MANUAL LOGÍSTICA CIRCUITO DE ANTICIPO DE CLIENTES

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1 MANUAL LOGÍSTICA CIRCUITO DE ANTICIPO DE CLIENTES 1 de 24

2 INDICE 1. Pedido de ventas Anticipo Facturación del anticipo Entrega y salida de pedido de ventas Facturación pedido de ventas de 24

3 1. Pedido de ventas Para realizar el circuito de anticipo, realizaremos el pedido de ventas, que se realizará de la misma manera que hemos visto en el Manual de Pedidos de ventas, con la única diferencia que tenemos que introducir el anticipo. En primer lugar vamos a ver el camino que tenemos que seguir para realizar un pedido de ventas por el menú de usuario: Logística Circuito general Circuito de Ventas Pedido Crear. También podemos llegar a esta pantalla a través del menú de SAP: Logística Comercial Ventas Pedido Crear. También podemos entrar con el código de transacción VA En la pantalla de Crear pedido de cliente: Acceso, es necesario rellenar todos los campos obligatorios para su tratamiento. - un pedido - un pedido abierto - una factura (?) Campo que es obligatorio rellenar. En la parte superior de la pantalla tenemos un icono Crear con referencia que nos permiten crear un pedido de cliente referenciado a: Clase de pedido: clasificación que distingue distintas clases de documentos de ventas. La clase de documento de ventas determina la secuencia de las imágenes que se deben visualizar. Un contrato marco tiene una imagen de acceso distinta que la de un pedido estándar. En un contrato marco el sistema requiere la entrada de determinados datos, como por ejemplo, la cantidad prevista y las indicaciones de las fechas que definen el periodo de validez del contrato. Nos posicionamos en este campo, pinchamos el cuadro, y de la lista que aparece seleccionamos el tipo de pedido. 3 de 24

4 Indicar el Área de ventas a la que pertenece el pedido, opcionalmente se puede indicar después de introducir los datos en las posiciones: Organización ventas: Sitúese en este campo y haga clic en el cuadro para seleccionar una organización de ventas de la lista. Canal distribución: Sitúese en este campo y haga clic en el cuadro para seleccionar un canal de distribución de la lista. Sector: Sitúese en este campo y haga clic en el cuadro para seleccionar un sector de la lista. Oficina de ventas: Esta se puede modificar en la cabecera del documento de ventas. Pulse enter o haga clic en el icono 2. En la pantalla de Crear pedido estándar: Resumen, tenemos los siguientes campos para su tratamiento. (x) Los campos en gris no se pueden modificar. Solicitante: Cliente que ha pedido la mercancía o la prestación de servicios. El Si no se acuerda de código del Solicitante, pulsando la tecla de función F4 (o pulsando sobre ), puede realizarse una búsqueda a través de alguno de los Id matchcodes. Una manera sencilla de buscar el código de los clientes es a través del Id matchcodes Deudores general, pulsar dos clics sobre el campo y el sistema mostrará su correspondiente pantalla. Rellenamos el campo en el que tengamos alguna información. 4 de 24

5 Una vez rellenado el campo, se selecciona el cliente deseado y pulsar INTRO o pulsamos doble clic sobre el cliente. Fecha pedido de compras: Fecha impresa en el pedido de compras. Esta fecha puede ser, p. ej., la fecha en la cual el cliente ha creado su pedido de compras. Introduzca la fecha del pedido de compras (?)Cond pago: Clave a través de la cual se definen las condiciones de pago en forma de tipos de descuento y plazos de pago Pulsando la tecla de función F4 (o pulsando sobre ) aparece la lista de las definidas en el sistema. Es obligatorio introducir una condición de pago por normativa. Material: Código de los artículos solicitados. Pulsando la tecla de función F4 (o pulsando sobre ), puede realizarse una búsqueda a través de alguno de los Id matchcodes. Podemos cambiar los campos de búsqueda que aparecen, pinchando en otra pestaña Una manera sencilla de buscar el código de los materiales es a través del Id matchcode MATERIAL POR DENOMINACION, pulsamos dos clics sobre el campo y el sistema mostrará su correspondiente pantalla donde deberemos rellenar el campo Texto breve material o bien podemos rellenar el campo Material, con el código del mismo. En el caso de que no recordáramos del nombre del material o del código del mismo, podemos valernos del juego de los asteriscos, que consiste en lo siguiente: por ejemplo nos hemos olvidado del código del material, pero nos acordamos de cómo empieza o como acaba, en tal caso pondríamos la parte que nos acordáramos y el resto se sustituye por un asterisco (*), es como si 5 de 24

6 fuera un comodín, de tal forma el sistema te busca todos aquellos materiales cuyo código empiece o acabe tal como le has definido. Actuaríamos del mismo modo si no nos acordáramos del nombre. Una vez rellenado el campo, se selecciona el cliente deseado y pulsar INTRO o pulsamos doble clic sobre el material. Cantidad de pedido: Cantidad de pedido de cada uno de los artículos solicitados. Nos ponemos en este campo e introducimos la cantidad de pedido. Precio: introducimos el precio de venta del material. Pulse enter. El sistema solicita que se le indiquen las funciones de los interlocutores comerciales. Rellene los campos obligatorios. Si no recuerda los códigos pinche el cuadro para obtener más información. Una vez introducidos los datos pulse enter. Si necesitamos incluir más interlocutores por que se haya realizado una venta en común, iremos al menú: Pasar a Cabecera Interlocutor. Tenemos que indicar en el pedido que tiene un anticipo. Para ello una vez completadas las condiciones de precio en cada posición seleccionaremos Pasar a / Cabecera / Condiciones 6 de 24

7 Vamos al último campo y añadimos la condición AZWR Anticipo/Compensac En el campo importe introducimos el montante del anticipo sin IVA, EN SIGNO NEGATIVO en el caso de que el pedido tenga varias posiciones dividirá el importe en función del precio de cada una de ellas. Para terminar pinchamos el icono para volver a la pantalla anterior. 3. Rellenados los campos, pulsar GRABAR o seguir el acceso vía menús DOC.VENTA GRABAR. Si aparece el mensaje de El documento aún está incompleto, se debe pulsar TRATAR DATOS. Tras esta acción, el sistema visualizará la pantalla protocolo de documentos incompletos. Marcar los datos incompletos y pulsar TRATAR DATOS. Una vez cumplimentados cada uno de los puntos incompletos que aparecen en la lista, se puede grabar el pedido. Saldrá el mensaje de documento completo. 4. Nos aparecerá un mensaje indicando que el pedido ha sido grabado y un número de pedido. 7 de 24

8 2. Anticipo A continuación introducimos el anticipo en el sistema. Para ello vamos al menú de usuario: Logística Circuito general Circuito de Ventas Pedido Crear. También podemos llegar a esta pantalla a través del menú de SAP: Logística Comercial Ventas Pedido Crear. También podemos entrar con el código de transacción VA En la pantalla de Crear pedido de cliente: Acceso, es necesario rellenar todos los campos obligatorios para su tratamiento. (?) Campo que es obligatorio rellenar. Clase de pedido: clasificación que distingue distintas clases de documentos de ventas. La clase de documento de ventas determina la secuencia de las imágenes que se deben visualizar. Un contrato marco tiene una imagen de acceso distinta que la de un pedido estándar. En un contrato marco el sistema requiere la entrada de determinados datos, como por ejemplo, la cantidad prevista y las indicaciones de las fechas que definen el periodo de validez del contrato. Nos posicionamos en este campo, pinchamos el cuadro aparece seleccionamos el tipo de pedido:, y de la lista que ZFA Sol anticipo Indicar el Área de ventas a la que pertenece el pedido: Organización ventas: Sitúese en este campo y haga clic en el cuadro para seleccionar una organización de ventas de la lista. Canal distribución: Sitúese en este campo y haga clic en el cuadro para seleccionar un canal de distribución de la lista. 8 de 24

9 Sector: Sitúese en este campo y haga clic en el cuadro para seleccionar un sector de la lista. Oficina de ventas: Esta se puede modificar en la cabecera del documento de ventas. Pulse enter o haga clic en el icono El sistema le solicita que le indique el pedido al que está referenciado este anticipo. En el campo pedido introducimos el número del pedido de ventas que hemos creado antes con la condición del anticipo. Una vez introducido el número del pedido pinchamos el icono 2. En la pantalla de Crear pedido estándar: Resumen, tenemos los siguientes campos para su tratamiento. 9 de 24

10 (x) Los campos en gris no se pueden modificar. En la pantalla le aparecen los datos del anticipo que indicó en el pedido de ventas anterior. Pinche el icono grabar. El sistema le indicará que faltan datos Pinchamos el icono 10 de 24

11 Hacemos clic en el dato que falta para marcarlo y pinchamos el icono El dato que faltaba por tratar es el motivo de pedido. Nos situamos en este campo y seleccionamos el motivo de pedido ANT Anticipo Una vez introducido pinchamos el icono donde pinchamos el icono grabar A pie de pantalla le indica que el anticipo se ha grabado. para volver a la pantalla anterior 11 de 24

12 3. Facturación del anticipo Para facturar el anticipo, vamos al menú de usuario: Logística Circuito general Circuito de Ventas Facturación Crear. También podemos llegar a esta pantalla a través del menú de SAP: Logística Comercial Facturación Factura Crear. También podemos acceder a esta pantalla a través del código de transacción: VF01 1. Pantalla Crear factura A. Datos por defecto Fecha factura: Fecha en la que se efectúa la facturación y se contabiliza en contabilidad. Introducimos la fecha de la factura. B. Documentos a procesar Documento: Clave numérica que identifica la entrega a facturar. Introducimos el nº de la entrega. Pinchamos el icono Ejecutar 12 de 24

13 Seleccionamos el icono para grabar la factura Aparecerá un mensaje al pie de la pantalla indicando que la factura se ha grabado. 4. Entrega y salida de pedido de ventas El siguiente paso es realizar la entrega y la salida de la mercancía. Para realizar la entrega vamos al menú de usuario: Logística Circuito general Circuito de Ventas Entrega Crear. También podemos llegar a esta pantalla a través del menú de SAP: Logística Comercial Expedición y transporte Entrega de salida Crear Documento individual con referencia a orden del clte. También podemos acceder a esta pantalla a través del código de transacción: VL01N 13 de 24

14 1. Pantalla Crear suministro (?) Campo que es obligatorio rellenar. Puesto de expedición: Lugar en el que se tratan las entregas. Una vez en este campo pinchamos, nos aparece la lista de los puestos de expedición que podemos seleccionar. A. Datos de pedido Pedido: Número del pedido de cliente que desea utilizar como base para la entrega. Introducimos el nº del pedido. 14 de 24

15 Pulse enter para pasar a la pantalla entrega crear: resumen. Si no lo recordamos pinchamos, nos saldrá un cuadro de diálogo (podemos introducir, por ejemplo la organización de ventas para filtrar los datos que aparecerán en la lista), pulsamos enter para pasarlo, de la lista que nos aparece, seleccionamos un pedido. Podemos cambiar los campos de búsqueda que aparecen, pinchando en una pestaña diferente de búsqueda. 2. Pantalla Entrega Crear: Resumen S al mcía real: En este campo deberá introducirse la fecha en la que se quiere contabilizar la salida del almacén. En caso de no indicarse nada, el sistema tomará la fecha del día. Antes de grabar la entrega tenemos que asignarle al material su número de serie. Esto lo realizaremos únicamente en el caso de que hubiésemos realizado un pedido de máquinas, o de algún material de hostelería o repuestos que tengan 15 de 24

16 asignación de nº de serie. Para ello seleccionamos la posición haciendo un clic en el cuadro en gris de su izquierda y vamos al menú: Detalles Número de serie. En este cuadro de diálogo introducimos el número de serie de la máquina. Si no lo sabemos, podemos localizarlo si pinchamos el icono. Una vez seleccionado el número de serie pulsamos enter y el sistema nos devuelve a la pantalla entrega crear. Una vez introducidos los datos, podemos grabar la entrega haciendo clic en el icono Este proceso sólo generaría sólo la entrega. Para contabilizar la salida de mercancías pinchamos el icono. La salida de mercancías se puede contabilizar en la entrega o posteriormente. En el caso de que no se realizase en la entrega la podemos generar de la siguiente manera. Para crear una salida de mercancías seguimos la siguiente ruta en el menú de usuario: Logística Circuito general Circuito de Ventas Salida mercancía Crear. También podemos llegar a esta pantalla a través del menú de SAP: Logística Comercial Expedición y transporte Entrega de salida Modificar Documento individual. A esta pantalla también podemos acceder a través del código de transacción: VL02N 1. Pantalla Modificar entrega. Entrega: Número que identifica unívocamente la entrega. Hacemos clic en, aparece un cuadro de 16 de 24

17 diálogo, pulsamos enter para pasarlo. Ahora vemos una lista de entregas de la que seleccionamos una, pinchando dos veces sobre ella. En el caso de que el número de serie no se haya indicado en la entrega tendrá que indicarse aquí. Ahora el sistema ha vuelto a la primera pantalla donde en el campo de entrega aparece el número de la entrega que hemos seleccionado. Solo queda por tanto contabilizar la salida de la mercancía pinchando el icono Aparecerá un mensaje a pie de pantalla indicando que se ha contabilizado. Salida de mercancías colectiva En el caso de que en vez de realizar una salida de mercancías unitaria quiera hacer la salida de un grupo de máquinas el procedimiento sería a través del menú de usuario: Logística Circuito general Circuito de Ventas Entrega Pool de entregas. También podemos llegar a esta pantalla a través del menú de SAP: Logística Comercial Expedición y transporte Entrega de salida Crear Tratamiento colectivo de documentos pronto a envío Pedidos de cliente También podemos acceder a esta pantalla a través del código de transacción: VL10A 1. Pantalla Pedido de cliente,visual.rápida 17 de 24

18 Puesto de expedición: Lugar en el que se tratan las entregas. Pinchamos en, de la lista seleccionamos un puesto de expedición. Una vez seleccionado el puesto de expedición, pinchamos el icono 2. Pantalla Operaciones pronto envío: pedidos de cliente, visual. rápida Marcamos el pedido del que vamos a crear la entrega: Una vez marcado el pedido, pinchamos el icono mostrará la pantalla de creación de la entrega: y el sistema nos Entrega: Número que identifica unívocamente la entrega. 18 de 24

19 Si pincha el cuadro, el sistema le indica los rangos entre los que debe estar el número. El número de la entrega lo asigna automáticamente el sistema. Antes de grabar la entrega tenemos que asignarle al material su número de serie. Esto lo realizaremos únicamente en el caso de que hubiésemos realizado un pedido de máquinas, o de algún material de hostelería o repuestos que tengan asignación de nº de serie. Para ello seleccionamos la posición haciendo un clic en el cuadro en gris de su izquierda y vamos al menú: Detalles Número de serie. En este cuadro de diálogo introducimos el número de serie de la máquina. Si no lo sabemos, podemos localizarlo si pinchamos el icono. Una vez seleccionado el número de serie pulsamos enter y el sistema nos devuelve a la pantalla entrega crear. Una vez introducidos los datos, podemos grabar la entrega haciendo clic en el icono Este proceso sólo generaría sólo la entrega. Para contabilizar la salida de mercancías pinchamos el icono. 5. Facturación pedido de ventas Para facturar el pedido de ventas que contiene la condición de anticipo, vamos al menú de usuario: Logística Circuito general Circuito de Ventas Facturación Crear. También podemos llegar a esta pantalla a través del menú de SAP: Logística Comercial Facturación Factura Crear. También podemos acceder a esta pantalla a través del código de transacción: VF01 19 de 24

20 1. Pantalla Crear factura Indicamos la fecha de la factura y en el campo documento introducimos el número de la entrega del pedido de ventas que contiene la condición del anticipo. 2. Pantalla Tratar pool de facturación Esta pantalla actúa como un match-code. Introduciéndole una serie de datos elabora una lista que contenga dichos datos. Por ejemplo introduciendo los datos de organización, el sistema nos seleccionará los documentos creados para esa organización. También podemos introducir el código del solicitante (cliente) y nos mostrará todas las facturas pendientes para ese solicitante. 20 de 24

21 Volvemos a la pantalla Tratar pool de facturación. Una vez introducidos los datos, haga clic en el icono ( o pulse la tecla F8) 3.Pantalla Tratar pool de facturación En esta pantalla aparecen todas las facturas seleccionadas. Para desmarcarlas pinchamos en la parte superior izquierda de la pantalla. Una vez hemos marcado la factura o facturas, cuando esté marcada, pinchamos en el icono Simulación : 4.Pantalla Factura Simular: Resumen posiciones de factura 21 de 24

22 En esta pantalla vemos los datos de la factura. Podemos consultar los interlocutores involucrados en la venta, para ello vamos al menú Pasar a cabecera interlocutor cabec. También podemos modificar los precios en caso de que fuera necesario pinchando el icono Condiciones. Volvemos hacia atrás pinchando el icono de Crear factura: y regresaremos a la pantalla inicial 22 de 24

23 Pinchamos el icono Ejecutar 23 de 24

24 La factura tomará el anticipo del pedido y NO será necesario introducirlo manualmente Pinchamos el icono grabar. A pie de pantalla aparece un mensaje indicando que el documento se ha grabado y su número. 24 de 24