CAPÍTULO 15. COMPRAS Y ADQUISICIONES CÓDIGO SEP

CAPÍTULO 15. COMPRAS Y ADQUISICIONES CÓDIGO SEP

I.- Aspectos Generales Las Empresas SEP deben poseer procedimientos preestablecidos para la adquisición o contratación de bienes y servicios, que deben ser revisados y sancionados periódicamente por los directorios de cada empresa. Estos procedimientos deben caracterizarse por su transparencia, objetividad y ser de público conocimiento mediante su publicación en el sitio web de la empresa respectiva. Dentro del marco anterior, el SEP recomienda a sus empresas estar inscritos en el Portal www.mercadopublico.cl y usar dicha plataforma de contratación si ello resulta conveniente para la empresa. Para tales efectos podrán celebrar convenios con la Dirección de Compras y Contratación Pública. Además, a fin de tomar decisiones acertadas en cuanto a la necesidad de adquirir determinados bienes por parte de las empresas, resulta conveniente la realización con cierta periodicidad de un catastro de bienes. Las empresas deben procurar mantener una rigurosa consistencia entre sus distintos registros de bienes, contables o de inventario, con los stocks efectivos de bienes, las garantías de los mismos, sus títulos de dominio y los respectivos roles de avalúos, cuando ello corresponda. 1

II.- Obligatoriedad de la licitación Pública Sin perjuicio de las normativas y políticas especiales aplicables a cada empresa, en todo caso las adquisiciones y contrataciones de bienes y servicios de las Empresas SEP por montos iguales o superiores a 1.000 UTM deben ser objeto de una licitación pública, salvo acuerdo unánime del directorio, adoptado por razones fundadas, e informado al SEP, a excepción del caso de las Empresas Portuarias Estatales que deberán siempre recurrir a la licitación pública cuando el monto involucrado sea superior a 1.000 UTM. En caso de no realizarse licitación pública por acuerdo unánime y razones fundadas y salvo el caso de un proveedor o vendedor único, deben buscarse los mecanismos que permitan hacer oposición de ofertas de a lo menos tres proveedores. III.- Principios, criterios y orientaciones de los procesos de compra A. Libre concurrencia e igualdad de los proponentes. La licitación pública deberá garantizar la libre concurrencia o admisibilidad de los oferentes que cumplan con requisitos objetivos de idoneidad, experiencia y capacidad previamente establecidos en las Bases, garantizando la igualdad o no discriminación arbitraria en el trato a los proponentes, de modo que la adjudicación sea consecuencia de la libre competencia y sin que exista ventaja o desventaja indebidas para unos en desmedro de otros, lo cual deberá observarse desde el inicio del procedimiento hasta la completa ejecución del contrato. B. Las empresas deberán verificar que quienes contraten con ellas sean personas naturales o jurídicas, chilenas o extranjeras, que acrediten una situación financiera solvente e idoneidad técnica acorde con el bien o servicio requerido 2

C. Publicidad. La empresa licitante deberá adoptar las medidas necesarias para la adecuada publicidad de las actuaciones del proceso de licitación. Entre la publicación de la licitación y la recepción de las ofertas deberá mediar un plazo adecuado a la complejidad propia de la prestación del servicio o adquisición del bien de que se trate. D. Estricta sujeción a las bases. El proceso de licitación pública y la ejecución posterior del respectivo contrato se regirán por el principio de observancia irrestricta de las Bases. E. Las Bases de licitación deberán establecer las condiciones que permitan alcanzar la combinación más ventajosa entre todos los beneficios del bien o servicio por adquirir y todos sus costos asociados, presentes y futuros, atendiendo no sólo al posible precio del bien y/o servicio, sino a todas las condiciones que impacten en los beneficios o costos que se espera recibir del bien y/o servicio, incluidas condiciones de sostenibilidad. F. El proceso de licitación en situaciones de complejidad podrá iniciarse con una etapa de precalificación de los oferentes. Los registros de contratistas, consultores o proveedores y, en su caso, de precalificación de los oferentes, deberán ceñirse a los principios ya señalados, y no podrán significar, de modo alguno, límites a la competencia, ni restricciones a la libre participación de oferentes que estén en condiciones de proveer los bienes o servicios que serán objeto de la licitación posterior. En este sentido, los requerimientos técnicos y económicos deberán guardar una adecuada correspondencia con la materia que se licitará, sin acotar a priori el número de oferentes que pueda participar en la posterior licitación. 3

Se recomienda independizar la licitación, evaluación y adjudicación de la adquisición de los bienes y servicios que se requiere comprar o contratar, respecto del financiamiento de los mismos, de modo que las eventuales condiciones especiales de financiamiento que ofrezca un proveedor no determinen la adquisición de bienes o servicios que no cumplan con las condiciones técnicas y económicas más adecuadas. G. Cuando se trate de modificaciones de contratos, cuyos montos aisladamente o sumados al monto del contrato que se modifica, superen los límites de contrataciones sin licitación pública (1.000 UTM), éstas deberán realizarse por medio de una licitación, sin perjuicio de las situaciones de excepción, las que deberán informarse al SEP. IV.- Prohibiciones para contratar con ciertas personas La Ley de bases sobre contratos administrativos de suministro y prestación de servicios, señala que ninguna empresa en que el Estado tenga participación podrá suscribir contratos de provisión de bienes o de prestación de servicios con: 1. Funcionarios directivos del mismo órgano o empresa, ni con personas unidas a ellos por vínculos de parentesco descritos en la letra b) del artículo 54 de la ley Nº18.575, ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado (cónyuge, hijos, adoptados o parientes hasta el 3er grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive), 2. Sociedades de personas de las que aquéllos o éstas formen parte, ni con sociedades comanditas por acciones o anónimas cerradas en que aquellos o éstas sean 4

accionistas, ni con sociedades anónimas abiertas en que aquéllos o éstas sean dueños de acciones que representen el 10% o más del capital, y 3. Gerentes, administradores, representantes o directores de cualquiera de las sociedades antedichas. Los contratos administrativos celebrados con infracción a lo señalado serán nulos y los funcionarios que hayan participado en ellos incurrirán en contravención al principio de probidad administrativa consagrado en el N 6 del inciso 2 del artículo 62 de la Ley N 18.575, sin perjuicio de la responsabilidad civil y penal que les pudiere corresponder. Sin embargo, cuando circunstancias excepcionales lo hagan necesario, las empresas podrán celebrar dichos contratos, siempre que se ajusten a condiciones de equidad similares a las que habitualmente prevalecen en el mercado. La aprobación del contrato deberá hacerse por resolución fundada, que se comunicará al superior jerárquico, a la Contraloría General de la República y a la Cámara de Diputados. V.- Normas especiales en materia de viajes, pasajes, acompañantes, viajes con cargo a la empresa, etc. Los viajes de los directores y ejecutivos de Empresas SEP deben reducirse a los que sean imprescindibles para el cumplimiento de las tareas de la empresa, y deberán someterse a los criterios señalados en el Capítulo de Directorio y Presidente del Directorio. En cuanto a la adquisición de pasajes aéreos, se deberán adoptar los siguientes criterios: 5

i.- Viajes Internacionales: Requerirán aprobación previa del Directorio. a.- Presidente del Directorio, directores y gerente general: hasta clase ejecutiva en aquellos viajes de más de 7.000 kilómetros de distancia. b.- Otros gerentes y ejecutivos: Clase económica o turista. ii.- Viajes nacionales: Clase económica o turista. VI.- Políticas para la adquisición y renovación de vehículos para la operación de las empresas Los directorios de las empresas deberán establecer una política estricta de inversiones para las flotas de vehículos, que correspondan a una eficiente administración de las empresas y que se encuentre directamente asociada a la generación de beneficios por parte de la misma. En su calidad de empresas del sector estatal, deben guardar la sobriedad y austeridad que su naturaleza les impone. Criterios aplicables: 1.- Diseño de la flota de vehículos necesarios para la empresa. a.- Corresponderá al directorio de la empresa definir, de forma precisa, las características del parque de vehículos, la evaluación de los sistemas para su adquisición y los procedimientos de reposición y reemplazo de los mismos. 6

b.- El tipo de vehículo que se seleccione para el nivel máximo de la empresa, corresponderá a uno cuyo valor no supere las 390 UTM. c.- En caso de que el directorio estime necesario que la adquisición supere los rangos señalados precedentemente, la decisión que se adopte se hará mediante acuerdo fundado del directorio, debiendo informar al SEP previo a la ejecución de la decisión. 2.- Renovación de la flota y procedimiento de enajenación de vehículos a.- El Directorio deberá contar con un sistema objetivo de evaluación del estado de la flota de vehículos, sus costos de manutención y el cumplimiento de las finalidades que se tuvieron presentes para su adquisición. b.- Deberá realizarse una evaluación, al menos una vez cada dos años, acerca del estado de los vehículos y establecerse un procedimiento de renovación que mantenga los costos asociados a este ítem de acuerdo al presupuesto. c.- En ningún caso el valor de enajenación de los vehículos reemplazados será utilizado para aumentar el monto del vehículo que se reemplace. 7