MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO Secretaría de Aministración y Finanzas Dirección de Finanzas DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN FINANCIERA TOLUCA DE LERDO, MÉXICO. FEBRERO, 2012

PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO Secretaría de Aministración y Finanzas Dirección de Finanzas DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN FINANCIERA

DE 27 C O N T E N I D O

DE 27 C O N T E N I D O PÁGINA I. Introducción... 4 II. Base jurídica... 6 III. Procedimientos... 8 Procedimientos: Registro y Control de Cuentas para la Emisión de Pólizas... 9 Procedimientos: Integración y Comprobación de Pólizas... 17 IV. Bitácora de actualización... 22 V. Hoja de validación... 24 VI. Anexos... 26 Anexo 1: Formato Solicitud de Recursos Presupuestales (40063-F02-06)... 27

DE 27 I N T R O D U C C I Ó N

DE 27 INTRODUCCIÓN Entre los elementos eficaces en la toma de decisiones del sector público, destacan los manuales de organización y procedimientos, instrumentos que facilitan el aprendizaje del personal, proporcionando la orientación que requieran las unidades administrativas, con el propósito de mejorar, orientar y conducir los esfuerzos del personal, en las tareas que se les han asignado, auxiliándoles también en el cumplimiento de funciones y procesos de una manera clara y sencilla. Por lo anterior y de acuerdo a lo establecido en el artículo 160, fracciones XIX y XX del Reglamento del Poder Legislativo; se elaboran, integran y difunden los manuales administrativos, instrumentos técnicos administrativos que facilitan el cumplimiento de funciones, actividades, logros y objetivos institucionales. La Secretaría de Administración y Finanzas a través de la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo, pone a disposición de los servidores públicos del Poder Legislativo el presente Manual de Procedimientos del Departamento de Evaluación Financiera.

DE 27 B A S E J U R Í D I C A

DE 27 BASE JURÍDICA Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México. Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México. Ley General de Contabilidad Gubernamental. Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito. Código Fiscal de la Federación. Código Financiero del Estado de México y Municipios. Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México. Reglamento Interior de Trabajo del Poder Legislativo del Estado de México Normas Reglamentarias de los Servicios Administrativos del Poder Legislativo. Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de México para el ejercicio Fiscal vigente. Manual Único de Contabilidad Gubernamental para las Dependencias y Entidades Públicas del Gobierno y Municipios del Estado de México. Y demás ordenamientos legales aplicables.

DE 27 PROCEDIMIENTOS

DE 27 PROCEDIMIENTO: REGISTRO Y CONTROL DE CUENTAS PARA LA EMISIÓN DE PÓLIZAS

DE 27 ÁREA RESPONSABLE D E P A R T A M E N T O D E E V A L U A C I Ó N F I N A N C I E R A PROCEDIMIENTO REGISTRO Y CONTROL DE CUENTAS PARA LA EMISIÓN DE PÓLIZAS 40053-P01-12 OBJETIVO Emitir las pólizas solicitadas registrando los movimientos contables de acuerdo al Catálogo y a la normativa en la materia. POLÍTICAS Los movimientos contables que se registren en el sistema, generarán los siguientes documentos contables: Póliza de Ingreso, Póliza Cheque y Póliza Diario. La póliza de ingresos se usará para registrar todos los ingresos del Poder Legislativo, tanto en efectivo como en especie, mismos que deberán integrarse con los documentos soporte correspondiente (ministraciones, fichas de depósito, devoluciones en efectivo, otros productos, otros ingresos, etc.). Se emitirá póliza cheque para registrar salidas de efectivo de las cuentas bancarias correspondientes, dicha póliza deberá contar con la documentación soporte del gasto y cumplir con los requisitos fiscales vigentes. Se utilizará póliza de diario para el registro de movimientos de comprobación, corrección o ajuste. Para efecto de emisión de pólizas se registrarán las siguientes cuentas: de balance, de gastos, de aportaciones y de retención de impuestos. Corresponderán a movimientos de retención de impuestos, aportación del personal administrativo y de diputados, los siguientes: ISSEMyM, ISR, SUTEyM, INFONACOT y otras aportaciones. Se considerará como documentación soporte las facturas, recibos de honorarios, recibos de arrendamiento de las empresas prestadoras de bienes y servicios, proveedores y/o la relación de las retenciones de impuestos y aportaciones del personal y de los diputados. Todo trámite de emisión de póliza deberá contar con el formato Solicitud de Recursos Presupuestales (Anexo 1) debidamente requisitado; así como contar con la documentación soporte. Para pagos extraordinarios, urgentes e imprevistos, se elaborará la póliza y posteriormente, se integrará la documentación soporte correspondiente, previa autorización de la Dirección de Finanzas.

DE 27 ÁREA RESPONSABLE D E P A R T A M E N T O D E E V A L U A C I Ó N F I N A N C I E R A PROCEDIMIENTO REGISTRO Y CONTROL DE CUENTAS PARA LA EMISIÓN DE PÓLIZAS 40053-P01-12 OBJETIVO Emitir las pólizas solicitadas registrando los movimientos contables de acuerdo al Catálogo y a la normativa en la materia. El recibo de anticipo que se elabora al momento de generar la póliza cheque, será considerado como documentación soporte. Se podrán cancelar las pólizas cheque en los siguientes supuestos: Cuando se trate de un cheque en blanco que sirva para enviarse a la Institución Bancaria correspondiente, para solicitar la cantidad de pólizas cheque que requiera la Dirección de Finanzas. Cuando por falla del Sistema Contable genere automáticamente la cancelación de la póliza cheque. Cuando se incurra en errores de captura al momento de la elaboración de la póliza cheque (errores en los datos de los beneficiarios, en las cuentas, subcuentas y/o subsubcuentas). Cuando un cheque no sea cobrado en un periodo de 90 días por los proveedores y/o prestadores de bienes o servicios. Si la cancelación de las pólizas cheque corresponde a errores de la documentación soporte, se solicitará a la unidad administrativa que gestionó el pago, presente la documentación correcta. Cuando las pólizas cheque deban cancelarse por los supuestos anteriores, inmediatamente se colocará la leyenda CHEQUE CANCELADO. Todos los cheques cancelados, deberán darse de baja del Sistema Contable.

DE 27 PROCEDIMIENTO REGISTRO Y CONTROL DE CUENTAS PARA LA EMISIÓN DE PÓLIZAS 40053-P01-12 Á R E A R E S P O N S A B L E A C T I V I D A D Nº D E S C R I P C I Ó N Departamento de Evaluación Financiera 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Recibe de la Dirección de Finanzas la Solicitud de Recursos Presupuestales (Anexo 1), con la documentación soporte. Clasifica las solicitudes en aportaciones o retención de impuestos (ISSEMyM, ISR, INFONACOT, SUTEyM, y otros) de los diputados, del personal administrativo, proveedores y empresas prestadoras de bienes y servicios. En los casos de pagos urgentes, ingresos, comprobaciones o ajustes se elabora la póliza que corresponda, posteriormente, se integra la documentación soporte. Captura los datos en el Sistema Contable para su registro y para la elaboración de las pólizas. En su caso, elabora recibo de anticipo y se anexa para soportar la póliza cheque. Registra el movimiento de las operaciones de acuerdo a la normativa vigente. Verifica que el registro de las operaciones en el Sistema Contable sea correcto. Es correcto el registro de las operaciones contables? No, corrige el asiento contable y captura en el Sistema Contable. Sí, emite la póliza y registra el asiento en el Sistema Contable.

DE 27 PROCEDIMIENTO REGISTRO Y CONTROL DE CUENTAS PARA LA EMISIÓN DE PÓLIZAS 40053-P01-12 Á R E A R E S P O N S A B L E A C T I V I D A D Nº D E S C R I P C I Ó N Departamento de Evaluación Financiera Dirección de Finanzas Secretaría de Administración y Finanzas Dirección de Finanzas Departamento de Evaluación Financiera 11 12 13 14 15 Elabora las pólizas y las envía a la Dirección de Finanzas. Recibe pólizas, revisa y solicita la firma de autorización de la Secretaría de Administración y Finanzas. Recibe, autoriza, firma y remite pólizas a la Dirección de Finanzas. Recibe pólizas firmadas, rúbrica las mismas y las regresa al Departamento de Evaluación Financiera. Recibe e integra pólizas. Fin.

DE 27 PROCEDIMIENTO REGISTRO Y CONTROL DE CUENTAS PARA LA EMISIÓN DE PÓLIZAS 40053-P01-12 DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN FINANCIERA Inicio Recibe de la Dirección de Finanzas la Solicitud de Recursos Presupuestales (Anexo 1), con la documentación soporte. Clasifica las solicitudes en aportaciones o retención de impuestos (ISSEMyM, ISR, INFONACOT, SUTEyM y otros) de los diputados, del personal administrativo, proveedores y empresas prestadoras de bienes y servicios. En los casos de pagos urgentes, ingresos, comprobaciones o ajustes se elabora la póliza que corresponda, posteriormente, se integra la documentación soporte. Captura los datos en el Sistema Contable para su registro y para la elaboración de las pólizas. En su caso, elabora recibo de anticipo y se anexa para soportar la póliza cheque. A

DE 27 PROCEDIMIENTO REGISTRO Y CONTROL DE CUENTAS PARA LA EMISIÓN DE PÓLIZAS 40053-P01-12 DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN FINANCIERA DIRECCIÓN DE FINANZAS A Registra el movimiento de las operaciones de acuerdo a la normativa vigente. Verifica que el registro de las operaciones en el Sistema Contable sea correcto. Sí Es correcto el registro de las operaciones contables? No Corrige el asiento contable y captura en el Sistema Contable. Emite la póliza y registra el asiento en el Sistema Contable. Elabora las pólizas y las envía a la Dirección de Finanzas. B

DE 27 PROCEDIMIENTO REGISTRO Y CONTROL DE CUENTAS PARA LA EMISIÓN DE PÓLIZAS 40053-P01-12 DIRECCIÓN DE FINANZAS SECRETARIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN FINANCIERA B Recibe pólizas, revisa y solicita la firma de autorización de la Secretaría de Administración y Finanzas. Recibe, autoriza, firma y remite pólizas a la Dirección de Finanzas. Recibe pólizas firmadas, rúbrica las mismas y las envía al área que corresponda. Recibe e integra pólizas. Fin

DE 27 PROCEDIMIENTO: INTEGRACIÓN Y COMPROBACIÓN DE PÓLIZAS

DE 27 ÁREA RESPONSABLE D E P A R T A M E N T O D E E V A L U A C I Ó N F I N A N C I E R A PROCEDIMIENTO INTEGRACIÓN Y COMPROBACIÓN DE PÓLIZAS OBJETIVO Integrar la documentación original soporte de las erogaciones e ingresos. 40053-P02-12 POLÍTICAS Todos los movimientos de registro de erogaciones e ingresos del Poder Legislativo deberán contar con la documentación original soporte que corresponda. Al registrar los ingresos en el Sistema Contable, se deberá verificar que dichos movimientos cuenten con la documentación original soporte, tales como: El depósito de la ministración que realice el Departamento de Tesorería. El registro de ingresos por arrendamiento, que envíe el Departamento de Tesorería. Documentos del registro de otros ingresos que obtenga el Poder Legislativo (montos recibidos por la venta de bases de las licitaciones, pago de llamadas telefónicas por parte de los servidores públicos de la institución, o bien, por cualquier otro concepto). Se llevará un control de las pólizas cheque para pago, entregadas al Departamento de Tesorería; así como todas las que se envíen a la Dirección de Programación y Presupuesto.

DE 27 PROCEDIMIENTO INTEGRACIÓN Y COMPROBACIÓN DE PÓLIZAS 40053-P02-12 Á R E A R E S P O N S A B L E A C T I V I D A D Nº D E S C R I P C I Ó N Departamento de Evaluación Financiera Departamento de Tesorería y/o Dirección de Finanzas Departamento de Evaluación Financiera Dirección de Programación y Presupuesto 1 2 3 4 5 6 7 Recibe del Departamento de Tesorería y/o de la Dirección de Finanzas las Pólizas de Diario y/o Ingresos. Verifica que las pólizas cuenten con la documentación soporte. En el caso de que la documentación soporte este incompleta, le solicita al Departamento de Tesorería y/o Dirección de Finanzas integre la documentación faltante. Recibe y recaba la documentación comprobatoria faltante y las envía al Departamento de Evaluación Financiera. Recibe documentación, clasifica por mes, número y tipo de póliza. Ordena, integra y envía las pólizas a la Dirección de Programación y Presupuesto. Recibe, resguarda y custodia las pólizas para su registro, control y archivo. Fin.

DE 27 PROCEDIMIENTO INTEGRACIÓN Y COMPROBACIÓN DE PÓLIZAS 40053-P02-12 DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN FINANCIERA DEPARTAMENTO DE TESORERÍA Y/O DIRECCIÓN DE FINANZAS Inicio Recibe del Departamento de Tesorería y/o de la Dirección de Finanzas las Pólizas de Diario y/o Ingresos. Verifica que las pólizas cuenten con la documentación soporte. En el caso de que la documentación soporte este incompleta, le solicita al Departamento de Tesorería y/o Dirección de Finanzas integre la documentación faltante. Recibe y recaba la documentación comprobatoria faltante y las envía al Departamento de Evaluación Financiera. Recibe documentación, clasifica por mes, número y tipo de póliza. A

DE 27 PROCEDIMIENTO INTEGRACIÓN Y COMPROBACIÓN DE PÓLIZAS 40053-P02-12 DEARTAMENTO DE EVALUACIÓN FINANCIERA DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO A Ordena, integra y envía las pólizas a la Dirección de Programación y Presupuesto. Recibe, resguarda y custodia las pólizas para su registro, control y archivo. Fin

DE 27 BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN

DE 27 BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN 17/Abril/2001 03/Noviembre/2004 04/Mayo/2005 24/Enero/2008 08/Febrero/2012 REFERENCIA Sin referencia M1 Sin referencia M2 M3 Oficio: CNDA/DNDO/041/05 Sin referencia A 4 Sin referencia Actualización 5 A5 OBSERVACIONES Se actualizaron las políticas y la descripción de los procedimientos, con el propósito de documentar el Manual con información real y vigente del Departamento. El Manual fue actualizado en los siguientes aspectos: - El cambio de denominación de las Dependencias, de acuerdo al Decreto No. 171, publicado el día 19 de Agosto de 2003 en la Gaceta del Gobierno. - Por el cambio de los formatos oficiales que se usan en la integración del Manual de Procedimientos, de acuerdo a la Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Organización y Procedimientos. Derivado de las recomendaciones de la auditoria aplicada al Departamento de Contabilidad, por la Contraloría del Poder Legislativo; se actualizó el presente manual; así como por las observaciones y comentarios planteados por el titular del Departamento, a fin de contar con información congruente de los procedimientos del área. La actualización del presente manual se realizó a petición del titular del Departamento de Contabilidad. La actualización del manual se debe a la reestructuración de las unidades administrativas de la Dirección de Finanzas; así como derivado de los cambios a las funciones sustantivas y nombre del Departamento.

DE 27 HOJA DE VALIDACIÓN

DE 27 HOJA DE VALIDACIÓN ELABORÓ VALIDÓ Lic. Rosaura Salgado San Juan COORDINADORA DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO C.P. Ángel Díaz Gómez DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN FINANCIERA

DE 27 ANEXOS

DE 27 ANEXO 1 Formato Solicitud de Recursos Presupuestales (40063-F02-06)