Centro de Profesorado Luisa Revuelta (Córdoba) TEMA 2 CREAR, GUARDAR, CERRAR, ABRIR y VISUALIZAR PRESENTACIONES
1.- CREACIÓN DE PRESENTACIONES Al ejecutar OpenOffice, automáticamente se inicia el llamado autopiloto que no es más que un asistente que nos ayudará a crear una presentación proporcionando distintas opciones de diseño durante la ejecución del mismo. Si no queremos elegir todavía ningún diseño, crearemos una presentación en blanco y posteriormente le aplicaríamos un diseño El primer paso del Asistente nos ofrece tres opciones para elegir el tipo de presentación deseada: Presentación vacía: con esta opción se crea una presentación nueva en blanco aunque más adelante podremos elegir algún tipo de fondo para las diapositivas. De plantilla: Si la elegimos, aparecen en un cuadro de lista con los dos tipos de plantillas que podemos elegir: presentaciones y fondos de presentación. Si hacemos clic en presentaciones (que es la opción por defecto), podemos ver las plantillas existentes de este tipo. Estas plantillas de presentaciones no sólo son un fondo de diapositiva, sino un conjunto de diapositivas ya diseñadas, cada una con sus apartados correspondientes, por lo que al seleccionar una de ellas se generará una presentación con múltiples diapositivas. Si seleccionamos fondos de presentación veremos que el recuadro de la parte inferior nos muestra una lista con los fondos de presentación que tenemos disponibles. Miguel Ángel León Carmona Pág. -2
Abrir una presentación existente: Nos permite mediante el botón Abrir movernos por las distintas carpetas del ordenador y abrir cualquiera de las presentaciones ya existentes en el mismo. También podemos observar dos casillas de verificación: Previsualización, que viene activada por defecto, que sirve para que vayamos viendo el fondo o plantilla elegido y no volver a mostrar el asistente, que si la Miguel Ángel León Carmona Pág. -3
activamos, la próxima vez que ejecutemos no iniciará el asistente y nos mostrará directamente la ventana de la aplicación con la primera diapositiva en blanco. Una vez establecido en el botón de opción el tipo de presentación deseada, haremos clic en el botón Siguiente para pasar a la siguiente ventana del asistente, o bien el botón Crear que aparece en todos los pasos del Asistente y creará la presentación con las opciones que hasta el momento hayamos seleccionado, mientras que el resto de opciones se tomarán por omisión. En la segunda ventana del asistente podemos seleccionar el estilo que tendrán las diapositivas como fondo y el medio de presentación que vamos a usar. En primer lugar, mediante el cuadro de lista Elija un estilo de página podremos elegir las dos mismas opciones ya vistas en la primera ventana del asistente: Fondos de presentación y Presentaciones. En dicho cuadro de lista viene por defecto seleccionada la opción Original que indica que se utilizará el formato de la página original de la plantilla seleccionada en el paso anterior. Igualmente tendremos activada la casilla de verificación Previsualización para ir observando una muestra de la Presentación con las opciones elegidas. En la misma ventana del asistente tendremos que elegir un botón de opción para elegir el tipo de medio de presentación: Original: Se utiliza el formato original con las opciones seleccionadas hasta el momento. Transparencia: debemos elegir esta opción si estamos preparando una presentación que después imprimiremos en transparencias para exponerla con un retroproyector. De este modo las diapositivas ocuparán el tamaño del papel sin margen. Papel: seleccionaremos esta opción si vamos a preparar una presentación para imprimirla en papel. Ocupa casi todo el papel dejando un fino margen alrededor. Pantalla: al seleccionar esta opción las diapositivas tendrán una proporción de 4x3, como en un monitor de ordenador. Se utiliza especialmente para presentaciones que van a ser expuestas en una pantalla. Miguel Ángel León Carmona Pág. -4
Diapositiva: usaremos esta opción cuando queramos transformar nuestra presentación en diapositivas, pero para ello deberemos contar con equipos y materiales de impresión adecuados. En este caso la diapositiva tendrá una proporción de 36x24 como en las verdaderas diapositivas. La siguiente ventana del asistente nos permite elegir opciones que afectan al tiempo, efecto y velocidad con que se irán mostrando cada una de las diapositivas que contiene la presentación. Como podemos observar, hay dos características que vamos a desarrollar: Elija un cambio en la diapositiva.- con esta sección seleccionaremos mediante dos cuadros de lista el efecto visual de transición que queremos aplicar y la velocidad (lenta, media o rápida) a la que se producirá el cambio de una diapositiva a otra. Elija el tipo de presentación: Podremos elegir como va a ser el cambio de cada una de las diapositivas de la presentación. Presenta dos opciones: - Predeterminado: el cambio entre cada una de las diapositivas se realiza de manera manual con el botón izquierdo del ratón o pulsando cualquier tecla. - Automático: el cambio entre cada diapositiva de la presentación se establece de forma automática mediante las siguientes dos subopciones o Duración Página: tiempo que durará la diapositiva en pantalla, antes de iniciar la transición a la siguiente diapositiva. o Duración Pausa: duración de la pausa que se producirá al final de la presentación antes de volver a comenzar de nuevo otra vez. Con la casilla de verificación Mostrar logotipo (viene activada por defecto) mostramos el logotipo de OpenOffice en la pausa entre cada una de las ejecuciones de la presentación Miguel Ángel León Carmona Pág. -5
En la siguiente ventana del asistente podremos rellenar datos aclaratorios y totalmente opcionales sobre la presentación. En la última ventana del Asistente (solo para el caso en que hayamos elegido una plantilla) nos aparecerá la relación de casillas de verificación (activadas por defecto) que representan a cada una de las diapositivas que se van a crear automáticamente. A la izquierda de la casilla de verificación, podemos desplegar haciendo clic en el signo + los diferentes apartados que componen esa diapositiva. Miguel Ángel León Carmona Pág. -6
Mediante la casilla de verificación Crear resumen podemos elegir si queremos que el Asistente nos cree una diapositiva índice de toda la presentación en la que mostrará el título de cada una de las diapositivas que la integran. La diapositiva resumen aparece al final de la presentación Otra forma de crear una presentación con el asistente es desde Archivo Nuevo Presentación o desde el icono que representa a Nuevo de la barra de herramientas estándar. 2.- GUARDAR UNA PRESENTACIÓN Las presentaciones que estemos realizando como cualquier otro programa que ejecutemos en una máquina están en memoria principal (que es volátil), por tanto, para que una presentación permanezca en un dispositivo de almacenamiento hay que guardarla. Para ello seguir alguno de los 3 procedimiento siguientes: 1.- Elegir el menú Archivo Guardar 2,. Elegir el menú Archivo Guardar como 3.- Elegir el menú Archivo Guardar todo (permite guardar todas las presentaciones abiertas sin tener que ir guardando una a una) 4.- Hacer clic en el icono guardar de la barra de herramientas Miguel Ángel León Carmona Pág. -7
En la ventana que aparece podremos indicar la carpeta donde queremos guardar la presentación, además, también podemos elegir el nombre y tipo de archivo a guardar En esta misma ventana podemos también especificar si deseamos poner una contraseña de acceso a nuestra presentación. 3.- CERRAR UNA PRESENTACIÓN Aunque podemos tener varias presentaciones abiertas al mismo tiempo, una vez hayamos terminado una presentación, lo mejor es cerrarla para que no ocupe espacio en memoria. Para ello podemos hacer clic sobre el icono cerrar de la propia presentación o bien desde el menú Archivo Cerrar. También podemos cerrar una presentación si cerramos directamente el programa, para ello basta con hacer clic en el icono de la esquina superior derecha que representa al botón cerrar aplicación. Lo hagamos como lo hagamos, si al cerrar aún no hemos guardado la presentación, se nos preguntará si deseamos guardar los cambios para no perderlos cerrar cerrar presentación Miguel Ángel León Carmona Pág. -8
4.- ABRIR UNA PRESENTACIÓN Para abrir una presentación almacenada en cualquier dispositivo de almacenamiento, podemos hacerlo de varias formas: - Desde el menú Desde el menú Archivo Abrir - Desde el icono que representa Abrir de la barra de herramientas estándar. - Desde el asistente (autopiloto) que se inicia al ejecutar En los 3 casos podemos movernos por las distintas carpetas de los dispositivos de almacenamiento de nuestro PC y elegir la presentación que queramos abrir. Miguel Ángel León Carmona Pág. -9
5.- VISUALIZAR PRESENTACIONES Para visualizar una presentación ejecutamos el menú Presentacion Presentación y comenzara la visualización de la misma con la primera de las diapositivas de que se compone. También podemos ejecutar una presentación, de manera rápida, pulsado la tecla F5 o haciendo clic sobre el botón Presentación que aparece en la barra de herramientas Ejercicio opcional : como ejercicio opcional podemos abrir nuestra presentación del ejercicio 1 y visualizar su ejecución. Miguel Ángel León Carmona Pág. -10