GUÍA POLÍTICAS CONTABLES PRUDENCIALES GUÍA DE GOBIERNO CORPORATIVO PARA EMPRESAS SEP
1. Introducción En la elaboración de los estados financieros que son presentados al público se aplica una serie de políticas contables que tienen como objetivo reflejar del modo más fiel las transacciones económicas realizadas por la sociedad. De igual modo, en su aplicación se requiere hacer estimaciones basadas en juicios y supuestos con impactos importantes en la valorización y revelación de la información presentada. Es por ello que las aprobaciones que debe realizar el Directorio sobre la materia requieren de un examen exhaustivo, junto con establecer definiciones particulares y generales para la elaboración de dichos estados financieros. 2. Consideraciones claves a. Políticas contables y el principio de prudencia La práctica suele distinguir entre políticas contables conservadoras y políticas contables agresivas. Las políticas conservadoras son las que mediante su implementación conducen a menores resultados y muestran activos y recursos propios más reducidos. Por el contrario, las agresivas son las que tienden a mostrar mayores resultados y activos. Si bien ambas son aceptadas, su elección puede estar influenciada por otras variables o incentivos ajenos a los objetivos de que la información financiera presentada sea el fiel reflejo de las transacciones económicas realizadas. Principio de prudencia Es imperativo que se aplique el principio de prudencia, que consiste en aplicar un cierto grado de precaución en el ejercicio de los juicios necesarios para efectuar las estimaciones requeridas, de modo que los activos y pasivos no se expresen en exceso y que las gastos y obligaciones no se expresen en defecto. (Normas Internacionales de Información Financiera). 1
b. Políticas contables formales y aprobadas Se debe disponer de un cuerpo de políticas contables sobre las transacciones críticas, las que deben ser aprobadas por el Directorio. La aprobación de dichas políticas implica aprobar los criterios y juicios necesarios para su correcta interpretación. Es responsabilidad del Gerente General asegurar que dichas políticas contables sean aplicadas de modo restrictivo, sin excepciones o particularidades que pueden afectar el sentido original de las políticas aprobadas. La participación de auditoría interna y auditoría externa en esta tarea es de gran importancia en la configuración de la política. c. Elaboración y preparación de los estados financieros y sus notas La elaboración y preparación de los estados financieros y sus notas es de responsabilidad exclusiva de la Gerencia General y no es adecuado contratar o traspasar dicha labor a los Auditores Externos. El auditor externo es el ente revisor y por tanto no debe prestar servicios que impliquen la preparación o determinación de alguna partida de los estados financieros. d. Transacciones complejas En toda organización se realizan transacciones complejas que pueden tener aristas tributarias, contables, laborales, de renta, etc. Sobre este tipo de transacciones, la sociedad debe disponer de estudios que definan y concluyan el tratamiento dado a la transacción. Tratamiento que debe ser aprobado por el Directorio. 2
3. Elementos básicos A continuación se presenta una lista propuesta de materias contables que pudieran calificar como críticas: a. No diferir gastos Los gastos se deben reconocer en el ejercicio que se producen. No es permitido diferir gastos. Distinta es la situación de los gastos anticipados que corresponden a desembolsos de caja por servicios aún no prestados. b. No Activar gastos cuyo origen son ineficiencias En el desarrollo de proyectos o en la producción y prestación de servicios se generan mermas de diversas naturalezas más allá del estándar o presupuesto establecido. Dichos excesos son gastos y no es prudente proceder a su activación. c. Montos mínimos de activación No es adecuado activar bienes menores como: papeleros, ceniceros, corcheteras, etc. Se debe definir un monto mínimo para activar. La presentación de un activo se encuentra claramente definido por las normas contables. d. Estimación de vidas útiles y valores residuales En la estimación de la vida útil (técnica o económica) y en la determinación de los valores residuales se debe disponer de estudios técnicos desarrollados con metodologías reconocidas, de modo tal que el impacto de dichas estimaciones cuente con los respaldos elementales. 3
e. Valores justos y deterioros de valor Al igual que en la letra anterior, se debe disponer de estudios técnicos independientes cuya metodología sea conforme a normas internacionales de valuación. Adicionalmente se debe considerar que no siempre los bienes se van a transar al valor de tasación, y por tanto, se deben evaluar los ajustes pertinentes. f. Reconocimiento de ingresos del negocio En general, el ingreso se reconoce con la entrega del bien o en caso de los servicios cuando éstos se hayan efectuado, en otras palabras, cuando se tiene un derecho a cobrar. La emisión de la factura no implica el derecho a cobro, y por tanto, no implica reconocer un ingreso. La cuantía a reconocer como ingreso debe corresponder al valor que efectivamente se percibirá neto de impuestos e intereses implícitos. g. Provisiones Se debe tener especial cuidado en la determinación del registro de las provisiones, la cual requiere una serie de juicios y estimaciones en su determinación, y por tal motivo, el Directorio debe poner mayor atención en esta materia. h. Activos contingentes No se deben presentar en los estados financieros, sobre los cuales debe evaluarse su presentación en notas. i. Activos y deterioro de Activos Los activos son recursos controlados por la entidad y sobre los cuales la entidad espera obtener beneficios económicos o sociales, según sea el objetivo de la entidad. Por lo tanto, los activos presentados en la información financiera deben corresponder a activos ciertos y deben estar correctamente valuados. Deterioro La empresa o entidad debe asegurarse que sus activos no se encuentren sobre valorizados y que su valorización corresponda a la realidad en el contexto que se desenvuelve la entidad. Para ello deberán establecerse procedimientos específicos cuya aplicación al menos debiera ser anual. 4
j. Presentación neta de gastos con ingresos y/o entre activos y pasivos Desde el punto de vista de la información financiera el neteo de las partidas no es apropiado, de tal modo que en el evento de existir situaciones especiales, éstas debieran estar adecuadamente informadas y reveladas. k. Cambios de estimaciones y cambios contables Estos cambios pueden producir impactos relevantes en la información financiera, y como tal deben ser aprobados por el Directorio. l. Reconocimiento de pasivos La información financiera debe presentar todos los pasivos que corresponden a una obligación de la sociedad, para ello deberá disponer de todos los procedimientos necesarios para garantizar que se registre la totalidad de ellos. Aquellas transacciones que por su naturaleza presenten dudas en su registro, el Directorio debe disponer de un análisis del área contable y la opinión de los auditores externos, antes de su resolución. m. Revelaciones Las notas a los estados financieros deben disponer de toda la información necesaria para la comprensión de los hechos económicos por parte de un tercero, y por tanto, deben revelar toda la información que permita a éste comprender en detalle,+ y dentro del contexto de los estados financieros la posición financiera, los rendimientos y flujos de la entidad. n. Transacciones con personas jurídicas y naturales relacionadas Este tipo de transacciones por su naturaleza son críticas, y se requiere que se disponga de un procedimiento efectivo que permita proporcionar al Directorio el total de dichas transacciones para su aprobación y posterior revelación en los estados financieros. 5