1 APERTURA DE EXPEDIENTES

Manual de Usuario CIRCUITO TRAMITACIÓN CONTABLE Junta de Comunidades de Castilla La Mancha Versión 1.0 Abril 2008

1 APERTURA DE EXPEDIENTES 1.1 INTRODUCCIÓN Al iniciar la ejecución del gasto, en el primer documento que se cree, el sistema obligará a cumplimentar el hipertexto adicional (texto largo) que se encuentra en el botón que se muestra en la figura. En este hipertexto se consignará el objeto del gasto que se trate, en toda su extensión, sin abreviaturas. No existe límite en el tamaño del texto que se introduce. Este texto será el que aparezca en el documento contable y en las plantillas administrativas como objeto del gasto. En las plantillas de documentos contables, sólo aparecerán los 340 primeros caracteres introducidos en el hipertexto. En cambio, en otras plantillas administrativas, aparecerá en toda su extensión. El texto no se puede modificar una vez grabado el expediente contable, en caso de error o texto inadecuado, solo cabe la anulación del documento y una nueva reproducción. En los documentos de fases sucesivas, dependiendo del tipo de documento, no será necesario cumplimentar el hipertexto ya que lo toman del documento inicial o se podrá cumplimentar un hipertexto propio del documento. El rellenar el hipertexto no excluye el hecho de cumplimentar obligatoriamente el campo título del documento. El título del documento es el que aparecerá en los informes y consultas del sistema de información de TAREA. 2

1.2 PROCEDIMIENTO El proceso de apertura de expedientes se realizará a través de la opción Apertura de Expedientes, que se encuentra dentro de la carpeta Expediente en el menú de Asuntos Económicos, como se observa en la imagen siguiente: Aparecerá en primer lugar una pantalla que nos obligará a rellenar los datos básicos del expediente como familia, procedimiento, órgano gestor, código de circuito y ejercicio. En función del código circuito elegido, en unos casos el sistema nos obligará a rellenar el Hipertexto. Para otros en cambio, no será obligatorio (opcional) o ni siquiera aparecerá el botón Hipertexto en la apertura del expediente. Como se ha comentado antes, el texto introducido en el Hipertexto, aparecerá en el campo concepto de las plantillas de los documentos contables. En estas plantillas, en el campo concepto sólo aparecerán los primeros 340 caracteres introducidos en el Hipertexto. El funcionamiento del botón Hipertexto, y el texto que nos aparecerá en las plantillas de documentos contables, es el que se explica en la siguiente tabla: 3

CÓDIGO DE CIRCUITO HIPERTEXTO TEXTO QUE APARECE EN CAMPO CONCEPTO DE LA PLANTILLA DEL DOCUMENTO CONT_RC OBLIGATORIO Texto que se imprime en plantillas es el introducido en el botón Hipertexto. CONT_A OBLIGATORIO Texto que se imprime en plantillas es el introducido en el botón Hipertexto. CONT_ADR OPCIONAL Texto que se imprime en plantillas es el introducido en el botón Hipertexto. Sino se rellena (pues es opcional), se imprime el texto introducido en el hipertexto del documento de referencia (RC) CONT_AR OPCIONAL Texto que se imprime en plantillas es el introducido en el botón Hipertexto. Sino se rellena (pues es opcional), se imprime el texto introducido en el hipertexto del documento de referencia (RC) CONT_AD OBLIGATORIO Texto que se imprime en plantillas es el introducido en el botón Hipertexto. CONT_D OPCIONAL Texto que se imprime en plantillas es el que se obtiene de la unión del título del expediente y el introducido en el botón Hipertexto. Sino se rellena el hipertexto en el documento D, se rescatará el introducido en el documento A de referencia o en el documento RC (según el caso). CONT_O NO APARECE Texto que se imprime en plantillas es el introducido en el campo Título. CONT_ADO NO APARECE Texto que se imprime en plantillas es el introducido en el campo Título. CONT_AOR OPCIONAL Texto que se imprime en plantillas es el introducido en el botón Hipertexto. Sino se rellena (pues es opcional), se imprime el texto introducido en el hipertexto del documento de referencia (RC) CONT_COM_R OPCIONAL Texto que se imprime en plantillas es el introducido en el botón Hipertexto. Sino se rellena (pues es opcional), se imprime el texto introducido en el título del documento complementario. CONT_COM_A OBLIGATORIO Texto que se imprime en plantillas es el introducido en el botón Hipertexto. CONT_COM_D OPCIONAL Texto que se imprime en plantillas es el introducido en el botón Hipertexto. Sino se rellena (pues es opcional), se imprime el texto introducido en el título del documento complementario CONT_COM_O NO APARECE Texto que se imprime en plantillas es el introducido en el título del documento complementario. CONT_REC NO APARECE Texto que se imprime en plantillas es el introducido en el título del documento. Atendiendo al Hipertexto, podemos dividir los tipos de documentos en: Hipertexto obligatorio Hipertexto opcional No aparece Hipertexto Vemos cada caso con más detalle. Hipertexto obligatorio. Los tipos de documentos cuyo código de circuito requiere obligatoriamente la introducción de hipertexto son: 4

Retenciones de crédito Autorizaciones de crédito Autorizaciones y Disposiciones Complementarios/Barrados de Autorizaciones. El proceso sería el siguiente: Seleccionamos la opción de Apertura de expediente. Manual de Tramitación Contable Una vez cumplimentados los campos obligatorios, pulsamos en el botón Apertura Expdte y nos encontramos con la pantalla en la que aparece el botón Hipertexto. En este paso es obligatorio completar en primer lugar el código de modelo, el título, la entidad CP y la moneda antes de pasar a completar el Hipertexto. Pulsaremos en el botón Hipertexto y aparecerá una pantalla en la cual se podrá escribir el texto del objeto del gasto, como se observa en la imagen. 5

Una vez introducido el texto deseado, pulsaremos en el botón de grabar y comprobamos en la parte inferior de la pantalla que el sistema ha registrado correctamente el texto insertado en el botón Hipertexto. 6

Posteriormente pulsamos sobre el botón con la flecha verde anterior. y volvemos a la pantalla Pulsamos en la pestaña Datos Posición y continuaremos introduciendo los datos del expediente: posición presupuestaria, centro gestor, Al imprimir la plantilla del documento, en el campo concepto aparecerá el texto introducido en el Hipertexto. El campo concepto en la plantilla tiene un tamaño fijo, así que sólo se imprimirán los 340 primeros caracteres del hipertexto. Si no rellenamos el Hipertexto, al pulsar en la pestaña de Datos Posición, nos aparecerá un mensaje de error y no nos dejará abandonar la pantalla hasta que lo completemos. Lo vemos en la siguiente imagen: 7

En el caso de que el número de caracteres introducidos en el Hipertexto sea superior a 340 el sistema nos informará de que, aunque se guarde el texto íntegro, sólo se imprimirá el la plantilla del documento los primeros 340 caracteres. El aviso tendrá la siguiente forma: Hipertexto opcional. Los tipos de documentos en los que, por su código de circuito, la introducción del Hipertexto es opcional son: Autorizaciones y Disposiciones con referencia a Retención de Crédito. Autorizaciones con referencia a Retención de Crédito. Disposiciones con referencia a Autorizaciones y/o a Retención de Crédito. ADO con referencia a Retención de Crédito. Complementarios/Barrados de Retención de Crédito. Complementarios/Barrados de Disposiciones. El proceso sería el siguiente: Seleccionamos la opción de Apertura de expediente. Una vez cumplimentados los campos obligatorios, pulsamos en el botón Apertura Expdte y nos encontramos con la pantalla en la que aparece el botón Hipertexto. Como se trata de documentos con referencia a otro documento, debemos rellenar el número del expediente de referencia. 8

Nos aparece el botón Hipertexto. El rellenarlo es opcional. El sistema nos deja introducir los datos de posición sin haber introducido el Hipertexto. En el caso de rellenar en este paso el Hipertexto, el texto que aparecerá en la plantilla del documento depende del código de circuito, tal y como se explica en la página 4. Si por el contrario se prefiere no rellenar el Hipertexto, al imprimirse la plantilla del documento, el texto que aparecerá en el campo Concepto será el del Hipertexto que se introdujo al crear el documento de referencia. Los pasos para rellenar el Hipertexto son similares a los anteriormente explicados. No aparece Hipertexto Existen otros tipos de documentos en los que no aparece el botón Hipertexto en la pantalla de apertura de expediente. Son: Obligaciones con referencia a D Autorización, disposición y Obligación. Recodificaciones de Crédito. Barrados de Obligaciones. El proceso sería el siguiente: Seleccionamos la opción de Apertura de expediente. 9

Una vez cumplimentados los campos obligatorios, pulsamos en el botón Apertura Expdte y nos encontramos con la pantalla en la que, comprobamos que NO aparece el botón Hipertexto. Al imprimirse las plantillas de estos documentos, en función del código de circuito, aparecerá en el campo concepto el texto introducido en el campo Título. 10

2 TRAMITACIÓN DE DOCUMENTOS 2.1 TRAMITACIÓN CONTABLE La tramitación de los documentos contables en el sistema, se realizará mediante las llamadas bandejas de tramitación. Se crearán los diferentes roles correspondientes, teniendo cada rol su propia bandeja de tramitación. Para que un usuario reciba un expediente en su bandeja, primero, dicho usuario deberá estar asignado al rol del circuito de tramitación en el que se encuentra el expediente, y además deberá tener acceso al Centro Gestor y al programa del expediente en su perfil de usuario. Una vez que el usuario tiene el expediente en su bandeja de tramitación, accederá al mismo, y le aparecerán unas opciones (botones), llamadas decisiones de usuario, a realizar sobre el expediente dependiendo del punto del circuito de tramitación en el que se encuentre el expediente. 11

2.2 ACCIONES SOBRE LOS EXPEDIENTES DEL CIRCUITO A continuación, vamos a describir las acciones posibles sobre los expedientes en las bandejas de tramitación. 2.2.1 Órgano Gestor El órgano gestor, posee cuatro bandejas distintas: 1. Validar expedientes. Un vez que el Órgano Gestor ha dado de alta en el sistema la propuesta del expediente éste se encontrará en la bandeja de Validar expedientes del Gestor. Esta bandeja tendrá las siguientes opciones: Documentación recibida. Validar. Anular. Para acceder a cada una de estas opciones bastará con pinchar sobre el botón correspondiente. Decisiones Una vez que se pulsa el botón correspondiente, se mostrará una pantalla en la que se confirmará la acción seleccionada. A continuación se describirán las acciones que se pueden realizar desde la bandeja de Validar expedientes del Gestor sobre el expediente: 12

Documentación recibida., se confirmará la acción seleccionada. Si se pincha el botón, el expediente se quedará en la bandeja en la que estaba sin que se realice ninguna acción sobre él. La opción de documentación recibida no tiene asociado ningún flujo y el expediente se quedará en la misma bandeja en la que se encontraba anteriormente. Solo tiene efectos estadísticos. Validar. En esta opción existe la posibilidad de anexar la Propuesta del Gasto de una de las 3 siguientes formas: Documento escaneado en formato imagen JPG Documento en formato Word Documento en formato PDF Describimos a continuación los pasos a seguir para realizar el anexo del documento al trámite del expediente. Primero debemos seleccionar el tipo de documento que vamos a anexar. Para ello, pinchamos en el matchcode del código de modelo del cuadro (como vemos en la imagen): 13

Se nos despliega una pantalla con los tipos de documentos que podemos anexar: Haremos clic sobre el tipo de documento con el formato a anexar. Comprobaremos en la descripción que es el tipo de documento correcto. Seleccionamos el documento adecuado, y pulsamos en el botón. En el ejemplo, vamos a anexar la Propuesta de Gasto en formato WORD. Para ello, seleccionamos el tipo de documento PROP2. 14

A continuación, es necesario seleccionar la línea del informe y pulsar sobre el botón de Generar documento Nos aparecerá la siguiente pantalla: 15

Navegaremos hasta donde tengamos el documento de Propuesta de Gasto. Lo seleccionamos y pulsamos en el botón Abrir. 16

Hay que tener en cuenta que, si seleccionamos un tipo de documento Word, en la ventana que nos aparece sólo se nos mostrarán documentos Word. Si seleccionamos un tipo de documento PDF, en la ventana sólo se verán documentos de dicho tipo. Y si seleccionamos un tipo de documento imagen, sólo nos aparecerán imágenes en formato JPG. Nos aparecerá la pantalla con el documento anexado. Importante: Si en la línea del documento anexado NO aparecen ni la fecha de anexión ni el icono de las gafas es que ha ocurrido algún error en el proceso. Si esto ocurriera y fuera necesario anexar la propuesta de gasto, borraríamos la línea del anexo pulsando en el botón Borrar y repetiríamos el proceso de anexión de nuevo. Si no fuera necesario anexarle la propuesta de gastos, borraríamos la línea y seguiríamos con la tramitación del expediente. El proceso es análogo para anexar el documento de Propuesta de Gasto en formato PDF o en imagen JPG al anteriormente descrito. Una vez realizado el proceso de anexión, sólo debemos pulsar en el botón de Validar. Nos aparecerá una ventana de confirmación de selección. 17

, se verifica la opción seleccionada. El sistema comprobará en este momento si, por la clase de documento, es obligatorio Fiscalización Previa o no. Si el documento no necesita Fiscalización Previa, éste irá a la bandeja de Intervenir expedientes de Intervención Delegada/Territorial. En caso de necesitar Fiscalización, irá a la bandeja de Fiscalización Previa de Intervención Delegada/Territorial. Ambas bandejas se explicaran con detalle más adelante. Si se pincha el botón, el expediente se quedará en la bandeja en la que estaba sin que se realice ninguna acción sobre él. Importante: La anexión de un documento de Propuesta de Gasto, en cualquiera de los formatos propuestos, sólo está permitida a expedientes de manera individual. Es decir, si queremos anexar un documento de Propuesta de Gasto, deberemos seleccionar UN SÓLO EXPEDIENTE de la bandeja de tramitación. Anular., se confirmará la acción seleccionada y se anulará el expediente, desapareciendo de la bandeja en la que se encontraba. Si se pincha el botón, el expediente se quedará en la bandeja en la que estaba sin que se realice ninguna acción sobre él. 2. Reparar expedientes devueltos por Int. Delegada/Territorial. Esta bandeja tendrá las siguientes opciones: Reenvío a Intervención Delegada/Territorial. Anular. Para acceder a cada una de estas opciones bastará con pinchar sobre el botón correspondiente. 18

Decisiones Una vez que se pincha el botón correspondiente, se mostrará una pantalla en la que se reafirmará la acción seleccionada. A continuación se describirán las acciones que se pueden realizar desde la bandeja de Reparar expedientes devueltos por Int. Delegada/Territorial del Gestor sobre el expediente: Reenvío a Intervención Delegada/Territorial. En esta opción existe la posibilidad de anexar la Propuesta del Gasto de una de las 3 siguientes formas: Documento escaneado en formato imagen JPG Documento en formato Word Documento en formato PDF Describimos a continuación los pasos a seguir para realizar el anexo del documento al trámite del expediente. Primero debemos seleccionar el tipo de documento que vamos a anexar. Para ello, pinchamos en el matchcode del código de modelo del cuadro (como vemos en la imagen): 19

Se nos despliega una pantalla con los tipos de documentos que podemos anexar: Haremos clic sobre el tipo de documento con el formato a anexar. Comprobaremos en la descripción que es el tipo de documento correcto. Seleccionamos el documento adecuado, y pulsamos en el botón. En el ejemplo, vamos a anexar la Propuesta de Gasto en formato WORD. Para ello, seleccionamos el tipo de documento PROP2. A continuación, es necesario seleccionar la línea del informe y pulsar sobre el botón de Generar documento 20

Nos aparecerá la siguiente pantalla: 21

Navegaremos hasta donde tengamos el documento de Propuesta de Gasto. Lo seleccionamos y pulsamos en el botón Abrir. Hay que tener en cuenta que, si seleccionamos un tipo de documento en Word, en la ventana que nos aparece sólo se nos mostrarán documentos Word. Si seleccionamos un tipo de documento PDF, en la ventana sólo se verán documentos de dicho tipo. Y si seleccionamos un tipo de documento imagen, sólo nos aparecerán imágenes en formato JPG. Nos aparecerá la pantalla con el documento anexado. 22

Importante: Si en la línea del documento anexado NO aparecen ni la fecha de anexión ni el icono de las gafas es que ha ocurrido algún error en el proceso. Si esto ocurriera y fuera necesario anexar la propuesta de gasto, borraríamos la línea del anexo pulsando en el botón Borrar y repetiríamos el proceso de anexión de nuevo. Si no fuera necesario anexarle la propuesta de gastos, borraríamos la línea y seguiríamos con la tramitación del expediente. El proceso es análogo para anexar el documento de Propuesta de Gasto en formato PDF o en imagen JPG. Una vez realizado el proceso de anexión, sólo debemos pulsar en el botón de reenvío a Int. Deleg. Nos aparecerá una ventana de confirmación de selección., se confirmará la acción seleccionada. Si se pincha el botón, el expediente se quedará en la bandeja en la que estaba sin que se realice ninguna acción sobre él. Importante: La anexión de un documento de Propuesta de Gasto, en cualquiera de los formatos propuestos, sólo está permitida a expedientes de manera individual. Es decir, si queremos anexar un documento de Propuesta de Gasto, deberemos seleccionar UN SÓLO EXPEDIENTE de la bandeja de tramitación. 23

Al pulsar esta opción, el sistema comprobará en este momento si, por la clase de documento, es obligatorio Fiscalización Previa o no. Si el documento no Fiscalización Previa, éste irá a la bandeja de Intervenir expedientes de Intervención Delegada/Territorial, en caso contrario, irá a la bandeja de Fiscalización Previa de Intervención Delegada/Territorial. Ambas bandejas se explicaran con detalle más adelante. Anular., se confirmará la acción seleccionada y se anulará el expediente, desapareciendo de la bandeja en la que se encontraba. Si se pincha el botón, el expediente se quedará en la bandeja en la que estaba sin que se realice ninguna acción sobre él. 3. Reparar expedientes devueltos por Int. General. Esta bandeja tendrá las siguientes opciones: Reenvío a Intervención General. Anular. Para acceder a cada una de estas opciones bastará con pinchar sobre el botón correspondiente. Decisiones 24

Una vez que se pincha el botón correspondiente, se mostrará una pantalla en la que se reafirmará la acción seleccionada. A continuación se describirán las acciones que se pueden realizar desde la bandeja de Reparar expedientes devueltos por Int. General del Gestor sobre el expediente: Reenvío a Intervención General. En esta opción existe la posibilidad de anexar la Propuesta del Gasto de una de las 3 siguientes formas: Documento escaneado en formato imagen JPG Documento en formato Word Documento en formato PDF Los pasos para anexar la Propuesta de Gasto son los mismos que los explicados en el apartado anterior para la Bandeja de Reparar expedientes devueltos por Int. Delegada/Territorial. Una vez realizado el proceso de anexión, sólo debemos pulsar en el botón de reenvío a I.G. Nos aparecerá una ventana de confirmación de selección. Importante: La anexión de un documento de Propuesta de Gasto, en cualquiera de los formatos propuestos, sólo está permitida a expedientes de manera individual. Es decir, si queremos anexar un documento de Propuesta de Gasto, deberemos seleccionar UN SÓLO EXPEDIENTE de la bandeja de tramitación Al pulsar esta opción, el sistema comprobará en este momento si, por la clase de documento, es obligatorio Fiscalización Previa o no. Si el documento no necesita Fiscalización Previa, irá a la bandeja de Intervenir expedientes de Intervención General, en caso contrario, irá a la bandeja de Fiscalización Previa de Intervención General. Ambas bandejas se explicaran con detalle más adelante. Anular. 25

, se confirmará la acción seleccionada y se anulará el expediente, desapareciendo de la bandeja en la que se encontraba. Si se pincha el botón, el expediente se quedará en la bandeja en la que estaba sin que se realice ninguna acción sobre él. 4. Aprobación del gasto Esta bandeja se explica más adelante en el manual pues recibe la documentación de la Intervención en la Fiscalización Previa. 2.2.2 Intervención Delegada/Territorial En Intervención Delegada/Territorial nos encontramos con dos bandejas: 1. Fiscalización previa En esta bandeja aparecerán los expedientes validados por el Gestor cuyos tipos de documentos sean: A1, A2, A3, A7, AC, AT, AO, A4, A5, A6, A9, AU, D5, DJ, DU, D1, DC y DY que se especifican en la Instrucción de operativa contable y a los que es obligatorio emitir y anexar Informe de fiscalización. Los documentos indicados en el párrafo anterior que se creen en entidades sometidas a control financiero, están exentos de la obligatoriedad de anexar Informe de fiscalización. En esta bandeja nos encontramos las siguientes decisiones de usuario: Documentación recibida. Fiscalización favorable. Envío a I.G. Fisc. Previa. Sin fiscalización. Devolver. Para acceder a cada una de estas opciones bastará con pinchar sobre el botón correspondiente. Decisiones 26

Una vez que se pincha el botón correspondiente, se mostrará una pantalla en la que se reafirmará la acción seleccionada. A continuación se describirán las acciones que se pueden realizar desde la bandeja de Fiscalización Previa de Intervención Delegada/Territorial sobre el expediente: Documentación recibida., se confirmará la acción seleccionada. Si se pincha el botón, el expediente se quedará en la bandeja en la que estaba sin que se realice ninguna acción sobre él. La opción de documentación recibida no tiene asociado ningún flujo y el expediente se quedará en la misma bandeja en la que se encontraba anteriormente. Sólo tiene efectos estadísticos. Fiscalización favorable. Con esta opción indicamos que se ha realizado la fiscalización del expediente y se considera que es favorable. Esta decisión de usuario obliga a anexar un Informe de Fiscalización favorable. Para ello, antes de pulsar en la decisión de Fiscalización Favorable, debemos anexar uno de los informes de fiscalización favorable que nos aparece al desplegar el matchcode del código de modelo. Lo vemos en la siguiente imagen: 27

Al pulsar en el matchcode, encontramos una tabla con distintos tipos de informes de fiscalización. Debemos mirar la descripción del informe para saber cual debemos seleccionar. Debemos hacer clic en el campo código de modelo del informe que deseamos anexar. Y pulsamos sobre el icono En la siguiente imagen vemos un ejemplo en el que hemos seleccionado el informe de fiscalización favorable expediente ejercicio actual: 28

A continuación, seleccionamos la línea del informe y pulsamos sobre el botón de Generar documento. Se abrirá una pantalla donde el usuario debe rellenar obligatoriamente 3 campos para completar el informe de fiscalización. Estos campos son: Apartado 1 Informe Fiscalización Apartado 2 Informe Fiscalización Interventor que firma Informe Fiscalización Qué información indicar en los campos Apartado 1 Informe Fiscalización y Apartado 2 Informe Fiscalización? Pues, para dejar constancia de los extremos comprobados en la fiscalización, en el párrafo correspondiente del informe, se plasmarán los apartados relativos a las comprobaciones de 29

extremos de carácter general previstos en la Instrucción sobre fiscalización limitada previa y control financiero posterior (en la Instrucción vigente el segundo) y, en su caso, las comprobaciones específicas de extremos adicionales, en función del tipo de expediente de gasto de que se trate (contratos, subvenciones, responsabilidad patrimonial, etc.). Cuando la fiscalización se realice en la modalidad de plena, se hará constar esta circunstancia en el campo del informe correspondiente a las comprobaciones específicas Estos valores los que tienen el semáforo amarillo. Nos colocamos en el campo que tiene el fondo en blanco e introducimos cada valor que nos solicita. Sin estos valores no será posible abrir la plantilla. Una vez completados los campos, pulsamos sobre el botón Abrir Word y se nos abre una ventana de Microsoft Word con el informe de fiscalización elegido. En nuestro ejemplo, aparece un informe como el de la siguiente imagen: 30

Este informe se puede modificar añadiendo observaciones. Para ello, se debe hacer clic dentro del recuadro inferior y escribir. Una vez introducidas las observaciones, se debe pulsar en el botón guardar. Podemos comprobar el campo Objeto del Gasto en el Informe de Fiscalización. El texto que aparece es el introducido en el Hipertexto del documento según las indicaciones explicadas en páginas anteriores. Aparece el Hipertexto completo. 31

Este informe se puede imprimir igual que cualquier documento Word, con las opciones usuales de impresión. Luego cerraremos el documento Word y nos aparecerá una pantalla como la siguiente: Pulsamos el botón de correcto y el informe se anexará a la tramitación del expediente. Si pulsamos en el de Incorrecto, el informe no se anexará al expediente. Tras pulsar en uno de los botones, volvemos a la bandeja de Fiscalización Previa de Intervención Delegada/Territorial. Y nos quedará de esta forma: Ya se puede pasar a pulsar la decisión de fiscalización favorable pues hemos anexado un informe de fiscalización. Existen validaciones sobre los posibles informes que se pueden anexar según la decisión de usuario seleccionada. 32

Si nos hemos equivocado de informe de fiscalización, ANTES DE TRAMITAR EL EXPEDIENTE, podemos eliminar el informe. Para ello, debemos seleccionar la línea y pulsar en el botón de Borrar acción a realizar. Nos aparecerá un mensaje pidiendo confirmación de la Pulsamos en Si, y el informe de fiscalización se eliminará. Ahora sólo habría que repetir el proceso de anexión del informe correcto. Una vez tramitado el expediente, el informe se queda colgado de la tramitación del expediente y NO se podrá eliminar. Importante: Para poder tramitar el expediente con la decisión de usuario FISCALIZACIÓN FAVORABLE, es obligatorio e imprescindible anexar UN SOLO informe de fiscalización en ese trámite. Una vez realizado el procedimiento de anexión del informe de fiscalización, podemos hacer clic en FISCALIZACIÓN FAVORABLE para tramitar el expediente. Nos aparecerá la siguiente confirmación:, se confirmará la acción seleccionada. Si se pincha el botón, el expediente se quedará en la bandeja en la que estaba sin que se realice ninguna acción sobre él. Una vez confirmada la decisión del usuario, el expediente se irá a la bandeja de Aprobación de Gasto del Gestor. Envío a I.G. Fisc. Previa. 33

, se confirmará la acción seleccionada. Si se pincha el botón, el expediente se quedará en la bandeja en la que estaba sin que se realice ninguna acción sobre él. En esta decisión de usuario, el expediente NO PUEDE LLEVAR ANEXOS. Si hemos anexado algún informe, nos aparecerá un mensaje de error y el expediente no se tramitará. Deberemos eliminar el anexo para tramitar el expediente hacia la bandeja de Intervención General de Fiscalización Previa. Si cumple las validaciones, el expediente va a la bandeja de Fiscalización Previa de Intervención General, que se verá más adelante. 34

Sin fiscalización., se confirmará la acción seleccionada. Si se pincha el botón, el expediente se quedará en la bandeja en la que estaba sin que se realice ninguna acción sobre él. En esta opción podemos anexar un informe con un texto explicativo a rellenar por el usuario. Este anexo es OPCIONAL. Es decir, para tramitar el expediente hacia la bandeja de Intervenir Expedientes de Intervención Delegada/Territorial NO es obligatorio anexar ningún informe al expediente. Existen validaciones que impiden la tramitación del expediente si se le anexa un informe equivocado. Al seleccionar esta opción, el expediente pasa a la bandeja de Intervenir Expedientes de Intervención Delegada/Territorial. Devolver, se confirmará la acción seleccionada. Si se pincha el botón, el expediente se quedará en la bandeja en la que estaba sin que se realice ninguna acción sobre él. Si optamos por devolver el expediente, en primer lugar debemos anexar un informe de fiscalización del gasto asociado a la devolución. Es el de Informes con reparo. Es el único anexo válido si queremos usar esta opción de usuario. Es obligatorio anexarlo. Si confirmamos esta opción, el expediente va a la bandeja de Reparar expedientes devueltos por Intervención Delegada/Territorial del Gestor. 35

2. Intervenir expedientes En esta bandeja nos encontramos las siguientes decisiones de usuario: Documentación recibida. Contabilizar. Envío a I.G. Devolver. Devolver a aprobación. Para acceder a cada una de estas opciones bastará con pinchar sobre el botón correspondiente. Una vez que se pincha el botón correspondiente, se mostrará una pantalla en la que se reafirmará la acción seleccionada. A continuación se describirán las acciones que se pueden realizar desde la bandeja de Intervenir expedientes de Intervención Delegada/Territorial sobre el expediente: Documentación recibida. 36

, se confirmará la acción seleccionada. Si se pincha el botón, el expediente se quedará en la bandeja en la que estaba sin que se realice ninguna acción sobre él. La opción de documentación recibida no tiene asociado ningún flujo y el expediente se quedará en la misma bandeja en la que se encontraba anteriormente. Sólo tiene efectos estadísticos. Contabilizar. Antes de pulsar el botón de contabilizar, se tendrá la opción de anexar un plantilla de Informe de Fiscalización como las descritas anteriormente en la bandeja de Fiscalización Previa. La forma de anexar un informe de los indicados es similar a la explicada anteriormente en el manual., se confirmará la acción seleccionada. Si se pincha el botón, el expediente se quedará en la bandeja en la que estaba sin que se realice ninguna acción sobre él. Tras confirmar la opción deseada, el expediente se contabiliza y desaparece de la bandeja de tramitación. Envío a I.G. 37

, se confirmará la acción seleccionada. Si se pincha el botón, el expediente se quedará en la bandeja en la que estaba sin que se realice ninguna acción sobre él. Con esta opción, el expediente va a la bandeja de Intervenir expedientes de Intervención General. Devolver, se confirmará la acción seleccionada. Si se pincha el botón, el expediente se quedará en la bandeja en la que estaba sin que se realice ninguna acción sobre él. Para devolver el expediente, será obligatorio anexar, o una plantilla de Informe de Fiscalización con reparos o bien, un informe con un texto adicional explicativo a rellenar por el usuario. (SAP SCRIPT). El sistema sólo permitirá anexar uno de los dos documentos mencionados. Una vez completo, el expediente vuelve a la bandeja de Reparar expedientes devueltos por Intervención Delegada/Territorial del Gestor. Esta opción sólo puede utilizarse con expedientes que NO hayan seguido el circuito de Fiscalización Previa. Nos aparecerá un mensaje de error si seccionamos un expediente que haya pasado por el trámite de Fiscalización Previa. Lo vemos en la siguiente imagen: 38

Devolver a aprobación., se confirmará la acción seleccionada. Si se pincha el botón, el expediente se quedará en la bandeja en la que estaba sin que se realice ninguna acción sobre él. Si confirmamos dicha opción, el expediente va a la bandeja del Gestor de Aprobación de Gasto. 2.2.3 Intervención General En Intervención General nos encontramos con dos bandejas: 1. Intervenir expedientes. En esta bandeja nos encontramos las siguientes decisiones de usuario: Documentación recibida. Contabilizar. Devolver. Devolver a aprobación. Para acceder a cada una de estas opciones bastará con pinchar sobre el botón correspondiente. 39

Decisiones Una vez que se pincha el botón correspondiente, se mostrará una pantalla en la que se reafirmará la acción seleccionada. A continuación se describirán las acciones que se pueden realizar desde la bandeja de Intervenir expedientes de Intervención General sobre el expediente: Documentación recibida., se confirmará la acción seleccionada. Si se pincha el botón, el expediente se quedará en la bandeja en la que estaba sin que se realice ninguna acción sobre él. La opción de documentación recibida no tiene asociado ningún flujo y el expediente se quedará en la misma bandeja en la que se encontraba anteriormente. 40

Contabilizar. Antes de pulsar el botón de contabilizar, se tendrá la opción de anexar un plantilla de Informe de Fiscalización como las descritas anteriormente en la bandeja de Fiscalización Previa. La forma de anexar un informe de los indicados es similar a la explicada anteriormente en el manual., se confirmará la acción seleccionada. Si se pincha el botón, el expediente se quedará en la bandeja en la que estaba sin que se realice ninguna acción sobre él. Tras confirmar la opción deseada, el expediente se contabiliza y desaparece de la bandeja de tramitación. Devolver, se confirmará la acción seleccionada. Si se pincha el botón, el expediente se quedará en la bandeja en la que estaba sin que se realice ninguna acción sobre él. 41

Para devolver el expediente, será obligatorio anexar, o una plantilla de Informe de Fiscalización con reparos o bien, un informe con un texto adicional explicativo a rellenar por el usuario (SAP SCRIPT). El sistema sólo permitirá anexar uno de los dos documentos mencionados. Una vez completada la acción de anexar, el expediente vuelve a la bandeja del Gestor de Reparar expedientes devueltos por Intervención General. Sólo podemos seleccionar esta opción con expedientes que no tengan obligatoriamente fiscalización previa. Devolver a aprobación., se confirmará la acción seleccionada. Si se pincha el botón, el expediente se quedará en la bandeja en la que estaba sin que se realice ninguna acción sobre él. Con esta opción el expediente va a la bandeja del Gestor de Aprobación de Gasto. 2. Fiscalización Previa. En esta bandeja aparecerán los expedientes validados por el Gestor cuyos modelos sean: A1, A2, A3, A7, AC, AT, AO, A4, A5, A6, A9, AU, D5, DJ, DU, D1, DC y DY que se especifican en la Instrucción de operativa contable y a los que es obligatorio emitir y anexar Informe de fiscalización. Serán los remitidos desde la Intervención Delegada/Territorial. Los documentos indicados en el párrafo anterior que se creen en entidades sometidas a control financiero, están exentos de la obligatoriedad de anexar Informe de fiscalización. En esta bandeja nos encontramos las siguientes decisiones de usuario: 42

Documentación recibida. Fiscalización favorable. Sin fiscalización. Devolver. Para acceder a cada una de estas opciones bastará con pinchar sobre el botón correspondiente. Decisiones Una vez que se pincha el botón correspondiente, se mostrará una pantalla en la que se reafirmará la acción seleccionada. A continuación se describirán las acciones que se pueden realizar desde la bandeja de Fiscalización Previa de Intervención General sobre el expediente: Documentación recibida., se confirmará la acción seleccionada. Si se pincha el botón, el expediente se quedará en la bandeja en la que estaba sin que se realice ninguna acción sobre él. 43

La opción de documentación recibida no tiene asociado ningún flujo y el expediente se quedará en la misma bandeja en la que se encontraba anteriormente. Fiscalización favorable. Si pulsamos esta opción, el expediente que queremos tramitar precisa la anexión de un informe de fiscalización. Observamos que en la parte superior del cuadro de anexión de expedientes hay un semáforo en color rojo, que indica la obligatoriedad del anexo. Para ello antes debemos vincular uno de los documentos de fiscalización favorable que se nos ofrece al pinchar en el matchcode del código de modelo del cuadro. Encontramos una tabla con distintos tipos de informes de fiscalización, pinchamos sobre uno de los que muestran una fiscalización favorable y pulsamos sobre el icono 44

Se anexa el informe deseado. A continuación, es necesario seleccionar la línea del informe y pulsar sobre el botón de Generar documento. Al generar el documento se abrirá una pantalla que nos pedirá rellenar unos campos necesarios para completar el informe de fiscalización (ver semáforo amarillo): 45

Una vez completados los campos que aparecen abiertos para rellenar, pulsamos sobre el botón Abrir Word y obtendremos el informe de fiscalización elegido. Tras visualizarle, cerramos el expediente Word y nos aparecerá una pantalla como la siguiente: Si no estamos de acuerdo con el informe obtenido pulsamos la opción de incorrecto y procedemos a seleccionar otro distinto, si por el contrario el informe es el deseado pulsamos el botón de correcto y pasamos de nuevo a la bandeja de Fiscalización Previa de Intervención General. Observamos ahora que el semáforo de la anexión de documentos, se encuentra en color verde, indicando que todo es correcto y se puede pasar a pulsar la decisión de fiscalización favorable. 46

, se confirmará la acción seleccionada. Si se pincha el botón, el expediente se quedará en la bandeja en la que estaba sin que se realice ninguna acción sobre él. Una vez confirmada la decisión del usuario, el expediente se irá a la bandeja de Aprobación de Gasto del Gestor. Sin fiscalización., se confirmará la acción seleccionada. Si se pincha el botón, el expediente se quedará en la bandeja en la que estaba sin que se realice ninguna acción sobre él. El expediente va a la bandeja de Intervenir expedientes de Intervención General, que vimos anteriormente. En esta opción existe la posibilidad de incluir en el expediente un texto explicativo que debe rellenar el usuario. Quedará anexado al expediente y podrá ser consultado en la tramitación del expediente. Devolver, se confirmará la acción seleccionada. Si se pincha el botón, el expediente se quedará en la bandeja en la que estaba sin que se realice ninguna acción sobre él. 47

Si optamos por devolver el expediente, es OBLIGATORIO anexar un informe de reparos. Seguiremos los mismos pasos que para anexar un informe visto anteriormente. El código de modelo acorde a la decisión de usuario de DEVOLVER es el FISC_05. Existen validaciones que impiden la tramitación del expediente si el informe anexado no es el correcto. Si confirmamos esta opción, el expediente va a la bandeja de Reparar expedientes devueltos por Intervención General del Gestor 2.2.4 Órgano Gestor: Aprobación de Gasto Al Órgano Gestor, llegarán los expedientes fiscalizados favorablemente por la Intervención. Este órgano se encarga de aprobar el gasto. Opcionalmente, podrá anexar el documento de la aprobación escaneado. También existe la posibilidad de incorporar un texto escrito por el usuario que quedará anexado al trámite del expediente. Estas opciones son posibles en todas las decisiones de usuario existentes en la bandeja. Tendrá las siguientes opciones en su bandeja: Gasto aprobado a I.T/I.D. Devolver a I.T/I.D. por error. Devolver a I.G. por error. Para acceder a cada una de estas opciones bastará con pinchar sobre el botón correspondiente. Decisiones Una vez que se pincha el botón correspondiente, se mostrará una pantalla en la que se reafirmará la acción seleccionada. A continuación se describirán las acciones que se pueden realizar desde la bandeja de Aprobación de Gasto del Gestor sobre el expediente: 48

Gasto aprobado a I.T/I.D. En esta opción existe la posibilidad de anexar el informe de aprobación del gasto de una de las 3 siguientes formas: Documento escaneado en formato imagen JPG Documento en formato Word Documento en formato PDF Describimos a continuación los pasos a seguir para realizar el anexo del documento al trámite del expediente. Primero debemos seleccionar el tipo de documento que vamos a anexar. Para ello, pinchamos en el matchcode del código de modelo del cuadro (como vemos en la imagen): Se nos despliega una pantalla con los tipos de documentos que podemos anexar: 49

Haremos clic sobre el tipo de documento con el formato a anexar. Comprobaremos en la descripción que es el tipo de documento correcto. Seleccionamos el documento adecuado, y pulsamos en el botón. En el ejemplo, vamos a anexar el informe de aprobación del gasto en formato WORD. Para ello, seleccionamos el tipo de documento APROB2. A continuación, es necesario seleccionar la línea del informe y pulsar sobre el botón de Generar documento Nos aparecerá la siguiente pantalla: 50

Navegaremos hasta donde tengamos el documento de aprobación del gasto. Lo seleccionamos y pulsamos en el botón Abrir. 51

Hay que tener en cuenta que, si seleccionamos un tipo de documento en Word, en la ventana que nos aparece sólo se nos mostrarán documentos Word. Si seleccionamos un tipo de documento PDF, en la ventana sólo se verán documentos de dicho tipo. Y si seleccionamos un tipo de documento imagen, sólo nos aparecerán imágenes en formato JPG. Nos aparecerá la pantalla con el documento anexado. Importante: Si en la línea del documento anexado NO aparecen ni la fecha de anexión ni el icono de las gafas es que ha ocurrido algún error en el proceso. Si esto ocurriera y fuera necesario anexar el documento de aprobación de gasto, borraríamos la línea del anexo pulsando en el botón Borrar y repetiríamos el proceso de anexión de nuevo. Si no fuera necesario anexarle el documento de aprobación de gasto, borraríamos la línea y seguiríamos con la tramitación del expediente. El proceso es análogo para anexar el documento de aprobación de gasto en formato PDF o en imagen JPG. Una vez realizado el proceso de anexión, sólo debemos pulsar en el botón de Gasto Aprobado. Nos aparecerá una ventana de confirmación de selección. 52

, se confirmará la acción seleccionada. Si se pincha el botón, el expediente se quedará en la bandeja en la que estaba sin que se realice ninguna acción sobre él. Si pulsamos dicha opción, el expediente irá a la bandeja de Intervenir expedientes de Intervención Delegada/Territorial. Importante: La anexión de un documento de Aprobación de Gasto, en cualquiera de los formatos propuestos, sólo está permitida a expedientes de manera individual. Es decir, si queremos anexar un documento de Aprobación de Gasto, deberemos seleccionar UN SÓLO EXPEDIENTE de la bandeja de tramitación. Devolver a I.T/I.D. por error., se confirmará la acción seleccionada. Si se pincha el botón, el expediente se quedará en la bandeja en la que estaba sin que se realice ninguna acción sobre él. Si confirmamos dicha opción, el expediente va a la bandeja de Fiscalización Previa de Intervención Delegada/Territorial. Devolver a I.G. por error., se confirmará la acción seleccionada. Si se pincha el botón, el expediente se quedará en la bandeja en la que estaba sin que se realice ninguna acción sobre él. Si confirmamos dicha opción el expediente va a la bandeja de Fiscalización Previa de Intervención General. 53