Página: 1 de 1 COOLAC COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO (Por medio del cual se actualiza y se dictan nuevas disposiciones del Reglamento de Cobranza, aprobado en Reunión Ordinaria del Consejo de Administración, según consta en el Acta No. 656 del 14 de Agosto del 2017) El Consejo de Administración de la Cooperativa de Ahorro y Crédito COOLAC COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO, en uso de las facultades legales y estatutarias C O N S I D E R A N D O: a) Que es facultad del Consejo de Administración reglamentar el proceso y la organización del servicio gestión de cobranza con el fin de cumplir con los objetivos y los principios básicos establecidos en el estatuto. b) Que con el fin de otorgarle a los asociados de COOLAC COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO la información completa sobre las actividades y efectos que se realizan cuando presenta mora en las obligaciones adquiridas con la entidad solidaria, así como los costos asociados con estos procedimientos de conformidad con las disposiciones legales vigentes. c) Que ante el potencial o efectivo riesgo de incumplimiento de las obligaciones crediticias por parte los asociados, se hace conveniente establecer un reglamento de cobranza. RESUELVE: Actualizar y dictar nuevas disposiciones del Reglamento de Cobranza cuyo texto relacionamos a continuación, el cual entrará en vigencia a partir de la firma del presente.
Página: 2 de 1 CAPITULO I POLÍTICAS, LINEAMIENTOS Y ASPECTOS GENERALES DE LA COBRANZA. ARTICULO 1º. Objeto. El objeto del presente reglamento es el de otorgar a los asociados de COOLAC COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO toda la información inherente a los procedimientos, requerimientos, etapas y costos de la gestión de cobranza que efectúa la Cooperativa respecto de los créditos que otorga cuando se presentan potenciales riesgos de incumplimiento de dichas obligaciones crediticias o mora en su pago. ARTICULO 2º. Gestores de cobranza. COOLAC COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO realizará la cobranza de las obligaciones a cargo de sus asociados a través de gestores de cobranza. Se establece como principio que, el no pago oportuno de una obligación con la cooperativa por parte de un asociado, dará lugar a una gestión de cobro por parte de un agente externo especializado y que su costo debe ser sufragado por el asociado. PARÁGRAFO. Los gestores de cobranza, no están autorizados para recibir dineros por parte de los asociados, cualquier pago que se realice deberá efectuarse en cuentas bancarias a nombre de COOLAC COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO, en las oficinas de la cooperativa o en los centros de recaudo de Compensar. ARTICULO 3º. Gastos de cobranza. Los gastos de cobranza son los valores que deben asumir los asociados por el incumplimiento en el pago de sus obligaciones y que tienen como finalidad remunerar la gestión realizada por agentes externos especializados; estas sumas son independientes de los intereses corrientes, de mora o seguros que hayan sido cargados a la obligación. ARTICULO 4º. Etapas de gestión de cobranza. Las etapas de gestión de cobranza a efectuar a los asociados serán las siguientes:
Página: 3 de 1 a. Etapa preventiva: Es importante anotar que no es una cobranza más, es una invitación a cuidar el crédito y a cumplir con el pago dentro del plazo estipulado. Para lo cual la Cooperativa podrá utilizar diferentes estrategias, entre ellas él envió de los estados de cuenta, incentivo para el pago continuo, la comunicación oportuna con el asociado entre otras. Esta gestión de cobro la realizara COOLAC COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO, el costo será asumido por esta. b. Etapa administrativa: MORA ENTRE 1 Y 60 DÍAS: A aquellos casos que se encuentren con mora entre 1 y 60 días se les deberá realizar gestión de cobro, mediante llamada telefónica, comunicación vía mail o escrita, de lo cual deberá quedar constancia en los formatos que el área de cartera diseñe para este fin, en los cuales se deberá estipular claramente el compromiso y/o acuerdo entre las partes y la identificación suficiente del funcionario que adelantó la gestión de cobro, para el recaudo de los saldos en mora y el respectivo seguimiento y cumplimiento de dicha gestión. En todos los casos se debe necesariamente dejar constancia escrita con copia a los codeudores. Se enviara comunicación escrita al deudor con copia a los codeudores fijando una fecha límite para la normalización de las obligaciones e informando que vencido este plazo se procederá a dar traslado de la obligación de manera directa a los codeudores. COOLAC COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO enviará los reportes correspondientes a las Centrales de Riesgo, los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes y mantendrá actualizada la información en la medida que se presenten cambios en el estado de los créditos. Una vez se presente la mora, se realizará el respectivo reporte negativo a centrales de riesgo con la notificación por correo certificado al deudor y codeudor con veinte (20) días de anticipación al reporte negativo. Esta gestión de cobro la realizara a través de un gestor de cobranzas, el costo será asumido por COOLAC COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO. c. Etapa prejuridica:
Página: 4 de 1 Corresponde a las gestiones de cobro que se deben adelantar a las obligaciones vencidas entre 61 y 90 días las cuales contendrán como mínimo: Contactar telefónicamente a todos los asociados cuyas obligaciones se encuentren dentro de este rango de mora. Para averiguar por el incumplimiento de los compromisos adquiridos en la gestión de cobro administrativo e informales sobre el estado actual de vencimiento de sus obligaciones. Se realizará la gestión de radicación de libranza de codeudores en las entidades respectivas, para los créditos que reporten mora con más de 31 días. Envió de cartas de cobro. Esta gestión de cobro se realizara a través de un gestor de cobranzas, el costo será asumido por el deudor. d. Etapa jurídica: Cuando el vencimiento de las obligaciones de los asociados supere los 91 días y no se haya dado traslado para cobro por nomina a los codeudores, o el deudor principal no haya cancelado los saldos vencidos, ni haya llegado a un acuerdo de pago escrito con COOLAC COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO, se declarará vencido el pagare de conformidad con lo estipulado en las causales pactadas en el mismo y se procederá a organizar y enviar los documentos de las obligaciones en mora a los abogados externos con los cuales se tiene convenio, el costo de cobranza será asumido por el deudor. Además de la gestión anterior, es obligación del área de cartera: La Gerencia es responsable de realizar negociación oportuna y eficiente sobre el total de la cartera de crédito en riesgo, lo cual será debidamente documentado. Hacer seguimiento una a una de las obligaciones entregadas a los abogados. Solicitar los informes de gestión mensual y monitorear los avances de cada proceso jurídico, informando de ello a la Gerencia de la Cooperativa. PARÁGRAFO: Sin perjuicio de la edad de mora de la obligación crediticia COOLAC COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO podrá adelantar gestiones de cobranza jurídica tan pronto esta se presente y si el Comité de Evaluación de Cartera así lo solicita con fundamento en parámetros como la potencial irrecuperabilidad del crédito, el monto
Página: 5 de 1 de la obligación, la no localización de los deudores y codeudores entre otros. Dicha gestión de cobro jurídico podrá realizarse de manera conjunta con las etapas de cobranza aquí descritas. Para dar cumplimiento a lo estipulado en la Circular Básica Contable y Financiera 004 de 2008 emitida por la Superintendencia de Economía Solidaria, se deben presentar informes periódicos sobre los resultados del proceso de cobranzas. Así mismo, se deben definir los criterios con base en los cuales se ejecutan las labores de cobranza administrativa y jurídica dejando evidencia de las gestiones realizadas. ARTICULO 5º.Costos de la gestión de cobranza. ETAPA DE COBRANZA EDAD DE MORA COSTO Asume COOLAC Durante tres días (3) antes Preventiva COOPERATIVA DE de la fecha límite de pago. AHORRO Y CREDITO. Asume COOLAC Administrativa Entre 1 y 60 días de mora. COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO. Entre 61 y 90 días de Asume el deudor Prejurídica mora. Jurídica Mayor a 91 días Asume el deudor ARTICULO 6º. Medios de contacto. Sin perjuicio de las etapas, y actividades de cobranza establecidas en el presente reglamento los requerimientos que se efectúen para el cobro de las obligaciones crediticias adquiridas por los asociados podrán surtirse por cualquiera de los siguientes medios de comunicación, pero sin limitarse a ellos: a. Mensajes de Texto. b. Correos electrónicos. c. Gestión Telefónica. d. Comunicaciones físicas.
Página: 6 de 1 e. Visitas por parte de funcionarios autorizados f. Comunicaciones a los empleadores ejerciendo el derecho de prelación de pago consagrado en la ley 79 del año 1988 y ley 1527 de 2012. ARTICULO 7º. Información al deudor. Sin perjuicio de la etapa de cobranza, cuando se requiera a un asociado por vía telefónica para el pago de sus obligaciones crediticias deberá otorgarse como mínimo la siguiente información: a. Valor de cuota a cancelar b. Línea de Crédito c. Edad de mora d. Saldos en mora ARTICULO 8º. Proceso de peticiones quejas o reclamos Cualquier inconformidad será atendida directamente por servicio al cliente y la administración de COOLAC COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO. ARTÍCULO 9º. Publicación El presente reglamento deberá ser publicado en la página web para el conocimiento y libre acceso de todos los asociados. ARTICULO 10º. Vigencia y derogatoria. El presente Reglamento de Ahorro fue actualizado en reunión ordinaria del Consejo de Administración de 14 de agosto de 2017, según consta en el Acta No. 656 de la misma fecha, deroga toda disposición que le sea contraria y entrará en vigencia a partir de la firma del presente reglamento. Presidente Consejo de Administración COOLAC LTDA Secretario Consejo de Administración COOLAC LTDA