TEMA 2: FORMULARIOS 2.1. Crear y visualizar formularios Los formularios son una herramienta muy práctica para llevar a cabo operaciones de edición de datos de una forma más clara y eficiente. Un Formulario se puede definir como un diseño que el usuario crea para introducir, cambiar y ver los registros de una base de datos. En un formulario, el usuario podrá utilizar diversos elementos para su diseño como pueden ser tipos de letra para poner títulos, gráficos que representen logotipos, líneas y colores, de modo que sea el propio usuario el que construya el formulario a su medida. También el formulario permite de un modo eficaz la introducción de datos, aportando un aspecto visual más atractivo que el de las tablas. La información que se muestra en un formulario suele proceder de un origen de registro que puede ser una tabla o una consulta. Hay que tener en cuenta que parte de la información del formulario se almacena en el diseño mismo. El vínculo entre un formulario y su origen de registros se crea por medio de objetos gráficos denominados controles. El tipo de control más comúnmente utilizado para mostrar y escribir datos es un cuadro de texto, como veremos más adelante. Mediante el Asistente, Microsoft Access crea automáticamente el formulario a partir de las opciones que vayamos definiendo en cada paso. Una vez creado el formulario, podemos modificarlo y personalizarlo. Las diferentes tareas de edición o diseño de un formulario las realizamos desde las diferentes Vistas que nos ofrece el formulario: Diseño, Formulario y Hoja de datos. 2.1
Vista Diseño Vista Hoja de datos Vista Hoja de datos Crear un formulario con el asistente El método más cómodo para iniciar la creación de un formulario es utilizar el Asistente para formularios. El asistente nos plantea preguntas acerca de los orígenes de los registros, los campos a utilizar y el diseño que deseamos. A partir de nuestras respuestas crea automáticamente el formulario. El Asistente que posee Access permite crear formularios de varios tipos. La elección del tipo de formulario dependerá del resultado que queramos obtener. Veamos algunos tipos de formularios que podemos crear: 2.2
Formulario en columnas: Muestra los valores de los registros en una sola columna, incluyendo cada campo en una línea distinta. Los registros son presentados individualmente con lo cual es muy útil para introducir o visualizar registros de tablas que estén formadas por un número de campos elevado. Formulario en tabla: Muestra los valores de los registros utilizando el formato de filas y columnas, apareciendo en cada fila un registro distinto y en cada columna los distintos campos de cada registro. Formulario en hoja de datos: Este formulario presenta el mismo diseño que se visualiza al abrir una tabla en vista Hoja de datos. Formulario en Tabla dinámica: Este tipo de formulario presenta los datos de los campos organizados y resumidos en áreas de filtro, detalles, columnas y filas. Los Autoformularios en columnas, tablas, hojas de datos, Tabla Dinámica y Gráficos dinámicos crean un formulario automáticamente indicando sólo la tabla que deseamos emplear de la base de datos. 1. Para acceder al cuadro de diálogo Asistente para formularios desde el panel de Formularios hacemos doble clic sobre el elemento Crear un formulario utilizando el asistente. 2. En el cuadro de lista Tablas/Consultas, seleccionamos la tabla o consulta sobre la que basaremos el formulario. En el área Campos disponibles se muestran campos de la tabla o consulta seleccionada. 2.3
3. Para pasar al área Campos seleccionados los campos a utilizar en el formulario, los seleccionamos y, a continuación, hacemos clic en el botón >. Para pasar todos los campos, hacemos clic en el botón >>. 4. Si queremos quitar uno o todos los campos del área Campos seleccionados utilizamos lo botones < y <<. Para continuar con el asistente, pulsamos el botón Siguiente. 5. Para elegir un modelo de distribución, hacemos clic en el botón de opción del modelo deseado. A la izquierda de la lista podemos ver una muestra previa del modelo elegido. Para continuar con el asistente, pulsamos en el botón Siguiente. 6. Para seleccionar el estilo del formulario, seleccionamos uno de los nombres de la lista de estilos. A la izquierda de la lista de estilo podemos ver una muestra previa del estilo seleccionado. Para continuar con el asistente, pulsamos el botón Siguiente. 2.4
7. Para finalizar, en el cuadro de texto Qué título desea aplicar al formulario? escribimos el título más adecuado. Al pulsar el botón Finalizar, Access crea automáticamente el formulario mostrando todos los campos seleccionados. Si el formulario creado con el asistente es para introducir datos en la tabla origen del formulario, debemos incluir todos los campos ya que los que no incluyamos no podremos editarlos. Si, por ejemplo, no incluimos el campo Teléfono, no podremos ni verlo ni escribirlo en ningún registro. 2.5
Vistas de un formulario Para alternar entre las tres vistas en las que podemos acceder a un formulario (Diseño, Formulario y Hoja de datos), hacemos clic en el botón de lista de vistas y seleccionamos una de ellas. La vista Hoja de datos de un formulario es similar a la vista Hoja de datos de las tablas. Analizaremos a continuación las otras dos vistas. Vista Formulario Barra de menús y Barra de herramientas: Menús y Barra de herramientas Vista Formulario con los botones para Ordenar, Filtrar, Buscar, Añadir y Eliminar registros similares a los de la Vista Hoja de datos de la tabla. Formulario: Campos de la tabla distribuidos por la pantalla para facilitar la visualización de los datos. Nos muestran el contenido de los registros de las tablas, los datos que modifiquemos o los nuevos registros que añadamos, se almacenan en los campos de la tabla origen de los datos. Botones de desplazamiento: Botones que nos permiten visualizar en pantalla los datos del registro al que nos desplacemos; primer, anterior, Nº de registro, siguiente, último, nuevo. 2.6
Vista Diseño Barra de menús y Barra de herramientas Diseño de Formularios y Formato: Menús y barras de herramientas de la vista Diseño con todos los accesos a las herramientas para diseñar los formularios y para dar formato a todos los objetos que se incorporen a él. Reglas: Para organizar los controles de un formulario nos ayudamos de las guías que nos proporciona la Regla y las cuadrículas. Para mostrar y ocultar estos elementos de ayuda, hacemos clic en el comando Regla o Cuadrícula del menú Ver. Sección Encabezado del formulario: Muestra, por ejemplo, el título del formulario o el logotipo de la empresa. El encabezado aparece completo en la Vista Formulario, de modo que todos los controles de la sección se ven siempre en pantalla. No debemos dejar espacio innecesario ente la sección Encabezado de Formulario y Detalle. Sección Detalle: En esta sección debemos situar los controles dependientes de los campos del origen del registro. La sección Detalle aparece en la Vista Formulario en el espacio de pantalla que no ocupan la sección de tamaño fijo del encabezado y pie del formulario. Si hay más controles de los que se pueden mostrar en pantalla, aparecerán las barras de desplazamiento para poder visualizarlos todos. Sección Pie de formulario: En esta sección podemos colocar las instrucciones de uso del formulario, a los botones de comando de gestión de registros o formularios, por ejemplo, imprimir un registro o abrir otro formulario. Un pie de formulario aparece en la Vista Formulario con su alto completo, de modo que los controles de la sección se ven siempre en pantalla. No debemos dejar espacio innecesario entre los controles de esta sección y el borde final. Lista de campos: La lista de campos nos permite incorporar controles que dependen de los campos de la tabla o consulta origen del formulario. Para mostrarla y ocultarla hacemos clic en el botón Lista de campos de la barra de herramientas Diseño de formularios. Hacemos clic sobre la barra de título de la Lista de campos y arrastramos hasta una posición que nos permita trabajar con comodidad. 2.7
Cuadro de herramientas: Permite incorporar controles en las secciones de un formulario. Para mostrarlo y ocultarlo, hacemos clic en el botón de la barra de herramientas Diseño de formulario. Si su posición nos incomoda al trabajar, hacemos clic sobre la barra de título del Cuadro de herramientas y arrastramos hasta una posición que nos permita trabajar con comodidad. Editar datos en un formulario Desde los formularios podemos realizar las mismas tareas de edición de datos y de gestión de registros que las estudiadas en la vista Hoja de datos de una tabla. Si el primer campo es Autonumérico, pulsamos la tecla TAB para pasar al campo siguiente ya que Access asignará automáticamente un número a este campo. Escribimos los datos de cada campo teniendo en cuenta las consideraciones indicadas en temas anteriores. 2.8
Para modificar o insertar datos, hacemos clic en el punto adecuado del campo y pulsamos la tecla SUPR para eliminar caracteres a la derecha o la tecla Retroceso para eliminar caracteres a la izquierda. Para insertar datos donde esté el punto de inserción, escribimos. Para reemplazar toda la información de un campo, hacemos clic en la etiqueta del nombre del campo y, al mostrarse el contenido seleccionado escribimos los nuevos datos que sustituirán automáticamente a los anteriores. Cuando el ancho de un campo no nos permite ver ni editar con comodidad, pulsamos la combinación de teclas MAYÚS+F2 para acceder al cuadro de diálogo Zoom. Tras modificar cómodamente los datos, hacemos clic en el botón Aceptar y en el campo se visualizan los campos introducidos. A partir del registro activo, podemos desplazarnos entre los diferentes registros de un formulario utilizando los botones de desplazamiento y desplazarnos entre los campos con las teclas o combinación de teclas. 2.9
Para añadir un nuevo registro, hacemos clic en el botón Nuevo registro de la barra de herramientas Vista Formulario. El cursor se sitúa sobre el primer campo del nuevo registro. Para eliminar el registro actual, hacemos clic en el botón Eliminar. Gestionar los formularios Desde el panel de objetos Formularios podemos realizar diferentes acciones que nos facilitan su gestión: Guardar, Abrir, Eliminar y Cambiar el nombre de un formulario. Una vez finalizado el diseño de nuestro formulario hacemos clic en el botón Guardar. Si es la primera vez que guardamos este formulario aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como. Escribimos el nombre del formulario y hacemos clic sobre el botón Aceptar. Para abrir un formulario en la vista Formulario, lo seleccionamos y hacemos clic en el botón Abrir de la barra de herramientas de la ventana Base de datos o hacemos doble clic sobre su nombre. Para eliminar el formulario seleccionado, hacemos clic en el botón Eliminar de la barra de herramientas de la ventana Base de datos y pulsamos sobre el botón Sí del cuadro de advertencia que nos solicita confirmar la orden de eliminación. Para cambiar el nombre de un formulario, seleccionamos el comando Cambiar nombre de su menú contextual y escribimos el nuevo nombre para el formulario. A continuación, pulsamos la tecla INTRO. Para imprimir el formulario seleccionado, hacemos clic sobre el comando Imprimir del menú Archivo. En el cuadro de diálogo Imprimir establecemos las opciones de configuración que se ajustan a nuestras necesidades y, a continuación, hacemos clic en el botón Aceptar. 2.10
2.2. Trabajar en la vista Diseño Para crear un formulario desde cero o para modificar los elementos de uno existente tenemos que trabajar en la Vista Diseño. En esta vista, el formulario se organiza en secciones y disponemos de las herramientas de trabajo necesarias para organizar y modificar los controles. Para dar mayor atractivo a nuestros formularios, podremos utilizar herramientas Etiqueta, Línea, Rectángulo e Imagen. Abrir un formulario en la vista Diseño Para modificar los elementos de un formulario tenemos que trabajar en la vista Diseño. 1. En la ventana Base de datos, hacemos clic en el objeto Formularios y, a continuación, en el formulario elegido. 2. Después, hacemos clic en el botón Diseño de la ventana Base de datos. Secciones de la vista diseño Un formulario, en la vista Diseño, tiene tres secciones: Encabezado del formulario, Detalle y Pie del formulario. 2.11
Sección Encabezado del formulario: En el menú Ver, elegimos el comando Encabezado o pie de formulario o Encabezado o pie de página. Si seleccionamos esta última opción aparecen dos secciones de cabecera y pie de página. La forma más sencilla de introducir el texto de cabecera o pie es utilizando las etiquetas individuales (en el siguiente apartado veremos el cuadro de herramientas y los botones para introducir etiquetas), es decir, una etiqueta que no pertenece ni está vinculada a ningún control. En la sección de cabecera o pie de formulario hacemos clic en el lugar donde deseamos colocar la etiqueta e introducimos a continuación el texto de la etiqueta. Si deseamos presentar el texto de una etiqueta en más de una línea en un formulario, podemos ajustar el tamaño de la etiqueta en más de una línea; o bien, para realizar un salto de línea pulsamos la combinación de teclas CTRL +INTRO. Los encabezados y los pies de formulario aparecen en la parte superior e inferior de un formulario en la vista Formulario y al principio y al final de un formulario impreso. Los encabezados y los pies de página aparecen en la parte superior e inferior de cada página impresa; no aparecen en la Vista Formulario. Por lo general, en esta sección se incluye el título del formulario, el logotipo de la empresa o el nombre de la empresa. El encabezado de formulario aparece en la vista Formulario con su alto completo, de modo que los controles de la sección se ven siempre en pantalla. No debemos dejar espacio innecesario entre la sección Encabezado de formulario y Detalle. Sección Detalle: Muestra los registros del origen de registros del formulario. Esta sección suele contener los controles dependientes de los campos de la tabla o consulta origen del formulario. La sección Detalle aparece en la Vista Formulario en el espacio de pantalla que no ocupan las secciones de tamaño fijo de encabezado y pie. Si hay muchos controles tendremos que utilizar las barras de desplazamiento para visualizarlos todos. Pie de formulario: Muestra, por ejemplo, las instrucciones de uso del formulario o los botones de comando de imprimir, salir, abrir formularios relacionados, etc. Un pie de formulario aparece en la Vista Formulario con su alto completo, de modo que los controles de la sección se ven siempre en pantalla. Un pie de formulario aparece en la parte inferior del formulario en la Vista Formulario y al final de una copia impresa. 2.12
Cuadro de herramientas y Lista de campos El Cuadro de herramientas nos permite incorporar diferentes controles en un formulario, y la Lista de campos nos permite incorporar los campos de la tabla o consulta origen del formulario. 1. Para mostrar y ocultar el Cuadro de herramientas, hacemos clic en el botón de la barra de herramientas Diseño de formulario. 2. Para mostrar u ocultar la Lista de campos, hacemos clic en el botón de la barra de herramientas Diseño de formulario. 3. Hacemos clic sobre la barra de título del Cuadro de herramientas o de la Lista de campos y la arrastramos hasta una posición que nos permita trabajar con comodidad. 4. Para organizar los controles de un formulario nos ayudamos de las guías que nos proporciona la Regla y la Cuadrícula. Para mostrar y ocultar estos elementos de ayuda: Hacer clic en el comando Regla del menú Ver. Hacer clic en el comando Cuadrícula del menú Ver. Controles de Diseño Los controles contienen toda la información de un formulario o informe. Los controles son objetos de un formulario, informe o página de acceso a datos que muestran información, realizan acciones o se emplean para embellecer y decorar. Microsoft Access posee los siguientes controles: Cuadro de texto, etiqueta, grupo de opciones, botón de opción, casilla de verificación, cuadro de lista, botón de comando, imagen, línea, rectángulo y controles ActiveX personalizados. Además, los formularios y los informes disponen de controles adicionales: botón de alternar, cuadro combinado, marco de objeto dependiente, marco de objeto independiente, subformulario/subinforme y salto de página. Los controles pueden ser dependientes, independientes o calculados 2.13
Un control dependiente está unido a un campo de una tabla o consulta. Los controles dependientes se utilizan para mostrar, introducir y actualizar valores de los campos de la base de datos. Un control independiente no tiene un origen de datos. Podemos emplear los controles independientes para mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes. Un control calculado utiliza los datos de una tabla o consulta para establecer una expresión. Con las herramientas Etiqueta, Línea, Rectángulo e Imagen podemos insertar controles independientes en los formularios para hacerlos más atractivos. 1. Para insertar una línea, hacemos clic en el botón Línea y, después, situamos el puntero del ratón en la posición donde queremos iniciar el trazado de la línea. 2. Hacemos clic y arrastramos el cursor para dibujar la línea del tamaño que deseamos. Para finalizar soltamos el botón del ratón. 3. Para insertar una imagen, hacemos clic en el botón Imagen y, a continuación, trazamos en el área del formulario la superficie que ocupará la imagen. 2.14
4. Desde el cuadro de diálogo Insertar imagen, localizamos el archivo y hacemos doble clic sobre él o lo seleccionamos y pulsamos el botón Insertar. 5. Para dibujar un rectángulo, hacemos clic en el botón Rectángulo y, seguidamente, situamos el puntero del ratón en el ángulo superior izquierdo del área ocupará y arrastramos hasta dibujar toda su superficie. Para finalizar, soltamos el botón del ratón. 6. Para agregar en el formulario etiquetas de texto, hacemos clic en el botón Etiqueta y, seguidamente, situamos el puntero del ratón en la posición en la que deseamos situarla. 7. A continuación, arrastramos hasta trazar el área que deseamos que ocupe la etiqueta, hacemos clic y escribimos el texto deseado. Al terminar pulsamos la tecla INTRO. Cada uno de los controles ocupa una capa por lo que un control puede superponerse y ocultar total o parcialmente a otro. Para mover un control hacia una capa más cercana al fondo o al frente, deberemos seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar el control al que queremos modificar el orden de capa. 2. Hacer clic en el menú Formato y, a continuación, en el comando Traer al frente o Enviar al fondo. Si mantenemos presionada la tecla MAY al trazar una línea o un rectángulo, trazaremos líneas rectas y cuadrados perfectos. 2.3. Personalizar los controles de los formularios Para modificar la distribución de los controles de un formulario tenemos que aprender a manipularlos: seleccionar, mover, cambiar el tamaño, eliminar e insertar un nuevo control. También podemos aplicar a los controles diversos formatos de fuente, color de líneas y color de fondo. Para facilitar la distribución de los controles podemos alinearlos, ajustar su tamaño y agruparlos para tratarlos como un único objeto. 2.15
Manipular controles Los objetos que se muestran en un formulario reciben el nombre de controles. En este apartado vamos a aprender a distribuir y manipular los diferentes tipos de controles en la vista Diseño. 1. Para seleccionar un control, hacemos clic en él. Se muestra un controlador de movimiento en la esquina superior izquierda y varios controladores de tamaño los vértices de los laterales. 2. Para seleccionar más de un control, tras seleccionar el primero, mantenemos pulsada la tecla MAY mientras hacemos clic en los otros controles. 3. Para mover un control seleccionado junto a su etiqueta, cuando el cursor toma la forma, lo arrastramos hasta la nueva posición. 4. Para mover sólo el control o sólo su etiqueta, situamos el puntero en el control de movimiento hasta que toma la forma, entonces los arrastramos hasta su nueva posición. 5. Para ampliar o reducir el tamaño adecuado situamos el puntero en los controladores de tamaño. El puntero adquiere la forma de doble flecha horizontal o doble flecha vertical arrastramos hasta alcanzar el nuevo tamaño. 6. Para eliminar un control seleccionado, pulsamos la tecla SUPR o hacemos clic en el comando Eliminar del menú Edición. Si queremos recuperar el último control eliminado, pulsamos el botón Deshacer. 2.16
7. Para agregar un control dependiente a un formulario, hacemos clic sobre el campo en la Lista de campos, y lo arrastramos hasta la posición deseada. A continuación adecuamos su tamaño y su posición respecto a los otros controles. 8. Para seleccionar todos los controles que se encuentran en un área del formulario, hacemos clic en uno de los extremos del área y arrastramos hasta el extremo opuesto. Todos los objetos que quedan total o parcialmente dentro del área trazado son seleccionados. Formato de controles: Fuente Para resaltar el texto de las etiquetas y de los controles de un formulario podemos utilizar los botones de la barra de herramientas Formato (Formulario o Informe). 1. En primer lugar seleccionamos el control o grupo de controles cuyo formato de texto queremos cambiar. Para cambiar la fuente a utilizar, hacemos clic en el botón de lista de cuadro Fuente y, a continuación, en la fuente a utilizar. 2. Para cambiar el tamaño de fuente, hacemos clic en el botón de lista del cuadro Tamaño y, seguidamente, en el tamaño que deseamos aplicar. 3. Para aplicar un color al texto, hacemos clic en el botón de lista Color y, después, sobre el color a aplicar de la paleta de colores. 2.17
4. Para aplicar el estilo Negrita, o Cursiva o Subrayado, hacemos clic en los botones correspondientes. 5. Para alinear el texto dentro de la etiqueta o control hacemos clic en uno de los botones de alineación. El texto adopta automáticamente el formato que hemos aplicado. Formato de controles: Líneas y fondo Podemos modificar el formato de las líneas y el fondo de un control desde la barra de herramientas Formato (Formulario o Informe). Color de fondo: Al hacer clic sobre uno de los colores modificamos el color de fondo de la etiqueta o control seleccionado. Color de borde: Al hacer clic sobre uno de los colores modificamos el color de las líneas que conforman los bordes de la etiqueta o control seleccionado. Líneas de los bordes: Al hacer clic sobre cada una de los botones de líneas seleccionas el tipo y el grosor de las líneas de los bordes de la etiqueta o control seleccionado. Efectos de relieve: Podemos seleccionar cualquiera de los efectos especiales para las etiquetas o controles: Con relieve, Bajo relieve, Grabado, Sombreado y Cincelado. 2.18
Organizar Controles A un conjunto de controles de un formulario podremos alinearlos y agruparlos para trabajar con ellos como si fueran un único control. 1. Para alinear un conjunto de controles seleccionados en un formulario, hacemos clic o situamos el puntero en el submenú Alinear del menú Formato. 2. Del conjunto de opciones del submenú Alinear, hacemos clic en aquel que mejor se ajuste a nuestras necesidades. 3. Para poder desplazar y modificar el tamaño de un grupo de controles como si fueran una unidad, los seleccionamos y, a continuación, hacemos clic en el comando Agrupar del menú Formato. 4. Para igualar, aumentar o disminuir el espacio vertical y horizontal que separa un conjunto de etiquetas o controles seleccionados, hacemos clic en el comando Aumentar, Disminuir o Reducir de los submenús Espacio Vertical o Espacio Horizontal. 5. Para ajustar el tamaño de una etiqueta a su contenido o al tamaño de una de las seleccionadas, hacemos clic en el submenú Tamaño del menú Formato y, a continuación, en el comando deseado. 2.19
6. Para desagrupar controles agrupados y tratarlos de nuevo individualmente, seleccionamos el grupo y, a continuación, hacemos clic en el comando Desagrupar del menú Formato. 2.20