GUÍA ÁREA DE CLIENTES

Transcripción

1 GUÍA ÁREA DE CLIENTES El área de clientes es un espacio especialmente diseñado para los clientes de los servicios terrestres nacional desde el cual se pueden solicitar desde una recogida, realizar seguimiento o gestionar una incidencia.

2 ACCESO Para acceder al área de clientes, podrá hacerlo a través de la página web de o directamente a través del link: Cómo registrarse? Si es la primera vez que accede al área de clientes deberá registrarse. Para ello, pulse al comando Registrarse. Para ello deberá seleccionar la provincia a la que pertenece y su número de cuenta (nº de hasta 6 dígitos). Además, y por motivos de seguridad deberá reproducir los caracteres que le muestra el programa. 2

3 ACCESO Posteriormente aparecerán los siguientes datos: Usuario: será el usuario con el que tendrá que acceder al área de clientes. Este usuario será único para su cuenta. De esta forma, y en el caso de que varias personas de la compañía usen esta herramienta, deberá comunicarle este nuevo credencial. Contraseña: La contraseña debe tener un mínimo de 8 caracteres y un máximo de 15. Debe contener al menos una mayúscula, minúscula y un número. Pregunta y respuesta secreta: necesarias por motivos de seguridad a la hora de querer recuperar contraseña en caso de olvido. Datos generales de la empresa: los cuales ya vendrán rellenados en base a la información que disponemos de nuestro maestro de clientes. esta dirección de correo será útil para: - Todas las comunicaciones relativas al área de clientes - Gestión de contraseñas: en el caso de que haya olvidado su contraseña Datos factura: por motivos de seguridad, a la hora de registrarse se le solicitará losdatos de la última factura. Tendrá que indicar el importe exacto con IVA de la misma.si no tuviera ese dato, debe ponerse en contacto con su representante comercial 3

4 ACCESO Esta cuenta con la que se da de alta se considerará la cuenta principal. Si su empresa tiene más cuentas de terrestre nacional con DHL puede vincular dichas cuentas a esta cuenta principal a efectos de seguimiento de envíos y conformes de entrega. Sólo se podrán gestionar recogidas a través de la cuenta principal. Si usted quisiera gestionar las recogidas de otra cuenta, tendrá que solicitar tantos usuarios como cuentas tuviera. Una vez registrada su cuenta principal y quisiera vincular otras cuentas secundarias tendrá que introducir la cuenta, la provincia a la que pertenece dicha cuenta y el importe de la ultima factura de esta. Una vez registrada la cuenta principal y sus posibles cuentas vinculadas, recibirá un mail confirmando sus credenciales. A partir de ese momento podrá usar la nueva área de clientes. Es importante que esta información sea distribuida entre todos los usuarios de su empresa. 4

5 GESTIÓN DE CONTRASEÑAS Desde el menú principal podrá gestionar su contraseña, tanto en el caso de que se le olvidecomo si quiere cambiar la misma Olvido Contraseña: Debe seleccionar en la pantalla principal Ha olvidado su contraseña? Tendrá que logarse con su usuario y responder a su pregunta secreta. Una vez contestada esta pregunta se le enviará un mail a la dirección de correo de su perfil con una contraseña temporal. Ahora tiene que hacer login otra vez e introducir una contraseña Definitiva. En el caso de que quisiera cambiar de contraseña, deberá introducir su usuario y una nueva contraseña que tendrá que tener entre 8 y 15 caracteres y debe de contener al menos una mayúscula, una minúscula y un número

6 FUNCIONALIDADES: SEGUIMIENTO DE ENVÍOS Esta funcionalidad le permitirá hacer el seguimiento de todos sus envíos terrestres nacionales realizados bajo su cuenta o todas aquellas vinculadas a la misma. Para ello podrá realizar la búsqueda directamente a través de un nº de expedición o a través de los distintos filtros que se le ofrece: Rango de fechas de salida de la expedición Destino: tanto a nivel provincia como población Nombre del destinatario Referencia del cliente Situación de la expedición: entregada o pendiente de ser entregada Expediciones con o sin incidencias Una vez seleccionadas las variables con las cuales voy a realizar la búsqueda se nos presentará la expedición consultada o todas aquellas que cumplen con el rango de búsqueda. Directamente del listado obtenido de la búsqueda, podremos consultar todos los datos de una expedición simplemente pichando en el nº de la misma. 6

7 FUNCIONALIDADES: SEGUIMIENTO DE ENVÍOS Los datos que podremos consultar en esta opción serán: Detalle del envío: referencia, remitente, destinatario Estado del envío en la actualidad. Si estuviera ya entregado, también podríamos ver la fecha y hora de entrega y el nombre de la persona que lo ha recibido Eventos del tránsito Detalle de cada uno de los bultos. Podrá ver el estado de cada uno de ellos Visualizar desde esta opción el comprobante de entrega, dónde podrá comprobar quién recepcionó la mercancía en destino. Además, y si tiene contratado el servicio de devolución de albaranes firmados por el cliente, podrá visualizarlos también a través de esta opción. 7

8 CONFORMES DE ENTREGA Desde esta opción podrá obtener los comprobantes de entrega tanto de una expedición como hasta de 10 en la misma consulta. Para ello, sólo bastará que los separe con una coma. Además podrá consultar comprobantes de entrega del año actual y los dos anteriores. Una vez realizada la consulta obtendrá un pdf con el/los comprobantes de entrega que podrá adjuntar a un , descargárselo en su ordenador Si tiene contratado el servicio de devoluciones de albaranes firmados por el cliente también se mostrará la copia vinculada a dicha expedición. 8

9 ÓRDENES DE RECOGIDA Desde este módulo podrá solicitar una nueva recogida terrestre nacional. De esta forma se presenta una opción de búsqueda de órdenes de recogida, a través del teléfono o nombre del cliente de recogida. Si no se realiza ningún filtro de búsqueda, se presentarán las últimas direcciones de recogidas ordenadas en forma ascendentepor número de teléfono y nombre de la recogida. Las recogidasnuevas se solicitarán a través de una nueva dirección o dirección existente de las mostradas. En el caso de que seleccione la creación de una nueva dirección de recogida, tendrá que rellenar tanto el domicilio de recogida como el de destinatario, en cambio si solicita una orden de recogida a través de una dirección existente esta se mostrará como domicilio de remitente aunque esta será modificable. 9

10 ÓRDENES DE RECOGIDA En cualquiera de los casos, tanto si ha solicitado una recogida a través de una dirección ya existente como si lo hace a través de una nueva, las órdenes de recogida a través del área de cliente tienen las siguientes características: Deberá introducir los datos del destinatario. Deberá completar cada uno de los datos. Algunos de ellos serán validados (como correspondencia entre código postal y ciudad). Deberá introducir los datos del envío: - Los campos de Bultos y tipo de portes serán obligatorios. - La fecha de recogida introducida será validada con los festivos del lugar de origen y fines de semana - La hora de recogida que introduzca será validada con las horas de finalización de nuestras rutas de recogida. 10

11 HISTÓRICO DE RECOGIDAS Esta herramienta le permitirá consultar todas las recogidas realizadas bajo su cuenta y cuyas características son las siguientes: Es posible la búsqueda a través de rango de fechas o nombre del destinatario. Una vez realizada la búsqueda según los filtros usados, los resultados se muestran, de forma descendente por fecha de grabación y número de recogida. Podremos obtener los datos de la expedición simplemente pinchando en el número de la misma siempre y cuando esa recogida se haya materializado. 11

12 GESTIÓN DE INCIDENCIAS Desde este módulo el remitente y/o dueño de la cuenta podrá gestionar tres tipos de incidencias; Destinatario desconocido o disuelto Mercancía Rechazada Destinatario cerrado, dejado aviso De esta manera, le permitirá suministrar a DHL toda la información para la resolución de las incidencias de la forma más ágil y cómoda posible. Lo primero que tendrá que hacer será Identificarse con su Nombre y Número de teléfono, de esta manera podremos dirigirnos a usted en caso de que fuera necesario. De esta forma se accede a la pantalla principal de búsqueda de incidencias, y deberá completar los datos relativos a los criterios según los cuales quiera realizar la búsqueda, siendo éstos los siguientes: Número de expedición Número de referencia del cliente Rango de fechas: se refiere a la fecha en la que se generó la incidencia Situación del envío: únicamente se pueden gestionar incidencias de envíos Pendientes de entrega. Incidencia gestionada o no Tipo de incidencia (hay que abrir el desplegable y elegir el tipo de incidencia que se quiere buscar o bien se puede realizar la búsqueda por Todas sin filtrar por tipo de incidencia) Tras seleccionar los criterios de búsqueda, se obtiene el listado total de incidencias con los criterios seleccionados anteriormente. Se pueden ordenar los resultados por el criterio que más convenga, únicamente habrá que pinchar encima del encabezado de cada columna.tiene la posibilidad de exportar los datos a un archivo PDF o CSV para ello únicamente deberá de hacer click sobre: 12

13 GESTIÓN DE INCIDENCIAS Nota: Si una expedición tiene más de una incidencia aparecerá varias veces, por lo que es recomendable ordenar por Número de Expedición para evitar duplicar el trabajo o dar instrucciones Contradictorias Para elegir la incidencia que quiera gestionar, únicamente se marcará la línea de la incidencia a la cual se le quiere dar solución y o bien habrá que pulsar el botón O hacer doble click encima de la expedición seleccionada. 13

14 GESTIÓN DE INCIDENCIAS Una vez seleccionada la incidencia a la cual queremos darle una solución se llega a la página donde se debe elegir la solución que queremos darle a la misma 14

15 GESTIÓN DE INCIDENCIAS Solución: Devolución a remitente Si se quiere devolver la mercancía al remitente con cargo de los portes a su cuenta, se debe elegir la opción Devolución a remitente y presionar: El programa nos preguntará si estamos de acuerdo con la opción seleccionada y nos informará de que se han dado las instrucciones correctamente Solución: Datos para concertación de entrega con el destinatario Si se quiere devolver la mercancía al remitente con cargo de los portes a su cuenta, se debe elegir la opción Devolución a remitente y presionar: El programa nos preguntará si estamos de acuerdo con la opción seleccionada y nos informará de que se han dado las instrucciones correctamente 15

16 GESTIÓN DE INCIDENCIAS Solución: Abandono de la mercancía Si usted no tiene ninguna solución para su incidencia, y quiere abandonar la mercancía, la opción que debe seleccionar es Abandono de la mercancía se da a: y el sistema nos preguntará si aceptamos la solución seleccionada. Solución: Destrucción de la mercancía Si usted quiere que DHL destruya la mercancía, la opción que debe seleccionar es Destrucción de la mercancía se da a: y el sistema, una vez más, nos preguntará si aceptamos la solución seleccionada. 16

17 MI PERFIL Desde este módulo podrá gestionar su perfil pudiendo modificar: Pregunta y respuesta secreta. Datos de la compañía: estos datos sólo tienen validez para el área de clientes Dirección de correo electrónico 17

18 TIENE DUDAS O PREGUNTAS? CONTACTE CON NOSOTROS: Número de atención al cliente Horario de atención: Lunes Viernes: Sábado: