Subprocuraduría Jurídica. Guía para la expedición de copias certificadas

Transcripción

1 Subprocuraduría Jurídica Guía para la expedición de copias certificadas

2 1 de 23 Aprobación del Documento Firma Elaboró: Mtra. Jimena Gómez Pazos Directora General Jurídica Consultiva Revisó: Lcdo. Luis Enrique Gutiérrez Reynoso Director General de Programación, Organización y Presupuesto Autorizó: Lcdo. Rafael Ochoa Morales Subprocurador Jurídico Control de las Revisiones Revisión Fecha Revisión 14 de septiembre de de septiembre de 2015 Consideración del cambio en el documento Su elaboración permitirá establecer una herramienta de apoyo a los servidores públicos facultados para expedir copias certificadas, homologando con ello la leyenda plasmada en la expedición de copias que se emiten a los interesados. Versión presentada ante el COMERI en la Tercera Sesión Ordinaria de 2011 ( ). Actualización derivada de la Norma Mexicana NMX-R-5-SCFI-2012 para la igualdad laboral entre mujeres y hombres. Versión presentada ante el COMERI en la Tercera Sesión Ordinaria de 2015 ( ).

3 2 de 23 Contenido Página I. Introducción... 3 II. Glosario... 4 III. Objetivo... 5 IV. Alcance... 5 V. Normatividad Aplicable... 6 VI. Expedición de copias certificadas... 8 VII. Anexos... 13

4 3 de 23 I. Introducción En el ejercicio diario que realiza la Procuraduría Federal del Consumidor (Profeco), para cumplir con el servicio social que por Ley tiene encomendado como la Institución encargada de promover y proteger los derechos e intereses de las/os consumidoras/es y procurar la equidad y seguridad jurídica en las relaciones entre los proveedores y los/as consumidores/as, genera documentos en los cuales hace constar sus actuaciones y recibe documentos exhibidos por los particulares, que se resguardan en sus archivos. Es un derecho de los particulares solicitar y obtener de Profeco, las copias certificadas de los documentos que obran en los archivos de la Institución y es obligación de la Procuraduría proporcionar al particular los documentos que obren en su poder previa solicitud, bajo las condiciones establecidas en la normatividad aplicable. El Reglamento de la Procuraduría Federal del Consumidor, establece la atribución para que las/os servidoras/es públicos/as de Profeco expidan las copias certificadas de expedientes y documentos que existan en los archivos de las Unidades Administrativas (UA) bajo su adscripción, para lo cual la Procuraduría tiene registrado ante la Comisión Federal de Mejora Regulatoria (COFEMER) el trámite: Solicitud de expedición de copias certificadas, bajo la Homoclave: PROFECO , donde se informa a las personas interesadas cuáles son los requisitos que debe cubrir para la obtención de las mismas. Derivado de lo anterior, resulta necesario contar con la siguiente guía señalando los aspectos técnico-jurídicos que tienen que considerar las UA para la expedición de las copias certificadas y las características que deben contener, de acuerdo a los documentos que se reproduzcan y se encuentren en sus archivos con el fin de dar cabal cumplimiento a las solicitudes formuladas por las o los interesados, autoridades competentes y las UA. En ese tenor, y con el propósito de que las UA cumplan con las atribuciones establecidas en los artículos 9, fracción XI; 17, fracción XIII; 19, fracción XXXVII y 21 del Reglamento de la Procuraduría Federal del Consumidor, así como el ACUERDO por el cual se delegan facultades a favor de los servidores públicos de la Procuraduría Federal del Consumidor que se indican (DOF ) y el ACUERDO A/003/2014 mediante el cual se delegan a diversos servidores públicos de la Procuraduría Federal del Consumidor, las atribuciones que se indican (DOF ). La Subprocuraduría Jurídica, con fundamento en lo dispuesto en el artículo 9, fracción VII del Reglamento de la Procuraduría Federal del Consumidor emite la presente Guía.

5 4 de 23 II. Glosario Archivo. Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos por los sujetos obligados o los particulares en el ejercicio de sus atribuciones o en el desarrollo de sus actividades. Certificación. El acto consistente en hacer constar la existencia de los documentos que obran en los archivos de las unidades administrativas. Copia simple. La reproducción de un documento, con carácter exclusivamente informativo. Copia certificada. La reproducción de un documento, expedido por una persona con facultades expresas para hacerlo, en el cual se hace constar un hecho o acto para que surta efectos jurídicos. Documento de archivo. El que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de los sujetos obligados, independientemente del soporte en el que se encuentren. Documento electrónico. Aquél que almacena la información en un medio que precisa de un dispositivo electrónico para su lectura. Expediente. Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados. Foja útil. Hoja de papel de un documento oficial. PROFECO Número de Homoclave referente al trámite de Solicitud para la expedición de copias certificadas, establecido en el Registro Federal de Trámites y Servicios.

6 5 de 23 III. Objetivo Proporcionar al personal facultado para expedir copias certificadas una guía de apoyo administrativo que les indique los aspectos técnico-jurídicos que deben cumplir en la expedición y entrega de copias certificadas que le sean solicitadas por los particulares, las autoridades y las UA, de aquellos archivos, sistemas y bases de datos que obren en la misma. IV. Alcance Las UA de Profeco que tienen la atribución de expedir copias certificadas y a las o los servidores públicos que les fueron delegadas.

7 6 de 23 V. Normatividad Aplicable Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. DOF Artículo 6o. Leyes Ley Federal de Protección al Consumidor. DOF Ley Federal de Procedimiento Administrativo. DOF Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. DOF Reglamentos Reglamento de la Procuraduría Federal del Consumidor. DOF Reglamento de la Ley Federal de Protección al Consumidor. DOF Documentos Normativos-Administrativos Estatuto Orgánico de la Procuraduría Federal del Consumidor. DOF Otras Disposiciones Acuerdo por el cual se delegan facultades a favor de los servidores públicos de la Procuraduría Federal del Consumidor que se indican. DOF Acuerdo que establece la circunscripción territorial de las delegaciones y subdelegaciones de la Procuraduría Federal del Consumidor. DOF Nota Aclaratoria al Acuerdo que establece la circunscripción territorial de las delegaciones y subdelegaciones de la Procuraduría Federal del Consumidor, publicado el 22 de julio de D.O.F

8 7 de 23 Trámite PROFECO Solicitud de expedición de copias certificadas. COFEMER Acuerdo que establece la creación, denominación, sede, adscripción y circunscripción territorial de las unidades de servicios de la Procuraduría Federal del Consumidor que se indican y por el que se les delegan atribuciones. D.O.F ). Norma Mexicana de igualdad laboral entre Mujeres y Hombres NMX-R-5-SCFI- 2012

9 8 de 23 VI. Expedición de copias certificadas 1. Documentos susceptibles de expedirse en copias certificadas. Serán: A. Todos los documentos de archivo en original y copia que obren en los archivos, sistemas o bases de datos de las UA. B. Todos aquéllos que sean presentados en original por los particulares y de los cuales soliciten su devolución, previo su cotejo para que se agregue copia simple a los expedientes que obran en los archivos de Profeco, haciéndose constar este hecho en las actuaciones. 2. De los solicitantes. Las personas físicas o morales que podrán solicitar la expedición de copias certificadas son: A. Las partes en los procedimientos administrativos que se sustancian en Profeco. B. Las formuladas con fundamento en la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública y en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. C. Las autoridades cuando lo requieran para el desempeño de las actividades oficiales. D. Las UA en ejercicio de sus atribuciones. 3. De la solicitud de las y los interesados. A. Las y los interesados/as deberán realizar por escrito y de forma presencial, su solicitud de expedición de copias certificadas cumpliendo con los requisitos, que se establecen en el Registro de Trámites y Servicios y/o Catálogo Nacional de Trámites y Servicios del Estado. B. En caso de que falte algún requisito, la UA prevendrá a la o el interesado en términos de lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley Federal de Procedimiento Administrativo.

10 9 de 23 C. La o el interesado podrá presentar una copia de su solicitud para que le sea sellada por la UA de Profeco al momento de presentarla. D. El plazo máximo en el que la UA deberá responder es de 3 meses. E. El horario de atención al público es de 9:00 a 15:00 horas, de lunes a viernes F. Por cada copia certificada tamaño carta u oficio, $17.00 (Diecisiete pesos 00/100 M.N.) El monto anteriormente descrito, se establece en términos de la autorización emitida por la Dirección General Adjunta de Impuestos Directos, Derechos, Productos y Aprovechamientos de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, mediante oficio número 349-A-V-007, de fecha 18 de enero de G. Únicamente se recibirán solicitudes de expedición de copias certificadas por escrito de autoridad competente, debiendo las UA coordinarse con la Dirección General de lo Contencioso y Recursos para proteger los intereses de Profeco. H. Las UA podrán solicitar a otras UA la expedición de copias certificadas, en cumplimiento de sus atribuciones por vía fax, correo electrónico, oficio u otro medio, debiendo la UA solicitante, especificar como mínimo: a. Los documentos que se solicitan en copia certificada; b. La UA de su adscripción donde se encuentre archivada la documentación, y c. El número de expediente en el que se contiene la documentación, o en su caso, número de oficio, folio u otro elemento que permita su fácil ubicación. I. Las solicitudes de información por ventanilla de transparencia, serán recibidas y atendidas por la Unidad de Transparencia, de conformidad con la legislación aplicable y sólo deberá cumplir con la presente guía en cuanto a la leyenda de certificación de versiones públicas. 4. Del trámite. A. Las UA expedirán copias certificadas únicamente de los documentos que obren en sus archivos, expresando en su caso, la calidad de los documentos (original o copia). B. Se procederá a fotocopiar los documentos solicitados que obren en el archivo; posteriormente, las fotocopias se cotejarán a efecto de verificar que concuerdan exactamente con los documentos de origen, para proceder a realizar la certificación correspondiente.

11 10 de 23 C. El cotejo acreditará que es fiel reproducción del documento integrado a sus archivos, sin que esto implique calificar sobre la autenticidad, validez o licitud del mismo, sin que exista la necesidad de insertar lo anterior en la leyenda de certificación. D. Las copias deberán integrarse en un cuadernillo, foliado en orden cronológico utilizado por la UA al integrar sus expedientes, y en el cual conste que fueron cotejados, sellando cada una de las fojas útiles. E. Las fotocopias cotejadas, se foliarán sólo en el anverso con número progresivo que se asentará en el ángulo superior derecho de cada foja útil, comenzando por el número 1, para el caso que el documento a certificar cuente con texto en el anverso y reverso se tomará copias fotostáticas de cada lado asignando folio solo al anverso tomándose como una exclusivamente y respetando el orden consecuencial del documento. F. Cada foja útil llevará marcada con rojo la tilde l que se cruce en medio de la foja y se señale de abajo hacia arriba, como signo de que la misma ha sido cotejada. G. En las fojas que no se contengan texto en el reverso, deberá indicarse Sin texto, o bien, será cancelada con una X, que cruce en medio de la hoja y abarque desde la parte superior hasta la inferior. En caso de que se utilice un sello, éste deberá permitir fácilmente su lectura. H. La certificación deberá imprimirse en la parte posterior de la última foja; en caso de que no fuera posible hacer la impresión en estos términos, deberá anexarse una hoja en la cual se imprimirá la certificación, dicha hoja no se contará. I. Cada foja irá sellada con el sello institucional en medio abarcando dos fojas. J. Las UA deberán tener un sello de goma, el cual, reproducirá el escudo nacional y la inscripción Procuraduría Federal del Consumidor, en la parte de abajo. Los sellos quedarán en resguardo del funcionario con atribuciones para expedir copias certificadas y será responsable de la custodia del mismo, así como del uso que se le dé. K. La entrega de las copias certificadas será únicamente a la o el interesado/a o representante acreditado/a, previa constancia del pago correspondiente de conformidad con el trámite PROFECO , debiendo asentar la constancia de dicha entrega, la cual contendrá como mínimo lo siguiente:

12 11 de 23 a. El lugar y la fecha; b. Nombre de la persona que las recibe; c. Los datos del documento de identidad de la o el solicitante o en su caso de la o el representante, y d. Firma al calce para constancia, a menos que no sepa o no pueda firmar en cuyo caso, imprimirá su huella digital del pulgar derecho. L. Para el caso de solicitudes de una autoridad o una UA, éstas se harán llegar a través de oficio, recabando en una copia del mismo el sello de recibido de la oficina correspondiente, agregando el documento a la solicitud de expedición. M. La Unidad de Transparencia entregará las copias certificadas de versiones públicas en términos de la legislación aplicable. N. Para el caso que las copias certificadas sean utilizadas como documentos base de acción ante los tribunales jurisdiccionales donde Profeco sea la actora, las UA que las expidan, deberán coordinarse con la Dirección General de lo Contencioso y de Recursos para cumplir con las disposiciones legales específicas. 5. De la certificación. A. Deberá estar impresa y sólo tendrá validez cuando sea hecha por quien cuente con las facultades para ello y contendrá como mínimo los siguientes elementos: a. El nombre y el cargo de la o el funcionario con atribuciones para expedir la(s) copia(s) certificada(s). b. El fundamento jurídico que establece la atribución de la o el funcionario para la expedición de la(s) copia(s) certificada(s). c. La calidad del o los documentos (originales o copias, anverso y reverso) respecto de los cuales se expiden la(s) copia(s) certificada(s). B. En la certificación de un expediente íntegro, tendrá que señalarse la calidad de cada uno de los documentos (originales o copias) que lo componen. Además se deberá señalar: a. Que se expiden a solicitud de la o el interesado o de la autoridad que realiza la petición; b. El número de expediente;

13 12 de 23 c. El área en la cual obra el expediente; d. El número de fojas útiles que integran la(s) copia(s) certificada(s) (anverso y reverso), y e. Lugar y fecha de expedición de las copias certificadas (con letra). C. La o el funcionario que expide las copias certificadas las firmará en forma autógrafa, al calce de la certificación y estampará el sello institucional. D. Modelos de leyendas. La leyenda que se utilizará para asentar la certificación, deberá ser de acuerdo con los casos específicos, tomando el modelo correspondiente que se establece en los anexos.

14 13 de 23 VII. Anexos Certificación de la o el servidor público para expedir Anexo 1 copias certificadas. Cuando el documento consta de una sola hoja, Anexo 2 se utilizará la Leyenda por una foja útil. Cuando consta en más de una hoja, se deberá Anexo 3 utilizar la Leyenda por varias fojas útiles. Cuando los documentos estén contenidos en Anexo 4 medios electrónicos u otros se usará la Leyenda para certificación de documentos contenidos en medios electrónicos, ópticos, sistemas o bases de datos. En el caso de versiones públicas de documentos, Anexo 5 atendiendo a consultas relativas a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, se insertará la Leyenda para certificación de versiones públicas de documentos de archivo.

15 14 de 23 Anexo 1 Procuraduría Federal del Consumidor Certificación de Servidor Público para Expedir Copias Certificadas México D.F. a de (1) de 20. Con fundamento en el Artículo (2), fracción.- (3) del Reglamento de la Procuraduría Federal del Consumidor, en relación a expedir copias certificadas de expedientes y documentos a cargo de las unidades administrativas, el o la C. (4) con cargo (5), está autorizado(a) a expedir copias certificadas, la cantidad de (6) a solicitud C. (7) número de fojas útiles que integran la(s) copia(s) certificada(s) (8) del expediente número (9) del área en que obra el expediente (10). Certifica (11) Nombre, cargo y firma

16 15 de 23 Instructivo de Llenado del Formato Nombre del Formato: Certificación de Servidor/a Público/a para Expedir Copias Certificadas Objetivo: Contar con un documento que avale la certificación del documento y que obra en poder del UA Elaboración: Persona encargada de integrar o cotejar la información Presentación: Word Clave de Identificación: Anexo 1 No. de Identificación Dice 1 México D.F. a ---de----- de Artículo 3 fracción 4 C. Debe Anotarse El día, mes y año en que se emiten por parte del Servidor Público las copias certificadas. El artículo según corresponda: Artículo 9.- Los Subprocuradores y los Coordinadores Generales Artículo 17.- Al frente de cada una de las Direcciones Generales habrá un Director General. Artículo 19.- Al frente de cada una de las Delegaciones habrá un Delegado. Artículo 21.- Al frente de cada una de las Subdelegaciones habrá un Subdelegado. Cuando se trate de un/a Director/a de Área, se deberá hacer referencia al Acuerdo Delegatorio y el artículo que corresponda. La fracción según corresponda: Para los/as Subprocuradores/as y los Coordinadores/as Generales la XI. Para las Direcciones Generales la XIII. Para los/las Delegados/as la XXXVII. Cuando se trate de un/a Director/a de Área, se deberá hacer referencia al Acuerdo delegatorio y la fracción que corresponda. El nombre completo del servidor público con la facultad para expedir copias certificadas. 5 cargo El cargo que desempeña en la institución. 6 La cantidad de El número de copias con letra. 7 C. El nombre completo de la persona que solicita las copias certificadas 8 número de fojas útiles El número de fojas útiles que solicitan en copias. 9 expediente número El número de expediente que se solicita. 10 área El nombre del área que integra el expediente. 11 Certifica El nombre completo, cargo que desempeña en la institución y firma autógrafa.

17 16 de 23 Anexo 2 La (El) C. _(1)_, _(2)_ en la Procuraduría Federal del Consumidor, con fundamento en la atribución conferida en el artículo _(3)_, fracción _(3)_, del _(3)_ de la Procuraduría Federal del Consumidor CERTIFICA Que la copia que se expide corresponde fielmente con el documento que en _(4)_ obra en el _(5)_, que se encuentra en el archivo de la _(6)_, que consta de una foja útil, la cual fue cotejada, foliada y sellada. Se expide a solicitud del interesado en _(7) Firma y sello (8)

18 17 de 23 Instructivo de Llenado del Formato Nombre del Formato: Leyenda por una foja útil. Objetivo: Contar con un documento que avale la certificación del documento Elaboración: Persona encargada de integrar o cotejar la información Presentación: Word Clave de Identificación: Anexo 2 No. de Identificación 1 C. 2 Dice 3 artículo(s), fracción del 4 en 5 el Debe Anotarse El nombre de la o el funcionario que expide la copia certificada. El cargo de la o el funcionario con atribuciones para expedir copias certificadas. El artículo y la fracción en que se fundamenta la atribución para expedir la Copia Certificada (Reglamento, Estatuto o Acuerdo Delegatorio). La calidad del documento que se certifica (original o copia.) El expediente, legajo o carpeta en donde se contiene el documento de origen. 6 la La UA en donde se resguarda la información. 7 en El lugar y fecha de expedición de la copias. 8 Firma y sello Firma de la o el funcionario que expide la copia certificada y sello de la unidad administrativa correspondiente.

19 18 de 23 Anexo 3 La (El) C. _(1)_, _(2)_ en la Procuraduría Federal del Consumidor, con fundamento en la atribución conferida en el artículo _(3)_, fracción_(3)_ del _(3)_ de la Procuraduría Federal del Consumidor CERTIFICA Que las copias que se expiden corresponden fielmente con los documentos que en _(4)_ obran en el _(5)_ que se encuentran en el archivo de la _(6)_, que constan de _(7)_ fojas útiles, las cuales fueron cotejadas, foliadas y selladas. Se expiden a solicitud del interesado en_(8) Firma y sello (9)

20 19 de 23 Instructivo de Llenado del Formato Nombre del Formato: Leyenda por varias fojas útiles. Objetivo: Contar con un documento que avale la certificación del documento Elaboración: Persona encargada de integrar o cotejar la información Presentación: Word Clave de Identificación: Anexo 3 No. de Identificación 1 C. 2 Dice 3 artículo(s), fracción del 4 en 5 el Debe Anotarse El nombre de la o el funcionario que expide la copia certificada. El cargo de la o el funcionario con atribuciones para expedir copias certificadas. El artículo y la fracción en que se fundamenta la atribución (Reglamento, Estatuto o Acuerdo Delegatorio). La calidad del documento que se certifica (original o copia). El expediente, legajo o carpeta en donde se contiene el documento de origen. 6 la La UA en donde se resguarda la información. 7 de 8 en 9 Firma y sello El número de fojas útiles que conforman las copias expedidas. El lugar y fecha de expedición de las copias certificadas. Firma del funcionario que expide la(s) copia(s) certificada(s) y sello de la Unidad Administrativa correspondiente.

21 20 de 23 Anexo 4 La (El) C. _(1)_, en su carácter de _(2)_en la Procuraduría Federal del Consumidor, con fundamento en el (los) artículo(s) _(3), fracción (3)_ del _(3)_de la Procuraduría Federal del Consumidor CERTIFICA Que la(s) copia(s) que se expide(n) corresponde(n), fielmente al _(4)_ contenido en el (5)_ con tamaño (6)_, creado el _(7)_, que se encuentra en (8)_, expidiéndose en _(9)_ la(s) cual(es) fue(ron) cotejada(s), foliada(s) y sellada(s). Se expide(n) a solicitud del interesado, en _(10) Firma y sello (11)

22 21 de 23 Instructivo de Llenado del Formato Nombre del Formato: Leyenda de Certificación de documentos contenidos en medios electrónicos, ópticos, sistemas o bases de datos. Objetivo: Contar con un documento que avale la certificación del documento Elaboración: Persona encargada de integrar o cotejar la información Presentación: Word Clave de Identificación: Anexo 4 No. de Identificación 1 C. 2 de Dice 3 artículo(s), fracción del 4 al 5 el 6 tamaño 7 el Debe Anotarse Nombre de la o el funcionario que expide la Copia Certificada. Cargo de la o el funcionario con atribuciones para expedir Copias Certificadas. El artículo y la fracción en que se fundamenta la atribución (Reglamento, Estatuto o Acuerdo Delegatorio). La calidad del documento de archivo (texto, archivo informático, de audio o video, base de datos o sistema, entre otros). El software, programa informático, disco compacto, DVD, entre otros, en donde se contiene el documento de archivo. Las características del documento de archivo entre otros dimensiones (KB, GB, MB). La fecha de creación y modificaciones de los documentos de archivo (día, mes y año). 8 en La UA en donde se resguarda la información. 9 en 10 en 11 Firma y sello El medio en el que se contiene la información, programa informático, disco compacto, DVD, fojas útiles, entre otros. Lugar y fecha de expedición de las Copia(s) Certificada(s). Firma de la o el funcionario que expide la Copia Certificada y sello de la Unidad Administrativa correspondiente.

23 22 de 23 Anexo 5 La (El) C. _(1)_, _(2)_ en la Procuraduría Federal del Consumidor, con fundamento en la atribución conferida en el artículo _(3)_, fracción_(3)_ del _(3)_de la Procuraduría Federal del Consumidor CERTIFICA Que las copias que se expiden corresponden fielmente con la versión pública de los documentos que en _(4)_ obran en el _(5)_, que se encuentra en el archivo de la _(6)_, que constan de _(7)_ fojas útiles, las cuales fueron cotejadas, foliadas y selladas. Se expiden a solicitud del interesado en_(8) Firma y sello (9)

24 23 de 23 Instructivo de Llenado del Formato Nombre del Formato: Leyenda de certificación de versiones públicas de documentos de archivo. Objetivo: Contar con un documento que avale la certificación del documento Elaboración: Persona encargada de integrar o cotejar la información Presentación: Word Clave de Identificación: Anexo 5 No. de Identificación 1 C. 2 Dice 3 artículo(s), fracción del 4 en 5 el Debe Anotarse El nombre de la o el funcionario que expide la Copia Certificada. El cargo de la o el funcionario con atribuciones para expedir Copias Certificadas. El artículo y la fracción en que se fundamenta la atribución (Reglamento, Estatuto o Acuerdo Delegatorio). La calidad del documento que se certifica (original o copia). El expediente, legajo o carpeta en donde se contiene el documento de origen 6 la La UA en donde se resguarda la información. 7 de El número de fojas útiles que conforman las copias expedidas (anverso y reverso). 8 en El lugar y fecha de expedición de la copias. 9 Firma y sello Firma del funcionario que expide la copia certificada y sello de la unidad administrativa correspondiente.