Departamento de Salud y Salud Mental de la Ciudad de Nueva York Decreto Ejecutivo 120: Plan de implementación de acceso al idioma El siguiente plan de implementación presenta los pasos que tomará el Departamento de Salud y Salud Mental (Department of Health and Mental Hygiene, DOHMH) de la Ciudad de Nueva York a fin de cumplir con el Decreto Ejecutivo 120 de 2008. A. Misión y antecedentes de la Agencia La misión del DOHMH es proteger y promover la salud de todos neoyorquinos y eliminar las desigualdades. Comunicarse bien con hablantes con poco dominio del inglés (limited-english Proficiency, LEP) es vital para la misión y objetivos de la agencia. La Agencia proporciona estos servicios a los neoyorquinos: Servicios clínicos. Por medio de clínicas y otros programas, la agencia ofrece servicios a distintas poblaciones para una diversidad de enfermedades, incluidas, entre otras, infecciones transmitidas sexualmente, tuberculosis y enfermedades que se pueden prevenir con vacunas. La agencia también provee enfermeros en muchas de las escuelas primarias e intermedias de la ciudad. Servicios sistemáticos. El propósito de la agencia es prevenir y controlar las enfermedades contagiosas y crónicas a través de programas que se enfocan en VIH/SIDA y otras infecciones transmitidas sexualmente, enfermedades cardíacas, diabetes, obesidad, asma, así como acceso a atención médica. El control del consumo de tabaco y la salud materno-infantil también son prioridades. Algunos programas involucran visitas de atención médica en el hogar. Licencias, permisos y asuntos regulatorios. La agencia proporciona permisos y licencias a entidades cuyas operaciones pueden tener impacto en la salud pública, como servicios de guarderías y establecimientos de servicios de alimentos. La agencia también investiga quejas públicas para hacer cumplir el Código de Salud de la Ciudad de Nueva York y otras leyes y regulaciones que apliquen.
Educación de la salud. Mediante comunicados de prensa, líneas directas, publicaciones, el sitio web de la agencia y varios programas comunitarios, la agencia educa al público sobre temas de salud, eventos y recursos clave. Supervisión y registros. La agencia conduce estudios y mantiene registros específicos de las enfermedades para evaluar y monitorear la salud de los neoyorquinos y tendencias de salud emergentes. La agencia también conserva registros de todos los nacimientos y fallecimientos en la Ciudad de Nueva York. Respuesta a emergencias. La agencia responde rápidamente a emergencias y amenazas a la salud pública, incluso brotes de enfermedades y desastres. También trabaja con miembros de la comunidad y proveedores de servicios para preparación de emergencias. B. Objetivos de acceso al idioma de la agencia Escribir materiales públicos en inglés sencillo y traducir ampliamente. El Grupo de Publicaciones y Acceso al idioma del DOHMH, con sede en la oficina de Asuntos Externos (Office of External Affairs), continuará editando todo el material público para que contenga un idioma sencillo y para traducir ampliamente documentos importantes de la agencia y materiales de educación de salud. Los servicios de traducción están centralizados en el DOHMH para garantizar que las traducciones sean claras y congruentes. Los recursos incluyen LanguageLine Solutions, otros proveedores de traducción que realizan revisiones de aseguramiento de la calidad y un traductor a español de tiempo completo. La agencia tiene un presupuesto central para servicios de traducción a fin de alentar la traducción amplia de materiales públicos, incluso si los presupuestos de programas individuales son limitados y para garantizar que un lingüista profesional realice las traducciones. El Grupo de Publicaciones y Acceso al idioma del DOHMH continuará dando a conocer ampliamente estos recursos en toda la agencia y continuará haciendo cumplir protocolos de la agencia que apoyan las traducciones de alta calidad; por ejemplo, al asegurarse de que las traducciones no se hagan internamente (excepto por el traductor designado de la agencia) o con máquinas. Utilizar intérpretes telefónicos y asegurarse de que el público esté enterado de estos servicios. El DOHMH pone los servicios de interpretación telefónica a disposición de clínicas y otros centros de servicio al cliente/público por medio de LanguageLine Solutions. Los programas utilizan estos servicios según sea necesario. Sin embargo, el contrato con LanguageLine es sostenido por la Oficina de Asuntos Externos, que también lleva un registro de su uso anual. Los servicios de interpretación telefónica están disponibles en
más de 170 idiomas. La agencia continuará informando al público sobre estos recursos a través de señales visibles en varios idiomas y continuará capacitando al personal que atiende al público en el uso de servicios de interpretación telefónica. Aumentar los servicios de interpretación en persona. En 2014, el DOHMH suscribió un contrato con Geneva Worldwide para servicios de interpretación en vivo, en persona en eventos importantes, como asambleas relacionadas con la salud. El equipo de Asuntos Comunitarios del DOHMH, dentro de su oficina de Asuntos Externos, administra todas las solicitudes de interpretación en persona. Estas solicitudes se pagan con la asignación de fondos central para traducción de la agencia. Asuntos Comunitarios seguirá ayudando a otros programas a acceder a estos servicios. Estandarizar más los recursos y herramientas de acceso al idioma en el DOHMH. La Oficina de Asuntos Externos del DOHMH trabajará con programas de vanguardia para actualizar y estandarizar las herramientas y recursos de acceso al idioma en toda la agencia. El DOHMH también trabajará para asegurarse de que todos los programas de servicios al público tengan disponible en los sitios señalización y materiales adecuados de acceso al idioma en varios idiomas. Otro objetivo es actualizar y renovar la Base de datos de voluntarios de idioma de la agencia con personal que habla otros idiomas además del inglés y que deseen ayudar a revisar los materiales traducidos o con la interpretación durante emergencias. Adicionalmente, el DOHMH actualizará su kit de herramientas de acceso al idioma, un recurso interno para el personal, y se reunirá con empleados de agencias para compartir los desafíos y mejores prácticas. Aumentar la capacitación de idioma sencillo y otras capacitaciones relacionadas con acceso al idioma. El DOHMH ha mantenido capacitaciones de idioma sencillo en sus oficinas centrales. La agencia espera extender las oportunidades de capacitación sobre idioma sencillo y temas de competencia cultural y explorará las oportunidades para hacerlo, como se describe en el cronograma a continuación. C. Evaluación de la población con poco dominio del inglés El Departamento de Justicia de Estados Unidos (United States Department of Justice) especifica un análisis de cuatro factores para evaluar las necesidades de acceso al idioma.
Factor 1: El número o proporción de personas LEP atendidas o que se encuentran en el área de servicio elegible Los clientes de la agencia son diversos; dependiendo del servicio, la población objetivo puede ser trabajadores de ciertas profesiones, residentes de vecindarios específicos o todos los residentes de la Ciudad de Nueva York. Los programas y clínicas individuales que atienden a poblaciones específicas con frecuencia llevan un registro de la necesidad de acceso al idioma. Estos programas/clínicas utilizan los idiomas más importantes para sus poblaciones de clientes siempre que es posible. Si los programas son para toda la ciudad o atienden poblaciones de toda la ciudad, la agencia traduce de acuerdo con las necesidades de LEP de toda la ciudad, utilizando los datos disponibles más recientes del Departamento de Planificación de la Ciudad de Nueva York (NYC Department of City Planning) y la Encuesta sobre la Comunidad Estadounidense y el Censo de Estados Unidos (U.S. Census and American Community Survey). Si el programa identifica necesidades adicionales de traducción más adelante, la agencia agrega materiales en dichos idiomas consecuentemente. Factor 2: La frecuencia con la que las personas con LEP hacen tienen contacto con el programa (o agencia/división) El DOHMH tiene contacto con los neoyorquinos con LEP en situaciones en persona (clínicas, oficinas, visitas al hogar, eventos del ayuntamiento), por teléfono (cuando ambas partes están en el teléfono o cuando se usa interpretación telefónica en el sitio); y en su extensa biblioteca de materiales escritos. Los datos del DOHMH en todas estas categorías muestran que el español es, por mucho, el idioma más solicitado. Como resultado, el Grupo de Publicaciones y Acceso al idioma tiene un traductor a español de tiempo completo para garantizar traducciones al español excelentes, congruentes y, cuando son necesarias, rápidas. La agencia también tiene contratos con proveedores de traducción, interpretación telefónica y traducción en vivo, en persona en otros idiomas. Para traducciones escritas, los 10 idiomas más solicitados en 2014 fueron español, chino, francés, ruso, criollo haitiano, coreano, árabe, bengalí, urdú e italiano. Para interpretaciones telefónicas (utilizadas en clínicas y otros sitios de programas o en el campo), los 10 idiomas más solicitados en 2014 fueron español, mandarín, ruso, cantonés, coreano, francés, bengalí, árabe, criollo haitiano y urdu. Para interpretaciones en persona, el español, francés y francés son los idiomas más utilizados, aunque este servicio aún sigue creciendo.
Factor 3: La naturaleza del programa, actividad o servicio La agencia proporciona muchos servicios vitales directamente al público. Estos incluyen pero no se limitan a, servicios clínicos, programas, licencias y permisos, servicios educativos en persona, registros vitales y materiales de educación de la salud. Aunque el acceso al idioma es vital para todas estas funciones, es especialmente crítico para obtener servicios y programas con impacto directo a la salud, como las clínicas del DOHMH. La agencia continuará produciendo señalización, documentos importantes y fichas de datos en varios idiomas para clínicas y otros sitios que proporcionan servicios directos a la salud. Factor 4: Recursos disponibles para su agencia El Grupo de Publicaciones y Acceso al idioma en la Oficina de Asuntos Externos coordina todas las traducciones de la agencia. El equipo de Asuntos Comunitarios de la Oficina de Asuntos Externos coordina todos los servicios de interpretación en persona. Los programas y unidades individuales utilizan los servicios de interpretación telefónica según sean necesarios; sin embargo, Publicaciones y Acceso al idioma llevan un registro de uso anual por programa. Actualmente la agencia tiene un contrato para utilizar a LanguageLine Solutions para servicios de traducción e interpretación telefónica y un contrato con Geneva Worldwide para interpretaciones en persona; la Oficina de Asuntos Externos administra estos contratos. El DOHMH también tiene órdenes de compra pequeñas vigentes con proveedores de traducción adicionales para proporcionar revisiones secundarias de aseguramiento de la calidad de las traducciones escritas. La Oficina de Asuntos Externos coordina el presupuesto central de la agencia para traducciones, lo que permite que los programas traduzcan o utilicen servicios de interpretación según la necesidad de la población, incluso si los fondos para el programa son limitados. Además, la agencia tiene un contrato por servicios de lenguaje de señas americano. D. Logística del plan de implementación Las etapas importantes de nuestro plan incluirán: continuar traduciendo e interpretando ampliamente actualizar las herramientas y recursos de acceso al idioma de la agencia explorar oportunidades de capacitación adicional Cronograma 2015 El Grupo de Publicaciones y Acceso al idioma se reunirá con personal del DOHMH que atiende al público para discutir los desafíos de acceso al idioma, mejores prácticas y métodos para llevar un registro de los datos de acceso al idioma por programa/sitio, así como generar lluvias de ideas de recursos de acceso al idioma nuevos o actualizados que este personal pueda necesitar.
Los Grupos de Publicaciones y Acceso al idioma y de Asuntos Comunitarios actualizarán los protocolos internos de la agencia para traducciones escritas e interpretaciones en persona, respectivamente. El Grupo de Publicaciones y Acceso al idioma actualizará sus glosarios internos según sea necesario. La agencia trabajará conjuntamente con la Municipalidad y se comunicará con otras agencias de la Ciudad sobre las mejores prácticas y recursos que se pueden compartir y sus desafíos. La agencia continuará traduciendo ampliamente materiales y proporcionando interpretación en el sitio según sea necesario y llevando un registro de estas actividades. 2016 El Grupo de Publicaciones y Acceso al idioma actualizará el kit de herramientas de acceso al idioma (una política de acceso al idioma y herramienta de capacitación) y distribuirá el kit de recursos actualizado al personal de los programas públicos de la agencia. El Grupo de Publicaciones y Acceso al idioma explorará formas de llevar registros y certificar al personal del DOHMH que habla otros idiomas y que desea ayudar a revisar las traducciones y a proporcionar servicios de interpretación; esto incluirá actualizar la Base de datos de voluntarios del idioma interna de la agencia. La agencia evaluará capacitaciones alternativas y recursos de certificación para estos voluntarios. El Grupo de Publicaciones y Acceso al idioma continuará comunicándose con el personal que atiende al público para discutir cualquier necesidad/desafío de acceso al idioma que surja. El Grupo de Publicaciones y Acceso al idioma trabajará con otros grupos de la agencia para coordinar las capacitaciones en idioma sencillo o de competencia cultural. El Grupo de Publicaciones y Acceso al idioma explorará maneras de encuestar a los clientes LEP para identificar nuevas necesidades, así como inquietudes y otra retroalimentación. La agencia continuará traduciendo ampliamente materiales, proporcionando interpretación en el sitio según sea necesario y llevando un registro de estas actividades. La agencia adaptará y actualizará este plan según sea necesario. El Coordinador de Acceso al idioma de la agencia y el Grupo de Trabajo de acceso al idioma proporcionarán información sobre los pasos anteriores. 2017 Continuará el trabajo descrito para 2016. La agencia adaptará y actualizará este plan según sea necesario.
E. Aprovisionamiento de servicios de acceso al idioma Servicio de traducción El DOHMH continuará proporcionando servicios de traducción amplia, interpretación telefónica y en persona al público para que los clientes con LEP puedan acceder a: materiales de educación de la salud comunicados de prensa/anuncios importantes/avisos formularios importantes documentos que explican asuntos regulatorios/de permisos/licencias o nuevas regulaciones servicios de interpretación en clínicas y otros sitios de programas o en el lugar/hogar de una persona servicios de interpretación en eventos públicos importantes sobre problemas importantes de salud El traductor a español de la agencia, los miembros bilingües de su personal que atienden al público y sus proveedores contratados son esenciales para esta iniciativa. Los fondos centrales del DOHMH facilitarán un aprovisionamiento estable de servicios de alta calidad con el tiempo, incluso si los presupuestos o donaciones de programas individuales fluctúan. Aseguramiento de la calidad La agencia impulsará los servicios de acceso al idioma de alta calidad al: Utilizar siempre traductores/intérpretes certificados o capacitados y seguir haciendo cumplir, como norma de la agencia, que no se permitan las traducciones internas o con máquina. Llevar a cabo una revisión externa de traducciones de documentos de mucha consulta por medio de un segundo proveedor de traducción. Para traducciones de bajo perfil, el DOHMH se apoyará en el proceso de tres pasos del proveedor de su contrato, que incluye traducción, revisión y corrección de textos. Ampliar el glosario de términos clave de la agencia para que las traducciones sean congruentes. Implementar memorias de traducción tanto como sea posible para mantener la congruencia de archivos traducidos. Revisar anualmente el plan de acceso al idioma de la agencia.
Señalización Actualmente, la agencia utiliza tarjetas I Speak y otras señales en sitios de servicio público para identificar el idioma principal de un cliente y proporcionar servicios de interpretación apropiados. Un objetivo primario del Grupo de Publicaciones y Acceso al idioma, según se describe arriba, es garantizar que la señalización sea congruente en todas las clínicas y sitios del DOHMH y que cualquier sitio que necesite materiales adicionales los reciba. Para alcanzar este objetivo, el Grupo de Publicaciones y Acceso al idioma se comunicará con los empleados en el campo según se describió arriba. Extensión El DOHMH publicará este plan en su sitio web y se asegurará de que esté disponible en los seis idiomas de LEP en la ciudad de Nueva York. La agencia seguirá utilizando la señalización de Derecho a interpretación en varias formas para alertar al público sobre su derecho a servicios sin costo de interpretación. Capacitación Los programas del DOHMH actualmente capacitan al personal nuevo que atiende al público en el uso de servicios de interpretación telefónica de LanguageLine. Según se describe arriba, la agencia busca ampliar y estandarizar sus recursos de capacitación, incluso el Kit de herramientas de acceso al idioma. Los recursos finales estarán disponibles para todos los empleados en el sitio de intranet de la agencia. La agencia también ha realizado capacitación en idioma sencillo y buscará oportunidades de capacitación adicional en idioma sencillo y competencia cultural. Conservación de registros y evaluación El DOHMH continuará utilizando los métodos siguientes para llevar registros y evaluar su trabajo: Seguir recopilando datos de programas/clínicas sobre el número de clientes LEP atendidos y explorar maneras de estandarizar/mejorar la manera en que se recolectan los datos en los distintos programas de la agencia. Seguir compilando datos sobre solicitudes anuales de traducción e interpretación. Compartir y discutir resultados de las evaluaciones de cliente misterioso ( mystery shopping ) y visitas al sitio. Atender y responder quejas e inquietudes relacionadas con acceso al idioma al 311. Los hallazgos de la evaluación ayudarán a la agencia a abordar y responder a los problemas a medida que surjan y a mejorar con el tiempo los servicios de acceso al idioma.