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República de Panamá CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PAGO DE LOS SERVICIOS BÁSICOS Y DE LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS AL CRÉDITO METRO DE PANAMÁ, S. A. Febrero de 2018 3
REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN SUPERIOR FEDERICO A. HUMBERT Contralor General NITZIA R. DE VILLARREAL Subcontralora General CARLOS A. GARCÍA MOLINO Secretario General DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD ELY BROKAMP I. Directora FELIPE ALMANZA Subdirector DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚLICOS PRÓSPERO ROSAS C. Jefe LETICIA R. DE RODRÍGUEZ Supervisora ABRAHAM MUÑIZ Analista de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos 4
DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA JAMES E. BERNARD V. Director DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA GENERAL OLDEMAR GUERRA ESPINOZA Director DIRECCIÓN NACIONAL DE FISCALIZACIÓN GENERAL LUTZIA FISTONIC B. Directora 5
METRO DE PANAMÁ, S. A. DIRECCIÓN GENERAL ROBERTO ROY Director y Presidente de la Junta Directiva DIRECCIÓN DE FINANZAS EVA MUÑOZ Directora DEPARTAMENTO DE TESORERÍA TAMITZI DONATO Jefa DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD LUIS SANTOS Jefe DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO ROBERTY VARGAS Jefe DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DANIEL MEANA Director OMAR CASTILLO Coordinador de Planes y Programas 6
ÍNDICE INTRODUCCIÓN I. ASPECTOS GENERALES A. Objetivo del Manual de Procedimiento B. Base Legal C. Alcance II. CONTROLES INTERNOS A. Generales B. Específicas B.1. Departamento de Tesorería B.2.Departamento de Contabilidad B.3.Proveedor B.4. Dirección de Operaciones III. PROCEDIMIENTOS A. Recepción de la Gestión de Cobro para el Pago de los Servicios Realizados B. Recepción de la Gestión de Cobro para el Pago de los Bienes Entregados C. Recepción de la Gestión de Cobro para el Pago por Servicios Básicos Presentados D. Pago al Proveedor a través de Cheque E. Pago al Proveedor a través de Transferencia Bancaria FORMULARIOS GLOSARIO Y ACRÓNIMOS ANEXO 7
INTRODUCCIÓN La Contraloría General de la República, a través de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad, en coordinación con la Dirección Administrativa del Metro de Panamá, ha desarrollado el documento Manual de Procedimientos para el Pago de los Servicios Básicos y de las Adquisiciones de Bienes y Servicios al Crédito. Los controles y procedimientos incluidos en este documento, constituyen una herramienta de apoyo para que la administración del Metro de Panamá, S.A., en adelante MPSA, defina y regule los aspectos relativos al pago al crédito a los proveedores. El mismo contiene tres capítulos y un apéndice referente a los formularios, glosario, anexo y acrónimos de términos, los cuales serán de uso obligatorio. El primer capítulo, se refiere a los aspectos generales que incluyen el objetivo del manual de procedimiento, base legal y el alcance. El segundo capítulo, trata sobre los controles internos; y el tercer capítulo incluye los procedimientos para el trámite para el pago al proveedor a través de cheque o de transferencia. Como práctica establecida en los aspectos contemplados en el presente documento, no se pretenden fijar pautas inflexibles, por consiguiente, se deja plasmado que los cambios que a futuro se presenten en el quehacer del Metro de Panamá, S. A., obligará a que se realicen ajustes constantes, a los que no escapan las normas, procesos, procedimientos y controles contenidos en este producto; por lo tanto, estamos anuentes a considerar las recomendaciones que surjan de su aplicación. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad 8
I. ASPECTOS GENERALES A. Objetivo del Manual de Procedimiento Regular el trámite del pago de los servicios básicos y las adquisiciones de bienes y servicios al crédito en el Metro Panamá, S. A., para que se realicen de acuerdo a los procedimientos administrativos de la entidad y se divulgue la metodología para su respectiva integración. B. Base Legal Constitución Nacional de la República de Panamá, vigente. Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Ley N 38 de 31 de julio de 2000, Que aprueba el Estatuto Orgánico de la Procuraduría de la Administración, regula el Procedimiento Administrativo General y dicta disposiciones especiales. Ley 67 de 14 de noviembre de 2008, Que desarrolla la Jurisdicción de Cuentas y reforma la Ley 32 de 1984, Orgánica de la Contraloría General de la República. Ley 56 de 17 de septiembre de 2013, Que crea el Sistema Nacional de Tesorería y la Cuenta Única del Tesoro Nacional. Ley 109 de 25 de noviembre de 2013, Que dicta el marco regulatorio relativo al Sistema Metro de Transporte de Personas. Normas de Administración Presupuestaria, Vigente. Decreto Ejecutivo N. 554 de 30 de octubre de 2014, Que reglamenta el Sistema Nacional de Tesorería y la Cuenta Única del Tesoro Nacional. Decreto N 214-DGA de 8 de octubre de 1999, Por el cual se emite las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá. Decreto N 420-2005-DM y SC de 26 de septiembre de 2005, Por el cual se actualiza el documento titulado Manual General de Contabilidad Gubernamental, Versión Revisada y Actualizada M.07.09.05. Decreto Número 105-2014-DMySC de 10 de junio de 2014, Por el cual se actualiza y formaliza la Estructura Orgánica de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República y se le otorga el carácter de Dirección Nacional. 9
Decreto Núm.513-DFG de 9 de diciembre de 2015, Por el cual se aprueba el texto de las Guías de Fiscalización que aplicarán los servidores públicos de la Dirección de Fiscalización General de esta institución, en el proceso de fiscalización de los actos de manejo de fondos y otros bienes públicos. Decreto Núm.01-2017-DNMySC de 3 de enero de 2017, Por el cual se aprueba el Manual General de Contabilidad Gubernamental basado en las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP) Versión II. Circular Núm.2-2009-DMySC de 12 de octubre de 2009, Formulario de la Gestión de Cobro. C. Alcance Aplica en todas las unidades administrativas del MPSA involucradas en la ejecución de los procesos descritos en el presente manual. 10
II. CONTROLES INTERNOS A. Generales 1. La máxima autoridad del MPSA, es responsable del establecimiento, desarrollo, revisión y actualización de una adecuada estructura de control interno. 2. La máxima autoridad podrá sancionar administrativamente a cualquier empleado del MPSA, cuando éste haya actuado en contra de lo establecido en este manual de procedimiento. 3. Las jefaturas y direcciones que intervienen en este manual de procedimientos deben revisar el documento para asegurarse que el mismo continué siendo apropiado y eficaz para la ejecución del manual. Los resultados de estas evaluaciones se reportarán a la Dirección Administrativa. 4. La aplicación de este documento no exime al trabajador del cumplimiento de cualquier otra disposición o regulación vigente o que entre en vigencia posterior a su implementación, que se relacione a la materia tratada y desarrollada en este manual. 5. La Oficina de Auditoría Interna es responsable de realizar las auditorías en cualquier momento de la ejecución de los procedimientos. 6. La Contraloría General de la República, a través de la Oficina de Fiscalización en el MPSA, es responsable del control previo de todos los actos administrativos de manejo de fondos. Además, podrá realizar auditorías a través de la Dirección Nacional de Auditoría General y de la Dirección de Investigación y Auditoría Forense, sin menoscabo del que realice la Oficina de Auditoría Interna. 7. Las empresas Metro de Panamá, S. A. y sus subsidiarias, estarán exceptuadas de la aplicación de la Ley 22 de 2006, sobre contrataciones públicas, para la adquisición de insumos, mantenimiento, y repuestos necesarios para mantener el servicio público, siempre que el monto de la contratación sea inferior a la suma de setecientos cincuenta mil balboas (B/.750,000.00). Para acogerse a lo dispuesto de este artículo, la junta directiva deberá emitir una lista con los insumos, mantenimiento y repuestos, y adoptar un reglamento, el cual será aprobado por la Contraloría General de la República. Artículo 330 de la Norma General de Administración Presupuestaria. 8. Los recursos destinados para el pago de proveedores provienen del presupuesto del MPSA. 11
9. Para el registro de los servicios básicos, se utilizarán las siguientes partidas presupuestarias: Institución B. Partida Presupuestaria Agua y Alcantarillados (IDAAN) 280.0.1.001.02.02.111 Aseo 280.0.1.001.02.02.112 Energía Eléctrica (ENSA, GAS NATURAL FENOSA) 280.0.1.001.02.02.114 Telecomunicación 280.0.1.001.02.02.115 Servicio de Transmisión de Datos 280.0.1.001.02.02.116 Específicas B.1. Departamento de Tesorería 1. Es responsable de la verificación de los documentos que presente el proveedor a la hora de su pago. 2. Aclarar las dudas que surjan en la interpretación de los procesos y requisitos al proveedor para poder lograr el pago. 3. Asegurarse que las facturas para el trámite del pago, se expidan a nombre de Metro de Panamá, S. A. 4. Es responsable del cumplimiento del pago al proveedor, mediante una gestión eficiente y priorizar su atención en un tiempo prudente. 5. Brindar la seguridad razonable sobre el buen manejo de los fondos y valores públicos. 6. Responsable del giro y custodia de cheques, depósito de fondos o registro de operaciones, además del pago correspondiente al proveedor. 7. Los pagos a los proveedores que realice el MPSA, a través de transferencias electrónicas, debe contar con los mecanismos de seguridad en el uso de contraseñas (passwords), con acceso restringido y permitido solamente a personas autorizadas. 12
8. Preparar y solicitar los recursos financieros, a través de Nota de Transferencias (Anexo Núm.1) al Banco Nacional de Panamá. 9. Los recursos asignados para el pago de los servicios básicos (agua, aseo, transmisión de datos y electricidad), están manejados a través de la cuenta bancaria de Fondo General. 10. Es responsable del archivo de los expediente, una vez se realice el pago al proveedor. B.2. Departamento de Contabilidad 1. Las transacciones contables se deben registrar oportunamente en el momento que ocurren. 2. Todo registro contable debe estar sustentado con su respectiva documentación original que evidencie la transacción. 3. La cuenta bancaria designada para este pago, debe ser objeto de conciliada mensualmente, con los estados de cuentas remitidos por el Banco Nacional de Panamá. 4. El Sistema de Contabilidad del MPSA comprende: el plan de cuentas, procedimientos contables, libros oficiales, libros auxiliares, registros y los archivos correspondientes. 5. Los libros oficiales son: Diario General y Mayor General, que se registran a través del Sistema Integrado de Administración Financiera (SAP). B.3. Proveedor 1. Cuando presente la cuenta para su pago, deberá adjuntarle la siguiente documentación: a. Gestión de Cobro, debidamente firmada por el representante legal de la empresa. b. Contrato u Orden de Compra con sus debidos refrendos y con el sello de recibido conforme y la firma de parte de la unidad que recibió el bien o el servicio. c. Adendas y Anexos del Contrato o Ajuste en Orden de Compra refrendado (si aplica). d. Factura fiscal original (dirigida al Metro de Panamá, S. A.) con el sello de recibido conforme y la firma de parte de la unidad que recibió el bien o el servicio por el MPSA. e. Informe del servicio realizado (si aplica) f. Copia de la Fianza de Cumplimiento (si aplica). g. Recepción de Bienes (por parte del Almacén), Acta de Aceptación de Obras o Acta de Recibido a Satisfacción del Servicio (por parte de la unidad gestora) con las debidas firmas autorizadas, si aplica. 13
2. Para los casos de servicios, presentará a la unidad gestora, los documentos en un expediente completo con la documentación original requerida, en orden y sin tachones. 3. El Código del Proveedor, para servicio básico, que se coloca en la Gestión de Cobro es el siguiente: GAS NATURAL FENOSA ENSA IDAAN 1300048 1300049 1300050 4. La Facturación debe incluir: a. Expedida a nombre del Metro de Panamá, S. A. b. El período de la facturación. c. La suma facturada debe coincidir con el monto de la Gestión de Cobro. d. Original y una medición de tipo real (con excepción cuando el medidor esté ubicado en un lugar de difícil acceso). (Para los servicios básicos). e. Total consumido en base a los medidores y total facturado. (Para los servicios básicos). B.4. Dirección de Operaciones 1. Debe asegurar que el costo operativo presentado por el proveedor esté de acuerdo al tipo de servicio que se ofrece. 2. Los reclamos que haga la Dirección de Operaciones, en cuanto a la facturación de consumo presentada por el proveedor, deberán ser interpuestas por Asesoría Legal ante la ASEP. 3. Es responsable de generar y aprobar el Acta recibido a Satisfacción de Servicio (Formulario Núm.2) por el servicio recibido. De no ser de su competencia le corresponderá a la unidad gestora completar el Acta. 4. Presentar mensualmente a la Dirección Administrativa, un informe de las actividades realizadas y sus resultados. 14
III. PROCEDIMIENTOS A. Recepción de la Gestión de Cobro para el Pago de los Servicios Realizados 1. Metro de Panamá, S. A. Unidad Gestora Asistente Recibe el servicio pactado por parte del proveedor y notifica que presente su Gestión de Cobro con los documentos sustentadores. Genera el Acta de Recibido a Satisfacción de Servicio (Formulario Núm.2), que incluye el monto que corresponde para el pago al proveedor. 2. Proveedor Completa la Gestión de Cobro (Formulario Núm.1), adjunta los documentos requeridos y entrega en un expediente en la recepción de la unidad gestora. 3. Metro de Panamá, S. A. Unidad Gestora Asistente Recibe la Gestión de Cobro (Formulario Núm.1) y los documentos sustentadores, sella, firma de recibido y entrega copia al proveedor. Completa un expediente con los documentos y adjunta el Acta de Recibido a Satisfacción de Servicio (Formulario Núm.2) al expediente, además de foliar la documentación en orden. Remite el expediente a la Recepción de la Dirección de Finanzas. 4. Metro de Panamá, S. A. Dirección de Finanzas Recepción Recibe el expediente, sella, firma de recibido y remite el expediente al Departamento de Tesorería. Ver Procedimiento D o E. 15
16 MAPA DEL PROCESOS RECEPCIÓN DE LA GESTIÓN DE COBRO PARA EL PAGO DE LOS SERVICIOS REALIZADOS METRO DE PANAMÁ, S. A. DIRECCIÓN DE FINANZAS UNIDAD GESTORA 1 PROVEEDOR Recepción 2 4 3 1 RECIBE EL SERVICIO PACTADO, NOTIFICA QUE PRESENTE SU GESTIÓN DE COBRO CON LOS DOCUMENTOS SUSTENTADORES. GENERA EL ACTA DE RECIBIDO A SATISFACCIÓN DE SERVICIOS. 2 COMPLETA LA GESTIÓN DE COBRO, ADJUNTA LOS DOCUMENTOS REQUERIDOS EN UN EXPEDIENTE. 3 SELLA, FIRMA DE RECIBIDO Y ENTREGA COPIA AL PROVEEDOR. COMPLETA UN EXPEDIENTE CON LOS DOCUMENTOS Y ADJUNTA EL ACTA DE RECIBIDO A SATISFACCIÓN DE SERVICIO, ADEMÁS DE FOLIAR LA DOCUMENTACIÓN EN ORDEN. 4 RECIBE EL EXPEDIENTE, SELLA, FIRMA DE RECIBIDO.
B. Recepción de la Gestión de Cobro para el Pago de los Bienes Entregados 1. Proveedor Completa la Gestión de Cobro (Formulario Núm.1), adjunta los documentos requeridos y entrega en un expediente en la recepción de la Dirección de Finanzas. 2. Metro de Panamá, S. A. Dirección de Finanzas Recepción Recibe el expediente, sella, firma de recibido y entrega copia al proveedor. Folia la documentación en orden y remite el expediente al Departamento de Tesorería. Ver Procedimiento D o E. 17
18 MAPA DEL PROCESOS RECEPCIÓN DE LA GESTIÓN DE COBRO PARA EL PAGO DE LOS BIENES ENTREGADOS METRO DE PANAMÁ, S.A. DIRECCIÓN DE FINANZAS PROVEEDOR Recepción 1 1 COMPLETA LA GESTIÓN DE COBRO ADJUNTA LOS DOCUMENTOS REQUERIDOS. EN UN EXPEDIENTE. 2 2 SELLA, FIRMA DE RECIBIDO Y ENTREGA COPIAAL PROVEEDOR. FOLIA LA DOCUMENTACIÓN EN ORDEN.
C. Recepción de la Gestión de Cobros para el Pago por Servicios Básicos Presentados 1. Proveedor Completa Gestión de Cobro (Formulario Núm.1) y adjunta la documentación sustentadora en un expediente para sustentar el trámite del cobro por los servicios básicos mensualmente (luz y agua; ver control interno A numeral 8). 2. Metro de Panamá, S. A. Dirección Administrativa Recepción Recibe el expediente con la documentación, revisa y de estar completo lo remite a la Dirección de Operaciones para su validación. 3. Dirección de Operaciones / Dirección Administrativa (Departamento de Tecnología) Recibe el expediente verificar las cuentas facturadas por los proveedores que suministran los servicios básicos (electricidad, aseo, agua, telecomunicación y transmisión de datos) y de analizar el consumo con los indicadores establecidos, compara el consumo con los meses anteriores, realiza las consultas respectivas. Contacta al proveedor, de no estar conforme con la facturación de consumo, para que verifique la misma. De requerir alguna verificación en campo, la misma se realizará en conjunto con el proveedor. De estar conforme, genera a través del SAP el Acta de Recibido a Satisfacción de Servicio (Formulario Núm.2), el cual es firmado por el director y lo ingresa al expediente. Remite el expediente para el trámite de pago, y una copia del Acta a la Dirección Administrativa, con el informe donde se muestre los comparativos de consumo del servicio recibido con meses anteriores. 4. Dirección de Finanzas Recepción Recibe el expediente y lo remite al Departamento de Tesorería. 19
20 MAPA DEL PROCESOS RECEPCIÓN DE GESTIÓN DE COBROS PARA EL PAGO DE SERVICIOS BÁSICOS PRESENTADOS METRO DE PANAMÁ, S. A. PROVEEDOR DIRECCIÓN DE FINANZAS Recepción DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Recepción 1 DIRECCIÓNDE OPERACIONES / DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 2 3 4 1 COMPLETA GESTIÓN DE COBRO Y ADJUNTA LA DOCUMENTACIÓN SUSTENTADORA EN UN EXPEDIENTE MENSUALMENTE. 2 REVISAY DE ESTARCOMPLETOEL EXPEDIENTE. 3 ANALIZA EL CONSUMO CON LOS INDICADORES ESTABLECIDOS, COMPARA EL CONSUMO CON LOS MESES ANTERIORES, REALIZA LAS CONSULTAS RESPECTIVAS. COMPLETA EL ACTA DE RECIBIDO A SATISFACCIÓN DE SERVICIO, EL CUAL ES FIRMADO POR EL DIRECTOR Y LO INGRESA AL EXPEDIENTE. 4 SELLA Y FIRMA DE RECIBIDO.
21 D. Pago al Proveedor a través de Cheque 1. Metro de Panamá, S. A. Dirección de Finanzas Departamento de Tesorería Recibe el expediente, verifica que la información presentada, cumpla con los requisitos establecidos, sella y firma la Gestión de Cobro (Formulario Núm.1). Remite la Gestión de Cobro (Formulario Núm.1) y expediente al Departamento de Presupuesto. 2. Departamento de Presupuesto Recibe la Gestión de Cobro (Formulario Núm.1) y el expediente, verifica, registra, sella, firma y remite la documentación al Departamento de Contabilidad. 3. Departamento de Contabilidad Recibe la Gestión de Cobro (Formulario Núm.1) y el expediente. documentación, registra la Gestión de Cobro en el sistema SAP. Revisa la Confecciona el comprobante de diario como constancia del registro en el sistema y archiva el comprobante de diario. Sella y firma el documento de Gestión de Cobro (Formulario Núm.1) y remite los documentos al Departamento de Tesorería. Nota: De ser el tipo de pago por transferencias continua en el Procedimiento E. Pago al Proveedor a través de Transferencia Bancaria. 4. Departamento de Tesorería Recibe la Gestión de Cobro (Formulario Núm.1) y el expediente, verifica en el sistema el registro contable y registra el pago, según el tipo, sella y firma. Autoriza emisión del Cheque (Formulario Núm.3), imprime, actualiza estatus. Firma la gestión de cobro, comprobante de cheque y registra el mismo en el sistema. Remite el Cheque (Formulario Núm.3) y los documentos sustentadores al Departamento de Contabilidad.
5. Departamento de Contabilidad Recibe el Cheque (Formulario Núm.3) y el expediente, verifica la información en el sistema firma el comprobante del cheque. Remite los documentos al Despacho de la Dirección. 6. Despacho de la Dirección Recibe el Cheque (Formulario Núm.3) y el expediente, revisa la información y de estar de acuerdo lo firma y lo remite al Departamento de Tesorería. 7. Departamento de Tesorería Recibe el Cheque (Formulario Núm.3) y el expediente, revisa las firmas y lo remite a la Oficina de Fiscalización. 8. Contraloría General de la República Oficina de Fiscalización Recibe el Cheque (Formulario Núm.3) y el expediente, realiza el examen previo de fiscalización a los documentos, en base a los requerimientos exigidos en la Guía de Fiscalización. De haber inconsistencias en el expediente, se devuelve al Departamento de Tesorería para subsanación. De estar todo correcto, sella los documentos del expediente y refrenda el Cheque (Formulario Núm.3) y la Gestión de Cobro (Formulario Núm.1). Remite el cheque con los documentos al Departamento de Tesorería. Nota: Los cheques serán firmados en base a la delegación (monto) de firma, autorizada por el Contralor General de la República. 9. Dirección de Finanzas Departamento de Tesorería Recibe el Cheque (Formulario Núm.3) y el expediente, revisa las firmas y comunica al proveedor para que se apersone a retirar el mismo. Entrega el cheque al proveedor, una vez entregue los Paz y Salvo actualizados del Ministerio de Economía y Finanzas y de la Caja del Seguro Social. Solicita al proveedor que firme el libro de cheque y se archiva el expediente 22
23 MAPA DEL PROCESOS PAGO A PROVEEDORES A TRAVÉS DE CHEQUE METRO DE PANAMÁ, S.A. Despacho de la Dirección DIRECCIÓN DE FINANZAS Departamento Departamento de Tesorería de Presupuesto 1 2 CGR Oficina de Fiscalización 3 4 6 Depto. de Contabilidad 5 8 7 9 1 VERIFICA QUE LA INFORMACIÓN PRESENTADA, CUMPLA CON LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS, SELLA Y FIRMA LA GESTIÓN DE COBRO. 2 VERIFICA, REGISTRA, SELLA, FIRMA LA GESTIÓN DE COBRO. 3 REGISTRA LA GESTIÓN DE COBRO. CONFECCIONA EL COMPROBANTEDE DIARIO COMO CONSTANCIA DEL REGISTRO EN EL SISTEMA Y ARCHIVA EL COMPROBANTE DE DIARIO. SELLA Y FIRMA LA GESTIÓN DE COBRO. 4 REGISTRA EL PAGO, SELLA Y FIRMA. AUTORIZA EMISIÓN DEL CHEQUE, IMPRIME, ACTUALIZA ESTATUS.FIRMA LA GESTIÓN DE COBRO Y LO REGISTRA EN EL SISTEMA. 5 FIRMA EL COMPROBANTE DEL CHEQUE. 6 REVISA EL CHEQUE Y DE ESTAR DE ACUERDO, LO FIRMA. 7 REVISA LAS FIRMAS. 8 REALIZA EL EXAMEN PREVIO DE FISCALIZACIÓN A LOS DOCUMENTOS.. DE ESTAR TODO CORRECTO, SELLA LOS DOCUMENTOS DEL EXPEDIENTE Y REFRENDA. EL CHEQUE. COMUNICA AL PROVEEDOR. ENTREGA EL CHEQUE AL PROVEEDOR, UNA VEZ ENTREGUE LOS PAZ Y SALVOS. ADEMÁS SOLICITA QUE FIRME EL LIBRO CHEQUE.. ARCHIVA LA DOCUMENTACIÓN 9
E. Pago al Proveedor a través de Transferencia Bancaria 1. Dirección de Finanzas Departamento de Tesorería Recibe la Gestión de Cobro (Formulario Núm.1) y el expediente, verifica los documentos y el tipo de pago, sella y firma la Gestión de Cobro. Baja archivo TXT, registra en el SAP. Ingresa el usuario y contraseña en el sistema Paycord del Banco Nacional de Panamá, carga en el sistema el archivo TXT, ingresa fecha de pago, prepara Nota de Transferencia (Anexo Núm.1) de envío al Banco Nacional de Panamá. Remite la Nota de Transferencia (Anexo Núm.1) y el expediente al Departamento de Contabilidad. 2. Departamento de Contabilidad Recibe expediente, verifica la información en el sistema firma el comprobante del cheque. Remite los documentos al Despacho de la Dirección. 3. Despacho de la Dirección Recibe la Nota de Transferencia (Anexo Núm.1) y el expediente, verifica información de pago y de estar correcta firma la Gestión de Cobro (Formulario Núm.1) y la Nota de Transferencia (Anexo Núm.1). 4. Departamento de Tesorería Recibe los documentos revisa las firmas y remite el expediente a la Oficina de Fiscalización de la CGR. 5. Contraloría General de la República Oficina de Fiscalización Recibe expediente debidamente foliado, realiza el examen previo de fiscalización a los documentos. De haber inconsistencias en el expediente, se devuelve al Departamento de Tesorería para subsanación. De estar correcto, sella los documentos, refrenda la Nota de Transferencia (Anexo Núm.1) y la Gestión de Cobro (Formulario Núm.1). Remite los documentos al Departamento de Tesorería. Nota: Las Nota de Transferencia (Anexo Núm.1) serán firmadas en base a la delegación de firma autorizada por el Contralor General de la República. 24
6. Dirección de Finanzas Departamento de Tesorería Recibe la Nota de Transferencia (Anexo Núm.1) y el expediente debidamente autorizados. Registra en el sistema y autoriza estatus de la Gestión de Cobro (Formulario Núm.1). Remite por correo la Nota de Transferencia (Anexo Núm.1) al Banco Nacional de Panamá. 7. Banco Nacional de Panamá Recibe la Nota de Transferencia (Anexo Núm.1), revisa, registra y realiza la transferencia al proveedor. Remite constancia de la transferencia al Departamento de Tesorería vía correo. 8. Metro de Panamá, S. A. Dirección de Finanzas Departamento de Tesorería Recibe la constancia de pago realizada al proveedor, realiza el flujo de caja y archiva expediente. 25
26 MAPA DEL PROCESOS PAGO A TRAVÉS DE TRANSFERENCIA BANCARIA METRO DE PANAMÁ, S. A. DIRECCIÓN DE FINANZAS Depto. de Despacho de la Depto. de Tesorería Contabilidad Dirección 1 2 CGR Oficina de Fiscalización BANCO NACIONAL DE PANAMÁ 3 4 5 6 7 8 1 SELLA Y FIRMA LA GESTIÓN DE COBRO. BAJA ARCHIVO TXT, REGISTRA EN EL SAP. INGRESA EL USUARIO Y CONTRASEÑA EN EL SISTEMA, CARGA EN EL ARCHIVO TXT, PREPARA NOTA DE TRANSFERENCIA DE ENVÍO.. 2 VERIFICA LA INFORMACIÓN EN EL SISTEMA FIRMA EL COMPROBANTE DEL CHEQUE. 3 VERIFICA INFORMACIÓN DE PAGO Y DE ESTAR CORRECTA FIRMA LA GESTIÓN DE COBRO Y LA NOTA DE TRANSFERENCIA.. 4 REVISA LAS FIRMAS. 5 REALIZA EL EXAMEN PREVIO DE FISCALIZACIÓN. DE ESTAR TODO CORRECTO, A LOS DOCUMENTOS. SELLA LOS DOCUMENTOS, REFRENDA LA NOTA DE TRANSFERENCIA Y LA GESTIÓN DE COBRO. 6 REGISTRA EN EL SISTEMAY AUTORIZA EL ESTATUS DE LA GESTIÓN DE COBRO.. 7 REVISA, REGISTRA Y REALIZA LA TRANSFERENCIA AL PROVEEDOR. 8 RECIBE LA CONSTANCIA DE PAGO REALIZADA AL PROVEEDOR, REALIZA EL FLUJO DE CAJA Y ARCHIVA EL EXPEDIENTE.
FORMULARIOS 27
28 Formulario Núm.1
29 Formulario Núm.1 GESTIÓN DE COBRO A. ORIGEN: Departamento Tesorería de MPSA. B. OBJETIVO: Formalizar la solicitud de Fondos para el pago al proveedor. C. CONTENIDO: 1. Institución: Nombre de la institución (MPSA) a la que se presenta la Gestión de Cobro (GC). 2. Número: Número secuencial colocado por la entidad receptora de la GC (uso oficial). 3. Fecha: Fecha de recepción de la GC en la entidad (uso oficial). 4. Hora: Hora de recepción de la GC en la entidad (uso oficial). 5. Tesoro Nacional (N): Marque con una X cuando el pago será por el Tesoro Nacional (TN). Uso oficial. 6. Fondo institucional: Marque con una X cuando el pago será por un Fondo Institucional (FI). Uso oficial. 7. Nombre del fondo: Coloque el nombre del Fondo Institucional por el que se efectuará el pago (uso oficial). A FAVOR DE 8. Nombre: Nombre o razón social de la empresa. 9. Cédula o RUC: Cédula de identidad personal o número de registro único del contribuyente, del titular del crédito. 10. Fecha: Fecha de confección de la GC. 11. Firma representante legal: Rúbrica del titular del crédito. 12. Endosar a: Nombre o razón social del adjudicatario del crédito (opcional). 13. Fecha: Fecha del endoso (opcional).
14. Cédula o RUC: Número de cédula de identidad personal o de Registro Único del Contribuyente, del adjudicatario del crédito (opcional). 15. Firma: Rúbrica del que cede los derechos de la Gestión de Cobro al adjudicatario (opcional). DETALLE SUSTENTADOR DEL COBRO 16. Contrato Núm.: Número de contrato, si el acto contractual se sustenta en este documento (opcional). 17. Adenda Núm.: Número de adenda, si el contrato ha sido modificado en alguna de sus partes (opcional). 18. Convenio Núm.: Número de convenio, si el acto contractual se sustenta en este documento (opcional). 19. Resolución Núm.: Número de resolución, si el acto contractual está respaldado por este documento (opcional). 20. Orden de compra Núm.: Número de orden de compra, si el acto contractual se sustenta en este documento (opcional). 21. Detalle sustentador del Cobro: Redacción descriptiva con la que se define clara y brevemente el bien/servicio u obra brindado y el periodo al que corresponde el cobro. VALORES EN BALBOAS 22. Valor bruto: Valor en balboas sobre el cual se ejecutarán cálculos y se sumarán y restarán diversos valores según el tipo de bien o servicio brindado. 23. Retención X garantía: Incluya cifra porcentual y coloque la cantidad resultante de multiplicar el valor bruto por el % consignado en el documento contractual, para la retención por garantía (opcional, solo para obras). 24. Anticipo: Incluya la cantidad si este rubro está considerado en el pliego de cargos y en las especificaciones técnicas de la licitación. Multiplique el % fijo consignado en el documento contractual, por el valor bruto o el valor proporcional que corresponda según cada GC presentada (opcional, solo para obras). 30
25. ITBMS: Incluya la cantidad resultante de multiplicar el valor bruto por 7%. 26. Impuesto selectivo al consumo: 27. Retención del 50% del ITBMS: Opcional sólo para adquisiciones vinculadas con: licores, servicio de teléfonos por contratos, cable, fabricantes de joyas, bienes mueble de lujo (yates, helicópteros, etc.). Cantidad resultante de dividir entre dos el valor colocado en el ITBMS. Coloque la cantidad únicamente si el documento contractual es por un monto mayor a B/.20,000.00 y si los ingresos del año anterior fueron mayores a B/.36,000.00, (es decir, si es contribuyente del ITBMS. 28. Monto total a cobrar en letras: Frase que describe el monto de la GC. 29. Valor total en números: Valor en símbolos numéricos que representa el monto de la GC. REGISTROS Y AUTORIZACIÓN INSTITUCIONAL 30. Tesorería: 31. Fecha de entrada y Salida en Tesorería: 32. Opcional: Firma del responsable o delegado y fecha de entrada y salida a la unidad administrativa. Uso Oficial Opcional: número de cheque o transferencia cuando el pago sea por el FI. Fecha de entrada: día en que se recibe la GC, en la Unidad de Tesorería Institucional. Fecha de salida Para pagos por el FI, día de entrega del cheque o constancia de transferencia al proveedor. Para pagos por el TN, día en que se remite la transacción, la GC y la documentación sustentadora a la DGT. 33. Sello de Presupuesto: Sello, fecha, firma y partida(s) presupuestaria(s) (sólo cuando se trate de cuentas directas). 34. Sello de Contabilidad: Sello, fecha y firma. 31
35. Autorización: Firma del responsable institucional o del funcionario delegado por éste para aprobar GC y las fechas en que se recibe y da salida a la GC de la unidad administrativa autorizadora. 36. Sello de la Unidad de Transporte, control de combustible o su equivalente: Uso Oficial Opcional: Sólo para GC relacionadas con el pago por suministro de combustible, a través del Convenio Marco de Suministro de Combustible a Entidades del Estado. Sello, fecha y firma al reverso 37. Sello por registro presupuestario efectuado por personal de la CGR: Uso Oficial Opcional: Sólo para Entidades Descentralizadas, cuyos registros presupuestarios son efectuados por la Contraloría General, a través del Sistema de Registro Presupuestario de Gastos (SRPG). Sello, fecha y firma al reverso CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA 38. Fiscalización: Sello, fecha y firma del Fiscalizador y sello, fecha y firma del Jefe de Fiscalización. Uso Oficial Opcional sólo para Obras: Sello, fecha y firma del Auditor de Obras de la Oficina de Ingeniería, cuando la GC sea mayor a B/.300,000.00 o según lo indique el decreto de delegación de refrendo vigente, que sea emitido por el Contralor General para delimitar dicha responsabilidad. 39. Refrendo: Rúbrica del Contralor General o del funcionario delegado según el monto de la GC. MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS - DIRECCIÓN GENERAL DE TESORERÍA - (Sólo para pagos por el TN) 40. Sello de Contabilizado: Sello, firma y fecha. 41. Sello de Digitalizado: Sello, firma y fecha. 32
42. Sello de Gestión de Pago: Sello, firma y fecha. Opcional: número de cheque o transferencia cuando el pago sea por el TN. DISTRIBUCIÓN: Original: Adjunta al original del cheque o al documento que justifica la transferencia electrónica. 1ra. copia Departamento de Contabilidad. 33
34 Formulario Núm.2 REPÚBLICA DE PANAMÁ METRO DE PANAMÁ, S. A. MODELO DEL ACTA RECIBIDO A SATISFACCIÓN DE SERVICIOS INFORMACIÓN UNIDAD SOLICITANTE Núm. de documento Xxxxxxxx Fecha Emisión Xx xx xx Núm. de Proveedor Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx Orden de compra o pedido xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Teléfonos Xxxxxxxx Factura Xx xx xx Fecha decontabilización Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx Fecha de vencimiento del servicio xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Descripción del mantenimiento: Servicio Cantidad descripción Precio unitario Precio total Pendiente Partida Observación: Emitido por: Recibe conforme: Firma: Fecha:
35 Formulario Núm.2 ACTA DE RECIBIDO A SATISFACCIÓN DE SERVICIO A. ORIGEN: Dirección de Operaciones. B. OBJETIVO: Constatar el recibido del servicio por la unidad administrativa responsable de la medición de la facturación del proveedor. C. CONTENIDO: 1. Fecha: 2. Número de Proveedor: Indica el número de registro del proveedor en la empresa y La empresa que prestó el servicio. 3. Orden de Compra o Pedido: Número de compra o pedido. De igual manera aplica a contratos. 4. Descripción: Texto donde se detalla la información sobre el servicio recibido. 5. Cantidad: La cantidad de servicios recibidos. 6. Precio Unitario: El monto de cada uno de los servicios. 7. Precio Total: El total a pagar por el servicio recibido. 8. Pendiente: Se genera automático a través del sistema SAP e indica el saldo pendiente a cancelar con el proveedor en base a cierto servicio recibido. 9. Partida: Se genera automático a través del sistema SAP de acuerdo a la partida que fue reservada por el Departamento de Presupuesto. 10. Recibido Conforme: Día, mes y año cuando se confecciona el documento. El nombre y firma del responsable de la unidad solicitante del servicio.
D. DISTRIBUCIÓN: Original: Copia 1ra.: Copia 2da.: Proveedor. Dirección Administrativa. Dirección de Operaciones. 36
37 Formulario Núm.3 REPÚBLICA DE PANAMÁ METRO DE PANAMÁ, S. A. DIRECCIÓN DE FINANZAS FORMATO DE CHEQUE
38 Formulario Núm.3 FORMATO DE CHEQUE A. OBJETIVO: Extinguir obligaciones con terceros, a través de este medio de pago del MPSA. B. ORIGEN: Departamento de Tesorería. C. CONTENIDO: Formato de Cheque 1. Institución: Metro de Panamá, S. A. 2. Nº: Número de control secuencial prenumerado del cheque. 3. Nombre del Fondo: Identificación del fondo. 4. Fecha: Día, mes y año cuando se confecciona el cheque. 5. Páguese a la orden de: Nombre del beneficiario. 6. B/. : Monto del cheque expresados en números. 7. Balboas: Importe del cheque expresado en letras. 8. Firmas Autorizadas: Firma de los funcionarios autorizados y registrados en el Banco Nacional de Panamá. Comprobante de Pago 9. Núm.: Número preimpreso del formato. 10. Código de Cuenta: Indicar los códigos de las cuentas afectadas. 11. Descripción: Anotar los nombres de las cuentas afectadas y el concepto por el cual se gira el cheque. 12. Débito y Crédito: Anotar los importes respectivos de cada columna. 13. Verificado por: Nombre y firma del funcionario responsable de validar la información contenida en el cheque y comprobante de pago. 14. Registrado por: Nombre y firma del funcionario encargado del registro contable.
15. Recibido por: Nombre y firma de la persona para retirar el cheque. 16. CIP Núm.: Número de cédula de identidad personal de quien retira el cheque. 17. Fecha: Día, mes y año cuando se retira el cheque. D. DISTRIBUCIÓN: Original: Copia 1ra. y documentos sustentadores: Copia 2da. Proveedor. Departamento de Contabilidad. Departamento de Tesorería. 39
GLOSARIO Y ACRÓNIMOS 40
GLOSARIO 1. Factura: Cuenta detallada de los cargos por servicios básicos (agua, alcantarillado y energía eléctrica), que expiden a nombre del Metro de Panamá, S. A., las empresas o instituciones proveedoras de estos servicios. 2. Paycord: Sistema de Transferencia del Banco Nacional 3. SAP: Es un Sistema informático, sirve para brindar información. Se alimenta de los datos que se cargan y procesan dentro de un entorno, y el sistema se encargará (de acuerdo a la configuración realizada por el usuario) de producir con esos datos información útil para la toma de decisiones y la exposición de esos datos de forma tal que puedan ser interpretados por los interlocutores interesados. 4. Servicios Básicos: Se refiere a los servicios de agua, alcantarillado y energía eléctrica suministrados al MPSA, que le permiten garantizar el funcionamiento de sus instalaciones y la prestación de servicios a la población del país. 4. Medición de tipo Real: Es el consumo que realiza el MPSA y el cual es medido a través de instrumentos de medición específicos. 41
ACRÓNIMOS CGR: Contraloría General de la República. MPSA: Metro de Panamá, S.A. 42
ANEXO 43
44 Anexo Núm.1 NOTA DE TRANSFERENCIA Panamá, ** de *** de ***** Nota MPSA-FIN-***-**** ******** ********* Jefa del Departamento de ACH Banco Nacional de Panamá Referencia: Solicitud de Transferencia por ACH. Licenciada *********** Por este medio le remito a usted ** listado de ACH correspondiente a ** transacción del siguiente pago: PAGO DE ******* CORRESPONDIENTE A ******* TOTAL ***** ***** La fecha valor de esta transferencia será el ** de ****** de ******, o el siguiente día hábil a la fecha de refrendo de esta solicitud. La cuenta bancaria a afectar debe ser el Fondo ******** número ************. Agradecemos la atención que brinde a la presente. Atentamente, ****************************** Director de Finanzas Metro de Panamá, S. A. Powered by TCPDF (www.tcpdf.org) Refrendo ************************* Jefe de Fiscalización MPSA Contraloría General de la República