MECANO 2013_3 (TRAMO 2 RDL 8/2013)

MANUAL DE PREPARACIÓN DE ARCHIVOS PARA LA E IMPORTES MINORADOS DE FACTURAS DE CONSELLERIAS Y OOAA MECANO 2013_3 (TRAMO 2 RDL 8/2013) MECANISMO EXTRAORDINARIO DE FINANCIACIÓN PARA EL PAGO A LOS PROVEEDORES DE LAS COMUNIDADES AUTÓNOMAS Versión 1.0 16 Octubre 2013

ÍNDICE Nº Pág. 1 Objetivo... 3 2 Formato de los ficheros de envío...3 2.1 Campos que contiene el fichero... 3 3 Generación del fichero...4 3.1 Cuestiones a tener en cuenta...4 3.2 Pasos para la generación del fichero...5 3.2.1 Pasos para la generación del fichero en LibreOffice...6 3.2.2 Pasos para la generación del fichero en Excel...10 4 Acreditación... 14 4.1 4.2 4.3 4.4 Rellenar la acreditación... 14 Remisión de la credencial firmada...14 Comunicación del usuario y clave de activación...14 Acceso a la aplicación... 14 5 Atención y Soporte a usuarios...14 Página 2 de 15

1 Objetivo El presente documento debe servir de guía en la confección y carga de los archivos por parte de las Consellerias y OOAA, de los cesionarios e importes modificados por tasas y otros descuentos de los documentos incorporados en los sistemas RUF y OPAs y que cumplen con el segundo tramo del mecanismo de pago a proveedores regulado por el RDL 8/2013, así como la acreditación dentro del sistema de carga de archivos. 2 Formato de los ficheros de envío. El fichero que se cargará en el sistema se obtendrá a partir de un fichero (Hoja de cálculo) cuyas columnas se detallan a continuación. Los pasos a seguir se detallan en el Apartado 3. 2.1 Campos que contiene el fichero A continuación se describen cada uno de los campos del fichero: Entidad de Carga: Habrá de incluirse el código de entidad contable (00001, 00031, 00059). El campo es obligatorio. Identificador RUF: Se informará con el identificador del Registro único de facturas, si la factura está registrada en RUF. Identificador OPA: Se informará con el identificador de OPA si la operación está registrada en OPAs. Si la factura está registrada en RUF y en OPAs, deberán suministrarse los datos de RUF únicamente. Código de Presupuesto: Se informará con el año y el tipo de presupuesto (0, 1, 2), la longitud del campo es de 5 dígitos. El campo es obligatorio Código de Orgánica: Se informará con la clasificación orgánica, la longitud del campo es de 10 dígitos. El campo es obligatorio Programa Funcional: Se informará el programa Funcional, la longitud del campo es de 5 dígitos. El campo es obligatorio Subconcepto Económico: Se informará el subconcepto Económico, la longitud del campo es de 5 dígitos. El campo es obligatorio Código o número de identificación fiscal del contratista: Página 3 de 15

Será el NIF, VAT o NIE del contratista, cuyo formato es una letra/número seguida de 7 números y en la última posición una letra/número si se trata de un NIF o NIE o bien un código que empieza obligatoriamente por dos letras seguidas de números y/o letras hasta un máximo de 15 dígitos si se trata de un VAT. Sin espacios ni ningún otro carácter entre ellos. En ambos casos se validarán. El campo es obligatorio. 3 Importe Total Pendiente de Contabilización: Se informará el importe total preasignado a la factura pendiente de contabilización. Si hay varias cesiones, la suma de las cesiones no puede superar este importe. El campo es obligatorio Código o número de identificación fiscal del cesionario de la factura: Será el NIF, VAT o NIE del cesionario, cuyo formato es una letra/número seguida de 7 números y en la última posición una letra/número si se trata de un NIF o NIE o bien un código que empieza obligatoriamente por dos letras seguidas de números y/o letras hasta un máximo de 15 dígitos si se trata de un VAT. Sin espacios ni ningún otro carácter entre ellos. Importe cedido: Se corresponde con el importe de la factura cedido al cesionario. Este importe deberá ser siempre menor o igual que el importe total. * Nota: en caso de cesión serán obligatorios los datos de identificación del cesionario e importe cedido Importe minorado: Este dato se rellenará cuando la factura tenga asociado algún descuento como por ejemplo tasas y no esté reflejado en las aplicaciones RUF y OPAs. Además debe cumplir que siempre será menor que el importe cedido. Generación del fichero Los ficheros que se cargan en el sistema serán con formato de texto ascii plano, en los que cada campo se separa mediante el carácter ;. Hay que asegurarse de que en los campos de texto suministrados en el fichero no haya ningún ; embebido dentro del texto, ya que confundirá al proceso de validación. El fichero tendrá la extensión CSV, con una línea por cada factura. 3.1 Cuestiones a tener en cuenta. Con el fin de intentar evitar problemas en el envío de los ficheros, se recomienda que se tengan en cuenta las siguientes consideraciones: Página 4 de 15

El proceso de envío de ficheros consta de dos fases. o En la primera fase, se introducen los datos de validación (numero de filas y suma del importe pendiente de contabilizar) y se adjunta el fichero CSV. Si el proceso de envío del fichero a los servidores de la Conselleria es correcto, el programa emitirá un informe indicándolo. o Una vez recibido el fichero en los servidores de la Conselleria, queda encolado a la espera de que se ejecute el proceso de validación. Cuando esto ocurra, se generará un informe indicando que la validación del fichero ha sido correcta o indicando los errores que se han detectado. Hay que tener en cuenta que los servidores de la Conselleria tienen que validar ficheros más o menos extensos de varias entidades, por lo que la respuesta puede que se demore. Será necesario revisar el estado del envío periódicamente hasta que se tenga la respuesta del proceso de validación. Una vez validados los datos correctamente, el sistema emitirá un justificante de la carga realizada que deberá ser firmado por el interventor/a delegado/a, y ser remitido a la Intervención General a la mayor brevedad posible a la siguiente dirección de correo mecano2013@gva.es. 3.2 Cuando se genera el fichero con extensión CSV desde una hoja de cálculo, puede ocurrir que se incluyan, al final del fichero, una o varias líneas sin contenido o con uno o varios puntos y comas. Estas líneas sin valor, pueden producir errores en el proceso de validación del fichero, por lo que es recomendable revisar que no se incluyan líneas sin contenido al final del fichero CSV. Si las hubiera habría que eliminarlas. Hay que asegurarse de que los importes están formateados correctamente con una coma y dos decimales, aunque éstos sean 00. Como el carácter ; es el utilizado para separar los campos dentro del fichero CSV, hay que revisar que el contenido de los campos de texto que se van a incluir en el fichero. La forma de asegurarse es sustituir el carácter ; de los textos si es que aparece utilizando las opciones de buscar y reemplazar de Hoja de Cálculo. Pasos para la generación del fichero. Una vez cumplimentada la hoja de cálculo, se tiene que abrir y seguir los pasos que a continuación se detallan: El primer paso tal como se indica en la imagen, consistirá en eliminar la cabecera y el pie dejando sólo la información de las líneas de factura, y muy importante sustituir el carácter ; de los textos si es que aparece (utilizando las opciones de buscar y reemplazar). Página 5 de 15

A continuación se muestran distintas pantallas a título orientativo. (El contenido de las columnas no tiene porqué ajustarse al de todos los campos definidos en el apartado 2.1. de este documento). La información hace referencia tanto a la generación del fichero.csv a partir de LibreOffice (apartado 3.2.1) como a partir de Excel (apartado 3.2.2). 3.2.1 Pasos para la generación del fichero en LibreOffice Todas estas pantallas han sido realizadas utilizando la Hoja de Cálculo que proporciona el paquete ofimático freeware denominado LibreOffice. Página 6 de 15

3.2.2 Pasos para la generación del fichero en Excel Todas estas pantallas han sido realizadas utilizando la Hoja de Cálculo Excel. Página 10 de 15

4 Acreditación. El acceso a la aplicación de carga de archivos se realizará mediante usuario/password. Si ya estaba acreditado para la aplicación MECANO, no debe volver a acreditarse. El procedimiento de acreditación es el siguiente: 4.1 Rellenar la acreditación. Se deben rellenar los siguientes datos de la Solicitud de credencial de usuario del sistema MECANO que se anexa: 4.2 - En el apartado A, Conselleria u Organismo, sólo se cumplimentará la denominación de la Entidad y se marcará el campo para el que se solicita el alta: Envío Telemático de Facturas. - En el apartado B se consignarán los siguientes datos: o Nif del usuario que cargará el archivo. o Nombre y apellidos del mismo. o Correo electrónico, al que comunicar la clave de activación. o Teléfono de contacto. Remisión de la credencial firmada. Dicha credencial, deberá ser firmada por la misma persona que se acredita, así como por el responsable de la entidad. Será escaneada y remitida por e-mail a la IG, a la cuenta de correo ig_contabilidad@gva.es. 4.3 Comunicación del usuario y clave de activación. La clave de activación, así como la página web de acceso al aplicativo (donde estará la información necesaria del funcionamiento del mismo) se comunicará al usuario por correo electrónico o por vía telefónica. 4.4 Acceso a la aplicación La aplicación MECANO está ubicada en la siguiente URL: http://portales.gva.es/c_economia/web/html/portal_c.htm?nodo=laconselleria_mecano 5 Atención y Soporte a usuarios. Para cualquier incidencia relacionada con la aplicación informática MECANO deberán enviar un e-mail al siguiente correo electrónico admin_mecano@gva.es. En el e-mail deberán indicar los siguientes datos de contacto: nombre y apellidos, entidad, teléfono y e-mail de contacto. Página 14 de 15