GUÍA DE FISCALIZACIÓN SUBVENCIONES 1.-Subvenciones Excepcionales
A.-FASE DE CONSIGNACIÓN PREVIA (Fase RC) REMITIR A INTERVENCIÓN PROPUESTA DE CONSIGNACIÓN PREVIA (RC) A.1. Propuesta de documento contable RC. Consejería competente. B.- FASE FISCALIZACIÓN PREVIA DEL GASTO (Fase A) Y DEL COMPROMISO (Fase D): REMITIR A INTERVENCIÓN EL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO, INTEGRADO POR LA SIGUIENTE DOCUMENTACIÓN: B.1. Documento contable RC. Contabilidad B.2. Proyecto o detalle de la actividad a subvencionar, que deberá estar afecta al fomento de una actividad de utilidad pública e interés social. ANEXO I B.3. Presupuesto de ingresos y gastos de la actividad, haciendo constar cualquier otra ayuda que se perciba para la misma actividad. B.4. Informe Jurídico elaborado por la Consejería competente de la excepcionalidad, debiendo acreditar razones de interés público, social, económico o humanitario u otras debidamente justificadas que dificulten su convocatoria pública. Art. 4.b) Reglamento de Subvenciones de la Ciudad (RS) y art. 22.2.c) de la Ley 38/2003, 17 de noviembre, general de Subvenciones (LGS). B.5. Fiscalización. Art. 21.d) RS C.- INTERVENCIÓN FORMAL DEL PAGO REMITIR A INTERVENCIÓN EL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO, INTEGRADO POR LA SIGUIENTE DOCUMENTACIÓN: C.1. Acreditación de que el beneficiario se halla al corriente de sus obligaciones tributarias y con la Seguridad Social. Art. 7.e) RS Guía Fiscalización Subvenciones V.1 Pág. 2
C.2. C.3. Declaración responsable del beneficiario de no hallarse incurso en las prohibiciones previstas en el art. 13 de la LGS para recibir subvenciones. Resolución/ Acuerdo aprobado por el Consejo de Gobierno (importe superior a 30.000 ) concediendo la subvención. Art. 26 Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de nov. General de Subvenciones (RLGS). Art 5 RS 65.3 RLGS. INSTRUCCIONES DE TRAMITACIÓN: A.-FASE DE CONSIGNACIÓN PREVIA (Fase RC) A.1. Remitir a propuesta de consignación previa (RC) Dicha propuesta deberá necesariamente detallar la partida de los presupuestos generales de la Ciudad, del ejercicio corriente, con cargo a la cual la Consejería competente va a financiar la subvención, así como su denominación y el programa en el cual está recogida la subvención nominativa. B.-FASE DE FISCALIZACIÓN PREVIA DEL GASTO Y DEL COMPROMISO DOCUMENTOS A EXAMINAR POR LA INTERVENCIÓN: B.1. Documento contable RC. B.2. Proyecto o detalle de la actividad a subvencionar, que deberá estar afecta al fomento de una actividad de utilidad pública e interés social. (Consultar ANEXO I). Dicho proyecto deberá precisar de forma singularizada el objeto de la subvención, definiendo de forma concreta todas y cada una de las actividades subvencionadas que vaya a realizar la Entidad beneficiaria. B.3 Presupuesto de ingresos y gastos de la actividad, haciendo constar cualquier otra ayuda que se perciba para la misma actividad. B.4. Informe Jurídico elaborado por la Consejería competente de la excepcionalidad de la subvención, debiendo acreditar razones de interés público, social, económico o humanitario u otras debidamente justificadas que dificulten su convocatoria. B.5 Fiscalización por del convenio de colaboración, al amparo del artículo 21.d) del Reglamento de Subvenciones de la Ciudad de Ceuta, al objeto de verificar que cumple los extremos exigidos legalmente. FUNCIONES DE LA INTERVENCIÓN EN ESTA FASE DE FISCALIZACIÓN PREVIA DEL GASTO Y DEL COMPROMISO: La intervención procederá a realizar la fiscalización del expediente, verificando que constan los documentos reflejados en los apartados anteriores y que los mismos se ajustan a la normativa legal aplicable. Guía Fiscalización Subvenciones V.1 Pág. 3
C.- INTERVENCIÓN FORMAL DEL PAGO DOCUMENTOS A EXAMINAR POR LA INTERVENCIÓN: C.1. Acreditación de que el beneficiario se halla al corriente de sus obligaciones tributarias y con la Seguridad Social, conforme al art. 7.e) del Reglamento de Subvenciones de la Ciudad de Ceuta. La presentación de la solicitud por parte del beneficiario conllevará la autorización a la Consejería competente para recabar los certificados de la AEAT, de TGSS y del OAST que requieran las bases reguladoras. C.2. Declaración responsable del beneficiario de no hallarse incurso en las prohibiciones previstas en el art. 13 de la LGS para recibir subvenciones. C.3. Resolución dictada por la Consejería competente, o en su caso Acuerdo aprobado por el Consejo de Gobierno (importe superior a 30.000 ) concediendo subvención, que deberá incluir los extremos que se mencionan en el artículo 65.3 del Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de nov. General de Subvenciones. FUNCIONES DE LA INTERVENCIÓN EN ESTA FASE DE INTERVENCIÓN FORMAL DEL PAGO La, una vez fiscalizado de conformidad el expediente, y previa comprobación de que por la Consejería competente nos ha sido remitida la documentación preceptiva recogida en los apartados anteriores, procederá a validar las propuestas de documentos contables y editar los correspondientes documentos contables. D.- JUSTIFICACIÓN REMITIR A INTERVENCIÓN EL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO, INTEGRADO POR LA SIGUIENTE DOCUMENTACIÓN: ÍNDICE D.1. Cuenta Justificativa, con aportación de justificantes de gastos (facturas y certificaciones) que deberá presentarse dentro de los 3 meses siguientes de realizada la actividad subvencionable y que contendrá necesariamente la siguiente documentación: Art. 16 y 17 RS Art. 72 RLGS. D.1.a D.1.b D.1.c Memoria económica y Certificación, datada y firmada por el representante de la entidad, con arreglo al modelo del anexo IV. Memoria de actuación datada y firmada firmada por el representante de la entidad. Detalle de otros ingresos o subvenciones que hayan financiado la actividad. Art. 16 RS Art. 72 RLGS. ANEXO II y III Art. 16 RS y art. 72.1 RLGS ANEXO IV. Art. 72..2.e) y 75.2.c) RLGS. Guía Fiscalización Subvenciones V.1 Pág. 4
D.2. Informe favorable de la Consejería competente acreditativa del cumplimiento de los fines para los que fue otorgada, así como Diligencia suscrita por el Consejero/a competente en dicho sentido. Art 15 RS D.3. Dictamen de la Comisión creada para el seguimiento del convenio, no bastando con una simple conformidad, sino que se requiere certificación expedida por el Organo encargado del seguimiento, así como copia de las Actas de reunión que periódicamente permitan conocer el estado de la situación, el grado de ejecución, los progresos conseguidos en el cumplimiento del convenio, las dificultades encontradas durante su ejecución, las acciones correctoras que deban introducirse, así como una evaluación final del resultado obtenido por el convenio. Art. 88.3 RLGS D.4. Certificados del sujeto o entidad beneficiaria de hallarse al corriente de sus obligaciones tributarias, si faltare percibir parte de la subvención. Art. 15 RS D.5. Informe final justificación.. D.6. Archivo del expediente. OTROS TRÁMITES D.7. Informe de AUDITOR (Subvención cuantía superior a 100.000 ) además de la Memoria económica (con aportación de facturas), certificación y Memoria de actuación. Art. 24 RS y art. 72 RLGS. D.8 En caso de haber lugar al reintegro: D.8.1. Resolución firme de reintegro donde conste el importe de la deuda (principal e intereses). Art. 101 RLGS y 41 y 42 Ley 38/2003, de 17 de Noviembre, General de Subvenciones (LGS) D.8.2 Carta de pago del reintegro. Art. 101.2 RLGS Guía Fiscalización Subvenciones V.1 Pág. 5
D. JUSTIFICACIÓN DOCUMENTOS A EXAMINAR POR LA INTERVENCIÓN: D.1. La cuenta justificativa presentada por el sujeto o entidad beneficiaria deberá presentarse dentro de los TRES MESES de realizada la actividad, y deberá justificarse el gasto total de la actividad, aunque la cuantía de la subvención sea menor, de conformidad con el art. 16 del Reglamento de Subvenciones de la Ciudad de Ceuta. La justificación contendrá la siguiente documentación: A) Memoria económica, que contendrá una relación de las actividades realizadas y su coste, con el desglose de cada uno de los gastos en que se haya incurrido, que se acreditará mediante las correspondientes facturas, que quedarán en poder del órgano convocante. MEMORIA que deberá necesariamente tener fecha e ir firmada por el representante de la entidad beneficiaria. (Consultar ANEXO II y III) A efectos de cumplimiento del presente apartado, se emitirá Certificación de la Memoria Económica por la Entidad Beneficiaria, conforme al modelo que se incorpora en ANEXO III, debiendo remitir la relación de gastos e ingresos por actividad realizada en fichero informatizado en formato excel, que reflejará los apartados reseñados de forma clara e inequívoca. La no presentación de dicho fichero informatizado, dará lugar a considerar NO justificada la subvención percibida. B) Memoria de actuación justificativa del cumplimiento de las condiciones impuestas en la concesión de la subvención, con indicación de las actividades realizadas y de los resultados obtenidos. MEMORIA que deberá necesariamente tener fecha e ir firmada por el representante de la entidad beneficiaria. (Consultar ANEXO IV) C) Un detalle de otros ingresos o subvenciones que hayan financiado la actividad subvencionada con indicación del importe y su procedencia. D) En su caso, carta de pago de reintegro en el supuesto de remanentes no aplicados así como de los intereses derivados de los mismos. D.2. Informe elaborado por la Consejería competente acreditativo del cumplimiento de los fines para los que la subvención fue otorgada, así como Diligencia suscrita por el Consejero/a competente en dicho sentido, de conformidad con el artículo 15 del Reglamento de Subvenciones de la Ciudad. D.3. Informe redactado por la Comisión de seguimiento, no bastando con una simple conformidad, sino que se requiere certificación expedida por el Organo encargado del seguimiento, así como copia de las Actas de reunión que periódicamente permitan conocer el estado de la situación, el grado de ejecución, los progresos conseguidos en el cumplimiento del convenio, las dificultades encontradas durante su ejecución, las acciones correctoras que deban introducirse, así como una evaluación final del resultado obtenido por el convenio. D.4. Certificados del sujeto o entidad beneficiaria de hallarse al corriente de sus obligaciones tributarias, si faltare percibir parte de la subvención, de conformidad con el artículo 15 del Reglamento de Subvenciones de la Ciudad de Ceuta. D.5. Informe final de justificación de la subvención emitida por, otorgada por la Ciudad y posterior traslado a la Consejería competente. D.6. Archivo del expediente en Guía Fiscalización Subvenciones V.1 Pág. 6
D.7. En el caso de subvenciones cuya cuantía sea igual o superior a 100.000, a la cuenta justificativa del empleo dado a los fondos, de conformidad con el artículo 24 del Reglamento de Subvenciones de la Ciudad de Ceuta, deberá incorporarse Informe de Auditor de cuentas inscrito como ejerciente en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas. Dicho informe versará sobre la aplicación dada a los fondos recibidos y al efectivo cumplimiento de los fines perseguidos con el otorgamiento de la subvención. La presentación de dicho informe no excusará de la obligación de presentar el certificado de la la memoria económica (con aportación de facturas) y certificado, así como memoria de actuación en los términos previstos en el artículo 72 del R.D. 887/2006, de 21 de Julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de Noviembre, General de Subvenciones. D.8.En caso de haber lugar al reintegro: D.8.1.Resolución firme de reintegro donde conste el importe de la deuda (principal e intereses). Ver las siguientes referencias normativas: Artículo 68-91 LRJAP y PAC, Artículo 37 y 40.1 LGS, Artículos 91-93 RLGS, D.8.2. Carta de pago del reintegro. En los casos en que el beneficiario presente la cuenta justificativa con aportación de los justificantes de gasto y se haya producido un remanente no aplicado, la carta de pago de dicho remanente y de los intereses de demora correspondientes formará parte de la citada cuenta justificativa, debiendo aportarse a la, en todo caso. Si el reintegro se produce por iniciativa del beneficiario, el órgano concedente deberá proceder a efectuar la liquidación de los intereses de demora correspondientes cuando la cantidad adeudada por este concepto no haya sido ingresada por el beneficiario junto con el principal. FUNCIONES DE LA INTERVENCIÓN EN ESTA FASE DE JUSTIFICACION La intervención en esta fase, y previa comprobación de que obra en el expediente remitido por la Consejería competente, toda la documentación mencionada en los anteriores apartados, procederá a emitir Informe final de justificación de la subvención y en su caso, a general el documento contable OP por el importe de la subvención que reste por abonar. Por último, tras las actuaciones anteriores y previa remisión del informe final de justificación a la Consejería competente, archivará la documentación justificativa del pago. Guía Fiscalización Subvenciones V.1 Pág. 7