Versión Boletín de Novedades

Transcripción

1 Versión Boletín de Novedades

2 Índice 1. Introducción 3 2. Mejoras Facturas con Gastos Suplidos Configuración del Borrado de Trazas Configuración de los códigos de la forma de pago SicalWin-Procesos: aytosfactur@ Incorporar Justificantes a aytosfactur@ Incorporación de facturas de la AOC a aytosfactur@ Proceso Regeneración de Documentos Actualiza estado de facturas en Plataforma de Facturación Asociar Oficinas Contables a la entidad seleccionada Visor de Factura Electrónica Modificar códigos DIR Validación de datos entre SicalWin y Efactura Mandar a FACe estado de factura rechazada. 19 Boletín de Novedades Página 2 de 21

3 1. Introducción En el presente documento se incluyen las principales mejoras introducidas en en la versión Mejoras 2.1. Facturas con Gastos Suplidos En esta versión, se contempla la posibilidad de incorporar facturas con importes de gastos suplidos a través de aytosfactur@ Configuración del Borrado de Trazas. En esta versión, se contempla la posibilidad de poder configurar el borrado de las trazas de aytosfactura. Para poder hacerlo el usuario tendrá que introducir un nuevo parámetro en el fichero config.ini, denominado [LOG_SEG] Time=XX y el valor que tome XX se tratará de un valor numérico (tiempo en horas), que el usuario establecerá según su conveniencia. Las distintas opciones serán las siguientes: Si no existe el parámetro indicado en el fichero config.ini. Las trazas que genera de forma automática la aplicación se borrarán una vez transcurridas 45 horas. Si existe el parámetro y éste tiene valor -1, las trazas permanecerán almacenadas y no se borrarán. Si existe el parámetro y éste tiene valor, el valor introducido será el nº de horas a partir del cual, se borrará el fichero de trazas generado de forma automática. ( En el caso de que el nº de horas introducido por el usuario será inferior a 48 horas, las trazas se mantendrán almacenadas un mínimo de 48 horas) Boletín de Novedades Página 3 de 21

4 2.3. Configuración de los códigos de la forma de pago. Con esta mejora se permite configurar en cuál es la forma de pago que se debe grabar en las facturas electrónicas que se descarguen de aface para aquellos casos en los que el usuario en SicalWin haya modificado en Opciones de Instalación el código de forma de pago para las formas de pago Efectivo o Transferencia Bancaria. De forma previa a esta mejora, no se contemplaban las posibles modificaciones efectuadas por el usuario al definir la forma de pago de las operaciones y siempre se contemplaba lo siguiente: En facturas con forma de pago Efectivo la operación generada en SicalWin se almacenaba con la forma de pago 05. En facturas con forma de pago Transferencia Bancaria, la operación generada en SicalWin se almacenaba con forma de pago 03 En el caso de que una entidad en Opciones de Instalación de SicalWin hubiera modificado los códigos asociados a cada forma de pago, como se detalla a continuación: Forma de pago Efectivo, código 01. Forma de pago Formalización código 05. La entidad dará de alta en la base de datos del Administrador de SicalWin, concretamente en la tabla FIR_CFG, los valores siguientes por organización y entidad: Para Efectivo CFG_COD = FPGO_01 CFG_VAL= 01 (Código de SicalWin para efectivo) Para Transferencia Bancaria CFG_COD = FPGO_04 CFG_VAL= 05 (Código de SicalWin para Transferencia Bancaria) 2.4. SicalWin-Procesos: aytosfactur@. Todos los procesos de aytosfactura, han sido unificados en un único proceso denominado: aytosfactur@. En este nuevo proceso, recoge un listado de procesos relacionados con aytosfactura y la factura electrónica. Además de mejorar los procesos ya existentes, se han añadido otros nuevos que ayudan a mejorar el funcionamiento de aytosfactur@. Boletín de Novedades Página 4 de 21

5 Antes de realizar cualquier proceso, es recomendable introducir en el nuevo campo denominado Ruta aytosfactura.exe, la ruta donde se ubica el ejecutable de y seleccionar la plataforma correspondiente: FACe o AOC. Boletín de Novedades Página 5 de 21

6 2.4.1 Incorporar Justificantes a aytosfactur@ Qué hacer si el justificante ha sido incorporado a FACe y queremos incorporarlo a la lógica de aytosfactura? Para ello, se ha creado un proceso denominado: Incorporar Justificantes a la lógica de aytosfactur@ Boletín de Novedades Página 6 de 21

7 En qué consiste este proceso? Este proceso, actualiza los datos de FACe de la Factura: Registro, Fecha Registro y campos Dir3. (Tabla FAC de SicalWin) y añade a la comprobación de estados estas mismas facturas (Tabla FCE del Administrador), es decir, incorpora las facturas a la lógica de aytosfactura, que han sido incorporadas a SicalWin de forma manual y sin tener instalado aytosfactura. Cómo llevamos a cabo este proceso? En primer lugar, seleccionamos el fichero de datos, el cual tiene que tener la siguiente estructura. Estructura: TipoFactura#@#NºFactura(RegistroSCW)#@#NºRegistroFACe#@#FechaRegistroFACe#@#Ofi.Contable#@#Org.Gestor#@#Uni.Tramitadora Ejemplo: F#@#215#@# #@# :16:00#@#L #@#L #@#L Este fichero tiene que ser creado por el usuario, con los datos relativos de las facturas de FACe que han sido incorporadas a SicalWin de forma manual. Boletín de Novedades Página 7 de 21

8 Nos generará un fichero para poder visualizar los resultados del proceso. Una vez finalizado, nos aparecerá un mensaje informativo, avisándonos de que el proceso ha sido finalizado correctamente Generación ficheros para la incorporación de facturas de la AOC en Se ha creado un nuevo proceso denominado: Generación ficheros para la incorporación de facturas (AOC) y búsqueda relación Factura y facturae. Este proceso puede ser utilizado tanto para generar el fichero necesario para incorporar las facturas a la lógica de aytosfactura y para relacionar los justificantes a su correspondiente XSIG. Boletín de Novedades Página 8 de 21

9 Se debe indicar la ruta donde se encuentran ubicados los XSIG y seleccionar una de las facturas contenidas en la carpeta. Una vez finalizado el proceso, nos generará los ficheros InFact.txt y OutFact.txt, generados en el directorio especificado anteriormente. El resultado lo devuelve en un fichero InFact.txt cuyo contenido es el siguiente: Ejercicio#@#fac_tdc#@#fac_ord#@#Nombre Fichero coincidente. La información contenida en el fichero OutFact.txt, se trata de un fichero de adecuación del nombre original de las facturas a un nombre válido para efact y la información contenida en el fichero InFact.txt, nos relacionará las facturas con sus correspondientes XSIG. Boletín de Novedades Página 9 de 21

10 Además, el fichero InFact.txt, suministrará la información necesaria para poder realizar el FicheroMon.txt. Se permiten dos opciones de ficheros de configuración: El fichero MON situado en la instalación del efacturador /MON (definido por organización y entidad). Utilizado para el traspaso del antiguo efacturador. Mediante fichero InFact.txt (FicheroMon.txt). La estructura del FicheroMon.txt debe ser la siguiente: Ejercicio#@#TipoDocumento#@#NºFacturaRegistroSCW#@# GUID (*GUID: Nombre de la factura electrónica). Normalmente, el ejercicio siempre será ejercicio en curso, pero se dan casos en que la MON puede tener ejercicios anteriores, estos casos son descartados. El fichero que se obtiene desde esta opción será incorporado mediante el proceso Incorporar Justificantes a la lógica de aytosfactur@ descrito en el anterior apartado Proceso Regeneración de Documentos. El funcionamiento de este proceso consiste en regenerar los documentos que no tienen imagen asociada en el gestor documental, pero para ello debe cumplir los siguientes requisitos para que el proceso funcione: El justificante debe encontrase en el Monitor de Incorporación de Facturas Telemáticas (Estado y situación P ). Debe tener un registro en la tabla FCE (Monitor de actividad de aytosfactura). Boletín de Novedades Página 10 de 21

11 Este proceso apto para FACe y AOC, añade la posibilidad de regenerar un solo justificante, especificando el Tipo y Número de registro en SicalWin. En Tipo (F/A), indicamos si se trata de una factura o un abono, y en Nº Reg.Sicalwin, el número de registro en Sicalwin. También tenemos el check Sin Gestor Documental, que marcaremos dependiendo de si trabajamos con gestor documental o no. En el caso de regenerar todos los documentos, estos campos permanecerán en blanco Actualiza estado de facturas en Plataforma de Facturación. Se ha creado un nuevo proceso sólo para FACe denominado: Soluciona actualizaciones estados de facturas telemáticas (Falta registro en FCE). Cuando un justificante no tiene registros en FCE quiere decir que no está mandando ningún estado a la plataforma de facturación. En caso de buscar desde el Monitor de actividad de aytosfactura algún Justificante que venga de la plataforma FACe y no encontrarlo, habría que seguir este proceso para añadir su registro en FCE, de esta forma aseguramos la trazabilidad y el mandar los estados a FACe. Boletín de Novedades Página 11 de 21

12 Al pulsar el botón Procesar, insertará un registro, en caso de no existir, en la tabla FCE y la situación con la que es insertado en el monitor de actividad de aytosfactura, es REGISTRADA y en activo. En caso de que la factura se haya incorporado y se haya quedado como incidencia también Cierra la incidencia e inserta su registro correspondiente en el estado REGISTRADA. Como podemos ver debajo del campo ruta aytosfactura.exe, aparecen las facturas a las cuales estamos actualizando su estado Asociar Oficinas Contables a la entidad seleccionada. Se ha creado un nuevo proceso denominado: Asociar oficinas contables a la entidad seleccionada Este proceso, consiste en asociar oficinas contables a la entidad seleccionada. Al pulsar el botón Asociar OC nos aparecerá un mensaje, informándonos de que el proceso ha sido finalizado correctamente y de las oficinas contables asociadas. En el momento que se active el modo servicio, automáticamente aytosfactura, nos solicitará todas las facturas asociadas a la oficina contable correspondiente. Boletín de Novedades Página 12 de 21

13 Para aquellas entidades que trabajen con en modo consola: Se ha añadido un nuevo campo al módulo de Configuración de AytosFactura, concretamente en la pestaña Descarga Manual, denominado Ofi.Contable. Esta nueva mejora, disponible en modo consola y modo servicio y para aquellas entidades que utilicen la plataforma FACe, permite solicitar todas las facturas asociadas al certificado seleccionado y remitidos a una oficina contable determinada. Boletín de Novedades Página 13 de 21

14 En caso de estar este campo vacío, solicitará todas las facturas asociadas al certificado seleccionado, independientemente de la oficina contable. Boletín de Novedades Página 14 de 21

15 Si se trabaja en modo servicio, en SicalWin-Procesos: tal y como hemos descrito existe un proceso denominado: Asociar oficinas contables a la entidad seleccionada, Visor de Factura Electrónica. Se ha creado una nueva pestaña, al listado de procesos relacionados con aytosfactura y la factura electrónica, denominada: Visor. Se introduce la ruta del fichero xsig que se desee visualizar en el campo correspondiente y se pulsa el botón visualizar y visualizaremos el xsig como muestra el ejemplo de la imagen. Boletín de Novedades Página 15 de 21

16 2.4.7 Proceso para modificar códigos DIR3 Se ha añadido un nuevo proceso para denominado: Proceso que afecta a los códigos DIR3 relacionados, que permite desasociar aquellos códigos que no puedan ser eliminados en SicalWin, ya que tienen datos relacionados, y los sustituye por otros distintos. El código desasociado es eliminado. Boletín de Novedades Página 16 de 21

17 Su funcionamiento consiste en seleccionar el Tipo de código (OG, UT, OC), el Código que desaparece y el Código definitivo. Una vez pulsemos el botón Eliminar DIR3, aparecerá un mensaje informativo el cual nos explica el procedimiento que lleva a cabo dicho proceso. Boletín de Novedades Página 17 de 21

18 2.4.8 Proceso para validación de datos entre SicalWin y Efactura. Se ha añadido un nuevo proceso, que actualmente solo funciona para aquellas entidades que utilicen la plataforma FACe, denominado: Revisión de datos SCW-eFactura. Este proceso, ubicado en la segunda pestaña de procesos aytosfactura, permite identificar, en caso de que se encuentren, los descuadres de las facturas entre el valor almacenado en SicalWin y el dato contenido de la factura electrónica. Su funcionamiento consiste en pulsar el botón Iniciar Proceso y evaluará, todas las facturas que presenten un descuadre en su valor, ya sean contabilizadas o no contabilizadas. Las facturas no contabilizadas que presenten un descuadre, aparecerán en la pestaña NO Contabilizadas y las que estén contabilizadas aparecerán en la pestaña Contabilizadas. Las columnas denominadas xxxscw se refieren al dato almacenado en SicalWin y las columnas denominadas xxxxsig al valor contenido/calculado de las facturas electrónicas. En el caso de que el proceso identifique diferencias entre las facturas dadas de alta en SicalWin y los ficheros xsig, como el ejemplo de la imagen, habría que llevar a cabos los siguientes pasos: Boletín de Novedades Página 18 de 21

19 Contabilizadas. No tienen corrección con dicho proceso, desde SicalWin se debe barrar la operación para llevarla a un estado donde sí aparezca en NO Contabilizadas. NO Contabilizadas. Seleccionaremos el justificante que vayamos a corregir y pulsaremos el botón Corregir Validaciones. Al finalizar el proceso, aparecerá un mensaje informativo informándonos de que el proceso ha sido finalizado correctamente y generará un documento denominado Comprobación_facturas_face.txt Proceso para mandar a FACe estado de factura rechazada. Se ha añadido un nuevo proceso para aytosfactura, denominado: Mandar Estado: Rechazada, que permite enviar el estado RECHAZADA a la plataforma FACe. Este proceso, contempla la posibilidad de rechazar facturas independientemente del estado en el que se encuentren, siempre que la plataforma FACe lo permita. Para poder enviar el estado RECHAZADA, el proceso, debe ejecutarse en el mismo equipo donde esté instalado aytosfactura y con un usuario que tenga permisos sobre el certificado asociado a las entidades. Su funcionamiento, consiste en introducir el número de registro FACe en el campo Num.Registro FACe y pulsar el botón Mandar Estado. Aparecerá un aviso que informará que este proceso no tiene reflejo en la contabilidad y si se desea llevarlo a cabo. Boletín de Novedades Página 19 de 21

20 Una vez aceptado el proceso, se debe introducir obligatoriamente la oficina contable correspondiente a la factura que se pretenda rechazar y el motivo del rechazo. En el caso de que la factura tenga registro en FCE ( Monitor de Actividad de aytosfactura ), sólo pedirá el motivo del rechazo. Al finalizar, se generará un fichero de trazas con el resultado del proceso. Boletín de Novedades Página 20 de 21

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