Herbar 3.4 Manual del usuario Unidad de Coordinación gbif.es Septiembre 2003
Introducción...2 Características...2 Organización...2 Componentes...3 Instalación...4 Descarga y documentación en la web...4 Procedimiento de instalación...4 Instalación...5 Casos de uso...5 Caso 1...5 Caso 2...5 Caso 3...6 Caso 4...6 Configuración de herbar...6 Uso...10 Menu principal...10 Pliegos y revisiones...13 Etiquetas...20 Consultas y Listados...22 Préstamos...24 Solicitudes...27 Intercambios...31 Centros, personas y etiquetas postales...36 Exportar para internet...36 Apéndice I. Información de utilidad para realizar operaciones fuera del menú de Herbar....37 Cómo migrar a herbar...37 Cambios necesarios para migrar una base de datos con estructura col.mdb a col_plus.mdb...38 Información adicional...41 Documentos word en herbar...43 Apéndice II. Relaciones y definiciones de tablas en herbar...44 Definiciones de tablas...44 Relaciones...47 Apéndice III. Documentos útiles...47
Introducción HERBAR es una aplicación informática para informatizar y gestionar colecciones botánicas. Es la aplicación estándar de la AHIM (Asociación de Herbarios Iberomacaronésicos, ahim-l@rediris.es) recomendada y apoyada por el nodo español GBIF. Características Almacenamiento de todas las identificaciones de los ejemplares. Información de géneros, países, provincias, identificaciones y revisiones controlada por tablas de referencia. Gestión completa de préstamos, solicitudes e intercambios. Distintos tipos de etiquetas; con y sin códigos de barras. Sistema integrado con MS-Word para generar las etiquetas, listados y hojas de préstamo. Posibilidad de añadir nuevas funciones para cubrir necesidades específicas. Sistema de menús para importar, exportar e intercambiar datos tanto con otras bases de datos semejantes como con ficheros BIBMASTER Diversas opciones de consulta en papel, pantalla y documento de Word. Soporta arquitectura cliente-servidor en la que múltiples usuarios pueden acceder a los datos de modo concurrente manteniendo cada uno la configuración local. Exporta a formatos para internet (sus propias páginas ASP, TSA(http://speciesanalyst.net), REMIB(http://www.conabio.gob.mx/remib/doctos/remib_esp.html), Darwin Core versión 2 (http://tsadev.speciesanalyst.net/documentation/ow.asp?darwincorev2) Organización Herbar es un programa escrito en MS-Acces, por tanto solo funciona en ordenadores con Windows y Officce instalado. Para las salidas (etiquetas, listados, hojas de préstamos, etc) se utiliza MS-Word. Los datos que usa el programa están almacenados en diferentes bases de datos (ficheros mdb). De este modo queda separada la parte de configuración de los de la colección y de las pantallas a utilizar. El acceso a Herbar se hace a través del Menú principal. 2
Herbario.mdb Pantallas y Programación Col.mdb Col_plus.mdb Colecciones (una base de datos por colección ) HerbarSys.mdb Datos de configuración y gestión Componentes 1. La aplicación en sí, que es una base de datos en Access (HERBARIO.MDB) y otra con datos de gestión (ver. 2.8 y sucesivas HERBARSYS.MDB). 2. Los datos de las colecciones se mantienen en bases de datos aparte, como ejemplo se suministra dos: una llamada COL.MDB y otra COL_PLUS.MDB. 3. Los documentos con los formatos para etiquetas, informes, hojas de préstamo, etc.(*.doc). 4. La documentación (está como fichero de ayuda de windows, se abre haciendo doble click sobre el mismo, una vez copiado al disco duro). 5. La aplicación hace uso de una fuente (tipo de letra como pueden ser courier new ó arial ) de códigos de barras (code 39) que debe cargarse e instalarse en windows de antemano. Está disponible en la zona de descarga de Herbar (http://www.rjb.csic.es/herbario/herbardownload.htm). 3
Instalación Descarga y documentación en la web Desde la url: http://www.rjb.csic.es/herbario/herbar.htm se accede a toda la información sobre el programa, a la documentación necesaria para su instalación, configuración y uso, así como a la descarga tanto de la última versión como de las anteriores Procedimiento de instalación Requisitos: Los usuarios de Office 2000 (y probablemente Office xp) pueden necesitar hacer algunos cambios en la configuración de Access. Herbar necesita de algunas librerías dinámicas que no se cargan por defecto. Para cargar estas librerías se debe proceder como se indica a continuación: a. Abrir el editor de Visual Basic. para ello, se abre una base de datos nueva y vacía con el fín de acceder a herramientas macro editor de VisualBasic [desde Herbar este menú no está activado]: b. En el editor de Visual Basic accedemos a herramientas referencias (o equivalente): c. Se seleccionan y ordenan las librerías (references) tal como se indica a continuación: 4
Por último Se sale con "OK" y se cierra el editor de Visual Basic Instalación 1. 1. Creamos un directorio donde instalar el programa y descomprimimos ahí los ficheros de HERBARxx.ZIP ( herbar33-2k2.zip por ejemplo).obtendremos una serie de documentos de word (utilizados como plantillas de etiquetas,listados), imágenes, etc y 4 bases de datos. 2. Instalamos las fuentes necesarias para el programa: a.extraer ficheros de barcod39.zip. b.instalar (Panel de Control Fuentes Instalar nueva fuente, etc..). Casos de uso En este apartado se explican los diferentes modelos bajo los que se puede trabajar con Herbar. Caso 1. Un usuario y una única colección. En este caso tendremos instalado una única base de datos herbario.mdb y herbarsys.mdb y tendremos configurada una colección que será con la que trabajemos. Caso 2. Un usuario trabajando con varias colecciones. Tenemos instalado un programa herbar único, con sus base de datos hebario.mdb y herbarsys.mdb junto con varias colecciones configuradas. 5
Caso 3. Varios usuarios que acceden a la misma colección. En una máquina que hará las veces de servidor de herbar se instala un programa herbar único con su herbario.mdb, herbarsys.mdb y con una única colección configurada. Los usuarios accederan desde sus puestos para ejecutar Herbar en el servidor y trabajar con la misma colección Caso 4.Varios usuarios trabajando a varias colecciones. En la máquina-servidor de Herbar tenemos la base de datos herbarsys.mdb y las correspondientes a las colecciones (col.mdb,col_plus.mdb) pero no tenemos instalado y configurado fisicamente el programa (herbario.mdb). En cada puesto de usuario se instala un programa, teniendo así cada uno de ellos un herbario.mdb. Cada usuario configurará su herbario.mdb para que utilice herbarsys.mdb del servidor y las diferentes colecciones ubicadas también en el servidor. Tanto en el caso 3 como en el 4 si dos usuarios trataran de por ejemplo modificar el mismo registro, MS-Acces bloquearía el registro al 2º usuario que accedió Configuración de herbar En el directorio donde hemos descomprimido el archivo HERBARxx.ZIP aparece una base de datos denominada Herbario.mdb. Al abrirla, aparece un menú, éste es el MENU PRINCIPAL. Antes de utilizar el programa, hay que realizar una serie de operaciones: 1. Configurar del programa 2. Inicializar la base de datos de gestión 3. Añadir/editar acceso a datos de las colecciones 6
Para modificar/añadir datos de configuración, pulsamos el botón Configurar que aparece en el menú principal. El nombre de la base de datos de gestión es Herbarsys.mdb. y el path proporcionado por defecto es c:\herbar\herbarsys.mdb (modificarlo si corresponde). Desde el mismo menú de configuración, a través de la solapa Herbario y Xtras podemos dar las rutas para el logo a usar en los documentos que generemos, así como el nombre del herbario y el encabezamiento de las etiquetas. En la solapa documentos y etiquetas damos la ruta donde queremos que se generen los documentos y las etiquetas solicitadas. En la versión 3.4 se ofrece además la posibilidad de migrar la configuración usada en una versión anterior del programa (si en vez de instalar por primera vez estamos actualizando Herbar) pulsando el botón Migrar configuración y seleccionando la base de datos herbario.mdb anteriormente utilizada (se aconseja renombrar previamente la carpeta con la antigua versión del programa, denominándola por ejemplo herbarantiguo ) Desde la solapa inicial, Actualizar/revisar configuración y después de introducir los datos necesarios pulsaremos el botón: Inicializar base de datos de gestión. Los datos facilitados servirán para gestionar el programa y son únicos y válidos para todas las colecciones con las que trabajemos 7
Una vez inicializada con éxito esta base de datos, pasamos a pulsar el botón Configurar acceso a datos de las colecciones. Con el programa se suministran dos bases de datos de ejemplo: col.mdb y col_plus.mdb en las que aparecen algunos registros. Col.mdb representa la estructura de base de datos utilizada por los antiguos usuarios del programa y col_plus.mdb se incorpora desde la versión 2.8. A esta base de datos se le han añadido tablas para los nuevos usos incorporados en el programa. Los datos de configuración necesarios son: - El nombre de la colección, la unidad de disco donde se encuentra nuestra base de datos y el path (ruta) de la misma. - Solapa: Referencia para nombres y taxonomías. Aquí configuramos el acceso a la tabla de nombres científicos que vamos a usar en el programa para dar los nombres de las determinaciones y para la referencia taxonómica correspondiente. En el modelo antiguo (Col.mdb) se trabajaba unicamente con géneros y para ello se podía utilizar la tabla GENVASC (incluida en Col.mdb) u otra de estructura similar. Para poder trabajar con este modelo de colección en esta nueva versión tendremos que realizar una migración. En los demás casos podremos trabajar tanto con generos como con nombres completos y para ello se utiliza la tabla Nomen (incluida en Col_plus.mdb) u otra semejante. En ambos casos la ruta y nombre de la tabla elegida serán los datos a rellenar de la tabla nombres. Como tabla para referencias taxonómicas (no utilizada para el modelo de trabajo con Col.plus) se puede usar la tabla taxonomia (incluida en Col_plus.mdb) u otra similar. - Solapa Iconografía. Aquí damos el nombre de la tabla que contendra los datos de las imágenes que podemos registrar. Además, damos la ruta del lugar donde tenemos nuestras imágenes almacenadas fisicamente. 8
Podemos almacenar una o más imágenes por pliego. Cada imagen se incluye en la base de datos con poca calidad, y además se puede añadir una referencia a un fichero externo sin limitación de calidad. También es posible almacenar enlaces de internet (link) relacionados con cada pliego, aunque éstos no tengan imágenes. - Solapa Municipios. Damos el nombre de la tabla que contiene los municipios que usaremos y la ruta de la base de datos que la contiene. (Con esta opción se puede ligar cada ejemplar a un municipio o entidad geográfica/política de manera controlada). - Solapa Internet. Aquí damos la ruta de la base de datos donde exportaremos nuestras tablas DETER y ESPEC para que sean consultadas desde Internet y también podemos especificar si queremos exportar además otras tablas. Tendremos opciones de exportación para TSA, REMIB, Darwin Core versión2. Las tablas NOMEN, TAXONOMÍA,y MUNICIP (o las tablas usadas en su lugar) deberán por lo tanto contener todos los registros necesarios para trabajar con nuestra colección o con antelación antes de introducir estos datos en los registros de los ejemplares. (Suelen estar fisicamente en la misma base de datos de la colección que estamos configurando). Una vez que salgamos de esta pantalla, lo modificado ó agregado será guardado. 9
Agregar nueva colección: Para añadir una nueva base de datos pulsamos el botón Agregar nueva colección desde el menú de configuración, dando el nombre y el path donde queremos que se instale la base de datos. La bbdd creada para la nueva colección seguirá el modelo de col_plus.mdb. Tanto al inicializar la base de datos de gestión como cada vez que se abre el programa, se ejecuta una rutina que comprueba las tablas necesarias. En caso de error se avisa al usuario de cual es la tabla en cuestión para que el usuario compruebe tanto la existencia como la ubicación de la misma. Para importar datos de colecciones desde una base de datos externa véase Cómo migrar a Herbar en el Apéndice I. Uso En Herbar, la información correspondiente a cada pliego o ejemplar se almacena en dos tablas: DETER y ESPEC. 1. En ESPEC se almacena la información del pliego que no varía con el tiempo: fecha de recolección, recolector, habitat, etc. 2. En DETER se almacenan las identificaciones del ejemplar, tantas como sufra el mismo. El elemento central de esta tabla es el nombre científico. Los nombres científicos tienen un importante papel en cualquier sistema de información sobre biodiversidad. Constituyen los elementos utilizados para referirnos a los organismos vivos El trabajo de introducción y manipulación de nombres científicos requiere por lo tanto una minuciosa estandarización, conocimientos actualizados de la taxonomía del grupo tratado así como del correspondiente código de nomenclatura. Los nombres científicos utilizados, se ajustarán por lo tanto a un determinado tratamiento taxonómico, el cual podrá ser referenciado en cada determinación. Menu principal Al iniciar el programa accedemos al menú principal (se ejecuta al abrir la base de datos: Herbario.mdb), desde esta pantalla seleccionamos la colección con la que queremos trabajar del listado que aparece en la parte inferior de la pantalla. Esto significa que vamos a trabajar sobre una base de datos concreta, la de nuestra colección y que nuestros datos estarán determinados por las tablas asignadas al configurar la colección. A continuación pulsamos el botón Aceptar. 10
Una vez conectados a nuestra colección podemos realizar múltiples operaciones: 11
Etiquetas de herbario Consultas y listados Préstamos Solicitudes Intercambios Crear una nueva colección Migrar configurarción Centros, personas y etiquetas postales Menú principal Manual/Ayuda Configurar Configurar acceso a los datos de las Exportar para internet Inicializar base de datos de gestión Entrada Rápida Introducción de nombres científicos Introducción de pliegos y revisiones Añadir/Editar/Borrar pliegos e identificaciones Ver, editar, añadir imágenes de pliegos Importar datos desde ficheros tipo etimatic o detespe a Entrada Rápida Fichado de lotes no incluidos 12
Pliegos y revisiones Pulsando el botón Introducción de pliegos y revisiones desde el menú principal accedemos a un submenú: Para Añadir, editar ó borrar pliegos e identificaciones accedemos a una pantalla como esta: DETER Datos fijos de ESPEC Aquí introducimos, modificamos ó borramos datos generales del ejemplar /identificación. Los registros introducidos desde esta pantalla alimentarán las tablas denominadas ESPEC y DETER. Los ejemplares son guardados en la tabla ESPEC y a cada uno le corresponde una clave única, el número de herbario. A veces, dentro de la colección, existen diferentes pliegos de herbario con el mismo número. En la base de datos no puede haber dos registros con la misma identificación. Por ejemplo dos pliegos que por error reciben el mismo número de herbario ó una planta que contiene diferentes especies y éstas se tienen que separar. No podemos cambiar arbitrariamente el número de herbario de estos jeejmplos ya pueden haber sido utilizados en publicaciones. Para manejar esta información en
Herbar, al número de herbario se le agrega Adic que por defecto toma el valor 1. En la tabla ESPEC se corresponden a los campos Nherbario y Adic. Las identificaciones se almacenan en la tabla DETER. Cada una va a tener una clave única formada por el número de herbario más otro número. Se corresponde con los campos Nherbario, Adic y Nclave de DETER. En la mitad superior introducimos los datos de la identificación (podemos tener varias para cada ejemplar). En el caso del genero, en el lado derecho del desplegable, encontramos un botón de opción que por defecto aparece marcado. Controla que el género a introducir se restringa a uno de la lista o no. Para las identificaciones podemos trabajar de dos maneras (pulsando el botón Lista Det./Det. Completa): -Determinación completa: mostrando la ficha con los datos completos (a utilizar por ejemplo para introducir nuevos registros). -Lista de determinaciones: mostrando sólo los datos más importantes, viendo los registros a modo de listado. Asignar un nombre a la identificación: Para ello, podemos pulsar el botón Nombres, accediendo a una pantalla genérica para todo el programa (también accesible desde el formulario de Entrada rápida ) a través de la cual podemos elegir un nombre de los existentes en nuestra colección (tabla Nomen) escogiéndolo de un listado. Para Introducir/Modificar Nombres científicos accedemos a un formulario también genérico para todo el programa. A ella podemos acceder también pulsando el botón Introducir nombres científicos En esta pantalla podemos trabajar con la nomenclatura simplificada/completa (botón Cambiar entrada de datos para nomenclatura completa/simplificada ) y así daremos solo los datos del nombre y del nombre aceptado de forma simple ó bien podremos completar datos como basiónimo, protólogo, etc. Los nombres introducidos alimentarán la tabla NOMEN de nuestra colección. 14
Adscribir las identificaciones a tratamientos taxonómicos publicados: Cuando se consultan en línea la información de las colecciones, al no especialista le resulta muy dificil valora fiabilidad de una identificación o conocer el sistema de referencia (i.e. el tratamiento taxonómico) empleado para la identificación. Por ejemplo, el concepto (la planta) que hay detrás del nombre "Cheilantus pteridioides" no es lo mismo si seguimos Flora iberica. o la Med Checklist, y por tanto, saber que tratamiento se sigue supone una gran ayuda para valorar la información. Para refereciar el tratamiento taxonómico seguido en la identificación, seleccionamos la opción correspondiente del deplegable: La referencia a tratamientos taxonómicos toma la forma de referencias bibliográficas. En el desplegable aparecen los registros de la tabla TAXONOMIA de nuestra colección. Para editar ó añadir estos registros podemos acceder a una pantalla a través del botón. Debajo del desplegable correspondiente a la taxonomía de la identificación aparecen dos casillas de verificación: Prim y Ulti. Hace referencia a si la identificación es la primera ó la ultima del ejemplar a fichar. En el caso de tener una única identificación las dos casillas de verificación han de estar marcados; en el caso de tener varias tendremos que marcar la primera y la última de ellas con sus correspondiente casillas de verificación. 15
En la mitad inferior y a través de 3 solapas introducimos los datos relacionados con la recolección, formato,iconografía, etc. En la primera solapa introducimos los datos relativos a la localidad, hábitat y fecha. Los registros que aparecen en los desplegables de pais y provincias provienen de las tablas PAISES y PROVI que se encuentran en la base de datos herbarsys.mdb y son comunes a todas las colecciones. Los municipios que veremos en el desplegable se corresponden a registros de la tabla MUNICIP de la colección activa. La georeferenciación se hace a través de los campos utm y radiopunto, señalando a través del la casilla de verificación Geo/utm si se trata de coordenadas geográficas ó utms. Campo de precisión para la georeferenciación: Dado el uso cada vez mas extendido que se hacen de los datos de las colecciones para análisis espaciales, se hace también más necesario conocer la precisión con que se dan las coordenadas de los puntos de recolección. Para dar cuenta de este aspecto, introducimos un nuevo campo, "RadioPunto".Este campo se introduce en la tabla ESPEC y en la tablas tipo "Entrada rápida" y en él se introduce el radio de error, en metros, cuando se conoce. El estándar de referencia de este nuevo campo los constituye el llamado "DarwinCore" (http://elib.cs.berkeley.edu/manis/darwin2jrwconceptinfo.htm), que está en vías de convertirse en el estándarde facto para interoperabilidad de colecciones biológicas (léase para posibilitar búsquedas múltiples de datos de coleccione spor Internet). Si el campo UTM contiene una coordenada UTM, no es necesario rellenar RadioPunto,ya que el grado de error viene implícito en la coordenada UTM: Ejemplo deradio de error en coordenada metros(aprox.*) 30TUK 100000 30TUK24 10000 30TUK2345 1000 30TUK230456 100 30TUK23014567 10 30TUK2301245678 1 *en rigor sería el radio indicado multiplicado por 0.707106781 En la segunda solapa introducimos los datos referentes al formato, así por ejemplo, damos el número de pliegos ó de preparaciones, el nombre y número del colector, formato, fenología, situación En la tercera solapa aparecen los datos correspondientes a las imágenes. Añadir/Editar una imagen: 16
Pulsando el botón Añadir/Editar imágenes, accedemos a otro formulario genérico para todo el programa al cual podemos llegar también a través del botón Ver/Añadir/Editar imágenes de pliegos. Dependiendo de por cual de estas dos entradas accedamos podremos ver/editar imágenes de un ejemplar en concreto ó de todos los ejemplares fichados. En ambos casos podemos añadir imágenes o links. Estas imágenes pasarán a formar parte de registros de la tabla IMAGENES de la colección activa. Podemos tener varias imágenes para cada ejemplar que se corresponderan con varios registros. La clave única para cada uno de ellos está formada por el número de herbario (Nherb+Adic) junto con el campo Nfoto, por lo tanto, al añadir una foto veremos el número de herbario con el que estamos trabajando ó bien lo seleccionaremos de un desplegable y añadiremos manualmente el número de foto, pudiendolas numerar por ejemplo a partir del 0. En cada registro podemos asignar un archivo de imagen (campo foto_file de la tabla IMAGENES) que será el nombre de un archivo que tendremos localizado fisicamente en la misma carpeta de los documentos de herbar (indicado al configurar herbar). Este archivo se visualizará al pulsar el botón Ver en grande. El programa utilizado para dicho fin será el que tengamos predeterminado en nuestro sistema operativo para ejecutar el tipo de nuestro archivo. También podemos indicar una url donde queramos enlazar, esta url puede corresponder a una imagen, un dibujo, una página con información, etc. Para cada registro vamos a poder insertar otra imagen, pero ésta será guardada directamente en la tabla IMÁGENES (en el campo foto). Esta imagen puede ser una foto, una misma página web, un documento en word, etc. Para insertarla tenemos que copiar el archivo de origen (botón dcho del ratón copiar ó botón Impr Pant del teclado para copiar lo que tenemos en la pantalla) y pegarlo en el formulario que tenemos abierto en el recuadro grande que aparece a la derecha, de esta forma será insertado directamente en la base de datos de nuestra colección y no hará falta que guardemos fisicamente el archivo en otro lugar. Será visualizado en cada registro en el mismo recuadro utilizado para insertar. 17
Fichado de Lotes no incluidos. A través del botón Fichado de Lotes no incluidos accedemos a este otro formulario: Desde aquí controlamos los lotes de ejemplares que llegan a cada colección en detalle. Asignamos la ubicación del lote (estanteria), su formato (Caja/gradilla) y la colección en la que se incluye. También se asigna un responsable, el nivel de determinación de los ejemplares, si tienen número de colector y si están etiquetados, así como una descripción del material. Estos datos serán guardados en la tabla Lotes ubicada en la base de datos herbarsys.mdb, común para todas las colecciónes. Entrada Rápida Pulsando el botón Entrada Rápida del nuestro submenú accedemos a esta pantalla: La forma más rápida de fichar el material es trabajar con tablas de Entrada Rápida. De este modo trabajaremos con una tabla independiente de DETER y de ESPEC. Esta tabla tiene todos los campos necesarios para fichar los datos de los ejemplares y de sus determinaciones. Podemos crear tantas tablas de Entrada Rápida como necesitemos. El nombre de la tabla a crear ha de empezar por ER ó bien por Ex. La tabla creada será guardada en la base de datos herbarsys.mdb y vinculada a herbario.mdb para poder trabajar con ella. Además, podemos crear listados ó etiquetar ejemplares a partir de los datos de nuestra tabla de Entrada Rápida. 18
Los registros podrán ser borrados, modificados o exportados a las tablas DETER y ESPEC de nuestra colección, pudiendo elegir registros en concreto ó la tabla entera. Si los datos son exportados, la tabla de Entrada Rápida sigue manteniendo los registros ya volcados puediéndose entonces borrar tanto los registros como la propia tabla. Una vez creada, podemos introducir registros en ella mediante la siguiente pantalla: Desde aquí podemos elegir nombres de la tabla de referencia y asignárselos a los ejemplares También podemos duplicar el registro actual en uno nuevo o bien podemos configurar la introducción de datos para agilizar el trabajo Para ello elegimos qué campos queremos bloquear para que no sea necesario introducir en ellos ningún dato ó bien podemos elegir qué campos queremos que en registros de nueva entrada. Importar datos desde ficheros tipo etimatic ó detespe a nuestra tabla de Entrada Rápida Desde aquí vamos a poder importar a nuestro programa datos desde otras aplicaciones cuya funcionalidad es semejante a la de herbar ó bien de otras versiones del mismo herbar. Con los ficheros de estos programas, herbar crea un adjunto de tabla a partir de la cual realizará la transferencia de registros hasta una nueva tabla de Entrada Rápida. Las aplicaciones desde las que se van a poder efectuar importaciones son: 19
-Etimatic. Un programa para hacer etiquetas de herbario y listas de material. La última versión permite el manejo de la información bibliográfica y nomenclatural asociada a los especímenes Este programa, con varias versiones, puede trabajar bajo bases de datos MS-Access ó dbase. -Brahms (Botanical Research And Herbarium Management System). Es un programa para el manejo de colección e investigaciones botánicas creado por Denis Filer, Oxford. Usado para crear listados, etiquetas, gestión de préstamos, creación de gráficos y mapas, manejo de publicaciones -Otras versiones de herbar ó bien otra instalación de la misma versión del programa. En este caso previamente habremos creado una exportación desde aquel programa cuyo resultado será una tabla tipo Export Detespe. Para efectuar con éxito la importación debemos seguir los pasos numerados indicados en la pantalla. Al pulsar el botón 1º importamos a nuestro programa el fichero de origen pasando a ser una tabla más de herbario.mdb. Después con el botón 2º vamos a crear una tabla adjunta intermedia a partir de la tabla anteriormente creada. En el caso del tercer botón pulsaremos la opción que corresponda de entre los 4 posibles casos dependiendo de la estructura de la tabla de origen y por tanto del programa de partida. Etiquetas Pulsando el botón Etiquetas de herbario desde el menú principal, accedemos a un submenú : 20
Desde aquí, vamos a crear etiquetas para los ejemplares de nuestra colección. Podemos elegir entre diferentes formatos dependiendo de las necesidades. En cualquier caso, una vez escogido el formato, hay dos formas de elegir los ejemplares a etiquetar: -Una serie de etiquetas seguidas, para lo cual damos el número de herbario del primer y del último ejemplar -Etiquetas seleccionadas por número de herbario. Vamos dando uno a uno el número de herbario de cada uno de los emjemplares y pulsando el botón Aceptar, estos números pasarán a formar un listado que visualizamos en la misma pantalla. Para obtener las etiquetas, pulsaremos el botón Pasar etiquetas a MS-Word En ambas opciones, ypodemos escoger si queremos etiquetar con la primera o la última determinación. Para generar etiquetas los datos pasan de las tablas DETER y ESPEC a TEMPETI y de aquí a ETINORM. Las dos primeras tablas son las correspondientes a nuestra colección (por ejemplo col_plus.mdb) y las dos últimas están ubicadas en la base de datos herbario.mdb. El documento generado es un fichero de word con la/s etiquetas solicitadas listas para imprimir Ver: Documentos Word en Herbar (Apéndice I). En el caso de etiquetar nuestros especimenes de Entrada Rápida deberemos elegir la tabla y una vez elegida a través del siguiente formulario podremos ir escogiendo los registros uno a uno ó bien dar un intervalo de registros a etiquetar. Podremos además comprobar errores en los datos a etiquetar o modificar el encabezado. Para la entrada rápida solo podremos utilizar dos formatos (1 x pag ó 4 x pag). 21
Consultas y Listados Pulsando el botón Consultas y Listados desde el menú principal, accedemos a diferentes opciones: Desde Consulta avanzada por datos varios accedemos a esta pantalla: 22
Desde aquí podremos configurar consultas complejas pudiendo unir las condiciones de modo que se cumplan todas ó bien que se cumpla alguna. Algunos de los criterios a seleccionar mostrados en desplegables, como género ó provincia, vienen limitados por los datos de la colección activa. Las listas desplegables y las cajas de texto que van con un botón lista/como tienen la siguiente funcionalidad: Al tener el título como podemos escribir el dato que queramos (uno solo). Si pulsamos sobre el botón, cambiará su titulo pasando a ser lista, entonces significará que se podrán dar una serie de datos, como si fuera un listado, para ese criterio. Después de escoger los criterios y antes de ejecutar la consulta, podemos hacer una simulación. Para ello pulsamos sobre el option value Simular y después pulsamos el botón Seleccionar registros. De este modo el programa no ejecuta la consulta pero se nos indica el número de registros que obtendríamos en ella. Esta opción es de gran utilidad para evitar bloquear el programa con consultas que devuelven demasiados registros. Tanto si realizamos la simulación previa como si nos saltamos este paso, pulsaremos el botón Seleccionar registros, se nos indicará cuántos registros han resultado de la consulta y se ejecutara, guardándose en nuestra tabla CONSULTA BBDDS. Cada vez que pulsemos este botón y siempre que hayamos realizado una consulta con anterioridad tendremos la opción de guardar los resultados ó bien de borrarlos. 23
Para ver los resultados tendremos que elegir la forma de visualización: -Documento de MS-Word -Consulta de Access (cuyo resultado será una tabla) -Informe (informe de MS-Access) Los resultados tanto en forma de informe como en MS-Word serán imprimibles. Para realizar las consultas herbar trabaja con las tabla ESPEC y DETER (propias de la colección) y con la tabla CONSULTA BBDDS ubicada en herbario.mdb. A través de esta misma pantalla vamos a poder realizar exportaciones de datos : Las exportaciones se realizan a partir de los registros que tenemos recopilados en las tablas DETER y ESPEC de nuestra colección activa. Mediante esta pantalla podremos establecer determinados criterios para seleccionar el conjunto de datos a exportar. Después de seleccionar estos criterios debemos pulsar el botón Seleccionar registros y a continuación el botón Exportar datos. Se nos pedirá entonces el nombre de la tabla donde se guardará la exportación que deberá empezar por ER ó bien por Ex. La tabla resultante de esta operación es una tabla de cuya estructura es la de una tabla de Entrada rápida, su nombre es el dado por el usuario y estará ubicada en la base de datos herbarsys.mdb y vinculada en herbario.mdb. Podremos entonces tratarla como una tabla de Entrada Rápida, ya que aparecerá en nuestro listado de tablas de este tipo. Préstamos Los préstamos son las peticiones que recibimos de otros herbarios y/o botánicos Pulsando el botón Préstamos desde el menú principal, accedemos a un submenú : Desde aquí vamos a realizar todo el control de préstamos de los ejemplares de la colección. 24
Prórroga Cerrar préstamo Imprimir carta Impresión de una hoja de préstamo Preparar hoja de préstamo Borrarlo Lista definitiva Ampliarlo Lista previa Selección de condiciones Préstamos Certificados ( para préstamos, solicitudes, intercambios) Certificado de Aduanas (CN 23) Etiquetas de sobres individuales Certificado Fitosanitario Carta de reclamación Reclamación de préstamos y listados Listado de préstamos abiertos Dar de alta préstamo Información de un pliego Listado de préstamos pendientes de reclamar Impresión de una hoja de préstamos determinada Contenido de un préstamo Boletín de expedición CP 71 Etiquetas de sobres - Con derecho a prórroga - Sin derecho a prórroga - Tercer grado - Según tamaño - Por centros - Por antigüedad - Por número de préstamo
Para dar de alta un préstamo seguimos los los siguientes pasos: Pulsamos el botón Dar de alta un préstamo. Obtenemos un nuevo menú de botones: Tendremos entonces que seleccionar los de registros (botón Selección de condiciones ), pudiéndolo hacer de dos modos: -Los escojemos uno a uno dando su número de herbario. Si hay registos previamente seleccionados podremos mantenerlos, añadiendo los nuevos ó bien borrarlos -Mediante un formulario en el que establecemos una serie de criterios a aplicar al conjunto de datos de la colección activa. Con estos registros tenemos que crear una lista previa (botón Lista previa del menú anterior ) decidiendo el criterio de determinación a seguir (1ª determinación, última ) Antes de crear esta lista, podremos ver los especímenes seleccionados con todas sus determinaciones y una vez creada se podrá también ver por pantalla (como un informe de MS-Access) ó imprimir. Para obtener la lista definitiva (botón Lista definitiva ) tenemos acceso de nuevo a los datos de los registros de nuestra lista, pudiendo añadir más registros. Vamos a ir seleccionando los registros pudiendo añadir ó no observaciones. Para borrar ó ampliar la lista definitiva pulsaríamos de nuevo el botón Lista definitiva. Una vez tengamos la lista definitiva podemos pasar a preparar la hoja de préstamo, pulsando el botón correspondiente. Aquí se le asigna un código al préstamo y una fecha de salida (la actual) ; además se incluyen los datos del receptor, persona que lo va a estudiar, una descripción y una nota. En esta misma pantalla y pulsando el botón Imprimir pasamos a otra pantalla donde podemos escoger el préstamo que queramos imprimir seleccionándolo por su código. Con los préstamos dados de alta podremos realizar operaciones como: -Cerrarlo (pudiendo desde al misma pantalla comprobar sus ejemplares) -Prorrogarlo. Seleccionando el préstamo y la duración de la prórroga (3, 6 meses,1 año ó dando el tiempo que queramos en meses). Una vez dados los datos Aceptaremos la prórroga y pasaremos a imprimir la carta de concesión de dicha prórroga (pudiendo elegir entre inglés/castellano)
-Generar sobres para los centros correspondientes -Pulsando el botón Reclamación de Préstamos y Listados accedemos al un submenú desde donde podremos: -Generar listados (en forma de informes de Access) de préstamos abiertos, de préstamos pendientes de reclamar. Ambos tipos de listados podrán ser filtrados por su tamaño, antigüedad, número de prestamo ó el centro al que se realizó el préstamo -Consultar el contenido tanto de un préstamos como la información de un ejemplar determinado -Reclamar un préstamo (con derecho a prórroga, sin derecho a prorroga ó en tercer grado), imprimiendo la carta correspondiente (en inglés/castellano) -Imprimir la hoja de un determinado préstamo Las tablas implicadas en estas operaciones son: PRESTA, PRESTADO_DEF, PRESTADO_PREV, ITEM_PRES y TEMPORAL. Como se utilizan para todas las colecciones están ubicadas en herbarsys.mdb y vinculadas en herbario.mdb. Desde el menú de préstamos también podremos imprimir otros documentos desde el botón Imprimir certificados, etiquetas, declaraciones..., Desde una pantalla genérica tanto para préstamos como para intercambios ó solicitudes vamos a poder imprimir una serie de documentos como el fitosanitario, certificado de aduanas, boletín de expedición y etiquetas para personas. Solicitudes La solicitudes son las peticiones de material de herbario desde nuestro herbario a otros. 27
Aceptar solicitud Aceptar solicitud a herbario Aceptar descripción Abrir solicitud Listado de solicitudes vencidas Solicitudes Ver fiabilidad de los centros Listado de solicitudes ignoradas Ver y actualizar solicitud Establecer fecha de vencimiento Actualizar solicitud Ver corologia y datos de la solicitud
Pulsando el botón Solicitudes desde el menú principal accedemos al siguiente submenú: Desde aquí se va a controlar todo lo relacionado con las solicitudes que se hacen desde nuestra colección. Para cursar una solicitud, desde Abrir Solicitud seguimos los siguientes pasos: Introducimos los datos de la persona que realiza la solicitud, la descripción (datos obligatorios) y si se quiere alguna obervación. Se acepta la descripción y se selecciona el herbario al que enviar la solicitud, pulsando el botón Aceptar la solicitud a herbario (podemos añadir tantos centros como queramos generándose una solicitud por cada herbario seleccionado). Finalmente se pulsa el botón Aceptar solicitud, dándose de alta la solicitud. En este momento podemos imprimir la carta de petición de la solicitud y el sobre con los datos del centro a donde se ha de enviar. También podemos incluir en la descripción del material a solicitar permiso para extraer una porción del espécimen para realizar un análisis del ADN. En ésta Nota de ADN la descripción dada puede ser modificada. A partir de esta pantalla también podemos generar tanto la carta como el sobre de petición con la fecha actual. Una vez generada la solicitud, puede seguir su curso pasando por diferentes estados a los que el programa le asigna unas siglas de control. Pulsando en el botón Ver y Actualizar solicitud vamos a porder ver y modificar el estado de la solicitud. Podremos ver la cronología y los datos de la solicitud, Actualizarla y establecer la fecha de vencimiento. El ciclo a seguir por una solicitud será:
El material no se envia,solicitud cerrada (NODI) Solicitudes Se envia el material (ENVI) Material no disponible temporalmente (NOAH) Material ha llegado (enviar acuse de recibo) (AQUI) Acuse de recibo enviado (ACUS) Se solicita prórroga El material se devielve Notificación recibida, solicitud cerrada (RECI)
Para obtener listados tanto de las solicitudes vencidas como de las ignoradas (como informe de Access) podemos pulsar desde el menú de solicitudes los botones Ver solicitudes vencidas y Ver solicitudes ignoradas. Mediante el botón Ver fiabilidad de los centros tenemos acceso a una consulta en la que se establece un porcentaje de fiabilidad dependiendo de las solicitudes que hayan sido respondidas Como en el caso del menú de préstamos, también podemos imprimir desde aquí sobres tanto para centros como para personas, así como acceder a la misma pantalla de impresión de diversos certificados, declaraciones y etiquetas. Intercambios Los intercambios son conjuntos de envios entre instituciones o personas de los que se mantiene un balance. La unidad del intercambio es el paquete de intercambio que pueden constar de varios envios. Pulsando el botón Intercambios desde el menú principal accedemos al siguiente submenú: Para dar de alta un programa de intercambio pulsando en Añadir/Editar programa de intercambio accedemos a este formulario: -Damos un nombre al programa de intercambio -Seleccionamos la persona con la que se realizará el intercambio - El nombre de la colección cuyo material será objeto de intercambio -Introducimos una descripción y si se quiere alguna observación
-Si activamos el checkbox Fotocopias_O_Ejemplares el intercambio será de ejemplares por fotocopias, si no, será de ejemplares por ejemplares -Activar el programa ó desactivarlo (mediante un checkbox) Una vez dado de alta un programa, podemos registrar tanto los envíos de material como el material recibido. Recepción de envíos. Para registrar un envío de material recibido accedemos a la pantalla: A cada envío recibido, el programa le asigna un identificativo único compuesto por la fecha y hora a la que se le dio de alta. De este modo, se podrán registrar varios envíos en el mismos día. También podremos asignarle una despcripción y observaciones. Para valorar el envío recibido tenemos establecida una jerarquia de cuatro tipos de Ejemplares: tipo1, tipo 2, tipo 3 y duplicados. A partir de aquí podremos hacer la valoración del material recibido. Para ello podemos escoger entre dos diferentes formas de hacerlo: -Valorar envío. Es la forma más sencilla de valorar: En esta misma pantalla, se da un valor fijo en euros a cada ejemplar dependiendo del tipo que sean. Tendremos entonces que indicar el número de ejemplares recibidos para cada uno y pulsando el botón Valorar envío obtenemos en la casilla Valoración el total en euros -A partir de una tabla. Pulsando el botón Valorar el envío con tabla, pasamos a una pantalla donde damos el nombre y la localización de la tabla que contiene los ejemplares recibidos. Esta tabla ha de tener una estructura semejante a una tabla de Entrada Rápida. También tenemos que elegir la colección con la que queremos valorar el recibo y realizar los cálculos. Se realizará una comparación entre los ejemplares recibidos (tabla de Entrada rápida) y los existentes en la colección, teniendo en cuenta a qué jerarquia pertenece cada ejemplar, el número de ellos que hay en nuestra colección y si son táxones de los que ya tenemos algún ejemplar. 32
Una vez dados todos los datos, pulsamos Crear adjuntos de valoración. Se crearan entonces 3 tablas (valorar, valorar_deter, valorar_espec) a partir de las tablas de nuestra colección (deter y espec) y la tabla con el material recibido. Después, mediante el botón Calcular, obtendremos una pantalla con los cálculos detallados y la valoración total en euros. Una vez realizada la valoración mediante cualquiera de los dos métodos, cerramos el formulario donde se dio de alta el material recibido para que sea guardado como un registro más de la tabla Inter_Reci, que es la que contiene todas las partidas de los programas (tanto de material enviado como recibido). Para obtener la nota con el total, pasándo el crédito a fotocopias, volvemos a pulsar el botón Registrar material recibido del menú de intercambio y buscamos nuestra partida, pasando entonces a pulsar el botón Pasar crédito a fotocopias. Preparación de envíos salientes. Para registrar un envío de material pulsamos el botón Preparar envio del menú de Intercambio: Desde aquí, vamos añadiendo los ejemplares a enviar (su número de herbario). Esta lista se puede ampliar ó borrar para iniciar una nueva. A partir de los registros seleccionados pulsando Preparar lista definitiva se confirman los registros seleccionándolos pasándo a tener la lista definitiva. Con la lista definitiva pasaremos a una pantalla donde una vez seleccionado nuestro envío (identificado por la fecha + hora) pulsamos en Crear envío. 33
Después pasaremos a crear las hojas de envío y las listas a través de una pantalla donde tendremos que elegir nuestro programa y nuestro envío. Primero crearemos la hoja de envío y luego la lista de material, ambos en word. Desde el menú de intecambio podremos también Ver los envios realizados en cada proyecto y obtener listas de materiales de cada envio, así como las hojas de envio También se podra acceder a las etiquetas postales. En las operaciones de intercambio están implicadas las TABLAS INTERCAMIBIO, INTER_RECI, INTERTEM e INTERITEM TEMP. 34
Etiquetas postales Añadir/Editar programa de intercambio Intercambio Ver envios Preparar envio de material Hojas de envios y listas Registrar material recibido Seleccionar ejemplares para el envio Ampliar Borrar lista e iniciar una nueva Valorar envio Valorar el envio con tabla Lista definitiva Pasar crédito a fotocopias Crear envío
Centros, personas y etiquetas postales Pulsando el botón Centros, Personas y Etiquetas postales desde el menú principal accedemos al siguiente submenú: Desde aquí podremos dar de alta/modificar/borrar tanto los centros como las personas con las que se realizan las operaciones de intercambio, préstamo y solicitudes. Estos registros se reflejan en las tablas PERSON y CENTROS Además desde este menú podremos también imprimir sobres con los datos del centro o persona seleccionada. Exportar para internet El valor añadido que una base de datos consultable por Internet da al herbario es enorme. Dotar de bases de datos en línea a las colecciones es la tendencia y es el futuro inmediato. La aparición de herramientas y servicios como BWS y GARP (http://biodi.sdsc.edu/bsw_home.html)o LIfeMapper (http://beta.lifemapper.org/) son solo la punta de lanza de lo que se avecina: distribuciones potenciales, modelado de escenarios de cambio climático, evaluaciones de impacto de transgénicos o de especies invasoras, etc. Y todo basado en bases de datos en línea de colecciones de historia natural. Herbar introduce la opción de exportar los datos de la colección (DETER+ESPEC) a tablas "planas". Listas para ser "enganchadas" vía ODBC a sistemas como: El herbario de Criptógamas de Real Jardín Botánico en línea [http://www.rjb.csic.es/herbario/crypto/crydbe.htm] Red Mundial de Biodiversidad de la CONABIO (REMIB) [http://www.conabio.gob.mx/remib/doctos/remib_esp.html] The Species Anayst (TSA) [http://tsadev.speciesanalyst.net/] Formato Darwin Core v2, que es con el que funciona GBIF REMIB y TSA, son hoy por hoy las dos únicas redes de información en biodiversidad -- basadas en colecciones-- que funcionan en el mundo La información necesaria para esta opción ha de registrarse en la configuración bajo la solapa Internet.
La exportación en sí se realiza desde el menú principal, botón Exportar para Internet. Apéndice I. Información de utilidad para realizar operaciones fuera del menú de Herbar. Cómo migrar a herbar (Como importar datos en HERBAR) El procedimiento recomendado es: 1.Importar nuestros datos como una sola tabla dentro de Access, en Herbario.mdb (Herbar), con los menús y funciones estándar de Access 2.Transformar nuestros datos editándolos, cambiando la estructura y con la ayuda de consultas para dejarlos en el mismo formato que cualquier tabla de "entrada rápida" ver por ejemplo, la tabla "ER-activ" de herbario.mdb, o cualquier tabla creada mediante el menú de "Entrada Rápida" (Menú principal > Introducción de pliegos y revisiones >Entrada rápida > Crear tabla de Entrada rápida) 3.Renombrar nuestra tabla de manera que comience por "ER-". De esta manera es reconocido por las pantallas de Entrada rápida. 4.Volcar los datos a las tablas de la colección (DETER y ESPEC). Para ello: Menú principal > Introducción de pliegos y revisiones >Entrada rápida > Se selecciona nuestra 37
recién nombrada tabla, que debe aparecer en la lista (sino, cerrar la pantalla y volverla a abrir) > Volcar registros a DETER/ESPEC > Seguir la opciones de la pantalla Cambios necesarios para migrar una base de datos con estructura col.mdb a col_plus.mdb Todos los cambios aquí especificados son opcionales, esto es Herbar 3.3 funciona normalmente con las estructuras de Herbarsys y mdb "tipo COL" de versiones anteriores con la única limitación de que las opciones nuevas no estarán operativas (y que puntualmente el programa pregunte por un campo, a lo que debemos responder con un "return"). Área Fichero mdb Tabla Campo Notas Exportar para bases de datos en línea Campo de precisión para la georeferenciación Campos y tablas para adscribir las identificaciones a tratamientos taxonómicos publicados Herbarsys.mdb COLECTIO Herbarsys.mdb COLECTIO Herbarsys.mdb COLECTIO Tipo "COL.MDB" otra externa ESPEC u Herbarsys.mdb Entrada Rápida Tipo "COL.MDB" otra externa u TAXONOMIA [nueva] Tipo Tipo "Herbario.MDB" "Entrada Rápida" Def_InternetDB (texto 200) [nuevo] Additional_TB [texto 50] Nota_Internet Notas (texto 200) [nuevo] RadioPunto [númerico entero largo] RadioPunto [númerico entero largo] base de datos para alojar la copia para Internet tabla adicional para copia para Internet Ver estructura en col_plus.mdb de fichero ZIP TAXONOMIA (Texto 50) [nuevo] 38
Tipo DETER "COL.MDB" u otra externa Herbarsys.mdb COLECTIO Herbarsys.mdb COLECTIO TAXONOMIA (Texto 50) [nuevo] Taxonomia_TB (texto 50) [nuevo] tabla para asociar un tratamiento taxonomico a las identificaciones Taxonomia_MDB el mdb que lo aloja, (texto 200) path incluido [nuevo] Campos recomendados para las tablas DETER, ESPEC, NOMBRES, ENTRADA RÁPIDA para mejorar la gestión de los datos (si están presentes se actualizan automáicamente por parte de Herbar y no se pueden editar por pantalla). Nombre Tipo Contenido Creado fecha/hora Cuando se crea el registro Modificado fecha/hora Por_donde texto [80] Activación de la tabla de nombres: Cuando se modificó por última vez Nombre del ordenador y de usuario desde donde se modificó el registro La falta de una tabla de nombres científicos provoca mensajes del tipo "el origen de registros M_nombres de este formulario o informe no existe" (La tabla de nombres sirve para chequear las identificaciones y para introducir las nuevas a partir de menus desplegables sin teclearlos) Los pasos a dar son: 1) tienes que tener la tabla de nombres en el mdb de la colección, por ejemplo como en col_plus.mdb, que se llama NOMEN (y la puedes importar en vuestro mdb desde ahí): 39
2) Comprobar, y en su caso introducir, los datos de la tabla de nombres para configurar el acceso de datos a colecciones (rellenar tabla de nombres y Localización y fichero MDB con nombres [generalmente el mismo de la colección, en este caso COL_PLUS.MDB] : 3) volverse a conectar a la colección (desde el menú principal, seleccionar colección de trabajo y aceptar) 40
4) comprobar que funciona: Menú principal > Introducción de pliegos y revisiones > Introducir nombres científicos; se tiene que ver algo como: Información adicional -Conversión de UTM a coordenadas lat/long Las tablas que se generan para "Exportar para Internet" en cualquiera de sus modalidades (HERBAR, REMIB, TSA) realizan la conversión de UTM a coordenadas lat/long para los registros que contengan los datos. El formato de salida es siempre grados y decimales de grado (signo menos para latitud sur y longitud oeste). Los formatos de entrada admitidos son: Tipo Ejemplo: Nota Gradosºminutos'segundos"[NS] Gradosºminutos'segundos"[EW] 30º50'15"N 2º30'10"W No conversión, cambio formato UseZoneX100LetterY100LetterEastingNorthing 30TUV4050 UseZone Easting Northing 30T 440 4650 [-]Grados.decimales de grado grados [- ]grados.decimales de grado hay solo de 20.20-2.80 No hay conversión; solo la separa en dos 41