PROCEDIMIENTO DEL REGISTRO DE SOLICITUDES RELACIONADAS CON LAS FACTURAS Con objeto de dar cumplimiento a la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público (BOE de 28 de diciembre de 2013), la Oficina de Atención al Ciudadano establece para los registros administrativos el siguiente procedimiento: 1. PROCEDIMIENTO DE REGISTRO La factura en sí no es susceptible de registro 1, sino que ha de ser una solicitud, escrito o comunicación. Es por ello que cualquier factura o facturas deberán venir acompañadas de la oportuna solicitud. Como aclaración: - Las solicitudes, escritos o comunicaciones de los ciudadanos deben ser registradas. - Por el contrario, los documentos que las acompañan no son objeto de registro. A estos efectos, se han propuesto dos modelos dependiendo de la cuantía de la factura y que deberán utilizarse en la presentación de solicitudes de facturas dependiendo del caso considerado. - Modelo A, para facturas de importe superior a 5.000. - Modelo B, para facturas de importe igual o inferior a 5.000. Cuando sea una unidad en el ámbito del MECD quien presente las facturas no será necesario consignar el campo CIF, siendo suficiente indicar el nombre de la unidad y el funcionario que las entrega. Se adjuntan dichos modelos de solicitud en el anexo de este documento. Desde el día 15 de enero de 2015, estarán obligadas al uso de la factura electrónica y a su presentación a través del punto general de entrada que corresponda las entidades siguientes: - Sociedades anónimas; - Sociedades de responsabilidad limitada; - Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española; - Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria; - Uniones temporales de empresas; - Agrupación de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones; 1 Artículo 38 (LRJ-PAC), que se complementa con las instrucciones de la SEAP sobre criterios para la aplicación por los registros del Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de copias de documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro: La LRJ-PAC distingue entre las solicitudes, escritos y comunicaciones de los ciudadanos y los documentos que deben acompañarse a aquéllos porque preceptivamente lo exige la norma procedimental correspondiente o que voluntariamente se aportan por los interesados para fundamentar o reforzar sus pretensiones. NOTA INFORMATIVA FACTURAS UNIDADES 1
- Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de titulización hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones. Esto se complementa con las indicaciones de la Intervención Delegada que establece que las facturas se podrán presentar en soporte papel cuando se trate de: - Personas físicas - Entidades públicas No obstante las oficinas de registro darán entrada a todas las facturas que se quieran entregar, siendo el órgano gestor el encargado de comunicarles la obligatoriedad de entregarlas mediante la plataforma electrónica. Como excepción a esta obligatoriedad, las Administraciones Públicas podrán excluir reglamentariamente de esta obligación de facturación electrónica a las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros y a las emitidas por los proveedores a los servicios en el exterior de las Administraciones Públicas hasta que dichas facturas puedan satisfacer los requerimientos para su presentación a través del Punto general de entrada de facturas electrónicas, de acuerdo con la valoración del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, y los servicios en el exterior dispongan de los medios y sistemas apropiados para su recepción en dichos servicios. 2. TRAMITACIÓN El registro administrativo en el que se reciba la factura la remitirá inmediatamente a: - La oficina contable competente (es decir la Intervención delegada de cultura o de educación, según proceda), siempre que sea superior a 5.000. - La unidad tramitadora (cuando la factura sea igual o inferior a 5.000 ). No obstante, cuando el importe sea igual o inferior a 5.000 se podrá remitir a la oficina contable, si así lo exigen en su presentación. Las facturas que se remitan al Ministerio por correo postal sin ninguna solicitud que las acompañe se devolverán al remitente. 3. INTERACCIÓN DEL REGISTRO CON LAS UNIDADES 3.1. ATENCIÓN PRESENCIAL En ningún caso se procederá a compulsar las facturas presentadas en el marco de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. La normativa vigente 2 vincula el ejercicio del derecho a la obtención de copias 2 Artículo 8 del Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo. Cuando las normas reguladoras de un procedimiento o actividad administrativa requieran la aportación de copias compulsadas o cotejadas de documentos originales, el ciudadano podrá ejercer su derecho a la inmediata devolución de estos últimos por las oficinas de registro en las que se pretende la solicitud, escrito o comunicación a la que deba acompañar la copia compulsada, con independencia del órgano, entidad o administración destinataria. Las oficinas de registro no están obligadas a compulsar copias de documentos originales cuando dichas copias no acompañen solicitudes, escritos o comunicaciones presentadas por el ciudadano. NOTA INFORMATIVA FACTURAS UNIDADES 2
compulsadas siempre que el procedimiento o actividad administrativa requiera de la aportación de dichas copias compulsadas o cotejadas de documentos. Solo en este caso las oficinas del registro deben proceder a la compulsa. Si alguna unidad, a efectos de su control interno, desea disponer de compulsas de las facturas, siempre tiene la posibilidad de utilizar para ello un sello de compulsa propio. Una vez registrada la solicitud, en ningún caso se procederá a la devolución de la factura. 3.2. CORREO POSTAL Desde las oficinas del registro se devolverán al remitente las facturas que entren por correo postal y que no vengan acompañadas de una solicitud. 4. DEVOLUCIÓN DE FACTURAS A LOS PROVEEDORES POR PARTE DE LAS UNIDADES Y REGISTRO DE SALIDA Cuando no proceda la aceptación de la factura por parte de la unidad tramitadora, su devolución se realizará a través de la oficina contable, de conformidad con lo establecido en el punto 4.b de la Disposición Adicional Primera de la Orden HAP/492/2014. Las tres oficinas de registro del Departamento ejercen funciones de recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones para las distintas unidades del Departamento, esto es, actúan de registro de entrada. El registro de salida no está centralizado, las diferentes unidades del Departamento realizan el registro de salida de su documentación, bien de forma manual o bien a través de herramientas independientes. El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) en el ámbito de la Administración Electrónica, establece la obligatoriedad de interconexión de los registros de las Administraciones Públicas y obliga a sustituir las soluciones registrales actuales por una plataforma integrada que dé cumplimiento al ENI. Ya se ha puesto en marcha la nueva plataforma para el registro de entrada del MECD que permita cumplir con estas obligaciones. En lo que respecta a la interacción del registro de entrada con el resto de las unidades funcionales del Departamento y el registro de salida, se están evaluando posibles alternativas tecnológicas. 5. SUMINISTRO DE INFORMACIÓN SOBRE EL ESTADO DE LAS FACTURAS A tenor de lo establecido en el artículo 9 de la Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, la Administración Pública proporcionará información sobre el estado de las facturas a petición previa del proveedor. Cuando se formulen este tipo de solicitudes en el registro administrativo se remitirán, con independencia de su importe, a la Unidad Tramitadora, para su respuesta al solicitante desde la unidad correspondiente. 11 de febrero de 2016 NOTA INFORMATIVA FACTURAS UNIDADES 3
6. ANEXO MODELOS DE SOLICITUD DE PRESENTACIÓN DE FACTURAS MODELO A: FACTURAS DE IMPORTE SUPERIOR A 5.000 SOLICITUD DE PRESENTACIÓN DE FACTURAS EN EL DE EDUCACIÓN, CULTURA A cumplimentar obligatoriamente por el interesado con los datos que habrá proporcionado la Unidad Tramitadora: Código Denominación Oficina Contable Unidad Tramitadora Órgano Gestor La cumplimentación de los datos referentes a la Oficina Contable, Unidad Tramitadora y Órgano gestor también es obligatorio cumplimentarlos en cada una de las facturas presentadas. D/Dª,. con NIF en nombre y representación de....... con CIF..y domicilio a efecto de notificaciones en la dirección... :... de conformidad con artículo 3 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, PRESENTA LAS SIGUIENTES FACTURAS (consignar el nº de factura de cada una de ellas) En a. de... de 201 Firma NOTA INFORMATIVA FACTURAS UNIDADES 4
MODELO B: FACTURAS DE IMPORTE IGUAL O INFERIOR A 5.000 SOLICITUD DE PRESENTACIÓN DE FACTURAS EN EL DE EDUCACIÓN, CULTURA A cumplimentar obligatoriamente por el interesado con los datos que habrá proporcionado la Unidad Tramitadora: Código Nombre Órgano Gestor Unidad Tramitadora La cumplimentación de los datos referentes a la Unidad Tramitadora y Órgano gestor también es obligatorio cumplimentarlos en cada una de las facturas presentadas. D/Dª,. con NIF en nombre y representación de....... con CIF..y domicilio a efecto de notificaciones en la dirección... :... de conformidad con artículo 3 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, PRESENTA LAS SIGUIENTES FACTURAS (consignar el nº de factura de cada una de ellas) En a. de... de 201 Firma NOTA INFORMATIVA FACTURAS UNIDADES 5