LA LICITACIÓN PÚBLICA
ELEMENTOS A) Libre concurrencia. B) Es público. C) Igualdad de los oferentes. D) Sujeción estricta al pliego de condiciones y a la ley. E) Es reglado.
ETAPAS 1. Etapa Preparatoria 2. Etapa de presentación de las ofertas 3. Etapa de Evaluación. 4. Etapa de Adjudicación.
PROCEDIMIENTO
ETAPA PREPARATORIA
1. ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD Y ADECUACIÓN A LOS PLANES Estudio realizado por la entidad respectiva, en el cual se analice la conveniencia y oportunidad del contrato y su adecuación a los planes de inversión, de adquisición o compras, presupuesto y ley de apropiaciones, según el caso. Cuando sea necesario, el estudio deberá estar acompañado, además de los diseños, planos y evaluaciones de prefactibilidad o factibilidad.
2. ESTUDIOS PREVIOS Dentro del concepto de maduración de los proyectos, la entidad estatal, previamente a la apertura de un proceso de selección, deberá elaborar los estudios, diseños y proyectos requeridos, y los pliegos de condiciones, según corresponda. Para la realización de una obra se debe contar con los estudios y diseños. Así mismo, deberá contar con las licencias, autorizaciones, etc.
ESTUDIOS PREVIOS (DECRETO 734 DE 2012) En el artículo 2.1.1. sobre Estudios y documentos previos se dice éstos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones, agregándose o del contrato, de manera que los proponentes (se adiciona o el eventual contratista respectivamente) puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como la distribución de los riesgos que la misma propone.
El numeral 3 del artículo 2.1.1. no sólo contempla los fundamentos jurídicos que soportan el proceso de selección escogido, sino que también debe especificarse la modalidad de selección del contratista. El numeral 4 del artículo 2.1.1. que se refiere al valor estimado del contrato, señala que se deben indicar las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación, agregando que se deben especificar los rubros que lo componen.
Se agrega un numeral 8 al artículo 2.1.1. sobre el contenido mínimo de los estudios previos, que dice lo siguiente: 8. La indicación de si la contratación respectiva está cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano en los términos del artículo 8.1.17 del presente decreto.
La nueva norma exige que las modificaciones que se hagan a los estudios previos se harán públicos por la entidad, en los procesos por convocatoria pública, mediante su publicación en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) destacando de manera clara las modificaciones introducidas.
El parágrafo 5º del artículo 2.1.1. trae una redacción, según la cual no será aplicable esa norma a los procesos de mínima cuantía cuya regulación se encuentra en el Capítulo V del Título III del Decreto. Se incluye un artículo nuevo, el 2.1.2., sobre determinación de riesgos previsibles.
3. CDP. 4. PUBLICACIÓN ESPECIAL El artículo 224 del Decreto Ley 019 de 2012 señala que Dentro de diez (10) a veinte (20) días calendario anteriores a la apertura de la licitación se publicarán hasta tres (3) avisos con intervalos entre dos (2) y cinco (5) días calendario, según lo exija la naturaleza, objeto y cuantía del contrato, en la página Web de la entidad contratante y en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP.
5. AVISO A LA CÁMARA DE COMERCIO Con anterioridad a la publicación del proyecto de pliego de condiciones, se dará aviso a la Cámara de Comercio, lo que se puede hacer de manera electrónica. La publicación del boletín no es requisito para la apertura del proceso ni obliga a la entidad a dar curso al mismo. La entidad publicará con el proyecto de pliego, la constancia del envío de la información a la Cámara de Comercio.
6. Convocatoria pública: Es un llamamiento para que los interesados concurran al proceso de selección. El aviso de convocatoria de debe publicar en el SECOP.
Contenido: Información sobre el objeto a contratar La modalidad de selección Si está cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado colombiano. Presupuesto oficial El lugar físico o electrónico donde pueden consultarse el proyecto de pliego y los estudios y documentos previos
El aviso de convocatoria para la contratación se publicará en el SECOP, de conformidad con las reglas señaladas en el artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012 y en la página web de la Entidad. Adicional a lo anterior, se deberá incluir expresamente, cuando ello corresponda, la convocatoria limitada a Mypes o a Mipymes, cuando ello corresponda.
Cambios sobre convocatoria en el Decreto 734 de 2012 El artículo 2.2.1., sobre convocatoria pública, señala que el aviso correspondiente deberá publicarse en el SECOP, pero trae como novedad, la exigencia de que también se haga en la página web de la Entidad, lo que genera una mejor práctica en la actividad contractual y una mayor garantía de publicidad y transparencia.
Al contenido del aviso de convocatoria se le adiciona la obligación de informar si el proceso está cobijado por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado colombiano. También constituye una novedad la exigencia de incluir expresamente, cuando ello corresponda, la convocatoria limitada a Mypes o a Mipymes conforme lo señalado en el Título IV del Decreto 734 de 2012.
PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES En esta oportunidad aparece el proyecto de pliego de condiciones que se publicará cuando menos con diez (10) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena su apertura. Dentro de ese plazo, los interesados podrán hacer observaciones al proyecto de pliego de condiciones. El pliego de condiciones definitivo podrá incluir los temas planteados en las observaciones, siempre que se estimen relevantes. En todo caso, la aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la entidad agrupará aquellas de naturaleza común.
7. Acto administrativo de apertura del proceso de selección: La entidad, contratante, mediante acto administrativo de carácter general, ordenará de manera motivada la apertura del proceso de selección que se desarrolle a través de licitación.
El acto administrativo señalará: 1. El objeto de la contratación a realizar. 2. La modalidad de selección que corresponda a la contratación. 3. El cronograma del proceso, con indicación expresa de las fechas y lugares en que se llevarán a cabo las audiencias que correspondan. 4. El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar el pliego de condiciones y los estudios y documentos previos.
5. La convocatoria para las veedurías ciudadanas. 6. El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas orgánicas correspondientes. 7. Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con cada una de las modalidades de selección.
ACTO ADMINISTRATIVO EN EL DECRETO 734 DE 2012 La norma señala que la entidad revocará el acto administrativo que ordenó la apertura del proceso de selección, pero agrega de manera novedosa hasta antes de la fecha y hora prevista para la adjudicación del contrato. Lo anterior sin perjuicio del ejercicio de la facultad a que se refiere el artículo 49 de la Ley 80 de 1993, que dice: Ante la ocurrencia de vicios que no constituyan causales de nulidad y cuando las necesidades del servicio lo exijan o las reglas de la buena administración lo aconsejen, el Jefe o representante legal de la entidad, en acto motivado, podrá sanear el correspondiente vicio.
También trae como novedad un inciso que dice: El presente artículo no será aplicable para la mínima cuantía cuya regulación se encuentra en el Capítulo V del Título III del Decreto 734 de 2012.
LOS PLIEGOS DE CONDICIONES 1. La descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, la ficha técnica del bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización, o los requerimientos técnicos, según sea el caso. 2. Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos, procedimientos, y las demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas así como la evaluación y ponderación de las mismas, y la adjudicación del contrato. 3. Las razones y causas que generarían el rechazo de las propuestas o la declaratoria de desierto del proceso.
4. Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto, forma de pago, garantías, y demás asuntos relativos al mismo. La información a que se refiere el literal A., se presentará siempre en documento separable del pliego de condiciones, como anexo técnico, el cual será público, salvo expresa reserva. Al pliego se anexará el proyecto de minuta del contrato a celebrarse y los demás documentos que sean necesarios
5. El artículo 220 del Decreto Ley 019 de 2012 señala que Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas y a solicitud de cualquiera de las personas interesadas en el proceso se celebrará una audiencia con el objeto de precisar el contenido y alcance de los pliegos de condiciones, de lo cual se levantará un acta suscrita por los intervinientes. En la misma audiencia se revisará la asignación de riesgos que trata el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 con el fin de establecer su tipificación, estimación y asignación definitiva.
Como resultado de lo debatido en la audiencia y cuando resulte conveniente, el jefe o representante de la entidad expedirá las modificaciones pertinentes a dichos documentos y prorrogará, si fuere necesario, el plazo de la licitación o concurso hasta por seis (6) días hábiles. Lo anterior no impide que dentro del plazo de la licitación, cualquier interesado pueda solicitar aclaraciones adicionales que la entidad contratante responderá mediante comunicación escrita, la cual remitirá al interesado y publicará en el SECOP para conocimiento público."
2. ETAPA DE PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS
AUDIENCIA DE ACLARACIÓN DE LOS PLIEGOS Y DE RIESGOS PREVISIBLES El artículo 220 del Decreto Ley 019 de 2012 señala que Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas y a solicitud de cualquiera de las personas interesadas en el proceso se celebrará una audiencia con el objeto de precisar el contenido y alcance de los pliegos de condiciones, de lo cual se levantará un acta suscrita por los intervinientes.
En la misma audiencia se revisará la asignación de riesgos que trata el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 con el fin de establecer su tipificación, estimación y asignación definitiva.
Como resultado de lo debatido en la audiencia y cuando resulte conveniente, el jefe o representante de la entidad expedirá las modificaciones pertinentes a dichos documentos y prorrogará, si fuere necesario, el plazo de la licitación o concurso hasta por seis (6) días hábiles. Lo anterior no impide que dentro del plazo de la licitación, cualquier interesado pueda solicitar aclaraciones adicionales que la entidad contratante responderá mediante comunicación escrita, la cual remitirá al interesado y publicará en el SECOP para conocimiento público."
EL PLAZO DE LA LICITACIÓN Es el término que debe transcurrir entre la fecha a partir de la cual se pueden presentar propuestas y la de su cierre, que se señalará en los pliegos de condiciones, de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía del contrato.
Las propuestas deben referirse y sujetarse a todos y cada uno de los puntos contenidos en el pliego de condiciones. Los proponentes pueden presentar alternativas y excepciones técnicas o económicas siempre y cuando ellas nos signifiquen condicionamientos para la adjudicación.
ETAPA DE EVALUACIÓN
De acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía del contrato, en los pliegos de condiciones, se señalará el plazo razonable dentro del cual la entidad deberá elaborar los estudios técnicos, económicos y jurídicos necesarios para la evaluación de las propuestas y para solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que se estimen indispensables.
Los informes de evaluación de las propuestas permanecerán en la secretaría de la entidad por un término de cinco (5) días hábiles para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.
ETAPA DE ADJUDICACIÓN
Los plazos para efectuar la adjudicación y para la firma del contrato se señalarán en los pliegos de condiciones, teniendo en cuenta su naturaleza, objeto y cuantía. Dentro del mismo término de adjudicación, podrá declararse desierta la licitación.
AUDIENCIA DE ADJUDICACIÓN En dicha audiencia participarán el jefe de la entidad o la persona en quien, conforme a la ley, se haya delegado la facultad de adjudicar y, además podrán intervenir en ella los servidores públicos que hayan elaborado los estudios y evaluaciones, los proponentes y las demás personas que deseen asistir.
De la audiencia se levantará un acta en la que se dejará constancia de las deliberaciones y decisiones que en el desarrollo de la misma se hubieren producido. La adjudicación se hará mediante resolución motivada, que se entenderá notificada al proponente favorecido en dicha audiencia.
Durante la misma audiencia, y previamente a la adopción de la decisión definitiva de adjudicación, los interesados podrán pronunciarse sobre la respuesta dada por la entidad contratante a las observaciones presentadas respecto de los informes de evaluación. El acto de adjudicación es irrevocable y obliga a la entidad y al adjudicatario.
AUTORIZACIONES, LICENCIAS, ETC. AVISO CÁMARA DE COMERCIO SE INICIA EL PLAZO PARA PRESENTAR OFERTAS. AUDIENCIA DE ACLARACIÓN DE PLIEGOS Y AUDIENCIA DE TIPIFICACIÓN, ASIGNACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES. AUDIENCIA DE ACLARACIÓN DE PLIEGOS Dentro de los 3 días ESTUDIOS PREVIOS Antes de la apertura PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS (VENCE EL PLAZO) DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL EVALUACIÓN DE PROPUESTAS AVISOS PÁGINA WEB Y SECOP 10 a 20 días calendarios INFORME DE EVALUACIÓN CONVOCATORIA PÚBLICA PUBLICACIÓN Y TRASLADO DEL INFORME DE EVALUACIÓN PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES AUDIENCIA PÚBLICA DE ADJUDICACIÓN 5 días hábiles RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES ADJUDICACIÓ PUBLICACIÓN DEL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES Mínimo 10 días antes ACTO ADMINISTRATIVO DE ADJUDICACIÓN ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVOS SI NOTIFICACIÓN DEL ACTO DE ADJUDICACIÓN EN LA AUDIENCIA 1 NO SE INICIA UN PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA Dentro de los 4 meses
PRESENTACIÓN DE LA OFERTA DE MANERA DINÁMICA MEDIANTE SUBASTA INVERSA EN LOS PROCESOS DE LICITACIÓN PÚBLICA
CAMBIOS DECRETO 734 DE 2012 El Consejo de Estado declaró la nulidad de la disposición del Decreto 2474 que supedita la adjudicación del contrato al método de la mejor relación costo beneficio, que no está previsto en la ley. Este texto no aparece en el artículo 3.1.2 del Decreto 734 de 2012. La Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción) revivió el método de la mejor relación costo beneficio, que aparece reglamentado en el Decreto 734 de 2012, en términos similares a los que señalaba el Decreto 2474 de 2008, en el artículo 2.2.9. Ofrecimiento más favorable a la entidad.
Artículo es nuevo: Las entidades estatales podrán utilizar el mecanismo de la subasta inversa para conformar dinámicamente las ofertas en procesos de Licitación Pública, de conformidad con lo dispuesto en el inciso 2º del numeral 1 del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007. Para tal efecto, en el pliego de condiciones se establecerán las variables técnicas y económicas sobre las cuales los proponentes podrán realizar la puja.
Se cambia el término de requisito habilitante de capacidad operacional por capacidad de organización. Se agregan dos incisos finales nuevos, que son del siguiente tenor: De lo acontecido en la subasta, se levantará un acta donde se dejarán todas las constancias del caso. La adjudicación del proceso se realizará de la forma señalada en el artículo 9 de la Ley 1150 de 2007.
SUBASTA A LA INVERSA Es una modalidad por la cual una entidad estatal adquiere bienes, obras o servicios, a través de oferta pública. El postor ganador será aquel que ofrezca las mejores condiciones para la entidad. Básicamente pasan al periodo de puja las mejores ofertas. En ese momento, pueden mejorar las propuestas, hasta que quede la mejor.
En qué casos procede la subasta inversa? Sólo en 2 eventos: Licitación Pública. Selección abreviada para adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.
LICITACIÓN SELECCIÓN ABREVIADA PARA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN. Se tiene en cuenta precio y calidad Sólo se tiene en cuenta el precio Es electrónica Por regla general es electrónica, pero puede ser presencial
Elementos Puja dinámica: se parte de una oferta inicial que puede mejorarse mediante posturas sucesivas. Electrónicamente: el medio es electrónico. La plataforma tiene que se implementada por el SECOP, pero mientras tanto, las entidades pueden contratar a terceros para esos efectos. Los ajustes a la oferta en cuanto a las variables que son susceptibles de ser mejoradas. Se entiende que hay otras variables fijas. En ningún caso el precio ofrecido será la única variable sometida a conformación dinámica.
PROCEDIMIENTO
Presentación por parte de los oferentes de los documentos que acreditan la capacidad jurídica y demás requisitos habilitantes. En caso de conformación dinámica parcial, el oferente presentará el componente de la oferta que no es objeto de la misma. Verificará por parte de la entidad de los requisitos para determinar los oferentes que continúan en el proceso. Realización de la subasta a la inversa con los oferentes habilitados.
Presentarán del proyecto de oferta inicial. Mejoramiento de la oferta inicial, mediante posturas sucesivas, hasta la conformación de la oferta definitiva.
A AUTORIZACIONES ESTUDIOS PREVIOS DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL REALIZACIÓN DE LA SUBASTA ELECTRONICA. LOS PROPONENTES, EN RELACIÓN CON LAS VARIABLES DINÁMICAS, PRESENTARÁN UN PROYECTO DE OFERTA INICIAL. REALIZACIÓN DE LOS LANCES CONVOCATORIA PÚBLICA ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA 5 DÍAS HAB. ELABORACIÓN DE LA MINUTA MINUTA PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVOS PRESENTACIÓN DE OFERTA INICIAL DE PRECIO Y DE REQUISITOS HABILITANTES, ASÍ COMO DE LOS DOCUMENTOS QUE NO SON OBJETO DE CONFORMACIÓN DINÁMICA VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS DE EJECUCIÓN * PUBLICACIÓN DE INFORME DE VERIFICACIÓN REQUISITOS HABILITANTES A EJECUCIÓN DEL CONTRATO LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO FIN