Tabla dinámica. En la tabla anterior, los títulos de columnas Mes, Tipo, Vendedor, Región, Unidades y Ventas se convertirán en nombres de campos.

Transcripción

1 Tabla dinámica Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a uno o varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, etc. Vamos a crear una tabla dinámica a partir de un conjunto de datos. Sea la siguiente tabla de Excel Cuando se crea una tabla dinámica, cada columna de los datos de origen se convierte en un campo que se puede utilizar en la tabla dinámica. Los campos resumen múltiples filas de información de los datos de origen.los nombres de los campos se toman de los títulos de las columnas. En la tabla anterior, los títulos de columnas Mes, Tipo, Vendedor, Región, Unidades y Ventas se convertirán en nombres de campos. En la tabla dinámica, se pueden diferenciar dos tipos de campos de la lista o de la tabla fuente: Campos de organización de filas, columnas y páginas (filtro de informe) en la tabla dinámica. Estos campos generalmente contienen un conjunto limitado de valores de texto, como por ejemplo el campo Regióncontiene las subcategorías (elementos) Norte, Sur, Este y Oeste. 1

2 Campos de datos, quecontienen los datos que se desean resumir. Estos campos generalmente contienen datos numéricos, como por ejemplo los campos cantidades de ventas, totales de inventarios o datos estadísticos, pero también pueden contener texto. Para crear una tabla dinámica, vamos a la ficha Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón y seleccionar Tabla dinámica). Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos resumir y el lugar donde queremos ubicarla. Seleccione los datos que desea analizar o Seleccione una tabla o rango Es conveniente ubicar el indicador de celdas dentro de la tabla de datos antes de dar el comando para que el rango de celdas de la tabla figure en el cuadro Tabla o rango. o Utilice una fuente de datos externa: Permite elegir la conexión a una base de datos externa a Excel para utilizarla como origen de la tabla dinámica Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica En este cuadro de diálogo también debemos indicar la ubicación de la tabla dinámica que puede ser: o Nueva hoja de cálculo: Se insertará una nueva hoja en el libro que contendrá la tabla dinámica. 2

3 o Hoja de cálculo existente: En este caso se deberá indicar la dirección de la celda a partir de la cual se insertará la tabla dinámica. Esta celda será la superior izquierda del rango donde se insertará la tabla dinámica y puede ser una celda de la hoja activa, de otra hoja del libro o de otro libro abierto. En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva. Al pulsar Aceptar se mostrará: 1. Una nueva cinta de opciones denominada Herramienta de tabla dinámica 2. Un panel llamado Lista de campos de tabla dinámica.el panel está dividido en dos áreas. Unasuperior donde se ubican los campos de la tabla de origen.una inferior subdividida en cuatro rectángulos denominados "Filtro de informe", "Rótulos de columna", "Rótulos de fila" y "Valores". A estas áreas iremos arrastrando loscampos de la tablapara personalizarla. Los nombres de campos en estas áreas, se mostrarán en forma de botones pudiendo desplegar desde ellos un submenú. Construyamos una tabla dinámica con la siguiente estructura: Arrastremos el campo Región a, el campo Tipos a y finalmente el campo Ventas a la sección. Se originará una fila por cada una de las Regiones distintas y una columna por cada uno de los Productos distintos. 3

4 Suma de Ventas Rótulos de columna Rótulos de fila Carne Productos lácteos Verduras Total general Este Norte Oeste Sur Total general Los datos numéricos o los datos de texto, se resumen en el área de valores de la tabla dinámica. Esta tabla dinámica hace un resumen de los datos del campo Ventas en la lista o tabla fuente. Para filtrar la presentación de los datos en una tabla dinámica, se debe utilizar un. El Filtro de informe divide la tabla dinámica en páginas individuales, permitiéndole ver uno por uno los datos que corresponden a un elemento del campo seleccionado. Por ejemplo, en la tabla dinámica anterior los datos de ventas de todos los vendedores se presentan por Región y Tipo. Para ver las ventas totales de un solo vendedor a la vez, se asigna el campo Vendedor de la lista fuente a Filtro de informe en la tabla dinámica. Vendedor Castro Suma de Ventas Rótulos de columna Rótulos de fila Carne Productos lácteos Verduras Total general Este Oeste Sur Total general Solamente se muestran los datos de venta del vendedor Castro. Para mostrar los datos de otro vendedor, debe seleccionar la flecha junto al nombre Castro y elegir un nombre de la lista. Si se desea ver la información de dos o más Vendedores a la vez, se debe activar la casilla Seleccionar varios elementos. Mostrar más detalles Se puede elegir elnivel y el tipo de detalles que se desea incluir en una tabla dinámica. Para agregar detalles, podríamos arrastrar otro campo a Rótulos de fila o Rótulos de columnas. Hay que tener cuidado de no dificultar la lectura de la tabla. Resulta más sencilla la interpretación si colocamos los campos en Rótulos de filas para agregar más detalle a la tabla. Por ejemplo llevemos el campo Mes. El resultado de la tabla será: 4

5 Aplicar filtros Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así visualizar únicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante. Los rótulos en la tabla están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable. Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rótulo Rótulos de fila nos aparece una lista como vemos en la imagen con las distintas Regiones disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en este caso todas las Regiones. 5

6 Si dejamos marcadas las Regiones Este y Norte, las otras Regiones desaparecerán de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlas volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar todo). Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba. Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas. Herramientas de Tabla Dinámica Cuando se inserta una tabla dinámica aparece Herramientas de Tabla dinámica con 2 fichas: Ficha Opciones y Ficha Diseño. Ficha Opciones a) Grupo Tabla dinámica Nombre de tabla dinámica:muestra el nombre de la tabla dinámica. Para cambiarlo, haga clic en el cuadro detexto y modifique el nombre. Opciones:En el cuadro de diálogo Opciones de tabla dinámicapodemos controlar los distintos ajustes de un informe de tabla dinámica. Estas Opciones no se verán en este curso. b) Grupo Campo Activo Campo Activo: Muestra el nombre personalizado del campo activo. Este nombre puede modificarse. Configuración de campo: o Campo de valor 6

7 Nombre del origen:es el nombre del campo en el origen de datos. Nombre personalizado:muestra el nombre del campo actual en el informe de tabla dinámica, o el nombre del origen si no hay ningún nombre personalizado. Para cambiar el Nombre personalizado, haga clic en el cuadro de texto y modifique el nombre. Ficha Resumir por Resumir campo de valor por: En el cuadro de lista se puede cambiar el tipo de cálculo de Resumen. Cuando el campo de valor es numérico por defecto la función de resumen es la Suma y si es de caracteres Cuenta (función Contara en la hoja de cálculo) Ficha Mostrar valores como No se verá en este curso c) Grupo Agrupar Agrupar selección:crea un grupo personalizado con los elementos seleccionados. Desagrupar: Desagrupa un rango de celdas agrupadas.. Agrupar campos: Permite agrupar el campo seleccionado de acuerdo al tipo de dato: numérico o de fecha y hora. o Agrupar elementos numéricos: 1. Seleccione el campo numérico en el informe de tabla de dinámica que desea agrupar. 2. Haga clic en Agrupar selección. 3. En el cuadro Comenzar en, escriba el primer elemento que desee agrupar. 4. En el cuadro Terminar en, escriba el último elemento que desee agrupar. 5. En el cuadro Por, escriba un número que represente el intervalo incluido en cada grupo. o Agrupar fechas u horas: 1. Seleccione el campo de fecha u hora en el informe de tabla dinámica que desea agrupar. 2. Haga clic en Agrupar campos 3. Escriba la primera hora o fecha que desee agrupar en el cuadro Comenzar en y la última en el cuadro Terminar en. 4. En el cuadro Por, haga clic en uno o más períodos de tiempo para los grupos. 7

8 Para agrupar los elementos por semanas, haga clic en Días en el cuadro Por, asegúrese de que Días es el único período de tiempo seleccionado y, después, haga clic en 7 en el cuadro Número de días. A continuación, puede hacer clic en otros períodos de tiempo por los que desee agrupar, como Mes. d) Grupo Datos Actualizar:Cuando los datos de la tabla que dieron origen a la tabla dinámica se modifican, este cambio no se refleja en la tabla dinámica hasta que no se seleccione la opción de Actualizar dentro de este submenú Cambiar origen de datos: Permite cambiar el rango de datos que dieron origen a la tabla dinámica. e) Grupo Acciones Borrar: o Borrar todo: Elimina los datos y formatos de la tabla dinámica o Borrar filtros: Elimina los filtros establecidos en cualquier tipo de campo Mover tabla dinámica Permite cambiar la ubicación de la tabla dinámica. f) Grupo Mostrar u ocultar Lista de campos: Muestra u oculta el panel de Lista de campos Botones +/-: Muestra u oculta los botones + y que expanden o contraen los elementos del campo Encabezados de campos: Muestra u oculta los rótulos de campos Ficha Opciones No se verá en este curso 8