Introducción La Ley General Tributaria impone a las empresas un conjunto de obligaciones de naturaleza formal, de indudable trascendencia para la gestión del sistema tributario. Entre ellas, destaca la de llevanza y conservación de libros y registros que recopilen la información relevante sobre las distintas operaciones económicas realizadas en el desarrollo de las actividades empresariales y profesionales. Por otro lado, no hay que olvidar que nuestra ley mercantil esencial, nuestro Código de Comercio, incorpora la obligación a cargo de los empresarios de la llevanza de una Contabilidad ajustada a los preceptos recogidos en el mismo y en su normativa reglamentaria de desarrollo. Según las diferentes topologías que puede adoptar la actividad económica empresarial tenemos: - Actividades empresariales de carácter mercantil. En la que es obligatorio confeccionar contabilidad ajustada a lo dispuesto en el código de comercio: Libro de Diario Inventario Cuentas anuales así como legalizar los libros contables en el Registro Mercantil. - Actividades empresariales que no tengan carácter mercantil. En la que deben confeccionar los libros de: Libro de Ingresos y Ventas Libro de Gastos y Compras Libro de Bienes de Inversión. - Actividades profesionales. En la que son obligatorios los libros de: Libro de Ingresos. Libro de Gastos. Libro de Bienes de Inversión. Libros de Suplidos y Provisión de Fondos. Atendiendo al régimen fiscal de IVA la empresa deben confeccionar: Libro de Facturas emitidas. Libro de Facturas recibidas. Libro de Bienes de Inversión Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias. Atendiendo al Régimen tributario: Liquidación de Impuestos mediante los modelos fiscales. Para cumplir con las necesidades de registro de la documentación y la elaboración de los modelos 1
fiscales, Contagest utiliza dos tipos de registro de información: Diario Contable Apuntes Del Diario Contable: Contagest va a sacar la información para elaborar: Libro de Diario. Inventario. Cuentas Anuales Balance de Situación Pérdidas y Ganancias E.C.P.N. Memoria De Apuntes: Contagest va a sacar la información para elaborar: Libro de Ingresos y Ventas Libro de Gastos y Compras Libro de Suplidos y P. Fondos Libro de Bienes de Inversión Libro de Facturas Emitidas Libro de Facturas Recibidas. TODOS LOS MODELOS FISCALES (Exceptuando el Modelo 200). Según lo anteriormente expuesto, el registro de la siguiente factura de venta: Debería registrarse en Diario de la siguiente forma: 2
Y además debería registrarse en Apuntes de la siguiente forma: Nota: En actividades de carácter no mercantil o empresarial solo sería necesario el registro en apuntes Esto supone que para la mayoría de las operaciones necesitamos tener la información en ambos registros (Diario y Apuntes). Para poder clasificar la información según los criterios fiscales (Ej. Ingreso/Gasto, Con ó Sin Iva, Operación Intracomunitaria, etc...) de manera que esta pueda ser incorporada tanto en los libros 3
como en los distintos modelos de impuestos, Contagest cuenta con los Tipos de Apuntes. Los Tipos de Apuntes nos van a permitir proporcionar la información fiscal a los apuntes. En el ejemplo anterior para realizar el apunte hemos utilizado el tipo de apunte 7000, que tiene definida la siguiente información Fiscal: Con esto ya podemos conocer que el apunte que hemos registrado de la factura es un Ingreso/Venta, que lleva IVA, que opera en el Modelo 347 y que está clasificado el grupo de renta de Ingresos de explotación. Además de poder definir los criterios fiscales, a los tipos de apuntes les vamos a poder asociar la configuración del asiento contable asociado a cada tipo, así el tipo de apunte anterior tendrá: Con esto la definición completa del tipo de apunte es: De esta forma para realizar el registro de la factura, nos basta con realizar el registro en Apuntes, y Contagest nos genera de forma automática el Asiento de diario. 4
Este proceso de generación de diario se encarga también, atendiendo a la configuración del Tipo de Apunte, de buscar la cuenta asociada al (Cliente, Proveedor, acreedor, deudor) en el mayor de cuentas (la búsqueda se realiza según la raíz de cuenta configurada + el Nif registrado) y si esta no existe la crea de forma automática. Otra ventaja de generar el diario automáticamente a partir del apunte es que este queda vinculado con las líneas que genera, de manera que nos permite acceder desde la línea del diario al apunte que la generó, así como a su mantenimiento: En caso de borrar el asiento se borran los apuntes asociados a las líneas de este. En caso de modificar/borrar un apunte se modifican/borran las líneas asociadas a este. En algunos casos la generación del asiento de diario a partir del apunte, no es posible, ya que un 5
mismo importe debe de estar desglosado en varias cuentas o que un mismo asiento debería ir en apuntes distintos ya que las líneas se corresponden a importes con definición fiscal diferente, etc. Para estos casos Contagest incorpora los Asientos predefinidos. Los Asientos predefinidos nos van a permitir establecer plantillas de asientos y añadirle a estas la información necesaria para que a partir del asiento que la utilice se genere apunte ó apuntes a efectos fiscales. Vamos a ver un ejemplo: Viendo la definición del asiento predefinido para el asiento de la Nomina de un trabajador: Vemos que la línea asociada a la cuenta 640000000000 tiene asociado el tipo de apunte 6400 y como cantidad la base, con esto estamos indicando a Contagest que cuando registremos un asiento en diario haciendo uso de este asiento predefinido, se genere también un apunte con el tipo 6400 (que está definido fiscalmente como un gasto sin Iva) y la cantidad asignada en la línea forma parte de la Base/importe del apunte. Esta es la línea general sobre la que se basa la toma de datos de Contagest. Ahora pasaremos a explicar de forma individual y detallada cada una de las opciones vistas: Tipos de Apunte Asientos Predefinidos Apuntes Diario Contable. 6
Tipos de Apunte Cuando accedemos a Tipos de Apuntes nos aparece la ventana de selección, con una vista tipo tabla desde donde podemos: Buscar Seleccionar Borrar Acceder al mantenimiento (Altas y Modificaciones). Barra de tareas Cabecera de las columnas Campos en Negrita: Nos indican que la vista se puede ordenar/buscar por este campo. La columna con un color celeste indica el campo sobre el que está ordenada la vista. El valor introducido en el campo de búsqueda busca ó filtra los valores que cumplen con el valor introducido al pulsar la tecla (Enter) ó al pulsar el botón de búsqueda. El literal que aparece al lado del botón de búsqueda nos indica el campo y el tipo de búsqueda a ejecutar. El tipo de búsqueda puede ser de dos tipos: Buscar Filtrar Buscar: El valor a encontrar tiene que coincidir en posición y valor. Ej: Para el valor 001 Valores Seleccionados 7
0001 0010 0002 0010 0020 Filtrar: El valor a encontrar tiene que coincidir solo en valor. Ej: Para el valor 001 Valores Seleccionados 0001 0001 0002 0010 0010 0020 Ventana de Inserción/Edición. Barra de tareas Descripción y valores de los campos Código: Es el código del Tipo de Apunte, se aconseja hacerlo coincidir con los 4 primeros dígitos de la cuenta principal asociada a su configuración contable. Descripción: Descripción del Tipo de Apunte. Tipo: Clasifica fiscalmente el Tipo de Apunte, su valor puede ser uno de los siguientes: Gastos/Compras Ingresos/Ventas Provisión de Fondos Suplidos Regularización de Inversiones 8
Importaciones Exportaciones Atributos de Tipo: Especifica características del campo tipo, sus valores pueden ser: Atributos de Operación: Especificar el características del Tipo de Apunte. Grupo de Renta: Agrupa el Tipo de Apunte según pertenezca a las clasificaciones de Renta. Su valor puede ser uno de los siguientes: Si el campo Tipo es Gastos/Compras, Importaciones : Excluidos Consumo de explotación Sueldos y Salarios Seguridad Social a cargo de la Empresa Otros gastos de personal Arrendamientos y Cánones Reparación y Conservación Servicios profesionales independientes Suministros Otros servicios exteriores Tributos fiscalmente deducibles Gatos financieros Amortizaciones Perdidas por deterioro de valor elemento patrimonio Colaboración - incentivos al mecenazgo Otros conceptos fiscalmente deducibles. Si el campo Tipo es Ingresos/Exportaciones : Excluidos Ingresos de explotación Subvenciones corrientes Subvenciones Capital Otros ingresos Indemnizaciones Autoconsumos de bienes y servicios Operaciones especiales: Nos permiten especificar características dependientes del los campos Tipo y de los Atributos. Si el campo Tipo es Ingresos/Exportaciones y los atributos Activo Fijo, Rdto. Capital e Intracomunitaria están desmarcados, los posibles valores de operaciones especiales serán: 9
Vacio Operaciones sujetas con derecho a devolución Operaciones no sujetas con derecho a devolución. Si el atributo Intracomunitarias esta marcado, los valores posibles de operaciones especiales serán: Envío/recep. bienes realización de inf. peric. Transf. bienes adquis. bienes art.9,apdo3/16 apdo.2 Barra tareas de la configuración contable Descripción y valores de los campos Cuenta: Cuenta contable. Los valores que podemos introducir son: Cuenta contable (12 dígitos) Raíz Cuenta contable + * : En el proceso de generación del diario se muestra una ventana con para selección con las cuentas contables que cumplen con el filtro de Raíz Cuenta Contable. * + Raíz Cuenta Contable : En el proceso de generación del asiento se buscará la cuenta contable que coincida con Raíz cuenta Contable y el Nif introducido en el Apunte. Si existe esta será la cuenta seleccionada, si no existe crea en el mayor una cuenta con el siguiente número correlativo a Raíz cuenta contable y el Nif introducido en el Apunte. D/H: Si el importe va al Debe o al Haber. Descripción: Texto asociado a la línea. Se le pueden añadir las siguientes variables que serán sustituidas por sus valores correspondientes en el proceso de generación del asiento. <D> Nº del Documento <S> Nombre del sujeto asociado al apunte. <A> Nº del apunte que genera el asiento. Cantidad: Cantidad asignada en el apunte que se utiliza como valor para el importe del Debe ó Haber, puede contener alguno de los siguientes valores: Base IVA Retención Total Línea Cobro/Pago: Sirve para marcar las líneas del asiento asociadas con el cobro ó el pago. Esto nos va a permitir definir en un mismo Tipo de apunte operaciones de crédito y de contado. En el proceso de apunte se indicará si se desean generar o no las líneas asociadas a cobro/pago. Asientos Predefinidos Cuando accedemos a Asientos Predefinidos nos aparece la ventana de selección, con una vista 10
tipo tabla desde donde podemos: Buscar Seleccionar Borrar Acceder al mantenimiento (Altas y Modificaciones). Barra de tareas Ventana de Inserción/Edición. 11
Barra de tareas Descripción y valores de los campos Código: Es el código del Asiento Predefinido. Grupo: Permite establecer agrupaciones para una mejor organización. Descripción: Descripción del asiento predefinido para su localización y búsqueda. Barra tareas de las líneas Descripción y valores de los campos Cuenta: Cuenta contable. Los valores que podemos introducir son: Cuenta contable (12 dígitos) Raíz Cuenta contable + * : En el proceso de validación de la cuenta desde el diario se muestra una ventana para selección con las cuentas contables que cumplen con el filtro de Raíz Cuenta Contable. D/H: Si el importe va al Debe ó al Haber. Concepto: Concepto que se traslada al concepto de la línea del diario. Importe: (Nulo) a utilizar en próximas versiones para implementar asientos periódicos. Tipo: Tipo de apunte asociado a la línea. Este valor nos va a permitir vincular al asiento un Apunte fiscal. Cantidad: Importe vinculado al Apunte fiscal. Nota: Se genera un apunte por cada Tipo de Apunte distinto presente en el asiento predefinido. Apuntes Cuando accedemos a Apuntes nos aparece una ventana de selección con una vista tipo tabla desde la que podemos: Buscar Acceder al mantenimiento (Altas/Modificaciones) 12
Filtrar la selección entre un rango de fecha y entre rango de importes. Ventana de Inserción/Modificación/Borrado Nº Apunte: Número consecutivo de Apunte. Clave: Clave asociada al apunte, por defecto Contagest selecciona la última clave utilizada. Tipo de apunte: Código del tipo de apunte asociado al apunte (Ctrl-Enter) nos abre la ventana de selección. Descripción: Descripción del apunte, si está vacío Contagest traslada la descripción del Tipo de apunte. Casilla de retención: Nos indica si se ha registrado retención en el apunte. Si durante un nuevo apunte marcamos esta casilla Contagest nos abrirá la pestaña de retenciones una vez salgamos del campo Importe. Si no la hemos marcado inicialmente pero registramos retenciones, la casilla se marcará en el proceso de grabación. NIF: Sujeto asociado al apunte. Nº Fact/Doc.: Nº de factura o de documento identificador del apunte. Fecha Apunte: Fecha del apunte. Es la fecha con la que se generará el asiento en diario, y es la fecha que Contagest tiene en cuenta a la hora de generar los Modelos Fiscales. Fecha Documento: Fecha que figura en el documento que estamos registrando. Fecha Operación: Fecha en la que se lleva a cabo la operación documentada. (Se utiliza en el modelo 340). Importe: Si el apunte es sin IVA se corresponde con el importe del apunte. Si el apunte es con IVA puede tener el total (Iva incluido) ó la base, según nos sea más fácil realizar el apunte. Asiento: Permite seleccionar una de las siguientes opciones: 0 - Sin Cobro/Pago El proceso de generación del asiento de diario no genera las líneas marcadas como líneas de Cobro/Pago 1 - Con Cobro/Pago El proceso de generación del asiento de diario genera las líneas marcadas como líneas de Cobro/Pago 13
3 - No generar No se genera asiento de diario 4 - Sin asiento No genera asiento de diario, pero si éste existiera por una grabación anterior lo borra. Tipo de Iva y Tipo de Recargo: Estos son campos temporales que nos van a servir para introducir las líneas de Iva. Una vez tecleado el tipo de IVA y/o recargo, el valor del importe pendiente se asigna a la base y a la línea de Iva se traslada el tipo y el recargo tecleado. Forma de registrar según el importe sea Base o Total. 1. Si el importe que nos facilita el documento que estamos registrando es la base: a. Registrar en importe la base b. Registrar el tipo de Iva/tipo de recargo c. Se traslada la base y el tipo a la línea d. Se valida y al regresar a tipo de Iva si coincide el total base de las línea con lo registrado en importe Contagest preguntará por la grabación del apunte. 2. Si el importe que nos facilita el documento que estamos registrando es el total: a. Registrar el total en el importe b. Registrar el tipo de Iva/tipo de recargo c. Se traslada la base y el tipo a la línea. Dejar a cero la base, y el importe se traslada al total, pulsar Enter y Contagest nos calcula la base y la cuota. d. Se valida y al regresar al tipo de Iva si coincide el total de las líneas con lo registrado en importe Contagest preguntará por la grabación del apunte. Nota: Si se quieren registrar varios tipos de Iva el funcionamiento será el mismo que el explicado anteriormente, simplemente habrá que asignar el importe (base o total) correspondiente al tipo de Iva de la línea que estamos registrando en cada momento. Borrar una línea de Iva: Para borrar una línea de Iva nos posicionamos sobre ella y pulsamos el botón de borrado. Pestaña de retención Base retención: Importe de la retención. Tipo: Tipo de la retención Irpf: Retención. Clave 190/193: Clave de la retención asociada a estos modelos. Subclave: Según la clave 190/193 seleccionada permite seleccionar una subclave. Otros datos 14
Inmuebles arrendados: Nos permite asociar un inmueble a una operación de alquiler. Se nos muestra para selección los inmuebles asignados a la empresa. (Ver: Datos Empresa Inmuebles). Clave Operación: Clave operación 340. Se nos muestra una selección entre las admitidas por el 340. Nº Factura/Ticket, Desde Número, Hasta Número: Nos permite registrar agrupaciones de facturas y ticket para el 340. Identificaciones factura rectificativa: En el caso de registro de factura rectificativa indicaremos la factura/s que rectifica. Pestaña asiento generado Aparece solo cuando estamos en edición y nos muestra una vista del asiento generado en el diario, así como un botón para acceso a este. Nota: Es en el proceso de grabación cuando se genera el asiento de diario. Diario Cuando accedemos a Diario nos aparece una ventana de selección con una vista tipo tabla desde la que podemos: Buscar Acceder al mantenimiento (Altas/Modificaciones) Filtrar la selección entre un rango de fecha ó por tipo de asiento. 15
Ventana de Inserción/Modificación/Borrado Barra tareas Asiento: Nº de Orden e identificativo del apunte. Fecha: Fecha del apunte. 16
Clave: Clave asociada al apunte, por defecto se asigna la última utilizada. Tipo: Clasifica el apunte. Se aconseja no cambiar ni asignar ya que Contagest asignará este valor de forma automática al realizar los procesos de: Apertura Cierre Pérdidas y Ganancias Regularización de existencias Barra tareas líneas de diario El botón Modelo 347 se activa solo si la raíz de la cuenta sobre la que estamos posicionados es: 430,440,431,433,434,435,436,438,441,446,449 y el apunte es acreedor. Nos va a permitir introducir la siguiente información para el 347: Si marcamos la casilla de Cobro en efectivo la línea aparecerá sobre fondo verde para indicar esta situación. El botón Claves Analíticas definidas. nos permite desglosar el importe entre las claves analíticas 17