoreo e informes técnicos que se requieran. l) Efectuar las visitas de campo para verificar y contrastar la información reportada por el ejecutor. m) Otras actividades relacionadas a la materia de la contratación que se le asigne. ~ 12 ~
III. ORGANOS DE APOYO 3.1 ADMINISTRADOR(A) DE ANTICIPOS Artículo 13.- El Área de la Administración de Anticipos es el órgano de apoyo y asesoramiento técnico que depende de la Alta Dirección de DEVIDA y la Dirección del Programa, responsable de planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades relacionadas con los sistemas de planificación institucional, presupuesto y racionalización; así como de la parte logística de la Unidad Ejecutora, aplicando las normatividades tanto de la Unión Europea como la del Estado Peruano. Artículo 14.- Son sus funciones las siguientes: a) Preparar los Presupuestos Programas y/o planes operativos desde el punto de vista técnico - operativo del Programa. b) Comprometer los gastos previstos en la parte en Régimen de Gestión Administrativa del Presupuesto Programa y los correspondientes a los fondos de la contrapartida del Estado Peruano. c) Firmar en nombre y por cuenta del representante que corresponda del país beneficiarios, las órdenes de pedido y los contratos tras las licitaciones, convocatorias de propuestas o consultas, en las condiciones y dentro de los límites establecidos en el presupuesto-programa aprobado de cuya ejecución es responsable. Dentro de las condiciones, montos y plazos que establece el marco legal vigente y con las delegaciones de la Alta Dirección de DEVIDA d) Formar parte del comité de selección de todas las licitaciones y/o convocatorias sin asumir la tarea de evaluador de estos procesos. e) Recepcionar las obras, los suministros y los servicios correspondientes. f) Comprobar, respecto de cada factura, solicitud de pago, certificado o detalle de una cuenta, que las obras previstas han sido realizadas, los suministros previstos efectivamente entregados, los servicios previstos prestados y las acciones llevadas a cabo de conformidad con los contratos correspondientes; inscribe la mención «comprobado y conforme» en cada uno de los documentos. g) Transmitir los justificantes correspondientes al Contable de Anticipos, para efectuar los pagos. ~ 13 ~
h) Firmar, junto con el Contable de Anticipos, los cheques, las órdenes de transferencia y las autorizaciones de desembolso. i) Cumplir con las labores administrativas de la Guía de Presupuesto Programa de la Unión Europea. j) Coordinar estrechamente con la Dirección de Programa sobre todas las acciones de la ejecución del Programa e informarle sobre el desarrollo de las mismas. k) Convocar las auditorías a los Estados Financieros y presupuestarios de la entidad, así como a la gestión de la misma, de conformidad con los lineamientos que emita la Contraloría General. l) Realizar conjuntamente con el Contable de Anticipos las acciones y actividades de control de la entidad. m) Cautelar los bienes materiales del Programa. n) Coordinar la formulación del presupuesto institucional. o) Proponer para su aprobación el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones. p) Coordinar estrechamente con la Dirección del Programa en la ejecución del mismo q) Proyectar Resoluciones y Directivas vinculadas a su área. r) Organizar y analizar permanentemente el Margesí de Bienes del Programa, de conformidad con los dispositivos legales vigentes. s) Emitir dictamen previo sobre transferencia de bienes correspondientes al Patrimonio del Programa. t) Hacer el seguimiento y control de la ejecución de todos los contratos hasta su liquidación y archivo. u) Otras funciones que asigne la Dirección del Programa y la Alta Dirección de DEVIDA, que no tengan conflicto con las funciones y responsabilidades inherentes a su cargo establecidas en el Convenio de Financiación y la Guía Práctica de Presupuesto Programa. Artículo 12.- Corresponde a la oficina de Logística cumplir con las funciones siguientes: a) Coordinar y controlar el abastecimiento de los bienes y servicios del Programa. b) Ejecutar y controlar la programación, adquisición, registro y control de bienes, así como su almacenamiento y distribución. ~ 14 ~
c) Brindar servicio de mantenimiento a las instalaciones y equipos, de igual manera limpieza y otros servicios de mantenimiento y generales. d) Opinar sobre expedientes relacionados a bienes. e) Programar la distribución, uso y mantenimiento de los vehículos.. f) Adquirir repuestos y otros, según especificaciones técnicas. g) Elaborar el Plan Anual de adquisiciones conjuntamente con el Administrador (a) de Anticipos. h) Elaborar los expedientes de licitaciones y convocatorias según las disposiciones de la Unión Europea y el Estado Peruano, teniendo en cuenta la fuente de financiamiento para el respectivo gasto. i) Formar parte del Comité de Evaluación sin ser parte integrante de los evaluadores. j) Llevar el control y archivo de toda la documentación relativa a las licitaciones y convocatorias así como los respectivos contratos. k) Otras funciones que le sean asignadas por el Administrador(a) de Anticipos. 3.2 CONTABLE DE ANTICIPOS Artículo 15.- El Área del Contable de Anticipos es el órgano de apoyo y asesoramiento financiero - administrativo que depende de la Alta Dirección de DEVIDA y la Dirección del Programa, responsable de la parte financiera y control de las actividades relacionadas con la ejecución del Programa, aplicando las normatividades tanto de la Unión Europea como la del Estado Peruano. Artículo 16.- Son sus funciones las siguientes: a) Preparar los Presupuestos Programas desde el punto de vista financiero y contractual del Programa. b) Asegurar el manejo de sistemas administrativos y SIAF por parte de la Contabilidad y Tesorería. c) Verificar y ejecutar los pagos y cobros después de su ordenación por el Administrador(a) de Anticipos. d) Asegurar que la contabilidad del Programa sea llevada conforme a las disposiciones del Estado Peruano y lo establecido en el Convenio de Financiación. ~ 15 ~
e) Realizar el control de las cuentas y elaborar los Estados Financieros de la institución, en concordancia con la normatividad vigente, f) Comprobar la correcta aplicación de los procedimientos de adjudicación de los contratos y de concesión de las subvenciones. g) Comprobar la existencia de justificantes con valor probatorio suficiente para respaldar los compromisos y los pagos, así como los posibles cobros. h) Comprobar los aspectos contractuales y financieros de cada factura, solicitud de pago, certificado o detalle de una cuenta, transmitidos por el Administrador de Anticipos. i) Firmar, junto con el Administrador de Anticipos, los cheques, las órdenes de transferencia y las autorizaciones de desembolso. j) Elaborar y actualizar la lista del personal y de sus remuneraciones, el inventario del material y de los equipos y, si procede, el inventario de las existencias financiadas en el contexto del proyecto o programa. k) Preparar y extender las solicitudes de pago del anticipo (prefinanciación), de reposición de fondos y de cierre. l) Coordinar estrechamente con el Director de Programa sobre todas las acciones de la ejecución del Programa e informarle sobre el desarrollo de las mismas. m) Dirigir, ejecutar y controlar los procesos técnicos de los sistemas administrativos de recursos humanos, contabilidad, y tesorería. n) Planear, organizar, dirigir y controlar la administración de los recursos humanos y financieros de la institución. o) Desarrollar el Sistema de Control Interno juntamente con el Administrador(a) de Anticipos. p) Realizar conjuntamente con el Administrador de Anticipos las acciones y actividades de control de la entidad. q) Otras funciones que asigne la Dirección del Programa y la Alta Dirección de DEVIDA, que no tengan conflicto con las funciones y responsabilidades inherentes a su cargo establecidas en el Convenio de Financiación y la Guía Práctica de Presupuesto Programa Artículo 17º.- Corresponde a la oficina de Contabilidad cumplir las siguientes funciones: ~ 16 ~
a) Velar por el cumplimiento de las normas vigentes de Contabilidad, dirigir y ejecutar los procedimientos operativos del Sistema Contable. b) Ejecutar, controlar y mantener actualizado el registro de las Operaciones Contables en los Libros Principales y Auxiliares. c) Elaborar, formular y presentar los estados de ejecución presupuestal en los plazos pre-establecidos. d) Elaborar la información contable de la Unidad Ejecutora, tanto para el Estado Peruano como para la Unión Europea según lo establecido en el Convenio de Financiación. e) Emitir informes contables periódicos y al cierre del ejercicio contable. f) Elaborar y presentar los estados financieros y presupuestales de la Unidad Ejecutora en los periodos establecidos en la normatividad vigente. g) Otras funciones que le sean asignadas por el Contable de Anticipos. Artículo 18º.- Corresponde a la oficina de Tesorería cumplir con las siguientes funciones: a) Planear, organizar, dirigir y controlar la administración de los recursos financieros de los programas del pliego, de acuerdo con las normas y procedimientos de pago emitidas por Tesoro Público y sistema de Tesorería. b) Revisar y fiscalizar la documentación fuente que sustenta las operaciones financieras del Programa. c) Proporcionar un oportuno y eficaz apoyo con los recursos financieros a las diferentes áreas del Programa, para la consecución de las metas. d) Ejecutar las actividades de programación de caja, recepción, ubicación y custodia de fondos, así como la distribución y utilización de los mismos. e) Controlar, preparar y efectuar el pago de proveedores por las obligaciones y compromisos contraídos por la institución. f) Administrar y operar el fondo para pagos en efectivo. g) Efectuar el pago de remuneraciones, asignaciones del personal, retenciones, AFPs, PDT, y otros inherentes a su cargo. h) Elaborar y presentar oportunamente la información sobre conciliaciones bancarias de las cuentas y subcuentas corrientes del Programa. ~ 17 ~
i) Elaborar las constancias de Haberes y Descuentos del personal del Programa j) Otras funciones que le sean asignadas por el Contable de Anticipos. 3.3 COMUNICACIÓN, VISIBILIDAD E INFORMACION Artículo 19.- El Área del Comunicador establecerá estrategias de comunicación para el desarrollo que apoyen las actividades de los 3 componentes para la intervención del Programa. Artículo 20.- Son sus funciones las siguientes: a) Diseñar e implementar un plan de comunicaciones para el Programa -, en el marco de la ENLCD, que contengan estrategias de comunicación y acciones para la sensibilización de las comunidades, Gobiernos Locales y organizaciones de productores involucradas en el. b) Establecer relaciones comunicacionales y de articulación con las comunidades, Gobiernos Locales y organizaciones de productores y prensa local. c) Redactar notas periodísticas vinculadas a los temas de desarrollo alternativo en el ámbito de intervención del Programa. d) Realizar monitoreo de medios y noticias locales vinculadas al. e) Coordinar las acciones de comunicación con la Oficina de Comunicaciones de la Delegación Europea y de DEVIDA. f) Responsable de la imagen y posicionamiento del Programa en el ámbito de intervención. g) Otras actividades que asigne el Director del Programa - Satipo. IV. ORGANOS DE LINEA Artículo 21.- Las áreas de Desarrollo Económico y Social, Gobernabilidad y Gestión Ambiental son órganos de línea que depende de la Dirección del Programa Artículo 22.- Son funciones son: a) Coordinar con la Dirección, Administrador (a) y Contable de Anticipos las actividades que, dentro de la implementación del Programa, les corresponda ~ 18 ~
ejecutar, para su inclusión en los Planes y/o presupuestos programas. b) Planificar y gestionar, en coordinación con la Dirección, la obtención del financiamiento que requiere la implementación de la estrategia de intervención. c) Establecer Líneas de Base e indicadores de gestión para los diferentes componentes, con el objeto de fijar metas, objetivos específicos y recursos requeridos. d) Evaluar los resultados de los presupuestos programas y/o Planes Operativos. e) Gestionar la realización de estudios técnicos sobre temas correspondientes a cada componente según resultados del Convenio de Financiación. f) Evaluar las propuestas de proyectos y actividades presentadas por las entidades cooperantes, ejecutores u otros y coordinar su inclusión en los presupuestos programas y/o planes. g) Implementar en coordinación con la Dirección la creación de una base de datos de oportunidades de inversión y proyectos en sus diferentes fases de desarrollo. h) Identificar y promover proyectos y actividades de desarrollo alternativo i) Realizar el monitoreo en coordinación con las entidades ejecutoras, de los proyectos y actividades de los presupuestos programas y/o planes Operativos. j) Elaborar los informes periódicos de monitoreo y seguimiento para la Dirección y los demás órganos de línea. k) Ejecutar las actividades de comunicación social orientadas a sensibilizar a la población en los tres componentes del Convenio, en coordinación con el área de comunicación y Visibilidad. l) Participar, en coordinación con las entidades pertinentes, en procesos de obtención de recursos provenientes de fuentes nacionales e internacionales, sean éstas privadas o públicas. m) Participar en la elaboración del Presupuesto Programa de Ejecución, los Informes de Gestión, Informes de Evaluación a ser aprobadas por la Dirección. n) Elaborar los informes necesarios para autorizar los pagos de las contrataciones de servicios y adquisiciones de las actividades y obras a su cargo. o) Promover la capacitación y asistencia técnica, con enfoque de género para mejorar la producción y la productividad de los productos con vocación de mercado y el fortalecimiento de las organizaciones. ~ 19 ~
p) Preparar los términos de referencia de las consultorías y estudios que sean requeridos según su planificación. q) Preparar los planes de actividades que serán presentados a la Dirección del Programa. r) Preparar los expedientes de talleres e intercambio de experiencias incluyendo su presupuesto (para ser financiado), así como su informe final una vez culminada la acción. s) Otras funciones que asigne el Director del Programa. TITULO III DE LAS FACULTADES NORMATIVAS Artículo 23.- Las decisiones resolutivas en asuntos de carácter normativo y/o ejecutivo, son emitidas y firmadas por el Director del Programa, a través del dispositivo denominado Resolución ; en su ausencia procede ser firmada únicamente, por el que haga sus veces, siempre que éste último cuente con la autorización resolutiva de la instancia correspondiente. TITULO V DE LAS RELACIONES INTERINSTITUCIONALES Artículo 24.- La Dirección del Programa, mantiene relaciones de cooperación y coordinación con personas naturales y jurídicas locales, regionales, nacionales y extranjeras cuyas actividades sean compatibles con su finalidad, con el propósito de cumplir con sus objetivos y metas institucionales. TITULO VI DEL REGIMEN LABORAL Artículo 25.- Los funcionarios y servidores del Programa, están sujetos al régimen laboral de la Administración Pública, conforme a las disposiciones establecidas en el Decreto Legislativo Nº 1057, que regula el Régimen Especial de Contratación Administrativa de Servicios, así como el Reglamento del Decreto Legislativo Nº 1057 que ~ 20 ~
regula el Régimen Especial de Contratación Administrativa de Servicios, Decreto Supremo Nº075-2008-PCM, modificado por Decreto Supremo Nº 065-2011-PCM y la Ley N 29849. TITULO VII DEL REGIMEN ECONOMICO Artículo 26.- La Unidad de Gestión del Programa de Desarrollo Alternativo Satipo -, para su funcionamiento cuenta con recursos asignados por el Tesoro Público, a través del Pliego de DEVIDA, así como de aquellos directamente recaudados y las donaciones provenientes de la Unión Europea asignadas por el Convenio de Financiación. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS, TRANSITORIAS Y FINALES PRIMERA.- Aprobado el presente Reglamento de Organización y Funciones, se constituye en norma institucional, en consecuencia los actos administrativos y de administración que desarrolle la entidad, deberán ser concordantes con el precitado documento de gestión. SEGUNDA.- La Unidad de Gestión del Programa de Desarrollo Alternativo Satipo -, mantiene relaciones de coordinación y supervisión, para la formulación y ejecución de los presupuestos programas. TERCERA.- El presente reglamento entrara en vigencia a partir del día siguiente de su aprobación por la Unidad de Gestión del Programa de Desarrollo Alternativo Satipo -. ORGANIGRAMA GENERAL A continuación se adjunta el Organigrama General de la Unidad de Gestión del Programa de Desarrollo Alternativo Satipo. ~ 21 ~
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ~ 22 ~