MANUAL DE POLITICAS Y LINEAMIENTOS SOBRE DONATIVOS. I. INTRODUCCIÓN
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- Esperanza Sánchez Castro
- hace 8 años
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1 MANUAL DE POLITICAS Y LINEAMIENTOS SOBRE DONATIVOS. I. INTRODUCCIÓN El Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Distrito Federal tiene entre sus objetivos el promover y prestar servicios de asistencia social. Por los fines a los que está dedicado, se propicia que frecuentemente se presenten casos en que otras instituciones, empresas o particulares, en actos de solidaridad, otorguen donativos tanto en especie como en efectivo, a fin de coadyuvar a proporcionar el mayor beneficio a los grupos de la sociedad más desprotegida. Acorde con lo anterior, se hace necesario establecer un documento con las políticas y lineamientos internos a través de los cuales se delimiten y precisen las responsabilidades, funciones y atribuciones que tendrán las diversas áreas del Sistema en el proceso de aceptación, recepción, control, registro, aplicación y seguimiento de donativos, a fin de coadyuvar al logro de una mayor eficiencia, eficacia y transparencia en el manejo de donativos. El presente manual constituye un instrumento de apoyo administrativo, ya que en el se describen las políticas y lineamientos internos, así como las responsabilidades de los titulares de las áreas operativas y administrativas que intervienen, delimitando las que les corresponde en el desarrollo de los procesos que deben observarse para la recepción y destino de los donativos que son otorgados al Sistema para coadyuvar con su objeto. Por ello, el Sistema como parte integrante del Gobierno del Distrito Federal se encuentra comprometido en atender prioritariamente y sin distinción al ciudadano del Distrito Federal que por su condición de pobreza o situación de vulnerabilidad así lo requiera. II. ANTECEDENTES El Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Distrito Federal fue creado como un Organismo Descentralizado de la Administración Pública del Distrito Federal, con personalidad jurídica y patrimonio propio, mediante Decreto presidencial publicado en el Diario Oficial de la Federación el 3 de julio de 1997; estableciendo entre sus objetivos, el de promover y prestar servicios de asistencia social y apoyar el desarrollo de la familia y la comunidad. En el mismo decreto se señala que el patrimonio del Sistema se integrará entre otros, con las donaciones, herencias y legados que reciba de personas físicas y morales, nacionales y extranjeras.
2 Por lo anterior, surge la necesidad de plasmar y unificar en un documento, las políticas, bases y lineamientos que las áreas involucradas deberán observar en la autorización, recepción, aceptación, aplicación y seguimiento de los donativos otorgados al Sistema, con el fin de coadyuvar en el logro de sus metas y objetivos en materia de asistencia social. Entre las facultades conferidas a la Junta de Gobierno según el Estatuto Orgánico del Sistema en su artículo 11, fracción VI, a la Junta de Gobierno le corresponde aprobar la aceptación y destino de donativos, así mismo, se encuentra la de crear comités ó subcomités que le permitan desempeñar con eficiencia sus funciones, según lo establece el artículo 10, fracción V del Decreto de Creación. Por esto, en su XIV Sesión Ordinaria, celebrada el 24 de Junio del 2000, se aprobó por unanimidad la creación del Comité de Donativos del Sistema, cuyas principales funciones consisten en la aceptación, control, registro, aplicación y seguimiento de los donativos. III. OBJETIVO Establecer los lineamientos y políticas para la recepción, manejo, control, registro, aplicación y seguimiento de los bienes y servicios otorgados en donación al Sistema; de conformidad con las disposiciones legales y administrativas vigentes aplicables en la materia, con el propósito de coadyuvar a la promoción de asistencia social y la prestación de servicios asistenciales que contribuyan a la protección, atención y superación de los grupos mas vulnerables del Distrito Federal.
3 IV. GLOSARIO DE TÉRMINOS Para los efectos del presente manual, se entenderá por DIF-DF, Organismo, Sistema, Entidad: Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Distrito Federal. Comité: Comité de Donativos del Sistema. Ejercicio Fiscal: Periodo comprendido entre el primero de enero y el 31 de diciembre de cada año para los propósitos fiscales que contempla el Gobierno del Distrito Federal. GDF: Gobierno del Distrito Federal. Activo: Esta formado por todos los valores propiedad del Sistema. Término contable-financiero con el que denomina a los recursos económicos, bienes materiales, créditos y derechos del Sistema. Avalúo: Dictamen técnico que permite determinar el valor real de un bien inmueble a partir de sus características físicas, de ubicación, de uso, de la investigación exhaustiva, análisis y ponderación del mercado inmobiliario, que plasmado en un documento cubra los requisitos mínimos de forma y contenido. Es elaborado por una sociedad autorizada o perito valuador registrado. Adquisición: La compra de cualquier bien mueble e inmueble. Donación: contrato mediante el cual una persona física o moral transfiere a otra, gratuitamente, una parte o la totalidad de sus bienes presentes. Transferencias de bienes de un individuo a otro sin remuneración alguna. Es el traslado de recursos que concede una persona física o moral al Sistema que proporcionan servicios sociales y comunales para estimular actividades educativas, hospitalarias, científicas y culturales de interés general. La donación no puede comprender los bienes futuros. Donativo: Se entiende como la cantidad en efectivo, especie o crédito producto de una donación. Se identifica con dos efectos fiscales uno para el donante y otro para el donatario. Donante o donador: Persona física o moral que ofrece bienes o servicios en donación. Donatario: Persona u Organismo favorecida que recibe bienes o servicios en donación. Oferta de Donación: Representa la cantidad de bienes y servicios disponibles para ser donados y que los oferentes están dispuestos a suministrar al Sistema en forma gratuita mediante un documento. Servicio: Actividad organizada que se adquiere por la vía de la donación para ser prestado y realizado a favor del Sistema, con el fin de satisfacer determinadas necesidades en un plazo convenido y proporcionado en forma gratuita.
4 V. MARCO JURÍDICO 1.1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos vigente (DOF 05-II- 1917) artículo 122; 1.2. Estatuto de Gobierno del Distrito Federal (DOF 26-VII-1994), Reformas (03- VI-1995), (GODF 04-XII-1997) y (GODF 14-X-1999); artículos 87, 97, 98, 99 y Estatuto Orgánico del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Distrito Federal, artículo 5 fracción V, 8 fracción III, 15 fracción XVI, 16 fracción XVI y 20 fracción XXX (19-IX-1997), reformas (GODF 21-II-2002); 1.4. Código Civil para el Distrito Federal en materia común y para toda la República en materia Federal, artículos 2332 al 2356; 2358 y del 2359 al 2383; 1.5. Código Financiero del Distrito Federal, (GODF ); Reformas (GODF ), artículos 9 fracción IX, 56 fracción VIII, 157 fracción I, 267, 308 y 311; 1.6. Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal, artículos: 1º, 2, 28, 30, 33, 40, 47, 48, 54 y 70 (GODF 29-XII-1998) reformas (GODF 20- V-1999) y (GODF ); 1.7. Ley del Impuesto sobre la Renta, artículos 97 y 98 fracción VI; 1.8. Ley de Régimen Patrimonial y del Servicio Público del Distrito Federal, artículos 1º, 2, 6 fracción VI, 13, 15, 16, 22, 69, 70, 71, 115, 116, 117, 118, 124 y 126; 1.9. Ley Aduanera, artículo 61 fracciones IX, XI y XV y 63; Reglamento del Código Fiscal de la Federación, artículo 40; Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta, artículos 14, 14-A, 14- B, 14-C, 14-E y 159; Decreto por el que se crea un Organismo Descentralizado de la Administración Pública del Distrito Federal, con personalidad jurídica y patrimonio propio que se denomina Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Distrito Federal; (GODF y DOF ) Reformas (GODF 16-X-2001); y (GODF 08-VIII-2002); Manual Administrativo 2002 del Organismo; Lineamientos que las Dependencias, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal deberán observar para la Integración y Remisión Vía Electrónica de Carpetas, Información o Documentación con relación a los Órganos Colegiados, Comisiones o mesas de Trabajo (GODF 29-VIII-2002).
5 VI. CLASIFICACION DE DONATIVOS El Sistema recibe donativos que por su naturaleza y características, se clasifican de la siguiente manera: 1. En efectivo: a) Cheques b) Fichas de depósito. 2. Especie o de consumo: a) Bienes perecederos b) Bienes altamente perecederos c) Bienes de consumo d) Mobiliario y equipo e) Obras de Arte f) Prestación de servicios para eventos culturales, sociales y recreativos g) Las demás consideraciones como bienes muebles 3. Inmuebles: a) Terrenos c) Construcciones
6 VII. POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN. A) Generales. 1. El Comité de Donativos, es la única instancia autorizada para decidir la aceptación y destino de los donativos recibidos. 2. Corresponde a la Dirección General la gestión de los donativos, de acuerdo a las necesidades específicas que plateen las Direcciones Ejecutivas. 3. Los servidores públicos adscritos a las diversas áreas del Organismos no podrán aceptar, recibir ni aplicar donativo alguno, sin la autorización previa del Comité de Donativos. 4. Los posibles donantes que se presenten en las diversas áreas del Sistema, deberán ser canalizados a la Coordinación Administrativa para su atención correspondiente. 5. No se autorizará a personas, grupos y asociaciones, la tramitación y obtención de donativos en los que se involucre el nombre del Sistema, salvo aquellos casos en que por razones justificadas se autoricen expresamente por el Comité de Donativos, en el que deberá llevar un registro de autorizaciones, en el que se identifiquen los nombres y domicilios de los responsables y las características de los donativos que puedan tramitar. 6. El Comité de Donativos, a través del Secretario Técnico enviará una carta de agradecimiento, tanto de los donativos aceptados, como de los rechazados. 7. El Comité de Donativos es el único facultado para expedir libremente las políticas y lineamientos generales relacionados con donativos. 8. Tratándose de donativos que por su naturaleza así lo requieran, así como los perecederos y altamente perecederos, el Comité de Donativos del Sistema estará facultado, previo dictamen correspondiente, para determinar la aceptación y destino de los mismos, solicitando la aceptación de los integrantes por escrito o medios electrónicos en un término de 24 horas. B) Responsabilidades 1. Es facultad del Comité de Donativos decidir la aceptación o rechazo de ofertas de donativos, definir su destino y establecer políticas, normas y lineamientos de carácter interno, relacionados con los mismos. 2. La Coordinación Administrativa a través de las Direcciones que la integran, es la responsable de la recepción, custodia, acondicionamiento, conservación, distribución, registro y control de los donativos aceptados. 3. La Dirección Ejecutiva de Asuntos Jurídicos es la responsable de tramitar y asesorar en todos los aspectos de carácter legal la aceptación, recepción, y aplicación, en su caso, de los donativos, con el propósito de salvaguardar los intereses de la Entidad. 4. Las áreas que tienen a su cargo Programas a los que se hubieren asignado donativos serán las responsables de su aplicación correcta y oportuna.
7 5. La Contraloría Interna es la responsable de la supervisión y seguimiento de los procesos operativos y administrativos en materia de donativos para coadyuvar a que éstos se realicen dentro del marco normativo interno y externo, en forma eficaz, eficiente y transparente. C) De la Aceptación de Donativos 1. No se aceptarán donativos de ninguna especie, condicionados a que el donante reciba una contraprestación o que impliquen aspectos de gestoría, organización, promoción, venta, etc., por parte del Sistema, salvo aquellos casos en que, previa evaluación, así lo autorice el Comité de Donativos, así como en que aquellos casos en que no sean de utilidad para coadyuvar en la consecución de los fines y programas institucionales. 2. El donante deberá presentar por escrito al Organismo su oferta de donativo, acreditando la propiedad del mismo y aportado la mayor información posible, a fin de facilitar su evaluación correspondiente por el Comité de Donativos. 3. La aceptación de donativos en especie debe implicar una evaluación previa de los costos que pudieran originarse para el Sistema, por conducto de la Coordinación Administrativa tomando en consideración los posibles gastos de mantenimiento, acondicionamiento, riesgo y responsabilidades para el Organismo, así como los beneficios correspondientes. 4. Todos los donativos en bienes perecederos y altamente perecederos, invariablemente deben de ser sometidos a pruebas de calidad e higiene, en forma previa a su aceptación, tomando en cuenta su estado físico, la fecha de caducidad y el tiempo que se requiera para ser distribuidos. Esta responsabilidad corresponde a la Dirección Ejecutiva de Asistencia Alimentaria, en caso de no contar con las instalaciones y tecnología suficientes, se podrá recurrir en forma extraordinaria al apoyo de personas físicas o morales autorizadas por la Secretaría de Salud del Distrito Federal para tal efecto. 5. La aceptación de donativos de obras de arte deberá implicar una evaluación a través de la Coordinación Administrativa previa a su utilidad para los fines del Organismo o su posibilidad de comercialización, requiriendo preferentemente, en estos casos, que las Obras de Arte se acompañen de los certificados de autenticidad, factura o documento en el que se demuestre su propiedad y de ser necesario, de un avalúo reciente practicado por expertos en la materia. 6. Invariablemente el Secretario Técnico del Comité solicitará a la Contraloría Interna y a la Subdirección de Apoyo Jurídico para testificar cualquier acto relacionado con donativos, quienes promoverán y verificarán la observancia de la normatividad aplicable en los actos inherentes, siendo atribución de éstas áreas el comisionar a su personal en los casos en que por su naturaleza e importancia estimen pertinentes. 7. En los casos de donativos no aceptados, el Comité de Donativos a través del Secretario Técnico, deberá dejar en el expediente respectivo un documento en el que especifique los elementos y causales del rechazo.
8 D) De la Recepción de Donativos 1. Para la recepción de donativos, la Dirección Ejecutiva de Asuntos Jurídicos deberá protocolizar los contratos de transmisión de dominio bajo la figura jurídica de donación, en los términos del Código Civil, en aquellos casos en que el donante así lo solicite. 2. En la recepción de donativos, sin importar su naturaleza y monto, la Coordinación Administrativa a través de la Dirección de Recursos Financieros deberá recabar el nombre, domicilio, Registro Federal de Contribuyentes y teléfono de los donantes, a fin de contar con los elementos suficientes para expedir el recibo oficial correspondiente. 3. Todos los cheques que se reciban por concepto de donativos deberán expedirse a favor del Sistema para el Desarrollo Integra de la Familia del Distrito Federal. 4. Los donativos en efectivo, moneda corriente o cheque serán canalizados a la Coordinación Administrativa a través de la Dirección de Recursos Financieros, para su depósito en la cuenta bancaria determinada para tal efecto; estas acciones deben ser tramitadas en un lapso no mayor de 3 días hábiles posteriores a la recepción. 5. La Coordinación Administrativa por conducto de la Dirección de Recursos Financieros expedirá recibos oficiales con el importe del valor del donativo cuando éstos cumplan con los requisitos marcados por la Ley del Impuesto sobre la Renta y, en aquellos casos en que no reúnan ésos requisitos, los recibos se expedirán señalando en el mismo la leyenda Sin Valor. 6. Todos los bienes en especie enviados al almacén para su custodia estarán sujetos a los registros y controles del área. 7. Todos los donativos aceptados en bienes perecederos y altamente perecederos, deben ser registrados y asignados preferentemente de forma inmediata, en su caso, se deberán tomar las precauciones necesarias para evitar su degradación, contaminación o deterioro en tanto son entregados a las áreas usuarias. E) De la Aplicación de Donativos 1. Todos los ingresos que se obtengan de donativos en efectivo o cheque, de la realización de eventos sociales, culturales y deportivos, así como de la monetización de bienes donados, serán aplicados en beneficio de los programas del Organismo. 2. Todos los donativos recibidos en especie y bienes inmuebles, que por su naturaleza, estado físico y condiciones de uso, puedan ser aprovechados en los Programas Institucionales, deberán ser asignados preferentemente a las Direcciones Administrativas del Sistema basándose en sus programas sustantivos y a los requerimientos incluidos en el Programa Anual de Necesidades. 3. Los donativos en especie que hayan sido recibidos y que después de tres meses contados a partir de la fecha de asignación, no hayan sido retirados del almacén del Organismo, la Coordinación Administrativa deberá analizar la
9 posibilidad de monetizarse, permutarse o donarse, dando preferencia a otras instituciones o Asociaciones Asistenciales. F) De los Informes de Donativos El Comité a través del Secretario Técnico integrará un documento informativo trimestral para la Junta de Gobierno y para la Dirección General que contendrá lo siguiente: 1. Donativos tramitados, debiendo especificar: a) Donativos aceptados, señalando el tipo de donativo, su naturaleza, cantidad, destino y la situación en que se encuentren (recibidos o en trámite de recepción); y, b) Las ofertas de donativos rechazados, indicando las causales del rechazo. 2. Informe trimestral de la Dirección de Recursos Financieros sobre la situación de los donativos en efectivo, considerando los rendimientos generales y la aplicación de los recursos. 3. Informe trimestral de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, sobre los donativos en especie recibidos, señalando: a) Aplicación o distribución; y, b) Donativos asignados pendientes de retirar por sus beneficiarios. 4. Informe trimestral de las Direcciones Ejecutivas del Sistema, sobre el uso y destino final de los donativos. G) Del Seguimiento de Donativos 1. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales con el apoyo de la Contraloría Interna, tendrá a su cargo el seguimiento y supervisión de los procesos relacionados con los donativos, a fin de coadyuvar a lograr una mejor eficacia y transparencia. H) De los Donativos Internacionales 1. Las donaciones provenientes del extranjero se procederán conforme a las disposiciones establecidas en la legislación aplicable en la materia. 2. La Coordinación Administrativa solicitará ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público la exención de los impuestos al comercio exterior de los bienes o servicios donados, para lo cual se deberá: a) Acreditar que la donación es en favor del Sistema por el donante extranjero. b) Requisitar la oferta de donación, la cual deberá contener en detalle los bienes o servicios a donar. c) Acreditar legalmente que los bienes formarán parte del patrimonio del Organismo. 3. Dependiendo del tipo de donación que se trate, se deberá cumplir invariablemente con las regulaciones y restricciones no arancelarias.
10 4. La Coordinación Administrativa tramitara a través del agente aduanal la importación de los bienes o servicios donados, previa autorización de la exención de impuestos y derechos por parte de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. VIII. LINEAMIENTOS ESPECÍFICOS A) Registro y Control de Donativos 1. Es responsabilidad de la Coordinación Administrativa, a través de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales: a) Controlar los donativos en especie recibidos, atendiendo a las características y naturaleza de los mismos; b) Realizar todos los trámites necesarios para la recepción física de los bienes muebles en donación, así como, su alta en el inventario o informar a las instancias correspondientes. 2. Todos los donativos recibidos en especie deberán contar con la documentación de entrada y salida del almacén debidamente requisitada. 3. La Coordinación Administrativa, a través de la Dirección de Recursos Financieros será responsable de depositar, registrar y controlar los donativos en efectivo o cheque, que se reciban en moneda nacional o extranjera. B) Expedición del Recibo de Deducible de Impuestos 1. La Coordinación Administrativa gestionará a través de la Dirección de Recursos Financieros, la expedición del recibo deducible de impuestos, siempre y cuando se cumplan con los requisitos establecidos en las disposiciones fiscales aplicables. Por cada recibo existirá un documento que soporte los movimientos de los recursos económicos y materiales donados. 2. Es responsabilidad del donante el manejo y utilidad fiscal del recibo deducible de impuestos en su contabilidad, de acuerdo con las disposiciones fiscales aplicables en la materia. 3. La Dirección de Recursos Financieros invariablemente expondrá el recibo de los bienes o servicios en donación, en el cual deberán reunir los requisitos señalados en el artículo 40 del Reglamento del Código Fiscal de la Federación, mismos que dispondrá tratándose de donativos, los comprobantes respectivos deberán reunir los siguientes requisitos:
11 a) Nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del Registro Federal de Contribuyentes; b) Lugar y fecha de expedición; c) Nombre, denominación o razón social y domicilio del donante; d) Cantidad y descripción de los bienes donados o, en su caso, el monto del donativo; y, e) Señalamiento expreso de que el documento ampara un donativo. C) Acondicionamiento de Donativos. 1. La Coordinación Administrativa a través de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales llevará a cabo las acciones necesarias para que los donativos en especie recibidos se encuentren en condiciones normales de higiene y uso. 2. El acondicionamiento y reparación de los bienes en especie recibidos en donaciones preferentemente se realizará con los recursos humanos y materiales con que cuenta el Sistema. 3. El acondicionamiento y reparación de los bienes en especie recibidos, en los que sea necesario la contratación de terceros requerirá de la autorización previa del Comité y se sujetará a los trámites y procedimientos establecidos en la materia. D) Documentación para formalizar la Donación. 1. El interesado deberá entregar la siguiente documentación para formalizar la donación: PERSONA FÍSICA 1. Identificación oficial vigente del donante. 2. Copia de la Cédula del Registro Federal de Contribuyentes. 3. Factura o documento similar que ampare la propiedad legal y el valor de los bienes objeto de donación. En caso de bienes de procedencia extranjera se requerirá de la documentación que compruebe su legal estancia en el país. PERSONA MORAL 1. Identificación oficial vigente del representante legal. 2. Copia de la Cédula del Registro Federal de Contribuyentes. 3. Factura o documento similar que ampare la propiedad legal y el valor de los bienes objeto de donación. En caso de bienes de procedencia extranjera se requerirá de la documentación que compruebe su legal estancia en el país. 4. Acta Constitutiva y Poder Notarial con facultades expresas de dominio o especiales para otorgar bienes muebles en donación.
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