REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES CAPITULO 1 ASPECTOS GENERALES ARTICULO 1.- Objetivo del reglamento específico El presente Reglamento Específico del COMITÉ AGUAS POTABLE TUPIZA (CAPTU), tiene como objetivos: Definir un conjunto de principios y procedimientos par asegurar el funcionamiento del Sistema de Programación de Operaciones en CAPTU. Proporcionar los elementos de organización funcionamiento y control interno relativo al Sistema de Programación Operaciones. Otorgar los elementos presupuesto anual esenciales para la formulación del presupuesto anual. Establecer la interrrelación entre el Sistema de Programación de Operaciones y los sitemas regulados por la Ley 1178. ARTICULO 2.- Alcance del reglamento específico El presente reglamento es de obligatoria aplicación en todas las áreas, unidades funcionales y funcionarios públicos comprendidas en la estructura organizacional del COMITÉ AGUAS POTABLES TUPIZA (CAPTU). En aplicación del Art. 15º de la Resolución Suprema Nº 216784, los departamentos serán consideradas áreas funcionales y las divisiones con sus dependencias unidades funcionales. Asimismo, para efectos de elaboración del Programa de Operaciones Anual y el Presupuesto se asume como área funcional la Gerencia General y sus dependencias de staf. ARTICULO 3.- Definición del sistema y subsistemas de programación de operaciones (SPO) de la Institución. El Sistema de Programación de Operaciones del COMITÉ AGUAS POTABLES TUPIZA es un conjunto de normas, procesos e instrumentos que apoya la elaboración del Programa de Operaciones Anual, en el marco de los planes de desarrollo nacional, departamental y municipal. Facilita la ejecución, seguimiento y evaluación de la ejecución de las tareas, para el logro de los objetivos de la entidad. Complementariamente se establece en los Artículos 19º al 25º de la Resoución Suprema Nº 216784, el Subsistema de elaboración del POA comprende la formulación de los objetivos de gestión, la determinación de las operaciones necesarias para el logro de estos objetivos y la determinación de Programa de REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SPO 1
Operación Anual (POA) de las áreas y unidades funcionales del COMITÉ AGUAS POTABLE. De igual modo, según los Artículos 25º al 27º de la Resolución Suprema Nº 216784, el Subsistema de seguijient y evaluación a la ejecución del Programa de Operación Anual comprende la verificación de la ejecución de operaciones, evaluación de resultados y generación de medidas correctivas. ARTICULO 4.- Responsables. a) De la Implantación y Funcionamiento del SPO El Gerente General de, como máxima autoridad e la entidad, es el responsable de la implantación y funcionamiento del Sistema de Programación de Operaciones conforme está establecido en el Art. 27º de la Ley 1178. La Unidad de Planificación si existe, u otra a ser designada por la M.A.E. será encargada de diseñar los instrumentos que requiera el sistema, de capacitar y difunmdir los elementos del sistema, aproyar y monitorear la elaboración, el seguimiento y evaluación de los POAs en las áreas yu unidades funcionales. b) De la Coordinación El Gerente General y el Encargado de la elaboración del POA del, tienen a su cargo Coordinar el seguimiento de la ejecución de los procesos de elaboración, de seguimiento y evaluación del Programa de Operaciones Anual de la entidad. c) Del POA La elaboración, ejecución, seguimiento y evaluación del Programa de Operaciones Anual de es atribución de la máxima autoridad ejecutiva y los servidores públicos involucrados con el Sistema de Programación de Operaciones. Los responsables de la formulación del Programa de Operaciones Anual en sus distintas fases, son: ARTICULO 5.- Previsión a) Formulación de los objetivos de gestión. Es responsabilidad e la máxima autoridad ejecutiva. b) Formulación de los objetivos de gestión por áreas funcionales. Es responsabilidad compartida entre el responsable de área que los formula y la máxima autoridad ejecutiva del que lo aprueba. c) Formulación de los Programas de Operaciones Anuales basados en los Objetivos de Gestión. Son responsables de área y el máximo ejecutivo de. En caso de presentarse omisiones, contradicciones y/o diferencias en la interpretación del Reglamento Específico de la entidad, serán solucionadas en los alcances y previsiones d REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SPO 2
elas Normas Báicas del Sistema de Programación de Operaciones previstos en la Resolución Suprema Nº 216784. ARTICULO 6.- Revisión y Actualización del eglamento Específico El presente Reglamento deberá ser revisado y actualizado, basándose en el análisis de la experiencia de su aplicación, del funcionamiento administrativo y de la operación de los sistemas con los cuales esta interrelacionado. También, deberá tomarse en cuenta las modificaciones a la Norma Básica realizada por el Organo Rector del Sistema. El Gerente General y el Responsable de Presupuesto en forma conjunta con el Encargado de la Elaboración del POA serán las encargadas del cumplimiento del presente artículo. ARTICULO 7.- Interrelación con otros sistemas a) Con el Sistema Nacional de Planificación (SISPLAN) Resolución Suprema Nº 216779 de 26 de julio de 1996. El sistema Nacional de Planificación proporciona, a través de los planes de desarrollo y programas de mediano y largo plazo, el marco en el que se debe definir las acciones a ser incluidas en la programación de operaciones anual de nuestra entidad. El Sistema de Programación de Operaciones suministra, información sobre el cumplimiento de los objetivos de gestión, evaluar el grado de ejecución de los planes de desarrollo. b) Con el Sistema de Presupuesto El sistema de Prosupuesto: Establece la política presupuestaria y define los límites financieros para la elaboración del Programa de Operaciones. Proporciona información sobre la ejecución presupuestaria El sistema de Programación de Oepraciones, prevé la estimación de los recursos físicos que serán expresados en el presupuesto para la ejecución del objetivo de gestión de la entidad y de objetivos de gestión por área funcional. c) Con el Sistema de Organización Administrativa Resolución Suprema Nº 217064 del 23 de Mayo de 1997. El Sistema de Organización Administrativa define: El marco en el que se debe diseñar la estructura organizativa para la ejecución del programa de operaciones anual. Mecanismos e instrumentos de coordinación, comunicación, funciones y atribuciones de las áreas y unidades funcionales. REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SPO 3
El Sistema de Programación establece los objetivos de gestión y las operaciones sobre la base de los cuales se identifica las necesidades de organización. d) Con el Sistema de Administración de Personal Resolución Suprema Nº 217064 del 23 de Mayo de 1997. El Sistema de Administración de Personal proporciona: El marco en el que se atenderán los requerimientos de bienes y servicios para la ejecución del Programa de Operaciones Anual Reglamento de Contratación, Manejo y disposición de Bienes y Servicios. Precios referenceales y plazos estimados de contratación. El Sistema de Programación de Operaciones establece la demanda de bienes y servicios para el logro de los objetivos de gestión de la entidad. f) Con el Sistema de Tesorería y Crédito Público El Sistema de Tesorería y Crédito Público suministra los recursos financieros para la ejecución de las operaciones programadas en la entidad. g) Con el Sistema de Contabilidad Integrada Resolución Suprema Nº 218040 del 29 de Julio de 1997. El Sistema de Contabilidad Integrada registra las transacciones que de la ejecución de la operaciones y proporciona información seguimiento y evaluación del programa de operaciones. CAPITULO II SUBSISTEMA DE ELABORACION DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL ARTICULO 8.- Marco Referencial En la formulación de objetivos de gestión y elaboración del Operaciones Anual (POA) del COMITÉ AGUAS POTABLES, debe considerar necesariamente: Los planes y políticas establecidos por el Sistema Nacional de Planificación Las normas del Sistema Nacional de Inversión Pública. Las directrices del Sistema de Presupuesto La misión y las políticas de la entidad El plan estratégico institucional y REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SPO 4
Los objetivos institucionales. El responsable de la elaboración del POA debe propiciar reuniones talleres con responsables de unidades y áreas funcionales más el Gerente General para establecer el marco de referencia, durante los meses de octubre y noviembre. ARTICULO 9.- Proceso de elaboración del POA Las siguientes son las fases secuenciales definidas e imprescindibles para la elaboración del POA del ** Definición de los objetivos de Gestión; comprende el análisis de situación y del entorno, formulación de objetivos e identificación de indicadores. Determinación de Operaciones, que comprende las operaciones de funcionamiento. Compatibilización de los Programas de Operaciones Anuales de las áreas y unidades funcionales. ARTICULO 10.- Análisis de situación y del entorno Comprende el análisis de resultados de la gestión anterior y del primer semestre de la presente gestión, a objeto de retroalimentar las características de la siguiente gestión. a) Análisis de situación Del logro de los objetivos de gestión de la entidad, de las áreas y unidades funcionales besándose en los indicadores de eficiencia y eficacia determinados. Por el Programa de Operaciones Anual, que permitirá identificar los resultados, las contingencias y desvíos de lo programado frente a lo ejecutado e identificando sus causas. Del presupuestos, referido al comportamiento de los ingresos y gastos, desvíos de lo programado versus lo ejecutado, en ingresos, gastos y problemas. Del análisis institucional, identificando, identificando los principales logros y problemas detectados en las diferentes áreas del POA, con la debida investigación de las causas y los efectos. b) Análisis del entorno Con relación a las variables externas: económicas, sociales, tecnológicas, legales, institucionales y políticas que afectan y/o condicionan el logro de los objetivos y operaciones de la entidad identificando los logros y problemas. A principios del mes de octubre el Encargado de la elaboración del POA del *** procederá con la palicación del procedimiento de evaluación de la ejecución del POA. REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SPO 5
Los Jefes de Unidades son los responsables de llenar los formularios elaborados por la Unidad de Planificación. Las Gerencias consolidarán esta información procedente de las unidades. El documento de análisis de situación y del entorno consolidado con el apoyo técnico del Encargado de la elaboración del POA deberá ser aprobado en reunión ejecutiva por el Gerente General y Gerentes de Areas. ARTICULO 11.- Formulación de Objetivos de gestión de la entidad Los objetivos de getión definen las características del estado de situación que se desea lograr al finalizar la misma. Su formulación es responsabilidad del Gerente General en Coordinación con Gerentes de Area debiendo tomarse en cuenta los resultados de la aplicación de los Artículos 8º y 10º del presente Reglamento Específico. Dentro del COMITÉ AGUAS POTABLES **, los objetivos se deben formular en forma descendente desde el nivel ejecutivo hasta el nivel operativo, con la finalidad de que el programa de operaciones sea integral, coherente e interrelacionado, donde cada operación guarde realación y sea consistente con los objetivos de gestión. El Encargado de la elaboración del POA como responsable de la operativización del POA de ** es la encargado de proporcionar el paoyo técnico pertinente en esta etapa realizando un talle con los responsables de unidades y áreas funcionales en presencia del Gerente General. A fines del mes de noviembre se debe tener formulado los objetivos de gestión e identificación de áreas y uniddes funcionales. ARTICULO 12.- Identificación de Areas Funcionales Una vez formulado los objetivos de gestión, corresponde al Gerente General conjuntamente el Encargado la Unidad de Planificación identificar las áreas y unidades funcionales en el COMITÉ AGUAS POTABLES *** ARTICULO 13.- Objetivos de gestión por áreas y unidades Funcionales Los Objetivos de gestión de las áreas y unidades funcionales deben contribuir al logro de los objetivos de gestión de la entidad. Su formulación es responsabilidad del ejecutivo de área, quién lo aprueba es el Gerente General. Su compativilización es responsabilidad de la Gerencia General a efectos de mantener la consistencia en la red de objetivos de la empresa, estableciendo reuniones talleres a nivel de áreas y unidades, asignando tareas para su formulación. A principios del mes de noviembre se debe tener formulado los objetivos de gestión por áreas y/o unidades funcionales. ARTICULO 14.- Determinación De las operaciones REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SPO 6
Los Jefes de las unidades Operativas y/o Encargados elaborarán el programad e operaciones par el logro de sus objetivos de gestión que deben estar concluidos hasta fines del mes de Noviembre. El Programa de Operaciones Anual debe contener, de acuerdo al Manual de elaboracio n de POA del ** lo siguiente. Marcos legal y Estratégico de la Empresa FORM-POA-1 Información general sobre las unidades FORM-POA-02 Logros principales FORM-POA-03 Problemas principales FORM-POA-05 Plan operativo por área funcional FORM POA 06 Programación requerimiento de Recursos Humanos FORM POA- 07 Programación requerimiento de Servicios FORM POA 08 Programación requerimiento de Materiales FORM POA 09 Programación requerimiento de Activos Fijos FORM POA 010 Cada uno de estos formularios, cuenta con su isntructivo (ver manual para la elaboración del POA del **. ARTICULO 15.- Indicadores de eficacia y eficiencia Los indicadores cuantitativos y cualitativos de eficacia permiten verificar el grado de cumplimiento de los objetivos de gestión. En cambio, los indicadores de eficacia tanto cuantitativos y cualitativos permiten evaluar la relación entre los recursos utilizados y los resultados obtenidos. Son responsables de la identificación y establicimiento de los indicadores, los jefes de departamento. La Gerencia General y el Encargado de Elaboración del POA apoyarán en la identificación y construcción de estos indicadores. ARTICULO 16.- Compatibilización de Programas de Operaciones Anuales A principios del mes de Diciembre, para una eficiente asignación y uso de los recursos requeridos en cada uno de los Programas de Operaciones Anuales, se debe compatibilizar: Los programas de operaciones de las áreas funcionales entre sí, preservando la coherencia para alcanzar los objetivos de gestión en forma coordinada; Los requerimientos de recursos humanos, entre los diferentes programas; Los requerimientos de bienes y contratación de servicios, entre los diferentes programas; y La asignación de recursos financieros entre los diferentes programas de operaciones, que permita una efectiva ejecución de los mismos. Por otra parte tiene la finalidad de optimizar la utilización de recursos materiales y humanos a través de: Asegurar que las operaciones programadas sean las adecuadas para el logro de los objetivos de gestión. REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SPO 7
Asegurar que las operaciones transversales sean ejecutadas a travéx de unidades especializadas. Asegurar que la responsabilidad de las operaciones esté asignada en base a funciones de las unidades institucionales. El Gerente General y los jefes de departamento son responsables de la compatibilización de sus Programas de Operaciones Anuales. El Encargado de la elaboración del POA y Presupuestos son las responsables de consolidar los Programas de Operaciones por área funcional en el Programa de Operaciones Anual de ***. ARTICULO 17.- Enlace entre los Sistemas de Programación de Operación Presupuesto Asegura que los requerimientos expresados en unidades físicas en la Programación de Operaciones Anual, sean asignados financieramente por categoría programática en las partidas de gastos correspondientes, a fines del mes de noviembre debe estar concluido el enlace y en plazo establecido por el Viceministerio de Presupuesto y Contaduría del Ministerio de Hacienda. Es responsabilidad del enlace el Encargado de la elaboración del POA y la unidad de Presupuestos a través de lo siguiente: Resumen presupuestario FORM-POA-011 Resumen presupuestario por trimestres FORM-POA-012 Nota: estos formularios tiene sus instructivos correspondientes (ver Manual par la elaboración del POA del **). ARTICULO 18.- Parámetros para el cálculo del presupuesto Anualmente, para la asignación presupuestaria se deberán tener en cuenta las directrices emanadas por el órgano rector y la información de Ingresos de referencia que proporcione el área de Gerencia de Servicios y la Gerencia Administrativa Financiera. ARTICULO 19.- Consideración y aprobación del Programa de Operaciones Anual El proyecto de presupuesto del COMITÉ AGUAS POTABLES *** como resultado del enlace con el Programa de Operaciones Anual se pondrá en consideración del Gerente General para su posterior remisión al Directorio para su aprobación. La aprobación del Presupuesto Anual del ** estará sujeta a la presentación del Programa de Operaciones de la gestión, La asignación de recursos financieros se efectuará en función de la demanda de recursos físicos establecidos en el Programa de Operaciones. CAPITULO III REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SPO 8
SUBSISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION A LA EJECUCION DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL ARTICULO 20.- Del Objetivo El subsistema de seguimiento y evaluación de la ejecución del Programa de Operacioens Anual tiene el objetivo de: Asegurar el cumplimiento de los objetivos de gestión y de generar documentación respaldatoria de la ejecución del Programa de Operaciones Anual para la evaluación de la getión. ARTICULO 21.- Proceso del Seguimiento y Evaluación De acuerdo al Art. 2º del presente Reglamento, las fases secuencialemtne definidas e imprescindibles del proeceso son: 1.- Verificación de la ejecución de las operaciones, que consiste en la observación y documentación sistemática de las ejecuciones de las operaciones. 2.- Evaluación de resultados, es el análisis de los resultados al final de cada trimestre con relación a los objetivos de gestión. 3.- Generación de medidas correctivas, son decisiones de ajuste de las operaciones, cuando se presentan desviaciones entre lo planificado y lo ejecutado. ARTICULO 22.- Verificación de la Ejecución de Operaciones Los encargados de unidades ejecutoras remitirán informes, de la ejecución de las operaciones a los jefes de departamento y quienes remitirán un informe consolidado al Gerente General a través de lo siguiente. Seguimiento y Evaluación de los objetivos FORM-POA-013 Nota: Este formulario cuenta con su instructivo, (ver Manual para la elaboración del POA del **) Los Jefes de unidades son los responsbles de la verificación in situ. El Gerente General y el Encargado de la elaboración del POA podrán realizar visitas insitu cuando consideren conveniente. ARTICULO 23.- Evaluación de Resultados Trimestralmente cada Unidad con participación de los jefes de departamento deberá evaluar los resultados de la ejecución de su Programación de Operaciones Anual, sobre la base de los informes de verificación de la ejecución producida en el período. REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SPO 9
El Encargado de la elaboración del POA deberá consolidar la información de la evaluación del trimestre y remitirla al Gerente General. La difusión interna y/o externa de los resultados de la gestión, deberá ser autorizada por el Gerente General. ARTICULO 24.- Generación de Medidas Correctivas La evaluación de resultados genera medidas correctivas que afectan en la programación de las operaciones. La decisión de efectuar ajustes en el ámbito de la ejecución de la programación de las operaciones es responsabilidad del encargado de unidad en consulta con el jefe de departamento y la aprobación del Gerente General, dejando constancia escrita de la reprogrmación. ARTICULO 25.- Reformulación del POA y del Presupuesto Los Programas de Operaciones Anual y el Presupuesto deben ser reformulados cuando existe un recorte de presupuesto o cuando exitiera medidas correctivas de gran magnitud; además que la unidad Coordinadora es la responsable de dirigir las actividades de Reformulación. Oruro, Noviembre de 2001 REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SPO 10