Manejo básico de una presentación Crear una nueva presentación PowerPoint ofrece diversas maneras para crear una nueva presentación. Al iniciar una nueva sesión de trabajo con PowerPoint se presenta la ventana de inicio de la aplicación. Esta ventana permite escoger entre las distintas posibilidades que PowerPoint ofrece para crear una nueva presentación: Asistente para autocontenido. Esta opción permite crear una nueva presentación con sugerencias de contenido y de diseño. La nueva presentación contiene texto de muestra que posteriormente puede reemplazarse por el texto que se desee. El Asistente para autocontenido incluye muestras de presentaciones para una serie de temas (como por ejemplo, para una reunión de la organización o para hacer un plan de actividades), así como para elaborar presentaciones que podrán ser utilizadas en Internet. Plantilla. Crea una nueva presentación a partir de una de las plantillas de diseño de PowerPoint. Esta opción no incluye contenido inicial para la nueva presentación. Presentación en blanco. Crea una nueva presentación en blanco usando los valores predeterminados de texto y colores, entre otras configuraciones predefinidas. Esta opción no incluye sugerencias de contenido ni de diseño para la nueva presentación. Además en esta ventana de inicio, PowerPoint ofrece la posibilidad de abrir una presentación ya existente para modificarla o mostrarla, a través de la opción Abrir una presentación existente. Si ya se encuentra trabajando con la aplicación, el procedimiento para crear una nueva presentación es el siguiente: 1. En el menú Archivo, seleccionar la opción Nuevo. Guía del Usuario Página 19
2. En la ventana Nueva presentación que se despliega, se debe elegir la ficha adecuada y a continuación, de las opciones que se visualizan en cada una de ellas, escoger el elemento deseado. Cualquiera sea el procedimiento realizado, PowerPoint permite cambiar la apariencia de la presentación en cualquier momento; es decir, el formato, los colores, etc. Siempre se podrá aplicar una plantilla diferente o cambiar la combinación de colores para la presentación. Crear una presentación a partir de una presentación en blanco Para crear una nueva presentación a partir de una presentación en blanco, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. En el menú Archivo seleccionar la opción Nuevo. 2. En la ventana Nueva presentación que se despliega, elegir la ficha General. 3. Hacer doble clic en el icono Presentación en blanco. 4. En el cuadro de diálogo Nueva Diapositiva que se despliega seleccionar el diseño para la primer diapositiva de la presentación. La nueva presentación utilizará la combinación de colores y los estilos de título y de texto de la presentación predeterminada. 5. La nueva presentación se abre en la vista Diapositiva. A partir de esta, se pueden realizar las modificaciones que se crean pertinentes en el contenido de la presentación. 6. Para finalizar, en el menú Archivo, seleccionar la opción Guardar y a continuación, especificar un nombre y una ubicación para la presentación. Página 20 Guía del Usuario
7. Por último, hacer clic en el botón Guardar. El botón Nuevo de la barra de herramientas Estándar, permite realizar la misma acción. En este caso el cuadro de diálogo Nueva presentación no se presenta y se despliega directamente el cuadro de diálogo Nueva Diapositiva en donde se debe seleccionar el diseño para la primera diapositiva de la presentación. Crear una presentación a partir de una plantilla de diseño Para crear una nueva presentación a partir de una plantilla de diseño, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. En el menú Archivo, seleccionar la opción Nuevo. 2. En la ventana Nueva presentación que se despliega, elegir la ficha Diseño de Presentaciones. 3. Hacer doble clic en el icono que representa la plantilla de diseño que más se acerque a las necesidades de la presentación. 4. En el cuadro de diálogo Nueva Diapositiva que se despliega, seleccionar el diseño para la primer diapositiva de la presentación. La nueva presentación utilizará la combinación de colores y los estilos de título y de texto de la plantilla seleccionada. 5. La nueva presentación se abre en la vista Diapositiva. A partir de esta, se pueden realizar las modificaciones que se crean pertinentes en el contenido de la presentación. 6. Para finalizar, en el menú Archivo seleccionar la opción Guardar y a continuación, especificar un nombre y una ubicación para la presentación. 7. Por último, hacer clic en el botón Guardar. Crear una presentación a partir del contenido y del diseño sugerido Para crear una nueva presentación a partir del contenido y el diseño que sugiere PowerPoint, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. En el menú Archivo, seleccionar la opción Nuevo. Guía del Usuario Página 21
2. En la ventana Nueva presentación que se despliega, elegir la ficha Presentaciones. 3. Hacer doble clic en el icono Asistente para autocontenido. 4. Seguir las instrucciones que se presentan en las diferentes ventanas del asistente. 5. En la segunda ventana del asistente se debe seleccionar el tipo de presentación que se va a impartir, para lo cual se debe escoger una categoría y luego seleccionar de la lista, la presentación más adecuada. Se debe tener en cuenta que se puede agregar una presentación propia eligiendo una categoría y haciendo clic en Agregar. 6. En la tercera ventana del asistente se debe especificar la forma en que se impartirá la presentación. Se puede escoger entre si la misma será presentada por el usuario o si por ejemplo se va a publicar la presentación diseñada en una exposición o Internet. 7. En la cuarta ventana del asistente se debe elegir el tipo de formato para la Página 22 Guía del Usuario
presentación (presentación, transparencias o diapositivas), a partir de esto PowerPoint seleccionará la mejor combinación de colores para la misma. De cualquier manera, luego se puede modificar la apariencia de la presentación rápidamente aplicando cualquier otro esquema de colores disponible en el menú Formato. 8. En la quinta ventana del asistente se debe escribir información para la diapositiva de título. PowerPoint puede sugerir ciertos datos que obtiene de la configuración del equipo. De cualquier manera esta información puede ser modificada posteriormente. 9. Al finalizar, PowerPoint crea la presentación y la muestra en la vista Esquema, a partir de la cual se puede modificar el texto de la muestra según las necesidades y realizar las modificaciones que se crean pertinentes, en esta u otra de las vistas disponibles. 10. Luego de realizar las modificaciones en el contenido de la presentación, en el menú Archivo seleccionar la opción Guardar y a continuación, especificar un nombre y una ubicación para la presentación. 11. Por último, hacer clic en el botón Guardar. Guía del Usuario Página 23
Abrir una presentación existente Una presentación existente puede abrirse en dos momentos diferentes: En el inicio (arranque) de la sesión de trabajo con PowerPoint. Luego de iniciada la aplicación. Para abrir (recuperar) una presentación existente dependiendo del momento en el que nos encontramos, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Realizar una de estas operaciones: Al inicio de la sesión de trabajo, luego de desplegarse la ventana de inicio de PowerPoint, seleccionar la opción Abrir una presentación existente; esta acción despliega la ventana de diálogo Abrir. En medio de una sesión de trabajo de PowerPoint, seleccionar la opción Abrir en el menú Archivo; esta acción despliega la ventana de diálogo Abrir. 2. Especificar la ubicación donde se encuentra el archivo a recuperar en el cuadro Buscar en. Ubicación se entiende por la unidad de disco o de red, y dentro de ésta, una carpeta determinada. 3. Si se desea, en el sector Buscar los archivos que coincidan con estos criterios de búsqueda de esta ventana, se pueden incluir criterios de búsqueda adicionales que se crean pertinentes. Por ejemplo en el cuadro Tipo de archivo se puede establecer un filtro en la visualización de la lista de archivos, mostrando solamente los archivos del tipo indicado en dicha opción. Tener presente que los archivos de PowerPoint del tipo Presentaciones pueden ser Presentaciones con diapositivas Microsoft PowerPoint (*.pps) o Presentaciones de Microsoft PowerPoint (*.ppt) Página 24 Guía del Usuario
4. Una vez localizado en la lista de archivos, seleccionarlo haciendo clic sobre el mismo y luego hacer clic en el botón Abrir, o directamente hacer doble clic sobre el mismo. Al finalizar la operación PowerPoint pone a disposición en una nueva ventana, la presentación contenida en dicho archivo. El botón Abrir de la barra de herramientas Estándar realiza la misma acción. Una vez seleccionado se presenta el cuadro de diálogo Abrir. Guardar una presentación Para guardar una presentación nueva o sea que nunca fue almacenada, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. En el menú Archivo, seleccionar la opción Guardar o Guardar como (indistintamente porque se trata de la primera vez). Dicha acción despliega la ventana de diálogo Guardar como. 2. Especificar la ubicación donde se desea guardar el archivo en el cuadro Guardar en. Ubicación se entiende por la unidad de disco o de red, y dentro de ésta, una carpeta determinada. 3. En el cuadro Nombre de archivo escribir el nombre para la nueva presentación. 4. Para finalizar, hacer clic en el botón Guardar. Para guardar las modificaciones o cambios que ha sufrido una presentación desde la última vez que se la guardó, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar la opción Guardar en el menú Archivo. Esta acción actualizará dicho archivo sin presentar el cuadro de diálogo Guardar como. Es decir que PowerPoint guarda la presentación activa con el nombre de archivo, ubicación y formato actuales. Guía del Usuario Página 25
El botón Guardar de la barra de herramientas Estándar realiza la misma acción. Si es una presentación nueva se desplegará el cuadro de diálogo Guardar como pero si es un archivo que se ha almacenado anteriormente, actualizará la presentación sin presentar dicho cuadro de diálogo. Para guardar una presentación (que se ha almacenado con anterioridad), con otro nombre y/o en otra ubicación, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar la opción Guardar como en el menú Archivo. 2. Esta acción es como la de guardar un archivo por primera vez. En este caso se tendrá la posibilidad de cambiar el nombre con el que ya se ha guardado y la posibilidad o no, de escoger una ubicación distinta para el mismo. 3. Luego de modificar los valores para el nombre, el tipo de archivo o la ubicación para el mismo, hacer clic en Guardar. Si no se cambian los valores en el cuadro de diálogo Guardar como antes de hacer clic en Guardar, PowerPoint muestra un cuadro donde indica la existencia del archivo y pide confirmación para reemplazarlo o no. Insertar o eliminar diapositivas Para eliminar una diapositiva, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar la diapositiva que desee eliminar. En la vista Diapositiva, mostrándola en pantalla. En la vista Clasificador de diapositivas, haciendo un clic sobre ella. En la vista Esquema, haciendo un clic sobre el icono que la representa. 2. En el menú Edición, escoger la opción Eliminar diapositiva. En la vista Clasificador de diapositivas alcanza con presionar la tecla =. Para eliminar varias diapositivas a la vez, en la vista Clasificador de diapositivas, mantener presionada la tecla S mientras se hace clic en las diapositivas que se desean eliminar y, a continuación, presionar la tecla =. Para crear (insertar) una nueva diapositiva, se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. En el menú Insertar, escoger la opción Nueva diapositiva. 2. En el cuadro de diálogo Nueva Diapositiva que se despliega, seleccionar el diseño para la diapositiva. La nueva diapositiva utilizará la combinación de colores y los estilos de título y de texto de la presentación predeterminada. Página 26 Guía del Usuario
La nueva diapositiva se agregará inmediatamente después de la diapositiva actual. En la vista Clasificador de diapositivas, luego de la diapositiva seleccionada o de la posición del cursor. En la vista Diapositiva, luego de la diapositiva visualizada en pantalla. El botón Nueva diapositiva de la barra de herramientas Estándar permite realizar la misma acción. Cancelar o deshacer una acción Como en todas las aplicaciones para Windows, si se realiza un cambio en una presentación, se podrá si se desea, volver a la situación anterior al cambio. Esta operación se llama deshacer. Luego de una operación deshacer se habilita la operación Rehacer la que permite volver a la situación anterior al Deshacer. Para deshacer el último cambio que se realizó, ya sea porque no convenció o simplemente se realizó una acción de manera equivocada (caso muy común es el de borrar texto accidentalmente), se debe seleccionar la opción de menú Edición, y luego elegir la opción Deshacer. Para conseguir esta acción también se puede hacer un clic en el botón que se localiza en la barra de herramientas Estándar. Para volver a la situación anterior al Deshacer, se debe seleccionar la opción de menú Edición, y luego elegir la opción Rehacer. Para conseguir esta acción también se puede hacer un clic en el botón que se localiza en la barra de herramientas Estándar. Guía del Usuario Página 27
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