Manual de Usuario Versión 2005 ABSeFACT C/S Factura electrónica
Índice 1. INTRODUCCIÓN... 3 1. MARCO LEGAL... 3 2. REQUISITOS Y CONSIDERACIONES... 5 2.1. Versionado... 5 2.2. Base de datos EFACT y LICENCIA... 5 2.3. Recomendación escenarios híbridos Windows 7 i Windows XP... 6 2 3. CONFIGURACIÓN.... 8 3.1. Asistente de configuración... 9 3.2. Enlace con Registro de Facturas... 15 3.3. Descarga de Facturas... 16
1. Introducción La factura electrónica corresponde un paso en la evolución de la modernización de los procesos de trabajo que afectan a todos los ámbitos de negocio y también para lograr el objetivo del expediente electrónico en la gestión administrativa. En este sentido la apuesta que realiza la administración pública tiene que permitir el acceso de todas las entidades municipales a una mejora substancial de sus modelos de trabajo y poder encaminar el objetivo de lograr las pautas establecidas en calidad de accesibilidad a la administración pública por medios telemáticos. La incorporación de la factura electrónica seguro comportará cambio de hábitos y sobre todo de percepción en la gestión y la dinámica de trabajo de cualquier administración. Cada administración (ayuntamientos, consejos,..) podrán determinar qué cambios de procedimiento de trabajo quieren incorporar en la medida que incorporan la factura electrónica en sus flujos de trabajo 3 El objetivo de este documento es describir las acciones a realizar para la implantación de AbsEfact (Factura electrónica) con la solución de contabilidad de ABSIS en entornos cliente/servidor.
1. Marco legal Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de Impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio, por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas. Resolución de 10 de octubre de 2014, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas y de la Secretaría de Estado de Presupuestos y Gastos, por la que se establecen las condiciones técnicas normalizadas del punto general de entrada de facturas electrónicas. 4
2. Requisitos y Consideraciones 2.1. VERSIONADO Para poder instalar CGAP Plus con Factura electrónica C/S es necesario disponer como mínimo de estas versiones de producto: Producto Versión Gestión de usuarios 03954 5 AbsArx 02200 CGAPPlus 07200 Registro de facturas 07200 2.2. BASE DE DATOS EFACT Y LICENCIA El producto AbsEfact gestiona sus datos en una Base de datos propia (EFACT). Debe tener esto en cuenta para incluirla en los planes de mantenimiento. Para el uso de la factura electrónica será necesario ubicar el fichero de licencia: 015326.lic en las carpetas: Absis\Lic y Absis\CGA\Lic
2.3. RECOMENDACIÓN ESCENARIOS MIXTOS (CON EQUIPOS WINDOWS 7 I WINDOWS XP) A nivel de configuración se recomienda desmarcar la marca Autoenvío de mensajes tanto en la configuración de FACE como en la configuración del AOC: 6 De esta forma, los mensajes de cambio de estado no se realizarán de forma síncrona si no que se irán almacenando en una cola y su comunicación se realizará en el momento de la descarga de facturas. Así, desde máquinas Windows XP (sistema no compatible con FACe) no se realizará la comunicación de estado pero quedará almacenada realizarse posteriormente.
También se recomienda programar la descarga de facturas desde una de las máquinas con Windows 7 de forma que no tengan que preocuparse sobre que máquinas pueden descargar. 7
3. Configuración. Una vez instalada/actualizada la versión -2005- es necesario ir al mantenimiento de configuración de AbsEfact para configurar cada ente. Se accede al mantenimiento desde AbsInicio\EFACT\Configuración. Para cada ente que deba utilizar factura electrónica será necesario revisar su configuración. 8
9 3.1. ASISTENTE DE CONFIGURACIÓN Desde este mantenimiento podrá configurar para cada ente
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Si se trabaja con importación manual Marcar la opción de Sistema activo 11
Si se trabaja con importación FACE, marcar la casilla de Sistema activo 12 Son datos obligatorios a informar: - URL de conexión - Ubicación del certificado - Códigos DIR3 Para trabajar con esta importación es necesario ubicar en una carpeta compartida el certificado que se empleará para firmar las peticiones a FACE. Se recomienda ubicar este certificado en la carpeta de la instalación absbd\absdatos\000 \Certificados.
En la misma ubicación tiene que dejarse un fichero con el mismo nombre que el del certificado con extensión *.crc que ha de contener la contraseña del certificado encriptada. Por ejemplo, tendremos el juego de ficheros: 20140505_095410_CDA-1_SENM_cdanm_c1_policy.p12 (certificado) 20140505_095410_CDA-1_SENM_cdanm_c1_policy.crt (contraseña) En este caso en la casilla ubicación del certificado informaríamos: \\servidor\absbd\absdatos\000\certificados\20140505_095410_cda-1_senm_cdanm_c1_policy.p12 13
Si se trabaja con importación AOC Marcar la casilla de Sistema activo 14 Son datos obligatorios a informar: - URL de conexión - Usuario - Password
3.2. ENLACE CON REGISTRO DE FACTURAS Podrá configurarse la importación de facturas electrónicas para que además de la descarga se realice el registro (cabecera) de cada factura. Esto es configurable a nivel de ente y tipo de importación. Para realizar el apunte debe marcar la casilla Enlace con contabilidad e informar los siguientes campos: Departamento Responsable 15
3.3. DESCARGA DE FACTURAS Desde Registro de Facturas Cabecera de Facturas: 16
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Se puede efectuar el proceso de descarga de facturas de forma automática programando una tarea programada con el programador de tareas de Windows. 18 La tarea programada debe ejecutar CGAADEFA.exe que está ubicado en la carpeta absis\cga de la instalación. Deben informarse como parámetros del ejecutable los siguientes valores: Parámetro Mostrar interfície Path carpeta ABSBD Valor N Ruta a la carpeta ABSBD en formato UNC Ejemplo: c:\absis\cga\cgaadefa.exe N \\servidor\absbd
A continuación se muestran las pantallas básicas de la programación de la tarea con el programador de tareas de Windows: 19
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Con la tarea ya creada es necesario indicar que sea posible ejecutarla a pesar de no tener iniciada la sesión. Para ello seleccione la tarea y con el botón derecho opción Propiedades para seleccionar Ejecutar tanto si el usuario inició sesión como si no : Es recomendable programar la tarea para que se ejecute fuera del horario laboral para no afectar el rendimiento de la aplicación. Para consultar el resultado de las descargas automáticas se puede emplear la herramienta Visor de Logs en AbsInicio\EFACT. 22
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