[Informes Activos-Manual de Usuario]

Transcripción

1 [Informes Activos-Manual de Usuario] abril de 2014

2 Índice 1. VISIÓN GENERAL ELEMENTOS DE UN INFORME ACTIVO HERRAMIENTA DE PAGINACIÓN MENU DE OPCIONES DE COLUMNA CLASIFICAR EN ORDEN ASCENDENTE / DESCENDENTE FILTRO CALCULAR DIAGRAMA AGRUPAR PIVOTAR OCULTAR / REVELAR COLUMNA CONGELAR/ DESCONGELAR COLUMNA MOSTRAR REGISTROS ENVIAR COMO CORREO-E GUARDAR CAMBIOS EXPORTAR VENTANA RESTAURAR ORIGINAL MENU DE OPCIONES DE CELDA RECOMENDACIONES PARA LOS INFORMES ACTIVOS Informes Activos Manual de Usuario Página 2 de 20

3 1. VISIÓN GENERAL El análisis de datos requiere normalmente o bien una conexión directa a los datos y a una herramienta de informes (como WebFOCUS) o bien una solución portable de los datos y herramientas analíticas, combinadas ambas en un paquete de software (como una hoja de calculo de Excel). WebFOCUS proporciona Informe Activos, que es una característica opcional que proporciona acceso a informes portables, interactivos, requiriendo solo un navegador para el soporte independientemente de que se trabaje en conexión o en desconexión. Un Informe Activo contiene datos y capacidades interactivas unidas en un solo informe con las capacidades de una hoja de cálculo. Sus características principales son: Se pueden distribuir fácilmente a un gran número de usuarios, que solo necesitan un navegador para abrirlos. Disponen de funciones analíticas comunes como clasificación, filtrado, cálculos y gráficos. Se pueden realizar todas estas funciones desde cualquier PC que tenga acceso a la información. Posee un interfaz fácil de usar. Permite trabajar en desconexión con el consiguiente ahorro en la red. Los Informes Activos permiten: Reducir la carga de trabajo de los servidores, enviando un solo informe que puede ser modificado una y otra vez sin tener que repetir la conexión a los datos. Simplificar la distribución de informes utilizando los s, dentro y fuera de las corporaciones. Dar acceso a los trabajadores de campo a la información en el tiempo exacto que la soliciten. Reducir los costes de red habilitando a los usuarios a trabajar en desconexión. Solucionar el problema de la seguridad de cómo proporcionar datos de empresa a usuarios externos a la organización. Eliminar la dependencia a un tercer software, el cual puede que no sea accesible para usuarios fuera de la empresa Ofrecer una interfaz intuitiva, permitiendo el análisis de datos a usuarios sin exhaustivos conocimientos sobre las hojas de cálculo. Se pueden habilitar en una aplicación WebFOCUS de manera sencilla. Informes Activos Manual de Usuario Página 3 de 20

4 2. ELEMENTOS DE UN INFORME ACTIVO Un Informe Activo dispone de varios elementos que permiten al usuario interactuar con la información 2.1. HERRAMIENTA DE PAGINACIÓN La barra de paginación se muestra por defecto en la cabecera del informe y posee tres características: Es posible colocarlo en la parte inferior del informe o bien devolverlo a la cabecera haciendo clic sobre el icono. Muestra la información del número de registros que tiene el informe original ( ), el número de registros que se muestran después de aplicar los filtros que estén activos ( ) así como el porcentaje que esto supone ( ). También informa de la página en la que nos encontramos y el total en que se ha dividido la información ( ). Permite movernos entre el total de páginas en que está dividido con los controles y para ir a la última página directamente para pasar una página Informes Activos Manual de Usuario Página 4 de 20

5 2.2. MENU DE OPCIONES DE COLUMNA El menú de opciones de columna se muestra al hacer clic sobre el icono que aparece junto a cada título de columna del informe ( ). Tiene como opciones principales las que se muestran a continuación: CLASIFICAR EN ORDEN ASCENDENTE / DESCENDENTE Cuando se selecciona la opción de clasificar en orden ascendente / descendente, la columna sobre la que se ha desplegado el menú de opciones se organizará automáticamente con el criterio que hayamos seleccionado. De esta manera se puede establecer un ranking con la información de manera sencilla: Ej: Ordenamos la información de manera ascendente por la columna stock. Informes Activos Manual de Usuario Página 5 de 20

6 FILTRO La opción de filtrado permite establecer uno o varios criterios para discriminar la información que se muestra y por tanto con la que se trabaja. Cuando se selecciona muestra todas las condiciones posibles que podemos aplicar sobre la columna con la que estamos trabajando: Cuando se haga clic sobre cualquiera de ellas aparecerá una nueva ventana para interactuar con el usuario donde por defecto estará seleccionado el criterio condicional seleccionado. En esta ventana podremos: Cambiar la condición de filtrado ( ): Añadir más condiciones ( ) sobre cualquiera de las columnas del informe: Controlar el comportamiento de las condiciones cuando existen varias, bien con una condición Y ( ), que mostrará solo los registros que cumplan todas las condiciones que establezcamos o bien con O ( ) que de manera menos estricta mostrará aquellos datos que cumplan cualquiera de ellas. Informes Activos Manual de Usuario Página 6 de 20

7 Filtrar. Cuando hayamos seleccionado la condición, en la casilla de la derecha debemos indicar el valor que se aplica a la condición. Para ello debemos seleccionarlo de una lista compuesta por todos los posibles valores que aparecen en el informe ( ). Una vez establecida la condición, al hacer clic sobre el botón ( ) se nos mostrará en el informe los datos que la cumplan. Ej.: Mostrar aquellos registros cuyo Stock" sea mayor que También es posible marcar los registros que cumplen la condición de filtrado antes de realizarla pulsando sobre el botón ( ). Informes Activos Manual de Usuario Página 7 de 20

8 Por último, para eliminar los filtros establecidos, pulsaremos sobre el aspa que aparece junto a cualquiera de ellos ( ) o bien pulsar el botón ( ) CALCULAR El menú de opciones de cada columna permite realizar cálculos con la información que muestra tales como sumas, conteos, porcentajes, etc. Al seleccionar la opción calcular se mostrará un submenú con todas las opciones disponibles para esa columna, el cual discriminará si se trata de una columna de texto, que solo nos permitirá contar las veces que aparece un dato, o si se trata de una columna numérica, que mostrará una lista de funciones numéricas. Enumera cuantas veces se repite el dato en el informe. Enumera cuantos datos diferentes hay en el informe. Suma todos los valores de la columna. Calcula la media de todos los valores de la columna Muestra el valor mínimo de ese dato en todo en el informe. Muestra el valor máximo de ese dato en todo en el informe. Inserta una nueva columna con porcentaje de cada dato respecto al total. Informes Activos Manual de Usuario Página 8 de 20

9 DIAGRAMA Los Informes Activos dan la posibilidad de crear gráficos. El usuario podrá agrupar los datos del informe y mostrarla en sencillos gráficos que aportarán una riqueza visual al análisis de la información. Para realizar un cálculo gráfico de un concepto del informe, seleccionaremos su menú de columna y a continuación la opción ( ). El submenú que cuelga de esta opción permitirá seleccionar cualquiera de las posibles salidas gráficas de la que disponen los Informes Activos. A situar el cursor sobre la opción deseada, se volverá a desplegar un nuevo submenú en el que se puede indicar cual va a ser el dato por el que se agrupe la información: La ventana del gráfico, dispone de los siguientes controles propios: Con este control se puede modificar la métrica del gráfico: Generará un nuevo gráfico idéntico al actual. Permite añadir más datos al campo que está siendo agrupado en el gráfico. Permite cambiar el campo por el que se agrupa la información. Da la posibilidad al usuario de exportar su gráfico a la plataforma Microsoft Office (Excel, Word y PowerPoint) Cambia la visualización a gráfico de barras. Informes Activos Manual de Usuario Página 9 de 20

10 Cambia la visualización a gráfico de tarta. Cambia la visualización a gráfico de línea. Cambia la visualización a gráfico de dispersión Cambia la visualización a tabla (manteniendo la agrupación original). Bloquea el gráfico frente a los cambios que se realicen a posteriori sobre el informe original. Permite cambiar el modo en que se calcula la información en el gráfico entre suma, conteo, máximo, etc. Informes Activos Manual de Usuario Página 10 de 20

11 AGRUPAR Esta opción da al usuario la opción de agrupar la información de la columna que seleccione por cualquiera del resto de campos de la tabla. El resultado es el mismo que al seleccionar la opción ( ) en la ventana de gráficos PIVOTAR Una tabla Pivot es un resumen del informe original. En ella el usuario puede seleccionar como los datos deben de ser mostrados y así obtener una visión diferente de la información. Para generarla, la opción ( ) del menú de opciones desplegará un submenú donde se puede seleccionar cual va a ser la agrupación vertical y a continuación otro submenú donde se selecciona la horizontal. Así obtendremos un informe nuevo donde podemos, como en el siguiente ejemplo analizar los precios de cada producto en cada país: La ventana donde se muestra el informe pivot tiene similares características a la que aparece en los gráficos, con las siguientes opciones: Informes Activos Manual de Usuario Página 11 de 20

12 Control para modificar la métrica Bloquea la tabla pivot frente a los cambios que se realicen a posteriori sobre el informe original. Permite cambiar el modo en que se calcula la información en el gráfico entre suma, conteo, máximo, etc. Además, aparecen dos nuevos controles sobre los títulos de la fila / columna que permiten: Cambiar la posición del campo por el que se agrupa entre horizontal y vertical Eliminar el campo de agrupación del informe OCULTAR / REVELAR COLUMNA Con esta opción se pueden eliminar de la pantalla aquellas columnas que el usuario no necesite en un determinado momento y restaurarlas si es necesario: Informes Activos Manual de Usuario Página 12 de 20

13 CONGELAR/ DESCONGELAR COLUMNA En algunos informes, al tener demasiadas columnas es complicado establecer la relación entre los datos que se encuentran alejados entre si. Para solucionar este problema es posible bloquear cualquiera de las columnas de manera que a partir de esta aparecerá una barra que permitirá al usuario moverse hasta la columna que desee sin dejar de visualizar la que está congelada MOSTRAR REGISTROS Con esta opción se puede seleccionar el número de registros que se van a mostrar en cada página. Informes Activos Manual de Usuario Página 13 de 20

14 ENVIAR COMO CORREO-E Cuando el usuario seleccione la opción Enviar como correo electrónico, el informe se almacenará en el propio pc y automáticamente se abrirá el cliente de correo con un nuevo mensaje en el que se adjuntará el informe activo. Para ello la siguiente pantalla solicitará una serie de parámetros: Carpeta donde se almacenará el informe en el PC. Confirmación de que, en el caso de que exista otro informe con el mismo nombre en la carpeta indicada se sobrescriba con este. Confirmación para guardar cambios (filtros, gráficos, etc) GUARDAR CAMBIOS La ventana de dialogo que aparece al pulsar sobre ( ) es similar a la de envío de correo-e a excepción de que desde esta se asume que el usuario desea guardar los cambios. Con esta opción el informe se guardará en el propio PC del usuario y no necesitará de una conexión a Internet activa para trabajar con los datos: Los elementos de la ventana solicitarán al usuario la misma información antes descrita: Carpeta donde se almacenará el informe en el PC. Confirmación de que, en el caso de que exista otro informe con el mismo nombre en la carpeta indicada se sobrescriba con este EXPORTAR Existe la posibilidad de que usuario desee trabajar en otro formato o crear una salida visual de la información con la que ha trabajado. Para ello los Informes Activos facilitan la opción ( ) desde la que se puede transformar el informe a otros formatos: Informes Activos Manual de Usuario Página 14 de 20

15 La salida se realiza en el estándar HTML dentro de una ventana de navegador y además se permite al usuario guardar el archivo en el PC automáticamente: Esta salida es similar al formato HTML pero el estándar utilizado en este caso es el CSV, delimitado por comas: La salida XML abrirá automáticamente la herramienta de Microsoft Office Excel y colocará la información solicitada en las casillas de una nueva hoja para su posterior análisis: Informes Activos Manual de Usuario Página 15 de 20

16 VENTANA Desde la opción ( ) se puede controlar la manera en que se van a mostrar los nuevos elementos que aparecen dentro de ventanas tales como gráficos, agrupaciones y tablas pivote. Existen dos posibilidades: Esta opción es la que está activa por defecto. Los nuevos elementos aparecen junto con el informe principal en ventanas redimensionables que el usuario puede cambiar de posición. Con esta opción, cada elemento estará contenido dentro de pestañas que aparecerán en la parte superior del informe con un nombre descriptivo: Informes Activos Manual de Usuario Página 16 de 20

17 RESTAURAR ORIGINAL El usuario siempre tendrá la posibilidad de volver al informe tal y como se encontraba antes de aplicar todos los cambios de filtros, ocultación de columnas, etc. Para ello dispone de la opción ( ) MENU DE OPCIONES DE CELDA Existen una serie de opciones que se pueden aplicar a una casilla, o al valor que contiene, en concreto. Al hacer clic sobre cualquiera de las casillas se mostrará un menú que permitirá Informes Activos Manual de Usuario Página 17 de 20

18 Se pueden añadir comentarios a una celda en concreto, que se mostrará cuando el usuario sitúe el puntero del ratón sobre esta: Al seleccionar esta opción sobre una de las casillas del informe, automáticamente todos los registros que tengan el mismo valor para esta casilla se marcarán en otro color. Esta opción únicamente cambiará el color de la fila seleccionada para distinguirla de las demás. Informes Activos Manual de Usuario Página 18 de 20

19 Cuando el usuario seleccione esta opción, de una manera similar a destacar valor se filtrarán todos aquellos registros que contengan el mismo dato, solo que ahora solo se mostrarán estos y los demás serán omitidos del informe. Eliminará todas las opciones seleccionadas anteriormente de destaque de líneas y mostrará el informe como se encontraba inicialmente. Informes Activos Manual de Usuario Página 19 de 20

20 3. RECOMENDACIONES PARA LOS INFORMES ACTIVOS La ejecución de los Informe Activos HTML (AHTML) está limitada por las capacidades del navegador y varía en los diferentes navegadores. La ejecución es una función del número de registros y de columnas en el informe. El número recomendando de registros es: Internet Explorer: 5,000 registros FireFox y Netscape: 20,000 registros Numero de columnas recomendado: 15 columnas Informes Activos Manual de Usuario Página 20 de 20