Manual de Políticas de Responsabilidad Social Empresarial ADIVO OR, S.C.P. 1
INDICE OBJETIVO... 4 AUDIENCIA... 4 ORGANIZACION DEL COMITÉ... 4 O OBJETIVO DEL COMI E ESTRUCTURA DEL CO ITÉ... 4 OMITÉ... 5 NORMATIVIDAD DEL COMITE... 5 CANALES DE DIÁLOGO CON RESPECTO AL PRESENTE MANUAL... 5 VALORES DE LA ENTIDAD... 6 CONDUCTA HACIA CLIENTES... 7 CERCANÍA Y COMPROMISO... 7 MEJORA CONTINUA... 7 HONESTIDAD Y CONFIDENCIALID DAD... 7 RESPETO MUTUO Y TRANSPARENCIA... 7 SOLVENCIA Y DESARROLLO... 8 CONDUCTA HACIA LA SOCIEDAD.................. 8 APOYO A LOS COLECTIVOS NECESITADOS... 8 CREACIÓN DE VALOR... 8 RESPETO Y MEJORA DEL MEDIO AMBIENTE... 8 2
TRANSPARENCIAA... 9 LIBRE COMPETENCIA EN EL MERCADO... 9 ALIANZAS SECTORIALES... 9 INVOLUCRAMIENTO DEL PERSONAL... 9 CONDUCTA HACIA Y DEL EQUIPO HUMANO... 9 IGUALDAD DE OPORTUNIDADES... 9 RESPETO MUTUO... 10 PARTICIPACIÓN Y DIÁLOGO... 10 FORMACIÓN Y DESARROLLO PROFESIONAL... 10 EXCELENTES CONDICIONES DE TRABAJO... 10 INTEGRIDAD EN LAS RELACIONES CON TERCEROS... 11 CODUCTA HACIA POVEEDORES... 12 CERCANÍA Y CONFIANZA MUTUA... 12 AFINIDAD CULTURAL... 12 INTEGRIDAD... 12 DIÁLOGO......... 13 COMPROMISO CON EL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA Y CON EL REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO... 13 POLÍTICA DE RELACIONES PUBLICAS... 13 3
FINALIDADD DE ESTE MANUAL DE POLÍTICAS DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL En línea con el principio de transparencia, Adivor quiere transmitir públicamente a través de este manual las pautas de comportamiento que la entidad ostenta y espera frente a cada una de las partes interesadas y relacionadas con la actividad, servicios y logros de Adivor : clientes, sociedad, equipo humano y proveedores. Por este motivo, a toda la plantilla se le comunica el contenido de este Manual de Políticas de Responsabilidadd Social Empresarial y se le da la información oportuna para su correcta interpretación y puesta en práctica. El Manual está disponible en la página web de Adivor, accesible, por lo tanto, también para todos los grupos de interés. OBJETIVO El presente documento tiene comoo objetivo establecer las políticas, normatividad y programas de difusión interna y externa del comité de Responsabilidad Social de Adivor. AUDIENCIA El Comité de Ética y Responsabilidad Social Empresarial, así comoo los empleados, proveedores, clientes y grupos de interés. ORGANIZACION DEL COMITÉ Objetivo del Comité Con el fin de contar con una estructura formal para la planificación, administración y aplicación de políticas, medición de avances, evaluación, difusión y retroalimentación de los procesos establecidos en el marco del CEMEFI para Empresas Socialmente Responsables, la altaa dirección de ADIVOR estableció el Comité de Responsabilidad Social. 4
Estructura del Comité Dicho comité está estructurado de la siguiente manera: 1 Presidentee del Comité 1 Vicepresidente del Comité 1 Secretario de Calidad de Vida 1 Secretario de Vinculaciónn con la Comunidad 1Secretario de Ética empresariales 1 Secretario de Medio Ambiente Colaboradores NORMATIVIDAD DEL COMITE El comité de ética y responsabilidad social empresarial (CERSE) se rige por los siguientes documentos: Código de Ética y Conducta Reglamento Interno Presente Manual de Políticas de Responsabilidad Social Empresarial CANALES DE DIÁLOGO CON RESPECTO AL PRESENTE MANUAL Con el objetivo de facilitar a cualquier parte interesada (clientes, ciudadanía, proveedores, plantilla, etc.) la comunicación de cualquier 5
aspecto relacionado con este Manual, o el desempeño con forme al Código de Ética y Conducta, o el Reglamento Interno, está establecido el Buzón de CERSE en la página web de la empresa. Este buzón se vincula a un correo electrónico que es recibido por el Secretario del Comité de Responsabilidad Social Empresarial. Este comité es representativo de las diferentes áreas de la entidad y vela por el cumplimiento de las normas internas en cuanto a Ética y Responsabilidad Social Empresarial. VALORES DE LA ENTIDAD Adivor ha aprobado Políticas de Responsabilidad d Social que contienen los siguientes valores que la respaldan: Transparencia y cumplimiento de nuestro código de RSE. Orientaciónn a nuestros grupos de interés Gestión socialmente responsable y comprometida con el desarrollo económico, social y ambiental. Cercanía y calidad de servicio como respuesta a las demandas de las y los clientes. Actualización permanente e innovación de la Obra Social. Desarrollo del equipo humano. Mejora continua. Profesionalidad y creatividad. Eficacia y eficiencia. Desarrollo de alianzas orientado a la generación de valor económico y social. Estos valores se despliegan a lo largo del siguientee Manual en una serie de pautas de comportamiento con cada una de las partes interesadas, que se describen a continuación. 6
CONDUCTA HACIAA CLIENTES Adivor ha definido como señas de identidad, en las relaciones con sus clientes las siguientes: CERCANÍA Y COMPROMISO Sobre la base del principio de igualdad, Adivor es una entidad cercana y abierta, que hace accesibles sus servicios de publicidad a toda la sociedad. Por ello, Adivor es una entidad comprometida con las fundaciones y la ecología, poniendo a su alcance dos sitios web dedicados a éste ámbito. MEJORA CONTINUA En la prestación de servicios online, la entidad asume como requisito imprescindible, la necesidad de adaptación continua de sus productos a los diferentes tipos de clientes en cuanto a gama y características, en función de sus propias necesidades y demandas. Siempre se proporcionará información relevante y asesoramientoo claro sobre los diferentes productos y servicios, poniendo, a su vez, a disposición de los clientes el Servicio de Atención a Clientes para canalizar posibles incidencias y potenciar el diálogo y la mejora continua. Adicionalmente, y con el mismo propósito de mejora continua, la entidad se compromete a la realización periódica de estudios y encuestas paraa valorar el nivel de satisfacción de los clientes con los servicios prestados e implantar los planes consecuentes que optimicen la calidad de los procesos que gestiona la entidad. HONESTIDAD Y CONFIDENCIALIDAD Adivor atiende a la rigurosidad en el respeto de los derechos de sus clientes en cada uno de los diferentes ámbitos e informa al cliente sobre los mismos. La seguridad y confidencialidad d de la información relativa a clientes, es considerada uno de los aspectos más importantes en suss servicios, y por ello se realiza un seguimiento estricto del cumplimiento de la legislación vigente y otras normas voluntarias más exigentes. RESPETO MUTUO Y TRANSPARENCIA Adivor presta especial interés a la relación de respeto mutuo y la transparencia. Por ello, la entidad adopta e incorpora en sus procesos las pautas de comportamiento con respecto a la información que proporciona y publicita a sus clientes, establecidas en el Código de Ética y 7
Conducta al que se encuentra adscrito. SOLVENCIA Y DESARROLLO En línea con su Visión, la entidad se compromete a generar alto valor y desarrollo a sus clientess de acuerdo a los criterios de solvencia y rentabilidad económica, social y medioambiental, así como a involucrarse en la dinamización del desarrollo económico y social bajo parámetros de responsabilidad social. CONDUCTA HACIAA LA SOCIEDAD Como Agencia de publicidad online, el origen de Adivor es el de servir de motor de desarrollo a las empresas con las que opere. Por ello, Adivor promulga los siguientes principios sobre los que pivota su actuación en relación a la Comunidad: APOYO A LOS COLECTIVOS NECESITADOS Adivor se compromete a desarrollar una Obra Social orientada a los más necesitados, en permanente adaptación a las demandas del entorno y, en especial, a las fundaciones recaudadoras de voluntarios. CREACIÓN DE VALOR En relación a los diferentes agentes de la sociedad: públicos y privados, la entidad establece alianzas estratégicas y relaciones de colaboración responsable para contar con una obra social eficaz por su orientación a las necesidades reales y, unos productos/ /servicios online innovadores por su adaptación a las necesidades existentes. Adivor velará porque el objetivo último de dichas colaboraciones sea el de creación de valor añadido para la sociedad. RESPETO Y MEJORA DEL MEDIO AMBIENTE Adivor desarrolla sus compromisos en relación con el medio ambiente. Adivor ratifica además su compromiso medioambiental con la adhesión a los diez principios del Pacto Mundial de las Naciones Unidas, a su Código de Ética, Reglamento Interno, así como la firma del Compromiso Ecológico Adivor. 8
TRANSPARENCIA La entidad materializa su objetivo de ser transparente y comunicar su desempeño económico, social y ambiental mediante la publicación de memorias de sostenibilidad anuales en las que expone la evolución de su actuación en materia económica, social y medioambiental. LIBRE COMPETENCIA EN EL MERCADO Adivor en beneficio del libre mercado y de sus clientes está comprometida con el respeto a la legislación vigente en materia de competencia y en ningún caso divulgará información tendenciosa sobre sus competidores. Así mismo, en caso de diferencias o conflictos con éstos seguirá las reglas y protocolos de dirigencia existentes en el sector. Adivor favorecerá la participación en foros de discusión y grupos de trabajo, preferiblemente del sector, con la finalidad de compartir buenas prácticas y conocimientos que fomenten la libre competencia y la mejora de sus servicios. ALIANZAS SECTORIALES La empresa procurará participar, mediante alianzas intersectoriales con otras empresas, organizaciones de la sociedad civil, cámaras, agrupaciones o gobierno, en la discusión de temas sociales de interés público, haciendo propuestas para su solución y atendiéndolos. INVOLUCRAMIENTO DEL PERSONAL La empresa deberá tomar en cuenta e involucra a su personal, accionistas y proveedores en suss programas de inversión y desarrollo social que realice el CERSE. CONDUCTA HACIAA Y DEL EQUIPO HUMANO En relación a sus empleados y empleadas, Adivor ha señalado como pautas de comportamiento las siguientes: IGUALDAD DE OPORTUNIDADES En cuanto a la Política de Recursoss Humanos de Adivor, la entidad se compromete, en coherencia con la legislación y las Declaraciones Universales de Derechos Humanos y Laborales, al trato igualitario y no discriminatorio por motivos de raza, color, sexo, religión, opinión política, nacionalidad, origen social, ascendencia, discapacidad, edad, estado civil, orientación sexual o cualquier otra condición en todos sus procesos de selección, formación, retribución y promoción. 9
Cualquier empleada o empleado podrá hacer llegar sus opiniones al respecto a través de los canales existentess y los que se desarrollen. RESPETO MUTUO Adivor trata a su personal con respeto, dignidadd y cortesía, tampoco permite ninguna forma de abuso de poder o de autoridad o acoso de cualquier tipo. Paraa ello, Adivor mantendrá a disposición de sus empleadas y empleados los canales de resolución de conflictos correspondientes. PARTICIPACIÓN Y DIÁLOGO Adivor velará por la eficacia de los mecanismos de diálogo con el equipo humano y fomentaráá la participación de la plantillaa en cualquier aspecto que pueda mejorar la gestión financiera y social de la entidad, tanto en las relaciones individuales, como en las colectivas: desarrollo de convenios colectivos, participación en comités y comisiones, emisión de sugerencias, etc. FORMACIÓN Y DESARROLLO PROFESIONAL Adivor ha delimitado como uno de sus objetivos en materia de Desarrollo Humano el brindar el contexto necesario para propiciar el desarrollo profesional de sus empleadas y empleados. Por ello, Adivor proporcionará la formación necesaria para sus trabajadoras y trabajadores con el fin de contribuir a su desarrollo. De igual forma, Adivor implantará los mecanismos que aseguren el reconocimiento del desempeño de sus empleadas y empleados en la consecución de sus logros profesionales en línea con los valores de la entidad. EXCELENTES CONDICIONES DE TRABAJO En línea con las normas vigentes y los principios declarados por las Naciones Unidas, Adivor brinda el marco necesario para garantizar la Salud y Seguridad de su equipo humano y, por lo tanto, las buenas condiciones en el lugar de trabajo, tanto en lo referente al material como al espacio físico, para cada una de sus trabajadoras y trabajadores, con el fin de prevenir riesgos laborales en su plantilla, y conforme al sistema de prevención vigente y sus posibles modificaciones. No obstante, garantizar un entornoo libre de riesgos contra la salud humana exigee una implicación de todo su personal en: La responsabilidad de cada empleada y empleado de asegurar su propia seguridad frente a los riesgos que pudieran derivarse para su salud, como consecuencia del desarrollo de la actividad laboral, atendiendo a las correspondientes recomendaciones y normas propuestas por Adivor. La responsabilidad de velar por la seguridad de todas aquellas personas cuya salud pudiera verse afectada por el incumplimiento de la pauta de comportamiento del respeto mutuo. 10
De igual firma, Adivor incluye en su Manual de Políticas internas su objetivo de propiciar los sistemas necesarios para facilitar la conciliación de la vida personal y profesional de su equipo humano. Para ello, negocia y consensua la aplicación de las medidas oportunas con representantess de empleados y empleadas, en los correspondientes convenios colectivos o acuerdos laborales. INTEGRIDAD EN LAS RELACIONES CON TERCEROS En el desarrollo de las actividades profesionales, Adivor y sus empleadas y empleados se basarán en el principio de integridad y honestidad para evitar cualquier forma de corrupción. En esta línea, Adivor ha manifestado suu adhesión al Pacto Mundial de las Naciones Unidas y, por lo tanto, hace acopioo del décimo principio contra la corrupción. Paraa vigilar por el cumplimiento de este principio y evitar posibles situaciones de conflicto de intereses, el personal de Adivor deberá tener en cuenta lo siguiente: No ofrecer o dar ningún tipo de regalo, dádiva o favor a clientes y proveedores, de forma directa o indirecta, cuya finalidadd sea la de influir de manera inapropiada en el beneficio personal y/o de Adivor, y por lo tanto, puedan alterar el desarrollo de las actividades profesionales de la entidad. Sólo podrán concederse aquéllos que se considerenn habituales dentro del sector tales como artículos de promoción y dentro de un intervalo económico moderado según lo mencionadoo en el Código de ética de la empresa. Igualmente, no se aceptarán regalos o favores de clientes o proveedores, de forma directa o indirecta, que puedan afectar al desarrollo normal de los procedimientos y normas de Adivor en su relación habitual con éstos. Sólo podrán aceptarse aquellos regalos que tengan un propósito de cortesía y/o se reciban en fechas señaladas (Navidad, fiestas locales, etc.), cuyo valor económico sea poco significativo. Caso de no cumplirse estos condicionantes, si se recibiera de manera espontánea un regalo, se procederá a su devolución. (Como se especifica en el Código de Ética de la empresa). A su vez, se ha de evitar cualquier tipo de interés personal o familiar que pueda afectar al desarrollo normal de las actividades realizadas en nombre de la entidad, conforme a los procedimientos internos y las reglas establecidas por los organismos reguladores. Adivor tampocoo realizará contribuciones ilícitas a candidatos o a partidos políticos. Y en caso de proporcionar campañas a favor de grupos políticos que tengan representación en los organismos que participan en el proceso electoral de los Órganos de Gobierno de la entidad, se tratará como a cualquier cliente, sin favoritismo alguno. Si en lo concerniente a la integridad de las relaciones con terceros, las empleadas y empleados de la entidad se encontraran en una situación dudosa respecto a las normas contempladas en los anteriores puntos, lo habrán de poner en conocimiento del Comité de Ética y Responsabilidad Social Empresarial de Adivor. 11
CODUCTA HACIA POVEEDORES Adivor quiere trasladar y ser un motor de impulso en la puesta en práctica de sus principios básicos de comportamiento a toda la cadena de aprovisionamiento, en coherencia con los compromisos adquiridos en relación a la adhesiónn al Pacto Mundial de las Naciones Unidas. CERCANÍA Y CONFIANZA MUTUA Las relaciones con proveedores de Adivor están basadas, además de en el evidente cumplimiento del contrato por ambas partes, en: La confianza mutua y en la transparencia en las adjudicaciones de los contratos, siempre en base a las buenas prácticas comerciales. En la garantía de la satisfacción del servicio. AFINIDAD CULTURAL Adivor valora en su relación con sus proveedores la integración en su propia cultura de actuaciones orientadas a la mejora continua de su responsabilidad social. De esta forma se compromete a desarrollar sistemas que se comprometan a valorar progresivamente y, en su caso, exigir: El cumplimiento de la legislación vigente, destacando la legislación laboral y medioambiental. La disponibilidadd de sistemas de gestión de calidad, medioambiente, riesgos laborales, etc. El seguimiento de principios, códigos y conductas de Responsabilidad Social hacia sus respectivos grupos de interés. INTEGRIDAD Tal y como se ha señalado con anterioridad, con el fin de evitar posibles conflictos de interés, ningún miembro del equipo de Adivor podrá aceptar regalos, dádivas o favores de sus proveedores cuya finalidad no sea puramente la cortesía, siguiendo para ello las pautas expresadas en el apartado de estee Código y del actual Código de Ética y Conducta de la empresaa sobre equipo humano: Integridad en las relaciones con terceras personas 12
DIÁLOGO Ante cualquier tipo de diferencia de opiniones o incidencia en las relaciones con proveedores y subcontratistas, la entidad tratará de llegar a acuerdos mediante las fórmulas de diálogo que se estimen oportunas y los mecanismos de arbitraje establecidos por la legislación. COMPROMISO CON EL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA Y CON EL REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO Se deberá actuar dentro y fuera de la empresa según el actual Código de Ética y Conducta, así como el Reglamento Interno de trabajo de Adivor, siendo el comité de Ética y Responsabilidad Social el encargado de hacerlos cumplir, y sancionar en el momento necesario. POLÍTICA DE RELACIONES PUBLICAS El Comité implementará un Programa de Difusión que difunda de manera interna y externa, loss planes en ejecución, las metas y objetivos alcanzados. Los voceros de la empresa frente a los medios de comunicación serán el Director y el Presidente, en los ámbitos de sus competencias. El Director, en caso de considerarlo necesario, podrá designar un delegado. 13