CREACIÓN DE FORMULARIOS PARA INTRODUCIR Y MOSTRAR REGISTROS DE LAS TABLAS O RESULTADOS DE CONSULTAS

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1 UNIDAD DIDÁCTICA CREACIÓN DE FORMULARIOS PARA INTRODUCIR Y MOSTRAR REGISTROS DE LAS TABLAS O RESULTADOS DE CONSULTAS Objetivos Específicos Este tema servirá para el aprendizaje del concepto y funcionalidad de los formularios de datos, así como de su manejo mediante la interacción del usuario con los datos presentados y manejados por ellos. 1. Aprender los métodos de creación de formularios, tanto simples como combinados con subformularios. 2. Conocer las posibilidades de interacción con los datos a través de los formularios. 3. Asimilar los diferentes elementos de diseño disponibles para la creación y mantenimiento de formularios. 4. Conocer las posibilidades de impresión de formularios. 5. Aprender los métodos de almacenado, modificación y eliminación de formularios. Access 2010: Aplicaciones Informáticas BD Relacionales. 5.1

2 Su estudio durará 8 horas y proporcionará al alumno conocimientos que le permitirán desenvolverse en el manejo de los formularios CREACIÓN DE FORMULARIOS SENCILLOS DE TABLAS Y CONSULTAS Los formularios son una herramienta muy práctica para llevar a cabo operaciones de edición de datos de una forma más clara y eficiente. Un Formulario se puede definir como un diseño que el usuario crea para introducir, cambiar y ver los registros de una base de datos. En un formulario, el usuario podrá utilizar diversos elementos para su diseño como pueden ser tipos de letra para poner títulos, gráficos que representen logotipos, líneas y colores, de modo que sea el propio usuario el que construya el formulario a su medida. También el formulario permite de un modo eficaz la introducción de datos, aportando un aspecto visual más atractivo que el de las tablas. La información que se muestra en un formulario suele proceder de un origen de registro que puede ser una tabla o una consulta. Hay que tener en cuenta que parte de la información del formulario se almacena en el diseño mismo. El vínculo entre un formulario y su origen de registros se crea por medio de objetos gráficos denominados controles. El tipo de control más comúnmente utilizado para mostrar y escribir datos es un cuadro de texto, como veremos más adelante. La creación de formularios en Access 2010 puede realizarse tanto desde el asistente que nos guiará paso a paso en el diseño de sus diferentes opciones, como desde un nivel más avanzado donde todo el diseño correrá por nuestra cuenta en la Vista diseño y otras vistas disponibles para su ajuste. Las diferentes tareas de edición o diseño de un formulario las realizamos desde las diferentes Vistas que nos ofrece el formulario: Diseño, Formulario y Presentación. Vista Diseño Ofrece una vista detallada de la estructura del formulario y de sus diferentes secciones (Encabezado, Detalle y Pie de página). En esta vista el formulario no se está ejecutando y es la que permite el mayor número de operaciones de modificación del diseño del mismo, tanto de los controles contenidos como del contenedor en sí mismo. 5.2 Access 2010: Aplicaciones Informáticas BD Relacionales.

3 Vista Presentación En la vista presentación se muestran, dentro de los controles diseñados al efecto, los datos del origen vinculado al formulario pero no es posible agregar o modificar datos en dicho origen. En esta vista el formulario se está ejecutando y por tanto solamente permitirá ciertas modificaciones en su diseño. Vista Formulario La vista formulario es una variante de la vista presentación y en ella se permite modificar los datos mostrados o añadir nuevos registros al origen vinculado al formulario. Es la vista ideal para una edición ordenada de los datos. Desde esta vista también se pueden llevar a cabo ciertas modificaciones en el diseño del formulario. Access 2010: Aplicaciones Informáticas BD Relacionales. 5.3

4 Un método sencillo para crear un Formulario es a través del asistente para formularios. Esta utilidad nos irá guiando paso a paso en la creación del mismo a través de varias ventanas mediante las cuales nos solicitará la información necesaria para la creación del formulario. En el grupo Formularios de la ficha Crear disponemos de los accesos a los diferentes métodos de creación de formularios, asistida o no. Podremos optar desde su creación en blanco para que todo el diseño corra de nuestra cuenta hasta diferentes plantillas de los tipos más estándar de formularios que se crearán basándose en el origen de datos (tabla o consulta) seleccionado en ese momento. En la primera ventana del asistente deberemos seleccionar el origen de datos con el que quedará vinculado el formulario, pudiendo ser tanto tablas como consultas de selección o de referencias cruzadas. El tipo del objeto quedará identificado junto a su nombre en la lista desplegable desde la cual deberemos seleccionarlo. 5.4 Access 2010: Aplicaciones Informáticas BD Relacionales.

5 Una vez seleccionada la tabla o consulta deberemos seleccionar los campos de la misma que se incluirán en el formulario, seleccionándolos del panel Campos disponibles y agregándolos al panel Campos seleccionados con los botones > y >>. Si deseamos quitar de la selección algún campo deberemos usar los botones < y <<. Una vez seleccionados los campos incluidos deberás elegir su distribución dentro del formulario entre los cuatro diseños que Access incorpora. El diseño En columnas mostrará los valores de los registros en una sola columna, incluyendo cada campo en una línea distinta. Los registros se presentan individualmente lo que resulta útil para introducir o visualizar registros de tablas formados por un número elevado de campos. El diseño Tabular muestra los valores de los registros utilizando el formato de filas y columnas, apareciendo cada registro en una fila y en cada columna los distintos campos de cada registro. Access 2010: Aplicaciones Informáticas BD Relacionales. 5.5

6 El diseño Hoja de datos presenta el mismo aspecto que se visualiza al abrir una tabla en la vista hoja de datos. El diseño Justificado presenta cada registro individualmente de forma similar al Diseño en columnas pero organizando la ubicación de los distintos controles relacionados entre sí en conjuntos de encabezado y dato, distribuyéndolos con estilo justificado en el espacio disponible. Por último el asistente nos solicitará la asignación de un nombre al formulario y nos permitirá elegir si deseamos abrirlo directamente con datos o bien abrirlo en la Vista diseño para su modificación. Para Finalizar el asistente guardando el diseño del formulario deberemos pulsar el botón del mismo nombre. Si deseamos retroceder a alguno de los pasos anteriores podremos usar los botones Atrás y Siguiente para movernos por las diferentes ventanas del asistente o el botón Cancelar si deseamos desestimar el diseño sin guardarlo. 5.6 Access 2010: Aplicaciones Informáticas BD Relacionales.

7 El método más rápido y sencillo de creación de formularios es utilizando los iconos de creación de autoformularios incluidos en el grupo Formularios de la ficha Inicio, que incluye los tipos de formularios de uso más común. Primero seleccionaremos la tabla o consulta que servirá de origen de datos y posteriormente simplemente deberemos seleccionar el icono del tipo de formulario que deseamos crear. Cuando utilices los autoformularios deberás tener precaución con el número de campos que presente cada registro de la tabla o consulta seleccionada, ya que de ser excesivo se producirá un error en la generación del autoformulario y no podrían visualizarse todos ellos. Si la tabla o consulta seleccionada no supera el máximo de campos el formulario se creará automáticamente con su formato estándar que luego podrá ser modificado. Access 2010: Aplicaciones Informáticas BD Relacionales. 5.7

8 RECUERDA Si el formulario creado con el asistente es para introducir datos en la tabla origen del formulario, debemos incluir todos los campos ya que los que no incluyamos no podremos editarlos. Si, por ejemplo, no incluimos el campo Teléfono, no podremos ni verlo ni escribirlo en ningún registro. PROFUNDIZA Cuando necesites diseñar en blanco formularios de orígenes con un alto número de campos hazlo primeramente con el asistente para posteriormente abrirlo en la vista diseño y darle el aspecto final deseado. Así te ahorrarás agregar uno a uno todos los campos y simplemente tendrás que reubicarlos en el diseño PERSONALIZACIÓN DE FORMULARIOS UTILIZANDO DIFERENTES ELEMENTOS DE DISEÑO Una vez creado un formulario ya sea en blanco o con el asistente podremos modificar su diseño bien sea estructural o estéticamente, personalizándolo bien con diseños predefinidos o con propios. Estas acciones podrán realizarse desde alguna de las diferentes vistas del formulario siendo las más adecuadas la Vista diseño y la Vista Presentación. Analizaremos a continuación las características de cada vista disponible. Vista Formulario En esta vista solamente podremos utilizar el formulario para editar o añadir datos sin posibilidad de modificar su diseño. La ventana de Access presentará la siguiente estructura: 5.8 Access 2010: Aplicaciones Informáticas BD Relacionales.

9 Cinta de opciones: Incorpora el botón de cambio de vistas, así como diferentes opciones y herramientas para Ordenar, Filtrar, Buscar, Añadir y Eliminar registros similares a los de la Vista Hoja de datos de la tabla. Formulario: Campos de la tabla distribuidos por la pantalla para facilitar la visualización de los datos. Nos muestran el contenido de los registros de las tablas, los datos que modifiquemos o los nuevos registros que añadamos, se almacenan en los campos de la tabla origen de los datos. Botones de desplazamiento: Botones que nos permiten visualizar en pantalla los datos del registro al que nos desplacemos; primer, anterior, Nº de registro, siguiente, último, nuevo. Vista Diseño Desde esta vista podremos realizar cualquier tarea de diseño del formulario y accederemos a ella desde el botón Vistas de la ficha Inicio. La ventana de Access presentará este aspecto: Access 2010: Aplicaciones Informáticas BD Relacionales. 5.9

10 Cinta de opciones: Fichas de la vista Diseño con todos los accesos a las herramientas para diseñar los formularios y para dar formato a todos los objetos que se incorporen a él. Reglas: Para organizar los controles de un formulario nos ayudamos de las guías que nos proporciona la Regla y las cuadrículas. Para mostrar y ocultar estos elementos de ayuda, hacemos clic en el comando Regla o Cuadrícula del menú contextual del área de detalle. Sección Encabezado del formulario: Muestra, por ejemplo, el título del formulario o el logotipo de la empresa. El encabezado aparece completo en la Vista Formulario, de modo que todos los controles de la sección se ven siempre en pantalla. No debemos dejar espacio innecesario ente la sección Encabezado de Formulario y Detalle. Sección Detalle: En esta sección debemos situar los controles dependientes de los campos del origen del registro. La sección Detalle aparece en la Vista Formulario en el espacio de pantalla que no ocupan la sección de tamaño fijo del encabezado y pie del formulario. Si hay más controles de los que se pueden mostrar en pantalla, aparecerán las barras de desplazamiento para poder visualizarlos todos. Sección Pie de formulario: En esta sección podemos colocar las instrucciones de uso del formulario, a los botones de comando de gestión de registros o formularios, por ejemplo, imprimir un registro o abrir otro formulario. Un pie de formulario aparece en la Vista Formulario con su alto completo, de modo que los controles de la sección se ven siempre en pantalla. No debemos dejar espacio innecesario entre los controles de esta sección y el borde final Access 2010: Aplicaciones Informáticas BD Relacionales.

11 Lista de campos: La lista de campos nos permite incorporar controles que dependen de los campos de la tabla o consulta origen del formulario. Para mostrarla y ocultarla hacemos clic en el botón Agregar campos existentes del grupo Herramientas de la ficha Diseño. Hacemos clic sobre el campo y lo arrastramos hasta la posición deseada. Grupo de controles: Está ubicado en la ficha Diseño y permite incorporar controles en las secciones de un formulario. Ficha Organizar: Contiene utilidades para organizar la posición de los diferentes elementos contenidos en el formulario. Ficha Formato: Contiene opciones para configurar el formato visual de los diferentes elementos del formulario. Vista Presentación La vista presentación en realidad es una vista formulario con acceso a las fichas contenedoras de herramientas y controles de diseño. En ella se permite modificar el formato del formulario en la mayoría de sus aspectos, con lo que se consigue una forma más intuitiva de modificación que en la vista diseño. En esta vista el formulario se está ejecutando y los datos se muestran en tiempo real con lo que las modificaciones de tamaños de controles o apariencia de los mismos se pueden comprobar inmediatamente después de haberlas efectuado. Las herramientas necesarias para el diseño de un formulario se hayan concentradas en las tres fichas contextuales Diseño, Organizar y Formato. En la ficha Diseño encontraremos las opciones que nos permitirán añadir y ajustar todos los aspectos del diseño del formulario como sus combinaciones globales de colores y fuentes, controles disponibles para incluir o acceso a la lista de campos y a la hoja de propiedades desde la que configuraremos con mayor precisión las propiedades de cada objeto concreto. En la ficha Organizar dispondremos de opciones de manejo, agrupación y ubicación de los objetos contenidos en el formulario que nos ayudarán en la tarea de diseño. Access 2010: Aplicaciones Informáticas BD Relacionales. 5.11

12 En la ficha Formato se concentran las opciones de selección del formato de fuentes de letra, formatos de datos, fondos, rellenos y estilos visuales de los controles incluidos en el formulario. Para crear un formulario desde cero o para modificar los elementos de uno existente generalmente tendremos que trabajar en la Vista Diseño. En esta vista, el formulario se organiza en secciones y disponemos de las herramientas de trabajo necesarias para organizar y modificar los controles. Para dar mayor atractivo a nuestros formularios, podremos utilizar controles como Etiqueta, Línea, Rectángulo e Imagen, etc. La Vista Diseño se divide en tres secciones: Encabezado del formulario, Detalle y Pie del formulario. Encabezado del formulario En el menú contextual de cualquiera de las tres secciones del formulario podremos elegir el comando Encabezado o pie de formulario o Encabezado o pie de página. Si seleccionamos esta última opción aparecen dos secciones de cabecera y pie de página. La forma más sencilla de introducir el texto de cabecera o pie es utilizando las etiquetas individuales (en el siguiente apartado veremos el cuadro de herramientas y los botones para introducir etiquetas), es decir, una etiqueta que no pertenece ni está vinculada a ningún control. En la sección de cabecera o pie de formulario hacemos clic en el lugar donde deseamos colocar la etiqueta e introducimos a continuación el texto de la etiqueta. Si deseamos presentar el texto de una etiqueta en más de una línea en un formulario, podemos ajustar el tamaño de la etiqueta en más de una línea; o bien, para realizar un salto de línea pulsamos la combinación de teclas CTRL +INTRO Access 2010: Aplicaciones Informáticas BD Relacionales.

13 Los encabezados y los pies de formulario aparecen en la parte superior e inferior de un formulario en la vista Formulario y al principio y al final de un formulario impreso. Los encabezados y los pies de página aparecen en la parte superior e inferior de cada página impresa; no aparecen en la Vista Formulario. Por lo general, en esta sección se incluye el título del formulario, el logotipo de la empresa o el nombre de la empresa. El encabezado de formulario aparece en la vista Formulario con su alto completo, de modo que los controles de la sección se ven siempre en pantalla. No debemos dejar espacio innecesario entre la sección Encabezado de formulario y Detalle. Detalle Muestra los registros del origen de registros del formulario. Esta sección suele contener los controles dependientes de los campos de la tabla o consulta origen del formulario. La sección Detalle aparece en la Vista Formulario en el espacio de pantalla que no ocupan las secciones de tamaño fijo de encabezado y pie. Si hay muchos controles tendremos que utilizar las barras de desplazamiento para visualizarlos todos. Pie del formulario Muestra, por ejemplo, las instrucciones de uso del formulario o los botones de comando de imprimir, salir, abrir formularios relacionados, etc. Un pie de formulario aparece en la Vista Formulario con su alto completo, de modo que los controles de la sección se ven siempre en pantalla. Un pie de formulario aparece en la parte inferior del formulario en la Vista Formulario y al final de una copia impresa. Los controles contienen toda la información de un formulario o informe. Los controles son objetos de un formulario, informe o página de acceso a datos que muestran información, realizan acciones o se emplean para embellecer y decorar. Microsoft Access 2010 incorpora los siguientes controles: Cuadro de texto, etiqueta, control de pestaña, hipervínculo, control de explorador web, control de navegación, grupo de opciones, salto de página, cuadro combinado, gráfico, botón de alternar, botón de opción, casilla de verificación, cuadro de lista, marco de objeto dependiente e independiente, datos adjuntos, botón de comando, imagen, línea, rectángulo y controles ActiveX. Los controles pueden ser dependientes, independientes o calculados. Access 2010: Aplicaciones Informáticas BD Relacionales. 5.13

14 Un control dependiente está unido a un campo de una tabla o consulta. Los controles dependientes se utilizan para mostrar, introducir y actualizar valores de los campos de la base de datos. Un control independiente no tiene un origen de datos. Podemos emplear los controles independientes para mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes. Un control calculado utiliza los datos de una tabla o consulta para establecer una expresión. Con las herramientas Etiqueta, Línea, Rectángulo e Imagen podemos insertar controles independientes en los formularios para hacerlos más atractivos. Para insertar una línea, hacemos clic en el botón Línea y, después, situamos el puntero del ratón en la posición donde queremos iniciar el trazado de la línea. Hacemos clic y arrastramos el cursor para dibujar la línea del tamaño que deseamos. Para finalizar soltamos el botón del ratón. Para insertar una imagen, hacemos clic en el botón Imagen y, a continuación, trazamos en el área del formulario la superficie que ocupará la imagen. Desde el cuadro de diálogo Insertar imagen, localizamos el archivo y hacemos doble clic sobre él o lo seleccionamos y pulsamos el botón Insertar Access 2010: Aplicaciones Informáticas BD Relacionales.

15 Para dibujar un rectángulo, hacemos clic en el botón Rectángulo y, seguidamente, situamos el puntero del ratón en el ángulo superior izquierdo del área ocupará y arrastramos hasta dibujar toda su superficie. Para finalizar, soltamos el botón del ratón. Para agregar en el formulario etiquetas de texto, hacemos clic en el botón Etiqueta y, seguidamente, situamos el puntero del ratón en la posición en la que deseamos situarla. A continuación, arrastramos hasta trazar el área que deseamos que ocupe la etiqueta, hacemos clic y escribimos el texto deseado. Al terminar pulsamos la tecla INTRO. Cada uno de los controles ocupa una capa por lo que un control puede superponerse y ocultar total o parcialmente a otro. Para mover un control hacia una capa más cercana al fondo o al frente, deberemos seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar el control al que queremos modificar el orden de capa. 2. Hacer clic en la ficha Organizar y, a continuación, hacer clic en el comando Traer al frente o Enviar al fondo. Si mantenemos presionada la tecla MAY al trazar una línea o un rectángulo, trazaremos líneas rectas y cuadrados perfectos. Para modificar la distribución de los controles de un formulario tenemos que aprender a manipularlos: seleccionar, mover, cambiar el tamaño, eliminar e insertar un nuevo control. También podemos aplicar a los controles diversos formatos de fuente, color de líneas y color de fondo, incluso combinaciones preestablecidas de colores, fuentes o ambos si aplicásemos un tema de diseño completo. Para facilitar la distribución de los controles podemos alinearlos, ajustar su tamaño y agruparlos para tratarlos como un único objeto. Manipular controles Ya hemos visto que los objetos que se muestran en un formulario reciben el nombre de controles. En este apartado vamos a aprender a distribuir y manipular los diferentes tipos de controles en la vista Diseño. Para seleccionar un control, hacemos clic en él. Se muestran controladores de tamaño en sus laterales y el cursor del ratón cambiará a opciones de desplazamiento o de cambio de tamaño en función de su posición sobre el control, ya sea en sus bordes o en sus esquinas. Access 2010: Aplicaciones Informáticas BD Relacionales. 5.15

16 Para seleccionar más de un control, tras seleccionar el primero, mantenemos pulsada la tecla MAY mientras hacemos clic en los otros controles. También podremos seleccionar todos los alineados horizontalmente o verticalmente seleccionando primero uno de ellos y posteriormente haciendo clic cuando el cursor del ratón muestre una flecha simple mientras esté situado en alguno de los bordes del control. Para mover un control seleccionado junto a su etiqueta, cuando el cursor toma la forma, lo arrastramos hasta la nueva posición. Para mover sólo el control o sólo su etiqueta, nos aseguramos que no estén combinados y después situamos el puntero en la esquina superior izquierda hasta que toma la forma, entonces lo arrastramos hasta su nueva posición. Para ampliar o reducir el tamaño adecuado situamos el puntero en los bordes laterales. El puntero adquiere la forma de doble flecha horizontal o doble flecha vertical y arrastramos hasta alcanzar el nuevo tamaño. Para eliminar un control seleccionado, pulsamos la tecla SUPR o hacemos clic en el comando Eliminar de su menú contextual. También están disponibles opciones para borrar toda la fila o toda la columna a la que ese control corresponde en el diseño. Si queremos recuperar el último control eliminado, pulsamos el botón Deshacer. Para agregar un control dependiente a un formulario, hacemos clic sobre el campo en la Lista de campos, y lo arrastramos hasta la posición deseada. A continuación adecuamos su tamaño y su posición respecto a los otros controles. Para seleccionar todos los controles que se encuentran en un área del formulario, hacemos clic en uno de los extremos del área y arrastramos hasta el extremo opuesto. Todos los objetos que quedan total o parcialmente dentro del área trazado son seleccionados. Formato de controles: Fuente Para resaltar el texto de las etiquetas y de los controles de un formulario o informe podemos utilizar las opciones del grupo Fuente de la ficha Formato, que son las habituales para esta función en todas las aplicaciones Office Access 2010: Aplicaciones Informáticas BD Relacionales.

17 1. En primer lugar seleccionamos el control o grupo de controles cuyo formato de texto queremos cambiar. Para cambiar la fuente a utilizar, hacemos clic en el botón de lista de cuadro Fuente y, a continuación, en la fuente a utilizar. 2. Para cambiar el tamaño de fuente, hacemos clic en el botón de lista del cuadro Tamaño y, seguidamente, en el tamaño que deseamos aplicar. 3. Para aplicar un color al texto, hacemos clic en el botón de lista Color y, después, sobre el color a aplicar de la paleta de colores. 4. Para aplicar el estilo Negrita, o Cursiva o Subrayado, hacemos clic en los botones correspondientes. 5. Para alinear el texto dentro de la etiqueta o control hacemos clic en uno de los botones de alineación. El texto adopta automáticamente el formato que hemos aplicado. Formato de controles: Líneas y fondo Podemos modificar el formato de las líneas, fondo o aspecto de un control desde el grupo Formato de controles de la ficha Formato. Color de fondo: Al hacer clic sobre uno de los colores modificamos el color de fondo de la etiqueta o control seleccionado. Color de borde: Al hacer clic sobre uno de los colores modificamos el color de las líneas que conforman los bordes de la etiqueta o control seleccionado. Access 2010: Aplicaciones Informáticas BD Relacionales. 5.17

18 Grosor y Tipo de Líneas de los bordes: Al hacer clic sobre cada una de las opciones de tipo y grosor de líneas modificaremos las líneas de los bordes de la etiqueta o control seleccionado. Efectos Visuales: Si el control lo admite podemos seleccionar cualquiera de los efectos especiales para las etiquetas o controles: Bisel, Sombra, Iluminado y Bordes suaves. Formas y Estilos Rápidos: Si el control seleccionado lo admite también podremos aplicarle diferentes formas y estilos rápidos de diseño. Formato de controles: Temas Un Tema es un conjunto de elementos de formato unificados bajo una misma descripción y que te servirán para dotar a los formularios e informes de un diseño homogéneo para todos sus controles. Este conjunto de opciones de formato incluye conjuntos de colores, de fuentes de texto así como efectos de líneas y de rellenos. Podrás utilizar los predefinidos que Access 2010 incorpora, modificarlos a tu gusto e incluso crear y guardar tus propios Temas. Organizar Controles A un conjunto de controles de un formulario podremos alinearlos y agruparlos para trabajar con ellos como si fueran un único control. Para alinear un conjunto de controles seleccionados en un formulario, utilizaremos las opciones del submenú Alinear de su menú contextual o del grupo Tamaño y orden de la ficha Organizar. Del conjunto de opciones del submenú Alinear, hacemos clic en aquel que mejor se ajuste a nuestras necesidades. Para poder desplazar y modificar el tamaño de un grupo de controles como si fueran una unidad, los seleccionamos y, a continuación, efectuamos en uno de ellos la modificación que afectará a todos los seleccionados Access 2010: Aplicaciones Informáticas BD Relacionales.

19 Para igualar, aumentar o disminuir el espacio vertical y horizontal que separa un conjunto de etiquetas o controles seleccionados, hacemos clic en la opción Tamaño y orden de la ficha Organizar, y en su opción Tamaño espacio seleccionamos el comando que deseemos aplicarles. Para ajustar el tamaño de una etiqueta a su contenido o al tamaño de una de las seleccionadas, seleccionamos Ajustar en las opciones de tamaño expuestas en el punto anterior. En la mayoría de los casos lo más eficaz es crear el formulario mediante el asistente y posteriormente aplicarle los cambios de diseño que precise, incluso en muchas ocasiones es la forma más rápida de crear formularios complejos que contengan gran número de campos de datos. Para modificar el diseño de un formulario deberás abrirlo ya sea en la Vista diseño o en la Vista presentación. Desde cualquiera de las vistas podrás cambiar a otra diferente. Si has efectuado algún cambio en el diseño se te pedirá confirmación para guardar esos cambios, pero las modificaciones que hagas en los datos mostrados se guardarán inmediatamente en el origen de los datos. Recuerda que en la Vista formulario no se pueden efectuar modificaciones en el diseño del formulario, simplemente se podrán editar y manipular los datos presentados en él. La Vista presentación es ideal para hacer cambios de diseño en los que sea necesario comprobar en tiempo real como afectan a los datos contenidos y al aspecto global del formulario. Access 2010: Aplicaciones Informáticas BD Relacionales. 5.19

20 Los formularios creados mediante el asistente o autoformularios integran todos los controles combinados en una matriz de celdas contenedoras invisibles para facilitar su alineación y manipulación conjunta. Para manipularlos individualmente será preciso seleccionarlos y dividir vertical u horizontalmente su celda contenedora para así, creando nuevas celdas a partir de la existente, disponer de puntos de ubicación. Las modificaciones desde la Vista diseño no contarán con la visualización de datos en tiempo real dado que pueden ser de cualquier tipo. Si al añadir controles deseas usar el Asistente para controles deberás activarlo antes de añadir los controles sobre los que precisas asistencia en su configuración. Los asistentes no se activan en todos los controles, sino solamente en aquellos con cierta complejidad en su configuración. El asistente, en función del tipo de control, mostrará las opciones disponibles para que sean seleccionadas, pudiendo ser necesarios varios pasos para la configuración, que se mostrarán en diferentes ventanas por la que podremos desplazarnos con los botones Siguiente y Atrás, utilizando el botón Finalizar cuando hayamos concluido aún sin haber llegado a la última ventana o el botón Cancelar si deseamos abortarla. Una vez añadido el control podremos modificar su tamaño y posición e incluso moverlo a otra sección del formulario (Encabezado, Detalle o Pie). Mientras realizas tareas de diseño podrás cambiar a otras vistas para evaluar los resultados. La confirmación para guardar los cambios se solicitará cuando se cierre definitivamente el formulario o si alguno de los cambios efectuados lo precisa Access 2010: Aplicaciones Informáticas BD Relacionales.

21 5.3. CREACIÓN DE SUBFORMULARIOS Un subformulario es un control contenedor de un formulario integrado en el que actúa como principal. La información del subformulario está vinculada y relacionada con la mostrada en el principal y nos resultará útil cuando deseemos mostrar en una única ventana datos relacionados entre sí y provenientes de diferentes orígenes de datos. Los subformularios deberemos añadirlos al diseño del formulario principal como un control más y podremos elegir entre integrar formularios ya existentes o definirlos en ese instante. Una vez hayamos agregado el control al área de diseño aparecerá el asistente de creación de subformularios siempre que tuviésemos activados los asistentes para controles. El asistente nos guiará paso a paso en la creación del subformulario y en primer lugar deberemos elegir si la fuente de datos será un formulario ya existente o desde tablas y consultas. Cuando optemos por usar un formulario existente deberemos seleccionarlo de entre los mostrados para, posteriormente, configurar su relación y vinculación con los datos del formulario principal. Access 2010: Aplicaciones Informáticas BD Relacionales. 5.21

22 En el siguiente paso Access nos dará opción a elegir entre las vinculaciones que nos sugiere o bien por la definición de una propia. Las vinculaciones sugeridas se basan en las relaciones existentes entre las tablas. Para definir una vinculación seleccionaremos los campos de la tabla origen de datos del formulario principal y los campos del origen del subformulario que deseemos relacionar para este enlace concreto. Finalmente asignaremos un nombre al control contenedor del subformulario qué además será utilizado para el texto de la etiqueta que se creará junto a él. Recuerda que un nombre descriptivo facilitará su identificación Access 2010: Aplicaciones Informáticas BD Relacionales.

23 Una vez definido, el subformulario mostrará la información que en su origen de datos esté relacionada con el registro activo en el formulario principal. Al igual que podemos desplazarnos por los registros del formulario principal también podremos desplazarnos por los registros del subformulario. La segunda posibilidad para crear un subformulario es vinculándolo a orígenes de datos como tablas o consultas existentes, definiendo los campos incluidos en el subformulario y su relación con los contenidos en el formulario principal. Access 2010: Aplicaciones Informáticas BD Relacionales. 5.23

24 En esta modalidad deberemos seleccionar los campos de las tablas o consultas incluidas en el subformulario igual que si estuviésemos definiendo una consulta. Una vez seleccionados los campos incluidos en el subformulario llegaremos al paso donde definiremos la vinculación entre los datos del formulario principal y el subformulario. Si las relaciones entre las tablas origen de datos están correctamente definidas generalmente las vinculaciones propuestas por Access serán las adecuadas y no será preciso definirlas nuevamente. Si el tamaño asignado automáticamente no se ajusta al necesario recuerda modificarlo para permitir una correcta visibilidad de los datos contenidos en el subformulario Access 2010: Aplicaciones Informáticas BD Relacionales.

25 5.4. ALMACENADO DE FORMULARIOS Ya habrás podido observar en apartados anteriores que, al cerrar el diseño de un formulario, Access solicita confirmación para guardarlo y cuando lo guardamos queda incluido en la sección Formularios del Panel de navegación para accesos posteriores. Si el formulario creado debe ser utilizado posteriormente es necesario guardarlo. Aunque muchos formularios se puedan crear con un simple clic siempre es aconsejable guardarlos para evitar tener que crearlos cada vez que se necesiten. Access 2010: Aplicaciones Informáticas BD Relacionales. 5.25

26 5.5. MODIFICACIÓN DE FORMULARIOS La modificación de un formulario, una vez abierto, no presenta mayor dificultad que la de su diseño inicial. Simplemente deberemos abrirlo en las vistas diseño o presentación y efectuar las modificaciones como si estuviésemos diseñándolo inicialmente. Éstas podrán ser meramente estéticas o de incorporación de nuevos controles Access 2010: Aplicaciones Informáticas BD Relacionales.

27 Las propiedades de cada control podrán ser editadas con mayor precisión y detalle a través de la Hoja de propiedades a la que podremos acceder con un simple doble clic sobre el control o desde el icono incluido en el grupo Herramientas de la ficha Diseño. La Hoja de propiedades permanecerá abierta mientras no la cerremos expresamente y podremos editar las propiedades de los controles simplemente seleccionándolos en el área de diseño o en el desplegable incorporado en la cabecera de la hoja donde se muestra la relación de nombres de todos los objetos ELIMINACIÓN DE FORMULARIOS Eliminar un formulario de la base de datos es muy sencillo, simplemente deberemos seleccionarlo y bien pulsando la tecla SUPR (Suprimir) o bien seleccionando la opción Eliminar de su menú contextual o del grupo Registros de la ficha Inicio. Access 2010: Aplicaciones Informáticas BD Relacionales. 5.27

28 El formulario se eliminará definitivamente sin posibilidad de recuperarlo, por tanto Access solicitará confirmación antes de ejecutarla. Si el formulario estuviese abierto no será posible eliminarlo hasta que se haya cerrado IMPRESIÓN DE FORMULARIOS Podremos imprimir los formularios si lo precisamos, imprimiéndose consecutivamente todos los datos que puedan visualizarse en él, junto con los controles del mismo, tanto los que actúen como contenedores de los datos como el resto. Para ello deberemos seleccionar el formulario que deseamos imprimir y elegiremos la opción Imprimir de la ficha Archivo. Dispondremos de tres opciones para la impresión: 5.28 Access 2010: Aplicaciones Informáticas BD Relacionales.

29 Impresión rápida que se efectuará con las configuraciones de impresión que en ese momento estén seleccionadas, sin posibilidad de variarlas. Imprimir que nos dará la posibilidad de seleccionar las opciones de impresión desde la ventana correspondiente del sistema operativo. Vista preliminar que nos ofrecerá todas las posibilidades disponibles de configuración de la impresión y del documento, junto con su visualización previa para que podamos verificar previamente el resultado final. Una vez accedamos a la Vista preliminar tendremos acceso a la ficha del mismo nombre que incluye todas las opciones de configuración de la impresión disponibles. En el grupo Tamaño de página dispondremos de accesos a la configuración del tamaño de la página, dimensiones de los márgenes o selección de impresión exclusiva de los datos. En el grupo Diseño de página encontraremos las opciones para configurar la página tanto en orientación como en otros aspectos. En el grupo Zoom se concentran las opciones de selección del nivel de aumento o reducción de la imagen previsualizada, así como del número de páginas que serán mostradas en la ventana de previsualización. En el grupo Imprimir encontraremos el acceso a la impresión cuando ya hayamos configurado adecuadamente los parámetros de la misma. Access 2010: Aplicaciones Informáticas BD Relacionales. 5.29

30 En caso de no desear efectuar la impresión simplemente cerraremos la Vista preliminar mediante el correspondiente botón INSERCIÓN DE IMÁGENES Y GRÁFICOS EN FORMULARIOS En los formularios podremos insertar imágenes y gráficos representativos de los datos mostrados. Las imágenes podrán insertarse bien como un control más en cualquier posición del formulario o bien como fondo del mismo, pero estas operaciones solamente estarán disponibles desde la Vista diseño. Las imágenes de fondo son tomadas por Access como propiedades del formulario y por tanto deberemos seleccionarlas y configurarlas desde la Hoja de propiedades del formulario, a la que podremos acceder también mediante el icono de la esquina superior izquierda del área de diseño Access 2010: Aplicaciones Informáticas BD Relacionales.

31 Una vez hayas seleccionado la imagen que deseas usar como fondo podrás configurar las diferentes propiedades que le afectan tanto en tamaño y ubicación como en posibilidad de mostrarla en mosaico. Para insertar una imagen en el área del formulario deberás hacerlo con el control correspondiente (Imagen) aunque en el grupo Controles se incluye un icono para facilitar esta tarea. Una vez seleccionada la imagen que deseas insertar, deberás marcar su ubicación en el formulario como para cualquier control. Los gráficos que podemos insertar en un formulario facilitarán la percepción visual de los datos mostrados en el mismo. Al igual que los subformularios estarán vinculados con los datos mostrados para cada registro y siendo tratados como controles que deberán ser agregados desde la Vista diseño. Una vez hayamos ubicado el control del gráfico en el formulario aparecerá el Asistente para gráficos que nos irá guiando por todo el proceso de selección de los datos origen del mismo, el diseño que deseamos y la vinculación con los datos del formulario principal. En primer lugar deberemos elegir la tabla o consulta que servirá de origen para los datos sobre los que se conformará el gráfico. Access 2010: Aplicaciones Informáticas BD Relacionales. 5.31

32 El siguiente paso será seleccionar los datos concretos del origen que serán mostrados en el gráfico y que servirán para organizar los grupos de datos a mostrar. En el siguiente paso elegiremos el diseño visual del gráfico. Recuerda que no todos los diseños sirven para todas las combinaciones de datos, por ejemplo si quieres mostrar una distribución de varios importes sobre su suma total el tipo de gráfico más adecuado será un gráfico circular o uno de anillos, mientras que para comparativas de varios importes diferentes serán más adecuados gráficos de barras, columnas, áreas o líneas Access 2010: Aplicaciones Informáticas BD Relacionales.

33 Una vez elegido el tipo de gráfico se nos permitirá elegir la distribución de los datos en el mismo y la función de agrupamiento o resumen de los campos numéricos o de fecha. Generalmente la distribución propuesta por Access es la más adecuada para el tipo de gráfico seleccionado. Posteriormente elegiremos la vinculación entre los datos de origen del formulario principal y los de origen del gráfico para que el gráfico muestre los datos concretos de cada registro mostrado en el formulario principal. Si deseamos que el gráfico sea estático para todos los registros simplemente seleccionaremos <Ningún campo> en cada uno de los desplegables. Finalmente asignaremos nombre al control y podremos elegir si deseamos que en el gráfico se muestren leyendas de los datos contenidos. Access 2010: Aplicaciones Informáticas BD Relacionales. 5.33

34 Finalizaremos el diseño guardando los cambios efectuados cerrando para ello el formulario Access 2010: Aplicaciones Informáticas BD Relacionales.

35 RESUMEN En este tema hemos visto los contenidos necesarios para la creación y manejo de formularios con Access 2010, entre los cuales debemos resaltar los siguientes: Qué son los formularios y su utilidad. Como crear y modificar formularios. Cuáles son las diferentes vistas de manejo de formularios. Como crear subformularios vinculados al formulario principal. Como guardar y eliminar formularios. Métodos de impresión de formularios. Como insertar imágenes y gráficos de datos en un formulario. Access 2010: Aplicaciones Informáticas BD Relacionales. 5.35