MANUAL DE TRÁMITES Y REQUISITOS ACTUALIZADO ENERO 2015 1
ÍNDICE I. PRESENTACIÓN... 4 II. INSCRIPCIONES... 5 II.I. CONTRATOS MERCANTILES... 6 Compraventas con reserva de dominio... 7 Prendas agrícolas o industriales... 8 Arrendamientos mercantiles (leasing)... 9 Cancelación de contratos (levantamientos de gravamen)... 10 Cesiones de derechos... 11 II.II. ACTOS SOCIETARIOS...12 Nombramientos de representantes legales... 13 Nombramientos de liquidadores nombrados por la junta general... 14 Renuncias a nombramientos... 15 Constitución de compañías anónimas, limitadas, en comandita por acciones y de economía mixta... 16 Constitución de compañías en nombre colectivo y en comandita simple... 17 Constitución de compañías unipersonales de responsabilidad limitada... 18 Aumento de capital suscrito... 19 Aumento de capital suscrito dentro del autorizado... 20 Disminución de capital... 21 Cambio de denominación de compañías... 22 Cambio de domicilio de compañías desde Guayaquil hacia otros cantones... 23 Cambio de domicilio de compañías hacia Guayaquil... 24 Prórroga de plazo de compañías... 25 Reformas de estatutos... 26 Fusiones... 27 Escisiones... 28 Transformaciones... 29 Disolución voluntaria de compañías... 30 Reactivación de compañías... 31 Cancelación de compañías... 32 Apertura de sucursales... 33 Cierre de sucursales... 34 Permiso para operar para compañías extranjeras... 35 Cancelación del permiso para operar de compañías extranjeras... 36 Cesión de participaciones... 37 II.III. OTROS ACTOS MERCANTILES...38 Poderes generales o de factor... 39 Revocatorias de Poderes Generales o de factor... 40 Matrículas de comercio... 41 Posesiones efectivas... 42 Particiones extrajudiciales... 43 Prohibiciones... 44 Cancelación de prohibiciones... 45 Emancipación voluntaria... 46 Capitulaciones matrimoniales... 47 2
Disolución de sociedad conyugal... 48 Liquidación de sociedad conyugal... 49 Autos de quiebra y rehabilitación... 50 Inscripción de Autorización para Corredores y Martilladores.........51 3
I.I PRESENTACIÓN Siguiendo la línea del Abogado Gustavo Amador Delgado, el actual Registro Mercantil de Guayaquil ha actualizado su manual de trámites y requisitos, por la necesidad actual de implementar las nuevas normas jurídicas que han reformado las leyes que principalmente rigen para los actos societarios. Este manual no es un trabajo personal, sino es un trabajo conjunto con el área legal del Registro Mercantil de Guayaquil, con la importancia de unificar criterios de inscripción y requisitos dentro de los actos que son sujetos del control de legalidad en el mencionado registro. Vale recordar que este manual no es una Ley oficial, simplemente es un manual de uso interno, con las bases legales pertinentes, con el fin de ayudar a los usuarios en la realización de sus trámites, también agilitar y unificar criterios dentro del registro; este trabajo es un manual práctico y de ninguna forma busca desarrollar conceptos jurídicos registrales o mercantiles de forma amplia. Esperamos como la manifestó el Abogado Gustavo Amador Delgado, que la Dirección Nacional de Datos Públicos tome la línea del presente trabajo para homologar criterios de la práctica registral en todo el Ecuador. Guayaquil, Enero 2015 Abg. César Moya Delgado Registrador Mercantil de Guayaquil (e) 4.1
I.2 PRESENTACIÓN Esta primera edición del Manual de Trámites y Requisitos del Registro Mercantil de Guayaquil, nace de la necesidad de contar con una guía que permita conocer, con buen grado de certeza, cuales son los trámites sujetos a registro y, a su vez, cuales son los requisitos cuyo cumplimiento se revisa antes de proceder con las respectivas inscripciones. Debe recordarse que el Artículo 1 de la Ley de Registro establece que están sujetos a registro solo los instrumentos públicos, títulos y demás documentos que la ley exige o permite, por lo tanto el Registro Mercantil no realiza inscripciones voluntarias sino inscripciones de numerus clausus (de número limitado), sujetas a lo que la ley expresamente manda que se inscriba. De ahí la importancia de saber, con exactitud, cuales son los actos o contratos que deben inscribirse en el Registro Mercantil. Asimismo este Manual surge de la necesidad de disminuir el número de observaciones a los trámites que se presentan para inscripción. Los tiempos de inscripción en el Registro Mercantil de Guayaquil pueden sufrir considerables retrasos si los trámites son observados por incumplimiento de los requisitos que la ley exige para su registro, lo cual, a su vez, repercute en la agilidad que debe tener el tráfico mercantil. Con este Manual buscamos que los trámites sean inscritos en tiempos razonables, y sin demoras que pueden evitarse, fácilmente, con una adecuada difusión de nuestra práctica registral. Este busca ser un Manual esencialmente práctico, dirigido a todos los usuarios del Registro Mercantil de Guayaquil, abogados o no, y por consiguiente no contiene conceptos ni análisis relacionados al derecho registral. Debemos advertir que existe la posibilidad de que los requisitos aquí mencionados puedan diferir de la práctica registral seguida en otros cantones, por lo que queremos destacar el carácter meramente referencial del presente Manual en los demás Registros Mercantiles del país. Conocemos, sin embargo, que en los próximos meses, la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos -entidad rectora del sistema registral en el Ecuadorexpedirá una norma de homologación de trámites y requisitos que, esa sí, será vinculante a nivel nacional. También es necesario anticiparles a nuestros usuarios que, aún cuando se observen los requisitos enlistados en este Manual, los documentos que ingresan al Registro se presentan en tal variedad de formatos que, dada la meticulosa revisión de nuestros funcionarios, podrían aún generarse observaciones. Esperamos, con el presente trabajo, contribuir, en alguna medida, a la homologación de la práctica registral que lidera la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos, que sin duda favorecerá a la seguridad jurídica de las inscripciones y a la agilidad de la actividad mercantil. Guayaquil, abril de 2013 Ab. Gustavo Amador Delgado Registrador Mercantil (e)
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II. INSCRIPCIONES 5
II.I. CONTRATOS MERCANTILES 6
Compraventas con reserva de dominio 1. Presentar al menos 3 ejemplares del contrato de compraventa con reserva de dominio. 2. Adjuntar copia de cédula y certificado de votación de las partes intervinientes (Art. 110 de la Ley General de Registro Civil Identificación y Cedulación, Art. 289 del Código de la Democracia, y Resolución PLE-CNE-7-30-3-2010, publicada en el R.O.S. 169 del 12 de abril de 2010) 3. Los contratos deberán incluir el nombre, apellido, profesión y domicilio del vendedor y del comprador; descripción precisa de los objetos vendidos (motor, serie, chasis, tipo, modelo, marca, color, placa, etcétera); lugar donde se los mantendrá durante la vigencia del contrato; precio de venta; fecha, forma y condiciones de pago con la indicación de haberse emitido letras de cambio, pagarés a la orden u otro documento u obligación cualquiera que asegure el crédito, determinando si se ha constituido prenda comercial (artículo innumerado 3 agregado a continuación del artículo 202.1 del Código de Comercio). 4. En caso de ser casado, el vendedor deberá comparecer con su cónyuge. (Art. 181 del Código Civil) 5. En el caso de que se adjunten otro tipo de documentos al contrato, y que se manifiesten que son parte del mismo, estos documentos tendrán que venir en sus originales o debidamente en copias certificadas por el notario. (art. 11 # 1,4 Ley de Registro) 6. Cada ejemplar del contrato deberá venir con su respectiva cesión y habilitantes del mismo de forma ordenada, en secuencia del acto que se celebra. (art. 11 # 4 Ley de Registro) NOTA: La Comisión de Tránsito del Ecuador exige, para cancelar la reserva de domino, además de la carta de cancelación inscrita en el Registro Mercantil, original o copia certificada del contrato de compraventa con reserva de domino inscrito en el Registro Mercantil. En caso de que usted no disponga de un original del contrato, puede solicitar al Registro que le otorgue una copia certificada. 7
Prendas agrícolas o industriales 1. Presentar al menos dos ejemplares del contrato, el mismo que podrá constar por escritura pública o por documento privado judicial o notarialmente reconocido (Art. 581 del Código de Comercio y Art. 18.9 de la Ley Notarial). 2. Adjuntar copia de cédula y certificado de votación de las partes intervinientes (Art. 110 de la Ley General de Registro Civil Identificación y Cedulación, Art. 289 del Código de la Democracia, y Resolución PLE-CNE-7-30-3-2010, publicada en el R.O.S. 169 del 12 de abril de 2010) 3. El contrato se deberá inscribir en el Registro Mercantil del lugar en el que permanecerán los bienes prendados (Art. 581, inciso segundo del Código de Comercio. 4. En caso de ser casado, el deudor prendario deberá comparecer con su cónyuge. (Art. 181 del Código Civil) 8
Arrendamientos mercantiles (leasing) 1. Presentar al menos dos ejemplares del contrato. 2. Adjuntar copia de cédula y certificado de votación de las partes intervinientes (Art. 110 de la Ley General de Registro Civil Identificación y Cedulación, Art. 289 del Código de la Democracia, y Resolución PLE-CNE-7-30-3-2010, publicada en el R.O.S. 169 del 12 de abril de 2010) 3. El contrato deberá contener un plazo inicial forzoso para ambas partes, no menor a cinco años; la renta a pagarse durante el plazo forzoso, más el precio señalado a la opción de compra, deberán exceder del precio en que el arrendador adquirió el bien; el arrendador deberá ser propietario del bien arrendado; al finalizar el plazo inicial forzoso el arrendatario tendrá cualquiera de los siguientes derecho alternativos: 1) Comprar el bien, por el precio acordado para la opción de compra o valor residual previsto en el contrato, el que no será inferior al 20% del total de rentas devengadas; 2) Prorrogar el contrato por un plazo adicional. Durante la prórroga la renta deberá ser inferior a la pactada originalmente, a menos que el contrato incluya mantenimiento, suministro de partes, asistencia u otros servicios; 3) Recibir una parte inferior al valor residual del precio en que el bien sea vendido a un tercero; 4) Recibir en arrendamiento mercantil un bien sustitutivo, al cual se apliquen las condiciones antes detalladas (Arts. 1 y 2 de la Ley sobre Arrendamiento Mercantil). 4. Descripción precisa del bien (motor, serie, chasis, tipo, modelo, marca, color, placa, etcétera). 9
Cancelación de contratos (levantamientos de gravamen) 1. Una Carta original de cancelación, y una copia, dirigida al Registrador Mercantil del cantón Guayaquil, emitida por el acreedor o, de haberlo, por el cesionario del crédito. 2. La carta de cancelación debe indicar los nombres completos de las partes que intervinieron en el contrato que se cancela, la indicación pormenorizada del bien que fue objeto del contrato (tipo, marca, motor, chasis, modelo, color, año, placa, etc.), de haber cesiones o adendas al contrato original se deberán mencionar estas, y los datos de la inscripción del contrato en el Registro Mercantil. 3. Si el contrato que se cancela hubiese sido otorgado mediante escritura pública, la cancelación también deberá otorgarse por escritura pública, y deberá contar con la razón de marginación en la escritura matriz (Art. 1.724 inciso segundo del Código Civil y Art. 35 de la Ley Notarial). 4. En caso de cancelaciones dispuestas por orden judicial o administrativa, se deberá presentar dos originales (o un original y una copia certificada) del oficio del juez o autoridad respectiva, dirigido al Registro Mercantil, ordenando la cancelación del contrato correspondiente, y una copia certificada de la providencia correspondiente, con la respectiva razón de su ejecutoria (Arts. 28 y 30 de la Ley de Registro). 5. Se debe adjuntar copia del documento que acredite la calidad por la cual comparece quien suscribe la carta de cancelación (excepto cuando dicho documento conste inscrito en el Registro Mercantil de Guayaquil, en cuyo caso se deberá indicar, en la carta de cancelación, que el mismo consta inscrito en nuestro Registro (Art. 27 de la Ley de Modernización del Estado) 10
Cesiones de derechos 1. Presentar dos originales del documento que contenga la cesión de derechos. 2. Adjuntar copia de cédula y certificado de votación de las partes intervinientes (Art. 110 de la Ley General de Registro Civil Identificación y Cedulación, Art. 289 del Código de la Democracia, y Resolución PLE-CNE-7-30-3-2010, publicada en el R.O.S. 169 del 12 de abril de 2010) 3. Tratándose de cesiones de contratos de compraventas con reserva de dominio y de prendas agrícolas e industriales, la cesión deberá ir aparejada al contrato que se cede en original o copia certificada por notario con su razón de inscripción (el mismo que deberá haber sido previamente inscrito en el Registro Mercantil), o en su defecto, en el documento de la cesión deberá indicarse todos los datos relativos al contrato que se cede (fecha de celebración, la identificación del bien y su inscripción en el Registro Mercantil). (art. 11 # 1,4 Ley de Registro) 4. Las cesiones deberán contar con la fecha, nombre del cesionario, la firma del acreedor cedente, y la constancia de haberse notificado al deudor, excepto cuando se trate de cesiones realizadas con la finalidad de efectuar procesos de titularización, en cuyo caso no será necesaria la notificación al deudor(art. 95 del Código de Procedimiento Civil, art. 18 # 27 de la Ley Notarial). 5. Tratándose de prendas agrícolas o industriales, las cesiones deberán efectuarse mediante escritura pública, o mediante instrumento privado con reconocimiento judicial o notarial de firmas. (Art. 581 del Código de Comercio y 18 # 9 de la Ley Notarial). 6. Las cesiones deberán tener, al menos, la misma fecha que la del contrato que se cede. 11
II.II. ACTOS SOCIETARIOS 12
Nombramientos de representantes legales 1. Presentar al menos 4 ejemplares de los nombramientos con firmas originales. 2. Copia de cédula y certificado de votación de quien cursó el nombramiento y del designado (Art. 110 de la Ley General de Registro Civil Identificación y Cedulación, Art. 289 del Código de la Democracia, y Resolución PLE-CNE-7-30-3-2010, publicada en el R.O.S. 169 del 12 de abril de 2010) 4. Tratándose de nombramientos de miembros principales o suplentes de directorios o de organismos que hagan sus veces, o de nombramientos de representantes legales o de quienes les subroguen estatutariamente, de instituciones del sistema financiero o de empresas de seguros y reaseguros, se deberá adjuntar la Resolución de calificación emitida por la Superintendencia de Bancos y Seguros. (Codificación de Resoluciones de la Superintendencia de Bancos, artículos 1 y 2 del Libro I, Título III, Capítulo I, Sección I; y artículos 3 y 4 del Libro II, Titulo II, Capítulo I, Sección II). 5. Los nombramientos deben cumplir con los siguientes requerimientos de forma: a) La fecha de su otorgamiento; b) El nombre de la compañía, así como los nombres y apellidos de la persona natural, o bien el nombre de la compañía en cuyo favor se lo extendiere; c) La fecha del acuerdo o resolución del órgano estatutario que hubiere hecho la designación o, en su caso, la mención de la cláusula del contrato social en que ella conste; d) El cargo o función a desempeñarse; e) El período de duración del cargo; f) La enunciación de que la persona natural o la compañía designada ejercerá la representación legal, judicial y extrajudicial de la compañía, sola o conjuntamente con otro u otros administradores; g) La fecha de otorgamiento de la escritura pública en que consten las atribuciones vigentes del representante legal, el Notario que autorizó esa escritura y la fecha de su inscripción, en el Registro Mercantil; h) El nombre y la firma autógrafa de la persona que extienda por la compañía el nombramiento; e, i) La aceptación del cargo, al pie del nombramiento, de parte de la persona natural en cuyo favor se lo hubiere discernido. Si el nombramiento se hubiera extendido a una compañía, tal aceptación la hará su representante legal, a nombre de ella. En cualquier caso se indicará el lugar y la fecha en que esa aceptación se hubiere producido. (Art. 1 del Reglamento sobre los requisitos que deben contener el nombramiento del representante legal y el poder del factor de comercio de las compañías, Publicado en el R.O. 601 del 20 de junio del 2002) 6. La fecha del nombramiento no puede ser posterior a la fecha de ingreso del nombramiento al Registro Mercantil, y la fecha de la razón de aceptación del cargo no puede ser anterior a la fecha del nombramiento. 7. En el caso de las sociedades sujetas a control de la Superintendencia de Bancos, revisar si es necesario el certificado de idoneidad de la persona que va a desempeñar el cargo. (Resolución de la Superintendencia de Bancos 306, RO 5 julio 2006). 13
Nombramientos de liquidadores nombrados por la junta general 1. Presentar al menos 4 ejemplares de los nombramientos con firmas originales. 2. Copia de cédula y certificado de votación de quien cursó el nombramiento y del designado (Art. 110 de la Ley General de Registro Civil Identificación y Cedulación, Art. 289 del Código de la Democracia, y Resolución PLE-CNE-7-30-3-2010, publicada en el R.O.S. 169 del 12 de abril de 2010) 4. EL nombre de la compañía debe ir acompañado de la frase EN LIQUIDACIÓN. Art. 12 literal d) REGLAMENTO DE DISOLUCION, LIQUIDACION, REACTIVACION DE COMPAÑIAS, reformado en el RO 293 del 21 julio de 2014 5. Los nombramientos de liquidador designados por la Junta General, deben cumplir con los siguientes requerimientos de forma: a) La fecha de su otorgamiento; b) Los nombres y apellidos de la persona a cuyo favor se lo otorga; c) El nombre de la compañía; d) La fecha de la junta general que lo designó y la determinación de la calidad (de principal o suplente) del nombrado; e) La enunciación de que el Liquidador ejercerá la representación legal, judicial y extrajudicial de la compañía para los fines de la liquidación; f) La fechas de otorgamiento de la escritura de constitución e inscripción de la compañía en el Registro Mercantil; g) El nombre y firma del funcionario autorizado para extender el nombramiento; y, h) La aceptación del cargo por parte del Liquidador con indicación de la fecha en que aquello ocurra. (Art. 34 del REGLAMENTO DE DISOLUCION, LIQUIDACION, REACTIVACION DE COMPAÑIAS, Publicado en el R.O. 143 del 13-dic-2013). 6. La fecha del nombramiento no puede ser posterior a la fecha de ingreso del nombramiento al Registro Mercantil; y la fecha de la razón de aceptación del cargo no puede ser anterior a la fecha del nombramiento. 7. La inscripción en el Registro Mercantil debe realizarse dentro de los 10 días hábiles posteriores a su aceptación, de lo contrario el nombramiento caduca y no será posible su inscripción (Art. 36 del REGLAMENTO DE DISOLUCION, LIQUIDACION, REACTIVACION DE COMPAÑIAS, Publicado en el R.O. 143 del 13-dic-2013). 14
Renuncias a nombramientos 1. Presentar dos ejemplares originales de la renuncia con indicación de la fecha y lugar, nombres completos de quien renuncia, la indicación del cargo al que renuncia y el nombre completo de la compañía. 2. En la renuncia deberá constar la razón de que la misma ha sido conocida por el órgano de administración de la compañía o de quien hiciere sus veces en el caso de las compañías anónimas, y de la junta general de socios en el caso de las compañías limitadas.(arts. 133 y 269 de la Ley de Compañías) 3. En caso de que en la renuncia no conste la razón de haber sido conocida por el órgano de administración o quien hiciere sus veces, se deberá adjuntar copia certificada del acta de la junta general que hubiere conocido la misma. (art. 25 del Reglamento de Juntas Generales de socios y accionistas, RO #558 del 18 abril 2002) 4. En su defecto de no poder obtener certificación alguna de la junta, se podrá realizar por medio de una diligencia notarial la certificación que se entregó la renuncia en el domicilio de la compañía, y después de 30 días se procederá a inscribir la renuncia. (Art. 18 Ley notarial y art 133 Ley de Compañías). 5. Adjuntar copia de cédula y certificado de votación de la persona que renuncia y de quien suscribe la razón de conocimiento de la renuncia (Art. 110 de la Ley General de Registro Civil Identificación y Cedulación, Art. 289 del Código de la Democracia, y Resolución PLE- CNE-7-30-3-2010, publicada en el R.O.S. 169 del 12 de abril de 2010). 15
Constitución de compañías anónimas, limitadas, en comandita por acciones y de economía mixta 1. Presentar al menos 3 testimonios originales de la escritura pública de constitución. (Recomendamos ingresar 4 testimonios, puesto que un testimonio le solicita el SRI al momento de sacar el RUC) 2. Todos los testimonios deben tener el mismo número de fojas y todas deben estar rubricadas por el notario ante el que se otorgó la escritura (Art. 41 de la Ley Notarial). 3. Si la compañía se constituyere con la aportación de algún inmueble, la escritura deberá inscribirse en el Registro de la Propiedad antes de la inscripción en el Registro Mercantil. La inscripción en el Registro Mercantil no podrá efectuarse luego de los 90 días de realizada la inscripción en el Registro de la Propiedad; si la compañía se constituyere con la aportación de un bien mueble, deberá tener una cláusula de aportación de dicho bien. (Art. 10 y 162 de la Ley de Compañías). 4. Tratándose de compañías cuyo objeto social fuere la ejecución de actividades complementarias (vigilancia, alimentación, mensajería y limpieza), el objeto social será exclusivo para dichas actividades, y deberán contar con un capital social mínimo de USD $10.000,00 (Reglamento al mandato Constituyente 8) 5. Tratándose de una compañía que forme parte del sistema de seguros privados (seguros, reaseguros, intermediarios de reaseguros y asesores productores de seguros), se deberá adjuntar la calificación de los accionistas (al menos 5) que otorga la Superintendencia de Bancos (Art. 9 de la Ley de Instituciones del Sistema Financiero, y Art. 1 de la sección I, del Título III, del Libro II de la Codificación de Resoluciones de la Superintendencia de Bancos y Seguros). 6. En caso de que una sociedad extranjera interviniere en la constitución de una compañía de responsabilidad limitada o anónima, en la escritura pública respectiva se agregarán una certificación que acredite la existencia legal de dicha sociedad en su país de origen y una lista completa de todos sus miembros o socios, con indicación de sus nombres, apellidos y estados civiles, si fueren personas naturales, o la denominación o razón social, si fueren personas jurídicas y, en ambos casos, sus nacionalidades y domicilios. En caso de que en la nómina de socios o accionistas constaren personas jurídicas deberá proporcionarse igualmente la nómina de sus integrantes, y así sucesivamente hasta determinar o identificar a la correspondiente persona natural, adicionalmente en el caso de la compañía anónima si interviene una compañía extranjera cuyas acciones coticen en bolsa, respecto de aquellas acciones bastará una certificación que acredite tal hecho, emitida por la autoridad competente del país de origen. (Art. 137 y 150 Ley de Compañías) 7. Tomar en cuenta las reformas de la Ley Orgánica para el fortalecimiento del Sector Societario y Bursátil, que reforma la Ley de Compañías, para la Constitución de sociedades, en especial que el objeto social de la compañía deberá tener una sola actividad empresarial; la cláusula de declaración juramentada sobre la suscripción del capital de compañía; y la designación de al menos un representante legal en la escritura de constitución. (Ley Orgánica para el fortalecimiento del Sector Societario y Bursátil, arts. 96, 101: 104; 110; 119). 8. Adjuntar al menos 4 originales de los nombramientos de representación legal, de la misma persona que se designa en la escritura de constitución, suscrito por al menos un accionista fundador y la persona que acepta el cargo, adjuntando sus respectivas cedulas y certificados de votación vigentes. (Art. 252 Ley de compañías, (Art. 110 de la Ley General de Registro Civil Identificación y Cedulación, Art. 289 del Código de la Democracia, y Resolución PLE-CNE-7-30-3-2010, publicada en el R.O.S. 169 del 12 de abril de 2010).
Constitución de compañías en nombre colectivo y en comandita simple 1. Presentar al menos 3 testimonios de la escritura pública de constitución. 2. Cada testimonio deberá ir acompañado de la copia certificada de la providencia aprobatoria dictada por el correspondiente juez de lo civil. 3. Cada testimonio deberá tener el original de la publicación por la prensa del extracto de la escritura pública de constitución (Art. 38 y 61 de la Ley de Compañías). 4 Si la compañía se constituyere con la aportación de algún inmueble, la escritura deberá inscribirse en el Registro de la Propiedad antes de la inscripción en el Registro Mercantil. La inscripción en el Registro Mercantil no podrá efectuarse luego de los 90 días de realizada la inscripción en el Registro de la Propiedad; si la compañía se constituyere con la aportación de un bien mueble, deberá tener una cláusula de aportación de dicho bien. (Art. 10 y 162 de la Ley de Compañías). 17
Constitución de compañías unipersonales de responsabilidad limitada 1. Presentar por lo menos dos testimonios originales de la escritura pública de constitución. 2. Todos los testimonios deben tener el mismo número de fojas y todas deben estar rubricadas por el notario ante el que se otorgó la escritura (Art. 41 de la Ley Notarial). 3. Dos copias certificadas de la providencia judicial aprobatoria. 18
Aumento de capital suscrito 1. Presentar al menos 3 testimonios de la escritura pública de aumento de capital. 2. Todos los testimonios deben tener el mismo número de fojas y todas deben estar rubricadas por el notario ante el que se otorgó la escritura (Art. 41 de la Ley Notarial). 3. Si el aumento de capital se realizare con bienes inmuebles, previo a la inscripción en el Registro Mercantil se deberá efectuar la inscripción de la escritura en el Registro de la Propiedad. La inscripción en el Registro Mercantil no podrá efectuarse luego de los 90 días de realizada la inscripción en el Registro de la Propiedad; si la compañía hiciere el aumento con la aportación de un bien mueble, deberá tener una cláusula de aportación de dicho bien a la compañía (Art. 10 y 162 de la Ley de Compañías). 4. Dentro de la escritura de aumento de capital deberá haber una cláusula de declaración juramentada de la correcta integración del capital. 5. Dentro de la escritura de aumento deberá existir una cláusula de declaración juramentada manifestando que dicha compañía no tiene contratos con el Estado; si dicha compañía tiene contratos con el Estado, adjuntar el certificado que se encuentra al día en sus obligaciones con el IESS. (art 87 Ley del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social y Art. 92 de la Ley del Sistema Nacional de Contratación Pública). 6 Adjuntar como documento habilitante de la escritura de aumento de capital, el acta con la firma de todos los asistentes a la junta general universal de la compañía, o en el caso de haber existido convocatoria, adjuntar la misma y el acta con las firmas de los accionistas o socios que concurrieron a la junta. (Art. 119 y 238 de la Ley de Compañías). 7. En el caso de que la compañía sujeta del aumento sea una compañía inscrita en el registro de mercado de valores o que se una holding que voluntariamente hubiere conformado grupos empresariales, o que fuere de economía mixta, dicho aumento deberá ser aprobado previamente por la Superintendencia de Compañías y Valores (art. 432 Ley de Compañías). 19
Aumento de capital suscrito dentro del autorizado 1. Presentar al menos 3 testimonios o protocolizaciones originales del acta de la junta general de accionistas que resolvió el aumento del capital suscrito dentro de los límites del autorizado. 2. Si el aumento del capital suscrito se realizare con aportación de inmueble, las copias de la escritura que lo contenga deberán inscribirse en el Registro de la Propiedad respectivo, como paso previo a la inscripción de ese acto en el Registro Mercantil. La inscripción en el Registro Mercantil no podrá efectuarse luego de los 90 días de realizada la inscripción en el Registro de la Propiedad (Art. 10 de la Ley de Compañías, y Art. 12 del Reglamento sobre el Procedimiento de Aumento de Capital Suscrito dentro del Autorizado en las Compañías Anónimas y de Economía Mixta). 4. Tratándose de Instituciones del Sistema Financiero, la protocolización deberá contener el acta del directorio, y la certificación del representante legal de que el aumento se ha pagado en la forma resuelta por el directorio (Art. 6, Sección III, Capítulo I, Título IV, Libro I de las Normas Generales para la Aplicación de la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero). 20
Disminución de capital 1. Presentar al menos 3 testimonios de la escritura pública de disminución de capital. 2. Cada testimonio deberá ir acompañado del original de la Resolución aprobatoria emitida por la Superintendencia de Compañías o por la Superintendencia de Bancos y Seguros. 3. Todos los testimonios deben tener el mismo número de fojas y todas deben estar rubricadas por el notario ante el que se otorgó la escritura (Art. 41 de la Ley Notarial). 4. Certificación original de la publicación por la prensa del extracto de la escritura de disminución de capital (Arts. 33 y 86 de la Ley de Compañías, y 11.6 de la Ley de Registro). 5. Si la disminución de capital implicare la transferencia de inmueble, la escritura deberá inscribirse en el Registro de la Propiedad antes de inscribirse en el Registro Mercantil. La inscripción en el Registro Mercantil no podrá efectuarse luego de los 90 días de realizada la inscripción en el Registro de la Propiedad (Art. 10 de la Ley de Compañías). 21
Cambio de denominación de compañías 1. Presentar al menos 3 testimonios de la escritura pública de cambio de denominación. 2. Cada testimonio deberá ir acompañado del original de la Resolución aprobatoria emitida por la Superintendencia de Compañías o por la Superintendencia de Bancos y Seguros. 3. Todos los testimonios deben tener el mismo número de fojas y todas deben estar rubricadas por el notario ante el que se otorgó la escritura (Art. 41 de la Ley Notarial). 4. Certificación original de la publicación por la prensa del extracto de la escritura de cambio de denominación (Arts. 33 y 86 de la Ley de Compañías, y 11.6 de la Ley de Registro). 22
Cambio de domicilio de compañías desde Guayaquil hacia otros cantones 1. Presentar al menos 2 testimonios de la escritura pública. 2. Cada testimonio deberá ir acompañado del original de la Resolución aprobatoria de la Superintendencia de Compañías. 3. Razón de inscripción de la escritura de cambio de domicilio sentada por el Registro Mercantil del cantón a donde la compañía cambia su domicilio. 23
Cambio de domicilio de compañías hacia Guayaquil 1. Presentar al menos 3 testimonios de la escritura pública de cambio de domicilio. 2. Cada testimonio deberá ir acompañado del original de la Resolución aprobatoria de la Superintendencia de Compañías. 3. Certificación original de la publicación por la prensa del extracto de la escritura de cambio de domicilio (Arts. 33 y 86 de la Ley de Compañías, y 11.6 de la Ley de Registro). 4. Original o copia certificada de la escritura pública (con la correspondiente razón de inscripción y las respectivas marginaciones notariales), en la que consten las normas estatutarias vigentes sobre la representación legal de la compañía. Esto servirá de referencia para la inscripción de los nuevos nombramientos de la compañía. 24
Prórroga de plazo de compañías 1. Presentar al menos 3 testimonios de la escritura pública de prórroga de plazo. 2. Cada testimonio deberá ir acompañado del original de la Resolución aprobatoria emitida por la Superintendencia de Compañías o por la Superintendencia de Bancos y Seguros. 3. Todos los testimonios deben tener el mismo número de fojas y todas deben estar rubricadas por el notario ante el que se otorgó la escritura (Art. 41 de la Ley Notarial). 4. Tratándose de compañías de responsabilidad limitada, en nombre colectivo y en comandita simple, se deberá adjuntar la certificación original de la publicación por la prensa del extracto de la escritura de prórroga de plazo (Arts. 33 y 86 de la Ley de Compañías, y 11.6 de la Ley de Registro). 25
Reformas de estatutos 1. Presentar al menos 3 testimonios de la escritura pública de reforma de estatutos. 2. Todos los testimonios deben tener el mismo número de fojas y todas deben estar rubricadas por el notario ante el que se otorgó la escritura (Art. 41 de la Ley Notarial). 3 Adjuntar como documento habilitante de la escritura de Reforma de Estatutos, el acta con la firma de todos los asistentes a la junta general universal de la compañía, o en el caso de haber existido convocatoria, adjuntar la misma y el acta con las firmas de los accionistas o socios que concurrieron a la junta. (Art. 119 y 238 de la Ley de Compañías) 4. En el caso de que la compañía sujeta de la Reforma de Estatutos sea una compañía inscrita en el registro de mercado de valores o que se una holding que voluntariamente hubiere conformado grupos empresariales, o que fuere de economía mixta, dicho aumento deberá ser aprobado previamente por la Superintendencia de Compañías y Valores (art. 432 Ley de Compañías) 5. Dentro de la escritura de reforma deberá existir una cláusula de declaración juramentada manifestando que dicha compañía no tiene contratos con el Estado; si dicha compañía tiene contratos con el Estado, adjuntar el certificado que se encuentra al día en sus obligaciones con el IESS. (art 87 Ley del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social y Art. 92 de la Ley del Sistema Nacional de Contratación Pública). 26
Fusiones 1. Presentar al menos tres testimonios de la escritura pública de fusión. 2. Cada testimonio deberá contener el original de la Resolución aprobatoria emitida por la Superintendencia de Compañías o por la Superintendencia de Bancos y Seguros. 3. Todos los testimonios deben tener el mismo número de fojas y todas deben estar rubricadas por el notario ante el que se otorgó la escritura (Art. 41 de la Ley Notarial). 4. Si producto de la fusión hubiere transferencia de inmuebles al capital de la compañía absorbente, la escritura deberá inscribirse primero en el Registro de la Propiedad correspondiente (Art. 10 de la Ley de Compañías) 27
Escisiones 1. Presentar al menos tres testimonios de la escritura pública de escisión. 2. Cada testimonio deberá ir acompañado del original de la Resolución aprobatoria emitida por la Superintendencia de Compañías o por la Superintendencia de Bancos y Seguros. 3. Todos los testimonios deben tener el mismo número de fojas y todas deben estar rubricadas por el notario ante el que se otorgó la escritura (Art. 41 de la Ley Notarial). 4. Si producto de la escisión hubiere aportes de inmuebles al capital de las compañías que se crean, la escritura de escisión deberá inscribirse en el Registro de la Propiedad correspondiente, previo a la inscripción en el Registro Mercantil (Art. 10 de la Ley de Compañías) 28
Transformaciones 1. Presentar al menos tres testimonios originales de la escritura pública de transformación. 2. Todos los testimonios deben tener el mismo número de fojas y todas deben estar rubricadas por el notario ante el que se otorgó la escritura (Art. 41 de la Ley Notarial). 3. La escritura pública deberá contener el acuerdo de transformación, la lista de los accionistas o socios que hayan hecho uso del derecho de separarse de la compañía por no conformarse con la transformación, y el balance final cerrado el día anterior al del otorgamiento de la escritura, elaborado como si se tratare de un balance para la liquidación de la compañía (Art. 332 de la Ley de Compañías). 4. Tratándose de compañías en nombre colectivo, en comandita simple o limitadas que se transformen a otro tipo de compañías, se deberá contar con el acuerdo unánime de los socios, lo cual deberá constar en la escritura pública de transformación (Art. 331 de la Ley de Compañías). 5. Cada testimonio deberá ir acompañado del original de su Resolución aprobatoria emitida ya sea por la Superintendencia de Compañías o por la Superintendencia de Bancos y Seguros. 6. Tratándose de transformaciones a compañías de responsabilidad limitada, en nombre colectivo y en comandita simple, se deberá presentar el certificado de haberse publicado por la prensa el extracto de la escritura pública de constitución (Arts. 332, 38 y 61 de la Ley de Compañías). 29
Disolución voluntaria de compañías 1. Presentar al menos cuatro testimonios de la escritura pública de disolución voluntaria. 2. Cada testimonio deberá ir acompañado del original de la Resolución aprobatoria emitida por la Superintendencia de Compañías o por la Superintendencia de Bancos y Seguros. 3. Todos los testimonios deben tener el mismo número de fojas y todas deben estar rubricadas por el notario ante el que se otorgó la escritura (Art. 41 de la Ley Notarial). 4. Certificación original de la publicación por la prensa del extracto de la escritura de disolución (Arts. 33 y 86 de la Ley de Compañías, y 11.6 de la Ley de Registro). 30
Reactivación de compañías 1. Presentar al menos 3 testimonios de la escritura pública de reactivación. 2. Cada testimonio deberá ir acompañado del original de la Resolución aprobatoria emitida por la Superintendencia de Compañías o por la Superintendencia de Bancos y Seguros. 3. Todos los testimonios deben tener el mismo número de fojas y todas deben estar rubricadas por el notario ante el que se otorgó la escritura (Art. 41 de la Ley Notarial). 4. Tratándose de reactivaciones de compañías limitadas, en nombre colectivo y en comandita simple, se deberá adjuntar el certificado de publicación por la prensa del extracto de la escritura pública (Arts. 33, 38, 61, 376 y 136 de la Ley de Compañías). 31
Cancelación de compañías 1. Presentar al menos cuatro ejemplares de la Resolución de la Superintendencia de Compañías que dispone la cancelación de la compañía. 3. No procede la anotación de cancelación de una compañía, si no consta previamente inscrita la resolución de su disolución o liquidación, salvo los casos de cancelación sin proceso de liquidación dispuesto por la superintendencia como en las fusiones y escisiones (56 del REGLAMENTO DE DISOLUCION, LIQUIDACION, REACTIVACION DE COMPAÑIAS, Publicado en el R.O. 143 del 13-dic-2013 ) 32
Apertura de sucursales 1. Presentar al menos 3 testimonios originales de la escritura pública de apertura de sucursal. 2. Todos los testimonios deben tener el mismo número de fojas y todas deben estar rubricadas por el notario ante el que se otorgó la escritura (Art. 41 de la Ley Notarial). 3. Cada testimonio deberá ir acompañado del original de su Resolución aprobatoria emitida ya sea por la Superintendencia de Compañías o por la Superintendencia de Bancos y Seguros. 4. Tratándose de compañías de responsabilidad limitada, en nombre colectivo y en comandita simple, se deberá presentar el certificado de haberse publicado por la prensa el extracto de la escritura pública de apertura de sucursal (Arts. 33, 38, 61 y 136 de la Ley de Compañías). 33
Cierre de sucursales 1. Presentar al menos 3 testimonios originales de la escritura pública de cierre de sucursal. 2. Todos los testimonios deben tener el mismo número de fojas y todas deben estar rubricadas por el notario ante el que se otorgó la escritura (Art. 41 de la Ley Notarial). 3. Cada testimonio deberá ir acompañado del original de su Resolución aprobatoria emitida ya sea por la Superintendencia de Compañías o por la Superintendencia de Bancos y Seguros. 4. Tratándose de compañías de responsabilidad limitada, en nombre colectivo y en comandita simple, se deberá presentar el certificado de haberse publicado por la prensa el extracto de la escritura pública de cierre de sucursal (Arts. 33, 38, 61 y 136 de la Ley de Compañías). 34
Permiso para operar para compañías extranjeras 1. Presentar al menos 3 protocolizaciones de los documentos necesarios para operar, previstos en el Art. 415 de la Ley de Compañías. 2. Los documentos que consten en la protocolización deberán estar debidamente traducidos, de ser el caso, y autenticados por el funcionario correspondiente del lugar en el que hubieren sido expedidos, y dicha autenticación deberá estar legalizada por el correspondiente agente diplomático o cónsul ecuatoriano o apostillada (Art. 23 de la Ley de Modernización del Estado, y 3 del Convenio sobre Apostilla). 3. Cada protocolización deberá ir acompañada de la Resolución aprobatoria original. 4. Cada protocolización debe contar con la razón de marginación de la Resolución aprobatoria, sentada por el notario que hubiere conferido la protocolización de los documentos. 5. Si el apoderado fuere extranjero, deberá tener visa de residente (Art. 416 de la Ley de Compañías) 35
Cancelación del permiso para operar de compañías extranjeras 1. Presentar al menos tres ejemplares de la protocolización de los documentos relativos a la cancelación del permiso para operar. 2. Los documentos que consten en la protocolización deberán estar debidamente traducidos, de ser el caso, y autenticados por el funcionario correspondiente del lugar en el que hubieren sido expedidos, y dicha autenticación deberá estar legalizada por el correspondiente agente diplomático o cónsul ecuatoriano o apostillada (Art. 23 y 24 de la Ley de Modernización del Estado, y 3 del Convenio sobre Apostilla). 3. Cada protocolización deberá ir acompañada del original de la Resolución que cancela el permiso para operar, expedida por la Superintendencia de Compañías. 4. Cada protocolización deberá contar con la razón de haberse tomado nota al margen de la protocolización que contiene los documentos que sirvieron para obtener el permiso de operación (Art. 407 de la Ley de Compañías). 36
Cesión de participaciones 1. Presentar al menos dos testimonios de la escritura pública de cesión de participaciones. 2. Todos los testimonios deben tener el mismo número de fojas y todas deben estar rubricadas por el notario ante el que se otorgó la escritura (Art. 41 de la Ley Notarial). 3. Los testimonios deberán contener el certificado del representante legal de la compañía que acredite que la cesión que se realiza contó con el consentimiento unánime del capital social, y también, se deberá adjuntar el acta de la correspondiente junta general de socios, de la que se desprenda que la cesión contó con el referido requisito, dicha acta deberá constar las firmas de todos los asistentes (Art. 113 y 238 de la Ley de Compañías) 4. Si el cedente fuere casado, o hubiese adquirido las participaciones mientras estaba casado, deberá contar con la autorización de su cónyuge o ex cónyuge para efectuar la cesión (Art. 181 del Código Civil). 5. Tratándose de participaciones adquiridas por herencia, legado o donación, se deberá presentar copia de la declaración y pago del impuesto correspondiente (Art. 64 del Reglamento a la Ley de Régimen Tributario Interno). 37
II.III. OTROS ACTOS MERCANTILES 38
Poderes Generales o de factor 1. Presentar al menos dos testimonios de la escritura pública de poder general o de factor. 2. Todos los testimonios deben tener el mismo número de fojas y todas deben estar rubricadas por el notario ante el que se otorgó la escritura (Art. 41 de la Ley Notarial). 3. Los testimonios deberán contener: a) nombramiento del representante legal de la compañía, b) acta de la Junta General de Accionistas o de Socios, según el caso, en la que conste la autorización del órgano que eligió al administrador, para que este otorgue el poder, c) RUC de la compañía, d) copia de cédula y certificado de votación del compareciente. (Art. 260 de la Ley de Compañías, Art. 13.c de la Ley del Registro Único de Contribuyentes) 4. En el caso de poderes otorgados por compañías extranjeras que quieran ejercer habitualmente sus actividades en el Ecuador, los mismos deberán contar con la calificación emitida por la Superintendencia de Compañías y con la prueba de su publicación por la prensa. El apoderado deberá ser ecuatoriano o en su defecto tener visa de residente en el Ecuador (Art. 416 y 419 de la Ley de Compañías). 5. Tratándose de apoderados de asociaciones o consorcios, se deberán observar los mismos requisitos antes indicados, pero la denominación del apoderado será la de Procurador Común (Art. 14.b de la Resolución INCOP-052-2011). 6 En el caso de poderes generales de compañías extranjeras, que no tengan permiso para operar, y requieran inscribir el poder para ejercer la representación legal en el Ecuador, para contestar demandas y cumplir con sus obligaciones se deberá cumplir con el artículo 6 de la Ley de Compañías. 39
Revocatorias de Poderes Generales o de factor 1. Presentar al menos dos testimonios de la escritura pública de revocatoria de poder. 2. Todos los testimonios deben tener el mismo número de fojas y todas deben estar rubricadas por el notario ante el que se otorgó la escritura (Art. 41 de la Ley Notarial). 3. Cada testimonio deberá contar con la razón de haberse marginado en la matriz de la escritura pública del poder que se revoca. 4. Los testimonios deben contener copia del acta del órgano que hubiere decidido revocar el poder. 5. No procede la inscripción de revocatorias o renuncias de poderes por parte del apoderado de una sucursal de compañía extranjera que opere en el Ecuador, desde la fecha en que se inscriba la Resolución de cancelación del permiso para operar (Art. 67 del REGLAMENTO DE DISOLUCION, LIQUIDACION, REACTIVACION DE COMPAÑIAS, Publicado en el R.O. 143 del 13-dic-2013) 40
Matrículas de Comercio 1. Oficio del juez que hubiere autorizado la matrícula de comercio, dirigido al Registro Mercantil de Guayaquil. 2. Presentar dos ejemplares certificados del proceso judicial en el que se aprobó la matrícula de comercio, en el que deberá constar: el ruc del comerciante, el giro que va a emprender, el lugar donde va a establecerse, el nombre o razón con la que ha de girar, el modelo de la firma que usará, y si intenta ejercer por mayor o menor la profesión mercantil, el capital que destina a ese comercio(art. 22 del Código de Comercio y 13.d de la Ley de Registro Único de Contribuyentes). 41
Posesiones efectivas 1. Presentar al menos dos ejemplares del acta notarial o de la sentencia que confiera la posesión efectiva. Sólo se inscribirán las posesiones efectivas en el Registro Mercantil, cuando hubieren bienes sujetos a este registro (participaciones en compañías limitadas, bienes con reserva de dominio, prenda industrial o agrícola, arrendamiento mercantil). 2. El acta notarial deberá contener la declaración juramentada de quienes se creyeren con derecho a la sucesión, junto con la partida de defunción o información sumaria de testigos que acredite la defunción, y las de nacimiento u otros documentos para quienes acrediten ser herederos, así como la de matrimonio o sentencia de reconocimiento de la unión de hecho del cónyuge sobreviviente si hubiere. (Art. 18.12 de la Ley Notarial) 42
Particiones Extrajudiciales 1. Presentar al menos dos testimonios de la escritura pública de partición extrajudicial. 2. Todos los testimonios deben tener el mismo número de fojas y todas deben estar rubricadas por el notario ante el que se otorgó la escritura (Art. 41 de la Ley Notarial). 3. Tratándose de partición de bienes hereditarios, se deberá presentar copia certificada de la declaración y pago del impuesto correspondiente (Art. 64 del Reglamento a la Ley de Régimen Tributario Interno). 43
Prohibiciones 1. Oficio del juez o de la autoridad administrativa que hubiere emitido la prohibición, dirigida al Registro Mercantil, solicitando la inscripción de la misma. 2. Copia certificada de la providencia emitida por el juzgado o por la correspondiente autoridad. (Arts. 28 y 30 de la Ley de Registro). 44
Cancelación de prohibiciones 1. Oficio del juez o de la autoridad administrativa que hubiere emitido la prohibición, dirigida al Registro Mercantil, solicitando la cancelación de la misma. 2. Original y copia de la providencia emitida por el juzgado o por la correspondiente autoridad, con la respectiva razón de ejecutoria (Arts. 28 y 30 de la Ley de Registro). 45
Emancipación voluntaria 1. Presentar al menos dos testimonios de la escritura pública de emancipación voluntaria. (Art. 309 del Código Civil) 2. Todos los testimonios deben tener el mismo número de fojas y todas deben estar rubricadas por el notario ante el que se otorgó la escritura (Art. 41 de la Ley Notarial). 3. En la escritura pública de emancipación deberá constar la voluntad de los padres de emancipar al hijo menor adulto, así como la aceptación expresa del hijo a emanciparse. Se deberán adjuntar como habilitantes los documentos de filiación e identidad respectivos, y las declaraciones de dos testigos conformes y sin tacha, que abonen sobre la conveniencia o utilidad que percibirá el menor adulto con la emancipación (Art. 18.24 de la Ley Notarial). 4. Cada testimonio de la escritura pública deberá contener la autorización del juez o del notario para la emancipación del menor, y la constancia de la publicación por la prensa de la referida autorización (Art. 9 del Código de Comercio, 309 del Código Civil y Art. 18.24 de la Ley Notarial). 46
Capitulaciones matrimoniales 1. Presentar al menos dos ejemplares de la escritura pública o del acta matrimonial que contenga las capitulaciones matrimoniales (Art. 151 del Código Civil y 27.e del Instructivo para la Estandarización de Procedimientos del Registro Civil). 2. Si se realizan mediante escritura pública, todos los testimonios deben tener el mismo número de fojas y todas deben estar rubricadas por el notario ante el que se otorgó la escritura (Art. 41 de la Ley Notarial). 3. Si las capitulaciones matrimoniales se efectúan mediante Escritura Pública, y con posterioridad al matrimonio, la misma deberá contar con la razón de anotación al margen de la partida de matrimonio (Art. 151 del Código Civil). 47