Unidad de Nuevas Tecnologías Manual ULISES INSTRUCTIVO GENERAL Ulises es el módulo que les permite a los estudiantes de pregrado y posgrado consultar información académica y financiera vía Web. Una vez el estudiante ingrese a ULISES podrá consultar: Historia académica Notas del semestre Promedios Datos básicos Pensum del estudiante (Plan Académico) Horario y turnos de matricula. Registrar líneas de énfasis Para ingresar a ULISES el usuario debe digitar en la barra del navegador la siguiente dirección: http://sai.unaula.edu.co/ulises-ual/ ésta lo llevará a la siguiente página. En esta pagina, deben ingresar los datos de usuario y contraseña y luego seleccionar la opción Entrar para acceder al módulo. Tras esta acción se abre un pantallazo en el que inicialmente el estudiante podrá visualizar mensajes, los cuales son adaptables a las necesidades de la universidad. En la parte superior derecha podrá escoger la opción CONSULTAS, la cual le permitirá visualizar información su académica y financiera. La primera opción que el estudiante podrá ver una vez allá seleccionado la opción de Consultas, es la que corresponde a DATOS BÁSICOS, cuando el estudiante la abre, puede ver datos personales como lo son Nombres, Apellidos, Numero de documento de identidad, entre otros. El estudiante no podrá modificar los campos en gris, los campos que tienen la pestaña en negrilla son modificables a partir de listas desplegables y finalmente los campos que están vacíos son para que el estudiante complete la información a partir de texto. Una vez el estudiante haya hecho cualquier tipo de cambios en los espacios modificables, deberá seleccionar la opción guardar, si el procedimiento fue exitoso le saldrá un nuevo pantallazo notificándole. Una vez el estudiante haya hecho cualquier tipo de cambios en los espacios modificables, deberá seleccionar la opción guardar, si el procedimiento La siguiente opción que Ulises muestra al estudiante es la de ESTUDIOS, allí se muestra información relacionada con datos de programas técnicos, tecnólogos, de pregrado o posgrado que haya cursado el estudiante dentro de la Universidad o fuera de ésta. exitoso le saldrá un nuevo pantallazo notificándole. A continuación, se encuentra la a opción GRUPO FAMILIAR que le permite al estudiante consultar información referente a familia, dichos datos fueron ingresados por él mismo al momento de realizar el proceso de inscripción para la universidad. Seguido al grupo familiar, el estudiante encontrará la opción, PRUEBAS ICFES a partir de ésta el estudiante puede ver la información concerniente a los resultados de las Pruebas Saber Pro, además datos relacionados con año de presentación, puntajes y otros. Por otro lado, se encuentra la opción ESTADOS cuando el estudiante la abre puede visualizar el estado en el que se encuentre los estudios que este cursando. El estudiante podrá encontrar estados como: Activo Retirado por rendimiento académico Graduado En trámites de Matrícula, entre otros. La opción que se muestra en la imagen es la de HISTORIA ACADÉMICA, ésta le permite al estudiante visualizar las notas obtenidas en determinadas materias, para ellos debe seleccionar el semestre del cual quiera conocer los resultados y tras esto presionar la opción consultar. Cuando el estudiante llene los campos requeridos para la consulta de historia académica, inmediatamente le saldrá un pantallazo con información relacionada al código de la materia, el nombre de ésta, el número de créditos, la nota obtenida y otros. Cuando el estudiante llene los campos requeridos para la consulta de historia académica, inmediatamente le saldrá un pantallazo con información relacionada al código de la materia, el nombre de ésta, el número de créditos, la nota obtenida y otros. NOTAS DEL PERÍODO, es la opción por medio de la cual el estudiante conocerá su proceso académico, pues inmediatamente el docente digite una nota, el alumno podrá visualizarla a través de esta pestaña. El estudiante puede consultar las notas de semestres pasados o del semestre en el que se encuentre matriculado. Además podrá visualizar el nombre de la evaluación, la nota que sacó en ésta y el porcentaje. A continuación nos permitimos describir la opcion de PROGRAMACIÓN DE EVALUACIONES. Es en ésta en la cual el estudiante puede ver como su docente ha estructurado la programacion de evaluaciones y actividades académicas. Pueda tambien visualizar el nombre de la actividad, tambien las fechas de publicacion de las notas y el porcentaje que el profesor destinó para cada trabajo. La pestaña que a continuación se muestra es la de HORARIO, cuando el estudiante la abre ingresa a información del horario que matriculó para el semestre que este cursando. Puede ver los nombres de las materias, los créditos, el horario en que debe asistir a las clases, además fecha inicial y final de los cursos. Entre otros. Las LÍNEAS DE ÉNFASIS son básicamente temáticas de profundización en la formación estudiante. El estudiante a través de ULISES puede consultar en cuál de ellas se encuentra matriculado, únicamente debe seleccionar la pestaña que recibe dicho nombre. Seleccionando la pestaña que recibe dicho nombre. Después de líneas de énfasis, está la opción de PRERREQUISITOS Y CORREQUISITOS. Cuando el estudiante la habilita inmediatamente podrá visualizar un documento en extensión PDF que le presenta su plan de estudios incluyendo las materias que tenga prerrequisitos. Ahora, se muestra la opción de REAJUSTES, ella le permite al estudiante obtener un registro de los movimientos que haya realizado en cuanto a adición o cancelaciones de materias. Dicho informe también le mostrará datos detallados de la fecha en la cual se originó el reajuste, fecha en que se haya generado la liquidación y otros. En este orden de ideas, a continuación el estudiante puede consultar en que momento o periodo a llevado a cabo una cancelación de materia, para esto debe seleccionar el semestre y luego dar clic en la pestaña Continuar. Si tiene materias canceladas le mostrará el código de ésta, la fecha de cancelación y por quién fue cancelada, entre otros. Si por el contrario nunca ha llevado a cabo ese proceso en la pantalla los campos estarán vacíos. La opción que luego le muestra al estudiante tiene que ver con los LIQUIDACIONES, al estudiante seleccionarla puede mirar en que estado se encuentran las liquidaciones que haya generado (Matrícula general, reajustes, habilitaciones y otros). Existen varios estados para éstas. PAG: Significa que la liquidación esta pagada GEN: Significa que la liquidación esta generada y no ha sido pagada. La penúltima opción es la de REPORTE DE ASISTENCIA, que básicamente le permitirá al estudiante visualizar cuantas faltas a clase le ha reportado en docente, es importante mencionar que el estudiante puede consultar inasistencias de semestres pasados. La pestaña también permite observar con cuántas inasistencias se le cancelan la materia etc. Finalmente se encuentra la pestaña nombrada DOCUMENTOS TRAÍDOS a partir de ella el estudiante visualizará dentro de la papelería exigida por la universidad, cuál tiene registrada o cuál tiene pendiente.
REGISTRAR MATERIAS La opción que a continuación describiremos,, le va a dar la opción al estudiante de realizar en línea el proceso de selección de materias, escogencia de los horarios y los grupos para éstas y además la prestación del servicio de reajustes. A continuación de manera explicita describiremos cada una de las pestañas que se despliegan de la opción matrícula. Cuando el estudiante selecciona matrículas, le habilitará las siguientes opciones. Registrar materias Seleccionar Horarios Reajustes El primer paso que el estudiante lleve a cabo en su proceso de matrícula es REGISTRAR MATERIAS, al escoger dicha pestaña, esto le habilitará un pantallazo con el semestre al cual se va a matricular, el código del estudiante y el programa al cual se encuentra inscrito. A continuación el usuario debe dar clic en la opción aceptar para empezar a visualizar las materias que va a matricular. Tras seleccionar aceptar, se le habilitará al usuario un nuevo pantallazo en el cual se le expone el articulo 30 y además se le dan datos referentes a su semestre, código, número de identificación y demás. En la parte inferior le aparecerán las pestañas AGREGAR MATERIAS, que le permitirá visualizar cuáles son las materias que podrá cursar, y la pestaña VOLVER que siempre lo llevará a la página anterior, sin sacarlos de ULISES. Ahora, el estudiante debe escoger las materias que vaya a matricular, dando clic en cada una y luego presionando la opción AGREGAR MATERIAS, que le aparece en la parte inferior derecha. Debe tener en cuenta que en una primera instancia le aparecerán las que haya perdido o en las que vaya más atrasado, esto se establece a partir de el reglamento estudiantil en su artículo 28 que define las materias de niveles inferiores y las que han de ser repetidas deberán ser cursadas con prioridad. Por ende una vez haya seleccionado las materias perdidas en el registro de materias, le aparecerán las otras materias que pueda cursar para el semestre académico. Es importante explicarle al lector de este manual que para seleccionar las materias complementarias o los énfasis, debe desplegar la pestaña que recibe el nombre de básicas obligatorias, allí le mostrará dichas opciones. Una vez seleccionadas las materias que el sistema por defecto le trae, escogiendo nuevamente la opción REGISTRAR MATERIAS, podrá observar otras materias que puede cursar. Escójalas y de clic en la opción agregar materias. En el mismo pantallazo el usuario observará la pestaña Volver a materias registradas, que le permitirá ver las que ya a anexado a su registro. Una vez tenga ingresada todas las materias que quiera cursar, debe seleccionar la opción CONFIRMAR REGISTRO. Tras lo cual le aparecerá un mensaje informándole que el proceso se llevó a cabo exitosamente
SELECCIÓN DE HORARIO La pestaña SELECCIÓN DE HORARIO, le permite al estudiante escoger los grupos y los horarios en los cuales quiere cursar las materias que anteriormente anexó por medio de la ruta Matrículas- Registrar Materias. Cuando el usuario haya desplegado la opción Selección horario le aparecerá un pantallazo con información referente a al artículo 22, en éste se establecen las responsabilidades del estudiante y de la universidad con respecto al tema de matrículas. El usuario debe dar clic en la pestaña Conozco y acepto las condiciones para visualizar los horarios que tienen las materias que antes anexo. Cuando el usuario haya seleccionado la opción anterior, conozco y acepto las condiciones, le generará un nuevo pantallazo, por medio del cual podrá visualizar las materias que ya ha seleccionado para matricular, también podrá eliminar algunas de las materias que ya escogió o por el contrario, si el numero de créditos se lo permite, agregar otras. Continúa a estas opciones se encuentra la casilla SELECCIONAR GRUPOS, la cual debe ser presionada por el estudiante para proceder a hacer la escogencia de su horario de estudios. Ahora, se establece un nuevo pantallazo en el cual el estudiante deberá ir seleccionando cada materia y a continuación escoger la opción BUSCAR GRUPOS, esto le permitirá visualizar la oferta de horarios y grupos para cada una de las materias que haya seleccionado. Cuando el estudiante presione Buscar Grupos, mirará los distintos horarios que existen para la misma materia, es importante que el estudiante recuerde que debe dar clic en el grupo que desee. Este mismo procedimiento debe llevarlo a cabo con el resto de las materias. El usuario puede visualizar los dias de las clases, la hora inicial y final, ademas el aula a la que deberá asistir y el profesor que direccionará, entre otros. En la medida en que el estudiante vaya escogiendo grupo a las materias, el horario le irá quedando establecido y en la pantalla se le mostrará un cuadro con la hora y los días en los que tendrá clases. Cuando haya escogido grupo a todas las materias, deberá presionar el botón CONFIRMAR SELECCIÓN DE HORARIOS, para proceder a generar la liquidación para pago de derechos de matrícula, cabe mencionar que mientras no tenga grupo en todas las materias ésta opción no aparecerá. Es importante que recuerde que una vez haya escogido esta opción, ya no podrá realizar cambio alguno des de ULISES. Cuando haya confirmado el registro, el sistema le confirmará que termino el proceso de selección de horario exitosamente, y además le explica la ruta en la que puede consultar y a su vez imprimir la liquidación para pago de la matrícula.
REAJUSTES El estudiante puede acceder a la pestaña REAJUSTES seleccionando la casilla matrículas que le desplegará un submenú ubicando dicha opción en la tercera y ultima elección. A partir de reajustes un estudiante podrá eliminar una materia, lo cual le generará un saldo a favor o por el contrario agregar una materia, lo cual le generará una liquidación que deberá cancelar. Aquel estudiante que no haya pagado la liquidación de matrícula general, no podrá llevar a cabo ningún tipo de cambio en lo que respecta a su selección de materias y horarios. Una vez que haya oprimido reajustes se le habilitarán un submenú que le permitirá ya sea eliminar o agregar una materia. Además se le muestra la opción MENÚ ANTERIOR, el cual le permitirá regresar al submenú de la pestaña matrículas. Cuando el estudiante ingresa a la opción ADICIÓN DE MATERIAS dicha opción le facilitará la visualización de un mensaje por medio del cual se le muestra al estudiante el semestre, el código y el programa en el cual se encuentra inscrito. Para proceder a anexar materias debe presionar la casilla ACEPTAR. Nuevamente se le establecerá al estudiante un pantallazo que en el que él puede observar el numero de créditos máximo que puede matricular para el semestre, el código, el cual vale la pena aclarar esta compuesto por la cohorte ingreso a la universidad, cuatro dígitos aleatorios y finalmente el código de la facultad, además podrá ver el nombre, y otros datos. Para poder observar que materias puede adicionar debe oprimir la casilla AGREGAR MATERIA, que se encuentra ubicada en la parte inferior, siendo la primera de derecha a izquierda. Ahora el estudiante verá cuáles son esas materias que puede adicionar, para agregarlas debe dar clic en la que desee y proceder a oprimir Agregar Materia. Debe recordarse que si se desea agregar una materia complementaria, énfasis u otra, es necesario desplegar la pestaña Básica Obligatoria y allí encontrará las distintas opciones. A continuación el estudiante tiene que escoger horario y grupos para esas materias que acaba de adicionar, ello puede hacerlo accediendo a la pestaña de la parte posterior SELECCIONAR GRUPOS, el usuario a su vez puede eliminar las materias por la opción Eliminar materia ubicada también en la parte posterior, puede, eligiendo la segunda pestaña que se encuentra en la parte inferior de derecha a izquierda, agregar otros cursos y finalmente puede escoger la opción volver que lo llevará al registro de materias. Entonces se escoge la pestaña Seleccionar grupos. Ahora el estudiante verá el horario que tiene registrado y además puede empezar a escoger los grupos en los que cursará las materias que haya adicionado, para ellos debe escoger la materia y proceder a presionar la opcion buscar grupos En la medida en que vaya desplegando la casilla que contiene las materias y dando clic en la opción BUSCAR GRUPOS, ULISES le mostrará la oferta de horarios que hay para éstas. Recuerde que debe dar clic en el circulo que enuncia el grupo que quiera matricular y luego de ellos dar la opción Continuar. El estudiante utilizará el mismo procedimiento para buscar grupo a todas las materias, ULISES le mostrará los grupos que pueda escoger y también le mostrará cuáles se le cruzan con el horario ya seleccionado, los horarios que se cruzan pueden ser visualizados por el estudiante, mas no escogidos. Ahora, ULISES le mostrará la estudiante un mensaje con el cual se confirma que el proceso ha sido realizado exitosamente. Nota Aclaratoria: Para mirar la liquidación generada por los reajustes, debe tener en cuenta que esta se mostrará en la casilla consultas- Liquidaciones, en las fechas establecidas por la Universidad.
REAJUSTES Retiro de materias Para eliminar una materia el estudiante debe seleccionar la casilla Matrículas, que se encuentra en la parte posterior, en el submenú que se despliega debe escoger la opción reajustes y luego dar clic en Retiro de materias. Además se le mostrará al estudiante un mensaje referente a la cancelación de cursos y matrícula, el estudiante deberá leerlo y podrá presionar la opción CONOZCO Y ACEPTO LAS CONDICONES para eliminar las materias que ya no desee cursar. El estudiante podrá ver a continuación el listado de todas las materias que había anexado anteriormente en el proceso de matricula. Para eliminarla debe dar clic en el círculo que le precede al curso y seguido a ellos seleccionar la opción ELIMINAR MATERIA. Tras haber seleccionado la materia que se desea eliminar, ULISES le mostrará la estudiante un mensaje en el que le indaga si esta completamente seguro de eliminar la materia. Si el estudiante no tiene ninguna duda frente a esto, entonces debe dar clic en la opción ACEPTAR. Nota Aclaratoria: Luego de eliminar una materia, en el periodo de reajustes, al estudiante le quedará un saldo a favor que podrá utilizar en cualquiera de los servicios que ofrece la universidad. Certificados, pago de matrícula, pago de habilitaciones, entre otros. Finalmente le aparece un mensaje al estudiante confirmándole que ha llevado a cabo exitosamente el retiro de la materia. ENLACES DE INTERÉS Por medio de la pestaña ENLACES DE INTERÉS el estudiante tendrá acceso a un listado de link que lo direccionarán a páginas que la universidad considere importante, que tienen relación con la academia u otros. Para acceder a la información que contiene cada una de estas, únicamente debe dar clic en el link CONTÁCTENOS Por medio de la pestaña ENLACES DE INTERÉS el estudiante tendrá acceso a un listado de link que lo direccionarán a páginas que la universidad considere importante, que tienen relación con la academia u otros. Para acceder a la información que contiene cada una de estas, únicamente debe dar clic en el link y en una nueva página se le habilitará el sitio web. AYUDA Por medio de esta opción el estudiante podrá visualizar a través de videotutoriales la forma en que debe desarrollar algunos procesos en ULISES. Esta herramienta es ideal en el instante en el que el estudiante tenga una duda, pues puede ingresar a ella y allí conocer cómo desarrollar procesos. Finalmente, para mayor seguridad el estudiante debe abandonar ULISES por la pestaña SALIR, la cual se encuentra como ultima opción en la parte superior de derecha a izquierda. Esperamos que este manual te haya sido de utilidad y por medio de él puedas responder todas las preguntas e inquietudes sobre ULISES. Unidad de Nuevas Tecnologías Universidad Autónoma Latinoamericana Unidad de Nuevas Tecnologias Universidad Autónoma Latinoamericana Correo Correoelectrónico: electrónico:proyecto.fundadores@unaula.edu.co equipofundadores@unaula.edu.co Tel: 511 21 99 Ext.: 184 Tel: 511-21-99 Ext:174