15/11/2016 NO. 2 Página 1 de 28 CON QUÉ? MATERIAL Y EQUIPO SERVO, SICE, Office, PC. Normas de Control Escolar 2012 2013, Acuerdo 450 y 286. Concentrados de calificaciones revisados y autorizados por Supervisión y SEP. CON QUIÉN? Dirección/ asistencias/ de Servicios Escolares Coordinación / asistencias /de CAS Rectoría Autoridades DGB Autoridades SEP del Estado Entradas Documentación necesaria (historial académico, acta de nacimiento, Certificados de estudios, fotografías, curp, etc.). No adeudo de materias para certificado de terminación Pago correspondiente. CERTIFICADO S DE TERMINACIÓN, PARCIALES Y DUPLICADOS, Salidas Firma del libro de entrega de certificados totales o parciales. Entrega del trámite. Entrega de documento. Equivalencia anexa al expediente del alumno. CÓMO? PROCEDIMIENTO S Y MÉTODOS PROCESOS DE SOPORTE QUÉ RESULTADOS? INDICADORES DE EFECTIVIDAD Certificado: Verificación de la situación académica del alumno en SERVO ESCOLAR o SICE, trámite ante SEP y Gobernación para la validación del certificado /legalización. Equivalencia: Comparación del certificado parcial con el plan de estudios, acreditación % establecido. Reinscripción Académico ResguardoDocumentos Entrega de Documentos % de alumnos certificados Comparativo de alumnos certificados.
Página 2 de 28 Actividades 1. Certificados de Terminación 1.1. Para efectuar el trámite en el área de Maestría el alumno debe cubrir los siguientes requisitos: a. Copia de Cédula. b. Copia de Título. c. Extracto de Acta de Nacimiento, original. d. Curp e. 6 Fotografías t/infantil, blanco y negro, no instantáneas, saco gris claro o beige para las mujeres cabello recogido sin aretes, blusa blanca y para los hombres cabello corto, camisa blanca y corbata colores claros. 1.2. Para efectuar el trámite en el Área de Universidad el alumno debe cubrir los siguientes requisitos: a. Extracto de Acta de Nacimiento b. Certificado de Secundaria c. Certificado de Bachillerato d. Copia de CURP e. No adeudar ninguna materia a. 6 Fotografías t/infantil, blanco y negro, no instantáneas, saco gris claro o beige para las mujeres cabello recogido sin aretes, blusa blanca y para los hombres cabello corto, camisa blanca y corbata colores claros.
Página 3 de 28 1.3. Para efectuar el trámite en el área de preparatoria el alumno debe cubrir los siguientes requisitos: a) Extracto de Acta de Nacimiento, original b) Certificado de Secundaria, original c) Certificado de Parcial de Bachillerato (alumnos incorporados) d) Equivalencia (alumnos incorporados) e) Copia de CURP f) No adeudar ninguna materia g) 6 fotografías tamaño infantil blanco y negro, no instantáneas, playera del uniforme de diario, para las mujeres cabello recogido y sin aretes, y para los hombre, cabello corto, bien rasurados. 1.4. Para efectuar el trámite en el área del Bachillerato no Escolarizado CEUT OCTAVIO PAZ el alumno debe cubrir los siguientes requisitos: a) Extracto de Acta de Nacimiento, original b) Certificado de Secundaria, original c) Certificado de Parcial de Bachillerato (alumnos incorporados) d) Equivalencia (alumnos incorporados) e) Copia de CURP f) No adeudar ninguna materia g) 6 fotografías tamaño infantil blanco y negro, no instantáneas, playera del uniforme de diario, para las mujeres cabello recogido y sin aretes y para los hombre, cabello corto, bien rasurados.
Página 4 de 28 1.5. El alumno solicita dicho trámite en CAS correspondiente (Centro de Atención y Servicio), mediante el formato F.F1 debidamente requisitado del instructivo Entrega de documentos. 1.6. El departamento de Servicios Escolares elabora el certificado de terminación, iniciando el trámite ante las dependencias correspondientes (SEP y DGB), de acuerdo a la agenda de trabajo y calendario de actividades respectivamente, siendo aproximadamente 60 días hábiles para Universidad y Maestría, para Preparatoria y CEUT OCTAVIO PAZ 30 días hábiles. 2. Certificados Parciales 2.1. Para efectuar el trámite en el área de Maestrías el alumno debe cubrir los siguientes requisitos: a. Extracto de Acta de Nacimiento, original b. Certificado de Licenciatura, original c. Copia de Curp d. Oficio de opción de titulación por maestría e. 6 Fotografías t/infantil, blanco y negro, no instantáneas, saco gris claro o beige para las mujeres cabello recogido sin aretes, blusa blanca y para los hombres cabello corto, camisa blanca y corbata colores claros. 2.2. Para efectuar el trámite en el área de Universidad el alumno debe cubrir los siguientes requisitos: a. Extracto de Acta de Nacimiento, original b. Copia de CURP c. Certificado de secundaria, original d. Certificado de bachillerato (legalizado en caso de que lo requiera) e. 6 Fotografías t/infantil, blanco y negro, no instantáneas, saco gris claro o beige para las mujeres cabello recogido sin aretes, blusa blanca y para los hombres cabello corto, camisa blanca y corbata colores claros.
Página 5 de 28 2.3. Para efectuar el trámite en el área de Preparatoria el alumno debe cubrir los siguientes requisitos: a. Extracto de Acta de Nacimiento, original b. Certificado de Secundaria, original c. Copia de Curp d. Certificado parcial y equivalencia (alumnos incorporados) e. 6 fotografías tamaño infantil blanco y negro, no instantáneas, playera del uniforme de diario, para las mujeres cabello recogido y sin aretes, y para los hombre, cabello corto, bien rasurados. 2.4. Para efectuar el trámite en el área del Bachillerato no Escolarizado CEUT OCTAVIO PAZ el alumno debe cubrir los siguientes requisitos: 3. Duplicados a. Extracto de Acta de nacimiento, original b. Certificado de secundaria, original c. Copia de curp d. 6 fotografías tamaño infantil blanco y negro, no instantáneas, playera del uniforme de diario, para las mujeres cabello recogido y sin aretes, y para los hombre, cabello corto, bien rasurados. 3.1. Para efectuar el trámite de duplicado en el área de Maestrías se procede a cubrir lo siguiente: a) Extracto de Acta de Nacimiento, original b) Copia de Titulo y Cedula Profesional c) Copia de Certificado de Maestría d) Copia de Curp e) 6 Fotografías t/infantil, blanco y negro, no instantáneas, saco gris claro o beige para las mujeres cabello recogido sin aretes, blusa blanca y para los hombres cabello corto, camisa blanca y corbata colores claros.
Página 6 de 28 3.2. Para efectuar el trámite de duplicado en el área de Universidad se requiere lo siguiente: a) Extracto de Acta de Nacimiento, original b) Copia de CURP c) Certificado de Secundaria, original d) Certificado de Preparatoria, original e) Copia de certificado de Licenciatura f) 6 Fotografías t/infantil, blanco y negro, no instantáneas, saco gris claro o beige para las mujeres cabello recogido sin aretes, blusa blanca y para los hombres cabello corto, camisa blanca y corbata colores claros. 3.3. Para efectuar el trámite de duplicado en el área de Preparatoria se requiere lo siguiente: a) Extracto de Acta de nacimiento, original b) Copia de CURP c) Certificado de secundaria, original d) Copia de certificado de preparatoria e) 6 fotografías tamaño infantil blanco y negro, no instantáneas, playera del uniforme de diario, para las mujeres cabello recogido y sin aretes, y para los hombre, cabello corto, bien rasurados. 3.4. Para efectuar el trámite de duplicado en el área del Bachillerato no Escolarizado CEUT OCTAVIO PAZ se requiere lo siguiente: a) Extracto de Acta de Nacimiento, original b) Certificado de secundaria, original c) Copia de CURP d) Copia de certificado de bachillerato e) 6 fotografías tamaño infantil blanco y negro, no instantáneas, playera del uniforme de diario, para las mujeres cabello recogido y sin aretes, y para los hombre, cabello corto, bien rasurados.
Página 7 de 28 3.5. El alumno activo o inactivo de maestría, universidad, preparatoria o SEAD que requiera certificado parcial o duplicado puede solicitar dicho trámite de los semestres inmediatos anteriores, en CAS (Centro de Atención y Servicio), mediante el formato F.F1 requisitado del instructivo Entrega de documentos del punto 2.1.2.4 al punto2.1.2.5.9. 4. Equivalencias Para el trámite de equivalencias: 4.1. El alumno que proviene de otra institución o que su plan de estudios es diferente al que está cursando (para cambio de sistema interno), el CAS los canaliza a la Coordinación de Servicios Escolares para realizar la equiparación de materias y saber el semestre en el que se puede incorporar del cual debe cumplir con el 50% + 1 por semestre (Universidad y el Bachillerato no Escolarizado CEUT OCTAVIO PAZ), para preparatoria depende del sistema del que provenga. El alumno entrega en CAS planes y programas de estudios digitalizados de los semestres cursados en la anterior institución (aplica sólo para Universidad) y certificado parcial, cubre el monto del trámite en control de pagos quien le proporciona comprobante de pago y de no adeudo. CAS, realiza el levantamiento de folio para dicho trámite (ver Instructivo Entrega de documentos ). Si son alumnos de la Institución deben solicitar su historial académico en el CAS, para que la Coordinación de Servicios Escolares realice la equiparación de materias y con ello saber a qué semestre se incorporará, realizar su pago y trámite correspondiente. Servicios escolares integra el expediente del alumno con los siguientes requisitos en original y copia para realizar trámite ante la DGB ó SEP del Estado:
Página 8 de 28 - Certificado de Secundaria. - Certificado de Bachillerato (Únicamente Universidad) - Solicitud de equivalencia (DGB) - Certificado Parcial del nivel correspondiente. - Extracto de Acta de nacimiento. - Plan de estudios de la Institución donde proviene digitalizados, (Únicamente Universidad). El gestor o persona encargada de realizar el trámite presentará en la dependencia: - Expediente completo del alumno (con documentos antes señalados). - Llenado de Solicitud de equivalencia. - Recibo de pago de trámite. - Oficio de solicitud de trámite(universidad) Para el área de Universidad, una vez que la dependencia dictamina y revisa documentación, entrega los documentos originales junto con un borrador de lo que será la equivalencia para que el gestor o encargado de realizar el trámite lo revise y firme de conformidad. Una vez revisado y firmado de conformidad se imprime la equivalencia para recabar la firma de la autoridad correspondiente y entregar dicho documento. Cuando el documento ya se tiene se integra al expediente del alumno.
Página 9 de 28 5. Carta Pasante CEUT (Únicamente para Universidad) El alumno que termina satisfactoriamente su licenciatura solicita al CAS la carta pasante siendo requisito para solicitarla: - Haber acreditado al 100% todas sus materias, curriculares y no curriculares. - 2 Fotografías tamaño ovalo miñon, blanco y negro, no instantáneas, saco gris claro o beige para las mujeres cabello recogido sin aretes, blusa blanca y para los hombres cabello corto, camisa blanca y corbata colores claros. - Y solo se expide dentro de los primeros 6 meses de haber egresado.
Página 10 de 28 ANEXOS No.1 Comprobante de no Adeudo (F.AG.01)
Página 11 de 28 No. 2 Formato para certificado de terminación o parcial de Preparatoria. Frente
Página 12 de 28 Reverso
Página 13 de 28 No. 3 Formato para certificado de terminación o parcial del SEAD Frente
Página 14 de 28 Reverso
Página 15 de 28 No. 4 Formato para certificado parcial o terminación de Universidad o Maestría Frente
Página 16 de 28 Reverso
Página 17 de 28 No. 5 Formato para dictamen de incorporación de Preparatoria
Página 18 de 28 No.6 Formato para dictamen de incorporación del Bachillerato No Escolarizado Octavio Paz.
Página 19 de 28 No. 7 Libro de control de entrega de certificados de terminación de estudios.
Página 20 de 28 No. 8 Libro de control de entrega de certificados parciales y duplicados.
Página 21 de 28 FLUJOGRAMAS CERTIFICADO DE TERMINACIÓN DE PREPARATORIA INICIO Regularizarse en los periodos establecidos No Si Al finalizar el semestre el alumno tendrá que haber acreditado al 100% todas sus materias. Si Se integra el expediente del alumno, completo. No Elaborar el certificado de terminación Se revisa y válida para su impresión, se coloca foto se cancela y sella, y pasa a firma del Director Elaborar la relación de certificados, actualizar el libro de entrega de los mismos. Se le notifica y entregan al CAS para que realice el proceso correspondiente para la entrega de los mismos. Fin
Página 22 de 28 CERTIFICADOS PARCIALES Y DUPLIADOS DE PREPARATORIA INICIO El CAS envía por correo electrónico la solicitud del certificado parcial o duplicado Se integra el expediente del alumno, completo. Elaborar el certificado solicitado Se revisa y válida para su impresión, se coloca foto se cancela y sella, y pasa a firma del Director Elaborar la relación de certificados, actualizar el libro de entrega de los mismos. Se le notifica al CAS para que realice el proceso correspondiente para la entrega de los mismos. Fin
Página 23 de 28 CERTIFICADO DE TERMINACIÓN DE SEAD INICIO Regularizarse en los periodos establecidos No Si Al finalizar el semestre el alumno tendrá que haber acreditado al 100% todas sus materias. Si Se integra el expediente del alumno, completo. No Se solicita los formatos a la CORDE por medio de oficio firmado por la Supervisora y se realiza el pago correspondiente. Se validan los concentrados de calificaciones ante Supervisión y SEP del estado de acuerdo a su agenda de trabajo Se elaboran los certificados de terminación Se revisan y validan para su impresión, se coloca la fotografía cancelándola con el sello y pasa a firma del Director Se requisitan los formatos solicitados por SEP del Estado, validados y firmados por Supervisión. Para la revisión de los mismos y pasen a firma y sello por el Departamento de Control Escolar. Nos dan fecha para la devolución de los mismos firmados y sellados y sean ingresados a Gobernación del Estado para que sean Legalizados Se actualiza el libro de entrega de Certificados y se le notifica y entregan al CAS para que realice el proceso correspondiente para la entrega de los mismos. Fin
Página 24 de 28 CERTIFICADO PARCIAL SEAD INICIO El CAS envía un correo electrónico del trámite solicitado por el alumno. Si Se verifica que este validado hasta el módulo solicitado para el parcial ante SEP Se integra el expediente del alumno, completo. No Se validan los concentrados de calificaciones ante Supervisión y SEP del estado de acuerdo a su agenda de trabajo Se solicita los formatos a la CORDE por medio de oficio firmado por la Supervisora y se realiza el pago correspondiente. Se elaboran los certificados de terminación Se revisan y validan para su impresión, se coloca la fotografía cancelándola con el sello y pasa a firma del Director Se requisitan los formatos solicitados por SEP del Estado, validados y firmados por Supervisión. Para la revisión de los mismos y pasen a firma y sello por el Departamento de Control Escolar. Se actualiza el libro de entrega del Certificado y se le notifica y entregan al CAS para que realice el proceso correspondiente para la entrega de los mismos. Nos dan fecha para la devolución de los mismos firmados y sellados y sean ingresados a Gobernación del Estado para que sean Legalizados Fin
Página 25 de 28 DUPLICADO DE CERTIFICADO DEL SEAD INICIO El CAS envía un correo electrónico del trámite solicitado por el alumno. Se integra el expediente del alumno, completo. Se solicita los formatos a la CORDE por medio de oficio firmado por la Supervisora y se realiza el pago correspondiente. Se elabora el duplicado del certificado. Se revisa y valida para su impresión, se coloca la fotografía cancelándola con el sello y pasa a firma del Director Se requisitan los formatos solicitados por SEP del Estado, validados y firmados por Supervisión, para la revisión de los mismos y pasen a firma y sello por el Departamento de Control Escolar. Nos dan fecha para la devolución del documento firmado y sellado. Se ingresa a Gobernación del Estado para que se Legalizado. Se actualiza el libro de entrega del Certificado y se le notifica al CAS para que realice el proceso correspondiente para la entrega del mismo. Fin
Página 26 de 28 CERTIFICADO DE TERMINACIÓN UNIVERSIDAD Y MAESTRÍA INICIO Regularizarse en los periodos establecidos No Si Al finalizar el semestre el alumno tendrá que haber acreditado al 100% todas sus materias. Si Se integra el expediente del alumno, completo. No Se elaboran los certificados de terminación Se validan los concentrados de calificaciones ante Supervisión y SEP del estado de acuerdo a su agenda de trabajo Se revisan para su impresión, se coloca la fotografía cancelándola con el sello y pasa a firma del Rector Se requisitan los formatos solicitados por SEP del Estado, para la revisión de los mismos, en base a su agenda de trabajo y pasen a firma y sello por el Departamento de Control Escolar. Nos dan fecha para la devolución de los mismos firmados y sellados y sean ingresados a Gobernación del Estado para que sean Legalizados Se actualiza el libro de entrega de Certificados y se le notifica al CAS para que realice el proceso correspondiente para la entrega de los mismos. Fin
Página 27 de 28 CERTIFICADO PARCIAL DE UNIVERSIDAD Y MAESTRÍA INICIO El CAS envía un correo electrónico del trámite solicitado por el alumno. Se verifica que este validado hasta el semestre solicitado para el parcial ante SEP Si Se integra el expediente del alumno, completo. No Se validan los concentrados de calificaciones ante Supervisión y SEP del estado de acuerdo a su agenda de trabajo Se elabora el certificado parcial, solicitado. Se revisa para su impresión, se coloca la fotografía cancelándola con el sello y pasa a firma del Rector Se requisitan los formatos solicitados por SEP del Estado, para la revisión de los mismos y pasen a firma y sello por el Departamento de Control Escolar. Nos dan fecha para la devolución de los mismos firmados y sellados. Y se ingresan a Gobernación del Estado para que sean Legalizados. Se actualiza el libro de entrega del Certificado y se le notifica al CAS para que realice el proceso correspondiente para la entrega de los mismos. Fin
Página 28 de 28 DUPLICADO DE CERTIFICADO DE UNIVERSIDAD Y MAESTRÍA INICIO El CAS envía un correo electrónico del trámite solicitado por el alumno. Se integra el expediente del alumno, completo. Se elabora el duplicado del certificado. Se revisa para su impresión, se coloca la fotografía cancelándola con el sello y pasa a firma del Rector. Se requisitan los formatos solicitados por SEP del Estado, para la revisión de los mismos y pasen a firma y sello por el Departamento de Control Escolar. Nos dan fecha para la devolución del documento firmado y sellado. Se ingresa a Gobernación del Estado para que sea Legalizado. Se actualiza el libro de entrega de Certificados y se le notifica al CAS para que realice el proceso correspondiente para la entrega del mismo. Fin