1. Introducción Denuncia 2014-74 1.1- Origen del estudio El presente estudio se originó de acuerdo al Plan Anual de Trabajo de esta Auditoría para el año 2014. 1.2- Objetivo del estudio Verificar la supuesta irregularidad que genera el uso indebido del Fondo de Seguridad Vial de la Municipalidad de Nicoya. 1.3- Alcance del estudio Atención de la Denuncia D-2014-74, ante trámite en la Municipalidad de Nicoya por procesos de contratación de dos proyectos relativos a señalamiento y obras en el casco urbano de este cantón. 1.4- Limitaciones: Es importante aclarar que por la naturaleza de este estudio, en el desarrollo del mismo se consideró la autonomía Municipal, al ser un ente descentralizado de la Administración Pública, según lo tipifica la Constitución Política en el Artículo Nº 170, que cita lo siguiente: Artículo N 170.-Las corporaciones municipales son autónomas. En el Presupuesto Ordinario de la República, se les asignará a todas las municipalidades del país una suma que no será inferior a un diez por ciento (10%) de los ingresos ordinarios calculados para el año económico correspondiente. La ley determinará las competencias que se trasladarán del Poder Ejecutivo a las corporaciones municipales y la distribución de los recursos indicados. El artículo anterior fue reformadopor el Artículo único de la Ley N 8106, del 03 de junio del 2001, según se transcribe a continuación: Artículo único.- Reformase el artículo N 170 de la Constitución Política, cuyo texto dirá: 1
"Artículo N 170-Las corporaciones municipales son autónomas. En el Presupuesto Ordinario de la República, se les asignará a todas las municipalidades del país una suma que no será inferior a un diez por ciento (10%) de los ingresos ordinarios calculados para el año económico correspondiente. La ley determinará las competencias que se trasladarán del Poder Ejecutivo a las corporaciones municipales y la distribución de los recursos indicados. Transitorio.- La asignación presupuestaria establecida en el artículo N 170 será progresiva, a razón de un uno coma cinco por ciento (1,5%) por año, hasta completar el diez por ciento (10%) total. Periódicamente, en cada asignación de los recursos establecidos en el artículo 170, la Asamblea Legislativa deberá aprobar una ley que indique las competencias por trasladar a las corporaciones municipales. Hasta que la Asamblea Legislativa apruebe cada una de las leyes, no se les asignarán a las municipalidades los recursos correspondientes a ese período, de conformidad con lo indicado en ese mismo numeral." Ante la normativa descrita, la función fiscalizadora de esta Auditoría Interna, se ve condicionada a investigar únicamente los proyectos ejecutados y por ende finalizados con fondos provenientes de las infracciones a la Ley de Tránsito, limitando así, la revisión de los proyectos que estuvieren en proceso de contratación. Adicionalmente el Auditor Interno del Municipio por asuntos personales (Licencia por muerte de familiar y vacaciones) no pudo atendernos durante el proceso de investigación. 1.5-Disposiciones de la Ley General de Control Interno Sobre la implantación de recomendaciones Artículo N 36.- Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. 2
c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda. Artículo N 37.- Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente. Artículo N 38.- Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República,Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas. La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N 7428, de 7 de setiembre de 1994. Sobre responsabilidad Artículo N 39.- Causales de responsabilidad administrativa El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios. El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable. Asimismo, cabrá responsabilidad administrativa contra el jerarca que injustificadamente no asigne los recursos a la auditoría interna en los términos del artículo N 27 de esta Ley. Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos también incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, por obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las potestades del auditor, el subauditor y los demás funcionarios de la auditoría interna, establecidas en esta Ley. Cuando se trate de actos u omisiones de órganos colegiados, la responsabilidad será atribuida a todos sus integrantes, salvo que conste, de manera expresa, el voto negativo. 3
2. Resultados 2.1 Hechos denunciados En ladenunciase pone de manifiesto dos supuestasanomalías que se están presentando en dicho ayuntamientos a saber: a- Que el Alcalde solicitó que realizaran un proceso de contratación para la ejecución de un proyecto relacionado con la construcción de aceras del casco urbano de Nicoya, mismo que inicio el Departamento de Ingeniería del Municipio, perodenuncian que es ilegal, porque esta labor le corresponde a otra dependencia de la Municipalidad llamada: Unidad Técnica de Gestión Vial. Adicionalmente destacan que el proyecto en cuestión había sido adjudicado y tenía contrato firmado,a pesar de no habersolicitado previamente el permiso respectivo ante la Dirección General de Ingeniería de Tránsito, lo anterior según: Licitación Abreviada: Nº 2014LA-000016-01 Contrato firmado por la suma de 72,000,000.00 Empresa Adjudicada Inversiones CKM de Frailes S.A.. b- La supuesta existencia de un faltante por la suma de 1,209, 958.00del Fondo de Seguridad Vial asignado por el Cosevi a la Municipalidad de Nicoya. 2.2 Verificación realizada Para dar respuesta a la denuncia interpuesta se visitóla Municipalidad de Nicoya, en el período comprendido entre setiembre y octubre de 2014, en donde se logró obtener información referente a los temas denunciados, se determinó que en ese momento existían dos Licitaciones en proceso de ejecución, la que cita la denuncia y la Licitación Abreviada N 2014LA-000012-01 para la Señalización del Casco Urbano de Nicoya y Barrios aledaños -Contrato N 42-2014, la cual si contaba con la aprobación de la Dirección General de Ingeniería de Tránsito- Oficina Regional de Liberia. Por lo tanto, no forma parte del estudio efectuado. 4
a- Contratación en Proceso: A nuestra llegada a la Municipalidad de Nicoya en la primera semana del mes de setiembre 2014, se estaba llevando a cabounproceso de contratación para ejecutar un proyecto empleando los recursos del Fondo de Seguridad Vial de dicho ayuntamiento,el cual se encontraba adjudicado y en proceso de firmas. El Departamento de Proveeduría de la Municipalidad de Nicoya, sobre la licitación en proceso, aportó la siguiente información: Copia del acuerdo de adjudicación a la Empresa Inversiones CKM Frailes, S.A., emitido por el Concejo Municipal (Sesión Ordinaria Nº 218 del lunes 30 de junio de 2014), según consta en el Oficio Nº SM-150-07-2014. Copia del Contrato de la Licitación Abreviada: Nº 2014LA-000016-01 Contratación para Construcción / Reparación de aceras en Colegio Técnico Profesional de Nicoya, Escuela Leonidas Briceño, Liceo de Nicoya, Polideportivo, Tránsito, MOPT, MAG, IDA, el mismo se encontraba al momento de la revisión en proceso de firmas y refrendo; del cual se extrae la información siguiente: La empresa adjudicada fue Inversiones CKM Frailes, S.A. con la Cédula Jurídica N 3-101-349926, cuyo Representante Legal es el Señor Carlos Fallas Monge, Cédula N 3-0286-0688. La Municipalidad convino con la empresa contratista la ejecución de la obras por medio del Contrato N 35-2014, fechado 20 de agosto del 2014. El monto de la Contratación adjudicado fue de 72.027.777,25 (Setenta y dos millones veintisiete mil setecientos setenta y siete 25/100),monto que la empresa cotizó en la oferta y también se refleja en la Cláusula Segunda dela Ejecución del contrato. En la Cláusula Cuarta correspondiente al Presupuesto, sin que mediarajustificación, se indica que el monto para cancelar con recursos propios es de 50.441.500.00 (Cincuenta millones cuatrocientos cuarenta y un mil quinientos 00/100),lo que origina una diferencia de menos con respecto al monto adjudicado de 21.586.277.25 (Veintiún millones quinientos ochenta y seis doscientos setenta y siete 25/100). 5
Se determinó una vez analizada la documentación aportada,que efectivamente el Ayuntamiento inició el proceso de licitación y adjudicación para la ejecución del proyectodenunciado con recursos del Fondo de Seguridad Vial Municipal, sin contar con la aprobación (previa) y respectiva de la Dirección General de Ingeniería de Tránsito. Todos los recursos del Fondo de Seguridad Vial Municipalse encuentran regulados en la Ley Nº 9078de Tránsito por Vías Públicas y Seguridad Vial, dicha normativa establece que todo proyecto que efectúen las Municipalidades con fondos transferidos por el Consejo de Seguridad Vial, previo a su ejecución, obligatoriamente debe cumplir con lo dispuesto en el Artículo N 248 que dicta lo siguiente: Artículo Nº 248 - Reforma de la Ley de Administración Vial.- Artículo Nº 15 El cual ahora se lee así La Dirección de Ingeniería de Tránsito tendrá una Oficina coordinadora y de Asistencia Técnica para asesorar a las municipalidades en los aspectos de ingeniería, planificación y regulación del tránsito. Los programas, planes y diseños para proyectos relacionados con el tránsito en los cantones deberán ser revisados y aprobados en un plazo hasta de treinta días hábiles por la Dirección General de Ingeniería de Tránsito antes de ser ejecutados por la respectiva municipalidad; vencido este plazo sin haberse emitido un criterio, se tendrán por aprobados. Lo anterior sin perjuicio de los proyectos que involucren el traslado o aprobación de paradas de transporte público, en tránsito o terminales, que requieren la aprobación del Consejo de Transporte Público, por lo que en estos casos el plazo anterior no aplicará respecto de esta institución." (El resaltado y subrayado no es del original). Ante las condiciones determinadas, esta Auditoría Interna procedió a indicarle al Alcalde Municipal Lic. Marco Antonio Jiménez Muñoz, por medio del Oficio de Advertencia A.I.-ADV.14-13,que para el uso correcto de los fondos de Seguridad Vial del Municipio, se debía cumplir con lo estipulado en el Artículo Nº 248 de la Ley de Tránsito por Vías Públicas y Seguridad Vial Nº 9078, del cual también se le envió copia informando la situación al Concejo Municipal de Nicoya, a la Asesoría Legal y a la Auditoría Interna. (Anexo N 1). La ejecución de esta obra no se hizo mientras se efectuó el trabajo de campo de la auditoría, y a la fecha tenemos entendido, no se ha realizado. A lo interno del Cosevi también se comunicó mediante Oficio de Advertencia N AI-ADV-14-16 del 24 de octubre del 2014 (Anexo N 2), para que se ejerciera el control requerido sobre el Fondo de Seguridad Vial de la Municipalidad de Nicoya. 6
b- Faltante de Dinero: El segundo aspecto que se describió en la denuncia, fue un presunto faltante deldinero asignado por parte del Cosevi, según indica la denuncia textualmente: ( ) La segunda anomalía es que el dinero que tiene asignado por parte de Cosevi a esta Municipalidad es de 113.844.958.00, y según del Departamento de Presupuesto de la Municipalidad sólo existen 112.635.000.00, por lo cual existe un faltante de 1.209.958.00. ( ) Para poder determinar si existíauna diferencia en el Fondo de Seguridad Vial Municipal de Nicoya, se procedió a efectuar la conciliación completa del mismo, entre la información municipal disponible y la del Cosevi,según se muestra a continuación: Conciliación del Fondo de Seguridad Vial Municipalidad de Nicoya (en Colones) Saldo del Fondo de Seguridad Vial Cosevi (ajustado). 117.107.723,94 Saldo del Fondo de Seguridad Vial según registros y ajustes de la Municipalidad de Nicoya. 117.228.497,46 Diferencia a favor de la Municipalidad luego de la 120.773.52 conciliación Fuente: Elaborado por el Equipo del Área de Auditoría Financiera con datos suministrados por el COSEVI, DGIT y el Municipio de Nicoya. Una vez efectuada la conciliación respectiva esta Auditoría Interna determinó que el Saldo del Fondo de Seguridad Vial de la Municipalidad está completo según lo muestran los registros contables revisados, no obstante, se detectó una suma a favor del Municipio de 120.773.52 (Ciento Veinte Mil Setecientos Setenta y Tres Colones con 52/100, la cual debe ser ajustada por ambas dependencias. Para complementar el alcance de la Denuncia esta Auditoría efectuó el Informe AI- AF-14-32 Revisión de las Transferencias del Fondo de Seguridad Vial a la Municipalidad de Nicoya,el cual fue conocido y aprobado por la Junta Directiva del Cosevi el día 8 de diciembre del 2014. (Anexo N 3). 7
El 5 de enero del 2015 el Concejo Municipal de Nicoya, por medio de acuerdo N 8.1 en Sesión Ordinaria N 245, en forma unánime conoció el Informe de esta Auditoría del Cosevi y decidió que fuera conocido y atendido por la Auditoría Interna y que fuera esta quién brinde un informe al Concejo Municipal. (Anexo N 4). 3. Conclusión: Una vez efectuado el trabajo de campo y analizados los aspectos denunciados, se concluye: Como lo menciona la denunciala Licitación Abreviada: Nº 2014LA-000016-01 Contratación para Construcción / Reparación de aceras en Colegio Técnico Profesional de Nicoya, Escuela Leonidas Briceño, Liceo de Nicoya, Polideportivo, Tránsito, MOPT, MAG, IDA,se encontraba en proceso de adjudicación(firmas y Refrendo),sin contarcon la Aprobación previa del Departamento de Ingeniería de Tránsito del MOPT, como lo establece la normativa. Esta Auditoríael 25 de setiembre del 2014,entregó la Nota de Advertencia A.I.-ADV.-14-13, directamente al Alcaldedonde le comunica que es de carácter obligatorio el cumplimiento de la ley, para quetomara las acciones correspondientes, además se le informó Auditor Interno y a la Asesoría Legal y hasta donde tenemos información el proyecto se paralizó. Una vez realizada la Conciliación del Fondo de Seguridad Vial de la Municipalidad de Nicoya, según información recopilada no se ubicó un faltante, en contrario se detectó una diferencia a favor de la Municipalidad por un monto de 120.773.52 (Ciento Veinte Mil Setecientos Setenta y Tres Colones con 52/100). Como complemento de la Denuncia esta Auditoría efectuó el Informe AI-AF- 14-32 Revisión de las Transferencias del Fondo de Seguridad Vial a la Municipalidad de Nicoya,el cual fue conocido y aprobado por: la Junta Directiva del Cosevi el 8 de diciembre del 2014 y el Concejo Municipal de Nicoya en Sesión Ordinaria N 245, del 5 de enero del 2015 (según Acuerdo N 8.1 se conoció y decidió que fuera atendido por la Auditoría Interna del ayuntamiento para que ésta brinde un informe al Concejo Municipal). 8
ANEXO N 1 Oficio de Advertencia NºA.I.-ADV.-14-13 9
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ANEXO N 2 Oficio de Advertencia A.I.-ADV.14-16 11
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ANEXO N 3 Acuerdo Junta Directiva Cosevi Revisión de las Transferencias del Fondo de Seguridad Vial a la Municipalidad de Nicoya 18
ANEXO N 4 19
Acuerdo Consejo Municipal de Nicoya 20