Instructivo Registrar Solicitud de Ficha Técnica de Homologación

Página: 1 de 42 APROBACIONES Elaborado por: Clímaco López Castro / Cargo: Coordinador de Pruebas Aprobado por: Alberto Quevedo Barragán / Revisado por: Olga Nieto / Cargo: Administradora de Cargo: Jefe de procesos funcionales Pruebas CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha de Modificación aprobada Descripción de las Modificaciones Numeral del documento modificado 1 07-07-2011 Elaboración inicial del documento NA 2 27-10-2011 Observaciones revisión Universidad Nacional NA 1 SG.I. 93 Registro de Solicitud de FTH Uso Público

Página: 2 de 42 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO 3 2. ALCANCE 3 3. DESCRIPCIÓN 3 4. REGISTRAR SOLICITUD DE FICHA TÉCNICA DE HOMOLOGACIÓN 5 2 SG.I. 93 Registro de Solicitud de FTH Uso Público

Página: 3 de 42 1. Objetivo Proporcionar una guía detallada a los usuarios de las empresas ensambladoras e importadoras de vehículos y fabricantes de carrocerías, para realizar el ingreso de los datos específicos en cuanto al Registro de la Solicitud de las Fichas Técnicas de. 2. Alcance Inicia con la selección de la funcionalidad en el aplicativo HQ-RUNT Fichas Técnicas de, y termina con la pantalla de confirmación de la solicitud registrada. Dentro de las solicitudes de homologación a registrar para servicio público, particular y/o oficial, pueden ser consideradas, entre otras: Tipo de homologación: CHASIS y VEHÍCULO CARROZADO Para las modalidades de servicio Mixto Pasajeros Carga 3. Descripción A continuación se describe el procedimiento que debe seguir un usuario del sistema para realizar el registro de las Fichas Técnicas de. Es importante tener en cuenta que: La presentación de los procedimientos está en el mismo orden en el cual el menú se visualiza dentro de la aplicación HQ-RUNT. Los campos de color salmón que aparecen dentro de cada una de las pantallas, son obligatorios, el no ingreso de información en los mismos, genera un mensaje informativo y no permite continuar con el proceso. 3 SG.I. 93 Registro de Solicitud de FTH Uso Público

Página: 4 de 42 La descripción de este proceso inicia después que el usuario del sistema RUNT, que se encargará de la realización del trámite o solicitud, se encuentra autenticado, es decir ha registrado su usuario, contraseña y huella digital (Instructivo Ingreso Aplicativo HQ-RUNT). El símbolo antepuesto a un campo indica que el campo es de doble digitación. Si el campo no coincide, luego de digitar la información dos veces, cambia a color rosado Si las dos digitaciones coinciden, el campo cambia a color verde En los campos de fecha, se presenta el ícono que permite buscar una fecha. Dé clic sobre este ícono y el sistema despliega una ventana con el mes actual. Con los botones y puede desplazarse un mes adelante y atrás. Con los botones y puede desplazarse un año adelante y atrás. Al dar clic sobre la fecha deseada, el sistema transfiere la información al campo desde el cual se hizo el llamado. 4 SG.I. 93 Registro de Solicitud de FTH Uso Público

Página: 5 de 42 4. A través de esta funcionalidad, el sistema permite al usuario registrar la solicitud de Ficha Técnica de. Paso 1 Seleccione la opción Administración del menú principal. 5 SG.I. 93 Registro de Solicitud de FTH Uso Público

Página: 6 de 42 Dé clic en la opción Fichas Técnicas de 6 SG.I. 93 Registro de Solicitud de FTH Uso Público

Página: 7 de 42 Dé clic en la opción Registro de Solicitud de Ficha Técnica 7 SG.I. 93 Registro de Solicitud de FTH Uso Público

Página: 8 de 42 El sistema despliega la siguiente pantalla: Opción Probar FTH Esta opción posibilita el registro de una solicitud de FTH en estado de PRUEBA, lo que permite para dicha solicitud, que el usuario realice modificaciones o adiciones posteriores, antes de enviar en forma definitiva dicha ficha técnica, para ser validada por el Ministerio de Transporte. 8 SG.I. 93 Registro de Solicitud de FTH Uso Público

Página: 9 de 42 Datos del Formulario Plano a escala: Este campo corresponde al plano a escala del automotor de la Ficha Técnica de que se desea Registrar. El Plano debe ser a escala 1:20 con las dimensiones externas e internas del vehículo carrozado o del chasis, el tamaño del archivo no debe superar 4 Megas y con las extensiiones *.dwg, *.dwx No Es Necesario Registrarlo En Solicitud De Ficha Técnica De : Opción Probar FTH, SI es Necesario Registrarlo En Solicitud De Ficha Técnica De : Opción Enviar FTH Nro de CUPL: Este campo corresponde al Comprobante Único de Pago, de la Ficha Técnica de que se desea Registrar. No Es Necesario Registrarlo En Solicitud De Ficha Técnica De : Opción Probar FTH, SI es Necesario Registrarlo En Solicitud De Ficha Técnica De : Opción Enviar FTH Tipo de : Campo obligatorio. Seleccione de la lista, el tipo de Formato de la Ficha Técnica de que se desea registrar. 9 SG.I. 93 Registro de Solicitud de FTH Uso Público

Página: 10 de 42 Modalidad de Servicio: Campo obligatorio. Seleccione de la lista, la modalidad de servicio del Formato de la Ficha Técnica de que se desea Probar. Clase de Vehículo: Campo obligatorio. Seleccione de la lista, la clase de vehículo del Formato de la Ficha Técnica de que se desea Probar. 10 SG.I. 93 Registro de Solicitud de FTH Uso Público

Página: 11 de 42 Radio de Acción: Campo obligatorio. Seleccione de la lista, el radio de acción del Formato de la Ficha Técnica de que se desea Probar. Tipo de Servicio: Campo obligatorio. Seleccione de la lista, el tipo de servicio del Formato de la Ficha Técnica de que se desea Probar Tipo de Designación: Campo obligatorio. Seleccione de la lista el tipo de designación del Formato de la Ficha Técnica de que se desea Probar. 11 SG.I. 93 Registro de Solicitud de FTH Uso Público

Página: 12 de 42 Tipo de Distancia entre Ejes: Campo obligatorio. Seleccione de la lista, el tipo de distancia entre ejes del Formato de la Ficha Técnica de que se desea Probar. Marca: Campo obligatorio. Seleccione de la lista, la marca del automotor correspondiente al Formato de la Ficha Técnica de que se desea Probar. 12 SG.I. 93 Registro de Solicitud de FTH Uso Público

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Página: 14 de 42 Año modelo: Seleccione de la lista el año modelo del automotor, correspondiente al Formato de la Ficha Técnica de que se desea Probar. Referencia: Este campo permite al actor registrar la referencia del automotor, correspondiente al Formato de la Ficha Técnica de que se desea Probar. 14 SG.I. 93 Registro de Solicitud de FTH Uso Público

Página: 15 de 42 Nro l Chasis: Campo obligatorio. Ingrese el número de una FTH tipo Chasis, ya registrada y aprobada en el sistema. Este campo es visible y obligatorio cuando se selecciona tipo de homologación Carrocería. Dé clic en el botón, si el sistema no encuentra registros que cumplan con los filtros de búsqueda, se presenta el siguiente mensaje: De lo contrario el sistema despliega en forma editable el formato para ser diligenciado correspondiente a la FTH que se desea registrar. NOTA: Conforme al tipo de homologación seleccionada por el usuario, el sistema solicita la información específica obligatoria a registrar, lo cual se visualiza claramente a través de campos de registro obligatorios, distinguidos en color salmón 15 SG.I. 93 Registro de Solicitud de FTH Uso Público

Página: 23 de 42 Paso 2 Dé clic en el botón, el sistema retorna a la pantalla principal de Registrar Solicitud para ser utilizado nuevamente. 23 SG.I. 93 Registro de Solicitud de FTH Uso Público

Página: 24 de 42 Dé clic en el botón, después de diligenciar completamente el formato de la Ficha Técnica de que desea registrar, si el sistema encuentra inconsistencias en la información genera las siguientes advertencias: 24 SG.I. 93 Registro de Solicitud de FTH Uso Público

Página: 25 de 42 De lo contrario, el sistema, muestra de manera no editable la información del formato correspondiente a la Ficha Técnica de que se quiere registrar: 25 SG.I. 93 Registro de Solicitud de FTH Uso Público

Página: 30 de 42 Dé clic en el botón, el sistema retorna a la pantalla principal de Registrar Solicitud de FTH, sin almacenar o considerar la información que se haya digitado o incorporado hasta ese momento en la solitud. Dé clic en el botón, el sistema despliega un mensaje en color verde, en el cual se informa el éxito del proceso generando un número de ficha técnica, el cual debe ser empleado o registrado para poder continuar el proceso de la solitud. Dé clic en el botón Solicitud de FTH. el sistema retorna a la pantalla principal de Registrar Paso 3 Luego de registrada una solicitud de FTH en estado de PRUEBA, el sistema le permite al usuario, adicionar o modificar información antes de ser enviada en forma definitiva, si se requiere enviar en forma definitiva la ficha técnica en estado prueba el usuario debe 30 SG.I. 93 Registro de Solicitud de FTH Uso Público

Página: 31 de 42 dar clic en la opción de Enviar Ficha Técnica, para ser validad por el Ministerio de Transporte Para acceder a la opción: consultar una FTH registrada en estado de PRUEBA, y realizar las modificaciones que requiera, realice lo siguiente: Nro. de FTH: Campo obligatorio. Ingrese el número de una FTH en estado de PRUEBA. Consultar: Dé clic en el botón después de diligenciar el campo Nro. de FTH el sistema recupera la información de la Ficha Técnica de que se encuentra en estado PRUEBA. Cancelar: Al dar clic en el botón el sistema inhabilita la opción Nro de FTH. El actor l en la casilla de la pantalla principal de registrar solicitud, digita el número de la Ficha Técnica de en estado PRUEBA generada por el sistema, con lo cual el aplicativo recupera la información que se desea consultar o modificar (se puede modificar toda la información que se haya registrado anteriormente). Modifique o complemente la información que requiera, luego dé clic en el botón, con lo que el sistema guarda nuevamente la Ficha Técnica en estado de PRUEBA o en su defecto puede remitirla como definitiva con la opción de Enviar Ficha Técnica. 31 SG.I. 93 Registro de Solicitud de FTH Uso Público

Página: 32 de 42 Cuando se guarda nuevamente la Ficha Técnica en estado de PRUEBA, si el sistema encuentra inconsistencias en la información genera las correspondientes advertencias. El proceso de guardar nuevamente una Ficha Técnica en estado de PRUEBA, puede ser realizado por el usuario del sistema tantas veces como se requiera. NOTA: Cuando se digita un dato errado en el formato de registro, es decir no se encuentra dentro de la parametrización, el sistema no permite guardar los datos registrados. 32 SG.I. 93 Registro de Solicitud de FTH Uso Público

Página: 33 de 42 Opción Enviar Ficha Técnica Plano a escala: Este campo corresponde al plano a escala del automotor de la Ficha Técnica de que se desea Registrar. El Plano debe ser a escala 1:20 con las dimensiones externas e internas del vehículo carrozado o del chasis, el tamaño del archivo no debe superar 4 Megas y con las extensiiones *.dwg, *.dwx. Es Necesario Registrarlo En Solicitud De Ficha Técnica De : Opción Enviar FTH Nro. de CUPL: Este campo corresponde al Comprobante Único de Pago, de la Ficha Técnica de que se desea Registrar. Es Necesario Registrarlo En Solicitud De Ficha Técnica De : Opción Enviar FTH 33 SG.I. 93 Registro de Solicitud de FTH Uso Público

Página: 35 de 42 Dé clic en el botón información genera el siguiente mensaje:, si el sistema detecta inconsistencia en la De lo contrario, el sistema despliega la siguiente pantalla mostrando de manera no editable los resultados de los cálculos: 35 SG.I. 93 Registro de Solicitud de FTH Uso Público

Página: 40 de 42 Dé clic en el botón Solicitud de FTH., el sistema retorna a la pantalla principal de Registrar Dé clic en el botón, el sistema muestra una ventana indicando que Se firmará digitalmente la información enviada. Seleccione el botón Aceptar, el sistema presenta una alerta de seguridad informando que el proceso queda con firma digital. 40 SG.I. 93 Registro de Solicitud de FTH Uso Público

Página: 41 de 42 Paso 3 Dé clic al botón, con lo cual se está permitiendo la activación de la firma digital; el sistema despliega una ventana para el registro de la clave del certificado digital. 41 SG.I. 93 Registro de Solicitud de FTH Uso Público

Página: 42 de 42 Paso 4 Digite la clave del certificado digital y dé clic al botón certificado es único e intransferible.. Recuerde que el Si el usuario da clic al botón de la pantalla Security Alert, el sistema despliega un mensaje indicando que se ha cancelado el proceso de selección de la firma digital. Dé clic al botón Aceptar, el sistema genera una advertencia indicando que no se permite enviar la información sin firmar digitalmente. El sistema retorna a la pantalla principal del registro de información y para continuar con el proceso envíe nuevamente la solicitud. Nota: Cuando se firma la solicitud, lo que se está haciendo es utilizar la firma digital de la persona que está registrando la solicitud, para tener la trazabilidad del trámite y asegurar que la transacción es realizada por un usuario autorizado en el sistema, el cual se hace responsable por la información enviada en dicha solicitud o transacción. Una vez firmada la solicitud por el usuario del sistema, se despliega un mensaje en color verde, en el cual se informa el éxito del proceso. 42 SG.I. 93 Registro de Solicitud de FTH Uso Público