MARIA ISABEL CAÑON OSPINA Superintendente Delegada para la Inspección, n, Vigilancia y Control Superintendencia de Sociedades

Transcripción

1 Superintendencia de Sociedades MARIA ISABEL CAÑON OSPINA Superintendente Delegada para la Inspección, n, Vigilancia y Control Superintendencia de Sociedades Manizales, 2 de marzo de 2010

2 ORGANOS SOCIALES MARIA ISABEL CAÑON OSPINA Marzo

3 Teoría Organicista LA VOLUNTAD SOCIAL SE FORMA, SE EJECUTA Y SE DECLARA POR MEDIO DE ORGANOS

4 La expresión volitiva de la sociedad trasciende hacia el ámbito externo por conducto de los órganos que configuran la estructura de la sociedad Se pasa de la suma de voluntades individuales de los asociados a la voluntad colectiva del sujeto societario QUERER SOCIETARIO La voluntad particular de los ausentes y disidentes se somete

5 Órganos Societarios Cada uno de los órganos sociales ejerce los poderes que le son propios Órgano de deliberación y decisión Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios Órgano orientador de la administración Junta Directiva Órgano de fiscalización Revisoría Fiscal

6 Origen de los poderes de los órganos: Los órganos no surgen de una delegación de los asociados. Tienen origen en la constitución del sujeto societario. Las funciones de cada órgano son poderes propios del mismo, ya que nos los recibe por delegación sino en su carácter instrumental José Ignacio Narváez

7 Órgano de deliberación y decisión Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios ACTOS DE GOBIERNO Facilitar la expresión de la voluntad o el querer social Autoriza las operaciones de mayor trascendencia: Órgano orientador de la administración Órgano de fiscalización (Cuentas sociales de fin de ejercicio, reformas estatutarias) Junta Directiva Revisoría Fiscal

8 ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS O JUNTAS DE SOCIOS Clases de reuniones: Ordinarias Extraordinarias Universales Por derecho propio De segunda convocatoria Preliminares Finales o de Liquidación Reuniones no presenciales

9 REUNIONES ORDINARIAS Los socios de toda compañía se reunirán en junta de socios o asamblea general ordinaria una vez al año, por lo menos, en la época fijada en los estatutos y, en silencio de éstos dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio. Están determinadas por 2 elementos: tiempo y temario (art. 422, cuestiones sobre las cuales debe ocuparse la AGA o JS) Oficio Supersociedades AN del 21 de oct 1985

10 REUNIONES ORDINARIAS (cont.) Tiempo y Temarios Tiempo: Por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio. Temario: examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social. (ART. 422)

11 EXTRAORDINARIAS También se reunirán en forma extraordinaria cuando sean convocados por los órganos o entidades competentes No tienen tiempo ni temario. Permite atender asuntos inaplazables o imprevistos

12 Reuniones universales (arts. 182 y 426) Reunidos todos los socios deciden constituirse en junta o asamblea general. Características: No requieren convocatoria. Cualquier día, cualquier sitio. Cualquier tema Se aplican las mayorías decisorias de los estatutos o de la ley Con un solo asociado que falte: INEFICACIA de las decisiones adoptadas

13 Reuniones de Segunda Reemplazan una reunión válidamente convocada que no se llevó a cabo por falta de quórum deliberatorio o por inasistencia de todos los socios. (Art. 429 C.Co.). Requisitos: Convocatoria Que la reunión ordinaria o extraordinaria, debidamente convocada, no se haya llevado a cabo. Que se convoque a la nueva reunión. Que se realice no antes de diez (10) días hábiles ni después de treinta (30) días hábiles, contados desde la fecha fijada para la primera reunión. Si es extraordinaria en el aviso se debe insertar el orden del día Si faltan los requisitos: INEFICACIA

14 Reuniones por Derecho Propio Si no se convocó la reunión ordinaria oportunamente, la asamblea o junta de socios podrá reunirse por derecho propio el primer día hábil de mes de abril, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad. (Art. 422 C.Co.)

15 Oficio del 30 de abril de 2001 «Si se parte de la base de que el sentido de la antelación prevista para la convocatoria a las reuniones en las que se consideran balances tiene que ver con el ejercicio del derecho de inspección, debe notarse que si la primera reunión ha sido debidamente convocada, situación ésta que es el presupuesto del artículo 429 C. Co., la finalidad de la regla que establece la antelación en cuestión se ha cumplido a cabalidad, como quiera que los socios ya han tenido la oportunidad de ejercer su derecho de inspección; tanto en el caso de aquellos tipos sociales, como la forma anónima, en los que el ejercicio del derecho de inspección se contrae a dicha época, como en el caso de aquellas otras formas societarias, por ejemplo la limitada, en las que dicho ejercicio puede llevarse a cabo en cualquier tiempo».

16 Característica especial de las reuniones por derecho propio y las de segunda convocatoria (art. 429) Deciden válidamente con un número plural de socios, cualquiera que sea la cantidad de partes de interés, cuotas o acciones representadas, siempre que se respeten las mayorías especiales determinadas en la ley o en los estatutos. Ejemplo: si se trata de una sociedad de responsabilidad limitada y asisten a la reunión por derecho propio un número plural de socios que representan el 60% de la totalidad de las cuotas en que se divide el capital social, no podrán decidir una reforma estatutaria, porque para ello se requiere de un porcentaje no inferior al 70% del total del capital social, no de los cuotas representadas en la reunión.

17 Estipulaciones especiales Art 429 La votación no podrá hacerse por cabezas a menos que se trate de sociedades por partes de interés La mayoría decisoria deberá establecerse con fundamento en el porcentaje de capital representado Excepción a la exigencia de pluralidad para las reuniones de 2ª convocatoria: Las sociedades que negocien sus acciones en el mercado público de valores, la asamblea sesionará y decidirá válidamente con uno o varios socios, cualquiera sea el número de acciones representadas. (art. 69 de la ley 222 de 1995 que modificó el artículo 429 del C. de Co.) Las mayorías calificadas exigidas por la ley no pueden desconocerse (reforma de estatutos en las limitadas y creación de acciones privilegiadas).

18 Estipulaciones especiales para las reuniones por derecho propio Requisitos: Que los encargados de efectuar la convocatoria no la hayan realizado oportunamente Que la hayan convocado por un medio diferente a la prevista en los estatutos o en la ley Que la hayan convocado con una antelación diferente a la prevista en los estatutos o en la ley (Oficio Supersociedades AN de julio 21 de 1999) Las mismas condiciones de quórum y mayorías decisorias que las de 2ª convocatoria

19 Reuniones no presenciales: (Art.19 Requisitos: Ley 222 de 1995) No es indispensable convocatoria si participan la totalidad de los socios. Medio susceptible de prueba. Citar delegado de la Superintendencia con 8 días de anticipación, para las vigiladas. (DEROGADO POR ART 148 DEL DECRETO 19 DE 2012) La comunicación debe ser simultánea o sucesiva.

20 Convocatoria Es la citación a los asociados para que se reúnan en una fecha, hora y lugar determinados para integrar la asamblea o junta de socios.

21 Quiénes pueden convocar? Reuniones ordinarias: Se sujeta a lo establecido en los Estatutos. Por regla general le corresponde convocar al representante legal.

22 Quiénes pueden convocar? Reuniones extraordinarias: (ART. 181 del C.Co) 1. Los administradores: (artículo 22 de la Ley 222 de 1995) 2.El revisor fiscal. 3.La entidad que ejerza el control permanente sobre la sociedad. 4.La Superintendencia de Sociedades respecto de sociedades no vigiladas por la Superfinanciera (antes Superbancaria y Supervalores) (Por regla general los socios no pueden convocar directamente, salvo que se trate de lo previsto para decidir sobre la acción social de responsabilidad de que trata el artículo 25 de la citada ley.) 463 En las S.A.S. los accionistas pueden convocar directamente si éstá establecido en los estatutos.

23 Quiénes pueden convocar? Por regla general los socios no pueden convocar directamente, salvo que se trate de lo previsto para decidir sobre la acción social de responsabilidad de que trata el artículo 25 de la Ley 222 de (463) En las S.A.S. los accionistas pueden convocar directamente si está establecido así en los estatutos. RENDICIÓN DE CUENTAS 2008

24 Por qué medios se puede realizar? Debe efectuarse utilizando el mecanismo de comunicación previsto en los estatutos (correo, fax, e mail, etc). Es conveniente que se deje prueba de la respectiva citación. A falta de estipulación se realizará mediante aviso que se publicará en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad. Tratándose de reunión extraordinaria en el aviso debe insertarse el orden del día.

25 Por qué medios se puede realizar? En las S.A.S. por comunicación escrita dirigida a cada accionista Salvo estipulación estatutaria en contrario. (art. 20 Ley 1258 de 2008)

26 Con qué antelación debe efectuarse? En las S.A.S. con una antelación mínima de cinco (5) días hábiles. En el aviso de convocatoria se insertará el orden del día correspondiente a la reunión. Salvo estipulación estatutaria en contrario. (art. 20 Ley 1258 de 2008)

27 S.A.S. Convocatoria En la primera convocatoria para una reunión de asamblea de accionistas podrá incluir igualmente la fecha en que habrá de realizarse una reunión de segunda convocatoria, en caso de no poderse llevar a cabo la primera reunión por falta de quórum. (par. Art 20, Ley 1258 de 2008) RENDICIÓN DE CUENTAS 2008

28 Fallas en la convocatoria Fallas en la convocatoria INEFICACIA (de las decisiones) (Las decisiones adoptadas en la reunión no producen efecto jurídico, sin necesidad de declaración judicial. Artículos 190, 433 y 897 del C.Co.).

29 S.A.S. Renuncia a la Convocatoria Los accionistas podrán renunciar a su derecho a ser convocados a una reunión determinada de la asamblea, mediante comunicación escrita enviada al representante legal de la sociedad antes, durante o después de la sesión correspondiente Se entiende que los que asisten renuncian a su derecho a ser convocados, a menos que lo manifiesten antes de la reunión. (art 21 Ley 1258 de 2008) RENDICIÓN DE CUENTAS 2008

30 Qué debe contener la convocatoria? 1. Nombre de la sociedad 2. Nombre y clase del órgano que convoca 3. Fecha 4. Hora 5. Ciudad 6. Dirección completa que permita individualizar plenamente el lugar donde se llevará a cabo la reunión, ( la reunión del máximo órgano social debe realizarse en el domicilio principal de la sociedad, salvo los casos de reuniones universales). 7. Orden del día, cuando se trate de reuniones extraordinarias. 8. Si es el caso, lo referente a la fusión, escisión, transformación o cancelación de la inscripción en el registro nacional de valores o en bolsa de valores, con la expresa mención de la posibilidad que tienen los socios de ejercer el derecho de retiro. Cuando se trate de aprobar balances se sugiere indicar a los asociados que tienen a su disposición todos los documentos para el ejercicio del derecho de inspección

31 CÓMO VERIFICAR LA CALIDAD DE SOCIO? En sociedades por acciones: se debe acudir al libro de registro de accionistas para constatar que se encuentre inscrito. En sociedades por cuotas: La calidad consta en el respectivo certificado de existencia y representación legal.

32 La SUPERINTENDENCIA convoca u ordena convocar a reuniones extraordinarias: En caso de no haberse realizado la reunión en las oportunidades previstas en la ley o en los estatutos, en cualquier sociedad no vigilada por las superintendencias Bancaria o de Valores, a solicitud de cualquier administrador o de uno o varios asociados que representen por lo menos el 10% del capital suscrito o social. En el escrito correspondiente, que se presentará personalmente por los interesados, deberá indicarse ese hecho bajo juramento que se tendrá prestado con la firma del mencionado escrito. (Art. 87 de la Ley 222 de 1995).

33 Art.149 Decreto 019 de 2012 Modifica num 8 del art 84 de la Ley 222 de 1995 "8. Convocar a reuniones extraordinarias del máximo órgano social en los casos previstos por la ley. En los casos en que convoque de manera oficiosa, la Superintendencia presidirá la reunión". RENDICIÓN DE CUENTAS 2008

34 ARTíCULO 152. MEDIDAS ADMINISTRATIVAS. Modifíquese el artículo 87 de la Ley 222 de 1995, el cual quedará así: "Artículo 87. Medidas administrativas. En todo caso en cualquier sociedad no sometida a la vigilancia de la Superintendencia Financiera, uno o más asociados representantes de no menos del diez por ciento del capital social o alguno de sus administradores, siempre que se trate de sociedades, empresas unipersonales o sucursales de sociedad extranjeras que a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior registren activos iguales o superiores a cinco mil (5.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes o ingresos iguales o superiores a tres mil (3.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, podrán solicitar a la Superintendencia de Sociedades la adopción de las siguientes medidas: 1. La convocatoria de la Asamblea o Junta de Socios, cuando quiera que éstas no se hayan reunido en las oportunidades previstas en los estatutos o en la ley. Para tal fin, al escrito correspondiente, deberá adjuntarse una certificación del revisor fiscal que indique ese hecho.. RENDICIÓN DE CUENTAS 2008

35 Respecto de sus vigiladas Supersociedades puede convocar: De oficio: Cuando no se hubiere reunido el máximo órgano social en las oportunidades señaladas por la ley o por los estatutos o se hubieren cometido irregularidades graves en la administración que deban ser conocidas o subsanadas por la asamblea o junta de socios. En las sociedades colectivas, en comanditas simple o limitadas a petición de uno o varios socios que representen por lo menos el 25% del capital social. (Art. 182 C.Co). En las sociedades por acciones, por solicitud de un número plural de accionistas determinado en los estatutos y, a falta de esta fijación, por el que represente no menos de la quinta parte de las acciones suscritas.

36 Cuándo los socios no tienen derecho a participar en reuniones de los órganos sociales? ❿ Por mora en el pago de las acciones (art. 397 C.Co.), sin perjuicio de que pueda participar y votar con las que haya pagado. ❿ Por entrega de acciones en usufructo, salvo que expresamente se haya reservado el ejercicio de los derechos políticos (art. 412 C.Co.). La prenda no conferirá al acreedor los derechos inherentes a la calidad de accionistas sino en virtud de estipulación o pacto expreso. (Art. 411 C.Co.).

37 Embargo de acciones El titular de las acciones embargadas conserva los derechos políticos, es decir, puede deliberar y votar en las reuniones del máximo órgano social. (Oficio del 27 de diciembre de 1996).

38 Representación Todo socio puede hacerse representar por poder (art. 184) REQUISITOS DE LOS PODERES ESCRITO: (carta, telegrama, fax, e mail, etc). Nombre de la persona a la cual se otorga el poder, y si se concede la facultad de sustituir el nombre del posible sustituto. La fecha o época de la reunión o reuniones para las que se confiere el poder, salvo que se trate de poder general conferido por escritura pública. o Los demás requisitos que se indiquen en los estatutos.

39 Prohibición especial Salvo los casos de representación legal, los administradores y empleados de la sociedad no podrán representar en las reuniones de la asamblea o junta de socios acciones o cuotas distintas de las propias, mientras estén en ejercicio de sus cargos.

40 Qué se considera Representación Legal? 1.Representante legal de la persona jurídica 2.Representantes de personas naturales, bien sea en calidad de tutor, curador o ejercicio de la patria potestad (padres representan a sus hijos menores de edad) El suplente que no ha actuado como principal no se encuentra inhabilitado

41 Otras prohibiciones... Participación simultánea de socio y apoderado ".. un socio y su apoderado no pueden participar en forma simultánea en las reuniones que celebre la asamblea o junta ni, obviamente, deliberar o decidir conjuntamente en ellas lo que no obsta para que se le permita al socio en un momento dado, ser asistido por su apoderado en el entendido que actuará en tales circunstancias como asesor suyo, pero sin voz ni voto en la sesión respectiva..." (Oficio del 30 de diciembre de 2001).

42 Quórum deliberatorio, sistema de voto y mayorías SOCIEDAD COLECTIVA Quórum deliberatorio: mayoría numérica de los asociados cualquiera que sea su aporte. Votación: Cada socio tendrá derecho a un voto. (estatutos pueden disponer algo diferente)

43 Quórum deliberatorio, sistema de voto y mayorías (Cont.) SOCIEDAD COLECTIVA Quórum decisorio: mayoría absoluta de votos de asociados, salvo estipulación en contrario. Reformas estatutarias: voto unánime de los socios, o de sus delegados, si no se dispone otra cosa en los estatutos.

44 Quórum deliberatorio, sistema de voto y mayorías (Cont.) SOCIEDAD EN COMANDITA SIMPLE Quórum deliberatorio: mayoría numérica de los gestores y con un número plural de socios comanditarios que representen por lo menos la mitad más una de las cuotas en que se divide el capital social. Votación de gestores: estos tendrán un voto en las decisiones de la junta de socios.

45 Quórum deliberatorio, sistema de voto y mayorías (Cont.) SOCIEDAD EN COMANDITA SIMPLE Votación de los comanditarios: se computarán conforme al número de cuotas sociales que cada uno posea. Reformas estatutarias: se aprobarán por unanimidad de los socios colectivos y por mayoría absoluta de los votos de los comanditarios.

46 Quórum deliberatorio, sistema de voto y mayorías (Cont.) SOCIEDAD EN COMANDITA SIMPLE Las decisiones relativas a la administración solamente podrán tomarlas los gestores, en la forma prevista en los estatutos.

47 Quórum deliberatorio, sistema de voto y mayorías (Cont.) SOCIEDAD EN COMANDITA POR ACCIONES Quórum deliberatorio: mayoría numérica de los gestores y con un número plural de socios comanditarios que representen por lo menos la mitad más una de las acciones en que se divide el capital social.

48 Quórum deliberatorio, sistema de voto y mayorías (Cont.) SOCIEDAD EN COMANDITA POR ACCIONES Reformas estatutarias: unanimidad de los socios colectivos, y por mayoría de los votos de las acciones de los comanditarios. (los estatutos podrán prever algo diferente)

49 Quórum deliberatorio, sistema de voto y mayorías (Cont.) SOCIEDAD EN COMANDITA POR ACCIONES Votación de gestores: cada uno tendrá un voto. Votación de los comanditarios: se computarán conforme al número de acciones de cada uno.

50 Quórum deliberatorio, sistema de voto y mayorías (Cont.) SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA Quórum deliberatorio: número plural de socios que represente por lo menos la mitad más una de las cuotas en que se divide el capital social. Votación: Cada socio tendrá tantos votos cuantas cuotas posea en la compañía.

51 Quórum deliberatorio, sistema de voto y mayorías (Cont.) SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA Quórum decisorio: número plural de socios que represente la mayoría absoluta de la cuotas en que se halle dividido el capital social. (los estatutos pueden prever algo diferente).

52 Quórum deliberatorio, sistema de voto y mayorías (Cont.) SOCIEDAD ANÓNIMA Quórum deliberatorio: número plural de socios que represente, por lo menos, la mitad más una de las acciones suscritas. (estatutos pueden prever algo diferente). Votación: tantos votos cuantas acciones posea. Las acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto no confieren a sus titulares el derecho a votar.

53 Quórum deliberatorio, sistema de voto y mayorías (Cont.) SOCIEDAD ANÓNIMA Quórum decisorio: mayoría de los votos presentes (art. 68 Ley 222 de 1995) Excepciones: Artículos 155, 420 num. 5º y 455 C. Co. Las que consagren los estatutos de sociedades que no negocien sus acciones en el mercado público de valores.

54 Quórum deliberatorio, sistema de voto y mayorías (Cont.) Ejemplo: SOCIEDAD ANÓNIMA Cuál es la mayoría absoluta de 387? Posibles respuestas: a. La mitad más uno: = b. La mitad más «algo» (este algo puede ser inferior a la unidad): Cualquier cifra superior a 193.5, por ejemplo, 194. c. El 51%:

55 Mayoría Absoluta La que consta de más de la mitad de los votos (Diccionario de la Real Academia Española)

56 Quórum deliberatorio, sistema de voto y mayorías (Cont.) MAYORIAS ESPECIALES Distribución por debajo del 50% de las UTILIDADES LÍQUIDAS o la no distribución (78% pr) Colocación acciones sin sujeción al derecho de preferencia (70% pr) Pago del dividendo en acciones (80% pr) Reformas estatutarias (sociedades limitadas (70% tot ctas) Aprobación de estados financieros Elección del revisor fiscal (mayoría absoluta en comandita mayoría absoluta de los comanditarios)

57 Mayoría en Sociedades que Negocien en Bolsa El artículo 68 de la Ley 222 establece con rigor imperativo, que en las sociedades anónimas que negocien acciones en el mercado público de valores, el quórum máximo será de la mayoría absoluta de los votos presentes. La norma permite que estatutariamente se pacte un quórum inferior. (Útil cuando el capital está disperso en muchos accionistas) Si se pacta quórum superior: NULIDAD EXCEPCIONES

58 Decisiones Trascendentales que se Toman con Mayoría Absoluta en Sociedades Anónimas (Por reformas de la Ley 222 de 1995) Reformas estatutarias Ingreso de S.A. a sociedad en comandita (art. 295) Reconstitución de la S.A. (art. 250) Transformación, fusión o escisión, aún en la hipótesis de aumento de la responsabilidad de los asociados (arts. 168, 176, Ley 222, arts. 12 a 17) Emisión de acciones privilegiadas (art 392) Revocatoria o modificación de acciones privilegiadas (art. 383) Readquisición de acciones (art.396) El avalúo de los aportes en especie por parte de la asamblea (arts. 132 y 398), La adición del orden del día en las reuniones extraordinarias (art. 425) La declaratoria de disolución por decisión de los asociados (art. 216, ord 6º) La suspensión de las deliberaciones de la asamblea (art. 430)

59 Régimen de Transición art. 68 Ley 222/95 Siempre que la sociedad NO negocie en el mercado público de valores deben respetarse aquellas mayorías decisorias válidamente pactadas antes de la Ley 222 de Las nuevas leyes NO pueden alterar las relaciones contractuales, salvo los casos exceptuados por la misma ley. Art. 38, Ley 153 de 1887: En todo contrato se entenderán incorporadas las leyes vigentes al tiempo de su celebración

60 Régimen de Transición art. 68 Ley 222/95 (cont.) si en sociedades de tal naturaleza constituidas con anterioridad a la expedición de la ley 222, se hallan estipuladas cláusulas que exijan un quórum o mayorías decisorias especiales para casos distintos a los que recientemente determinó la norma en cuestión, o simplemente en su momento se guardó silencio sobre el particular acogiendo implícitamente el quórum o las mayorías decisorias que para entonces determinaban las disposiciones legales pertinentes, serán dichas cláusulas o normas legales las que deban aplicarse, hasta tanto la voluntad de las partes expresada a través del máximo órgano social decida modificarlas. Superintendencia de Sociedades Oficio del 27 de diciembre de 1996

61 Orden del día Reuniones extraordinarias: No es procedente la aprobación del orden del día (debe estar inserto en la convocatoria) Una vez agotados los puntos a tratar podrán ocuparse de otros temas siempre (por decisión de la asamblea por mayoría de los votos presentes)

62 Unidad de voto Cada accionista debe votar con todas sus acciones en un mismo sentido. (Oficio de abril 19 de 2002).

63 Elección de miembros de Junta Directiva Art.197 CC. CUOCIENTE ELECTORAL único mecanismo para integrar junta directiva u otro cuerpo colegiado. Mecanismo imperativo, no modificable por vía estatutaria

64 CUOCIENTE ELECTORAL Pasos a través de un ejemplo: 1. Se suma el número total de votos válidos emitidos. 2. Esta cifra se divide por el número de cargos principales a proveer. 3. El número de votos a favor de cada lista se divide por el cuociente obtenido en la forma indicada en el ítem anterior.

65 4. El cuociente obtenido registra el número de cargos a que tiene derecho cada lista. 5. Si se agotan las listas con cuocientes en número entero, se acudirá al residuo de cada una de las operaciones. 6. Los cargos restantes se proveerán en atención al número mayor obtenido en el residuo por cada lista, hasta agotar el número de miembros requeridos. 7. En caso de empate de los residuos decidirá la suerte

66 CASO PRACTICO: X.Y. S.A. por estatutos tiene una junta directiva de 5 miembros. Su capital social 1000 acciones suscritas y en circulación La sociedad está compuesta por cinco asociados Elección n de junta directiva: Asisten a la reunión la totalidad de las acciones suscritas y en circulación, es decir 1000 acciones Se presentan cinco (5) listas así:

67 ELECCION DE JUNTA DIRECTIVA Asisten a la reunión la totalidad de las acciones suscritas y en circulación, es decir 1000 acciones Se presentan cinco (5) listas así: LISTA 1 LISTA 2 LISTA 3 LISTA 4 LISTA 5 Principal Suplente Principal Suplente Principal Suplente Principal Suplente Principal Suplente Pedro José Juan David María Jesús Carlos Alex Rocio Luz Frank Jazmí n Natali a Jaime Arturo Liz Hugo Pablo Lia Oscar Doris Rosa Alvaro Juan Rita Dora Ana Vera Mery Martín Javier Edgar Lucía Sandr a Julio Paco Rey Rafael Daniel Josue Elena Blanc a Rene Pablo Jorge Víctor Daniel Luis Tito André s 1. Suma total de votos emitidos 1000 T/Votos: 340 T/Votos: 278 T/Votos: 162 T/Voto (número de votos) dividido 5 (número de cargos a promover) T/Votos: Cuociente electoral = Se divide el número de votos recaudados por cada lista entre el cuociente: Lista / 200 = 1 (cuociente) y 140 (residuo) Lista / 200 = 1 (cuociente) y 78 (residuo) Lista / 200 = 0 (cuociente) y 162 (residuo) Lista / 200 = 0 (cuociente) y 170 (residuo) Lista 5 50 / 200 = 0 (cuociente) y 50 (residuo)

68 Se realiza el escrutinio revisando lista por lista cuál de ellas obtuvo cargos por cuociente: Lista 1 1 cargo Pedro con José de suplente Lista 2 1 cargo Juan con David de suplente Restan 3 cargos por proveer, para lo cual deberá acudirse al residuo obtenido: Lista cargo Carlos con Alex de suplente Lista cargo María con Jesús de suplente Lista cargo Frank con Jazmín de suplente Luego la Junta Directiva queda conformada por: PRINCIPALES PEDRO JUAN CARLOS MARIA FRANCISCO SUPLENTES JOSE DAVID ALEX JESUS JAZMÍN

69 Mecanismo especial para la toma de decisiones 1. Serán válidas las decisiones del máximo órgano social cuando por escrito todos los socios expresen el sentido de su voto. 2. Si los socios hubieren expresado su voto en documentos separados, estos deberán recibirse en un término máximo de 1 mes, contado a partir de la 1era comunicación recibida.

70 Mecanismo especial para la toma de decisiones (Cont.) 3. El representante legal deberá informar a los socios el sentido de la decisión, dentro de los 5 días siguientes a la recepción de los documentos en los que se exprese el voto (Art. 20 Ley 222 de 1995).

71 Reuniones No Presenciales (art 19 Ley 222) Se emplean medios tecnológicos que permitan a los asociados comunicarse: 1. Simultánea o sucesivamente (manera inmediata) 2. Medio probatorio de que la reunión si existió 3. Se levanta un acta 4. Debe ser de carácter universal 5. Presencia de delegado de la Superintendencia de Sociedades para las vigiladas

72 Documentos que deben someterse a consideración de la asamblea o junta de socios Informes de gestión Estados financieros de propósito general, junto con sus notas, cortados a fin del respectivo ejercicio Proyecto de distribución de las utilidades repartibles Dictamen sobre los estados financieros Informes del revisor fiscal o contador independiente

73 Informe de gestión Los acontecimientos importantes acaecidos después del ejercicio La evolución previsible de la sociedad Las operaciones celebradas con los socios y con los administradores El cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor

74 Informe de gestión (Cont.) La información exigida en el artículo 446, numeral 3, del Código de Comercio sobre: a. Detalle de los egresos por concepto de salarios, honorarios, viáticos, gastos de representación, bonificaciones, prestaciones en dinero y en especie, erogaciones por concepto de transporte y cualquier otra clase de remuneración que hubiere recibido cada uno de los directivos de la sociedad. b. Las erogaciones por los mismos conceptos indicados en el punto anterior, que se hubieren hecho a favor de asesores o gestores, vinculados o no a la sociedad mediante contrato de trabajo cuando la principal función que realicen consista en tramitar asuntos ante entidades públicas o privadas, o aconsejar o preparar estudios para adelantar tales tramitaciones.

75 Informe de gestión (Cont.) c. Las transferencias de dinero y demás bienes, a título gratuito o a cualquier otro que pueda asimilarse a éste, efectuadas a favor de personas naturales o jurídicas (donaciones a entidades sin ánimo de lucro, a campañas políticas. etc.) d. Los gastos de propaganda y de relaciones públicas debidamente discriminados. e. Los dineros u otros bienes que la sociedad posea en el exterior y las obligaciones en moneda extranjera. f. Las inversiones discriminadas de la compañía en otras sociedades, nacionales o extranjeras.

76 Derecho de Inspección Articulo 48 Ley 222 de 1995 Los socios tienen el derecho a inspeccionar libremente por sí mismos o por medio de sus representantes, los libros y papeles de la sociedad. (art. 48 de la Ley 222 de 1995).

77 Derecho de Inspección OPORTUNIDAD Sociedades colectiva, comandita simple y limitada En cualquier momento

78 Derecho de Inspección OPORTUNIDAD Sociedades anónimas y comandita por acciones Dentro de los 15 días anteriores a la reunión de asamblea general

79 Derecho de Inspección LUGAR La oficina de la administración que funcione en el domicilio principal

80 Derecho de Inspección CONTROVERSIAS Resueltas por la entidad que ejerza inspección, vigilancia y control

81 Derecho de Inspección Sanciones Los administradores que impidan el ejercicio del derecho de inspección o el revisor fiscal que conociendo de aquel incumplimiento se abstuviere de denunciarlo oportunamente, incurrirán en causal de remoción.

82 Derecho de Inspección Objeto de inspección Libros de actas del máximo órgano social Libros de actas de junta directiva Libros de registros de socios o accionistas

83 Derecho de Inspección Objeto de inspección Libros de contabilidad Correspondencia relacionada con los negocios Comprobantes y soportes de contabilidad Estados financieros

84 Derecho de Inspección Limitaciones Documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad.

85 Derecho de Inspección Recomendación Dejar constancia sobre el particular, para facilitar el trámite en caso de que decidan acudir ante la autoridad administrativa.

86 Suspensión de deliberaciones Las deliberaciones del máximo órgano social podrán suspenderse para reanudarse luego, cuantas veces lo decida cualquier número plural de asistentes que represente el 51%*, por lo menos, de las cuotas o acciones representadas en la reunión. *Derogado por Ley 222, ahora es la mayoría absoluta, excepto para las sociedades constituidas antes de 1995 o que tengan estipulación estatutaria expresa.

87 Suspensión de deliberaciones No podrán prolongarse por más de 3 días, si no está representada la totalidad de las acciones suscritas (art. 430 C.Co). No se requiere nueva convocatoria y pueden asistir quienes no estaban en la deliberación inicial. (Oficio del 11 de mayo de 2001).

88 Envío de delegados artículo 84 de la Ley 222 de 1995 De oficio: En las vigiladas, cuando lo considere necesario A solicitud de parte: En las no sometidas a la vigilancia de la Superintendencia Bancaria o de Valores cuando uno o más asociados representantes de no menos del 10% del capital social o alguno de los administradores lo soliciten (Art. 87 de la Ley 222 de 1995).

89 Actas Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas de la reunión que se designen para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma.

90 Número Actas Requisitos formales Lugar, la fecha y hora de la reunión Número de acciones suscritas Forma y antelación de la convocatoria Lista de los asistentes con la indicación del número de cuotas u acciones propias o ajenas que representen Asuntos tratados

91 Actas Requisitos formales (Cont.) Decisiones adoptadas y el número de votos emitidos a favor, en contra o en blanco Constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión Designaciones efectuadas y la fecha y hora de su clausura

92 Actas Omisiones Presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir las omisiones

93 Actas Errores Los simples errores de trascripción se deben salvar mediante una anotación a pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.

94 Actas Anulación de folios Se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo.

95 Actas Reuniones no presenciales Las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los 30 días siguientes a la fecha en que concluyó el acuerdo.

96 Facultades sancionatorias de la Superintendencia de Sociedades Art. 86, numeral 3º, de la Ley 222 de 1995 y Art. 2o, numeral 29 del Decreto 1080 de 1996 Sanciones Multas, sucesivas o no, hasta de 200 SMLMV, a quienes incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos.

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