II UNIDAD.-Sistemas de Información Interna. 2.1 Informe del registro de Ventas. 2.2 Informe del registro de Costos. 2.3 Informe del registro de Inventarios. 2.4 Informe del registro de Devoluciones. 2.5 Informe del registro de Movimientos de fondos. 2.6 Informe del registro de Cuentas por cobrar. 2.7 Informe del registro de Cuentas por pagar. SISTEMA DE INFORMACIÓN DE MERCADOTECNIA Los gerentes de cualquier organización necesitan mucha información sobre los mercados potenciales y los factores ambientales. Una condición esencial de éxito en la planeación estratégica de la mercadotecnia es la administración eficaz de la información. Hoy se cuenta con abundante información de fuentes internas y externas a la empresa. Pero el problema estriba en clasificarla y utilizarla debidamente, o sea administrarla. Y éste es el papel del sistema de información de mercadotecnia (SIM) El sistema de información de la mercadotecnia es una estructura estable cuya finalidad es generar, procesar, almacenar y más tarde recuperar información para contribuir a la toma de decisiones en un programa de mercadotecnia. El sistema de información reúne procesa y almacena la información potencialmente útil que existe en forma pública y disponible en diversos sitios, tanto dentro como fuera de la compañía. Beneficios y aplicaciones de un sistema de información de mercadotecnia. Una organización genera y reúne mucha información en sus operaciones diarias. Pero si no dispone de un sistema para procesarla y recuperarla, es poco probable que se sirva de ella adecuadamente. Sin un sistema de ese tipo, la información que fluye de las fuentes mencionadas con frecuencia se pierde, se distorsiona o se retrasa. Beneficios y aplicaciones de un sistema de información de mercadotecnia. En cambio, un sistema de información de mercadotecnia (SIM) bien diseñado puede ofrecer información rápida, menos cara y más completa para la toma de decisiones gerenciales. Sus capacidades de almacenamiento y recuperación permiten reunir una mayor variedad de datos y hacer uso de ellos.
Los gerentes pueden vigilar de modo constante el desempeño de productos, mercados, vendedores y otras unidades de mercadotecnia en una forma más detallada. Beneficios y aplicaciones de un sistema de información de mercadotecnia. Un sistema de información de mercadotecnia es de evidente utilidad en una gran compañía donde la información se perderá o distorsionará al irse dispersando ampliamente. Sin embargo, la experiencia nos enseña que los sistemas integrados de información también pueden ejercer efectos positivos sobre las actividades de los gerentes en las empresas pequeñas y medianas. Información interna. En él se incluye información sobre pedidos, ventas, precios, inventarios, cuentas por cobrar o pagar y demás. Por medio del análisis de esta información, se pueden detectar oportunidades y problemas importantes. Los gerentes de mercadotecnia utilizan registros y reportes internos, para la planificación, la puesta en práctica y las decisiones de control cotidiano. La información de los registros internos consiste en la información recopilada de fuentes dentro de la compañía, para evaluar el desempeño y para evaluar sus problemas y oportunidades de mercadotecnia. El departamento de contabilidad prepara los estados financieros y lleva un registro detallado de ventas, costos y flujos de efectivo; el de fabricación reporta los programas de producción, los envíos y los inventarios. La fuerza de ventas informa las respuestas de los revendedores y las actividades de los competidores. El departamento de mercadotecnia mantiene una base de datos de la demografía, la psicografía y la conducta de compra de los clientes. El departamento de servicio a al cliente proporciona información sobre la satisfacción del cliente o problemas de servicio; los estudios de investigación que se llevan a cabo para un departamento pueden proporcionar una información útil para otros. Es más rápido y económico tener acceso a los registros internos que otras fuentes de información, pero también presentan algunos problemas debido a que se recopilo para otros propósitos, esta información puede ser incompleta o bien errónea para tomar decisiones. El sistema de información de mercadotecnia debe recopilar organizar y procesar toda la información de manera que los gerentes la puedan encontrar y obtenerla con facilidad. 2.1 Informe del registro de Ventas
Ciclo -pedido - embarque - facturación. La esencia del sistema de información es el ciclo pedido - embarque - facturación. Las empresas de hoy necesitan llevar a cabo estos pasos en forma rápida y precisa. Los clientes prefieren aquellas empresas que son capaces de entregar sus productos a tiempo. Las empresas que se mantienen alerta aplican programas de mejoramiento de la calidad total, para mejorar la rapidez y la exactitud del flujo de trabajo entre departamentos. Sistemas para elaborar informes de ventas. Los ejecutivos de mercadotecnia necesitan reportes actualizados de sus ventas actuales, por lo que deben implementar sistemas de información oportunos y exactos. La función del departamento de ventas es planear, ejecutar y controlar las actividades en ese renglón. Debido a que durante la instrumentación de los planes de ventas ocurren muchas sorpresas, el departamento de ventas debe dar seguimiento y control continuo a las actividades de ventas. A pesar de esta necesidad, muchas compañías tienen procedimientos de control inadecuados. Todos los procesos de planeación, varían día a día o en el mejor de los casos, permanece por poco tiempo, es imperiosa la necesidad de una auditoria de ventas eficaz, que suministre la información requerida para modificar los planes, ajustándolos a la situación particular. Formulación de estrategias para la auditoria de ventas Las empresas necesitan llevar a cabo una revisión de sus objetivos y por ende como se cumplen estos a través de sus ventas y su participación de mercados. Las ventas constituyen un área en la que la rápida obsolescencia de los objetivos, políticas, estrategias y programas es una posibilidad constante. Cada empresa debe evaluar con regularidad su enfoque estratégico hacia el mercado. Para ello tenemos dos herramientas: Revisión del índice de las ventas. Auditoria de ventas. Revisión del índice en ventas. La eficiencia de las ventas no necesariamente se revela mediante los índices de venta actual y las utilidades que genera. Los buenos resultados pueden deberse a que una gerencia estuvo en el lugar correcto y en el momento preciso y no a que esa gerencia sea realmente eficiente. Las mejoras de esa gerencia de ventas pueden aumentar los resultados haciendo que pasen de buenos a excelentes, otra gerencia puede tener malos resultados a pesar de una excelente planificación. Reemplazar a los gerentes actuales quizás solo empeore las cosas.
La eficiencia de las ventas de una empresa o gerencia se refleja en los resultados con relación a cinco aspectos básicos: Filosofía enfocada al cliente. Organización de ventas integrada. Información de ventas adecuada. Orientación estratégica. Eficiencia operativa La auditoria de ventas. La auditoria de ventas se define: Un examen detallado, sistemático, independiente y periódico del entorno de ventas de una empresa, así como los objetivos, estrategias y actividades, con un enfoque que pretende determinar áreas problemáticas y oportunidades y sugerir un plan de acción para mejorar la eficiencia de ventas de la empresa. Pretende mostrar donde se encuentra la organización y cuáles fueron los logros de la función de ventas en relación con lo planeado. La auditoria de ventas. El campo de la auditoria de ventas, se extiende a los productos y a los mercados de cuyo examen se desprenderán nuevas oportunidades, o se expondrán los puntos fuertes y débiles de la compañía. Es importante acotar que unos mercados cambiantes como los actuales, donde las condiciones previas y sobre las cuales se desarrollan SISTEMA DE INFORMACIÓN INTERNA Informe del registro de costos 2.2 INFORME DEL REGISTRO DE COSTOS. El informe de costo de producción Es necesario llevar un registro del costo de esos inventarios para poder conocer con exactitud el costo de los artículos que se venden, ya que el costo de los bienes que se quedan en inventario en un mes puede ser diferente al costo de los bienes que se quedaron en inventario en otros meses. Lo mismo sucede con la producción. No todo lo que se empieza a producir en el mes se termina.
A lo que no se termina se le va a agregar todavía materia prima, mano de obra y costos generales de fabricación, por lo tanto, se queda en producción en proceso y se le llama Inventario final de producción en proceso, que será el Inventario inicial de producción en proceso del siguiente mes. El informe de costo de producción Como existen inventarios de materia prima, de producción en proceso y de artículos terminados, debes llevar un registro del costo de esos inventarios. Dicho registro se hace mediante la preparación del informe de costo de producción y ventas, a partir del cual vas a poder calcular tu costo de ventas. El informe de costo de producción y ventas, está conformado por los siguientes pasos: Con la primera parte del informe de costo de producción y ventas, se llega al primer elemento del costo de producción que es el costo de la materia prima directa consumida. En la segunda parte del informe se llega al costo de producción del mes que, que es la suma del costo de la materia prima directa más la mano de obra directa más los costos generales de fabricación. El informe de costo de producción En la tercera parte del informe, se llega al costo de los artículos terminados en el mes. Para conocer dicho costo debes saber antes el costo total de la producción en proceso. Finalmente, se determina el costo de ventas que es el costo total de los artículos disponibles para la venta, es decir el costo de los artículos terminados en el mes más el costo de los artículos en inventario inicial de artículos terminados, menos el costo de los artículos que no se vendieron en el mes. 2.3 Informe del registro de Inventarios. DEFINICIÓN DE INVENTARIO Inventarios: son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito. INFORME DE REGISTRO DE INVENTARIOS
Es un explorador de concentración de mercancías, donde se puede visualizar la información de todos los movimientos de inventarios. CONTROL DE INVENTARIOS.La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. CUENTAS PRINCIPALES Y AUXILIARES RELACIONADAS CON CONTROL DE INVENTARIOS. Compras Devoluciones en compra Gastos de compras Ventas Devoluciones en ventas Mercancías en tránsito Mercancías en consignación Inventario (final) FUNCIONES DE LOS INVENTARIOS.Algunos inventarios son inevitables. Todo o cuando menos una parte del inventario de manufactura en proceso es inevitable. Al momento de llevar a cabo el recuento del inventario, parte de él estará en las máquinas otra parte estará en la fase de traslado de una máquina a otra, o en tránsito del almacén de materias primas a la línea de producción o de ésta, al almacén de artículos terminados. Planificación De Las Políticas De Inventario.En la mayoría de los negocios, los inventarios representan una inversión relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la empresa.
Cada función tiene a generar demandas de inventario diferente y a menudo incongruente: Ventas Producción Compras Financiación Tipos de inventarios Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. Inventario Intermitente: Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Inventario Final: Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico, generalmente al finalizar un periodo. Inventario Inicial: Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones. Inventario Físico: Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Inventario Mixto: Inventario de una clase de mercancías cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular. Inventario de Productos Terminados: Todas las mercancías que un fabricante ha producido para vender a sus clientes. Inventario en Transito:
Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Inventario de Materia Prima: Representan existencias de los insumos básicos de materiales que abran de incorporarse al proceso de fabricación de una compañía. Inventario en Proceso: Son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros materiales y demás costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegará a conformar ya sea un sub-ensamble o componente de un producto terminado. Inventario en Consignación: Es aquella mercadería que se entrega para ser vendida pero él título de propiedad lo conserva el vendedor. Inventario Máximo: Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el riesgo que el nivel del inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos. Inventario Mínimo: Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el almacén. Inventario Disponible: Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta. Inventario en Línea: Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la línea de producción. Inventario Agregado: Se aplica cuando al administrar las existencias de un único artículo representa un alto costo. Inventario en Cuarentena: Es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo. Inventario de Previsión: Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Inventario de Seguridad:
Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Inventario de Mercaderías: Son las mercaderías que se tienen en existencia, aun no vendidas, en un momento determinado. Inventario de Fluctuación: Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de producción no pueden decidirse con exactitud. Inventario de Anticipación: Son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda, a programas de promoción comercial o aun periodo de cierre de planta. Inventario de Lote o de tamaño de lote: Estos son inventarios que se piden en tamaño de lote porque es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda. Inventario Estaciónales: Los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir mas económicamente la demanda estacional. Inventario Intermitente: Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del periodo contable. Inventario Permanente: Método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks. Inventario Cíclico: Son inventarios que se requieren para apoyar la decisión de operar según tamaños de lotes. MÉTODO DE VALUACIÓN DE INVENTARIOS. Entre las cuestiones relativas a la valuación de los inventarios, la de principal importancia es la consistencia: La información contable debe ser obtenida mediante la aplicación de los mismos principios. Las Principales bases de valuación para los inventarios son las siguientes: Costo
Costo o Mercado, al mas bajo Precio de Venta Base de Costo para la valuación de los inventarios: El Costo incluye cualquier costo adicional necesario para colocar los artículos en los anaqueles. Los costos incidentales comprenden el derecho de importación, fletes u otros gastos de transporte. Base de Costo o Mercado, el más bajo: El precio de mercado puede determinarse sobre cualquiera de las siguientes bases, según sea el tipo de inventario de que se trate: o Base de compra o reposición: o Base de Costo de reposición: o Base de realización: Teniendo como premisa lo anteriormente dicho podemos decir que los principales métodos de valuación de Inventarios son los siguientes: Costo Identificado Costo Promedio Primero en Entrar, Primero en Salir o "PEPS" Ultimo en entrar, Primero en Salir o "UEPS" Método Costo Identificado: Este método puede arrojar los importes más exactos debido a que las unidades en existencia si pueden identificarse como pertenecientes a determinadas adquisiciones. Costo Promedio: Tal y como su nombre lo indica la forma de determinarse es sobre la base de dividir el importe acumulado de las erogaciones aplicables entre el número de artículos adquiridos o producidos. Método Primero en Entrar, Primero en Salir: Este método identificado también como "PEPS", se basa en el supuesto de que los primeros artículos y/o materias primas en entrar al almacén o a la producción son los primeros en salir de él.
Método Último en Entrar, Primero en Salir o "UEPS Este método parte de la suposición de que las ultimas entradas en el almacén o al proceso de producción, son los primeros artículos o materias primas en salir. "UEPS Entre los benéficos que ofrece este método para efectos fiscales podemos citar los siguientes. El reconocimiento de los costos más recientes de los artículos vendidos. La valuación del inventario final de cada periodo genera un monto menor al que resultaría de aplicar cualquier otro método de valuación Control de inventarios de mercancías. Es el conjunto de actividades y técnicas utilizadas para mantener la cantidad de artículos en el nivel deseado tal que ni el costo ni la probabilidad de faltante sean de una magnitud significativa. Control Interno Sobre Inventarios Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen: Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables. Costos de inventarios. La Gestión de Inventarios es una actividad en la que coexisten tres tipos de Costos Costos asociados a los flujos Costos asociados a los stocks Costos asociados a los procesos Esta estructura se plantea sin perjuicio de mantener la clásica estructura de Costos por naturaleza, según se clasifican en los dos siguientes grandes grupos.
Costos de Operación. Costos Asociados a la Inversión La clasificación habitual de costos que utilizan los gestores de los inventarios es la siguiente: Costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesión de stocks Costos de lanzamiento del pedido Costos de adquisición Costos de ruptura de stocks COSTOS DE ALMACENAMIENTO Los costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesión del Stock, incluyen todos los costos directamente relacionados con la titularidad de los inventarios tales como: Costos Financieros de las existencias Gastos del Almacén Seguros Deterioros, pérdidas y degradación de mercancía. La clasificación de los costos de almacenamiento que seguidamente se incluye los clasifica por actividad (almacenaje y manutención), por imputabilidades (fijas y variables) y por orígenes directos e indirectos. COSTOS DIRECTOS DE ALMACENAJE.- Costos fijos Personal Vigilancia y Seguridad Cargas Fiscales Mantenimiento del Almacén Reparaciones del Almacén Alquileres Amortización del Almacén
Amortización de estanterías y otros equipos de almacenaje Costos variables Energía Agua Mantenimiento de Estanterías Materiales de reposición Reparaciones ( relacionadas con almacenaje ) Deterioros, pérdidas y degradación de mercancías. COSTOS DIRECTOS DE MANTENCION. Costos fijos Personal Seguros Amortización de equipos de manutención Amortización de equipos informáticos Gastos financieros del inmovilizado Costos variables Energía Mantenimiento de equipo de manutención Mantenimiento de equipo informático Reparaciones de equipos de manutención Comunicaciones. COSTOS INDIRECTOS DE ALMACENAJE.- De administración y estructura De formación y entrenamiento del personal Existe un método aproximado de valuar los costos de almacenamiento, COSTOS DE RUPTURA DE STOCK.-
Los Costos de ruptura o de rotura de stocks incluyen el conjunto de Costos por la falta de existencias. Los criterios para valorar estos costos de ruptura son: Disminución del ingreso por Ventas: Incremento de los gastos del Servicio Planificación del reaprovisionamiento MODELO DE GESTIÓN: "JUST IN TIME". Justo a Tiempo ó Just in Time fue desarrollado por Toyota inicialmente para después trasladarse a muchas otras empresas de Japón y del mundo, ha sido el mayor factor de contribución al impresionante desarrollo de las empresas japonesas. Esto ha propiciado que las empresas de otras latitudes se interesen por conocer como es esta técnica. El Justo a Tiempo más que un sistema de producción es un sistema de inventarios, donde su meta es la de eliminar todo desperdicio. El desperdicio se define por lo general, como todo lo que no sea el mínimo absoluto de recursos de materiales, maquinas y mano de obra requeridos para añadir un valor al producto en proceso. "JUST IN TIME".Los beneficios del JIT son que en la mayoría de los casos, el sistema justo a tiempo da como resultado importantes reducciones en todas las formas de inventario. Dichas formas abarcan los inventarios de piezas compradas, sub-ensambles, trabajos en proceso (WIP, por sus siglas en ingles) y los bienes terminados. Tales reducciones de inventario se logran por medio de métodos mejorados no solo de compras, sino también de programación de la producción. TAMAÑO OPTIMO DE PEDIDOS.REAPROVISIONAMIENTO CONTINUO: EL PUNTO DE PEDIDOS. Cuanto pedir? En los modelos de reaprovisionamiento continuo los inventarios se controlan continuamente y el pedido se cursa en el momento en que los inventarios decrecen hasta una cierta magnitud o " punto de pedido" (en ingles "order point"). La cantidad a pedir entonces sería el lote económico de compras. (LEC o EOQ). Punto de pedido = demanda durante el lead-time + stock de seguridad REAPROVISIONAMIENTO PERIODICO.-
En el caso de los modelos de reaprovisionamiento periódico la respuesta a la pregunta cuánto pedir? Es aparentemente sencillo: se lanza una orden de pedido cada cierto tiempo previamente establecido (una vez por semana, o una vez por mes, por ejemplo), denominado periodo de reaprovisión. La cantidad a pedir en ese momento (en ingles "order quantity") será la que restablece un cierto nivel máximo de existencias, o "nivel objetivo". Nivel objetivo = Demanda durante el lead-time +Demanda durante el periodo de revisión + Stock de seguridad REGISTRO DE INVENTARIOS Los inventarios son un puente de unión entre la producción y las ventas. Los inventarios de materias primas, productos semiterminados y productos terminados absorben la holgura cuando fluctúan las ventas o los volúmenes de producción, lo que nos da otra razón para el control de inventarios. La administración habilidosa de los inventarios, puede hacer una contribución importante a las utilidades mostradas por la firma. La eficiencia del proceso de un sistema de inventarios es el resultado de la buena coordinación entre las diferentes áreas de la empresa, teniendo como premisas sus objetivos generales. El manejo de los artículos que se encuentran en el inventario es de vital importancia, ya que estos son los que determinan en gran parte la asignación de costos en el proceso productivo y determinan en un alto grado el nivel de eficiencia y eficacia de la gestión financiera. Para realizar una eficiente administración los responsables de esta área debe controlar todos los niveles del inventario y considerar que este es una inversión significativa que si no se maneja de una forma adecuada puede convertirse en un problema que afectaría la gestión financiera de la em 2.4 INFORME DEL REGISTRO DE DEVOLUCIONES Devoluciones: Retorno de todo o parte de un pedido que un cliente había contratado por no ajustarse a cláusulas contractuales, a motivos comerciales, económicos o de otra índole. Establecer el control y registro de las devoluciones o reposiciones ante proveedores por garantías de bienes que presenten fallas o defectuosa y efectuar su seguimiento. Políticas Las reclamaciones y devoluciones de bienes en general a proveedores por garantías serán tramitadas a través del Almacén General.
Los bienes reportados al Almacén para su reparación por estar en periodo de garantía, deberán acompañarse de la solicitud del servicio y por el dictamen que indique las fallas que presentan. Sólo se recibirán bienes cuyo periodo de garantía esté vigente. No se aceptarán solicitudes para garantías, cuando exista evidencias de que los desperfectos fueron ocasionados por negligencia o mal uso de los bienes por parte de los usuarios. Toda devolución por garantías deberá hacerse del conocimiento del Departamento de Servicios Generales. Tipos de devoluciones Devoluciones a proveedor. Se trata de mercancías devueltas por una tienda o un centro de distribución a un proveedor externo. Las devoluciones a proveedores no requieren referencias a otro documento en el sistema. Los motivos de la devolución a proveedor incluyen: Resto de mercancías al final de una promoción de ventas. Resto de mercancías al final de una temporada. El proveedor pregunta por mercancía a devolver. Las mercancías deben devolverse/destruirse porque están deterioradas, rotas o son de una calidad inferior. Los artículos se reemplazan. Las mercancías incluyen envases o embalajes retornables para transporte. Devolución de tienda Se trata de mercancías devueltas por una tienda o centro de distribución a su propio centro de distribución. Actualmente, las devoluciones de tienda no pueden asignarse en el sistema. Devolución de consumidor Son devoluciones en el comercio al por menor realizadas por clientes en las tiendas cuando se cambian mercancías o se realizan reclamaciones.
Devolución de clientes Son mercancías devueltas a mayoristas. Devoluciones de Mercancía Las devoluciones de mercancía se utilizan para devolver al proveedor mercancías entregadas. Por ejemplo, las mercancías se devuelven si las mercancías entregadas fueran defectuosas. Al crear una devolución de mercancía, se da salida a las mercancías del almacén y se reducen las cantidades. Devoluciones de Mercancía Las principales causas de devoluciones pueden ser: Cuando se detecte en recibo, la llegada de mercancía. o Defectuosa o dañada (por causas imputables al Proveedor) o Fuera de temporada (Pedido vencido) o Mal surtida o Surtida de más, respecto a lo pedido o No pedida DEVOLUCIÓN DE BIENES POR GARANTÍA Usuario Al tener conocimiento del desperfecto de algún bien, elabora reporte que incluya los desperfectos del bien y orden de servicios y las turna al Departamento de Servicios Generales para su reparación. Departamento de servicios generales Verifica el número de inventario y determina si se encuentra o no en garantía, si se encuentra en garantía, lo envía junto con el reporte al Almacén General para su reparación y/o devolución en garantía. DEVOLUCIÓN DE BIENES POR GARANTÍA Almacén general Recibe el bien acompañado del reporte que incluye las fallas que presenta, elabora formato de Devolución de Bienes y envía al proveedor junto con el bien para su reparación
y/o reposición, solicitando al Departamento de Servicios Generales, el formato de salida correspondiente. Incluye el formato de Devolución de Bienes en expediente para su seguimiento, anexando copia de la factura y original del dictamen. Envía el bien para su revisión, reparación y devolución al proveedor, acompañándolo de la copia de la factura, el formato de devolución y el reporte de falla. Recibe el bien en buenas condiciones de operación, lo revisa y lo entrega al usuario solicitante. DEVOLUCIÓN DE BIENES POR GARANTÍA Proveedor Recibe el bien y efectúa su revisión, reparación o reposición, si esta procede; si el bien no tiene reparación gestiona ante el fabricante o mayorista, su reposición, una vez resuelto el caso, remite el bien al Almacén General. Cómo disminuir al mínimo las devoluciones? Vendiendo a nuestros clientes productos satisfactorios. Embarcando a tiempo en su destino. Condición de aceptación Estrictas. Generosas. 2.5 INFORME DEL REGISTRO DE MOVIMIENTOS DE FONDOS 2.5 INFORME DEL REGISTRO DE MOVIMIENTOS DE FONDOS DEFINICIÓN Informe Es el documento que se caracteriza por contener información que refleja el resultado de una investigación o de un trabajo, adaptado al contexto de una situación determinada Registro Es una pequeña unidad de almacenamiento destinada a contener cierto tipo de datos. DEFINICIÓN GENERAL
Registro de Movimientos de Fondos Es el que permite registrar otros movimientos de fondos y estados de carteras, considerando todos los elementos necesarios para efectuar el análisis de los saldos actuales y los resultados a futuro, elementos claves para la toma de decisiones. Registro DE MOVIMIENTOS: Permite la libre definición de tipos de movimientos de fondos. Posibilidad de definir nuevas causas que originan los movimientos de fondos e identificar el destino al que se aplican los fondos Registración de saldos iníciales de cajas, cuentas bancarias, cheques de terceros, documentos a cobrar, obligaciones a pagar y tarjetas de crédito. Registro DE MOVIMIENTOS: Administración de gastos a rendir y vales de caja. Análisis de movimientos de fondos por tipo y fecha; de un concepto en particular con detalle de ingresos y egresos, saldos parciales y saldo final. Resumen financiero. Registración especial de cobros varios y pagos varios que requieren la emisión de un comprobante que los respalde. MOVIMIENTO DE FONDOS El movimiento de fondos recibe en ocasiones el nombre de flujo de caja, por la traducción del término cash-flow. Se establecen dos flujos de fondos: El flujo de fondos operativo: Está compuesto por los movimientos de dinero entre la empresa y sus clientes, sus proveedores de bienes, su personal, y el Estado. El flujo de las fuentes financieras de fondos: Está compuesto por los movimientos de dinero entre la empresa y sus acreedores financieros y sus propietarios
FLUJO DE EFECTIVO Es el estado financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación, inversión y financiación. Un Estado de Flujos de Efectivo es de tipo financiero y muestra entradas, salidas y cambio neto en el efectivo de las diferentes actividades de una empresa durante un período contable, en una forma que concilie los saldos de efectivo inicial y final Objetivos
Proporcionar información apropiada a la gerencia, para que ésta pueda medir sus políticas de contabilidad y tomar decisiones que ayuden al desenvolvimiento de la empresa. Facilitar información financiera a los administradores, lo cual le permite mejorar sus políticas de operación y financiamiento. Proyectar en donde se ha estado gastando el efectivo disponible, que dará como resultado la descapitalización de la empresa. Mostrar la relación que existe entre la utilidad neta y los cambios en los saldos de efectivo. Estos saldos de efectivo pueden disminuir a pesar de que haya utilidad neta positiva y viceversa. Reportar los flujos de efectivo pasados para facilitar la predicción de flujos de efectivo futuros. La evaluación de la manera en que la administración genera y utiliza el efectivo La determinación de la capacidad que tiene una compañía para pagar intereses y dividendos y para pagar sus deudas cuando éstas vencen. Identificar los cambios en la mezcla de activos productivos. Finalidad del Estado de flujos de Efectivo Es presentar en forma comprensible e información sobre el manejo de efectivo. mostrar una síntesis de los cambios ocurridos en la situación financiera para que los usuarios de los estados financieros puedan conocer y evaluar la liquidez o solvencia de la entidad. Propósito Explicar los movimientos de efectivo proveniente de la operación normal del negocio, tales como la venta de activos no circulantes, obtención de préstamos y aportación de los accionistas y aquellas transacciones que incluyan disposiciones de efectivo tales como compra de activos no circulantes y pago de pasivos y de dividendos. Fines del control del efectivo Cuidar todo el dinero que entra o entrará y programar todas las salidas de dinero, actuales o futuras, de manera que jamás quede en la empresa dinero ocioso, que nunca se pague de más y que nunca se tengan castigos o se paguen comisiones por falta de pago.
Fines del control del efectivo La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio, porque es el medio para obtener mercancías y servicios. Se requiere una cuidadosa contabilización de las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser rápidamente invertido. Se centra alrededor de dos áreas: el presupuesto de efectivo y el control interno de contabilidad. CUATRO PRINCIPIOS BÁSICOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVO PRIMER PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben incrementar las entradas de efectivo" SEGUNDO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben acelerar las entradas de efectivo" TERCER PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben disminuir las salidas de dinero" CUARTO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben demorar las salidas de dinero" TIPOS DE FLUJOS DE EFECTIVO Flujos de efectivo brutos netos: requiere la revelación de los flujos brutos en el Estado de Flujos de Efectivo. Se supone que los importes brutos de las entradas y salidas tienen mayor relevancia que los importes netos. Flujos de efectivo en moneda extranjera: La empresa que convierte cuentas expresadas en moneda extranjera, o que tiene operaciones en el extranjero, revela en su Estado de Flujos de Efectivo y en su moneda, el importe equivalente a los flujos de efectivo extranjeros utilizando las tasas de cambio, en efecto, al ocurrir los flujos. TIPOS DE FLUJOS DE EFECTIVO Estados de Flujos de Efectivo-General : Específica el importe de efectivo neto provisto o usado por la empresa durante el ejercicio por sus actividades: a. De Operación b. De Inversión c. De Financiamiento Movimiento de fondos Solución en Sistemas de Tesorería Valores: Incluye los valores recibidos o emitidos por la empresa Bancos: Incluye todas las cuentas bancarias que la compañía tenga abiertas en sucursales bancarias o entidades financieras en general.
Conceptos Contables: Incluye todo aquel concepto que se afecte como contrapartida de las transacciones realizadas sobre Valores y/o Cuentas Bancarias, Transacciones: Son totalmente definidas por el usuario a través de los Tipos de Movimientos 2.6 INFORME DEL REGISTRO DE LA CUENTAS POR COBRAR Informe Es el documento que se caracteriza por contener información que refleja el resultado de una investigación o de un trabajo, adaptado al contexto de una situación determinada. Registro Es una pequeña unidad de almacenamiento destinada a contener cierto tipo de datos. Se refiere al asiento de una información cualquiera concreta como puede ser el apuntamiento de un nombre y apellido y la pertinente hora en la cual se espera a esa persona en el caso de tratarse de una cita con el médico. Esta anotación podrá realizarse de forma escrita o de forma mecánica, más concretamente a través de la computadora y haciendo uso de unan base de datos relacional que se haya creado con ese objetivo.
CONCEPTO DE CUENTAS POR COBRAR La cuenta por cobrar representa derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados y otorgamiento por prestamos, son créditos a cargo de clientes y otros deudores, que continuamente se convierten o pueden convertirse en bienes o valores mas líquidos disponibles tales como efectivo y que por lo tanto pueden ser cobrado. 2.7 INFORME DEL REGISTRO DE LA CUENTAS POR PAGAR. Informe de registro de cuentas por pagar Las cuentas por pagar son deudas que tiene su empresa por concepto de bienes y servicios que compra a crédito. Llevar un registro de lo que debe y cuándo son los vencimientos le permitirá gozar de una buena situación crediticia y retener su dinero el mayor tiempo posible. En su registro de cuentas por pagar deberá registrar la siguiente información: fecha de la factura, número de factura, monto de la factura, plazos, fecha de pago, importe pagado, saldo (si corresponde) y nombre y dirección del proveedor. MANEJO Y CONTROL DE PROVEEDORES Saldo al momento global, por proveedor y por factura. Antigüedad de saldos. Funcionamiento en red. Adaptable a sus necesidades. REGISTRO DE COMPRAS Consecutivo de compras. Compras de un producto. Qué se le ha comprado a este proveedor? Qué proveedor me ofrece este producto? Generación automática de póliza de compras que puede imprimirse. Módulos de cuentas por pagar En este modulo se registran las deudas más comunes, además permite la entrada de las compras a proveedores, la edición y verificación de facturas, la reconciliación de cheques,
los descuentos y el monitoreo de las fechas de vencimiento de las facturas de los proveedores y el mantenimiento de libros separados para diferentes compañías. La característica fundamental de este módulo es la delegación de autoridad y la aprobación para iniciar una transacción independiente de la función registro. CARACTERÍSTICAS A INVESTIGAR PARA EL SECTOR: Estado de una cuenta por pagar Facturas autorizadas por pagar Autorización operativa de pagos Autorización financiera de pagos REQUERIMIENTOS a). Nivel Operativo Entradas: - Consulta de cuentas de proveedores. - Diario de compras. - Diario de desembolso en efectivo. - Contratación de servicios. Salidas: - - Historia de compra. - Reportes de recepción y verificación de facturas. - Reportes de los proveedores. - Reporte de antigüedad crédito / pago. b). Nivel de Planeación - Planeación de pago de cuentas. - Planeación de compras. - Planeación de emisión de cheques. - Planeación de contratación de servicios. c). Nivel de Toma de Decisiones - - Apoyar la decisión de solicitar o no un crédito. - Apoyar la decisión de aceptar o no unas condiciones de pago. - Apoyar la decisión de realizar o no un pedido.
- Apoyar la decisión de realizar o no un pago de contado. - Apoyar la decisión de cambiar o no de proveedor. d). Nivel de Control - Quiénes son los proveedores de mi empresa?. - Cuáles son sus políticas de cobro? - Cuándo se cumple el tiempo de realización de pago de cuenta? - Qué nivel de endeudamiento tiene la empresa? Las cuantas por cobrar representan una función dentro el ciclo de ingresos que se encarga de llevar el control de las deudas de clientes y deudores para reportarlos en los departamentos de créditos y cobranza, contabilidad, tesorería y finanzas. Informe del Registro de cuentas por cobrar. Si el objetivo de nuestra empresa son las ventas a crédito (Copel, Electra, Famsa, etc.) este puede ser un reporte un provechoso, saber cuales son los niveles de crédito de nuestros clientes, quiénes son nuestros clientes, cuales son los productos mayormente solicitados a crédito y muchos datos más que se obtienen a partir de estos informes. Clasificación de las cuentas por cobrar Las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas como de exigencia inmediata: a corto plazo y a largo plazo CORTO PLAZO LARGO PLAZO En las cuentas a cobrar a corto plazo según el c-3 normas de información financiera pueden sub clasificarse de acuerdo a su origen en dos grupos: A CARGO DE CLIENTES OTROS DEUDORES CLIENTES: esta compuesto de los montos que acuerdan los clientes con la empresa, debido al crédito tomado por la venta OTROS DEUDORES: Provienen de operaciones diferentes a las ventas y servicios de la empresa
Objetivos de las cuentas por cobrar Su objetivo primordial es el de registrar todas las operaciones originadas por adeudos de clientes, de terceros o de funcionarios y empleados de la compañia MÓDULO DE CUENTAS POR COBRAR Las cuentas por cobrar se originan con la venta de mercancías o con la prestación de un servicio a crédito y representan los procedimientos de cobro a deudores. En este módulo se registran y se da seguimiento a todas las cuentas de los clientes, además procesa facturas, mantiene historia de ventas por cada cliente, e identifica a los clientes con cuentas vencidas. Características a investigar para el sector: Permitir controlar y parametrizar toda la información básica relacionada con las personas. Manejar el concepto de persona única. Realizar una definición completa de los servicios de crédito. Definir de cualquier tipo de periodicidad por parte del usuario las cuales a su vez interactúan para obtener diferentes periodos de pago de los créditos. Permitir crear un ilimitado número de programas de crédito o servicios