En definitiva, con esta base de datos nos aseguramos que estamos recopilando toda la información sobre cada fichero que necesitaremos para:

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1 Presentación de la aplicación informática de TyD Consultores para el soporte del proyecto de adaptación a la LOPD+LSSI. (Versión Ficheros de Titularidad Privada ) Introducción El aplicativo Soporte TyD adaptación LOPD+LSSI, Ficheros Privados es una aplicación informática desarrollada por TyD Consultores, con la herramienta de ofimática Microsoft Access, para almacenar y gestionar toda la información identificativa y descriptiva de los ficheros de la organización que contengan datos de carácter personal. Esta aplicación tiene la finalidad de generar automáticamente parte del contenido del Documento de Seguridad (tablas y relaciones de los distintos anexos) y el mantenimiento posterior de toda esta información (nuevos ficheros, cambios o cancelaciones de los mismos, cambios en los Sistemas de Información y en el Documento de Seguridad, etc). Un aspecto importante de esta aplicación es que es multiempresa, es decir, en una misma base de datos se puede tener almacenada la información sobre todos los ficheros de un grupo de empresas o cooperativas. En definitiva, con esta base de datos nos aseguramos que estamos recopilando toda la información sobre cada fichero que necesitaremos para: Todos los formularios de declaración ante el Registro General de Protección de Datos (formularios suministrados por la AEPD). El Documento de Seguridad en sus tres posibles niveles (básico, medio y alto): inventario detallado de Ficheros, departamentos o Gestores internos de cada Fichero, Encargados del Tratamiento externos, Sistemas de Información, Locales, Almacenes de soportes y personas autorizadas, etc. La aplicación nos imprimirá las listas requeridas para el Documento de Seguridad. Antes de terminar la etapa de toma de datos, la aplicación permite imprimir la información de cada fichero para su validación, tanto por el departamento de Informática como por los Gestores o encargados de cada fichero (normalmente los responsables de cada departamento de la organización que trata ficheros protegidos). Seguidamente la aplicación nos facilitará la información para cumplimentar los formularios de declaración a la AEPD, y posteriormente nos imprimirá las listas requeridas para los anexos del documento de seguridad. Esta base de datos cumplimentada con toda su información, es muy útil para el mantenimiento posterior de todas las declaraciones de ficheros con datos personales, así como del propio Documento de Seguridad. A continuación se presentan como ejemplo algunas de las pantallas y procesos de la aplicación. TECNOLOGÍA Y DIRECCIÓN, S.L. N.I.F. B Web: Inscrita en Reg. Mercantil Valencia, tomo 6700, libro 4004, folio 111, sección 8, hoja V-73408, inscrip. 1ª

2 1. Pantalla de inicio de la aplicación Al abrir la aplicación se nos muestra esta pantalla, que nos ofrece las distintas opciones que tenemos para trabajar con la aplicación. Desde aquí podemos dar de alta nuevas sociedades, sistemas de información, locales, etc. y por supuesto también podremos introducir los datos de todos los Ficheros de cada sociedad. Además, también podemos introducir el nombre y logo del grupo y de cada empresa en la opción Datos Generales. 2. Sociedades En esta pantalla podemos dar de alta todas las sociedades que componen el grupo. Como hemos dicho antes, esta es una aplicación multiempresa y por tanto podremos dar de alta más de una sociedad y detallar sus Ficheros. TyD Consultores Página 2

3 3. Sistemas de Información Las siguientes pantallas nos permiten introducir los diferentes datos que nos interesan acerca de cada Sistema de Información, como por ejemplo el nombre del sistema, si es estándar o a medida, programa o aplicación, sistema operativo y base de datos, normas para contraseñas, copias de seguridad, etc. TyD Consultores Página 3

4 4. Locales o Salas A través de esta pantalla se pueden dar de alta los diferentes Locales del grupo donde se ubican los servidores u ordenadores que almacenen los Ficheros. En un local pueden haber varios Ficheros, y por lo tanto tendrá el nivel de seguridad equivalente al nivel más alto de esos Ficheros. De existir Ficheros de nivel medio o alto, ese local deberá ser de Acceso Restringido, y sólo podrá acceder el personal autorizado. 5. Ficheros La opción de Ficheros es una de las principales opciones de esta aplicación. A lo largo de las diferentes pantallas se debe introducir toda la información sobre los ficheros de la entidad: - El Responsable del Fichero. - La dirección ante la que los afectados pueden ejercitar sus derechos de acceso, rectificación y cancelación u oposición. - El Encargado del Tratamiento. - El nombre del Fichero. - La finalidad del fichero y los usos previstos para el mismo. - El procedimiento de recogida de los datos de carácter personal. - La estructura básica del fichero y la descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo. - Las medidas de seguridad: nivel básico, medio o alto. - Las cesiones de datos de carácter personal y, en su caso, las transferencias de datos que se prevean a países terceros. - El sistema de información, la sala dónde está ubicado, el almacén de soportes y el gestor del Fichero. A continuación se muestran algunas de las pantallas. TyD Consultores Página 4

5 5.1. Pestaña General En el campo Tipo de Notificación se indica si es una creación, modificación o supresión. En el caso de modificaciones o supresiones es necesario introducir el número de registro del Fichero en la Agencia (AEPD). En la supresión de ficheros se establecerá el motivo y el destino de los mismos o, en su caso, las previsiones que se adopten para su destrucción Pestaña Lugar ARC Aquí se indica la dirección ante la que los afectados pueden ejercitar sus derechos de acceso, rectificación y cancelación u oposición. TyD Consultores Página 5

6 5.3. Pestaña Encargado tratamiento Referente al Encargado del Tratamiento, se cumplimentarán en aquellos casos en los que un tercero tenga acceso a los datos o realice un tratamiento de los mismos por cuenta del Responsable del Fichero, es decir, de la empresa (por ejemplo la gestoría que confeccione las nóminas, el proveedor informático y otros) Pestaña Sistema Información / Gestor, Sala y Almacén Se debe facilitar el Sistema de Información que maneja el fichero, así como el Gestor del Fichero, la sala o local dónde se ubica y su almacén de soportes. Todos estos campos están relacionados con sus correspondientes formularios, en los cuales podremos introducir la información detallada sobre cada uno de ellos Pestaña 10. Procedimiento recogida En esta pantalla se debe indicar la forma en la que se han obtenido los datos de cada Fichero (procedencia, procedimiento, soporte). TyD Consultores Página 6

7 5.6. Pestaña 11. Cesión Datos En el caso de que el fichero sea cedido a terceros, es necesario cumplimentar la información solicitada en esta pestaña. 6. Documento de Seguridad En todos los formularios de la aplicación (Ficheros, Sociedades, Locales, etc.) se encuentran numerosos campos referidos al Documento de Seguridad. La elaboración de este Documento de Seguridad requiere la identificación de los Sistemas de Información en los que residen los ficheros, los locales en los que se ubican los mismos, lugares de almacenamiento de soportes, existencia de control de acceso físico a dichos locales, así como control de acceso lógico (contraseñas, etc) y los datos de registro de los Ficheros declarados a la AEPD. Para mas información, ver la fase de Procedimientos y Normas de la metodología TyD para la adaptación a la LOPD. TyD Consultores Página 7

8 7. Mapa de la aplicación En el menú mantenimiento encontramos una forma directa de acceder a las distintas pantallas de la aplicación, que ya se han comentado en el apartado 5 anterior. En Informes tenemos todos los anexos del Documento de Seguridad. TyD Consultores Página 8

9 8. Informes Informes a medida: Aunque la aplicación ofrece varios informes estándar para explotar la información introducida (anexos), el hecho de estar desarrollado en Microsoft Access ofrece la posibilidad de crear nuevos informes a medida. También es posible integrar Access con cualquier otra herramienta de Microsoft Office, permitiendo exportar un informe a Excel o Word y modificarlo a continuación. Informes estándar: El aplicativo Soporte adaptación LOPD, Ficheros Privados de TyD emite diversos informes ya prediseñados. Como ejemplo, se comentan algunos de los más utilizados: Inventario de Ficheros: Informe de estadísticas. Informes de Validación de Datos: Muestra toda la información identificativa y descriptiva de un fichero. Se usa para enviarlo al Administrador de cada Fichero para que valide la información antes de su notificación a la AEPD. Documento de Seguridad: Muestra los anexos del Documento de Seguridad. - Anexo I: Sociedades - Anexo II: Inscripción de Ficheros - Anexo III: Sistemas de Información - Anexo IV: Locales - Anexo V: Almacenes - Anexo VI: Gestores de Ficheros Ejemplo del Anexo II: Inscripción de Ficheros TyD Consultores Página 9