La obligación del Administrador de Fincas profesional de entregar la documentación de la Comunidad al finalizar su cargo

Transcripción

1 La obligación del Administrador de Fincas profesional de entregar la documentación de la Comunidad al finalizar su cargo Por JOSE ARTURO PÉREZ MIRALLES Abogado. Doctor en Derecho. Planteamiento Uno de los conflictos en propiedad horizontal que estadísticamente generan más conflictos en el sector inmobiliario de la administración de fincas, relacionado con la relación profesional del administrador con su cliente, sin duda lo es el momento en que finaliza el cargo, bien por transcurso del plazo y no renovación, bien por revocación o por renuncia del administrador, y se generan las obligaciones, unilaterales o recíprocas, que toda relación contractual lleva consigo a su término, entre ellas la obligación del administrador de fincas profesional de entregar o devolver al mandante o comunidad de propietarios la documentación recibida a consecuencia del mandato. A estudiar de una forma sintética esa obligación contractual y profesional que pueda servir de guía al administrador de fincas colegiado, con sus aspectos circunstanciales de lugar, tiempo y forma, así como el sujeto pasivo de la obligación, y al contenido de la documentación a entregar, dedicamos las próximas líneas. La obligación contractual y profesional del administrador de fincas de entrega de documentación al cesar en la prestación de sus servicios profesionales Al hablar del cumplimiento de una obligación derivada de una relación contractual, aquélla que une al administrador de fincas con su cliente, calificado por la doctrina mayoritaria como un contrato de mandato sui generis, y como ocurre en todo contrato, habrá que estar en primer lugar a lo especialmente pactado por las partes con el debido respeto a las normas imperativas, bien en el momento de contratar, bien posteriormente al producirse el cese, y, en su defecto, a las previsiones contenidas en el Código civil español al regular esta relación obligacional (artículo Cc). Efectivamente, si existe una relación contractual inter partes, y se pactaron especiales previsiones en orden al cumplimiento de la obligación de restituir la documentación, a estas previsiones serán a las que habrá que estar. Así ocurre, a modo de ejemplo, con el contrato modelo del Colegio de Administradores de Fincas de Valencia y Castellón cuando en su cláusula Octava (Entrega de documentación y liquidación finiquito), al párrafo primero, establece que: Como regla general, sea cual fuere la causa de extinción del contrato (a salvo las sobrevenidas), y sin perjuicio de los posibles acuerdos a los que lleguen las partes, cuando el ADMINISTRADOR cese en sus funciones deberá hacer

2 entrega en el plazo de treinta días naturales al Presidente, o persona por él autorizada, de la documentación que obrara en su poder, practicar liquidaciónfiniquito, incluyendo, en su caso, el importe de la cláusula penal prevista en la cláusula anterior, y abonar los saldos que procedieren. Y subsidiariamente, caso de no haberse estipulado nada en especial, o como complemento de lo especialmente previsto, habrá que estar a los artículos 19.4 y 20.e de la LPH que contemplan al Secretario-Administrador como obligado al depósito y custodia de la documentación, y a lo dispuesto en los artículos y del Código civil al señalar que Art Cc Todo mandatario está obligado a dar cuenta de sus operaciones y a abonar al mandante cuanto haya recibido en virtud del mandato, aun cuando lo recibido no se debiera al Segundo Art Cc El depositario está obligado a guardar la cosa y restituirla, cuando le sea pedida, al depositante, o a sus causahabientes, o a la persona que hubiese sido designada en el contrato. Su responsabilidad en cuanto a la guarda y la pérdida de la cosa, se regirá por lo dispuesto en el título I de este libro Pero no sólo estamos analizando, aun de forma somera, una obligación de naturaleza contractual. También es una obligación profesional en cuanto derivada del servicio profesional prestado por el administrador de fincas. No es casualidad en este sentido que el clausulado del modelo contractual del Colegio de Valencia y Castellón, comentado más arriba, tenga su correspondencia con las previsiones profesionales contenidas en los Estatutos de dicho Colegio Profesional cuando en su artículo 54.d dice que: Cuando el Administrador de fincas cese en la prestación de sus servicios profesionales, por revocación o renuncia, como regla general deberá hacer entrega al cliente de la documentación, practicar liquidación finiquito, y abonar los saldos que procedieran en su caso, en un plazo máximo de treinta días desde la comunicación del cese o renuncia Lógica consecuencia de su carácter contractual y profesional es la responsabilidad civil y disciplinaria en la que puede incurrirse caso de incumplirse. Ahora bien, de lo anterior no puede extraerse la errónea conclusión de que la obligación tiene su origen en los pactos contenidos en el contrato, o en previsiones estatutarias de un Colegio Profesional, de forma que se llegue a concluir que puede esquivarse si se omite, o incluso pactando lo contrario. En el caso de omisión ya hemos visto en el plano contractual que, en defecto de lo especialmente establecido, la Ley también así lo dispone (artículo Cc). Y de igual manera a esa misma conclusión se llega profesionalmente a través de leyes como la Ley 17/2009, de 23 de noviembre, sobre el libre acceso a las actividades de servicios y su ejercicio, que modificó la Ley de Colegios Profesionales, o el Real Decreto Legislativo 1/2007, de 18 de noviembre por el que se aprueba la Ley general para la

3 Defensa de los Consumidores y Usuarios, ya que la relación contractual de la Comunidad con el Administrador es una relación de consumo, así como otras en materia de competencia. El pacto contractual en contrario, esto es, el convenir al inicio del mandato entre Administrador y Comunidad que no se restituirá la documentación no parece posible. Derecho de retención? No obstante, y sobre la base de la previsión legal contenida en el artículo del Código civil que contempla un derecho de retención del mandatario (Administrador) sobre lo que es objeto del mandato caso de que el mandante (Comunidad) no le reembolse o indemnice los daños y perjuicios causados al mandatario, cabría preguntarse si en el momento del cese puede condicionarse por el Administrador la obligación de entrega de documentación al abono de saldos que éste considera en su liquidación como pendientes (honorarios, indemnizaciones, etcétera). Hay que responder de forma negativa a la pregunta: el Administrador de Fincas no puede retener la documentación condicionando su devolución al pago de los saldos a su favor que considere adeudados por la comunidad en su liquidación final. Incurriría en responsabilidad civil y disciplinaria. Incluso podría llegar a incardinarse en un delito o falta de coacciones (artículos y Código Penal). Tanto la doctrina como los Tribunales parecen inclinarse claramente por negar un derecho de rentención al Administrador (artículo Cc) ya que la documentación recibida al inicio del cargo, salvo excepciones (informes, etcetera, por él elaborados), no es objeto o resultado del mandato recibido, que es lo que se podría retener conforme el artículo Cc, sino que se entregó por la comunidad para llevarlo a cabo. Como resoluciones judiciales pueden verse las Sentencias de las Audiencias Provinciales de Madrid de 25 de mayo de 2007, y de Valencia y Alicante de 18 de junio y 10 de Julio de 2007, respectivamente, o la Sentencia de la Audiencia Provincial de Las Palmas de 9 de junio de 2010 en relación al pago de honorarios. Cabría al inicio de la relación contractual, en el contrato del Administrador con la Comunidad, condicionar en caso de cese la devolución de la documentación, incluyendo también la que fue recibida para llevar a cabo el mandato (no solo, por tanto, la que dice el Cc), al pago de los honorarios u otras cuantías debidas?. Mucho nos tememos que acabaría calificándose de cláusula abusiva desde el punto de vista del derecho de consumo. Muchas veces por la falta de proporcionalidad entre la cuantía adeudada al Administrador y los potenciales perjuicios que la falta de entrega de la documentación podría acarrear a la Comunidad. En cualquier caso es obvio que, de aceptarse, la cláusula debería ser expresa y clara, así como el referirse a cuantías adeudadas y líquidas, no discutibles (por ejemplo, honorarios ya vencidos e impagados). En el caso del modelo de contrato del Colegio Territorial de AAFF de Valencia y Castellón se optó por la Mediación y/o Arbitraje, de la siguiente manera (Cláusula Octava, párrafo Segundo): No podrá oponerse por el ADMINISTRADOR, a efectos de su entrega, la existencia de un débito impagado a su favor, sin menoscabo de su derecho a

4 reclamarlo por la vía de la mediación y/o del arbitraje, a las que igualmente se acudirá por las partes para resolver cualquier discrepancia. El incumplimiento de dicha obligación por parte del ADMINISTRADOR generará un derecho de indemnización a favor de la COMUNIDAD, sin perjuicio de la responsabilidad disciplinaria, en cuantía equivalente a tres meses de honorarios, excluido el IVA, que podrá revisarse por el Tribunal de Arbitraje Inmobiliario en atención a las pretensiones de las partes y a las circunstancias concurrentes. Los aspectos circunstanciales de lugar, tiempo y forma En defecto de pacto, parece claro que el lugar de entrega de la documentación a la Comunidad, siguiendo lo previsto en el Código civil para contratos como el mandato o depósito (artículo Cc), es el del lugar donde se halla depositada que no es otro que el del despacho profesional del Administrador como lugar de custodia (artículos 19.4 y 20.e de la LPH). Cabe su depósito en el Colegio Profesional a disposición de la Comunidad?. Ciertamente es una práctica común, admitiendo el Colegio tales depósitos sin exigir requisito alguno, lo que, a mi entender, no es correcto. Como ya he indicado el lugar de cumplimiento ha de ser, salvo se convenga otra cosa entre las partes (Administrador-Comunidad), el despacho profesional, no el Colegio. Únicamente podrá realizarse el depósito en el Colegio, y a disposición de la Comunidad, en los supuestos en que se acredite a aquél, en el momento de efectuarlo, que la Comunidad se ha negado a recibir dicha documentación, o simplemente no la ha recogido del despacho profesional en el tiempo establecido al efecto, previo requerimiento. Y ello aplicando por analogía los artículos correspondientes del Código civil relativos al ofrecimiento de pago y consignación (artículos a Cc), toda vez que debe ofrecerse al obligado (Administrador), caso de negativa del acreedor (Comunidad) a recogerla u otra circunstancia que lo impida, un medio de cumplir con su obligación, y poder demostrarlo (depósito en el Colegio con su correspondiente acta). Respecto al tiempo o plazo, y en defecto igualmente de pacto siendo aconsejable en interés de todas las partes implicadas (Administrador entrante y saliente, y Comunidad) que se lleve a cabo el acuerdo en función de los períodos de liquidación de la concreta Comunidad (habitualmente trimestral), habrá de realizarse la entrega en cuanto sea posible, lo que inevitablemente estará en función de las características de la concreta comunidad (volumen o complejidad) teniendo en cuenta que esa entrega irá acompañada además de una liquidación finiquito que el Administrador saliente también tiene que presentar. Como también es aconsejable cuando se produce el cese se deje claro (Administrador saliente-comunidad) hasta qué momento se seguirán desempeñando por el saliente las funciones o cargo de Secretario-Administrador, debiendo en su defecto seguir atendiendo el saliente las necesidades de la Comunidad con el fin de no causar trastornos o perjuicios graves a ésta, obviamente con el correspondiente cobro de honorarios. Los Estatutos del Colegio Profesional de AAFF de Valencia y Castellón como vimos más arriba (artículo 54.d) fijan como regla general un plazo máximo de 30 días desde la comunicación del cese o renuncia.

5 La documentación ha de entregarse al legal representante de la Comunidad (Presidente según artículo 13.3 LPH), con un escrito por duplicado en que se relacionen a modo de inventario los documentos entregados, junto con liquidación-finiquito o rendición de cuentas, y que habrán de ser firmados por ambas partes a efectos de dejar constancia del hecho de la entrega, de la relación de documentos que se dicen entregados, y de su fecha. Ya será la Junta de Propietarios la que resolverá sobre si es correcta en cuanto a su contenido, o no, esa entrega y liquidación finiquito, y, en caso de entender que no es correcta, accionará por la vía correspondiente. También es posible, y así de ordinario sucede, se autorice por la Junta o Presidente a un tercero (administrador entrante, cumpliendo éste también lo prevenido en materia de venias) a recoger dicha documentación y liquidación finiquito. En tales casos quien la entregue deberá cercionarse suficientemente de dicha autorización: escrito del Presidente autorizando su recogida con debida identificación de la persona autorizada (DNI, etcétera). A modo de ejemplo, transcribimos el contenido del modelo del contrato del Colegio de AAFF de Valencia y Castellón al respecto del lugar, tiempo y forma (cláusula Octava, párrafos tercero y cuarto): Las operaciones se realizarán en el despacho del ADMINISTRADOR que, dentro del plazo indicado de los 30 días, señalará día y hora para su recepción mediante comunicación fehaciente al Presidente de la COMUNIDAD, con apercibimiento de proceder en otro caso a su depósito en el Colegio profesional. En los casos en que constare que, realizado el requerimiento, no se recogiera la documentación y liquidación-finiquito por el Presidente, o persona por él debidamente autorizada, se procederá por aquél, en el plazo de los diez días siguientes a la fecha inicialmente señalada para su entrega, a su depósito, a disposición de la COMUNIDAD, en el Colegio Territorial de Administradores de Fincas de Valencia (oficinas en Valencia o Castellón), acompañando el depositante justificación documental de las comunicaciones fehacientes realizadas. Los gastos ocasionados por la administración del depósito en el Colegio, y actuaciones que correspondan, que, salvo situaciones excepcionales se valoran en 30 /día, serán sufragados por la COMUNIDAD, pudiendo el Colegio exigir dicha cantidad directamente de ésta. Caso de que al realizarse el depósito existiera un débito a favor del ADMINISTRADOR, y una vez sea declarado por acuerdo de Junta o resolución arbitral como procedente, la cuantía resultante generará unos intereses desde la fecha de la liquidación-finiquito a favor de aquél equivalente a los intereses legales incrementados en dos puntos. El contenido de la documentación a entregar

6 Básicamente deben entregarse todos los documentos que puedan presentar interés para la Comunidad o ser útiles para la buena administración del inmueble. Dentro de este concepto se incluirán, por tanto, documentos tales como los libros de actas, documentos contractuales, tanto los relativos a contratos civiles o mercantiles (arrendamientos, mantenimientos, obras, seguros etcétera), como laborales (porteros o conserjes), documentos fiscales, bancarios, etcétera. Alguna doctrina considera que existen documentos no obligatorios en la medida en que no es exigible a la contabilidad de las Comunidades el Plan General Contable, como los libros auxiliares de contabilidad (Libro Diario, Mayor, etcétera), cualquiera que sea su forma o soporte, que no quedan comprendidos en la obligación de entrega. No obstante las resoluciones judiciales parecen contemplar y se refieren a toda la documentación de la Comunidad en cuanto que es su propietaria (SS como las de Jaén de 23 de febrero de 2011, o de Madrid de 30 de octubre de 2012). En cualquier caso considero debe aconsejarse que de todo aquello que se entregue se deje constancia, y si resulta que puede ser necesario al Administrador saliente para una hipotética defensa de la liquidación finiquito o rendición de cuentas, es patente la necesidad de dejar constancia de alguna manera de su contenido (copias), dejando huella fehaciente al entregarlos de su existencia y de su depósito en poder del administrador saliente (firma por quien recibe los documentos reconociendo su existencia, y el quedar tales copias en poder del saliente). Y todo ello a efectos de lo que pudiera resultar necesario en un futuro (defensa en sede judicial o arbitral de la rendición de cuentas, reclamación de honorarios o indemnización, etcétera). La entrega de documentación incluye los datos personales o bancarios de los propietarios?; hay datos personales o bancarios que no se deben entregar en función de la Ley Orgánica de Protección de Datos?; es necesario el consentimiento de los propietarios?. Según consulta formulada por colegiado en el año 2009 al Jefe del Área de atención al Ciudadano, de la Agencia de Protección de Datos, el Administrador depositario de los ficheros de la comunidad de propietarios será un encargado del tratamiento (quien debe implantar las medidas de seguridad, entre ellas el documento de seguridad) en cuya oficina se encontrarán ubicados los ficheros de dicha comunidad, no siendo necesario el consentimiento de los propietarios para que el administrador trate sus datos al no tener la consideración de comunicación de datos (por existir una prestación de servicios del artículo 12 LOPD). Añadir que caso de recibir indicación de entregar la documentación a persona distinta del Presidente (por ejemplo el Administrador entrante) cobra especial importancia esa autorización del Presidente a la que hacíamos referencia más arriba, también en materia de protección de datos (artículo 20.3 del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal).