COMISIÓN NACIONAL DE PREVENCIÓN DE RIESGOS Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS (C.N.E.) PRESENTA LOS SIGUIENTES TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA CONTRATACION DIRECTA N 2013CD-000058-00200 CONTRATACION DE ALIMENTACION, HOSPEDAJE Y SALAS DE CAPACITACION PARA CARTAGO Fecha de recepción de ofertas: Martes 11 de junio del 2013, 11:00 horas San José, COSTA RICA 2013
1 INVITACIÓN La Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias (CNE), promueve e invita a todas aquellas personas físicas o jurídicas interesadas, en la Contratación Directa No. 2013CD-000058-000200 Contratación de alimentación, hospedaje y salas de capacitación para Cartago cuyos fondos se encuentran debidamente reservados del Presupuesto Anual de esta Institución para el periodo 2013. Se tomará en cuenta, todas las ofertas presentadas, incluyendo la de proveedores no invitados. Los interesados pueden obtener información, consultar y adquirir el cartel de contratación en el sistema Compr@RED, a partir del recibido de la presente invitación, al teléfono 2210-2871, 2210-2795; o bien consultar el cartel en la página web de la CNE: www.cne.go.cr Para las consultas relacionadas con las especificaciones técnicas de la contratación se debe comunicar al teléfono 2210-2719 con el Lic. Ricardo Salazar Cruz o al correo electrónico rsalazar@cne.go.cr Se señala como fecha y hora máxima para la recepción de ofertas, a las 11:00 horas del día martes 11 de junio del 2013 la cual se llevará a cabo en el Departamento de Proveeduría Institucional, de manera electrónica, por medio del Sistema Compr@RED. La oferta digital debe estar debidamente identificada con el nombre, número, hora y fecha de apertura y el nombre del oferente, número de cédula jurídica o documento de identidad, fax y correo electrónico. Así como señalar medio para atender notificaciones. 1. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO CONTRACTUAL: Se requiere contratar los servicios de alimentación, hospedaje, salón de capacitación, para 1 taller de capacitación de Micro proyectos Sociales que imparte la Cruz Roja Costarricense y que va dirigido a los miembros de los Comités Municipales de Emergencia de la Región de Cartago, con una duración de 5 días. Ingresando el primer día a partir de las 08:00 horas y saliendo el quinto día después de las 16:00 horas, especificado más adelante. 2. REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD: 2.1. Únicamente se aceptarán ofertas electrónicas presentadas antes de la hora y fecha de la apertura por medio del sistema de COMPRARED. 3. CONDICIONES GENERALES: 3.1. Todos los documentos que se aporten con las ofertas deben ser electrónicos, los cuales deben ser incorporados por el mismo oferente en el sistema CompraRED, que permitan una presentación legible e inequívoca de la información que se proporciona. 3.2. Los precios que contenga la oferta podrán cotizarse en colones costarricenses u otra moneda extranjera, sin embargo para la comparación de ofertas se utilizará el del tipo de cambio de venta de la moneda de referencia del Banco Central de Costa Rica, vigente a la fecha de apertura de las ofertas.
2 3.3. Los precios se entenderán firmes, definitivos e invariables. Se debe indicar los precios unitarios y globales. 3.4. El oferente deberá presentar el desglose de la estructura del precio junto con un presupuesto detallado y completo con todos los elementos que lo componen. 3.5. LA VIGENCIA DE LA OFERTA: No podrá ser menor a 15 días calendario. El plazo para adjudicar será de 15 días después del acto de apertura de ofertas. La INSTITUCIÓN; se reserva el derecho de adjudicar la contratación o declararla desierta o infructuosa de acuerdo a las necesidades Institucionales. 3.6. EL PAGO: Se realizará mediante la forma usual del Gobierno, dentro de los 45 (cuarenta y cinco) días naturales, que cuentan a partir de la fecha en que se consigne en la factura comercial el recibido conforme por el funcionario competente. El pago se realizará mediante depósito en cuenta o transferencia bancaria a la cuenta cliente que el proveedor indique, siendo requisito para ello que el mismo sea titular ante el ente bancario seleccionado y que presente certificación de la cuenta cliente en cada factura. En caso de moneda diferente a la nacional se utilizara el tipo de cambio de venta de la moneda de referencia del Banco Central de Costa Rica, vigente a la fecha de pago de la factura. 3.7. PLAZO DE ENTREGA: Se debe de indicar el tiempo efectivo de entrega en días hábiles, a partir del día siguiente al recibo de la orden de compra. 3.8. De conformidad con la Ley Nº 8488, Ley Nacional de Emergencias y Prevención de Riegos y Atención de Emergencias, en su artículo 53 ésta Institución se encuentra exenta del pago de todo tipo de impuestos, timbres y tasas. 3.9. La Institución se reserva el derecho de adjudicar parcialmente la contratación en caso de ser posible, así como de ajustar las cantidades de acuerdo a su disponibilidad presupuestaria. 4. CONDICIONES LEGALES 4.1. La oferta debe ser firmada por el oferente (firma digital). 4.2. Para efectos de esta contratación y para darle contenido jurídico a cualquier vacío cartelario, se aplicará supletoriamente la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. 4.3. MULTA POR RETRASO EN LA ENTREGA: Si existiera retraso imputable al adjudicatario en la entrega de objeto contractual, éste deberá pagar como multa a la Institución, por la suma correspondiente al 0.5% del valor adjudicado por día de atraso, hasta un máximo del 25% (veinticinco por ciento) del total del contrato. 4.4. El oferente debe presentar con la oferta, lo siguiente: 4.4.1. Declaración jurada rendida por el oferente, de que se encuentra al día en el pago de los impuestos nacionales.
3 4.4.2. Certificación de que el oferente se encuentra al día en el pago de las obligaciones obrero patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social y recibo de la póliza de riesgos del trabajo con alguna entidad aseguradora. 4.4.3. Recibo de cancelación de los impuestos sobre las sociedades anónimas 4.4.4. Recibo o certificación de cancelación del tributo del 5% que los patronos públicos y privados deben cancelar sobre planillas mensuales de sus trabajadores, de conformidad con el artículo 22 de la Ley 8783 (reforma a la Ley 5662) Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, o bien, documento que demuestre que se encuentran en arreglo de pago con la Dirección General de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares. 4.5. Deberá depositar un equivalente al 0.0025 % del monto adjudicado, para efectos de elaborar la orden de compra, los cuales podrán ser pagados en timbres o mediante entero de Gobierno, a favor de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, más 625 por concepto de reintegro de papel. 4.6. Debe presentar el desglose de la estructura del precio, junto con un presupuesto detallado y completo con todos los elementos que lo componen. 4.7. La vigencia de la oferta no podrá ser menor a 60 días calendario, a partir de la fecha de apertura de las mismas. El plazo máximo para adjudicar será de 60 días naturales después del acto de apertura de ofertas. La CNE se reserva el derecho de adjudicar la licitación o declararla desierta o infructuosa. 5. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN: El Estudio Legal y Técnico de las ofertas, estará a cargo de la Asesoría Legal y la Unidad Gestión de Operaciones, respectivamente. Una vez rendidos ambos informes se trasladará el expediente al Comité de Adjudicaciones de la Institución, el cual hará una recomendación a la Dirección Ejecutiva quien en definitiva realizará el acto de adjudicación. 3.2- Las ofertas se calificarán de acuerdo con los siguientes parámetros: Monto de la oferta 100 % Total...100 % 3.2.1- Oferta económica: 100 % El menor precio ofertado y que cumpla con todas las especificaciones obtendrá el 100%, para el resto, se aplicará la siguiente fórmula: Menor precio Puntaje Menor Precio = --------------------------------- X 100 Precio de la oferta en estudio
4 6. GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO: 6.1 El adjudicatario deberá presentar una Garantía de Cumplimiento de un 5% sobre el monto total de la adjudicación en la misma moneda en que se presentó la oferta. 6.2 La garantía de cumplimiento debe de ser depositada en el transcurso de los diez días hábiles siguientes a la comunicación del acto de adjudicación y se regirá por las disposiciones contenidas en la Ley y el Reglamento General de Contratación Administrativa. 6.3 La garantía de cumplimiento rendida mediante títulos valores (bonos o certificados) deberá acompañarse de una certificación de un corredor jurado o operador de bolsa legalmente reconocido por el mismo plazo de vigencia de la garantía. En el caso garantía emitidas por Banco Estatales no se presentará la certificación anterior si la garantía es rendida por menos de un mes. 6.4 La garantía de cumplimiento se deberá depositar en la Tesorería de la C.N.E; esta Sección procederá a confeccionar y entregar al Contratista un recibo por la garantía presentada, copia del mismo deberá presentar en el Departamento de Proveeduría. 6.5 La garantía de cumplimiento deberá tener una vigencia mínima de dos meses adicionales a la fecha definitiva de recepción del objeto del contrato. 6.6 No se aceptan cheques que no sean certificados o de gerencia. 6.7 Se le comunica que las garantías pueden ser depositadas en las cuentas corrientes : Colones No. 001-0276429-6 cuenta cliente 15201001027642961 o Dolares no. 001-0276430-0 cuenta Cliente 15201001027643007; Banco De Costa rica 7. ESPECIFICACIONES TECNICAS: 7.1. ASPECTOS TECNICOS Línea Descripción Características Observaciones Debe ser dentro del 1 Taller de cantón de Paraíso de Capacitación Cartago. Alimentación para el Curso de requerida para cada taller Micro proyectos es de: 125 almuerzos, Sociales para los Taller de capacitación para 25 1 250 refrigerios, 100 Comités participantes del 15 al 19 de julio del 2013. cenas, 100 desayunos. Municipales de Emergencia de la Región de Cartago. 7.2. CONDICIONES TÉCNICAS: Hospedaje requerido para el taller es de 13 habitaciones dobles por 4 noches. a. Comprometerse a brindar el servicio de hospedaje, alimentación, acceso a internet por medio inalámbrico y salón de capacitación. b. Comprometerse a prestar el servicio de conformidad con el número de servicios de alimentación, hospedajes y salón.
5 c. Debe cotizar precios por menús incluyendo los diferentes tipos de servicio tales como: desayunos, almuerzos, refrigerios tanto a media mañana como a media tarde y las cenas. d. Debe cotizar el hospedaje para cada actividad, en habitaciones dobles para 4 noches según fechas con aire acondicionado preferiblemente (no indispensable). e. Que el oferente cuente con parqueo para un total de 10 espacios como mínimo destinados para la actividad. f. El oferente debe comprometerse a coordinar con el responsable de la actividad los horarios de alimentación por cada actividad g. El oferente debe comprometerse a que dentro de las facilidades de las instalaciones exista al menos 1 salón el cual se pueda disponer en montaje forma de U para 30 personas además de dos mesas grandes para los facilitadores y asistente de capacitación, una mesa para instalar equipo audiovisual, con agua en las mesas y una estación de té y café. Con facilidad de conexión para varios equipos electrónicos y con 3 basureros grandes dentro del salón para los trabajos que se van a desarrollar en la capacitación. h. El oferente debe comprometerse que todos los tiempos de servicio de alimentación se proporcionan fuera de las salas de trabajo y el mismo debe ser tipo bufete incluyendo servicio de saloneros. 8. CONSIDERACIONES PARA EMPRESAS PYMES 8.1. Para efectos de comparación de precios entre las mercancías y manufacturas nacionales con las extranjeras, la administración calculara el precio equivalente mediante la aplicación de la formula estipulada en el Decreto 37438-MP-H-Comex-MEIC, del 06/08/2012. 8.2. En cuanto a la forma de pago, en el caso de las PYMES que han demostrado su condición, según lo dispuesto en la Ley No. 8262 y el Reglamento de Contratación Administrativa, se tendrá un plazo máximo de pago de 30 días, negociado con la administración, siempre y cuando brinden una garantía colateral. 8.3. Las garantías para el caso de las Pymes que han demostrado su condición según lo dispuesto en la Ley No. 8262 y el Reglamento de Contratación Administrativa, la garantía podrá ser otorgada por el Fondo Especial para el Desarrollo de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa o por instrumentos del Sistema de Banca para el Desarrollo, creada por ley 8634. 8.4. A las Pymes que han demostrado su condición, según lo dispuesto en la Ley No. 8262 y el Reglamento de Contratación Administrativa se le reconocerá una puntuación adicional de la siguiente Manera: a) PYME DE INDUSTRIA 5 PUNTOS b) PYME DE SERVICIO 5 PUNTOS c) PYME DE COMERCIO 2 PUNTOS
6 ANEXO 1- OPCIONES DE MENU Gallo Pinto Huevo, embutido o carne Natilla o queso Café o Té Jugo de frutas variado Pan o tortilla Frutas Análisis de los precios ALIMENTACION DESAYUNOS REFRIGERIO DE LA MAÑANA 2 Bocadillos dulces 1 Bocadillos salados Café, té y refrescos ALMUERZO Carne (Pollo, res, cerdo, pescado) del plato principal Ensalada Arroz Frijoles Guarnición (dos opciones al menos) Refresco natural u otra bebida Pan o Tortilla Postre REFRIGERIO DE LA TARDE 2 Bocadillos dulces 1 Bocadillos salados Café, té y refrescos CENA Carne (Pollo, res, cerdo, pescado ) del plato principal Ensalada Arroz Frijoles Guarnición (dos opciones al menos) Refresco natural u otra bebida Pan o Tortilla Postre Costo total del plato Precio