GUÍA PRÁCTICA PARA LA ORGANIZACIÓN DE CLUBES NUEVOS. ÚNETE A LÍDERES: ES (316)

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1 GUÍA PRÁCTICA PARA LA ORGANIZACIÓN DE CLUBES NUEVOS ÚNETE A LÍDERES: ES (316)

2 NUEVE PASOS PARA ORGANIZAR UN NUEVO CLUB Determina las localidades para los nuevos clubes Identifica la ubicación de los clubes rotarios y otros clubes de servicio Enumera los factores demográficos de los distritos (áreas clave, ciudades, pueblos, edad, movilidad, etc.) Identifica las comunidades donde se puedan organizar nuevos clubes rotarios Informa a los gobernadores de distrito y otros líderes Desarrolla la estrategia Crea un plan de marketing Celebra reuniones informativas Capta socios fundadores Celebra reuniones de organización Completa la solicitud para la organización de un club rotario Celebra la aprobación de la carta constitutiva y promociona el club Sigue brindando mentoría al nuevo club Identifica grupos objetivo de socios Elige el formato del club (original, ciberclub, satélite, etc.) Selecciona el club padrino y el consejero del nuevo club Informa a Rotary mediante el personal de Apoyo a Clubes y Distritos Adapta el mensaje a la comunidad Identifica los canales de comunicación Establece un plan para captar socios Ponte en contacto con los socios potenciales Informa al público objetivo mediante medios tradicionales y las redes sociales Incluye a los asistentes habituales como socios fundadores Decide quiénes serán los funcionarios del club Celebra reuniones con un propósito definido Continúa invitando a los socios potenciales Considera los proyectos fundadores y las relaciones de colaboración con otros clubes Alcanza la meta por lo menos de 20 asistentes habituales Elige el nombre del club Envía la solicitud para la organización de un club rotario a Rotary mediante el personal de Apoyo a Clubes y Distritos Continua inscribiendo nuevos socios Celebra con la comunidad y los socios actuales, potenciales y otros rotarios de una manera acorde con la cultura del nuevo club Da apoyo a los socios y funcionarios a medida que se informan sobre Rotary Contribuye al desarrollo del nuevo equipo Haz recomendaciones sobre gobernanza, proyectos, etc.

3 POR QUÉ ORGANIZAR UN NUEVO CLUB ROTARIO? La organización de nuevos clubes no solo aumenta la membresía sino que aporta otros beneficios a la organización. Organizar un nuevo club es el método ideal para: Aumentar el impacto positivo de Rotary Profundizar las relaciones con la comunidad Aumentar la diversidad más allá de la existente en los clubes actuales Explorar nuevas formas de organizar y vivir el club en el distrito Buscar nuevas ideas para proyectos en el distrito La presente guía describe un proceso de nueve pasos para la creación de un nuevo club, desde la idea inicial hasta la ceremonia de entrega de la carta constitutiva. Todo rotario interesado podrá utilizar esta guía. Los gobernadores de distrito encontrarán recomendaciones sobre las mejores prácticas para organizar nuevos clubes e información sobre cómo encontrar oportunidades para incrementar la membresía. Los líderes de distrito que están organizando un nuevo club encontrarán consejos útiles para el cumplimiento de sus tareas. Los rotarios interesados o los socios potenciales se informarán sobre el proceso y la manera de ayudar al gobernador de distrito a organizar clubes nuevos. Rotary debe continuar creciendo y evolucionando para hacer frente a las exigencias del futuro. Agradecemos la colaboración de todos para hacer esto realidad. Cuantos más clubes tengamos, más amistades forjaremos, y cuantas más amistades forjemos, de más oportunidades de servicio disfrutaremos. Joaquín Serratosa Cibils, Presidente de RI

4 QUÉ NECESITAS PARA EMPEZAR La organización de nuevos clubes es una ocasión para reunir a líderes e integrantes de la comunidad para que intercambien ideas y tomen acción a fin de responder a las necesidades de la comunidad. Durante el proceso, los gobernadores a menudo designan a un rotario para que sirva como consejero del nuevo club y colaboran con el integrante del personal de Apoyo a Clubes y Distritos asignado. NUEVOS CLUBES ROTARIOS: Consejero del nuevo club. Por lo general, el gobernador designa a un consejero para el nuevo club o colabora con el Comité Distrital de Desarrollo de Clubes Nuevos. Qué marca la diferencia? El compromiso y la experiencia. El consejero del nuevo club lidera el proceso de principio a fin. Asimismo, el involucramiento del consejero tras recibir la carta constitutiva es esencial para el éxito del club durante sus primeros años. Club padrino. Contar con un club padrino es muy recomendable pero no obligatorio. Qué marca la diferencia? El porcentaje de éxito de los clubes nuevos puede aumentar hasta en 10% con la ayuda de un club padrino designado. Por lo menos 20 socios fundadores. El número mínimo de socios fundadores es 20. Qué marca la diferencia? De los clubes nuevos que se organizaron en los últimos tres años, ya dejaron de existir 237. De esos clubes, el 49% recibió la carta constitutiva con un mínimo de 20 socios. Aumentar el número de socios fundadores con otros cinco socios reduce el riesgo de cese del club hasta en un 28%. CIBERCLUBES: Consejero del nuevo club Club padrino (recomendable pero no obligatorio) Por lo menos 20 socios fundadores Un sitio web que cuente con: una sección privada solo para socios un sistema para el pago de cuotas del club, contribuciones y otras cuotas una dirección URL que refleje el nombre del club Texto y gráficos que reflejen las Pautas para la voz y la imagen visual de Rotary. Se pueden obtener recomendaciones y pautas en Sitios web: Guía práctica para los clubes. Instrucciones claras para utilizar el sitio para la compensación de ausencias de reuniones Webmaster. Se requiere por lo menos un socio con experiencia en mantenimiento de sitios web, protección de datos y transacciones financieras en línea. CLUBES SATÉLITE: Club padrino Por lo menos ocho socios Una solicitud de formación de un club satélite completa 2 Guía práctica para la organización de clubes nuevos

5 CÓMO ORGANIZAR UN NUEVO CLUB ROTARIO Adapta estos nueve pasos a la realidad y necesidades de tu comunidad o región. Existe una amplia gama de métodos para organizar clubes rotarios con base en las tradiciones y normas culturales presentes en los distintos rincones del mundo. Los siguientes nueve pasos describen el proceso básico para lograr el éxito en la organización de un nuevo club sostenible. 1 DETERMINA LAS LOCALIDADES PARA LOS NUEVOS CLUBES Comienza por elaborar una lista con las comunidades del distrito en las que se pueda organizar un nuevo club, incluidas las comunidades que no cuentan con clubes rotarios y aquellas áreas que podrían beneficiarse de la organización de clubes adicionales. Se recomienda imprimir un mapa del distrito e indicar en él la ubicación de todos los clubes existentes. Si el mapa está lleno de clubes, se deberían analizar los horarios de reunión de los clubes y determinar si existen posibilidades de agregar clubes que se reúnan a distintas horas. Para facilitar tu labor, te recomendamos utilizar el Localizador de clubes o la aplicación móvil Localizador de clubes. En general, se deben observar estos indicadores: Comunidades con necesidades reconocidas Una población de a habitantes (Esta cifra puede variar según la región.) Grupos de personas y profesiones que no se están captando Ex becarios de Rotary (Rotaract, RYLA, equipos de capacitación profesional, ex becarios, etc.) Jóvenes, mujeres, grupos étnicos y otros grupos con poca representación Guía práctica para la organización de clubes nuevos 3

6 2 DESARROLLA LA ESTRATEGIA Se sugiere a los gobernadores de distrito que designen un consejero que brinde orientación al nuevo club durante sus primeros dos años. El consejero deberá, asimismo, ofrecer capacitación a los funcionarios del nuevo club y apoyar su crecimiento y desarrollo. Comité Distrital de Desarrollo de Clubes Nuevos Algunos gobernadores prefieren recurrir al equipo distrital para garantizar la continuidad año tras año. Este comité estaría encargado de diseñar e implementar la estrategia para el desarrollo de nuevos clubes. Recomendamos a sus integrantes mantenerse en contacto con membershipdevelopment@rotary.org para recibir información sobre las consultas y recomendaciones sobre membresía. Se recomienda, asimismo, que el comité mantenga una actitud abierta y proactiva informando a los clubes existentes sobre los posibles nuevos clubes del distrito. Esto ayudará a evitar malos entendidos. Club rotario padrino Al involucrar en el proceso a los socios del club padrino se establece una conexión y un sentido de responsabilidad y orgullo por el nuevo club. Asimismo, éste podría ser un factor crucial para garantizar la sostenibilidad a largo plazo del nuevo club. Una vez organizado el nuevo club, los socios del club padrino colaborarán ofreciendo orientación y mentoría al nuevo club. Formato del club Elige el formato de club más apropiado para la comunidad. El gobernador de distrito aprobará la organización tanto de clubes originales como de ciberclubes. Estos formatos permiten a personas con diversos intereses involucrarse en Rotary. Clubes originales Ciberclubes Celebran reuniones semanales en persona Se reúnen en línea y no personalmente Se les recomienda tener una membresía diversa y equilibrada Se les recomienda tener una membresía diversa y equilibrada Eligen funcionarios y desarrollan una estructura de comités para alcanzar sus metas y objetivos Eligen funcionarios y desarrollan una estructura de comités para alcanzar sus metas y objetivos Tienen autonomía dentro del marco de los Estatutos prescritos a los clubes rotarios y el Reglamento que se recomienda a los clubes rotarios Tienen autonomía dentro del marco de los Estatutos prescritos a los clubes rotarios y el Reglamento que se recomienda a los clubes rotarios Sus socios deben contar con conocimientos básicos sobre el uso de Internet 4 Guía práctica para la organización de clubes nuevos

7 Alternativas a un club rotario En caso de que una comunidad no esté lista para albergar un club rotario, considera una de las siguientes posibilidades. Todas ellas requieren un club padrino. Clubes rotarios satélites Clubes Rotaract Clubes Interact Grupos de Rotary para Fomento de la Comunidad Funcionan como un club dentro de otro club Reúnen a personas de 18 a 30 años en las universidades y comunidades Reúnen a jóvenes de 12 a 18 años Reúnen a personas interesadas en trabajar con Rotary Sus integrantes son rotarios porque son también integrantes del club padrino Organizan actividades de servicio y se divierten Llevan a cabo por lo menos dos proyectos de servicio al año Llevan a cabo proyectos que benefician a la comunidad Tienen funcionarios (presidentes) y reuniones separadas Se gobiernan y sostienen por sí mismos Se divierten y descubren el mundo Cooperan con su club rotario padrino Hacen planes para convertirse luego en clubes rotarios plenos Cooperan con su club rotario padrino Se gobiernan y sostienen por sí mismos Los socios se pueden afiliar a un club rotario tras finalizar su afiliación a Rotaract Cooperan con su club rotario padrino Para más información, consulta el documento Preguntas frecuentes sobre los clubes satélites o comunícate con el personal de Apoyo a Clubes y Distritos Para más información escribe a rotaract@rotary.org Para más información escribe a interact@rotary.org Para más información visita la página Organice un grupo de Rotary para Fomento de la Comunidad Notifica a Rotary Si piensas organizar un nuevo club, notifica a la oficina de Rotary que da apoyo al distrito. Los integrantes del personal de Apoyo a Clubes y Distritos son asesores confiables que podrán ayudarte a planificar e implementar la visión del nuevo club. Además, verificarán el nombre del nuevo club, brindarán asesoramiento en cada una de las etapas del proceso, analizarán la solicitud del nuevo club y recomendarán la aprobación por parte de la Directiva de Rotary. Guía práctica para la organización de clubes nuevos 5

8 3 CREA UN PLAN DE MARKETING Determina de qué manera informarás sobre el club a los posibles socios. En primer lugar, deberás definir lo que se está ofreciendo y los beneficios que obtendrían los socios potenciales. Comienza con una investigación. En primer lugar, elabora una lista de las empresas, profesiones y grupos comunitarios presentes en el área. Recurre, además, a los periódicos locales, Internet, publicaciones de asociaciones comerciales, sitios web de la comunidad y otros directorios profesionales para completar la lista. Hay otros líderes profesionales y comunitarios en el área? Se recomienda elaborar una lista de las necesidades de la comunidad para luego examinar de qué manera interactúan con los grupos profesionales y empresariales presentes en ella. Si no se sabe con certeza cuáles son las necesidades de la comunidad, comunícate con sus líderes. Ten presentes las siguientes preguntas durante la elaboración del plan de acción: Qué tiene de particular el nuevo club o cuál es la visión que se desea promover? Cuándo, dónde y cómo podría reunirse el nuevo club? Quiénes son los principales líderes profesionales y comunitarios del área? Cuál es el público objetivo? Cuál es la persona más apropiada para hablarles? Qué proyectos rotarios se están implementando en el área que podrían mostrar lo que es Rotary? En cuáles proyectos podrían participar? Cómo y dónde se podría promover el nuevo club? Existe un proceso sólido para informar a los socios potenciales sobre Rotary? Las respuestas a estas preguntas te ayudarán a determinar qué información debes incluir en los materiales promocionales y en las invitaciones a las reuniones informativas. Te recomendamos promover las reuniones informativas en los periódicos locales y distribuir volantes en la comunidad. Si lo consideras oportuno, podrías empezar por establecer un sitio web para el nuevo club. 4 CELEBRA REUNIONES INFORMATIVAS Esta es la primera ocasión en las que los socios potenciales se reunirán para informarse sobre Rotary y el nuevo club. Es posible que muchas de las personas que expresaron su interés por afiliarse no asistan. A continuación se ofrecen algunas recomendaciones para aumentar la asistencia: Envía cartas de invitación claras, precisas y persuasivas. Envía cartas y correos electrónicos de seguimiento dentro de las 48 horas posteriores a la reunión. Llama a los socios potenciales para recordarles la fecha, hora y lugar de la reunión. Exhorta a los socios potenciales a que inviten a sus amistades y otras personas interesadas de la comunidad a quienes les podría interesar afiliarse. Anota en una hoja los nombres y direcciones de correo electrónico de los socios potenciales que asistieron a la reunión. Para más información, consulta el documento Reuniones informativas. 5 CAPTA SOCIOS FUNDADORES Cómo encontrarás socios para el club? Debes buscar personas que quieran marcar la diferencia en sus comunidades y profesionales calificados que puedan brindar mentoría a los socios más jóvenes. Los líderes empresariales, profesionales y comunitarios son una valiosa fuente de experiencia. La diversidad del club es decisiva para su sostenibilidad a largo plazo. Si necesitas ayuda para identificar socios potenciales: Escribe a membership.development@rotary.org para solicitar listas de socios potenciales o que se hayan mudado de localidad. Además, se pueden buscar información sobre las consultas y recomendaciones sobre membresía. 6 Guía práctica para la organización de clubes nuevos

9 Revisa la investigación realizada en el paso 3. Qué indican los datos recabados? Ponte en contacto con los ex becarios del distrito. Visita empresas y oficinas locales para conversar con los gerentes y dueños sobre su interés en afiliarse. Pregunta si puedes conversar con sus empleados para invitarlos a ser socios. Averigua quién ha venido participado en los proyectos y en los eventos culturales o sociales de la comunidad. Organiza eventos de captación de socios ya sea individualmente o en grupo. También podrías organizar eventos para atraer socios potenciales. Además, te sugerimos añadir a tus presentaciones videos de Rotary u otros materiales apropiados. Solo ha habido un rotario al que nunca se le tuvo que pedir que se afiliara: nuestro fundador Paul Harris. La principal razón por la cual la gente no se afilia a los clubes rotarios es porque nunca se lo han pedido. 6 CELEBRA REUNIONES DE ORGANIZACIÓN Celebra una reunión de organización cuando tengas alrededor de 10 a 20 personas interesadas en afiliarse al nuevo club. El propósito de esta reunión es elegir a los funcionarios del club, llegar a un acuerdo sobre la hora de la reunión semanal y preparar el primer proyecto del club. Los preparativos de la reunión son los mismos que los de la reunión informativa. Para más información sobre los preparativos de una reunión de organización, consulta el documento Reuniones de organización. Determina el lugar de la reunión. Para seleccionar el mejor lugar de la reunión, consulta el documento Lugares de reunión. 7 COMPLETA LA SOLICITUD PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN CLUB ROTARIO Al final de este documento se adjunta una Solicitud para la organización de un club rotario. Asegúrate de conservar una copia de la solicitud para los archivos históricos del club. 8 CELEBRA LA APROBACIÓN DE LA CARTA CONSTITUTIVA Y PROMOCIONA EL CLUB Es esencial que se celebre la aprobación de la carta constitutiva de un nuevo club ya que es la oportunidad perfecta para reunir a todos los socios para un evento memorable, además de fortalecer la identidad del grupo y el sentido de pertenencia de los socios. Las celebraciones también son una excelente oportunidad para disfrutar de un evento de compañerismo memorable y para promover el club en la comunidad. Además, se puede presentar el club a la comunidad, dar reconocimiento a su equipo de liderazgo y preparar el terreno para la participación activa del club en la comunidad. El club decidirá cómo celebrar. Para obtener recomendaciones para una exitosa celebración, consulta el documento Celebraciones de organización de nuevos clubes rotarios. 9 SIGUE BRINDANDO MENTORÍA AL NUEVO CLUB Apoya al nuevo club informando a los socios sobre Rotary, colaborando con la capacitación y asesorando a los socios sobre las distintas funciones del club y su gobernanza, ofreciendo voluntarios para los proyectos, recomendando oradores para las reuniones y aumentando el número de asistentes a los eventos. Para obtener más información sobre las responsabilidades del club padrino y la relación de mentoría consulta la publicación Fortalece el club: Plan para el desarrollo de la membresía. También se recomienda entregar a todos los nuevos socios un Juego de materiales informativos de bienvenida para nuevos socios (publicación 426) disponible en shop.rotary.org. El gobernador de distrito se cerciorará de que la solicitud se haya completado correctamente y, tras firmarla, deberá enviarla al personal de Apoyo a Clubes y Distritos. Guía práctica para la organización de clubes nuevos 7

10 RECURSOS PARA LOS NUEVOS CLUBES Datos de los socios potenciales y socios que cambian de domicilio Rotary recaba información sobre socios potenciales y socios que buscan ayuda para afiliarse a otro club tras haber cambiado de domicilio y distribuye esta información a los gobernadores de distrito y otras personas designadas que buscan fortalecer los clubes captando socios e involucrando a rotarios sobresalientes. Cómo ser un club dinámico: Plan de liderazgo Guía regional que contiene estrategias para mejorar la estructura, actividades y dinamismo del club. Fortalece el club: Plan para el desarrollo de la membresía Publicación con información que te ayudará a evaluar las tendencias de membresía del club, desarrollar estrategias para captar nuevos socios y elaborar programas orientados a involucrar a los socios. RECOMENDACIONES Y PREGUNTAS FRECUENTES Clubes padrino Reuniones informativas Reuniones de organización Lugares de reunión Ceremonias de entrega de la carta constitutiva Qué debes saber sobre los ciberclubes Agradecemos al Funcionario de organización de nuevos clubes de RIBI Kevin Walsh y al equipo de aprendizaje interactivo de RIBI por su Guía práctica para nuevos clubes. Contemos la historia de Rotary: Pautas para la voz y la imagen visual de Rotary Pautas para el sistema visual de Rotary que contiene logos, gama cromática, tipografía y estilos gráficos que te ayudarán a incorporar la identidad visual de Rotary a tus comunicaciones. Guía para la planificación estratégica Publicación con información sobre cómo desarrollar una visión de largo plazo y establecer metas para el club. Serie Sé un líder Manuales para presidentes, secretarios y tesoreros de club y presidentes de comités. Ofrecen recursos e información para fortalecer la membresía del club. Guías de aprendizaje interactivo El centro de aprendizaje interactivo de Rotary ofrece dos módulos creados por el equipo de RIBI sobre la organización de clubes nuevos y clubes satélites. One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL EE.UU ES (316)