Bibliotecas del Gobierno Vasco MANUAL PARA LA GESTIÓN DE LECTORES Junio 2012
Histórico de versiones Fecha Versión Descripción 25/06/2012 1.0 Borrador inicial Manual para la Gestión de lectores. Versión 1.0 2
ÍNDICE 1 OBJETO Y ALCANCE DEL MANUAL...4 2 ALTA DE NUEVOS USUARIOS...4 2.1 Datos del lector... 5 2.2 Datos... 6 2.3 Préstamo... 8 2.4 Direcciones... 9 2.5 Otros (Optativo)...10 2.6 Listado Otros Tipos (Optativo)...11 3 AÑADIR LECTORES MULTITIPO...12 4 TRANSFERIR LECTORES...14 Manual para la Gestión de lectores. Versión 1.0 3
1 OBJETO Y ALCANCE DEL MANUAL Este manual tiene como objeto detallar los procedimientos que se deben llevar a cabo a la hora de dar de alta y/o gestionar lectores pertenecientes a las bibliotecas adscritas a la Red de Bibliotecas del Gobierno Vasco (BK). LA BASE DE DATOS DE USUARIOS SERÁ ÚNICA PARA TODAS LAS BIBLIOTECAS PERTENECIENTES A BK, POR LO QUE LAS MODIFICACIONES QUE SE REALICEN AFECTARÁN A TODA LA RED Y NO SÓLO A LA BIBLIOTECA QUE LAS REALICE. 2 ALTA DE NUEVOS USUARIOS Para dar de alta nuevos lectores, se seguirá el siguiente procedimiento: 1. El usuario deberá rellenar un formulario en el que consignará sus datos personales. 2. Una vez cumplimentado el formulario, el responsable de la biblioteca deberá introducir los datos en el sistema siguiendo los siguientes pasos: - Comprobar si el usuario ya existe en el fichero. Para ello se accederá al módulo de gestión de lectores desde el menú que aparece a la izquierda de la pantalla. - Una vez en la pantalla de lectores, se procederá a buscar al usuario mediante el número del DNI. 3. Una vez comprobado que el lector no existe, se procederá a darle de alta en el fichero de lectores, consignando para ello los campos requeridos por el sistema. En la ventana Gestión de lectores hacemos clic en añadir consignar los datos necesarios para dar de alta al nuevo lector., y procederemos a Manual para la Gestión de lectores. Versión 1.0 4
2.1 Datos del lector Nº de lector: El número de lector será el DNI introducido sin puntos ni la letra final. En el caso de adultos sin DNI, se pondrá un cero (0) de manera que el sistema le asigne automáticamente un número. Password: Rellenaremos este campo con 4 ceros (0000). Indicaremos al usuario la conveniencia de modificarlo desde el OPAC Web. Tr./Inic./Nombre: En este campo se consignan los datos correspondientes al tratamiento, la inicial del nombre y el nombre del lector respectivamente. La forma de cumplimentar este campo será: - Inicial: Se transcribirá la inicial o iniciales del nombre en mayúsculas seguidas de punto. En el caso de dos iniciales, se teclearán sin espacio. Ej.: R.M. (Rosa María). - Nombre: Se tecleará en minúsculas, salvo la inicial, y sin acentos. - Apellidos: Se consignarán dos apellidos, sin acentos para facilitar las búsquedas. Por defecto, el sistema convierte los caracteres en mayúsculas. Manual para la Gestión de lectores. Versión 1.0 5
Asignado a la biblioteca: Esta casilla deberá quedar siempre en blanco, tal como se muestra en el siguiente ejemplo. Biblioteca y sucursal: Se consignarán la biblioteca y la sucursal (si la hubiera) en la que el lector ha sido dado de alta. Nº alternativo - En el caso de los lectores ya existentes.- El sistema ha consignado automáticamente en este campo el antiguo número del lector precedido de las letras CB. 2.2 Datos - En el caso de nuevos lectores.- Este campo se rellenará únicamente cuando el lector no posea número de DNI (será el caso de extranjeros e instituciones). En estos casos, utilizaremos el campo de DNI para consignar, en el caso de extranjeros, el número de su pasaporte, tarjeta de residencia, etc. En la pestaña de datos, en la parte inferior de la pantalla, se cumplimentarán los datos relativos al tipo de lector, perfiles, etc., que previamente han sido parametrizados para la Red de Bibliotecas. Tipo de lector: Se definen los distintos tipos de lectores que pueden encontrarse. Los tipos establecidos son: Manual para la Gestión de lectores. Versión 1.0 6
COD. DESCRIPCIÓN DESCRIPCIÓN ALTERNATIVA DESCRIPCIÓN AIR Funcionario/Profesor Irakurlea Personal al servicio de la Administración de la CAE. BKI Usuario externo Kanpoko irakurlea Lectores no vinculados a la Administración de la CAE DEK Instituciones (Bibliotecas y Centros de Documentación) Erakundeak Este tipo de usuario está destinado a otras bibliotecas con el fin de facilitar el préstamo interbibliotecario. CBU Unidades administrativas Bulegoak Este tipo de usuario está destinado a facilitar el préstamo a Direcciones y Servicios EBK Becarios/Contrata externa Bekadunak Becarios y personal subcontratado Código 3 de lector: De uso particular por cada biblioteca CÓD. DESCRIPCIÓN FIV Funcionario IVAP Perfil del lector: De momento queda libre. No se ha asignado ningún tipo de información. Fecha alta: Se rellena automáticamente con la fecha del día en que se da de alta al nuevo lector. Fecha de renovación: Esta casilla se dejará en blanco Fecha de caducidad: Se rellenará con la fecha de fin de contrato o beca cuando sea necesario (funcionarios interinos con fin de contrato, contratos temporales, becarios, etc.) Fecha de suspensión: Esta casilla se dejará en blanco Último uso: Se rellena automáticamente con la fecha del día en el que se da de alta el lector. Cuando el lector haga uso del servicio de préstamo, se actualizará automáticamente con la fecha del último día en el que retire documentos en préstamo, realice una devolución o reserve algún documento. Manual para la Gestión de lectores. Versión 1.0 7
2.3 Préstamo En la pestaña de préstamo, se cumplimentarán los datos relativos al préstamo: Art. prestados dom.: Se rellena automáticamente con un cero (0). Según el lector haga uso del servicio de préstamo se irá actualizando con la información del número de documentos prestados a domicilio que tenga en cada momento. Art. prestados sala: Se rellena automáticamente con un cero (0). Se irá actualizando automáticamente Art. en petición: Se rellena automáticamente con un cero (0). Se irá actualizando automáticamente con el número de artículos solicitados en petición que tenga en cada momento. Reservados: Se rellena automáticamente con un cero (0) y al igual que los campo anteriores se actualizará automáticamente con el número de reservas que el lector tenga en cada momento. Deuda: Se rellena automáticamente con un cero (0). En nuestro caso siempre tendrá ese valor ya que la política de préstamo establecida no contempla las sanciones de tipo monetario. Pagado: Se rellena automáticamente con un cero (0). Pendiente: Se rellena automáticamente con un cero (0). Devoluciones atrasadas: Se rellena automáticamente con un cero (0). El sistema actualizará automáticamente el número de préstamos que se han devuelto fuera de plazo. Modelo de carta: Se rellena automáticamente con el 1, que es el modelo por defecto. Veces suspendido: Se rellena automáticamente con un cero (0). Cartas enviadas: Se rellena automáticamente con un cero (0), y se actualiza automáticamente con el número de cartas que se hayan enviado al lector (reclamación de préstamos, reservas, notificación del estado de las desideratas, etc.) Manual para la Gestión de lectores. Versión 1.0 8
2.4 Direcciones Dirección 1: Campo obligatorio. Se consignarán los datos en minúsculas y sin abreviaturas y de la siguiente manera: Personal al servicio de la administración incluyendo becarios y contratas externas y unidades administrativas - Primera línea: Nombre del departamento u organismo al que pertenezca omitiendo la palabra Departamento - Segunda línea: Servicio - Tercera línea: Dirección postal (sólo para el caso de delegaciones) Instituciones y Usuarios externos - Primera línea: Dirección postal - Segunda línea: Código postal y localidad ( en mayúsculas) - Tercera línea: En blanco Dirección 2: No se utiliza Teléfono: Se transcribirá sin espacios. Teléfono 2: Campo optativo. La forma de cumplimentación es igual al dato de Teléfono. Teléfono móvil: Campo optativo. La forma de cumplimentación es igual al dato de Teléfono. Utilizar e-mail: Se seleccionará este campo en el caso de que se vaya a mandar las cartas por correo electrónico. Se marcará siempre, a no ser que el usuario solicite recibir las notificaciones por correo postal. E-mail: Se consignará la dirección electrónica del usuario en minúsculas. Manual para la Gestión de lectores. Versión 1.0 9
2.5 Otros (Optativo) Mensaje: Este campo puede utilizarse para escribir comentarios sobre el lector. La información aquí consignada se visualizará en las pantallas de préstamo, devolución y consultas. Notas: Para escribir un comentario sobre el lector que sólo se visualiza en esta pantalla. Mensaje circulación: Para escribir cualquier anotación sobre el lector. Esta información se visualizará cuando el lector vaya a llevarse un documento en préstamo. Manual para la Gestión de lectores. Versión 1.0 10
2.6 Listado Otros Tipos (Optativo) Se utilizará sólo en el caso de definir lectores multitipo. Manual para la Gestión de lectores. Versión 1.0 11
3 AÑADIR LECTORES MULTITIPO Los lectores están asociados normalmente a un tipo de lector con el fin de definir una política de préstamo que permita retirar documentos. En algunas ocasiones puede que resulte necesario asociar lectores a un segundo perfil. Para ello se utiliza la opción de Listado Otros Tipos, de la ventana de Gestión de lectores. Para crear un lector multitipo seguiremos los siguientes pasos: 1. En la pantalla Gestión de lectores haremos clic en (Buscar) para localizar el usuario al que queremos añadir lector multitipo. 2. Hacemos clic en la pestaña 3. Hacemos clic en Aparecerá la siguiente pantalla, en la que iremos añadiendo los datos del nuevo tipo de lector. En Tipo de lector se seleccionará el tipo de lector que queremos añadir al usuario. La Fecha de registro se rellenará automáticamente con la fecha del día en que se asocia el tipo de lector. El campo Fecha de renovación se dejará vacío. Manual para la Gestión de lectores. Versión 1.0 12
En la Fecha de caducidad se escribirá la fecha límite hasta la cual se permitirá utilizar el servicio de préstamo al tipo de lector secundario. Este tipo de lector secundario puede modificarse haciendo clic en haciendo clic en. o eliminar También es posible cambiar el orden de los tipos secundarios asociados a un lector (siempre que haya 2 ó más), mediante. Manual para la Gestión de lectores. Versión 1.0 13
4 TRANSFERIR LECTORES Esta opción permite el cambio del código de barras de un lector. Utilizaremos esta opción cuando se vaya a sustituir el número que asigna Absysnet por el del DNI que presente el usuario. Mediante la transferencia el sistema asocia automáticamente todas las relaciones del lector al nuevo código de barras. Para transferir lectores seguiremos los siguientes pasos: 1. Buscaremos el lector al que deseamos transferir. 2. Una vez localizado haremos clic en. Si el DNI es inferior a 7 dígitos se pondrá un 0 por delante. (P. ej.: 7236548 habrá que teclearlo como 07236548) OJO!, aunque en ocasiones aparece el siguiente cuadro de diálogo: 3. Haremos clic en y el sistema asignará automáticamente un nuevo código de barras. Manual para la Gestión de lectores. Versión 1.0 14