ESCRITURA COMPLEMENTARIA Ampliación, aclaración, modificación y rescisión de escritura
Escritura complementaria Conocida también como accesoria y es la que tiene por objeto hacer constar un aspecto que completa una principal; ya sea que la modifique, la amplíe o la aclare. Pero también la ratificación, la rectificación, la aceptación, la prórroga, confirmación y la adhesión son escrituras complementarias.
ACLARACIÓN: Cuando el contenido del instrumento es vago, ambiguo o impreciso se procede a faccionar una escritura para darle claridad y cumplir con los requisitos contenidos en el numeral 7, artículo 29 del Código de Notariado.
AMPLIACIÓN: Se otorga cuando en la escritura se han omitido aspectos formales o de fondo que debieron haberse incluido. La omisión no siempre constituye error notarial, se puede deber a que las partes pudieron haber omitido incluir algún aspecto para ellas importante en su declaración de voluntad.
MODIFICACIÓN: Puede ser tanto del contrato como del instrumento, consiste en cambiar algún aspecto que se ha hecho constar en la escritura.
RESCISIÓN: Consiste en dejar sin efecto un instrumento público. Este aspecto también es aplicable al contrato válidamente celebrado, pendiente de cumplimiento, pero que las partes de común acuerdo han decidido dejarlo sin efecto. Si no hay acuerdo, no se puede rescindir extrajudicialmente. Art. 1579 c.c.
Ha quedado entendido que la ampliación, modificación o aclaración de errores de forma, que no sean del artículo 96 del Código de Notariado, pueden hacerse por el notario con la ante firma POR MÍ Y ANTE MÍ; esos casos concretos son:
Los datos de identificación personal de los otorgantes, que no sean sus nombres y apellidos. El no haber dado fe de haber tenido a la vista documentos con los que se acreditó la propiedad del bien objeto del contrato. Haber consignado erróneamente nombres de colindantes y área o medidas de un inmueble al transcribirlos del plano. De lo contrario, se debe hacer comparecer a todos los otorgantes.
Omitir dar fe de tener a la vista los documentos con los que se acredita la representación. Es decir, el notario escribió que el compareciente actuaba en representación de otra persona, describió el título mas no indicó tenerlo a la vista. Haber omitido calificar la representación. Consignar erróneamente el número de identificación tributaria. Consignar erróneamente el número del código único de identificación. Errores ortográficos y mecanográficos cometidos en la escritura y en los nombres o apellidos. P.e escribir Maria por María. Se tilda aunque el DPI no lo indiquen.
No se identificó a los comparecientes ni se menciona que se tuvo a la vista los documentos de identificación personal y tampoco da fe de que los compareciente son del conocimiento del notario. Para corregir nombres y apellidos de los otorgantes que no sea en la comparecencia, otorgamiento o aceptación. Es decir, cuando en la comparecencia se escribieron de una forma y en el resto del instrumento de otra. P.e.: en comparecencia LUCÍA MARIBEL y en el resto solo LUCÍA. (Criterio registral) Error en el folio del bien objeto del contrato. (Criterio registral)
Se haya consignado mal el nombre del notario que autorizó el testimonio, que sirvió para acreditar un derecho. Haber omitido la autoridad o el lugar o la fecha en que se extendió un documento que acredita la representación.
Todas la declaraciones que correspondan al notario como: hago constar o doy fe de que p.e.: 1. Haber omitido dar fe de la lectura del instrumento. 2. Haber omitido hacer las advertencias sobre los efectos del contrato y la obligación registral, en su caso.
INCORRECTO INSTRUMENTO 20 CONSTA: el precio es de CIENTO VEINTE MIL QUETZALES Pero ya no hay espacio para salvar el testado, entonces el notario facciona una escritura de ampliación, aclaración o modificación, POR MI Y ANTE MÍ, en la que hace constar que en el instrumento 20 debe tenerse por testado la palabra CIENTO y por salvada al final.
CORRECTO Autorizar una escritura complementaria en la que las partes aclaren cuál es el precio que pactaron. Si el instrumento público está lleno de testados, entrelineados y adicionados que lo hacen inteligible, lo mejor es cancelarlo (si no está firmado) o rescindirlo (si ya está firmado) y otorgar otro, procurando no cometer los mismos errores.
DE FONDO Haber consignado nombres de colindantes, área o medidas de un inmueble diferentes a los que constan en los planos. Consignar equivocadamente los datos registrales. Consignar equivocadamente los datos del vehículo. Modificación de la razón social en la sociedad civil.
Modificación de la denominación o razón social de la sociedad mercantil, así como del objeto. Como obligación previa el notario debe tener en cuenta que: Salvo en las sociedades por acciones, la modificación de la escritura constitutiva requerirá el voto unánime de los socios. Sin embargo, podrá pactarse que la escritura social pueda modificarse por resolución, tomada por la mayoría que la propia escritura determine, pero en este caso la minoría tendrá derecho a separarse de la sociedad. Art. 16 Código de Comercio de Guatemala. Esto significa que, la modificación de la escritura de constitución requiere del acuerdo de los socios tomada en asamblea general extraordinaria (si es accionada) o en junta general (si no es accionada)
LA AMPLIACIÓN DE LA ESCRITURA DE OTORGAMIENTO DE DECLARACIÓN JURADA DE IDENTIFICACIÓN. Esta escritura complementaria puede otorgarse, aunque la principal ya esté inscrita con demasiado tiempo de antelación, si el otorgante está declarando que no incluyó un nombre que usaba pública y constantemente antes del otorgamiento de la escritura de declaración jurada y presenta al notario documentos coetáneos a la escritura principal. De lo contrario, si el nombre que pretende incluir en la ampliación fue usado pública y constantemente después del otorgamiento de la escritura de declaración jurada y el notario da fe de tener a la vista documentos posteriores a la fecha de la escritura de declaración jurada, necesariamente se debe otorgar otra escritura de declaración jurada.
Ejemplo En 1984 Anacleto Axpuac Cu otorgó declaración jurada en la que declaró que a esa fecha usaba pública y constantemente, además de aquel nombre, los de Anacleto Aspuac y Anacleto Aspuac Cu. Lo cual acreditó con la certificación de su partida de nacimiento, cédula de vecindad y licencia de conducir, respectivamente. Sin embargo, existe una escritura de compraventa otorgada en 1983 en la que se identificó como Anacleto Axpuax Cu. Nombre que no incluyó en la escritura de declaración jurada de 1984. Bien puede, ahora en 2014, ampliar dicha escritura. Pero si ese nombre, ANACLETO AXPUAX CU, aparece usado después de 1984 y se acredita con documentación posterior a 1984, no cabe una escritura de ampliación sino el otorgamiento de una nueva declaración jurada.
CONCLUSIÓN Al momento de proceder a autorizar una escritura complementaria, el notario debe diferenciar cuándo se trata de un caso relativo a las formalidades del instrumento público, cuándo se trata de un caso de fondo, relativo al negocio jurídico o contrato documentado en el instrumento público y cuándo se refiere a errores en la formación del protocolo contenidos en el art. 96 del Código de Notariado. En algunos casos, aunque proceda autorizar una escritura complementaria, se debe observar el procedimiento que establece la ley; tal el caso de las modificaciones de la escritura de constitución de sociedad mercantil. Igualmente, que en otros casos por la época en la que ocurrió el hecho, acto o negocio jurídico ya no procede una escritura complementaria sino autorizar una principal.