GENERALES Fecha de aprobación Organización FONAFE Administrador del Lineamiento Organización y Método Gerencia de Planeamiento y Desarrollo HISTORIAL DE VERSIONES Versión Fecha Autores Resumen de Cambios 1.0 12/12/2011 Consuelo Vidal Documento Inicial Versión: 1.0 del 12/12/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 1 de 20
LINEAMIENTOS PARA LA ESTANDARIZACIÓN Y PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS Lineamiento Nº 006-2011/GPD-FONAFE 1. FINALIDAD Normar, orientar y estandarizar la elaboración de lineamientos, oficios, oficios SIED, memorándums, Informes, Resumen Ejecutivo y Presentaciones en PPT de Power Point, que expide el FONAFE. 2. BASE LEGAL No aplica. 3. ALCANCE Es de cumplimiento para todos los colaboradores del FONAFE (trabajadores con contrato a plazo fijo, indeterminado y practicantes), contratados por locación de servicios, intermediación laboral y destacados de otras entidades. 4. DISPOSICIONES GENERALES 4.1 Lineamiento: Este tipo de documento contiene instrucciones de carácter interno, aplicables a todo el personal de FONAFE, formuladas a solicitud de las dependencias administrativas los cuales son aprobados por las autoridades superiores, con la finalidad de ordenar y orientar al personal sobre un asunto determinado. 4.2 Oficio: Documento cuya finalidad es comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, entre distintas instituciones. 4.3 Oficio SIED: Documento dirigido a las empresas de la corporación FONAFE a través del Sistema de Intercambio Electrónico de Documentos (SIED). 4.4 Memorándum: Documento utilizado para intercambiar información entre diferentes Unidades Orgánicas o Gerencias de la empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción, disposición, requerimiento. Tiene por objeto la comunicación entre todos los cargos directivos (Director Ejecutivo y Gerentes), así como la comunicación entre pares o de un cargo superior a otro inferior. Versión: 1.0 del 12/12/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 2 de 20
4.5 Informe: Documento a través del cual se da cuenta de los avances realizados en un proyecto o situación en particular. Tiene por objeto informar de un cargo inferior a otro superior. Los informes deben caracterizarse por ser claros y precisos, además deben contar con la cantidad de detalle suficiente como para que cualquier persona que lo lea por primera vez pueda comprenderlo a cabalidad. Los informes dirigidos al Directorio en los que se proyecten acuerdos, deberán ir acompañados de un resumen ejecutivo. 4.6 Resumen Ejecutivo El resumen ejecutivo es presentado solo en los informes a Directorio que tienen Proyecto de Acuerdo. Este tipo de documento contempla la información esencial de un tema determinado desarrollado mediante un informe previo. Este documento debe contener la síntesis del mencionado informe, así como el objetivo de lo que se pretende lograr y los medios para dicho fin. 4.7 Presentación en Power Point Presentación en Power Point (en adelante, PPT) es una herramienta de texto esquematizado, animaciones de texto e imágenes que proporciona un mejor entendimiento sobre los temas expuestos. Se adicionará PPT en los casos que se emita un Informe al Directorio. 5. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 5.1 Estructura y aspectos de Forma 5.1.1 Del Lineamiento (Anexo 1): a. Estructura. 1. FINALIDAD 2. BASE LEGAL 3. ALCANCE 4. DISPOSICIONES GENERALES 5. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 6. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 7. ANEXOS 8. GLOSARIO Versión: 1.0 del 12/12/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 3 de 20
b. Aspectos de forma. Letra: Arial 11 Texto: Justificado Interlineado: 1.0 espacio Título y subtítulos en mayúsculas y en negrita. En el pie de página (lado derecho), debe indicar la numeración de la hoja, versión del documento (lado izquierdo). Los términos de los Lineamientos a los que se hagan referencia en el glosario consolidado, deberán estar en negrita. 5.1.2 Del Oficio (Anexo 2): a. Estructura Número de Oficio Ciudad y fecha de la emisión del mismo Destinatario, cargo, empresa o institución a la que pertenece el destinatario, dirección y distrito. Asunto. (Opcional) Referencia. (Opcional) Contenido. Firma del remitente Adjunto (Opcional) c.c.: (Opcional) b. Aspectos de forma. Letra: Arial 11 Texto: Justificado Interlineado: 1.0 espacio Al pie de página, se indicará la dirección, teléfono, fax y página Web del FONAFE. Nota 1: El visto del profesional que redacta el documento, solo irá en una de las copias. Nota 2: El tamaño de letra puede variar entre Arial 11 y Arial 12, dependiendo de la cantidad de texto con que cuente el documento. 5.1.3 Del Oficio SIED (Anexo 3): a. Estructura Destinatario, cargo, empresa o institución a la que pertenece el destinatario. Dirección de la empresa o institución (Opcional, en caso requiera hoja de envío). Asunto. (Opcional) Referencia. (Opcional) Contenido. Versión: 1.0 del 12/12/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 4 de 20
b. Aspectos de forma. Letra: Arial 11 Texto: Justificado Interlineado: 1.0 espacio Al pie de página, se indicará la dirección, teléfono, fax y página Web del FONAFE. 5.1.4 Del Memorándum (Anexo 4): a. Estructura Número de memorándum Destinatario Remitente Asunto Fecha Contenido Firma del remitente. Adjunto (Opcional) c.c.: (Opcional) b. Aspectos de forma. Letra: Arial 11 Texto: Justificado Interlineado: 1.0 espacio Título y subtítulos en mayúsculas y en negrita. Nota 1: El visto del profesional que redacta el documento, solo irá en una de las copias. Nota 2: El tamaño de letra puede variar entre Arial 11 y Arial 12, dependiendo de la cantidad de texto con que cuente el documento. 5.1.5 Del Informe (Anexo 5): a. Estructura Número de informe Destinatario Remitente Asunto Fecha I. SUMILLA II. BASE LEGAL III. ANTECEDENTES IV. ANÁLISIS V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES VI. PROYECTO DE ACUERDO (Opcional) Versión: 1.0 del 12/12/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 5 de 20
VII. ANEXO (Opcional, de ser el caso) c.c.: (Opcional) b. Aspectos de forma. Letra: Arial 11 Texto: Justificado Interlineado: 1.0 espacio Título y subtítulos en mayúsculas y en negrita. En el pie de página (lado derecho), debe indicar la numeración de la hoja. Nota: El visto del profesional que redacta el documento, solo irá en una de las copias. 5.1.6 Del Resumen Ejecutivo (Anexo 6): a. Estructura - ASUNTO 1. ANTECEDENTES 2. ANÁLISIS 3. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 4. PROYECTO DE ACUERDO b. Aspectos de Forma del Resumen Ejecutivo Letra: Arial 08 Texto: Justificado Interlineado: 1.0 espacio Título y subtítulos en mayúsculas y en negrita. Nota: El presente documento no lleva visto de profesionales, solo firma de los gerentes. 5.1.7 Del PPT (Anexo 7): a. Estructura Nombre de la Gerencia. Título o Tema Principal Expositor Contenido Gráficos Cuadros b. Aspectos de Forma de PPT Primera Diapositiva - Portada: Tipo de Portada 1: Para todo tipo de presentaciones internas. Versión: 1.0 del 12/12/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 6 de 20
Nombre de la Gerencia: arial 24, color blanco. Título o Tema Principal: arial 32, color azul. Datos del Expositor (Nombre y Cargo): Letra minúscula, negrita, arial 24, color azul. Tipo de Portada 2: Para presentaciones de Sesiones de Directorio. Sesión: arial 32, color azul. Fecha de la sesión: Letra minúsculas, negrita, arial 24, color azul. Segunda Diapositiva en adelante: Título o Tema principal (Parte superior, centrado): Arial 26, color blanco Subtítulo: Arial 24, color azul. Contenido: Letra minúsculas, con negrita, Arial 18, color plomo, texto justificado, interlineado 1.0 espacio. En el pie de página (lado derecho), debe indicar la numeración de la diapositiva correspondiente. 6. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS No aplica. 7. ANEXOS Anexo 1: Formato de Lineamiento Anexo 2: Formato de Oficio Anexo 3: Formato de Oficio SIED Anexo 4: Formato de Memorándum. Anexo 5: Formato de Informe Anexo 6: Formato de Resumen Ejecutivo Anexo 7: Modelo Estándar de PPT Versión: 1.0 del 12/12/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 7 de 20
0.5 0.75 1 cm 1 cm 1 cm 1.25 1 cm LINEAMIENTOS INTERNOS 1.5 cm 4 cm Anexo 1: Formato de Lineamientos 2.75 cm 4.5 cm 6.5 cm 5 cm 1 cm 1 cm 1 cm Nombre del Lineamiento Arial 11, sin negrita Arial 11, Negrita en mayúsculas Fecha de aprobación de Lineamiento mediante Resolución de DE. 3.25 cm 5 cm 3.5 cm 3.5 cm 2 cm 2.5 cm 3.25 cm 7.5 cm Indicar número de versión (actualización o modificación) Indicar autor(es) del documento o sus modificaciones. Fecha en la que O y M presenta lineamiento a GL para la elaboración de resolución de DE. Indicar principales cambios. Pie de página: Arial 8 La numeración de las páginas del Lineamiento empieza desde aquí. Versión: 1.0 del 12/12/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 8 de 20
2.75 cm Nombre del Lineamiento Arial 11, sin negrita Nombre del Lineamiento: Arial 11, en negrita y mayúscula 1 cm 0.75 Código de Lineamiento asignado por O y M. Arial 11, en negrita y minúsculas Subtítulos: Arial 11, en negrita y mayúsculas. Versión y Fecha Numeración de Página Versión: 1.0 del 12/12/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 9 de 20
1 cm 0.75 Versión y Fecha Numeración de Página Versión: 1.0 del 12/12/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 10 de 20
Anexo 2: Formato de Oficio 5.5 cm Número correlativo asignado por la Unidad Orgánica Unidad Orgánica que emite el Oficio 7 cm P/proveído Especificar si es Sr., Sra., Srta. De la empresa o institución a la que pertenece 08 espacios Sello Fechador Arial 11, en negrita, mayúsculas y subrayado. Arial 11, sin negrita y minúscula. Opcional Si es que se hiciese referencia a algún documento. 08 espacios FIRMA Y SELLO DEL REMITENTE Contenido: Arial 11, sin negrita, texto justificado, interlineado 1.0 Opcional, arial 09, sin negrita, en minúscula. OPCIONAL, en caso el documento sea enviado con copia. Arial 09, sin negrita y minúscula. c.c de preferencia a de la Firma o Adjunto Pie de página, arial 9 en negrita: dirección, distrito, teléfono, fax y Portal Web del FONAFE Versión: 1.0 del 12/12/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 11 de 20
2.25 cm 6.25 cm LINEAMIENTOS INTERNOS Anexo 3: Formato de Oficio SIED 05 espacios REFERENCIAL, dependiendo del número de firmas digitales que requiera el documento. Especificar si es Sr., Sra., Srta. De la empresa o institución a la que pertenece. OPCIONAL, en caso requiera hoja de envío. Arial 11, sin negrita y minúscula. REFERENCIAL, arial 11, sin negrita y minúscula. Contenido: Arial 11, sin negrita, texto justificado, interlineado 1.0 Pie de página, arial 9 en negrita: dirección, distrito, teléfono, fax y Portal Web del FONAFE Versión: 1.0 del 12/12/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 12 de 20
Anexo 4: Formato de Memorándum 6 cm 6.75 cm Número correlativo asignado por la Unidad Orgánica Arial 11, en negrita con mayúsculas 08 espacios Unidad Orgánica que emite el Memorándum 7 cm P/proveído Arial 11, sin negrita en minúsculas, interlineado 1.0 Sello Fechador 08 espacios FIRMA Y SELLO DEL REMITENTE Contenido: Arial 11, sin negrita, texto justificado, interlineado 1.0 Opcional, arial 09, sin negrita, en minúscula. OPCIONAL, en caso el documento sea enviado con copia. Arial 09, sin negrita y minúscula. c.c de preferencia a de la Firma o Adjunto Versión: 1.0 del 12/12/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 13 de 20
Anexo 5: Formato de Informe 6 cm 6.75 cm Número correlativo asignado por la Unidad Orgánica Unidad Orgánica que emite el Informe Arial 11, en negrita con mayúsculas 08 espacios 7 cm P/proveído Arial 11, sin negrita en minúsculas Sello Fechador Subtítulos: Texto arial 11, en negrita, mayúsculas y subrayado. Numeración: números romanos. Contenido de subtítulos: Texto: arial 11, sin negrita, en minúsculas y justificado 1.0. 4 cm 4.75 cm Versión: 1.0 del 12/12/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 14 de 20
4.75 cm 4 cm OPCIONAL, en caso se requiera 08 espacios FIRMA DE GERENTE OPCIONAL, en caso se requiera 08 espacios FIRMA DEL DIRECTOR EJECUTIVO 03 espacios OPCIONAL, en caso contenga. OPCIONAL, en caso el documento sea enviado con copia. Arial 09, sin negrita y minúscula. Versión: 1.0 del 12/12/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 15 de 20
Anexo 6: Formato de Resumen Ejecutivo 3.75 cm Centrado, arial 11, en negrita con mayúsculas Informe de sesión de Directorio al que el Resumen Ejecutivo hace referencia. 08 espacios Arial 09, en negrita con mayúsculas. Subtítulos: Arial 08, en negrita con mayúsculas Contenido: Arial 08, sin negrita, en minúsculas. Se debe colocar solo lo más IMPORTANTE Y RELEVANTE Se debe colocar solo lo más IMPORTANTE Y RELEVANTE 08 espacios FIRMA DEL DIRECTOR EJECUTIVO FIRMA DE. FIRMA DE. Versión: 1.0 del 12/12/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 16 de 20
Anexo 7: Modelo Estándar de PPT. Tipo de Portada 1 arial 24, color blanco. arial 32, color azul. Letra minúscula, negrita, arial 24, color azul. Tipo de Portada 2 arial 32, color azul. Letra minúscula, negrita, arial 24, color azul. Versión: 1.0 del 12/12/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 17 de 20
arial 24, color azul. arial 26, color blanco. Letra minúsculas, negrita, arial 18, color gris. OPCIONAL, Logo de empresa del holding si fuese necesario. arial 24, color azul. arial 26, color blanco. Letra minúsculas, negrita, arial 18, color gris. OPCIONAL, Logo de empresa del holding si fuese necesario. arial 24, color azul. arial 26, color blanco. Letra minúsculas, negrita, arial 18, color gris. OPCIONAL, Logo de empresa del holding si fuese necesario. Versión: 1.0 del 12/12/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 18 de 20
arial 24, color azul. arial 26, color blanco. Letra minúsculas, negrita, arial 18, color gris. OPCIONAL, Logo de empresa del holding si fuese necesario. arial 24, color azul. Letra minúsculas, negrita, arial 18, color gris. OPCIONAL, Logo de empresa del holding si fuese necesario. arial 24, color azul. Letra minúsculas, negrita, arial 18, color gris. OPCIONAL, Logo de empresa del holding si fuese necesario. Versión: 1.0 del 12/12/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 19 de 20
arial 24, color azul. Letra minúsculas, negrita, arial 18, color gris. OPCIONAL, Logo de empresa del holding si fuese necesario. Versión: 1.0 del 12/12/2011 Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada Página: 20 de 20