TÉRMINOS ESPECÍFICOS DE LA INVITACIÓN PARA COMPRAS NÚMERO DEL PROCESO 6000000097 OBJETO DEL PROCESO: SUMINISTRO DE GASES INDUSTRIALES PARA CENIT TRANSPORTE Y LOGISTICA DE HIDROCARBUROS S.A.S. FAMILIA: SUMINISTROS MRO CATEGORIA: GASES INDUSTRIALES SUB CATEGORIA: GASES INDUSTRIALES Página 1 de 9
1. DISPOSICIONES GENERALES Los Términos del Proceso de Contratación 6000000097 se entienden integrados en un todo por los presentes Términos Específicos de la Invitación para Compras y por los Términos Generales de la Invitación para Compras. 2. OBJETO DE LA INVITACIÓN La presente Invitación tiene el propósito de habilitar oferentes para la categoría de GASES INDUSTRIALES y sub categoría GASES INDUSTRIALES; con el objeto de poder participar en la Segunda Fase de esta Invitación, para así seleccionar al(los) proveedor(es) que se encargue(n) de suministrar los bienes requeridos por Cenit. 3. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS PARA LA PRIMERA FASE: HABILITACIÓN DE OFERENTES 3.1 Antecedentes Este acápite contiene los lineamientos específicos, adicionales a los establecidos en los Términos Generales de la Invitación, que el Interesado debe tener en cuenta para elaborar y suministrar la documentación a ser verificada, validada y analizada para efectos de su habilitación, teniendo en cuenta la autonomía que tiene Cenit o el Tercero Autorizado por Cenit para ello. 3.2 Documentos de la Primera Fase Los documentos que deben diligenciar y tener en cuenta los Interesados para participar en la Primera Fase de la Invitación son los siguientes: Anexo 1 Fase 1: Modelo carta de Manifestación de Interés. Anexo 2 Fase 1: Pacto de Transparencia Proveedores. Anexo 3 Fase 1: Formato de Multas y Sanciones. Anexo 4 Fase 1: Presentación de la Guía para Cartelera de Invitación - RP. Anexo 5 Fase 1 y 2: Formato de preguntas y respuestas. Anexo 6 Fase 1: Formato Registro Oferentes Proveedores Contratistas Cenit RP 3.3 Cronograma de la Primera Fase ACTIVIDAD FECHA SITIO 28 de marzo de 2018 Apertura y consulta de la cartelera de invitaciones Una vez inscritos como oferentes, proveedores y contratistas de Cenit, los Interesados pueden consultar la Invitación en la página web: www.cenit-transporte.com, Página 2 de 9
ACTIVIDAD FECHA SITIO pestaña Proveedores / Cartelera de invitaciones, Cartelera de invitaciones abiertas. Consultas, Observaciones y preguntas respecto de los Documentos de la Primera Fase Cierre de la Primera Fase (fecha límite para la entrega de los documentos de la Primera Fase) Solicitud de aclaraciones a subsanar por los Oferentes 4 de abril de 2018 Los Interesados podrán realizar consultas, observaciones y preguntas a través de la Cartelera de Invitación de Oferta - Módulo de comunicaciones Numeral 12. 11 de abril de 2018 Los documentos de habilitación deben ser cargados por los Interesados en el módulo Cartelera de Invitaciones, Numeral 11 Términos de Invitación a presentar Oferta Primera Fase, en el icono de Acciones, en la pestaña, ADJUNTE DOCUMENTOS DE CARTELERA. Desde 11 de abril Cenit o el Tercero Autorizado podrá solicitar de 2018 aclaraciones a los Interesados a través del correo electrónico proveedorcenit@parservicios.com NOTAS: - Las fechas indicadas en el cronograma anterior podrán variar de acuerdo con las prórrogas de algunos plazos, todo lo cual será comunicado por Cenit y deberá ser tenido en cuenta por los Interesados. - Todas las comunicaciones referentes a esta Invitación serán tramitadas a través de la dirección de correo electrónico: proveedorcenit@parservicios.com - El Interesado encontrará el paso a paso para el ingreso, consulta y publicación de documentos para participar en la Cartelera de Invitaciones en el documento denominado Presentación de la Guía para Cartelera de Invitación - RP, el cual también se encuentra publicado en la siguiente ruta: www.cenit-transporte.com, pestaña Proveedores / Cartelera de invitaciones, Cartelera de invitaciones abiertas.} 3.4 Requisitos de la Primera Fase El Interesado deberá acreditar los requisitos señalados a continuación: 3.4.1 Requisitos de Habilitación Legal. El Interesado deberá acreditar estos requisitos según lo dispuesto en el numeral 2.3 de los Términos Generales de la Invitación. Página 3 de 9
3.5 Habilitación de Interesados Los Interesados que cumplan con los requisitos descritos en los numerales precedentes, se declararán habilitados y, en consecuencia, Cenit o el Tercero Autorizado procederá, mediante comunicación enviada por correo electrónico, a solicitarles la presentación de los Documentos de la Segunda Fase conforme lo indicado en los Términos de la Invitación. 4. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS PARA LA SEGUNDA FASE: PRESENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE OFERTAS 4.1 Antecedentes Este acápite contiene los lineamientos específicos, adicionales a los establecidos en los Términos Generales de la Invitación, para la presentación y evaluación de Ofertas de aquellos Interesados que hayan sido habilitados. 4.2 Documentos de la Segunda Fase Los documentos que deben diligenciar y tener en cuenta los Oferentes para participar en la Segunda Fase de la Invitación son los siguientes: Anexo 1 Fase 2: Modelo carta de presentación de la Oferta. Anexo 2 Fase 2: Certificación de cumplimiento de pago de obligaciones respecto de los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje. Anexo 3 Fase 2: Cuadro de Ofrecimiento Económico. Anexo 4 Fase 2: Orden de Compra y anexos. Anexo 5 Fase 1 y 2: Formato de preguntas y respuestas. Anexo 6 Fase 2: Promoción a la industria nacional Ley 816 de 2003 NOTA: Los documentos antes relacionados serán publicados de acuerdo con el Cronograma de la Segunda Fase. 4.3 Cronograma de la Segunda Fase El cronograma y descripción general de la Segunda Fase es el siguiente: Página 4 de 9
Actividad Apertura de la Segunda Fase y divulgación de los documentos de la Segunda Fase Consultas, Observaciones y preguntas respecto de los Documentos de la Segunda Fase Plazo para la entrega de la Oferta Asignación de la Orden de Compra Características y fecha o plazo Fecha: 28 de marzo de 2018 Fecha: 12 de abril de 2018 Lugar: Los Oferentes podrán realizar consultas, observaciones y preguntas a través de la Cartelera de Invitación de Oferta - Módulo de comunicaciones Numeral 12. Fecha: 18 de abril de 2018 Lugar: Los documentos para la presentación y evaluación de la oferta deberán ser cargados en el módulo Cartelera de Invitaciones, Numeral 11 Términos de invitación a presentar Oferta Segunda Fase, en el icono de Acciones, en la pestaña, ADJUNTE DOCUMENTOS DE CARTELERA. La Orden de Compra se asignará mediante notificación por escrito, una vez se hayan finalizado las evaluaciones correspondientes de las ofertas recibidas. NOTA: - Las fechas indicadas en el cronograma anterior podrán variar de acuerdo con las prórrogas de algunos plazos, todo lo cual será comunicado por Cenit y deberá ser tenido en cuenta por los Oferentes. - CENIT no se hace responsable por la no evaluación de las Ofertas que no estén presentadas como se especifica en el presente documento o que no sean entregadas en la fecha señalada en el Cronograma de la Segunda Fase. - La Oferta (Archivos 1, 2 y 3), deberá ser cargada, a más tardar en la fecha indicada en el Cronograma de la Segunda Fase, en la página web: www.cenit-transporte.com, pestaña Proveedores / Cartelera de invitaciones, Cartelera de invitaciones abiertas. 4.4 Contenido de la Oferta La Oferta deberá presentarse atendiendo a las instrucciones señaladas a continuación: 4.4.1 Archivo 1 - INFORMACIÓN COMERCIAL. 4.4.1.1 Oferta Comercial, la cual debe incluir: - Tiempo de entrega de cada uno de los Bienes. - Lugar de entrega de cada uno de los Bienes. Página 5 de 9
4.4.2 Archivo 2 SOPORTES DE VERIFICACIÓN LEGAL. 4.4.2.1 Carta de presentación de la Oferta El Oferente deberá aportar la carta de presentación de la oferta de acuerdo con el formato establecido en el Anexo 1 Fase 2, suscrita con firma manuscrita por: (i) el Oferente cuando se trate de una persona natural; o (ii) el Representante Legal o Apoderado del Oferente cuando se trate de una persona jurídica nacional o extranjera, respectivamente. El Oferente deberá indicar la vigencia de la Oferta en la carta de presentación. La Oferta debe estar vigente por un término mínimo de tres (3) meses, contados a partir de la fecha límite para la presentación de la Oferta. La validez de la Oferta se entenderá prorrogada con la ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de oferta, si aplica y si resulta necesario por solicitud de Cenit. 4.4.2.2 Cumplimiento de Obligaciones con el Sistema se Protección Social y Aportes Parafiscales. Para que su Oferta sea admisible o elegible, en caso de ser empleador con contratos de trabajo sometidos a ley colombiana, el Oferente deberá acreditar que está en situación de cumplimiento en relación con sus obligaciones con el Sistema de Protección Social y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, respecto de los últimos seis (6) meses anteriores a la fecha del plazo máximo para presentar ofertas. Para acreditar el cumplimiento de este requisito, el Oferente deberá adjuntar a su oferta una certificación expedida por su revisor fiscal o su representante legal en el evento en que no tenga obligación legal de tener revisor fiscal, de acuerdo con el Anexo 2 Fase 2. En caso de que el Oferente sea una persona natural o jurídica extranjera, sin personal contratado mediante contrato laboral sometido a ley colombiana, deberá allegar un certificado suscrito por su revisor fiscal o representante legal o apoderado, en el que manifieste expresamente dicha condición. 4.4.3 Archivo 3 OFERTA ECONÓMICA. Propuesta Económica diligenciada en el Anexo 3 Fase 2: Cuadro de Ofrecimiento Económico, suscrita por el representante legal del Oferente en formato PDF, y en formato editable que deberá corresponder integralmente a la información contenida en el documento firmado. 4.4.4 Verificación Técnica. El Oferente deberá incluir toda la información técnica desarrollada para los bienes objeto de la Orden de Compra, tales como, Especificaciones Técnica, DS de cada equipo ofertado, catálogos, Página 6 de 9
manuales, memorias de cálculo, certificados de materiales, diagramas y dibujos detallados, otros certificados, listados de repuestos, entre otros, mediante los cuales se acredite que los bienes a ofertar cumplen con lo solicitado en el Anexo Cuadro de Ofrecimiento Económico. Cenit verificará el cumplimiento de la descripción técnica de cada uno de los ítems ofertados, conforme lo indicado en el(los) anexo(s) referido(s) en el párrafo anterior. 4.5 Ofertas Parciales Decisión de Contratación Parcial Cenit podrá aceptar la totalidad de la Oferta presentada o podrá realizar adjudicaciones parciales de la misma. El Oferente podrá presentar oferta para la totalidad o parte de los Bienes objeto de la compra ajustándose en todo caso a los requisitos, condiciones y especificaciones previstas en los Términos de la Invitación para estos efectos. En consecuencia, Cenit podrá asignar a un mismo proveedor o a distintos proveedores, uno o varias Ordenes Compras y según corresponda, teniendo en cuenta lo que resulte más favorable para Cenit. 4.6 Ofertas Alternativas Cenit no aceptará la presentación de ofertas alternativas. 4.7 Criterios de evaluación de las Ofertas Cenit asignará puntos a las Ofertas presentadas, conforme se indica a continuación: 4.7.1 Asignación del puntaje por aspectos económico (máximo 90 puntos) En la Oferta, el Oferente deberá contemplar todas las actividades, los costos y gastos (directos, indirectos, incluido lo relativo a administración, imprevistos y utilidades, entre otros), que sean necesarios para la ejecución del objeto de la contratación. Para elaborar y presentar su Oferta, el Oferente debe considerar las mejores prácticas, normas aplicables, las condiciones, especificaciones y obligaciones contenidas en los Términos de la Invitación y sus anexos; adicionalmente debe considerar los siguientes aspectos: a) El Oferente deberá realizar su ofrecimiento económico en el formato establecido para ello por Cenit, teniendo en cuenta todas las actividades y costos en que deba incurrir para ejecutar la Orden de Compra y entregar los productos previstos en la misma y en otros apartes de los Términos de la Invitación de conformidad con las reglas establecidas al respecto en éstos. b) Al formular el ofrecimiento económico se deben acatar las siguientes instrucciones: Página 7 de 9
i. Moneda: El ofrecimiento económico se deberá expresar en Pesos Colombianos ($COP) ii. iii. IVA: El IVA no forma parte del valor de la Orden de Compra, por lo cual no se incluirá en el valor del ofrecimiento económico, y se presentará en forma independiente. En caso de que en la Oferta no se desglose y presente por separado el IVA, o no se precise si el ofrecimiento económico incluye o no el IVA, se entenderá que no está incluido. Serán inadmisibles o inelegibles las Ofertas en las que no obre el ofrecimiento económico, éste se presente a través de un medio distinto del indicado en los Términos de la Invitación, no se indique con un dato numérico el valor de uno o varios de los ítems que la componen independientemente de que Cenit hubiere o no estimado unas cantidades en relación con el (los) mismo(s), se expresen en una moneda o a través de una modalidad o sistema de precios diferentes a los exigidos en este numeral, se modifique la unidad de medida o la descripción establecida por Cenit, o el Oferente varíe las cantidades previstas por Cenit. Para los efectos del ofrecimiento económico el valor cero (0) no se considera como un dato numérico del valor de uno o varios de los ítems que componen el cuadro de ofrecimiento económico. c) Para efectos de asignación de puntaje, sólo se tendrá en cuenta la información consignada en el Anexo 3 Fase 2: Cuadro de Ofrecimiento Económico. d) A la Oferta de menor valor se le asignará el máximo puntaje atribuido a este factor de evaluación, y a las demás se les asignará el puntaje que resulte de la aplicación de la siguiente fórmula: PX = PM x (A/B) Donde: PX = Puntaje a asignar a la Oferta PM = Puntaje máximo que se asigna por este concepto A = Ofrecimiento económico revisado sin IVA, de la Oferta de menor valor (por ítem) B = Ofrecimiento económico revisado sin IVA, de la Oferta evaluada (por ítem) 4.7.2. Asignación del puntaje por aspectos técnicos (Máximo 10 puntos) 4.7.2.1. Promoción a la industria nacional Ley 816 de 2003 (Máximo 10 puntos) Se asignarán los puntos correspondientes al apoyo de la industria nacional, para cada uno de los ítems ofertados, así: Página 8 de 9
a) Diez (10) puntos, si se ofertan únicamente Bienes de Origen Nacional, o Bienes con Tratamiento de Nacionales. b) Cinco (5) puntos, si se ofertan Bienes extranjeros con componente colombiano. c) Cero (0) puntos si se ofertan únicamente Bienes extranjeros sin Componente colombiano. Para la acreditación del puntaje, el Oferente deberá diligenciar el Anexo 6 Fase 2, suscribirlo y entregarlo junto con su oferta, este anexo debe ser suscrito por el representante legal del PROPONENTE. 4.8 Calificación de las Ofertas Cenit calificará las ofertas presentadas asignándoles puntaje teniendo en cuenta los siguientes factores de evaluación, sobre una asignación máxima total de cien (100) puntos, así: Puntaje por aspectos económicos: 90 puntos Puntaje por aspectos técnicos: 10 puntos PUNTAJE MÁXIMO TOTAL: 100 puntos 4.9 Decisión de contratar y declaración de cancelado del Proceso de Selección Para estos efectos, se tendrá en cuenta lo previsto al respecto, en los Términos Generales de la Invitación. 4.10 Negociación En caso de que Cenit lo determine, podrá conducir rondas individuales o conjuntas de negociación con los Oferentes cuyas Ofertas, bajo los criterios de evaluación establecidos en los presentes Términos de la Invitación, se encuentren en los primeros lugares del orden de elegibilidad. En dicha etapa se podrá negociar cualquier condición técnica, comercial, contractual o económica que Cenit considere. Cenit determinará los criterios y aspectos a tratar en las rondas de revisión y negociación. De cada ronda de negociación se levantará un acta, que deberá ser suscrita por Cenit y por el Oferente. Como resultado de los aspectos revisados en la ronda de negociación, los Oferentes incluidos en éstas podrán presentar una segunda oferta, dentro de los plazos y condiciones indicados por Cenit. Tras lo anterior, o en caso de que Cenit no considere necesario realizar las anteriores rondas de revisión y negociación, se procederá a asignar la Orden de Compra conforme a lo establecido en estos Términos de la Invitación. Página 9 de 9