Guía General Central Directo Mancomunación de Seguridad Año: 2011
MANCOMUNACIÓN DE SEGURIDAD La presente guía ha sido elaborada por el Banco Central de Costa Rica (BCCR) y ofrece información básica para los participantes de Central Directo, con el propósito de facilitarles su operación en el servicio de seguridad, en lo que respecta particularmente al uso del mecanismo de mancomunación. Qué es la mancomunación? El término mancomunación está estrechamente ligado al esquema de seguridad que Central Directo pone al servicio del participante, por cuanto le permite a éste ejercer un mayor control de sus operaciones. Con el uso de la mancomunación, el concepto de seguridad radica en que las operaciones que realiza el participante en Central Directo, se establecen en firme solo hasta que las mismas hayan sido aprobadas por al menos dos usuarios diferentes. Tener mancomunada la aprobación de las operaciones significa que un usuario debe registrar la operación para que luego otro diferente la apruebe, de modo que el sistema valida y controla que un mismo usuario no pueda registrar y aprobar una misma operación. Ejemplo: se requiere crear al Usuario C para movilizar fondos: Usuario A: debe registrar primero al nuevo usuario en el sistema. Usuario B: revisa el registro y lo aprueba. Usuario C: puede iniciar con el registro de movimientos de fondos en Central Directo. Cuando no se utilice la mancomunación, siempre será posible crear usuarios para que administren o consulten servicios y operaciones en el sistema, pero con la particularidad de que los nuevos usuarios podrán ser creados por una sola persona, sin que en esos casos se requiera de autorizaciones compartidas. Con cuál servicio se administra la mancomunación? Con el servicio Esquemas de Seguridad, que se localiza en la página principal de Central Directo. 2
Cómo se activa la mancomunación? El mecanismo de mancomunación está disponible únicamente para las personas jurídicas y puede activarse en dos momentos diferentes: Activación durante la suscripción Durante el proceso de suscripción, el sistema le ofrece al participante la opción de utilizar el mecanismo de mancomunación, mediante la marca en el cuadro mostrado al final del asistente, la cual indica usar mancomunación, en cuyo caso al participante se le habilita de inmediato un nuevo asistente, para que realice el registro del usuario que fungirá como otro administrador de la seguridad. En este proceso se estará habilitando el servicio a los responsables de seguridad solo para crear usuarios, por lo que cuando el participante decida otorgar derechos a sus responsables de seguridad en otro servicios como Inversiones o Monex, es necesario que registre un tercer responsable de seguridad que les asigne tales derechos; esto en virtud de mantener el principio de mancomunación. Lo anterior significa que un participante que opere con el mecanismo de mancomunación, debe mantener al menos tres responsables de seguridad registrados para poder realizar entre ellos, de manera mancomunada, la distribución de derechos en los servicios financieros de Central Directo. Sin excepción, los nuevos usuarios que se registren en Central Directo deberán contar con un certificado digital para poder ingresar al sistema. Activación posterior Sucede cuando el participante opta por no usar la mancomunación durante su suscripción a Central Directo, pero decide utilizarla en un momento posterior. En este caso deberá solicitar la activación al Centro de Atención al Cliente. En el momento de activar esta funcionalidad, se deben crear dos responsables de seguridad, los cuales solo tendrán acceso al servicio de seguridad, por lo que si requieren ingresar a otros servicios, deberán contar con un tercer responsable de seguridad para que les otorgue los derechos respectivos. 3
Solicitar exclusión de mancomunación Cuando un participante no quiera continuar utilizando el mecanismo de mancomunación, debe solicitar al Centro de Atención al Cliente la correspondiente eliminación. En estos casos, el Centro de Atención al Cliente realizará las validaciones que considere pertinentes para verificar la autenticidad de la solicitud. A partir del momento en que se desactive la mancomunación, la creación de los nuevos usuarios podrá hacerla una sola persona. Cómo realizo este trámite? Para solicitar la activación o eliminación de la mancomunación, deberá realizar lo siguiente: Completar la nota del anexo 1 ó 2 de esta guía, según el caso que corresponda: o Nota impresa: si la nota es enviada de forma impresa al BCCR deberá ser firmada por el representante legal y autenticada por un abogado, de acuerdo con lo que establece en el artículo 111 Autenticación de firmas y huellas digitales del Código Notarial Ley 7764 para ello debe hacer constar que son auténticas. Adicionalmente, si se considera necesario hacer alusión a alguna excepción sobre el alcance en la personería, se deberá incluir en la nota, el origen de dicha excepción. Adjuntar: Certificación en original de la personería jurídica del apoderado general de la empresa, en la cual conste que posee la representación judicial y extrajudicial de la empresa. No debe tener más de un mes de expedida. En el caso de Asociaciones y Cooperativas, deben presentar: Certificación del Ministerio de Trabajo donde se indique el nombramiento en el cargo, fecha, vigencia del mismo y que posee la representación judicial de la entidad. No debe tener más de un mes de expedida. o Oficio firmado digitalmente: en este caso la entidad deberá remitirla a la siguiente dirección electrónica: centraldirecto@bccr.fi.cr, misma que deberá ser firmada digitalmente por la persona que posea la representación judicial y extra-judicial de la empresa. Enviar nota como complemento al correo antes mencionado adjuntando: Certificación en original de la personería jurídica del apoderado general de la empresa, en la cual conste que posee la representación judicial y extrajudicial de la empresa. No debe tener más de un mes de expedida. Donde se indique que es complemento al correo enviado en fecha determinada y no es necesaria que se firme por el representante legal. En el caso de Asociaciones y Cooperativas, deben enviar: Certificación del Ministerio de Trabajo donde se indique el nombramiento en el cargo, fecha, vigencia del mismo y que posee la representación judicial de la entidad. No debe tener más de un mes de expedida. Esta certificación debe estar acompañada de una nota en donde se indique 4
que es complemento al correo enviado en fecha determinada y no es necesaria que se firme por el representante legal Nota: en los casos que se requiera remitir documentos físicos deben ser enviados a la oficina de correspondencia del Banco Central de Costa Rica, ubicado en Avenida Central y Primera, Calle 2 y 4 Esquema de operación Con la activación de la mancomunación el sistema permite al participante crear dos Responsables de Seguridad Total (RST), quienes posteriormente podrán ampliar sus derechos a otros usuarios con el mismo perfil, de manera que el participante pueda tener registrados más de dos responsables, según sean sus necesidades particulares. Cómo funciona la mancomunación? La mancomunación se administra en el servicio Esquemas de Seguridad, por medio del cual los RST pueden realizar los siguientes registros para crear o modificar un usuario: El primer RST registra la información necesaria para crear o modificar el usuario. Al finalizar, el usuario queda en el sistema con el estado modificado, en espera de que su registro sea confirmado. El segundo RST aprueba (confirma) los cambios realizados al usuario. Al finalizar, el usuario queda en el sistema con el estado activo y podrá ingresar a Central Directo con sus nuevos permisos y derechos. 5
Consultas sobre la mancomunación Central directo ofrece al participante las siguientes fuentes de información para aclarar dudas sobre el mecanismo de mancomunación: Guía de mancomunación: disponible en el apartado Guías, en la página principal de Central Directo. Ayuda en línea: disponible en la página principal de Central Directo. Glosario: disponible en la ayuda en línea. Centro de Atención al Cliente El BCCR cuenta con un Centro de Atención al Cliente, al cual puede recurrir el participante en caso de que necesite información técnica sobre el funcionamiento de Central Directo o cuando enfrente un problema con el servicio. Para acceder al Centro de Atención al Cliente de Central Directo puede llamar al teléfono 2243-4000 o enviar un correo electrónico a la dirección centraldirecto@bccr.fi.cr 6
Anexo 1: Eliminar mancomunación Fecha Señores Central Directo Banco Central de Costa Rica Dado un proceso de revisión de los procesos de segregación de funciones, no se considera necesario el utilizar la mancomunación, razón por la cual solicitamos su eliminación en Central Directo, para la empresa (NOMBRE DE LA EMPRESA), con cédula jurídica número: Además, solicito que los servicios operativos y administrativos de la aplicación sean asignados al usuario (nombre del usuario) y cédula (número de cédula), ya que el mismo posee certificado digital para poder ingresar. Cualquier consulta sobre esta solicitud la pueden realizar al teléfono (XXXX-XXXX), correo electrónico (XXXXX@XXXXX.XX) Adjunto personería jurídica de la empresa en la cual se verifica mi potestad para gestionar dicha solicitud. Atentamente Nombre del Representante Legal 7
Anexo 2: Asignar mancomunación Fecha Señores Central Directo Banco Central de Costa Rica Dada la revisión de los procesos de segregación de funciones de esta entidad, se requiere asignar la mancomunación en Central Directo, para la empresa (NOMBRE DE LA EMPRESA), con cédula jurídica número: Los responsables de seguridad asignados son los siguientes: Nombre Completo Número de Identificación Teléfono Correo Electrónico Cualquier consulta sobre esta solicitud la pueden realizar al teléfono (XXXX-XXXX), correo electrónico (XXXXX@XXXXX.XX) Adjunto personería jurídica de la empresa en la cual se verifica mi potestad para gestionar dicha solicitud. Atentamente Nombre del Representante Legal 8