Quito, D.M., 25 de AGOSTO de 2017 INVITACIÓN GAF-001-2017 LA EMPRESA ELÉCTRICA QUITO invita a personas naturales o jurídicas a presentar sus ofertas para la "CONTRATACIÓN DE COMISARIO PARA REVISIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL AÑO 2017 : Las propuestas se entregarán en sobre cerrado con referencia visible al número de la solicitud de cotización, en la Secretaría del Dpto. de Compras de la Empresa Eléctrica Quito, ubicada en el cuarto piso del edificio El Transformador, Av. Eloy Alfaro N29-150 entre Av. 9 de Octubre y Alemania, hasta las 10H00 del 30 de agosto de 2017. No se recibirán propuestas enviadas por correo, e-mail, fax, o fuera de la hora y fecha antes indicadas. Atentamente, LA EMPRESA Pág. 1
1. OBJETO DE LA CONTRATACIÓN "CONTRATACIÓN DE COMISARIO PARA REVISIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL AÑO 2017" 2. OBJETIVOS DE LA CONTRATACIÓN 5.1 GENERALES: Revisión para emitir opinión respecto de los estados financieros ejercicio económico 2017 de la Empresa Eléctrica Quito 5.2 ESPECÍFICOS: Revisión de los Estados Financieros 2017, para conocimiento y aprobación de la Junta General de Accionistas. 3. ALCANCE DE LA CONTRATACIÓN: El oferente deberá efectuar las siguientes actividades: Verificación de todas las transacciones, resoluciones y demás obligaciones inherentes al Comisario que se hayan ejecutado en el año 2017. Eventos subsecuentes de años anteriores que se hubieren presentado en el año 2017 y del año 2017 por actividades realizadas en el año 2016. Presentar la Metodología de Desarrollo. Transferencia de Tecnología en caso de ser aplicable. Todas aquellas que estén definidas en la Ley, Reglamentos y demás disposiciones legales. Los procedimientos de trabajo a ser adoptados para lograr los objetivos, deben estar relacionados con el Análisis y Evaluación de los siguientes aspectos: a) Políticas y prácticas contables y financieras. b) Cumplimiento de la normatividad legal y tributaria vigente. c) Procedimientos de control. d) Políticas Internas. e) Sistemas de información utilizados. f) Procedimientos operativos. El informe final debe contener el dictamen sobre la razonabilidad de los Estados Financieros y comentarios relacionados con los principios de una buena organización cumplimiento de la normatividad y operatividad del sistema contable; así como un análisis detallado de cada una de las cuentas de los Estados Financieros. Adicionalmente, se deben identificar los procedimientos que presentan deficiencias y emitir recomendaciones respecto a las acciones que deben ser emprendidas para mejorar las políticas y prácticas contables, financieras y de control interno. También debe incluir el informe de cumplimiento tributario, un informe detallado a la Gerencia General y los informes legales que se requirieren. Se debe realizar también una evaluación de los aspectos operativos con objeto de precisar las necesidades de mejoras en aspectos de control y coordinación; es decir, el informe debe también referirse a las deficiencias encontradas y recomendar las soluciones más convenientes. La participación del responsable del informe de Comisario debe ser permanente con el grupo de trabajo durante todo el proceso de ejecución del mismo. Pág. 2
El consultor explicará los procedimientos que empleará para la ejecución de los servicios de consultoría detallándolos por temas o componentes 4. METODOLOGÍA DE TRABAJO: Los procedimientos de trabajo a ser adoptados para lograr los objetivos, deben estar relacionados con el análisis y evaluación de los siguientes aspectos: o Políticas y prácticas contables y financieras. o Cumplimiento de la normatividad legal y tributaria vigente. o Procedimientos de control. o Políticas internas. o Sistemas de información utilizados. o Procedimientos operativos. El informe final debe contener el dictamen sobre la razonabilidad de los Estados Financieros y comentarios relacionados con los principios de una buena organización cumplimiento de la normatividad y operatividad del sistema contable; así como un análisis detallado de cada una de las cuentas de los Estados Financieros. Adicionalmente, se deben identificar los procedimientos que presentan deficiencias y emitir recomendaciones respecto a las acciones que deben ser emprendidas para mejorar las políticas y prácticas contables, financieras y de control interno. También debe incluir el informe de cumplimiento tributario, un informe detallado a la Gerencia General y los informes legales que se requirieren. Se debe realizar también una evaluación de los aspectos operativos con objeto de precisar las necesidades de mejoras en aspectos de control y coordinación; es decir, el informe debe también referirse a las deficiencias encontradas y recomendar las soluciones más convenientes. La participación del responsable del informe de Comisario debe ser permanente con el grupo de trabajo durante todo el proceso de ejecución del mismo. El consultor explicará los procedimientos que empleará para la ejecución de los servicios de consultoría detallándolos por temas o componentes. 5. INFORMACIÓN QUE DISPONE LA ENTIDAD La EEQ pondrá a disposición del consultor la siguiente documentación: -Todos los libros y registros contables y extracontables que sustenten los estados financieros, los archivos en medio magnético que se dispongan, y los documentos, contratos y detalles que sean necesarios. -Los libros sociales, libro de acciones y accionistas, libros de actas de la Junta de Accionistas y de Directorio. -Los demás documentos que el consultor requiriere para sustentar el informe a presentar. Pág. 3
6. PRODUCTOS O SERVICIOS ESPERADOS Presentar los siguientes informes: 1. Informe confidencial preliminar a la Gerencia General, elaborado luego de la primera evaluación realizada. 2. Informe confidencial definitivo a la Gerencia General, elaborado luego de la discusión y análisis realizado con el Director Financiero. 3. Informe de Comisario. (Opinión sobre Estados Financieros) 7. PRESUPUESTO REFERENCIAL Y CONSTANCIA EN EL PAC El objeto de contratación SERVICIOS DE AUDITORIA EXTERNA (COMISARIOS), consta en el PAC 2017 y el presupuesto referencial es de USD. (10.000.00) DIEZ MIL00/100 DOLARES sin IVA. 8. PLAZO DE EJECUCIÓN 60 días contados a partir de la suscripción del contrato. La ejecución del contrato inicia en: DESDE LA FECHA DE SUSCRIPCION, la recepción se realizará en el término que la Entidad Contratante dispondrá, de 15 días término para la emisión de observaciones y el Consultor de 15 días término, adicionales para absolver dichas informaciones y presentar el informe final definitivo. No. 1 2 3 4 Detalle Entrega para discusión, de borrador de informe con dictamen respecto de los estados financieros. Entrega del informe final con el dictamen de los estados financieros. Entrega del informe a la Gerencia General (Control Interno) Entrega informe de cumplimiento obligaciones tributarias Plazo de ejecución o entrega 35 días contados a partir del inicio de la ejecución del trabajo 5 días contados a partir de la ejecución de la actividad No.1, luego de la discusión del borrador del informe 10 días contados a partir de la ejecución de la actividad No. 2 10 días contados a partir de la ejecución de la actividad No. 2 9. VIGENCIA DE LA OFERTA Tiempo de vigencia de la oferta: 90 días calendario. Pág. 4
10. CONDICIONES PARTICULARES a) Obligaciones adicionales del contratista: Mantener la confidencialidad de la información que maneje en relación a la información de la Empresa Eléctrica Quito b) Condiciones adicionales al precio de la oferta El precio de la oferta deberá incluir todos los costos necesarios parara brindar el servicio de conformidad con los requerimientos de estos pliegos, tales como: uso de equipos, vehículos, herramientas, costo de materiales, personal, movilización, impuestos, etc. (Determinar los componentes que están cubiertos por el costo) 11. EVALUACIÓN DE LA OFERTA Los requisitos mínimos que se evaluarán en este proceso son: A. EQUIPO MÍNIMO No. Descripción Cantidad Características 1 Computador (Presentar documentos que demuestren la disponibilidad del equipo) 4 Computador Portátil, memoria instalada RAM 4GB, sistema operativo Windows, 32 bits. B. PERSONAL TÉCNICO MÍNIMO (De ser aplicable) No. Función Nivel de Estudio Titulación Académica Cantidad 1 Jefe de Proyecto TERCER NIVEL CON TÍTULO Ingeniero, Auditor ó afines 1 2 Supervisor o Senior TERCER NIVEL CON TÍTULO Ingeniero, Auditor ó Afines 1 3 Asistentes Junior TERCER NIVEL CON TÍTULO Ingeniero, Auditor ó Afines 2 4 Especialista en Sistemas TERCER NIVEL CON TÍTULO Ingeniero en Sistemas 1 5 Analista de Sistemas junior TERCER NIVEL CON TÍTULO Ingeniero en sistemas 1 Pág. 5
C. EXPERIENCIA MÍNIMA DEL PERSONAL TÉCNICO (De ser aplicable) No. Descripción Tiempo Mínimo (horas/días/meses/años) Número de Proyectos 1 Jefe de Proyecto 2 Supervisor o Senior 3 Asistentes Junior 4 Especialista en Sistemas 5 Analista de Sistemas Junior Jefe de Proyecto o Supervisor de Auditoría Externa o Comisaría Supervisor o Jefe de Proyecto de Auditoría Externa o Comisaría Asistente de Auditoría Externa o Comisaría Especialista en Sistemas de Auditoría Externa o Comisaría Analista de Sistemas de Auditoría Externa o Comisaría 2 2 1 2 1 D. EXPERIENCIA GENERAL Y ESPECIFICA MÍNIMA (De ser aplicable) No. Descripción 1 Presentar al menos una acta de recepción de trabajos relacionados con Auditoría Externa en general, financiera, administrativa, de gestión, informática, etc., Comisaría, Asesoría Contable. Se aceptarán como válidas actas de recepción que detallen lo siguiente: Nombre, Descripción, Fecha de ejecución y monto del Proyecto. Tipo Experiencia Temporalida d Número de Proyecto s Monto Mínimo Contratos Permitido s Monto Mínimo por contrato General 5 años 1 5.000,00 2 2,500.00 Pág. 6
Dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico del otorgante del certificado y nombre del Contratista. 2 Presentar al menos una acta de recepción de trabajos de Auditoría Externa Financiera o Comisaría, realizados en los últimos 5 años. Se aceptarán como válidas actas de recepción que detallen lo siguiente: Nombre, Descripción, Fecha de ejecución y monto del Proyecto. Dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico del otorgante del certificado y nombre del Contratista. Específica 5 años 1 5.000.00 2 2.500.00 EVALUACIÓN POR PUNTAJE Solamente aquellas ofertas que cumplan los requisitos mínimos, pasarán a la evaluación por puntaje, que se detalla a continuación: - Experiencia específica.- (Puntaje total: 10 puntos) Se asignarán 5 puntos por cada certificado adicional al mínimo requerido y que cumpla las condiciones citadas en la experiencia específica mínima, con un máximo de 10 puntos. - Experiencia del personal técnico.- (Puntaje total: 20 puntos) Jefe del proyecto (5 puntos).- Se asignarán 2.5 puntos por cada certificado adicional al mínimo requerido y que cumpla las condiciones citadas en la experiencia del personal técnico, con un máximo de 5 puntos. Pág. 7
Supervisor o Senior (8 puntos).- Se asignarán 4 puntos por cada certificado adicional al mínimo requerido y que cumpla las condiciones citadas en la experiencia del personal técnico, con un máximo de 8 puntos. Asistentes Junior (5 puntos).- Se asignarán 2.5 puntos por cada certificado adicional al mínimo requerido y que cumpla las condiciones citadas en la experiencia del personal técnico, con un máximo de 5 puntos. Especialista en Sistemas (2 puntos).- Se asignará 1 punto por cada certificado adicional al mínimo requerido y que cumpla las condiciones citadas en la experiencia del personal técnico, con un máximo de 2 puntos. - Precio de la oferta.- (Puntaje total: 10 puntos) Se asignarán 10 puntos a la oferta que presente el menor valor; al resto se asignará un puntaje inversamente proporcional. PUNTAJE TOTAL: 40 PUNTOS 12. MULTAS Y SANCIONES DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO a) Multa por mora: Por cada día de retraso en la ejecución de caja uno de los hitos constantes en el numeral 16 del presente documento, por responsabilidad del Consultor, se aplicará la multa del 1 por mil del valor del contrato, por las siguientes causas: a. Por cada día de retraso o por cambio injustificado del cumplimiento del cronograma establecido y aprobado por el Administrador del contrato durante la Fase de Campo. b. Por errores reiterativos de fondo en los informes previamente señalados por el Administrador del Contrato mediante comunicación escrita. b) Otras: De identificarse divulgación de la información de la Empresa Eléctrica Quito sin autorización previa, o haberse atentado la confidencialidad de la información entregada por la misma, se aplicará una multa del 1% del valor del contrato. 13. GARANTÍAS APLICABLES En este contrato se deberán presentar las garantías previstas en los artículos 73, y 75 de la LOSNCP. La garantía del anticipo que respalde el 100% del valor a recibir por este concepto. Las garantías serán entregadas en cualquiera de las formas establecidas en el Artículo 73 de la LOSNCP. Sin embargo, para la garantía de fiel cumplimiento del contrato, únicamente se utilizarán las formas establecidas en los numerales 1, 2 y 5 del artículo 73 de la LOSNCP. La garantía técnica cumplirá las condiciones establecidas en el artículo 76 de la LOSNCP, caso contrario se la remplazará por una de las garantías señaladas en el artículo 73 de la LOSNCP, por el valor total de los bienes. Pág. 8