UNIFICA MANUAL DE UTILIZACIÓN DE CERTIFICADOS DIGITALES Dirección General de Planificación y Presupuestos Gobierno de Canarias Noviembre 2015
El objetivo principal de PLATINO es crear una infraestructura de interoperabilidad que incorpore estándares de intercambio de información para el Gobierno, y herramientas de interoperabilidad que permitan la integración y la interacción adecuada de los sistemas de información existentes, estableciendo una sólida base tecnológica para el intercambio de información, servicios, y la implementación de trámites en línea. En este marco el UNIFICA, desde el año 2010, se encuentra adaptado a los estándares, protocolos y directrices establecidos en el marco de interoperabilidad de PLATINO y a la política tecnológica de la Administración Pública Canaria. REQUISITOS PREVIOS A partir del ejercicio 2015, aquellas usuarios que no estén autorizados, y que quieran hacer uso del envío de los lotes y la firma, deberán gestionar directamente su alta desde la pagina web de UNIFICA. Para ello deberá seguir las indicaciones establecidas en la Guía para darse de alta a los servicios de UNIFICA en el apartado Manuales y Formularios. UNIFICA FIRMA Metodología a seguir para la firma digital de los documentos. Para poder usar el UNIFICA Firma es necesario que el PC donde se instale la aplicación disponga de conexión a Internet, siendo necesario, además, que los usuarios que vayan a firmar digitalmente los documentos PDF se encuentren autorizados en la Consejería de Hacienda del Gobierno de Canarias. Para que el UNIFICA Firma reconozca el documento PDF a firmar es recomendable respetar el nombre del fichero que por defecto asigna el UNIFICA Captura (Ejemplo: CertificadoFCFM_EFI_Entidad (9)_Ejercicio(4)_firmado.pdf) 2
Con esta versión, los documentos PDF se pueden firmar con cualquier certificado digital reconocido emitido por alguna de las siguientes Autoridades de Certificación Reconocida: DNI Electrónico Camerfirma Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) Firmaprofesional ANF AC En el momento de firmar digitalmente un documento PDF, la aplicación se conecta con la plataforma de firma electrónica del Gobierno de Canarias para verificar que el certificado utilizado es válido y obtener el NIF del firmante. A continuación, verifica que dicho NIF se encuentra de alta como usuario del UNIFICA para firmar y, en tal caso, devuelve el cargo que tiene asignado para esa entidad. Cada documento PDF firmado digitalmente, mediante UNIFICA Firma, genera un fichero adicional con las firmas asociadas, que permitirá al sistema la comprobación de las firmas y la obtención de copias auténticas. 3
UNIFICA CAPTURA Anexar documentos PDF Para anexar documentos pdf firmados digitalmente, el UNIFICA Captura, en el momento de asociarlo a su estado correspondiente, comprueba que el número de firmas coincide con las especificadas en el nombre del documento PDF, de modo que por cada _firmado que aparezca en el nombre del documento PDF deberá existir una firma en el fichero de firmas asociado, comprobando además la validez de los mismos. De esta manera se garantiza que el documento no ha sido alterado después de su firma. Asistente de Envío Cuando la opción elegida por el usuario para la remisión de la documentación sea Envío telemático ó Envío Web. Para estos casos y, antes de iniciar la remisión de la documentación, la aplicación se conecta con la plataforma de firma electrónica del Gobierno de Canarias para verificar que el certificado utilizado es válido y obtener el NIF del firmante. A continuación, comprueba que dicho NIF se encuentra como usuario autorizado del UNIFICA para realizar envíos de esa entidad. Téngase en cuenta que, con estos nuevos servicios, ya NO es necesaria la remisión de la clave pública del certificado digital de los sujetos autorizados para realizar el envío. 4
Al finalizar el proceso de envío de la documentación, la aplicación devuelve un justificante del registro de entrada del Gobierno de Canarias con el siguiente diseño, en el que figuran los datos relativos al lote de información remitido, fecha, hora y el número de registro de entrada. GESTOR DE INFORMACIÓN El Área Privada de la página Web de UNIFICA da la posibilidad a los usuarios mediante la opción Histórico de Entradas la descarga del justificante de registro de entrada en el Gobierno de Canarias así como el sellado del tiempo del mismo. Justificante de Entrada. Diligencia electrónica de autenticación del Justificante del Registro de Entrada a partir del cual usted podrá validar en la web de un tercer ente, conocido como una Autoridad Certificadora (CA), la autenticidad de la información remitida. Sellado de Tiempo. Permite garantizar que la información contenida en el mismo no se ha modificado desde el momento del tiempo en el que se generó el sello. 5
El apartado documentos disponibles permite consultar los documentos disponibles para el lote de información seleccionado. Asimismo, incorpora uno ó varios ficheros con extensión _sign que contienen las firmas con las que se ha firmado digitalmente. Para cada una de las firmas que figuran en los documentos firmados digitalmente, el apartado documentos firmados ofrece la posibilidad de obtener la copia auténtica 1. 1 La copia auténtica Las copias auténticas tienen unas características y efectos jurídicos más amplios que las copias compulsadas. No solo acreditan la autenticidad de la copia desde la perspectiva de su identidad con el original, sino que tienen efectos certificantes, en cuanto garantizan la autenticidad de los datos contenidos en este último. Además, los efectos de las copias auténticas no se limitan al marco de un procedimiento administrativo determinado, sino que tienen la misma validez y eficacia que los documentos originales produciendo idénticos efectos frente a las Administraciones públicas y los interesados. La copia auténtica podrá consistir en la trascripción íntegra del contenido del documento original o en una copia realizada por cualesquiera medios informáticos, electrónicos o telemáticos. Además, figurará la acreditación de la autenticidad de la copia identificando el órgano, archivo y organismo que la expide y la persona responsable de tal expedición. Los ciudadanos podrán, en cualquier momento, solicitar la expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos. La copia auténtica de aquellos documentos que contengan datos nominativos la podrán solicitar los titulares de o terceros que acrediten un interés legítimo en su obtención. Si el documento contiene datos personales que pudieran afectar a la intimidad de los titulares la copia sólo podrá ser solicitada por éstos.además, si los datos contenidos en el documento afectaran también a la intimidad de personas diferentes del solicitante, sólo se expedirá la copia previo consentimiento de los restantes afectados. 6
Por último, el servicio de Verificación de Copias Auténticas ofrece la posibilidad de consultar y verificar la autenticidad de los certificados firmados electrónicamente y remitidos, a través de UNIFICA, a la Dirección General de Planificación y Presupuesto. Para ello, bastará con introducir el código seguro de verificación que figura al pie del documento firmado. Una vez ejecutado permite descargar el documento PDF original, la firma digital ó la combinación de ambos. 7