PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS DEL CONTRATO PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE ALOJAMIENTO PARA LOS PARTICIPANTES DEL FESTIVAL DE CINE EUROPEO 2017 1.- Objeto del Contrato. El objeto del presente contrato es la contratación del servicio de alojamiento de los participantes del Festival, poniendo a su disposición los servicios de alojamiento y desayuno, servicio de Internet en habitación, la utilización de zonas comunes del hotel para recibimiento y atención de participantes ( hospitality ) y espacios para las ruedas de prensa y oficina del Festival, con motivo de la celebración del Festival de Cine Europeo de Sevilla que se celebrará del 3 al 11 de noviembre de 2017. Se hace imprescindible la contratación de este servicio para atraer a Sevilla la industria cinematográfica europea con la intención de establecer sinergias entre los profesionales locales y extranjeros y fomentar lazos profesionales y de cooperación. Asimismo, por motivos de estrategia del propio Festival de cara a su difusión y repercusión, es indispensable contar con participantes nacionales y extranjeros relacionados con la industria del cine (distribuidores, productores, directores, actores, etc) y prensa especializada. De igual forma, los participantes que acuden al festival son requeridos para que puedan intervenir en actividades dirigidas a la audiencia asistiendo ante el público a la presentación de sus películas, seminarios o clases magistrales y participen en actividades de la industria para profesionales del sector. 2.- Condiciones del contrato/obligaciones del adjudicatario. 2.A. - Ubicación: El hotel deberá estar situado a una distancia lo más cercana posible de los cines Nervión Plaza, con el fin de ir a pie hasta los mismos (cines en los que se concentrarán el 85% de las proyecciones del festival, el 15% restante se repartirán entre el Teatro Alameda y el Teatro Lope de Vega), puesto que es donde se desarrollarán todos los pases de proyección exclusivos para la prensa acreditada a los que, inmediatamente después, le sigue la celebración de una rueda de prensa en el hotel seleccionado con los participantes del Festival. Se trata de concentrar las actividades en un radio de acción que permita la reducción casi total de los gastos de transportes internos y logística con los miembros acreditados en el Festival. El cronograma de ruedas de prensa que se celebran durante el Festival y que se hacen inmediatamente tras las proyecciones exclusivas que se realizan para la prensa acreditada al festival, es el siguiente: 09.00 h. a 10.30 h. aprox. Pase de prensa en los cines Nervión. 10.45 h. Photocall hotel 10.50 h. a 11.50h Ruedas de prensa Pase exclusivo de una película, para la prensa acreditada al festival La prensa acreditada toma fotos y vídeo de los participantes a la rueda de prensa Los periodistas acreditados acuden al salón del hotel donde se celebran las ruedas de Página 1 Observaciones Página 1/6
12.00 h. a 13.30 h. aprox. Pase de prensa en los cines de Nervión. 13.45 h. Photocall hotel 13.50 h. a 14.20/25 h. Rueda de prensa de la película proyectada prensa. Pase exclusivo de una película, para la prensa acreditada al festival La prensa acreditada toma fotos y vídeo de los participantes a la rueda de prensa Los periodistas acreditados acuden al salón del hotel donde se celebran las ruedas de prensa. Las ruedas de prensa deben terminar antes del cierre de noticias de los informativos del mediodía de la televisión para poder entrar como noticia en ellos. 2.B. - Capacidad para un máximo de 110 habitaciones dobles para uso doble y/o individual, que sean lo más homogéneas posible, con ventana y entrada de luz natural, con baño (independiente del dormitorio), camas amplias, caja de seguridad, wifi gratuita y servicio de limpieza diario. Número estimado de habitaciones por día, que hacen un total de 750 pernoctaciones: Viernes, 3 de noviembre de 2017: 100 Habitaciones Sábado, 4 de noviembre de 2017: 110 Habitaciones Domingo, 5 de noviembre de 2017: 95 Habitaciones Lunes, 6 de noviembre de 2017: 80 Habitaciones Martes, 7 de noviembre de 2017: 80 Habitaciones Miércoles, 8 de noviembre de 2017: 95 Habitaciones Jueves, 9 de noviembre de 2017: 65 Habitaciones Viernes, 10 de noviembre de 2017: 65 Habitaciones Sábado, 11 de noviembre de 2017: 60 Habitaciones El hotel tendrá bloqueadas el número de habitaciones señaladas anteriormente hasta siete días antes de la fecha del Festival. Antes de esa fecha, tanto el Festival como el hotel estarán en contacto permanente para ir cerrando los detalles de los distintos invitados. A partir de esta fecha, si se produjera alguna nueva reserva, será aceptada en base a la disponibilidad. El check-out se realizará a las 12:00 h. Asimismo, y de forma excepcional, se podrán cancelar un máximo de 3 habitaciones diarias 48 horas antes, sin que ello suponga gasto alguno para el ICAS, a pesar de que estén confirmadas. - Desayuno incluido en el precio ofertado para la habitación: El desayuno será tipo buffet, que contenga zumos variados, leches variadas (soja y de sabores), ensaladas y verduras, gelatinas de frutas, bollería, cereales y yogures de diferentes tipos, amplio surtido de cafés y tés, huevos revueltos y tortillas, variedad de chacinas, oferta de productos dietéticos y aptos para celíacos. Página 2 Observaciones Página 2/6
- Servicio de Internet: Conexión wifi gratuita en todo el hotel, incluidas las habitaciones, que disponga como mínimo de 1MB de bajada y 200KB de subida por usuario. 2.C. - Espacios requeridos: Exterior entrada principal hotel. Se requiere de un espacio techado, amplio y luminoso para evitar las inclemencias meteorológicas y poder tener el suficiente tiro de cámara, donde se ubicará un Photocall, de 4 metros de largo x 2,35 metros de altura aproximadamente, con la imagen de la XII edición del Festival. Delante del mismo se llevarán a cabo las sesiones de fotos de promoción con los distintos participantes relacionados con las películas que se proyectan en el Festival y que se alojan en el hotel. Dicho photocall se guardará cada noche en el interior del hotel. Disponibilidad de fecha: Desde el 3 de noviembre y hasta la finalización del Vestíbulo ( Hall ). Amplio y a pie de calle para fácil acceso y visibilidad para los profesionales y participantes que acudan a las ruedas de prensa y en el deberán ubicarse los siguientes elementos: - Un mostrador del Festival, de un mínimo de 3 metros de largo, para información y acreditaciones del Festival (zona Hospitality ) y de fácil visibilidad desde la entrada. - Sets de los distintos medios de comunicación para la emisión de programas de radio en directo que se quedarán instalados durante todo el Festival y que se conectarán a través de RDSI. Ese espacio contará con mobiliario adecuado y confortable y se protegerá cuando no esté en uso. - Espacio para entrevistas y encuentros, de carácter más informal con los medios de comunicación (máximo para 20 personas), incluyendo mobiliario confortable. También incluirá un aperitivo sencillo que conste de 5/6 canapés diferentes, calientes y fríos, y bebida. Este aperitivo se realizará durante los 9 días del Festival sobre las 14 horas. Disponibilidad de fecha: Desde el 2 de noviembre y hasta la finalización del Salón con luz natural y ventanas, cercano al vestíbulo y en el mismo nivel, para celebrar las ruedas de prensa, con capacidad mínima para 70 personas sentadas en formato teatro, y dotación técnica para conectar focos y cámaras, así como mobiliario necesario a consensuar con la dirección del Festival. Disponibilidad de fecha: Desde el 1 de noviembre y hasta la finalización del Página 3 Observaciones Página 3/6
Estancia pequeña de unos 16 m 2 como mínimo, a ser posible sin ruidos, para que se puedan realizar entrevistas grabadas en vídeo a los participantes del Festival. Disponibilidad de fecha: Desde el 3 de noviembre y hasta la finalización del Salón con luz natural directa para celebrar actividades de industria con capacidad mínima para 50 personas sentadas en formato teatro, más espacio para montar cabinas de traducción, y en la que habrá el mobiliario y medios técnicos necesarios: mesa central, sillas para ponentes y público, proyector y pantalla, microfonía ponentes. Disponibilidad de fecha: Desde el 5 al 11 de noviembre de 2017, incluido. Espacio privado (con cierre mediante llave o tarjeta), para ubicar la oficina del Festival, con ventanas y luz natural, así como espacio para 30 puestos de trabajo con un mobiliario adecuado y confortable y que disponga de los medios eléctricos necesarios para poder conectar ordenadores e impresoras. Disponibilidad de fecha: Desde el 25 de octubre y hasta la finalización del Espacio privado (con cierre mediante llave o tarjeta) como almacén y zona de trabajo para el Departamento de Tráfico de Copias, de unos 15 m 2 como mínimo, para guardar material del propio festival y con los medios eléctricos necesarios para poder conectar dos ordenadores y una impresora. Disponibilidad de fecha: Desde el 25 de octubre y hasta la finalización del Zona de carga y descarga. Para vehículos oficiales del Festival que transporten participantes que se hospeden en el hotel, así como para el montaje y desmontaje requeridos para las distintas acciones a realizar en el hotel Disponibilidad de fecha: Desde el 25 de octubre y hasta la finalización del - Disposición del personal del hotel a participantes y a la organización del festival para facilitar cuestiones relacionadas con el hotel y sus servicios, y atender imprevistos que pudieran surgir. El ICAS podrá decorar determinadas zonas del hotel (interior y/o exterior), consensuada con la dirección del hotel, con señalética que haga referencia al Festival de Cine Europeo de Sevilla. Para el montaje de la oficina, el stand Hospitality, la sala de ruedas de prensa y la sala de actividades de industria, así como para la decoración general, será necesario acceder al hotel antes de la celebración del Festival, en una fecha consensuada entre la dirección del hotel y del Festival, para la correcta ejecución del evento. El desmontaje se hará, a más tardar, entre el lunes y martes siguiente a la finalización del Festival. Igualmente, el hotel estará a disposición de los distintos departamentos de la organización del Festival para posibles reuniones o consultas previas que pudieran ser necesarias para el buen desarrollo de las distintas actividades y necesidades del evento. Página 4 Observaciones Página 4/6
3.-Documentos a presentar por el licitador. Para la ejecución del servicio objeto de contratación se requiere que la empresa acredite su solvencia técnica o profesional a través de los siguientes medios: Deberá aportar relación de los principales servicios o trabajos análogos realizados en los últimos tres años por un valor del 100% del valor estimado del presente contrato. Deberán acreditarse los medios materiales aportando relación de las instalaciones, mobiliario, medidas y capacidad tanto del vestíbulo (hall), como de la sala destinada a ruedas de prensa, de industria y oficina: Se requiere de un espacio techado para la ubicación de un photocall (medidas aprox; 4450 mm x 2250 mm). El vestíbulo del hotel deberá estar a pie de calle y tener espacio suficiente para albergar el stand Hospitality en una zona visible desde la entrada principal y wifi para acoger los encuentros informales con la prensa (para unas 20 personas), y otras actividades del Festival (encuentros entre miembros de la industria, programadores, etc.), y ubicar los sets de radio. Un salón para las ruedas de prensa que deberá tener luz natural y una capacidad mínima para unas 70 personas en formato teatro. Pequeña estancia (de unos 16 m 2 como mínimo), a ser posible sin ruidos, para que se puedan realizar entrevistas grabadas en vídeo a los participantes. Salón con luz natural directa y con capacidad mínima para 50 personas sentadas en formato teatro con sillas, más espacio para montar 1 cabina de traducción, para celebrar las actividades de industria. Conexión wifi gratuita en todo el hotel, incluidas las habitaciones, que disponga como mínimo de 1MB de bajada y 200kb de subida por usuario. Espacio para la oficina del Festival para 30 puestos de trabajo Almacén y zona de trabajo de 15 metros cuadrados mínimo para el Departamento de Tráfico de Copias para guardar material del propio 4.-Dirección y Seguimiento del Contrato. - Los usuarios de las prestaciones del presente contrato serán propuestos por la dirección del Festival. - La empresa adjudicataria deberá designar a un interlocutor válido con plena disponibilidad durante el período de duración del contrato. Éste deberá contar con capacidad y poder suficiente para ostentar la representación de la empresa cuando sea necesaria su Página 5 Observaciones Página 5/6
actuación en los actos derivados del cumplimiento de las obligaciones contraídas para la ejecución de los diferentes servicios contratados, organizar las prestaciones y poner en práctica el protocolo de actuación establecido por la dirección del Festival, así como realizar las propuestas pertinentes y colaborar con el Festival en la resolución de los problemas que se planteen durante la vigencia del contrato. - La empresa adjudicataria deberá asignar a un interlocutor válido para estar en permanente contacto con el área de logística de participantes del Festival y estar coordinados para revisar las reservas, informarles de las horas de llegada y salida de los distintos participantes y atender posibles cambios o cancelaciones. 5.- Duración del contrato. Los servicios objeto del presente contrato se realizarán desde el 16 de octubre hasta el 15 de noviembre de 2017. 7.- Precio o presupuesto del contrato. B. IMPONIBLE: 49.900,00 IVA: (10%): 4.990,00 TOTAL: 54.890,00 Este importe máximo se basa en las necesidades actuales y en la partida asignada en la anterior edición del Festival para el servicio de alojamiento. 10.- Forma de Pago. Pago único, tras presentar factura debidamente cumplimentada, a la finalización del servicio. El importe total de la factura presentada por la empresa adjudicataria no podrá exceder en ningún caso del presupuesto máximo del contrato que, sin embargo, puede no agotarse en el caso de que el ICAS no necesite productos o servicios por dicho importe, no teniendo la empresa adjudicataria derecho alguno a llegar al límite máximo de facturación. 11.- Facturación. El importe total de la factura presentada por la empresa adjudicataria no podrá exceder en ningún caso del presupuesto máximo del contrato que, sin embargo, puede no agotarse en el caso de que el ICAS no necesite productos o servicios por dicho importe, no teniendo la empresa adjudicataria derecho alguno a llegar al límite máximo de facturación. En Sevilla, en la fecha indicada en el pie de firma El Director del Festival de Cine Europeo de Sevilla Fdo.: José Luis Cienfuegos Página 6 Observaciones Página 6/6