MANUAL DE LA APLICACIÓN SUBVENCIONES DESTINADAS A DESPLAZAMIENTOS A ACTIVIDADES DEPORTIVAS CLUB DEPORTIVO Dirección General de Deportes 1
1 Introducción 1.1 Destinatarios Este manual va dirigido a los solicitantes de subvenciones destinadas a desplazamientos a actividades deportivas que pertenecen al colectivo de clubes deportivos. 1.2 Requisitos previos Para poder acceder a la aplicación es necesario disponer de un certificado digital aceptado por el Gobierno de Canarias y verificar que su ordenador está configurado con los requisitos técnicos especificados. Si tiene algún problema para el uso de sus certificados, siempre podrá enviarnos una consulta o incidencia. 1.3 Acceso a la aplicación Con el certificado electrónico del usuario previamente instalado, el acceso a la aplicación se realizará a través del enlace Trámite electrónico de la pestaña tramitación en la ficha del procedimiento en la sede electrónica de la Consejería de Turismo, Cultura y Deportes https://sede.gobcan.es/ctcd 2
1.4 Quién puede acceder a una solicitud y quién debe firmarla Tienen acceso a la solicitud: Certificado del usuario que creó la solicitud. Certificado del solicitante. Certificados de los representantes legales del solicitante. Certificados de los usuarios autorizados La solicitud debe firmarse (acción que se realiza en la página de presentación) con el Certificado electrónico del solicitante o el de uno de los representantes del solicitante. Si el proceso de firma y registro se ha realizado de forma correcta, en la aplicación se habilita la descarga del recibo de la presentación, que incluirá la fecha y hora de presentación. Este justificante garantiza que la solicitud se ha presentado de forma correcta, el estado de la misma pasa a iniciada. Es conveniente que guarde este recibo ya que es su justificante. A partir de este momento ya no puede realizar ningún cambio en la solicitud (sólo podría añadir documentación o desistir de la misma). ES MUY IMPORTANTE que realice el último paso de la presentación (apartado Presentación, opción Firmar y Registrar la solicitud) antes de que finalice el plazo, en otro caso no se considera presentada. 1.5 Preguntas e Incidencias Existen tres formas de obtener ayuda para la tramitación de la subvención: 1.5.1. Botón Ayuda de la sede electrónica de la Consejería: 3
1.5.2. A través de este enlace del botón Preguntas e incidencias puede comunicar cualquier incidencia o pregunta que le surja. 1.5.3. También, una vez dentro de la aplicación, en el botón Ayuda del menú de la izquierda. 2 Presentar la solicitud 2.1 Página principal La página principal de la aplicación muestra el listado de todas las solicitudes junto a algunas características de cada solicitud. Se podrá editar y actualizar las solicitudes ya creadas, o crear una nueva. 4
Una vez haya creado una solicitud se le mostrará en la página principal y podrá volver a editarla para completar o modificar los datos, pero no podrá borrarla. A través del menú inicial situado en la parte izquierda podemos acceder a la sección de Ayuda donde puede reportar incidencias o consultar dudas. En la parte superior derecha dispone del link Salir que le permite salir de la aplicación. 2.2 Nueva solicitud Para crear una nueva solicitud utilice el botón Nuevo situado en la zona inferior derecha de la página. A través del menú situado en la parte izquierda podemos acceder a cualquiera de las páginas de la solicitud, o bien volver a la página principal. En la parte superior izquierda, encima del menú indicado anteriormente, dispone del enlace Volver, que le permite ir también a la página principal de Mis Solicitudes. 5
En la parte inferior derecha de cada una de las páginas de la solicitud está disponible un botón con la opción de Guardar: 6
NOTA: todos los campos que aparecen con * son obligatorios, en caso de que no se rellenen no podrá guardar los cambios realizados en la página, ni presentar su solicitud. IMPORTANTE: Antes de abandonar una página es importante que pulse el botón Guardar, en otro caso puede perder los datos que haya introducido. Tenga en cuenta que si al guardar el formulario tiene errores (mensajes en rojo en la parte superior), aunque le haya dado al botón guardar sus datos no se almacenarán hasta que todos los datos del formulario se hayan completado correctamente. A continuación se muestra cada una de las páginas de las solicitud. 2.3 Datos Solicitante Lo primero que debemos hacer es indicar el tipo de solicitante al que pertenecemos, lo que provocará que las páginas de la solicitud muestren los campos adecuados. En nuestro caso debemos seleccionar Club deportivo. A continuación, debemos cumplimentar los datos del club deportivo y los datos del representante legal del mismo (Presidente/a de la entidad) que se muestran en la siguiente pantalla. 7
Para cumplimentar los datos del representante legal, pulse el botón Nuevo en la tabla de Representantes situado en la parte inferior derecha y cumplimente los datos del mismo. 8
Los campos marcados con un asterisco (*) se deben cumplimentar de forma obligatoria. No olvide Guardar para conservar los campos cumplimentados. A continuación introduciremos la dirección postal. Y por último los datos de contacto. El correo electrónico que se indica en el campo Email servirá para enviar todas las comunicaciones que se realicen a lo largo de la tramitación del procedimiento. 9
NOTA: No olvide guardar la página para conservar los campos cumplimentados. 2.4 Datos de desplazamientos Para acceder a este apartado debe hacer click en el apartado competiciones. En esta página debe introducir un conjunto de datos de los desplazamientos realizados. Para dar de alta un nuevo desplazamiento pulse el botón Nuevo, que se encuentra en la parte inferior derecha de la tabla de Desplazamientos. 10
Al hacer click en un nuevo desplazamiento, lo primero que tenemos que hacer es rellenar la tabla Desplazamientos entidad en la que tenemos que introducir los datos generales del desplazamiento. Se recomienda que en apartado Denominación de la competición utilice un nombre distinto para cada una de las competiciones presentadas. Por ejemplo, si todos los desplazamientos pertenecen a Liga Nacional Preferente, que identifique cada uno de ellos acompañando el nombre con el número de la jornada. Ejemplo: Liga Nacional Preferente Jornada 1 Guarde la página para conservar los campos cumplimentados. Una vez introducida la información del desplazamiento debemos añadir los datos de los Deportistas/Auxiliares o Técnicos desplazados y las Facturas. Para ello seleccionamos el desplazamiento en la tabla y pulsamos el botón Editar. 11
El sistema muestra la pantalla con los datos del desplazamiento y las tablas donde declarar l os Deportistas/Auxiliares o Técnicos desplazados y las Facturas. Para dar de alta a los desplazados debe pulsar el botón Nuevo en la tabla de Deportistas/Auxiliares o Técnicos desplazados, que se encuentra en la parte inferior derecha de dicha tabla. 12
Se mostrará la siguiente pantalla que deberá cumplimentar. 13
En este punto, el sistema cuenta con unos filtros por los que dependiendo de la modalidad y especialidad deportiva seleccionada, no se podrán incluir más deportistas o técnicos de los señalados en la base sexta, punto seis de la Orden de 18 de diciembre de 2017. Si la factura no ha sido pagada por la entidad, debe marcar el campo correspondiente y cumplimentar los datos del pagador del desplazado como muestra la siguiente imagen. Guarde la página para conservar los campos cumplimentados. Para dar de alta las facturas del desplazamiento debe pulsar el botón Nuevo en la tabla de Facturas del Desplazamiento, que se encuentra en la parte inferior derecha de dicha tabla. 14
Se mostrará la siguiente pantalla para introducir las facturas. Guarde la página de Facturas del Desplazamiento para conservar los campos cumplimentados, recordando que la Identificación de la anotación es un campo obligatorio en el caso de las entidades deportivas que no deleguen el pago. 15
El sistema no permite la presentación si el importe de la suma de facturas no es igual o mayor que el importe de la suma del precio de los billetes. En caso de necesitar editar los datos de los desplazados o de las facturas, selecciónelo/a y pulse el botón Editar. NOTA: No olvide guardar la página de Desplazamientos de la Entidad para conservar los campos cumplimentados. 16
2.5 Declaraciones En esta página se muestran las declaraciones que se incluyen en la solicitud y que deben ser aceptadas por el solicitante. En este apartado el solicitante debe leer detenidamente y marcar la casilla de verificación si está conforme con los puntos que se citan, a continuación guardar la página. NOTA: Si no activa la casilla "Declaro que estoy conforme" no podrá presentar la solicitud. 17
2.6 Autorizaciones La Dirección General de Deportes tramitará directamente las consultas de estar al corriente en el cumplimiento de las obligaciones tributarias y con la Seguridad Social. Si se opone a esta consulta debe marcar en la siguiente pantalla la comunicación de datos a la que se opone y debe aportar en el apartado Documentación los documentos que demuestren que se encuentra al corriente de dichas obligaciones. A continuación se muestra la página de autorizaciones. NOTA: No olvide pulsar el botón guardar para conservar los cambios. 18
2.7 Documentación En este apartado se podrán, si lo cree necesario, incorporar los documentos que desea acompañen a su solicitud. La página presenta el siguiente aspecto: AVISO: Los ficheros deben de tener un tamaño máximo de 8.5MB. Para añadir un documento debemos seleccionar el botón Nuevo de la tabla de Documentos. Con esta acción se abrirá la siguiente pantalla: 19
Una vez cargada la documentación, la página presentará un aspecto similar al que se muestra a continuación: Tanto en el documento de borrador de la solicitud como en la propia solicitud se incluye este listado de documentos que acompañan a la solicitud. 20
2.8 Acceso otros usuarios En ocasiones puede ser útil que varias personas tengan acceso a la solicitud para introducir datos en una misma. Si deseamos que otros usuarios accedan a nuestra solicitud debemos autorizarles a través de esta página. Seleccionamos el botón Nuevo y se abrirá la siguiente ventana dónde debemos insertar el NIF/CIF que queremos autorizar. Y guardamos. Los usuarios autorizados pueden acceder a la solicitud, pero no pueden realizar la presentación de la misma. Para eliminar la autorización se debe seleccionar la autorización correspondiente en la tabla y pulsar el botón Borrar y confirmar. 21
2.9 Presentación En la página de Presentación se realiza la firma de la solicitud y la presentación en el registro electrónico. Para ello se siguen varios pasos que se describen a continuación. NOTA: Es importante que llegue hasta el último paso y obtenga el recibo del registro de entrada, en caso contrario su solicitud no ha sido presentada. 2.10 Paso 1. Preparar para firmar El proceso se inicia pulsando el botón Preparar para firmar. El sistema comprueba que se hayan cumplimentado todos los campos necesarios y que no haya incoherencia en los datos introducidos. En caso de que esto ocurra mostrará el mensaje pertinente para que se corrijan los errores y no permitirá continuar con el proceso de presentación. En caso de errores se mostrará una pantalla con mensajes en rojo como se muestra en la siguiente figura. 22
El sistema nos puede indicar en qué desplazamiento puede existir un error, como por ejemplo; En el desplazamiento Liga Nacional Preferente Jornada 1 el importe de los billetes supera al de la/s facturas/s. En tal caso debemos revisar las facturas aportadas y el importe de las mismas. Por otro lado, si nos faltan documentos por aportar, nos aparecerá una pantalla como la que se muestra a continuación, indicándonos los documentos que no se han presentado. Sin embargo, es posible realizar la presentación y entregar los documentos que faltan posteriormente, mediante el trámite Aportación de documentación. 23
Si las validaciones del primer paso se han pasado con éxito, aparecerá la pantalla que se muestra en la siguiente figura. 24
En este momento todos los campos del formulario están en modo lectura y no permiten su modificación. Disponemos de las siguientes opciones: Paso 2. Obtener borrador de la solicitud. Lo recomendable es obtener un borrador de la solicitud, que tiene el mismo formato que la solicitud final que se presentará y revisarla completamente. Para ello debe seleccionar el enlace Obtener borrador, que nos abrirá una nueva ventana con el borrador de la solicitud en formato PDF. Si es necesario realizar cambios o aportar documentación a la solicitud antes de su presentación definitiva debemos seleccionar el botón Modificar solicitud. Paso 3. Firmar y registrar la solicitud. A través de esta opción presentamos definitivamente la solicitud. Si seleccionamos el botón Presentar solicitud aparecerá una página como la que se muestra a continuación: 25
En esta página se listan los interesados (solicitante, representante ) y se muestra el certificado con el que se procederá a la firma y registro de la solicitud. Si pulsamos el botón Firmar y registrar aparecerá una ventana informativa que muestra el siguiente aspecto: Si se ha producido algún error durante este proceso, la aplicación nos informa. 26
En este caso tendremos que repetir el proceso de firma y registro. Si persiste el error debe ir a la Ayuda y poner una incidencia. Cuando se realice esta acción correctamente aparecerá la siguiente página que nos informa que el proceso ha finalizado con éxito y nos permite descargar el recibo de presentación de la solicitud pulsando en el enlace Obtener recibo. 27
NOTA: Si el último paso de registro no se realiza correctamente, la presentación de la solicitud no tiene ninguna validez. Una vez que se realice el registro podrá guardar e imprimir el justificante del Recibo del Registro de Entrada. Recuerde Salir una vez haya finalizado la presentación de la solicitud. 28
3 Aportación de Documentación Una vez presentada la solicitud es posible aportar documentación al expediente electrónico en cualquier momento a través del trámite Aportación de documentación. Para aportar documentación a un expediente electrónico debe acceder a la solicitud en estado Iniciada a la cual desea adjuntar la documentación. Una vez dentro de esta solicitud se puede acceder desde el primer enlace del menú Instrucción. La página presenta el siguiente aspecto: Disponemos de las siguientes opciones: Consultar documentos ya aportados: nos muestra la relación de documentos aportados con anterioridad. 29
Consultar recibos de aportaciones: nos muestra un listado con los recibos de las aportaciones de documentos que hayamos realizado. Disponemos de un enlace para descargarlo. Agregar Nuevos Documentos: nos permite aportar nueva documentación al expediente a través del botón Nuevo. Una vez lo hemos agregado se nos muestra la siguiente página: 30
Registrar los documentos: nos permite registrar los nuevos documentos que hemos aportado. Una vez registrada la aportación de documentación podemos acceder al recibo de la misma, como se muestra en la siguiente imagen. 4 Desistimiento En caso de que desee renunciar a una solicitud ya presentada dispone de esta opción de desistimiento. La página presenta el siguiente aspecto: Debemos completar el campo Motivo del desistimiento y posteriormente seleccionar el botón Guardar trámite. Esta acción nos llevará a la siguiente página: 31
Ahora debemos preparar para la firma la solicitud de desistimiento seleccionando el botón Preparar para firmar. Esta acción nos llevará a la siguiente página: 32
En este punto la aplicación nos permite obtener un borrador del desistimiento, modificar el desistimiento o registrarlo. Obtener borrador: esta opción nos abrirá otra ventana del navegador donde se nos muestra un borrador del desistimiento en formato PDF. Modificar desistimiento: esta opción nos lleva a la siguiente página donde podemos modificar el motivo del desistimiento. Registrar Desistimiento: debe registrar el desistimiento para que se considere presentado pulsando sobre el botón Presentar Desistimiento. Con esta acción la aplicación nos lleva a la siguiente página donde se listan los interesados y se selecciona el certificado con el que se desea firmar: Debemos seleccionar el botón Firmar y registrar para finalizar este trámite. La operación de firmar y registrar puede tardar varios minutos. Finalmente si se ha registrado con éxito obtenemos la siguiente página: 33
Nos podemos descargar el recibo de la presentación del desistimiento. 34