Servicio de Acreditación Ecuatoriano RI05 R01 2015-12-03 Reglamento Interno FUNCIONAMIENTO DEL CONSEJO TÉCNICO CONSULTIVO DEL SAE El presente documento se distribuye como copia no controlada. Su revisión vigente debe ser consultada en la página web www.acreditacion.gob.ec Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: DGC DGC DE G. Llanos G. Llanos E. Ruiz Fecha: 2015-12-03 Fecha: 2015-12-03 Fecha: 2015-12-03
INDICE 1. OBJETO... 3 2. ALCANCE... 3 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA... 3 4. DEFINICIONES... 3 5. RESPONSABILIDADES... 3 5.1 ATRIBUCIONES DE LA PRESIDENCIA... 3 5.2 FUNCIONES DE LA SECRETARÍA... 4 6. DESCRIPCIÓN... 4 6.1. ESTRUCTURA... 4 6.2. PROPUESTAS Y CONCLUSIONES... 5 7. REGISTROS... 5 8. ANEXOS... 6 CONTROL DE CAMBIOS... 6 Pág. 2 de 6
1. OBJETO El presente documento establece el funcionamiento del Consejo Técnico Consultivo del SAE. 2. ALCANCE Las disposiciones establecidas en el presente documento son de aplicación obligatoria para todas las partes interesadas relacionadas con el SAE y que conforman el Consejo Técnico Consultivo. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA a) Ley del Sistema Ecuatoriano de la Calidad; b) Reglamento General de la Ley del Sistema Ecuatoriano de la Calidad; c) NTE INEN-ISO/IEC 17011 Evaluación de la conformidad Requisitos generales para los organismos de acreditación que realizan la acreditación de organismos de evaluación de la conformidad; 4. DEFINICIONES Son válidas las definiciones de la Norma INEN ISO/IEC 17000, en su edición vigente. Se deben considerar también las siguientes definiciones: Acreditación: Atestación de tercera parte relativa a un organismo de evaluación de la conformidad que manifiesta la demostración formal de su competencia para llevar a cabo tareas específicas. Consejo Técnico Consultivo (CTC): Órgano colegiado del SAE que tiene participación del sector productivo, universidades y expertos, de consulta obligatoria cuyos pronunciamientos tienen el carácter referencial no vinculante. OEC: Organismo de Evaluación de la Conformidad (laboratorios, organismos de certificación, organismos de inspección). Apelación: Solicitud presentada por un OEC acreditado o en proceso de acreditación, para reconsiderar la decisión tomada por el SAE en relación a su estado de acreditación. Queja: Expresión de insatisfacción, diferente de la apelación, presentada por una persona u organización al SAE, con respecto a sus actividades o a las de un OEC acreditado, para la cual se espera respuesta. 5. RESPONSABILIDADES 5.1 Atribuciones de la Presidencia Son atribuciones de la Presidencia del Consejo Técnico Consultivo: a) Representar al Consejo en caso de ser necesario; b) Convocar a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Consejo, conjuntamente con la Secretaría del Consejo; c) Elaborar el orden del día de manera conjunta con la Secretaría; d) Dirigir la reunión con el más absoluto respeto a la persona y dignidad de cada miembro, dando oportunidad de expresar sus puntos de vista, y otorgar el uso de la palabra; Pág. 3 de 6
e) Poner a discusión los asuntos y someter a votación las propuestas de pronunciamientos; f) Verificar y declarar el resultado de la votación, cuando aplique; g) Autorizar la asistencia de personas que, sin ser miembros del Consejo, podrían participar en las reuniones, en calidad de asesores u observadores, mientras dure el tratamiento de asuntos específicos, con voz pero sin voto, cuando su presencia haya sido aceptada previamente por todos los miembros. h) Firmar en representación de todos los miembros, conjuntamente con el Secretario del Consejo, cualquier acta, pronunciamiento o comunicado oficial del Consejo Si por alguna razón el presidente no puede asistir o debe ausentarse de la reunión, se nombrará a un presidente ad-hoc. 5.2 Funciones de la Secretaría a) Enviar a todos los miembros las Convocatorias a las reuniones del Consejo; b) Registrar la lista de asistencia a las reuniones; c) Proporcionar los documentos técnicos necesarios a todos los asistentes; d) Preparar las actas resolutivas de cada reunión, para su revisión y aprobación por parte de la Presidencia; e) Mantener los archivos organizados con la documentación completa generada por el Consejo; y, f) Notificar los pronunciamientos del Consejo Técnico Consultivo al SAE. 6. DESCRIPCIÓN 6.1. ESTRUCTURA El CTC-SAE se conformará de acuerdo a lo establecido en el Artículo 70 del Reglamento General a la Ley del Sistema Ecuatoriano de la Calidad El CTC- SAE realizará una reunión ordinaria anual y de manera extraordinaria, cuando la Presidencia considere apropiado o por lo menos los representantes de dos sectores lo soliciten. En este último caso la Presidencia deberá proceder con la convocatoria dentro de los siguientes diez días. Cada reunión se convocará, en la medida de lo posible, con 10 días de anticipación a la fecha de la reunión. La convocatoria la realizará la Presidencia a través de la Secretaría del Consejo. A dicha convocatoria se adjuntarán las actas, informes y otros documentos de análisis. Previo al ingreso a una reunión, los asistentes deben firmar el compromiso de confidencialidad y se verificará que dispongan del nombramiento que lo designe como miembro del CTC-SAE. El quórum de las sesiones del CTC- SAE se conformará con la presencia de un representante de cada sector que conforma el CTC-SAE, acorde a lo dispuesto en el Artículo 70 del Reglamento General a la Ley del Sistema Ecuatoriano de la Calidad. Luego de 30 minutos de la hora fijada, si no existe quórum la Presidencia deberá convocar en un nuevo día y hora, sin perjuicio de que los asistentes se reúnan en Comisión General para conocer los puntos del orden del día. La Secretaría mantendrá un registro de la asistencia de los miembros del CTC- SAE a cada sesión, en el cual se hará constar el nombre de los miembros que asisten y la firma de cada uno. Con los datos de este registro, la Presidenta o Presidente del Consejo, solicitará al miembro ausente que justifique su inasistencia en el término de veinticuatro horas y recordará su obligación Pág. 4 de 6
de estar presente en las sesiones, en caso de dos ausencias consecutivas se solicitará el remplazo de su delegado. Los pronunciamientos del CTC-SAE deberán ser emitidos por mayoría simple; y, en caso de que exista empate, el presidente tendrá voto dirimente, a fin de emitir un pronunciamiento. Los representantes de los OECs acreditados se elegirán, por cada zona o región conforme lo establecido en el inciso final del Artículo 70 del Reglamento General a la Ley del Sistema Ecuatoriano de la Calidad. Para este efecto, la Dirección Ejecutiva del SAE solicitará por medios electrónicos, sin perjuicio de los medios físicos, que los OECs presenten las hojas de vida de sus candidatos a representantes del CTC-SAE, a fin de que sean calificadas, y se designe al representante. No podrán participar en el Consejo los OECs cuya acreditación se encuentre suspendida. En las zonas o regiones donde exista un solo OEC, éste representará directamente a dicha zona o región. Para los representantes de la academia, se realizará el procedimiento descrito en el Artículo anterior, en lo que fuere aplicable, considerando también la fecha de acreditación de la institución de educación superior y su condición de pública, privada o cofinanciada. Si por alguna circunstancia un integrante del Consejo Técnico Consultivo del SAE deja de pertenecer a la institución a la cual representa, deberá informar oportunamente de este hecho a la presidencia del Consejo, quien solicitará a la Secretaría que invite nuevamente a un representante del sector de interés al que pertenecía dicho miembro, a conformar el Consejo Técnico Consultivo del SAE en reemplazo al miembro saliente. 6.2. PROPUESTAS Y CONCLUSIONES Los pronunciamientos del Consejo Técnico Consultivo se registrarán en actas como recomendaciones. En las actas constarán únicamente las resoluciones y, si algún miembro solicita que su participación conste en el acta, sus pareceres serán igualmente registrados. De la misma manera, cualquier explicación sobre algún tema podrá incorporarse a las actas bajo solicitud de alguno de los miembros. Las resoluciones que tome el Consejo Técnico Consultivo entrarán en vigencia tendrán validez cuando el acta que contenga las mismas sea aprobada por los miembros y firmada por la Presidencia y la Secretaría. Los miembros podrán aprobar el acta a través de cualquier medio escrito o a través de correo electrónico, para lo cual la Secretaría registrará una copia de esta evidencia que será adjuntada a las actas. 7. REGISTROS Los principales registros relacionados con el presente documento son: F PG10 01 F PG10 02 F PG10 03 Convocatoria Registro de asistencia Acta Pág. 5 de 6
Adición Supresión Servicio de Acreditación Ecuatoriano - SAE 8. ANEXOS Sin anexos. Control de Cambios Fecha Revisión Modificaciones 2015-12-03 R01 Todo el documento Localización del cambio (artículo, numeral, etc.) Contenido Modificado Todo X X Adaptación del documento al formato de procedimiento. 6.1 X X Cambio Dirección General (DG) por Dirección Ejecutiva (DE). Todo X X 6.1 X X Cambio Organismo de Acreditación Ecuatoriano (OAE) por Servicio de Acreditación Ecuatoriano (SAE) El quórum de las sesiones del CTC- SAE se conformará con la presencia de un dos representantes de cada sector que conforma el CTC-SAE, acorde a lo dispuesto en el Artículo 70 del Reglamento General a la Ley del Sistema Ecuatoriano de la Calidad. Se incluye requerimiento de firma del compromiso de confidencialidad y verificación de nombramiento como miembro, previo a cada reunión. Pág. 6 de 6