I. Reglamento y Manual de Inscripción Anual ASOCIACIÓN DE SCOUTS DE NICARAGUA Residencial El Dorado, costado suroeste del Parque El Dorado
ASOCIACIÓN DE SCOUTS DE NICARAGUA REGLAMENTO DE INSCRIPCIÓN 1
I. PREAMBULO El presente reglamento fue elaborado con el fin de obtener un mejor control en el registro de los grupos y miembros que conforman la Asociación de Scouts de Nicaragua. La inscripción es un proceso de suma importancia, porque te permite ser miembro del movimiento juvenil más grande del mundo, actualmente somos más de 40 millones y para el año 2023, seremos 100 millones de miembros. El grupo scout es la Estructura base principal de atención y movilización de la Asociación, a través del cual se lleva a la práctica el Proyecto Educativo del Movimiento Scout. La autoridad máxima del grupo es la Asamblea de Grupo conformado por todos los padres y madres de familias o tutores, todos los niños, niñas, adolescentes y jóvenes y por los y las dirigentes de la misma. El consejo de grupo está representado por los responsables de unidades y los representantes de los padres y madres de familia que eligen a un coordinador para que los coordine y represente en la instancia correspondiente (art 35 de los estatutos de la ASN). EL presente reglamento reconoce como: 1) Grupos scouts inscritos: a todos aquellos grupos que han pasado por el proceso de inscripción, han cumplido con los requisitos organizacionales, tiene como mínimos 2 seisenas (12 niños y niñas), 2 patrullas (16 adolescentes) y 8 jóvenes sumados de la unidad de caminantes y rovers y tienen como mínimos 5 dirigentes y representantes de padres de familias. 2) Grupos en proceso de formación: a todos aquellos grupos que han iniciado el proceso de inscripción, han cumplido con los requisitos organizacionales, tienen como mínimo 1 seisena (6 niños y niñas), 1 patrulla (8 adolescentes) y tienen 3 dirigentes asumiendo el compromiso de llegar hacer crecer en un plazo de 6 meses con apoyo de la ASN, período en el que se revisará y evaluará el esfuerzo del grupo para completar su membrecía y determinar si se procede a su inscripción plena. Nota: Los grupos en proceso de formación pagaran un valor simbólico de C$ 150.00 córdobas en concepto de reserva del número asignado por la ASN, una vez que llene todos los requisitos que contemple el presente reglamento este dinero será utilizado para disminuir el costo total de inscripción, este monto no es reembolsable para otros fines. 2
Los grupos que soliciten inscribirse en la Asociación de Scouts de Nicaragua deberán cumplir con todos los requisitos que establece el presente reglamento, así mismo deberán adoptar los valores, principios, estatutos, reglamentos y método educativo de la Asociación de Scouts de Nicaragua. La Asociación de Scouts asignará a cada grupo debidamente inscrito un número de identificación con el cual podrá llevar un control en cuanto a la cantidad de grupos existentes del país. Dicho número pertenece a la Asociación de Scouts de Nicaragua y cada grupo podrá mantenerlo mediante su registro anual. Los grupos scouts al no registrarse por dos años consecutivos perderán automáticamente los derechos del número asignado, exceptuando el No. 1 que pertenece al grupo scout 1 Moravo de la ciudad de Bluefields, grupo fundador del Movimiento Scouts de Nicaragua, de conformidad al P.O.R. Las inscripciones oficiales del período inician la última semana de noviembre y finalizan en la tercera semana de cada año. El presente reglamento dispone de un manual de procedimiento para el proceso de inscripción. II. PARA CONFORMARSE COMO GRUPO SCOUT SE HA ESTABLECIDO LOS SIGUIENTES REQUISITOS GENERALES: 1. Referente a lo organizacional: a. Haber efectuado una asamblea anual del grupo o constitutiva, en el caso de los grupos que se inscriban por primera vez. b. Contar con un consejo de grupo debidamente integrado, de conformidad con el artículo 35 de los Estatutos de la Asociación de Scouts de Nicaragua. c. Historia de conformación del grupo scout, en el caso de los grupos que se inscriban por primera vez. d. Presentar un plan anual de grupo. e. Entrega de formatos del grupo solicitante ante la Oficina Scout Nacional y Pago de cuota por membrecía, dicha cuota será definida por el consejo scout nacional. El formato de registro e inscripción anual deberá ser firmado por el responsable de grupo y el representante de padres de familia. 2. Referente al número ideal de miembros en cada unidad: 3
a. Manada de Lobatos y Lobeznas o unidad menor: Deberá estar conformada por un mínimo de 12 y un máximo de 24 niños/as, organizados en equipos llamados seisenas. Así como por un adulto dirigente responsable de la unidad, y al menos un asistente; se aspira a contar con un asistente por seisena. b. Scout o unidad intermedia: Deberá contar con un mínimo de 16 y un máximo de 32 muchachos y muchachas, organizados en equipos de 8 integrantes, denominados patrullas. El equipo de dirigentes debe ser conformado por un dirigente adulto o joven adulto responsable de la unidad y al menos un asistente; se aspira a contar con un asistente por patrulla. c. Unidad de caminantes: Deberá estar integrada al menos por 8 jóvenes y un máximo de 24, organizados en equipos de 4 a 6 miembros y un dirigente responsable de la Comunidad; se aspira a contar con un asistente del Dirigente de la Comunidad por cada 12 jóvenes. d. Unidad Rover: Deberá tener al menos 8 jóvenes y un máximo de 24 integrantes, organizados en equipos de 4 a 6 miembros, coordinados por uno/una de ellos/as mismos/as con el apoyo de un un/una dirigente scout denominado consejero. 3. Referente a los niños, niñas, adolescentes y jóvenes del programa. a. Lobato y lobeznas: Deberá tener edad entre 7 a 10 años, contar con la debida autorización de quien ejerce su guarda y custodia, es decir su tutor o tutora y ser parte de la unidad Manada de un grupo scout. b. Scout: Deberá tener entre 11 a 14 años, contar con la debida autorización de quien ejerce su guarda y custodia, es decir su tutor o tutora y ser miembro de una unidad scout. c. Caminante: Deberá tener edad entre 15 a 17 años, contar con la debida autorización de quien ejerce su guarda y custodia, es decir su tutor o tutora y ser parte de la Comunidad de caminantes de un grupo scout. d. Rover: Deberá tener edad entre 18 a 20 años y ser parte de una sociedad rover. 4
4. Referentes a los adultos y o/jóvenes adultos facilitadores del programa scout. a. Dirigentes de unidad Manada: Se solicita un dirigente por seisena. El equipo de dirigentes deberá ser conformado por el/la responsable de unidad (21 años en adelante) más 1 a 4 asistentes (21 años en adelante) en base a las seisenas que exista. b. Dirigentes de unidad Scout: Se solicita un dirigente por patrulla. El equipo de dirigentes deberá ser conformado por el/la responsable de unidad (21 años en adelante) más 1 o 4 asistentes (21 años en adelante). c. Dirigentes de unidad Caminante: Se solicita a un dirigente por equipo. El equipo de dirigentes deberá ser conformado por el/la responsable de unidad (23 años en adelante) más 1 a 4 asistentes (21 años en adelante). d. Dirigentes de unidad Rover: Se solicita un dirigente quien será el consejero, este deberá tener como mínimo 25 años de edad y trabajará de la mano con el/la coordinar/a rover el cual es el líder o lideresa del clan. e. Responsable de grupo: Se solicita un dirigente que coordine al consejo de grupo, presida sus reuniones, haga ejecutar sus acuerdos y promueva todo aquello que tiende al buen funcionamiento del grupo, deberá tener como mínimo 25 años de edad y trabajará de la mano con el subcoordinador de grupo, este deberá tener como mínimo 25 años de edad. 4.1 Documentos que deberán presentar los adultos y/o jóvenes adultos facilitadores de programa. a. Carta de intención para optar al cargo. b. Carta de compromiso. c. Llenar perfil establecido para el cargo. d. Cedula de identidad. e. Curriculum vitae para los nuevos ingresos. La Asociación de Scouts de Nicaragua se reserva el derecho de consultar con las autoridades policiales el record de policía de cada adulto y/o joven adulto que aspira u ostenta un cargo de dirección, coordinación u facilitación a cualquier nivel dentro de la ASN. 5
Tutores En el caso de los Tutores estos deberán integrarse al Consejo de Grupo atendiendo de esta manera las necesidades de orden administrativo que este requiera y apoyando al equipo educativo (dirigentes) bajo la conducción del Responsable de grupo. III. PROCESO DE INSCRIPCIÓN. 4.1 Proceso de Inscripción Se define como Proceso de Inscripción al período de comunicación y entrega de formatos por parte de los grupos scouts para la inscripción de la membrecía ante la Asociación de Scouts de Nicaragua, así como la revisión y respuesta de la Oficina Scout Nacional y la entrega de constancia o certificación de que el grupo scout cumple todos los requisitos para ser considerado miembro del Movimiento Scout en Nicaragua. 4.1.1. Fases del proceso de Inscripción a. Preinscripción: - Entrega de formatos del grupo solicitante ante la Oficina Scout Nacional y pago de cuota por membrecía. - Revisión por parte del personal a cargo de las inscripciones y remisión de documentos al grupo solicitante en caso de que los datos estén incompletos, todo esto se deberá hacer una semana después de que el grupo entregue su formato, por tanto la Oficina Scout Nacional deberá contactar al grupo solicitante para que realice los cambios señalados por el personal a cargo de las inscripciones, el grupo tendrá una semana como máximo para completar la información. - Visita del Animador Territorial o el área de Operaciones para consultar que el grupo realmente se encuentra reuniéndose en el lugar y horario determinado en las hojas de inscripción así como la cantidad de niños, niñas, adolescentes y jóvenes y dirigentes. La Oficina Scout Nacional y el personal a cargo de las inscripciones se reservan el derecho de pedir apoyo a otros dirigentes voluntarios para realizar visitas de supervisión a dichos grupos, dichas visitas se realizarán en tres semanas como máximo a partir de la presentación de los formatos de inscripción. b. Inscripción Una vez que el personal responsable de las inscripciones de grupos scouts de la ASN indique que el grupo ha cumplido con los 6
requisitos requeridos se procederá a informar por medio de comunicación oficial de la Oficina Scout Nacional que el grupo en cuestión ha cumplido con los requisitos y por tanto se acepta su solicitud de inscripción por lo que se le procederá a otorgar dentro de un plazo no mayor a 1 mes el Certificado de Grupo Scouts Inscrito y anexar a cada una de las personas que constan en el formato del grupo al Libro de Control de miembros de la Asociación de Scouts de Nicaragua. Los grupos scouts inscritos gozarán de los beneficios de la inscripción a partir de la fecha que se emita comunicación oficial por parte de la ASN aceptando su solicitud de inscripción. La inscripción del grupo tendrá validez de un año a partir de la comunicación oficial. La certificación de Grupo Scouts Inscrito deberá plasmar la fecha de comunicación oficial y fecha de elaboración del mismo y fecha de término de validez de la inscripción. Si la oficina scout determina que el solicitante no cuenta con los requisitos necesarios o a mentido intencionalmente en el llenado de formularios podrá reservarse el derecho de admisión, y le extenderá una comunicación en la que expresará los motivos por el cual no fue inscrito. Así mismo, si se demuestra posteriormente que un grupo scout ya inscrito mintió en la información de su solicitud de inscripción, la ASN se reserva el derecho de retirarle su membrecía y derechos. 4.2 Actualización de la membrecía del grupo scout. Se entiende por actualización de la membrecía cuando el grupo scout inscribe a nuevos miembros fuera del período oficial de inscripción establecido por el presente reglamento, así mismo cuando el niño, niña, adolescente o joven pasa de una unidad a otra. Dicha actualización se harán los primeros diez días de cada mes. El responsable de grupo deberá actualizar el estado de la membrecía de su grupo, de no ser así, la ASN lo realizará de oficio. 7
Manual de proceso de inscripción I. Proceso de Inscripción: Se define como Proceso de Inscripción al período de comunicación de parte de la oficina scout para la inscripción de membrecía de los grupos ante la Asociación de Scouts de Nicaragua, así como la entrega de la documentación de los grupos ante la oficina scout; la dirección de operaciones revisará y dará respuesta a la solicitud de inscripción en un período máximo de 30 días a partir de la recepción de los formatos de inscripción, si el grupo scout ha cumplido con todos los requisitos se le entregará constancia o certificación para ser considerado miembro del Movimiento Scout en Nicaragua. Etapas del proceso de Inscripción: 1. Comunicado oficial de inscripción anual: Consiste en informar por parte de la oficina scouts a todos los grupos la apertura de inscripción de membrecía para el período, dicho comunicado se realiza en la tercera semana de noviembre de cada año a través de los siguientes medios de comunicación: - Página web de la Asociación de Scouts de Nicaragua: www.scoutsdenicaragua.org - Correo electrónico, a través del grupo de operaciones: operacionesasn@googlegroups.com - Facebook: Asociación de Scouts de Nicaragua. En los primeros dos medios de comunicación se adjuntará toda la documentación y requisitos que los grupos deberán presentar para su registro en la Asociación de Scouts de Nicaragua. 2. Período de solicitud de inscripción: Es el término establecido para que los grupos soliciten ante la oficina scout inscripción de membrecía en la Asociación de Scouts de Nicaragua, iniciando la última semana de noviembre y finalizando en la tercera semana de febrero, en este período cada grupo deberá presentar la documentación requerida. 3. Preinscripción: Es el registro previo que realizan los grupos scouts al momento de presentar los documentos de inscripción y pagar la cuota de membrecía anual en la oficina scout, cabe destacar que el grupo no se considera inscrito con el hecho de presentar la documentación y pagar la cuota, sino hasta que la dirección de operaciones haya analizado los documentos de inscripción y constatado que se cumplan con los requisitos, si el grupo solicitante omitió información o no cumple con algún requisito se le 8
comunicará al responsable de grupo, a través de correo electrónico y llamadas telefónicas, para que subsane en un plazo no mayor de siete días. Dentro de la preinscripción podemos encontrar los siguientes pasos: Recepción y revisión de la documentación: Consiste en recibir del responsable de grupo o persona asignada por éste, los formatos de solicitud de inscripción anual. El área de operaciones recepcionará y revisará los formatos para verificar si el grupo solicitante remitió la documentación debida, en caso contrario se le solicitará al responsable de grupo completar la información a más tardar en siete días para darle trámite a la solicitud (ver anexos), este espacio de recepción y revisión tiene una duración de una hora como mínimo. Los horarios de atención para la recepción de documentos durante el período de inscripción será el siguiente: - Lunes a Viernes de 8:00am a 5:00pm - Sábados de 8:00am a 12:00pm Recepción de cuota de membrecía anual: es el pago que se realiza en la oficina scouts nacional a través del área administrativa o cualquier sucursal de BANPRO a la cuenta en córdobas número 10010702160180. Análisis de la documentación: Consiste en realizar una revisión de fondo de la documentación presentada por el grupo scout solicitante, para determinar si este cumple con los requisitos establecidos en el reglamento de inscripción, el área de operaciones se encargará de realizar dicha revisión en un plazo no mayor siete días a partir de la recepción de la solicitud. Comunicado de subsanación Importante: Si el grupo scouts omitió cualquier otra información para su inscripción, se informará al responsable de grupo, a través de correo electrónico y llamada telefónica, que están pendientes de subsanar la información y que tienen un periodo no mayor de tres días, de lo contrario no se le seguirá dando tramite a su solicitud. Visita del animador territorial: Consiste en visitar a los grupos que solicitaron inscripción en la ASN, para constatar si estos se encuentra reuniéndose en el lugar y horario determinado en las formatos de inscripción, así como la cantidad de niños, niñas, adolescentes, jóvenes y recursos adultos. La Oficina Scout Nacional 9
y el personal a cargo de las inscripciones se reservan el derecho de pedir apoyo a otros adultos voluntarios para realizar visitas de supervisión a dichos grupos. 4. Inscripción: Es el registro oficial anual de la membrecía en la Asociación de Scouts de Nicaragua, el cual se acredita con la entrega del carnet scout. Una vez que el personal responsable de las inscripciones de grupos scouts de la ASN indique que el grupo ha cumplido con los requisitos requeridos se procederá a informar por medio de comunicación oficial de la Oficina Scout Nacional que el grupo en cuestión ha cumplido con los requisitos y por tanto se acepta su solicitud de inscripción por lo que se le procederá a otorgar el Certificado de Inscripción dentro de un plazo no mayor a 1 mes y anexar a cada una de las personas que constan en el formato del grupo al Libro de Control de miembros de la Asociación de Scouts de Nicaragua. Los grupos scouts gozarán de los beneficios de la inscripción a partir de la fecha que se emita comunicación oficial por parte de la ASN aceptando su solicitud de inscripción. La inscripción del grupo tendrá validez en el año en curso a partir de la comunicación oficial. La certificación de inscripción deberá plasmar la fecha de comunicación oficial, fecha de elaboración del mismo y fecha de término de validez de la inscripción. Si la oficina scout determina que el solicitante no cuenta con los requisitos necesarios o ha mentido intencionalmente en el llenado de formularios podrá reservarse el derecho de admisión. Así mismo, si se demuestra posteriormente que un grupo scout ya inscrito mintió en la información de su solicitud de inscripción, la ASN se reserva el derecho de retirarle su membrecía y derechos. Dentro de la inscripción podemos encontrar los siguientes pasos: Resolución de solicitud de inscripción: Es el resultado que se obtenga del análisis de la documentación e información remitida por los grupos scouts, en el caso de ser aceptada la inscripción se establecerán los derechos y obligaciones de los miembros, en caso contrario se le considerará como grupo en proceso de formación (para los nuevos grupos), dicha resolución será firmada y sellada por el presidente de la ASN, la dirección ejecutiva y la dirección de operaciones. Comunicado oficial de la resolución de solicitud de inscripción: Consiste en informar a cada grupo scout el resultado de su solicitud de inscripción, la dirección de operaciones se encargará de 10
comunicar al responsable de grupo a través de correo electrónico, llamada telefónica o entrega en físico de la resolución. Entrega de certificado de inscripción: Consiste en otorgar un certificado a los grupos scouts inscritos, haciendo constar que han llenado todos los requisitos, el cual tendrá vigencia durante el año en curso a partir de la fecha de comunicación oficial de que el grupo scout se encuentra inscrito en la ASN, dicho certificado será entregado inmediatamente, después del comunicado oficial de inscripción y será firmado por el presidente de la ASN y la dirección ejecutiva. Entrega de carnet de membrecía: Consiste en otorgar a cada miembro inscrito una credencial scout, el cual será válido durante el año en curso. Registro en el Libro de control de miembros: Consiste en anexar a cada una de las personas inscritas del grupo al Libro de Control de miembros de la Asociación de Scouts de Nicaragua. II. Actualización de la membrecía de un grupo scout: Se entiende por actualización de la membrecía cuando el grupo scout registra a nuevos miembros fuera del período de inscripción anual, así 11
mismo cuando el miembro juvenil pasa a la siguiente unidad o sección, dicha actualización se harán los primeros diez días de cada mes. En casos específicos en que el niño, niña, adolescente o joven ameriten permanecer más tiempo en la unidad, el responsable de grupo deberá comunicarlo a la oficina scout nacional a través de la dirección de operaciones. Cuando los miembros juveniles pasen a la siguiente unidad o sección, el responsable deberá actualizar el estado de la membrecía de su grupo, de no ser así, la ASN lo realizará de oficio. Etapas del proceso de actualización: 1. Comunicado oficial de actualización: Consiste en informar por parte de la oficina scouts a todos los grupos la apertura de actualización de membrecía, dicho comunicado se realizará en la última semana de cada mes a través de los siguientes medios de comunicación: Página web de la Asociación de Scouts de Nicaragua: www.scoutsdenicaragua.org Correo electrónico, a través del grupo de operaciones: operacionesasn@googlegroups.com Facebook: Asociación de Scouts de Nicaragua. 2. Recepción y revisión general de la información: Consiste en recibir del responsable de grupo o persona asignada por éste, los formatos de registro de nuevos miembros, así mismo se deberá informar cuando un miembro juvenil pasa a la siguiente unidad o sección. El área de operaciones recepcionará y revisará los formatos para verificar si el solicitante remitió la documentación debida, en caso contrario se le requerirá completar la información a más tardar en siete días, para darle trámite a la solicitud, este espacio de recepción y revisión tiene una duración de veinte minutos como mínimo. La atención para la recepción de documentos durante la actualización será en horario de oficina. 3. Recepción del dinero en el período de actualización: Es el pago que se realiza en la oficina scouts nacional a través del área administrativa o cualquier sucursal de BANPRO a la 12
cuenta en córdobas número 10010702160180, por la inscripción de nuevos miembros del grupo scout. 4. Entrega de carnet de membrecía: Consiste en otorgar a cada miembro inscrito una credencial scout, el cual será válido durante el año en curso y se entregará una semana después de la solicitud de actualización. 5. Libro de control de miembros: Consiste en anexar a cada una de los nuevos miembros inscritos del grupo al Libro de Control de miembros de la Asociación de Scouts de Nicaragua. ANEXOS Anexo: 1 Documentos que deberan presentar los grupos para solicitar inscripción anual de membrecía en la Asociación de Scouts de Nicaragua. 1. Formatos generales de inscripción de grupo: Formato de Registro e inscripción Carta de solicitud de registro 13
Formato de Inscripción de grupo Información general Información de Unidades 2. Los miembros juveniles, presentaran formato de inscripción de acuerdo a la unidad que corresponda. El padre/madre o tutor autorizará su ingreso al movimiento scout, para ello deberá firmar el formato de inscripción correspondiente. 14
Formato de inscripción miembro juvenil unidad manada Formato de inscripción miembro juvenil unidad scout Formato de inscripción miembro juvenil unidad caminante Formato de inscripción miembro juvenil unidad rover 15
3. Los miembros adultos presentaran los siguientes formatos de inscripción: Formato de inscripción miembro adulto Carta de solicitud al cargo Carta de Compromiso 16
Curriculum Todos los formatos de miembros tanto juveniles como adultos deberán estar firmados por el responsable del grupo scout. 4. Cédula de Identidad: 17
5. Fotos para carnet: Los grupos inscritos deberán remitir fotos de sus miembros, a más tardar en siete días para la elaboración de carnet, o bien pueden presentarse en la oficina scout para tomarse las fotos los días sábados de 9:00a.m. a 12:00p.m., de lo contrario los carnets se entregarán sin emplasticar, las fotos deberán tener las siguientes características: fondo blanco, tamaño carnet y los miembros deberán estar debidamente uniformados. 6. Plan de Grupo. 7. Entrega de pañoleta: Para los grupos scouts nuevo ingreso o reingreso que no han entregado la pañoleta, deberán remitirla a la oficina scout. 8. Historia del grupo: Para los grupos scouts nuevos ingresos o reingresos que no han entregado la historia de conformación del grupo scout deberán remitirla a la oficina scout. 18